Was versteht man unter Kapazitätsplanung?
Kapazitätsplanung ist die Möglichkeit, fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, ob Sie über genügend Ressourcen für ein Projekt verfügen. Das Ziel der Kapazitätsplanung ist es, die Leistungserbringung zu optimieren und Service Level Agreements (SLAs) zu erfüllen.
Warum ist Kapazitätsplanung wichtig?
Kapazitätsplanung ist wichtig für die allgemeine Kundenzufriedenheit. Der Prozess ermöglicht es einem Unternehmen, die aktuelle Kapazität mit dem zukünftigen Bedarf abzugleichen, da die Analyse der Kapazitätsdaten sicherstellt, dass die Teams produktiv sind und die Projekte nicht hinter dem Zeitplan zurückbleiben oder das Budget überschreiten.
Richard Gimarc, ein unabhängiger Berater und Autor, der sich auf Kapazitätsmanagement spezialisiert hat, betont ebenfalls die Bedeutung der Kapazitätsplanung: „Wenn ein Unternehmen seinen Kunden eine Dienstleistung anbietet, stellt die Kapazitätsplanung sicher, dass die Kunden einen reaktionsschnellen Service erhalten und dass die Kosten der digitalen Infrastruktur, die für die Erbringung dieser Dienstleistung erforderlich ist, vollständig bekannt sind.“
Vorteile der Kapazitätsplanung
Die Kapazitätsplanung bietet einen transparenten Einblick in die Aufgaben eines Teams, seine Fertigkeiten und seine Verfügbarkeit. Der Hauptvorteil der Kapazitätsplanung ist, dass sie es Teams ermöglicht, pünktliche und budgetgerechte Projekte zu liefern.
Im Folgenden finden Sie die vier wichtigsten Vorteile der Kapazitätsplanung:
- Kosteneinsparungen: Die Kapazitätsplanung hilft, den kostengünstigsten Weg zur Ressourcennutzung zu ermitteln.
- Verfügbarkeit von Ressourcen: Die Kapazitätsplanung hilft Unternehmen, den kostengünstigsten Weg zu ermitteln, um die Anforderungen an Mitarbeiter und IT-Ressourcen zu erfüllen.
- Überprüfung des Kompetenzinventars: Stellen Sie sicher, dass das Team über die erforderlichen Fähigkeiten verfügt, um Ihre strategischen Initiativen umzusetzen.
- Talentakquise: Mit datenbasierten Personalentscheidungen können kritische Lücken bei Talenten schnell geschlossen werden.
Gimarc sagt: „In der perfekten Welt arbeiten Kapazitätsplaner mit ihren Geschäftspartnern zusammen, um die Auswirkungen der Nachfrage auf die Verfügbarkeit und Skalierbarkeit ihrer digitalen Infrastruktur zu prognostizieren und dann den kostengünstigsten Weg zu bestimmen, um die Servicebereitstellung zu optimieren und SLAs zu erfüllen. Die Kapazitätsplanung ist die Single Source of Truth für den betreffenden Geschäftsprozess.“
Er führt folgendes Beispiel an: „Wie gut ist die digitale Infrastruktur, die SLAs und die Verfügbarkeit von Anwendungen unterstützt, und wie sieht die Zukunft basierend auf der Nachfrage des Unternehmens aus? Stehen wir kurz vor der Belastungsgrenze der digitalen Infrastruktur, führen wir neue Business Services ein oder machen wir weiter wie bisher?“
Was sind vier wichtige Überlegungen für die Kapazitätsplanung?
Die Kapazitätsplanung erfordert die Zusammenarbeit zwischen den Teams für Unternehmen, Anwendungen, IT und Einrichtungsteams. Die Kommunikation über jedes dieser Silos hinweg ist in der Regel eine große Herausforderung.
In ihrem Forschungsbericht „The Language of Capacity Planning: Business, Infrastructure and Facilities“ beschreiben Gimarc und Amy Spellman, ehemalige Global Practice Principal bei 451 Research Advisory Services, die vier wichtigen Silos, die Sie bei der Förderung der Kapazitätsplanung berücksichtigen sollten, und erörtern die Bedeutung der Rolle des Kapazitätsplaners bei der Zusammenführung der Kommunikation.
„Der heutige Kapazitätsplaner muss mit allen Bereichen der digitalen Infrastruktur eines Unternehmens arbeiten, darunter den Geschäftsinhabern, den Anwendungsteams, der Infrastrukturgruppe und den Einrichtungsteams. In gewisser Hinsicht ist das ganz gut. Als zentraler Ansprechpartner für Planung und Koordination ist der Kapazitätsplaner gut aufgestellt, um sicherzustellen, dass über die Breite und Tiefe der digitalen Infrastruktur hinweg ausreichend Kapazitäten vorhanden sind, um der Nachfrage der Unternehmen kostengünstig nachzukommen.“
Wie bewältigen Sie die Kapazitätsplanung?
Die Kapazitätsplanung ist keine isolierte, einmalige Aktivität; sie ist kollektiv und kontinuierlich. Geschäftsziele und Einblicke in zukünftiges Wachstum sind entscheidend für das Management von Kapazitäten. Um erfolgreich zu sein, müssen Sie kontinuierlich messen, Daten analysieren und den zukünftigen Plan antizipieren.
„Die Kapazitätsplanungsgruppe arbeitet für das Unternehmen. Denken Sie daran, mit einer Geschäftssparte zu beginnen, die direkt mit dem Umsatz verbunden ist, wie zum Beispiel dem Vertrieb“, schlägt Gimarc vor. „Der beste Weg, die Kapazitätsplanung zu bewältigen, besteht darin, sich auf einen Geschäftsinhaber zu konzentrieren, der bereit ist, mit Ihnen zusammenzuarbeiten. Sobald Sie den Geschäftsinhaber ins Boot geholt haben, sehen Sie sich die Messzahlen und die Infrastruktur an, die für diesen Bereich spezifisch sind.“
Welche Schritte sind bei der Kapazitätsplanung erforderlich?
Die Kapazitätsplanung minimiert kostspielige Fehler. Teams können zunächst die aktuelle Kapazität messen, dann die Nachfrage prognostizieren, Lücken analysieren und für die Zukunft planen.
- Aktuelle Ressourcenkapazität messen: Berechnen Sie die Kapazität Ihrer aktuellen Ressourcen. Um die Personalkapazität zu bestimmen, multiplizieren Sie die Anzahl der Arbeitsstunden in einem Arbeitszeitraum mit der Anzahl der Ressourcen und subtrahieren Sie dann die arbeitsfreie Zeit.
- Prognose der erwarteten Nachfrage: Erstellen Sie eine fundierte Schätzung des Ressourcenbedarfs für jedes Projekt. Um die Nachfrage zu prognostizieren, verlassen sich einige Unternehmen auf die Nachfrage in der Vergangenheit, doch die heutigen Predictive-Analytics-Lösungen berücksichtigen unbekannte Variablen, die die Nachfrage erheblich beeinflussen können.
- Kapazitätsanforderungen analysieren: Verwenden Sie die ersten Messungen, um zu beurteilen, ob Sie über die Ressourcen verfügen, die Sie für die Fertigstellung der prognostizierten Arbeiten benötigen. Sie können dies in einem Tabellenblatt oder einem anderen Tool tun, das die Differenz zwischen Ihrer aktuellen Kapazität und der erwarteten Nachfrage berechnet.
- Kapazität mit Nachfrage abstimmen: Wenn Ihr Team die erwartete Nachfrage nicht erfüllen kann, verwenden Sie das Tabellenblatt für die Kapazitätsplanung oder das Tool, um festzustellen, ob mehr Teammitglieder, Überstunden oder Schichtarbeit dazu beitragen, die Projekte zu erledigen.
Verwenden Sie diese Vorlagen für die Kapazitätsplanung, um Kapazitäten zu messen, zu prognostizieren und zu analysieren.
Beispielhafte Kapazitätsplanung
Kapazitätsplanung ist eine wertvolle Praxis, unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße, da sie bei der Planung von Personalressourcen, Produktionswerkzeugen und IT-Ressourcen hilft. Im Folgenden finden Sie ein Sheet für neue Kapazitätsplaner.
Verwenden Sie dieses Beispiel-Sheet für die Agile-Kapazitätsplanung von Nicole Eiche, Senior Agile-Beraterin und Lösungsingenieurin bei Method, um die Teamkapazität mit der Iterationsbelastung in Einklang zu bringen und die Teamgeschwindigkeit zu erreichen. Eiche schlägt vor, dass das Team „vor Beginn jeder Iteration eine Iterationsplanung durchführt, bei der das Team Ziele auf der Grundlage des Umfangs des Backlogs festlegt, zu dem es sich verpflichten kann.“
Was sind die Arten von Kapazitätsplanung?
Ein Unternehmen kann die Kapazitätsplanung nutzen, um sicherzustellen, dass kritische Ressourcen zur Verfügung stehen, um die Projektanforderungen zu erfüllen. Hier sind einige gängige Arten der Kapazitätsplanung:
- Produkt: Bei einem Produktkapazitätsplan wird sichergestellt, dass genügend Produkte zur Verfügung stehen, um die Leistungen zu erfüllen.
- Mitarbeiter/Team: Ein effektiver Kapazitätsplan für Mitarbeiter kann sicherstellen, dass Sie eine angemessene Anzahl von Teammitgliedern und Arbeitsstunden für das Projekt eingeplant haben.
- Tool: Ein Tools-Kapazitätsplan stellt sicher, dass Sie über die notwendigen Tools für ein Projekt verfügen.
- Anforderungen: Die Kapazitätsbedarfsplanung (Capacity Requirements Planning, CRP) hilft Ihnen, Grenzen oder Kapazitätsniveaus festzulegen, zu messen und anzupassen.
- Agile: Agile Kapazitätsplanung hilft Teams, die Anzahl der verfügbaren, produktiven Stunden für einen bevorstehenden Sprint zu bestimmen. In diesem Vorlagenset finden Sie Vorlagen für die Agile-Kapazitätsplanung.
- IT: Die Kapazitätsplanung für die IT-Abteilung erfordert einen Ausgleich zwischen Kosten und Kapazität, gefolgt von Angebot und Nachfrage.
- ITIL: Die Kapazitätsplanung für ITIL-Dienstleistungen zielt darauf ab, die vereinbarten Service-Level-Ziele unter Budget und Termintreue zu erreichen.
- Grobkapazitätsplanung: Die Grobkapazitätsplanung (Rough-Cut Capacity Planning, RCCP) überprüft, ob Sie über genügend Kapazitäten verfügen, um die Anforderungen des Hauptproduktionszeitplans zu erfüllen.
Was ist Kapazitätsplanung im Projektmanagement?
Die Projektmanagementkapazität bezieht sich auf die maximale Menge, die Ressourcen in einem bestimmten Zeitrahmen produzieren oder leisten können. Die Kapazitätsplanung im Projektmanagement zielt darauf ab, die Ressourcen an die Nachfrage anzupassen, mit dem Ziel, die Kapazität zu verbessern und gleichzeitig die Kosten zu minimieren.
Was ist der Unterschied zwischen Kapazitätsplanung und Ressourcenplanung?
Kapazitäts- und Ressourcenplanung sind miteinander verbunden und ergänzen sich. Die Kapazitätsplanung gleicht den zukünftigen Ressourcenbedarf mit der Kapazität der Ressourcen ab. Ressourcenplanungsprozessfunktionen, um Mitarbeiter und Teams zuzuweisen, um die Anforderungen Ihrer Projekte und Programme zu erfüllen.
Erfahren Sie mehr in diesem Leitfaden für die Ressourcenplanung.
Best Practices für die Kapazitätsplanung
Unternehmen können von der Kapazitätsplanung profitieren, insbesondere wenn die verfügbaren Ressourcen nicht ständig den Anforderungen der Projektarbeit entsprechen. Um angemessen planen zu können, müssen Sie zunächst Einblicke in die aktuelle Kapazität und die zukünftige Nachfrage erhalten. Im Folgenden geben Branchenexperten ihre Ratschläge aus der Praxis.
Cindy VanEpps, Principle Consultant bei Project and Team, schlägt vor, die Kapazitätsplanung als Team durchzuführen: „Bei der Kapazitätsplanung geht es nicht nur um die Schätzwerte der einzelnen Teammitglieder. Die Kombination dieser Werte mit dem Aufbau leistungsstarker Teams, die sich auf das gleiche Produkt oder Ergebnis konzentrieren, hilft dem Team, zusammenzuarbeiten und Störfaktoren zu identifizieren.“
VanEpps zitiert aus dem Buch von Donald G. Reinertsen, The Principles of Product Development Flow: Second Generation Lean Product Development: „Einen Produktentwicklungsprozess bei nahezu vollständiger Nutzung zu betreiben ist ein wirtschaftliches Desaster.“
VanEpps sagt zu dieser Aussage: „Reinertsen hat recht, die Planung mit einer Kapazität von 100 Prozent ist eine wirtschaftliche Katastrophe. Das Team muss seine Arbeit so gut beherrschen, dass es die lernbedingten Schwankungen berücksichtigen kann. Die Arbeit in kleineren, überschaubaren Batches ermöglicht dem Team, potenziellen Schwankungen Rechnung zu tragen.“
Weitere Tipps für die Kapazitätsplanung:
- Geschäftsausrichtung: Richten Sie die Arbeit an den Unternehmenszielen aus, damit sich Ihre Teams auf das Wesentliche konzentrieren können.
- Teamprognosen: Damit die rollenbasierte Planung zu einer sinnvollen Teamarbeit führt, sollten Sie den Gesamtbedarf auf Teamebene prognostizieren.
- Aktuelle Kapazität verstehen: Analysieren Sie die aktuelle Kapazität, um zu planen und zu wissen, ob Sie aktuelle und zukünftige Anforderungen besser erfüllen können.
- Potenzielle Szenarien bewerten: Die Szenarioplanung kann die wertvollste Kombination aus Investitionen und Arten von Arbeiten sein, die mit den strategischen Zielen Ihres Unternehmens in Einklang stehen.
- Denken Sie an Ablenkungen: Seien Sie sich der Ablenkungen bewusst, die sich einschleichen können. Eine konsequente Überwachung kann Ihren Teams helfen, sich auf die wichtige Arbeit zu konzentrieren.
- Veränderungen antizipieren: Seien Sie auf Veränderungen vorbereitet und antizipieren Sie Anpassungen, die oft eine Folge ungenauer Schätzungen sind. Möglicherweise müssen Sie Ressourcen neu zuweisen, um Arbeitslasten zu stabilisieren und sich regelmäßig von Engpässen fernzuhalten.
- Kontinuierlicher Planungs-Flow: Eine kontinuierliche Planung ist notwendig, da Veränderungen unvermeidlich sind. Die Kapazitätsplanung sollte auch ein proaktiver Prozess sein.
- Proaktive Planung: Bleiben Sie proaktiv, um Multitasking zu reduzieren, Ablenkungen zu minimieren und Prozesse zu rationalisieren, um die Produktivität zu steigern.
Fehler, die bei der Erstellung eines Kapazitätsplans vermieden werden sollten
Der Mangel an historischen Informationen und Geschäftseinblicken lässt Kapazitätsplaner ohne die notwendigen Daten zurück, um intelligente Entscheidungen zu treffen, und die Planung wird ohne Daten scheitern. Im Folgenden geben Branchenexperten ihre Ratschläge zu Fehlern, die sie bei der Erstellung eines Kapazitätsplans vermeiden sollten.
Joao Natalino De Oliveira, Regional Chair und International Officer der Computer Measurement Group, sagt, dass der erste Fehler bei Startups darin besteht, keinen Kapazitätsplan zu erstellen. „Fünfeinhalb Prozent der Startups scheitern, weil sie die Nachfrage nicht analysieren und planen“, erläutert er. „Unternehmen verfügen über dedizierte Kapazitätsplaner. In der Anfangszeit zogen es diese Unternehmen vor, mit großen Serverfarmen und Disk-Subsystemen zu arbeiten, um Spitzenzeiten zu überleben. Nach mehreren Ausfällen wandten sie sich der Kapazitätsplanung zu.“
Er gibt ein konkretes Beispiel: „Ich habe eine digitale Bank mit einer großen Anzahl von Cloud-Ressourcen besucht, aber ohne einen dedizierten Kapazitätsplaner. Plötzlich stiegen die Kosten. Erhebliche Verbesserungen erzielte die Bank mit einem Kapazitätsplaner, der sich auf eine bessere Mittelverwendung konzentrierte.“
Die Arbeit in Silos ist ein weiterer vermeidbarer Fehler. Wie Gimarc sagt: „Die Kapazitätsplanung sollte einen Schnittpunkt zwischen den Teams für Unternehmen, Anwendungen, IT und Einrichtungsteams darstellen. Technologische Fortschritte zu ignorieren, ist ein weiterer Fehler. Kapazitätsplaner sollten Beobachtbarkeitsinformationen verwenden, anstatt sich auf Ad-hoc-Dokumentationen und veraltete Flussdiagramme zu verlassen. Schließlich muss ein Kapazitätsplaner die richtige Sprache sprechen und vom Unternehmen zu den Anwendungen, der Infrastruktur und den Einrichtungen übersetzen.“
Weitere Fehler, die Sie vermeiden sollten:
- Keine historischen Daten: Fragen Sie immer nach historischen Informationen, nicht nur nach aktuellen Anforderungen.
- Geschäftsziele nicht verstehen: Ein solides Verständnis der Fähigkeiten Ihres Unternehmens ist von entscheidender Bedeutung.
- Die Auswirkungen des Wandels nicht verstehen: Selbst kleine Änderungen sind wichtig, also planen Sie sorgfältig, um den Stress der Mitarbeiter zu minimieren.
- Zeitpläne und Umfang nicht richtig definieren: Ein solides Verständnis sowohl der Zeitpläne als auch des Umfangs wird das Risiko einer Zeit- und Budgetüberschreitung mindern.
Kapazitätsplanungsstrategien
Es gibt vier Hauptstrategien für die Kapazitätsplanung. Für die Optimierung der Kapazität gibt es vier Ansätze: Lag, Lead, Match und den dynamischen Ansatz.
Hier sehen Sie, wie jede Strategie funktioniert:
- Lag: Kapazitätserweiterung nur dann, wenn sich eine höhere Nachfrage abzeichnet.
- Lead: Kapazitätserweiterung, wenn man mit einer höheren Produktnachfrage in der Zukunft rechnet.
- Match: Angesichts erwarteter Nachfragesignale und des aktuellen Marktpotenzials des Produkts werden die Kapazitätsmengen in kleinen Schritten erweitert.
- Dynamisch: Ein prognosegesteuerter Ansatz für die Kapazitätsplanung, bei dem die Produktion im Voraus angepasst wird.
Kapazitätsplanung für 2021 und darüber hinaus
Die richtigen Ressourcen für die Prognose und das Management der Kundennachfrage zu haben, ist kein neues Konzept. Kapazitätsplanung ist wichtiger denn je. Glücklicherweise stehen KI-Tools zur Verfügung, um zukünftige Projekte genau abzurechnen, optimal zu besetzen und effektiv zu planen.
Moderne Tools, die auf die Kapazitätsplanung ausgerichtet sind, versprechen einen besseren Überblick über Projekte, Ressourcen und Teams sowie eine effektive Priorisierung und Verwaltung von Arbeitslasten. Gimarc wäre nicht überrascht, wenn für die Kapazitätsplanung ein neuer Begriff entsteht: „Die Begriffe Kapazitätsplanung und Kapazitätsmanagement wurden vor über 50 Jahren eingeführt, und sie werden nicht immer positiv bewertet.“
Was die Zukunft bringt, sagt De Oliveira: „In naher Zukunft bedeutet Kapazitätsplanung, Geld zu sparen, zu überleben und im IT-Dschungel zu gewinnen.“ Er erwartet mehr KI, Deep Learning und maschinelles Lernen, um die Kapazitätsplanung zu automatisieren: „Die Instrumentierung von Geschäftsanwendungen, die auf die Kapazität und Kapazitätsplanung abzielt, wird sich weiter von der Großrechner-Arena auf andere Plattformen erweitern, sogar auf Edge Computing.“
Welche Tools verwenden Sie bei der Kapazitätsplanung?
Experten sind der Meinung, dass es für die Kapazitätsplanung kein Goldstandard-Tool gibt. Einige halten die Kapazitätsplanung für alt und überholt. Dennoch finden Sie hier drei häufig verwendete Tools für die Kapazitätsplanung: Kanban-Boards, kritische Pfad und Gantt-Diagramme.
- Kanban-Board: Ein Kanban-Board zeigt Fortschritte visuell an und reduziert Verschwendung, indem es den Arbeitsablauf nachverfolgt. Kanban-Boards helfen auch bei der Kapazitätsplanung, indem sie die Anzahl der Aufgaben anzeigen, die ein Team übernommen hat.
- Kritischer Pfad: Die Methode des kritischen Pfads kann bestimmen, wie viel Rechenkapazität erforderlich ist, um einen Service oder eine Gruppe von Diensten zu unterstützen. Das Tool hilft bei der Analyse kritischer Anwendungsleistung und Kapazitätsanforderungen.
- Gantt-Diagramm: Ein Gantt-Diagramm ist ein Balkendiagramm für die Projektplanung, um Aufgabeninformationen zu skizzieren. Verknüpfen Sie das Diagramm mit Google-Tabellen. Das Tool zieht Daten und zeigt sie für den Austausch von Informationen, die Zusammenarbeit oder Diskussionen mit anderen an.
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