Was ist Ressourcenzuweisung?
Bei der Ressourcenzuweisung werden zu Beginn des Projekts und bei sich ändernden Prioritäten die richtigen Personen, die richtige Zeit, das richtige Budget und die richtigen Tools zugewiesen, um die Arbeit zu erledigen. Eine gute Allokation führt zur Umsetzung einer Strategie; eine schlechte Allokation führt zu Verzögerungen, Budgetüberschreitungen oder Burnout.
Die meisten Projekte nutzen eine Mischung dieser Ressourcentypen:
- Budget: Wie viel Geld steht für Arbeit, Software, Auftragnehmer und Materialien zur Verfügung?
- Materialien: Welche Materialien oder Teile werden benötigt, insbesondere für produktionsintensive Arbeiten?
- Mitarbeiter: Wer steht zur Verfügung, um die Arbeit zu erledigen, und verfügen sie über die richtigen Fähigkeiten und Kapazitäten?
- Technische Infrastruktur: Welche Server, Systeme oder Netzwerke sind zur Unterstützung des Projekts erforderlich?
- Zeit: Wie lange wird jede Aufgabe tatsächlich dauern?
- Werkzeuge und Ausrüstung: Welche digitalen oder physischen Ressourcen werden benötigt, um die Arbeit abzuschließen?
Egal, ob Sie eine App erstellen oder Beton gießen, die Fragen sind dieselben: Was haben wir und wie nutzen wir es am effektivsten?
Was ist Ressourcenzuweisung im Projektmanagement?
Ein großer Teil des Projektmanagements hängt von der effektiven Ressourcenallokation ab. Wenn Sie die richtigen Leute, Tools und die richtige Zeit für die Arbeit auswählen, können Sie Projekte auf Kurs halten und die Kosten unter Kontrolle halten. Selbst starke Strategien können ohne klare Entscheidungen in Echtzeit über den Einsatz von Ressourcen scheitern.
Eine 2018 im Journal of Industrial Engineering International veröffentlichte Studie ergab, dass eine schlecht verwaltete Ressourcenallokation einer der Hauptgründe dafür ist, dass Projekte das Budget überschritten und Termine nicht eingehalten haben. Als Projektmanager einen strukturierteren, szenariobasierten Ansatz verwendeten, verbesserten sie sowohl die Zeitpläne als auch die Kosten erheblich — in einigen Fällen verkürzten sie die Projektdauer um Wochen und die Gesamtausgaben um fast die Hälfte.
Das Ressourcenmanagement spielt eine so wichtige Rolle, dass größere Unternehmen in der Regel engagierte Projektmanager damit beauftragen. In kleineren Unternehmen könnte jemand anderes die Führung übernehmen — aber er sollte die Grundlagen gut genug verstehen, um einen Plan zu erstellen, der nicht nur in der Theorie, sondern auch in der Praxis funktioniert.
Herauszufinden, was in der Praxis funktionieren wird, kann jedoch eine Herausforderung sein. „Die Zuweisung von Ressourcen ist eher eine Kunst als eine Wissenschaft“, sagt Lulu Richter, Senior Project Manager bei Smartsheet. „Sofern Sie nicht in einem Bereich arbeiten, in dem Sie mit hoher Prognose arbeiten, wird es zu Unklarheiten, Verzögerungen und Störungen kommen.“
Zum Glück können Teams bewährte Methoden und Tools verwenden, um diese Unsicherheit zu bewältigen und Ressourcen effektiver zuzuweisen.
Für die Ressourcenzuweisung verwendete Methoden
Projektmanager wenden unterschiedliche Methoden der Ressourcenzuweisung an, die auf den Zielen eines Unternehmens, der Absicht eines Projekts sowie der Größe und Kompetenzverteilung eines Teams basieren. Sie könnten die Critic-Path-Methode verwenden, um Termine zu wahren, Ressourcen abzugleichen, um Teamüberlastungen zu vermeiden, oder flexible heuristische Regeln, um Aufgaben effizient zuzuweisen.
Die Methoden zur Ressourcenzuweisung lassen sich im Allgemeinen in vier Kategorien einteilen: Zeitsteuerung, Arbeitsausgleich, vereinfachte Regeln und strategische Priorisierung.
Im Folgenden finden Sie einen genaueren Blick auf diese Kategorien sowie auf die gängigen Methoden, die unter die einzelnen Kategorien fallen:
Zeitleistenorientierte Methoden
Diese Ansätze konzentrieren sich auf die Einhaltung von Fristen und berücksichtigen gleichzeitig die Realitäten vor Ort.
- Critical Path Method (CPM): CPM ist ideal für terminkritische Projekte und identifiziert die längste Kette von voneinander abhängigen Aufgaben, den sogenannten kritischen Pfad. Aufgaben auf dem kritischen Pfad haben oberste Priorität, da Verzögerungen das gesamte Projekt verzögern. Erfahren Sie mehr über diese bewährte Technik in unserem Leitfaden zur Critic-Path-Methode.
- Critical Chain Method (CCM): CCM baut auf CPM auf und fügt Zeitpuffer hinzu, um vor Verzögerungen zu schützen, insbesondere wenn wichtige Ressourcen von mehreren Aufgaben gemeinsam genutzt werden. Es wird häufig in Fertigungs- oder Ingenieurprojekten verwendet, die eine enge Sequenzierung und Ressourcenkoordination erfordern. In diesem Artikel zur Critical-Chain-Methode finden Sie Expertentipps und Tools, die Ihnen den Einstieg erleichtern.
Methoden zum Workload-Balancing
Mit diesen Methoden können Sie Aufgaben oder Zeitpläne neu zuweisen, um eine Überlastung zu vermeiden.
- Ressourcenabgleich: Beim Abgleich wird der Projektzeitplan so angepasst, dass Sie eine Einzelperson nicht überlasten. Wenn beispielsweise für zwei wichtige Aufgaben dieselbe Person zur gleichen Zeit benötigt wird, können Sie eine Aufgabe auf einen späteren Zeitpunkt verschieben. Dies hilft zwar dabei, die Arbeitsbelastung auszugleichen, verlängert jedoch häufig die Dauer des Projekts.
- Ressourcenglättung: Bei diesem Ansatz behalten Projektmanager die ursprüngliche Frist fest und weisen Ressourcen nur dann neu zu, wenn Puffer verfügbar ist (auch Float genannt). Diese Methode ist nützlich, wenn Sie es sich nicht leisten können, den endgültigen Liefertermin zu verpassen, aber unterwegs Arbeitsspitzen reduzieren möchten. In einigen Fällen ist es eine anpassungsfähigere Alternative zum Nivellieren.
Diese Techniken sind besonders nützlich für Projektmanager, die mit gemeinsam genutzten Ressourcen oder begrenzter Bandbreite jonglieren müssen. In diesem Handbuch erfahren Sie mehr darüber, wie Sie sie beim Planen, Laden und Abgleichen von Ressourcen anwenden können.
Vereinfachte oder manuelle Ansätze
Diese einfachen Techniken sind leicht zu implementieren, haben jedoch Nachteile, insbesondere wenn die Komplexität zunimmt.
- Heuristik: Heuristiken sind einfach grundlegende Faustregeln. Bei Verwendung dieser Methode können Projektmanager Aufgaben der ersten verfügbaren qualifizierten Person zuweisen oder die Arbeit gleichmäßig auf die Teammitglieder aufteilen. Diese Regeln können für kleine Unternehmen oder kurze Projekte ausreichend sein, aber in komplexeren oder vielschichtigen Umgebungen versagen sie in der Regel.
- Manuelle Planung (Gut + Spreadsheet): Dieser lockere Ansatz ist in vielen Unternehmen immer noch üblich und basiert auf dem Urteilsvermögen des Projektmanagers, informellen Teameingaben und Tabellen. Es kann in kleinem Maßstab gut funktionieren, aber ohne Einblick in die Verfügbarkeit aller Beteiligten wird es schnell schwierig zu verwalten, insbesondere wenn mehrere Projekte oder Abteilungen beteiligt sind.
Strategische Allokationsansätze
Diese Methoden beruhen auf strategischem Urteilsvermögen, um die Ressourcen an die Arbeit anzupassen.
- Prioritätsbasierte Zuweisung: Bei dieser Methode weisen Projektmanager Personen und Tools zuerst den wichtigsten Aufgaben mit hoher Wirkung zu. Dies ist besonders hilfreich, wenn die Nachfrage die Kapazität übersteigt und Kompromisse unvermeidlich sind.
- Kosten-Nutzen-Zuordnung: Bei dieser Methode wägen die Teams den erwarteten Wert jeder Aufgabe gegen ihren Ressourcenbedarf ab und priorisieren diejenigen, die den größten Nutzen bieten. Diese Methode ist in der Produktentwicklung oder bei der Verwaltung konkurrierender Geschäftsziele üblich.
Welche Methode der Ressourcenzuweisung verwenden Projektmanager häufig?
Projektmanager verwenden in der Regel eine Mischung aus Methoden der Ressourcenzuweisung, einschließlich kritischer Pfade, Ressourcenabgleich und prioritätsbasierten Ansätzen. Die Wahl hängt von der Branche, dem Projekttyp, der Teamkapazität und der Flexibilität des Zeitplans ab. Die meisten Manager wechseln zwischen formalen Methoden und strategischen Entscheidungen, die auf realen Einschränkungen basieren.
Bei Bau-, Ingenieur-, Fertigungs- und Regierungsprojekten stützen sich Projektmanager häufig auf Methoden des kritischen Pfads oder der kritischen Kette. Diese Sektoren erfordern in der Regel eine präzise Sequenzierung, feste Budgets und feste Liefertermine, weshalb die Planung unter Berücksichtigung von Aufgabenabhängigkeiten und Puffern von entscheidender Bedeutung ist.
Im Gegensatz dazu neigen Projektmanager in Software-, Kreativ-, Beratungs-, gemeinnützigen oder Marketingumgebungen dazu, mit fließenderen Zeitplänen und sich überschneidenden Prioritäten zu arbeiten. In diesem schnelllebigen Umfeld nutzen sie mit größerer Wahrscheinlichkeit eine Nivellierung der Ressourcen oder wertorientierte Ansätze wie prioritätsorientierte oder Kosten-Nutzen-Allokation. Diese Methoden helfen Teams, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, wenn sie nicht alles können.
„Ich bevorzuge eine Kombination aus prioritätsorientierter oder kostengünstiger Ressourcenzuweisung“, sagt Richter, der technische Projekte bei Smartsheet leitet. „Im Allgemeinen erhalten die meisten Teams mehr Arbeit, als sie vernünftigerweise bewältigen können, und wenn Sie Ihre Projekte und Aufgaben nach Wirkung und Priorität bewerten, erhalten Sie ein gewisses Gefühl dafür, wo diese Grenze liegt. Sobald ich weiß, dass meine wichtigsten Aufgaben vollständig unterstützt werden, kann ich die Lücken mit weniger kritischen oder zeitnahen Arbeiten schließen.“
In der Praxis passen sich die meisten Projektmanager an veränderte Bedingungen an. Ein gut strukturierter Plan mag den Anfang leiten, aber reale Einschränkungen — wie Verzögerungen, sich ändernde Prioritäten und Kapazitätsgrenzen — erfordern oft Kurskorrekturen und Urteilsvermögen. Zu wissen, wann die Methode gewechselt werden muss, ist ein wichtiger Bestandteil einer starken Projektführung.
So erstellen Sie einen Ressourcenzuweisungsplan
Die Ressourcenplanung beginnt, bevor eine einzelne Aufgabe zugewiesen wird. Verstehen Sie zunächst, was erforderlich ist: was die Arbeit beinhaltet, wer verfügbar ist und welche Einschränkungen am wichtigsten sind. Es geht nicht um Wunschplanung — es geht darum, einen Plan zu erstellen, der sich flexibel anpassen und in der realen Welt umsetzen kann.
„Wenn ich einen Plan zur Ressourcenzuweisung erstelle, achte ich auf Einschränkungen, nicht auf Verfügbarkeit“, sagt Jamilyn Trainor, Senior Project Manager bei Müller Expo Services. „Die Realitäten sind geprägt von Platz-, Budget- und Ressourcenengpässen. Wenn ich das zu Beginn des Prozesses herausfinden kann, vermeide ich, zu viel zu versprechen und zu wenig zu liefern.“
Indem Sie mit Einschränkungen beginnen, helfen Sie, blinde Flecken von Anfang an zu vermeiden. Hier sind acht Schritte, um einen flexiblen Plan zu erstellen, der nicht implodiert, wenn Sie mit Widrigkeiten konfrontiert werden:
1. Listen Sie alle Aufgaben innerhalb des Geltungsbereichs auf
Öffnen Sie eine Tabelle, Smartsheet oder das Projektmanagement-Tool Ihrer Wahl. Erstellen Sie eine Tabelle oder Tafel, in der Sie jede einzelne Aufgabe auflisten können. Du hast eine Reihe oder Karte pro Aufgabe.
Wenn Sie ein Dokument zum Projektumfang haben, ist das ein perfekter Ausgangspunkt. Besprechen Sie es mit Ihrem Team. Machen Sie sich keine Gedanken darüber, wer in diesem Schritt was tun wird. Das kommt später. Ihr Ziel ist es, alle Aufgaben an einem leicht aktualisierbaren Ort zu erfassen.
Nennen Sie nicht nur Meilensteine wie den Start der Kampagne oder die Einreichung des Abschlussberichts. Teilen Sie diese in bestimmte Aufgaben auf, z. B. den Entwurf einer Gliederung, holen Sie Feedback von Stakeholdern ein oder laden Sie die endgültige Version auf die Plattform hoch.
„Ich beginne immer mit dem Gesamtbild: Was genau muss erledigt werden und bis wann“, sagt Mikko Pasanen, Gründer von Miko LLC, einem Generalunternehmer, der Infrastrukturprojekte für Wohn-, Gewerbe- und Regierungsgebäude verwaltet. „Sobald ich den Umfang und den Zeitplan verstanden habe, kann ich herausfinden, wen ich benötige, welche Ausrüstung wir verwenden werden und wie alles zeitlich festgelegt werden muss, damit sich die Crews nicht gegenseitig auf die Zehen treten.“
2. Schätzen Sie die benötigte Zeit ab
Füge für jede Aufgabe auf deinem Arbeitsblatt oder Projektboard eine Zeitschätzung hinzu. Konzentrieren Sie sich nicht auf die Anzahl der Tage, die es dauern wird, sondern auf die praktischen Stunden, die jemand benötigt, um die Aufgabe zu erledigen. Anhand dieser Schätzungen können Sie herausfinden, was in einer bestimmten Woche angemessen ist und ob Ihr Gesamtzeitplan sinnvoll ist.
„Ich entscheide zunächst, wie das Team seinen Aufwand einschätzen wird und ob ich bei diesen Schätzungen eine hohe oder niedrige Genauigkeit erwarte“, sagt Richter von Smartsheet. „Die Unterstützung einer genauen Ressourcenzuweisung kann zeitaufwändig sein. Daher sollten Sie die tatsächlichen Bedürfnisse Ihres Unternehmens ermitteln, bevor Sie mit der minutengenauen Planung der Kapazitäten jeder Ressource beginnen.“
3. Identifizieren Sie den Qualifikationsbedarf
Fragen Sie bei jeder Aufgabe auf Ihrem Blatt oder Ihrer Tafel: Welche Art von Fähigkeit erfordert das eigentlich? Ist es Copywriting, UX-Design, Dateneingabe oder Server-Setup? Sei so spezifisch wie möglich.
„Wir führen für jeden unserer Techniker eine digitale Kompetenzmatrix in Echtzeit, in der Zertifizierungen und Kenntnisse in verschiedenen Systemen detailliert beschrieben werden“, sagt Jason Rowe, Direktor und Gründer von Hello Electrical. „Wenn ein dringender Auftrag eingeht, überprüfen wir nicht nur, wer frei ist, sondern auch, wer über die genaue Qualifikation und Bandbreite verfügt. Diese Ausrichtung spart Zeit und vermeidet Nacharbeiten.“
4. Ordnen Sie Aufgabenabhängigkeiten zu
Bevor Sie mit der Zuweisung von Aufgaben beginnen, kreisen Sie die Aufgaben ein, die einen Vorgänger haben. Hängt einer davon ab, einen anderen abzuschließen? Wenn ja, machen Sie das in Ihrem Blatt- oder Projekttool deutlich. Bei der Abbildung von Abhängigkeiten geht es nicht nur um die Sequenzierung, sondern auch darum, den gesamten Plan vor kaskadierenden Verzögerungen zu schützen.
„Die Verwaltung von Abhängigkeiten ist eine große Herausforderung im Ressourcenmanagement, insbesondere wenn Sie mit Ressourcen arbeiten, die mehreren Projekten gleichzeitig zugewiesen sind“, sagt Richter. „Mein Ziel als Projektmanager ist es, einen Ausführungsplan zu entwickeln, der die volle Kapazität jeder Ressource nutzt. Eine verpasste Frist kann jedoch sehr leicht dazu führen, dass der „perfekte“ Plan zunichte gemacht wird. Wenn Sie in Ihrem Zuteilungsplan den entsprechenden Platz bereitstellen, um unerwartete Verzögerungen auszugleichen, können Sie einen endlosen Kreislauf von Neuplanungen und Planungen verhindern.“
Alex Smith, Mitinhaber und Manager von Render3DQuick.com, einem schnelllebigen Architekturvisualisierungsstudio, betont die Bedeutung der Sequenzierung. „Ich schaue mir immer zunächst die Identifizierung und Sequenzierung kritischer Projektabhängigkeiten an“, sagt er. „3D-Künstler müssen warten, bis CAD-Spezialisten die Kundenzeichnungen fertiggestellt haben, und es kann drei bis fünf Tage dauern, bis Überarbeitungen erforderlich sind. Eine sorgfältige Planung verhindert Folgeverzögerungen, die dazu führen können, dass sich ein Projektzeitplan um Wochen verlängert.“
5. Erstellen Sie Ihre Ressourcenliste mit echter Verfügbarkeit
Jetzt ist es an der Zeit, deine Leute und Tools aufzulisten. Finden Sie heraus, wie viel Zeit sie aufwenden können — nachdem Sie andere Arbeiten, Zeit für Besprechungen oder Freizeit berücksichtigt haben. Wenn jemand an einem anderen Projekt beteiligt ist, bekommst du vielleicht nur 30 Prozent seiner Woche. Das ist kein Problem, solange du es einplanst.
Vergessen Sie nicht, gemeinsam genutzte Ressourcen wie Laborraum, Staging-Server oder spezielle Ausrüstung zu nutzen. Diese müssen ebenfalls geplant werden.
George Chasiotis, Mitbegründer der digitalen Beratungsfirma Restartt, erfuhr, dass Verfügbarkeit nicht dasselbe ist wie Bereitschaft, insbesondere wenn Menschen involviert sind.
„Einmal haben wir jemandem, der technisch gesehen Zeit hatte, aber bei einem anderen Projekt mental ausgelaugt war, eine große Aufgabe übertragen“, sagt er. „Auf dem Papier machte es Sinn. In Wirklichkeit ging es nach hinten los. Die Arbeit zog sich hin und sie waren überwältigt. Das hat mich gelehrt, nicht nur Kalender zu überprüfen, sondern die Leute zu fragen, wie sie sich fühlen. Ein fünfminütiger Check-in kann Ihnen später viel Zeit sparen.“
6. Ordne die Arbeit zu
Es ist an der Zeit, Menschen Aufgaben zuzuordnen. Verwenden Sie all Ihre Vorbereitungsarbeiten, gehen Sie eine nach der anderen vor und weisen Sie jede Aufgabe jemandem zu, der über die richtigen Fähigkeiten und die richtige Verfügbarkeit verfügt. Verwende deine Tabelle oder deinen Tracker, um zu protokollieren, wer was tut, wann sie es tun werden und wie lange es dauern sollte.
Jeff Kaiden, CEO des Logistikunternehmens Capacity, erklärt seinen ganzheitlichen Allokationsprozess: „Sobald die Prioritäten festgelegt sind, ordne ich sie den Lkw, Mitarbeitern und Lagerflächen zu, die tatsächlich vor Ort existieren. Solange dieses Bild nicht klar ist, ist jeder Zeitplan oder jede Ressourcenübersicht eine Vermutung, die als Plan verkleidet ist. Wenn Sie zum ersten Mal Ressourcen zuweisen, sollten Sie die offensichtliche Aufgabenliste hinter sich lassen. Verbringen Sie Zeit damit, die verfügbaren Personen, ihre Stärken und den wahren Grund für jede Aufgabe kennenzulernen. Wenn Zeitpläne kollidieren, müssen Sie Kompromisse eingehen, und wenn Sie das strategische ‚Warum' verstehen, wird die Entscheidung einfacher.“
Diese Kombination aus harter Logistik und menschlichem Bewusstsein sorgt dafür, dass Ihre Aufgaben auf dem Boden liegen. Sie benötigen keine ausgefallene Software. Sie können Ihr Blatt farblich kennzeichnen, aber stellen Sie sicher, dass das Gesamtbild zusammenpasst.
7. Überprüfen Sie den Plan und suchen Sie nach Konflikten
Sobald Sie Ihre Aufgaben erledigt haben, treten Sie einen Schritt zurück. Ist jemand zu stark gebucht? Schweben immer noch Gegenstände ohne Besitzer? Benötigen zwei Personen gleichzeitig dasselbe Ausrüstungsstück?
Justin Wheeler, CEO der gemeinnützigen Fundraising-Plattform Funraise, sagt, dass visuelle Workload-Tools für sein Team einen großen Unterschied machen. „Die visuelle Darstellung der Bandbreite aller Beteiligten hat uns geholfen, die Leistungsträger nicht zu überfordern“, sagt er. „Es macht es so viel einfacher, Engpässe zu erkennen, bevor sie zu Problemen werden.“
Auch wenn Sie keine Software verwenden, überprüfen Sie den Plan mit Ihrem Team und passen Sie ihn an. Es ist immer besser, einen Haken früh zu erkennen, als mitten im Projekt zu verarschen.
8. Halten Sie den Plan auf dem neuesten Stand
Pläne ändern sich — eine Lieferung verzögert sich, eine Aufgabe dauert länger als erwartet, eine wichtige Person meldet sich krank. Ihr Plan muss flexibel bleiben.
Vereinbaren Sie eine wöchentliche Teambesprechung, um den Plan zu überprüfen. Identifizieren Sie, wo Sie ins Hintertreffen geraten und wer möglicherweise überlastet ist, und aktualisieren Sie Ihren Plan entsprechend.
Welche Smartsheet-Vorlage eignet sich am besten für Ressourcen?
Sie können das Smartsheet-Vorlagenset für Projekt- und Ressourcenmanagement verwenden, um Aufgaben zuzuweisen, zu verfolgen, wer was tut, und den Gesamtfortschritt des Projekts zu überwachen — alles an einem Ort. Kleine bis mittelgroße Teams, die eine einfache Vorlage benötigen, können diese verwenden, um Arbeit und Kapazität zu verwalten, ohne eine eigene erstellen zu müssen.
Das einfache Projekt- und Ressourcenmanagement-Vorlagenset umfasst eine Kombination aus Blättern, Berichten und einem Dashboard. Sie arbeiten zusammen, um Ihnen in Echtzeit einen Überblick über den Aufgabenstatus, die Teamzuweisungen und die bevorstehende Arbeitsbelastung zu geben. Sie können jede von ihnen an Ihre Projektstruktur anpassen oder sie unverändert verwenden, um schnell einsatzbereit zu sein.
Alle Berichte und Dashboards sind bereits mit den Quellblättern verknüpft, sodass sie im Verlauf Ihres Projekts automatisch aktualisiert werden.
Folgendes ist im Vorlagenset enthalten:
- Task Tracker: Dies ist Ihre zentrale Liste von Projektaufgaben. Es enthält Spalten für Aufgabennamen, Fälligkeitsdaten, Besitzer und Status. Sie können auch benutzerdefinierte Felder wie Priorität oder Aufwandsschätzung hinzufügen, um Ihre Planung zu unterstützen.
- Bericht über bevorstehende und überfällige Aufgaben: Dieser Bericht bezieht sich auf Ihren Aufgaben-Tracker und hebt alles hervor, was überfällig ist oder eine Frist näher rückt. Es bietet Ihnen eine gefilterte Ansicht, sodass Sie nicht durch die gesamte Liste scrollen müssen. Sie können dies verwenden, um wöchentliche Standups oder Check-In Meetings durchzuführen.
- Zusammenfassung der Aufgabenzuweisung öffnen: Dieser Bericht zeigt, wie die Aufgaben in Ihrem Team verteilt sind. Es hilft Ihnen zu erkennen, wenn jemand zu viel — oder zu wenig — um die Ohren hat. Sie können damit sicherstellen, dass die Arbeitsbelastung ausgeglichen ist, und die Arbeit neu zuweisen, bevor Meilensteine aus dem Ruder laufen.
- Dashboard mit Projekt- und Ressourcenübersicht: Dieses Dashboard fasst Daten aus allen Blättern und Berichten in einer einzigen Ansicht zusammen. Es zeigt den Gesamtstatus des Projekts, die einzelnen Arbeitsbelastungen und den Fortschritt bei der Einhaltung der Termine. Sie können die Dashboard-Widgets so anpassen, dass sie Diagramme, Zählungen oder Aufgabenzusammenfassungen anzeigen, je nachdem, was für Ihr Team oder Ihre Stakeholder am nützlichsten ist.
Vorteile der Ressourcenzuweisung
Eine effektive Ressourcenzuweisung stellt sicher, dass die richtigen Mitarbeiter, Tools und Zeit für die richtigen Aufgaben zur Verfügung stehen. Es hilft Projekten, den Zeitplan, das Budget und die Prioritäten einzuhalten und gleichzeitig Überlastung und Verwirrung zu vermeiden. Gut gemacht, schafft es Klarheit, Ausgeglichenheit und Raum für Anpassungen, wenn sich Ihre Arbeit verschiebt.
Das gilt unabhängig davon, ob Sie einen agilen Entwicklungszyklus verwalten, Ressourcen abteilungsübergreifend optimieren oder Produktivitätssoftware, Aufgabenmanagement-Tools oder Workforce-Management-Systeme verwenden, um die Arbeit zu verfolgen. Ein starker Allokationsplan unterstützt auch eine engere Zusammenarbeit im Team und eine intelligentere Kapazitätsplanung. Weitere Informationen dazu finden Sie in diesem umfassenden Leitfaden zur Kapazitätsplanung.
Die Optimierung der Ressourcenzuweisung bietet folgende Vorteile:
- Hält Termine realistisch: Es ist wahrscheinlicher, dass wichtige Termine eingehalten werden, wenn die richtigen Personen die richtigen Aufgaben übernehmen — und wenn sie nicht zu viel auf einmal erledigen müssen.
- Erkennt Probleme frühzeitig: Mit einer klaren Übersicht darüber, wer was und wann erledigt, können Sie sofort erkennen, ob jemand überlastet ist, ob Aufgaben nicht beansprucht werden oder ob mehrere Teams dieselbe Ressource gleichzeitig benötigen. So können Sie Burnout vermeiden, kostspielige Ausfallzeiten vermeiden, Ihr Budget einhalten und Anpassungen vornehmen, bevor Probleme eskalieren.
- Verdeutlicht, wer was macht: Wenn jeder seinen Namen neben einer Aufgabe sieht, gibt es weniger Verwirrung über die Verantwortlichkeit und Sie übersehen weniger Details.
- Macht das Beste aus dem, was Sie haben: Egal, ob Sie wenig Zeit, Tools oder Mitarbeiter haben, Ihr Plan hilft dabei, Ressourcen auszuschöpfen, ohne das Team auszubrennen.
- Erleichtert die Anpassung im Handumdrehen: Wenn sich die Dinge ändern — und das werden sie — wissen Sie bereits, was flexibel ist und was nicht. Das macht es einfacher, Gegenstände zu verschieben und gleichzeitig Schritt zu halten.
- Gibt den Mitarbeitern Vertrauen in den Plan: Wenn Sie die Details klar formulieren, ist es wahrscheinlicher, dass die Mitarbeiter dem Prozess vertrauen und sich für die Arbeit engagieren.
Beispiele für die Ressourcenzuweisung im Projektmanagement
Beispiele für die Zuweisung von Ressourcen können aus jeder Branche stammen, die Projektmanagement einsetzt. Im Marketing kann es bedeuten, einen Freelancer hinzuzuziehen, wenn das Designteam überlastet ist. Bei der Konstruktion könnte es darum gehen, die Aufgaben so zu verteilen, dass zwei Besatzungen nicht gleichzeitig dieselbe Ausrüstung benötigen.
Projektmanager sind überall mit Ressourcenproblemen konfrontiert, aber es ist die Art und Weise, wie sie reagieren, die den Unterschied ausmacht. Hier sind alltägliche Szenarien einer guten Ressourcenallokation in verschiedenen Branchen:
- Marketingkampagne mit einem überlasteten Designteam: Ein Marketingteam bereitet sich auf eine Produkteinführung vor, aber der Hauptdesigner ist bereits überfordert. Anstatt es zu erzwingen, verschiebt der Projektmanager designlastige Aufgaben an den Anfang des Zeitplans und beauftragt einen Freelancer, der sich um die leichteren Dinge kümmert. Das gibt dem Kernteam etwas Luft zum Atmen und hält den Zeitplan für den Start intakt.
- Bauprojekt mit einem Gerät: Auf einer Baustelle benötigen zwei Aufgaben — Planierarbeiten und Betonarbeiten — denselben Bagger. Der Projektmanager bemerkt es, bevor es zu einem Problem wird, und verteilt die Aufgaben um ein paar Tage. Eine weitere Maschine zu mieten würde zu viel kosten, und diese einfache Schicht hält den Zeitplan und das Budget im Griff.
- Dev-Sprint mit sich überschneidenden Aufgaben: Ein Softwareteam beginnt einen Sprint mit zwei großen Funktionen, für die beide Frontend-Arbeit erforderlich sind. Es ist jedoch nur ein Frontend-Entwickler verfügbar. Der Projektmanager verschiebt ein Feature in den nächsten Sprint und beauftragt frühzeitig die Qualitätssicherung, um an den bereits Erledigten zu arbeiten. Es ist eine kleine Anpassung, aber sie hält die Pläne am Laufen, ohne jemanden auszubrennen.
- Gemeinnützige Veranstaltung mit einer Person, die drei Jobs erledigt: In einer kleinen gemeinnützigen Organisation kümmert sich eine Person um die Logistik des Veranstaltungsortes, die Einladung von Rednern und die Werbung für eine große Konferenz. Es ist zu viel. Der Projektleiter weist einem Teamkollegen die Sprecheransprache und einem anderen das Marketing zu. Jetzt hat jeder einen klaren Fokus und die Veranstaltung gerät nicht ins Hintertreffen.
- Grippeimpfungsklinik mit überbuchtem Personal: In einer Gemeinschaftsklinik sollen Krankenschwestern Impfstoffe verabreichen und gleichzeitig Patienten behandeln. Das wird nicht funktionieren. Der Klinikleiter verschiebt einige Routinetermine auf den nächsten Tag und bringt eine Teilzeitkrankenschwester hinzu, die bei den Spritzen hilft.
- Eine Kreativagentur jongliert mit einem Eiljob: Ein Topkunde braucht ein Rebranding — und zwar schnell. Der Account Manager unterbricht die interne Arbeit und beauftragt zwei Designer von einem weniger prominenten Kunden neu. Weil sie sich früh anpassen, wird das Rebranding pünktlich veröffentlicht und niemand muss sich in letzter Minute abmühen.
- Altenpflegepersonal mit bedarfsorientierter Zuweisung: Bei EnableU, einem Anbieter von Altenpflege- und Behindertendienstleistungen, verwendet Geschäftsführer Conrad Wang ein nachfrageorientiertes Modell, um die Kosten niedrig zu halten. „Wir verwenden eine Just-in-Time-Berechnungsmethode für die Ressourcenzuweisung, die es uns ermöglicht, Personal-, Technologie- und Compliance-Workflows an die tatsächliche Nachfrage anzupassen, anstatt für alle Fälle pauschal zu überbesetzen oder technische Kapazitäten zu überkaufen“, sagt er. „Dieser Ansatz hat uns geholfen, die ungenutzten Personalkosten um 18 Prozent zu reduzieren und gleichzeitig die Servicequalität aufrechtzuerhalten.“
Herausforderungen der Ressourcenallokation und wie man sie löst
Zu den Herausforderungen bei der Ressourcenallokation gehören unklare Kapazitäten, Überallokation und sich ändernde Prioritäten. Um diese Probleme zu lösen, sollten Sie Tools wählen, die einen Überblick über Arbeitslast und Fähigkeiten bieten, nicht nur über die Verfügbarkeit. Bauen Sie Flexibilität und Puffer ein, koordinieren Sie projektübergreifend und kennzeichnen Sie Risiken proaktiv. Teams können auch durch Crosstraining und klare Kommunikation anpassungsfähig bleiben.
Herausforderung: Kapazitätsgrenzen erkennen
Ohne die richtigen Tools wissen Sie möglicherweise nicht, wer verfügbar ist oder womit sie umgehen können. Du denkst vielleicht, dass jemand aufgrund des Kalenders frei ist, aber das bedeutet nicht, dass er die richtigen Fähigkeiten für die Arbeit hat.
Was hilft: Verwenden Sie eine gemeinsame Ansicht des Projekts, auch wenn es sich um einen einfachen Workload-Tracker handelt. Bitten Sie Ihre Teamleiter, es wöchentlich zu überprüfen. Wenn Ihre Plattform über ein Kapazitäts-Dashboard verfügt, machen Sie es zu einem Teil Ihrer Vorbereitung auf das Status-Meeting.
Ein Projekt unter der Leitung von Rowe von Hello Electrical veranschaulicht diese Art von blindem Fleck. Sein Team beauftragte vier leitende Techniker mit einem Smart-Home-Integrationsprojekt, in der Annahme, dass ihre allgemeine Erfahrung ausreichen würde.
„Das war eine versteckte Qualifikationslücke, kein Mangel an Mitarbeitern oder Zeit“, sagt Rowe. „Wir hatten vier erfahrene Techniker für eine komplexe Smart-Home-Integration vorgesehen, aber nach zehn Tagen stellten wir fest, dass keiner von ihnen die Programmierung des europäischen Systems kannte. Wir haben sofort zwei leitende Techniker eingesetzt und einen externen Berater mit Spezialkenntnissen für eine Woche hinzugezogen, was unerwartete Kosten von 5.000$ verursacht hat. Anschließend haben wir unser Team fachübergreifend geschult. Diese Neuzuweisung während des Projekts verhinderte ein viel größeres Problem wie Verzögerungen, Unzufriedenheit der Kunden und Nacharbeitskosten, die 20.000$ hätten übersteigen können.“
Diese Erfahrung zeigt, warum Sichtbarkeit über die Verfügbarkeit hinausgehen muss. Sie benötigen auch einen Einblick in Funktionen und Deckungslücken.
Herausforderung: Überallokation und daraus resultierender Burnout
Wenn die Zeitpläne knapp sind, ist es verlockend, den besten Leuten immer wieder Aufgaben zuzuweisen, aber so geraten Projekte in Überstunden und Teams brennen aus.
Was hilft: Achten Sie auf alle, die regelmäßig mehr als 85 bis 90 Prozent ihrer Zeit gebucht haben. Verteilen Sie Aufgaben mit hohem Aufwand, verschieben Sie Termine und melden Sie Lastprobleme frühzeitig. Wenn jemand ständig übergewichtig ist, passen Sie den Plan an.
Kreative Profis brauchen vor allem Luft zum Atmen, um ihre beste Arbeit zu leisten. In diesem Bereich baut sich eine kluge Allokation auf, bevor es zu einem Burnout kommt.
Herausforderung: Unklare Prioritäten oder wechselnde Anforderungen
Projekte bleiben selten statisch. Eine plötzliche Änderung des Umfangs oder eine neue Anfrage von Interessengruppen kann Ihren Allokationsplan durcheinander bringen.
Was hilft: Fügen Sie nach Möglichkeit Zeit- und Ressourcenpuffer hinzu und halten Sie Ihren Plan flexibel genug, um ihn neu zuzuweisen, ohne von vorne beginnen zu müssen. Richten Sie einen Prozess zur Bewertung von Änderungsanfragen ein und stellen Sie sicher, dass Ihr Team weiß, wie man Warnsignale hissen kann, wenn sich die Prioritäten zu ändern beginnen.
Herausforderung: Konkurrierende Projekte
Wenn Ihr Team an mehreren Initiativen arbeitet, steht es wahrscheinlich unter Konkurrenzdruck. Ohne Koordination führt das zu versteckter Überlastung und Terminchaos.
Was hilft: Verwenden Sie einen Hauptkalender oder eine projektübergreifende Ansicht, um Konflikte zu erkennen. Passen Sie die Fristen nach Möglichkeit an. Machen Sie sich klar, welche Arbeit fest und welche flexibel ist.
Herausforderung: Änderungen in letzter Minute
Die Leute werden krank. Anbieter steigen aus. Ein Tool funktioniert nicht mehr genau dann, wenn Sie es benötigen. Wenn Ihr Plan nur unter idealen Bedingungen funktioniert, befinden Sie sich ständig im Wiederherstellungsmodus.
Was hilft: Verlassen Sie sich nicht auf eine Person oder Ressource, um eine wichtige Aufgabe zu erledigen, es sei denn, Sie haben einen Ausweichplan. Cross-Training kann helfen.
„Konzentrieren Sie sich nicht nur auf Effizienz, sondern auch auf Anpassungsfähigkeit“, sagt Jacky Chow, COO und Projektleiter bei FastPreci, einem Hersteller von Präzisionsteilen. „Projekte laufen selten wie geplant, daher geht es nicht nur um eine perfekte Zuweisung, sondern auch darum, bereit zu sein, einen Kurswechsel vorzunehmen, ohne die Dynamik zu verlieren.“
Agile Planung ist kein Luxus — sie ist eine Überlebensstrategie. Wenn Sie flexible Systeme und Mentalitäten entwickeln, werden Änderungen in letzter Minute überschaubar und nicht katastrophal.
Herausforderung: Teams aus der Ferne
Wenn sich Menschen nicht am selben Ort oder in derselben Zeitzone befinden, wird die Ressourcenplanung schwieriger. Fehlkommunikation, Doppelarbeit oder Verzögerungen bei der Übergabe können den Fortschritt behindern.
Was hilft: Machen Sie Ihren Ressourcenplan sichtbar und leicht zugänglich. Dokumentieren Sie, wem was gehört. Berücksichtigen Sie bei der Zuweisung von Aufgaben für die Zusammenarbeit die sich überschneidenden Zeitzonen. Verwenden Sie wöchentliche Check-Ins, um Blockern zu helfen, bevor sie eingegraben werden.
Kostenloses Hinweisblatt für die Zuweisung von Ressourcen aus der Ferne
Laden Sie die Tipps zur Remote-Ressourcenzuweisung für Adobe als PDF herunter
Projektmanager können dieses Tippblatt verwenden, um Probleme bei der Ressourcenzuweisung in Remote-Teams zu finden und zu beheben.
Wie Software bei der Ressourcenzuweisung hilft
Ressourcensoftware bietet Projektmanagern einen Live-Überblick über Arbeitslast, Kapazität und Konflikte. Diese Tools — oft Teil umfassenderer Personalmanagement-, Kapazitäts- oder Aufgabenmanagementsysteme — helfen Teams dabei, intelligentere Entscheidungen darüber zu treffen, wer was und wann erledigt, wodurch Rätselraten, Überbuchungen und Leerlaufzeiten reduziert werden.
Für Tomas Melian, SVP of Marketing bei DiabetesTeam, war die Fähigkeit, Personal und Infrastruktur an die tatsächliche Nachfrage anzupassen, von entscheidender Bedeutung.
„Der erste Schritt, den wir unternehmen, besteht darin, Nachfrage und Angebot mit prädiktiver Autoskalierung abzugleichen, sodass die Ressourcen den tatsächlichen Workloads entsprechen und nicht mit Wunschschätzungen“, sagt er. „Wir verwenden echte Engagement-Daten, um herauszufinden, wo Mitarbeiter, Budget und Tools eingesetzt werden müssen. Dies verhindert, dass wir in langsamen Zeiten zu viel bereitstellen, und stellt gleichzeitig sicher, dass wir für geschäftige Zeiten bereit sind.“
Diese Art von datengestützter Flexibilität unterscheidet das Jonglieren mit Tabellenkalkulationen von der echten Ressourcenplanung. Software macht es einfacher, all das Folgende zu tun:
- Erkenne überbuchte Teammitglieder, bevor ein Burnout einsetzt.
- Identifizieren Sie nicht zugewiesene Aufgaben und schließen Sie Lücken frühzeitig.
- Verteilen Sie die Arbeit in Echtzeit neu, wenn sich die Bedingungen ändern.
- Koordinieren Sie mehrere Projekte.
Software hilft Ihnen auch dabei, die Struktur durchzusetzen und standardisiert, wie Aufwand, Fähigkeiten und Verfügbarkeit im gesamten Team nachverfolgt werden.
Der ROI der Verwendung von Ressourcenmanagement-Software
Tabellenkalkulationen können eine Weile funktionieren, aber wenn Teams wachsen oder Projekte komplizierter werden, kann die Zeit, die mit der Nachverfolgung von Details verbracht wird, die Produktivität beeinträchtigen.
Hier kann Software helfen:
- Weniger Verzögerungen und Änderungen in letzter Minute: Wenn Sie Konflikte frühzeitig erkennen, können Sie sie frühzeitig beheben.
- Bessere Teamauslastung: Tools zur Ressourcenplanung stimmen die Fähigkeiten und die Verfügbarkeit der Mitarbeiter auf die richtigen Aufgaben ab, sodass die Teammitglieder produktiv bleiben können, ohne überbucht zu werden.
- Schnellere Reaktion auf Änderungen: Wenn sich Prioritäten ändern oder neue Aufgaben auftauchen, kann Software Ihnen helfen, Aufgaben neu zuzuweisen, Zeitpläne zu aktualisieren und Teammitglieder zu benachrichtigen.
- Bessere Prognosen: Sobald Sie den Zeit-, Kosten- und Ressourcenverbrauch über mehrere Projekte hinweg verfolgt haben, können Sie diese historischen Daten verwenden, um fundiertere Budgetierung und Planung zu erstellen.
Selbst leichte Plattformen können eine hohe Rendite erzielen, insbesondere wenn sie das Verrutschen von Projekten reduzieren, Übergaben verbessern oder Nacharbeiten aufgrund von Überlastung verhindern.
Kostenlose Matrix zum Vergleich von Ressourcenzuweisungssoftware
Laden Sie die Software-Vorlage für die Ressourcenzuweisung für Excel herunter
Verwenden Sie die Softwarematrix für die Ressourcenzuweisung, um Anbieter mit den wichtigsten Funktionen zu vergleichen.
So hilft Smartsheet bei der Ressourcenzuweisung
Wenn Sie Tools zur Ressourcenplanung vergleichen, bietet Smartsheet sowohl Flexibilität als auch Tiefe, von vorgefertigten Vorlagen bis hin zu fortschrittlicheren Lösungen. Für Teams, die mehrere Projekte, wechselnde Zeitpläne oder verteilte Ressourcen verwalten, bietet Resource Management von Smartsheet die nötige Transparenz und Kontrolle, um sichere Allokationsentscheidungen in Echtzeit zu treffen.
„Ich habe eine Vielzahl verschiedener Tools zur Ressourcenzuweisung verwendet, und Resource Management von Smartsheet war das flexibelste Tool, das ich je verwendet habe“, sagt Richter von Smartsheet. „Es stellt eine direkte Verbindung zu meinen Projektplänen her und ich kann auswählen, welche Aufgaben ich mit meinem Zuteilungsplan synchronisieren möchte. Ich habe mehrere Ansichten, die die Berichterstattung auf Einzelperson-, Team- oder Funktionsebene unterstützen, und Daten können entweder direkt im Ressourcenmanagement oder in meinem Projektplan geändert werden.“
Nicht alle Tools bieten diese Flexibilität. „Mit anderen Tools musste ich meine Arbeitsabläufe erheblich anpassen, um die Ressourcenzuweisung zu unterstützen — und manchmal musste ich Eingaben und Aufwände duplizieren“, sagt sie. „Das Ressourcenmanagement fügt sich gut in meine bestehenden Projektpläne ein und gibt mir die Flexibilität, Aufgaben und Gruppierungen so zu definieren, dass es für meinen Anwendungsfall sinnvoll ist.“
Für Teams, die Mitarbeiter, Zeit und Budget für mehrere Projekte koordinieren müssen, probieren Sie Resource Management von Smartsheet aus. Dies ist eine leistungsstarke Option, insbesondere wenn Sie bereits in Smartsheet arbeiten.
Mit Smartsheet das Ressourcenmanagement verbessern
Befähigen Sie Ihr Team, über sich selbst hinauszuwachsen – mit einer flexiblen Plattform, die auf seine Bedürfnisse zugeschnitten ist und sich anpasst, wenn sich die Bedürfnisse ändern. Mit der Plattform von Smartsheet ist es einfach, Arbeiten von überall zu planen, zu erfassen, zu verwalten und darüber zu berichten. So helfen Sie Ihrem Team, effektiver zu sein und mehr zu schaffen. Sie können über die Schlüsselmetriken Bericht erstatten und erhalten Echtzeit-Einblicke in laufende Arbeiten durch Rollup-Berichte, Dashboards und automatisierte Workflows, mit denen Ihr Team stets miteinander verbunden und informiert ist. Es ist erstaunlich, wie viel mehr Teams in der gleichen Zeit erledigen können, wenn sie ein klares Bild von der geleisteten Arbeit haben. Testen Sie Smartsheet gleich heute kostenlos.