Definitionen: Was ist Ressourcenzuweisung und wie funktioniert sie?
Praktisch jedes Projekt, jede Produkteinführung, jede Website-Umgestaltung und alle anderen Dinge, die ein Unternehmen erstellt oder aktualisiert, benötigen dafür zugewiesene Ressourcen. Denn wie würden Dinge ohne die richtigen Ressourcen erledigt werden? Werfen wir zunächst einen Blick auf die grundlegenden Arten von Ressourcen, die Sie bei der Verwaltung eines Projekts benötigen oder auf die Sie stoßen könnten:
- Menschen – Diese Ressourcen sind Autoren, Redakteure, User Experience (UX)-Designer, Art Director, Buchhaltungsangestellte, Traffic-Manager, freiberufliche oder Vertragsressourcen, Entwickler, Tester – die Menschen mit den Fähigkeiten, die Sie benötigen, um Ihr Projekt zu erledigen.
- Zeit – Die Gesamtzeit (Tage, Wochen, Monate, Jahre), die Ihnen zur Verfügung steht, um Ihr Projekt abzuschließen. Auch wenn das Enddatum des Projekts möglicherweise bereits festgelegt ist, können Sie Zeitschritte in diesem Zeitraum aufteilen, um sicherzustellen, dass Ihr Projekt auf Kurs bleibt.
- Tools und Kapital – Wenn Ihr Projektteam beispielsweise einen dedizierten „Kriegsraum“ oder Zugang zu bestimmten Geräten benötigt, um spezielle Funktionen oder Produkte zu erstellen, müssen diese während der Ressourcenzuweisungsphase des Projektmanagements geplant und entsprechend zugewiesen werden.
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Wer ist an der Ressourcenzuweisung beteiligt?
Auf der detailliertesten Ebene ist ein Projekt- oder Programmmanager für die Ressourcenzuweisung verantwortlich. Der Projektmanager muss beurteilen, welche Arten von Personen, Zeit und Tools während eines Projekts benötigt werden. In den meisten Unternehmen verfügen Projektmanager jedoch nicht über Ressourcenabteilungen, die ihnen unterstellt sind. Sie müssen mit Abteilungsleitern der Bereiche Entwicklung, IT, Creative, Content und anderen zusammenarbeiten, deren direkt unterstellte Mitarbeiter gebeten werden, zum Projekt beizutragen.
Einige Unternehmen und Agenturen verfügen über einen Traffic- oder Ressourcenmanager, der stets einen Überblick darüber hat, wer in welcher Abteilung wann was tut. Diese Person fungiert als Vermittler zwischen dem Abteilungsleiter (der Manager dieser Person) und dem Projektmanager, um die Zuweisung von Ressourcen zu koordinieren.
In kleineren Unternehmen kann ein Projektmanager informell mit einer potenziellen Ressource – sagen wir einem Texter – sprechen und sagen: „Wie sieht deine Arbeitsbelastung für nächste Woche aus? Wir haben eine Anfrage für acht bis zehn Stunden Texterstellung und Bearbeitung von vier Webseiten bekommen.“ Der Texter könnte sagen, ob er oder sie Zeit zur Verfügung hätte, woraufhin der Projektmanager die formelle Genehmigung seines Managers einholen und die Ressourcen im Tracker des Unternehmens markieren müsste.
Gelegentlich kann, im Laufe eines langen Projekts, bei dem die kreativen Mitarbeiter eng mit Kunden oder internen Stakeholdern zusammenarbeiten, eine kreative Ressource namentlich angefordert werden. Wenn ein Projekt eine Minikampagne, z. B. von Bannerwerbung, benötigt und der Kunde weiß, dass ein bestimmter Texter über Fähigkeiten in diesem Bereich verfügt, kann der Kunde anfordern, dass dieser bestimmte Texter dem Projekt zugewiesen wird. Ob dies berücksichtigt werden kann, hängt von den anderen Verpflichtungen dieser Ressource und anderen Geschäftsfaktoren ab. Der Projektmanager hat in der Regel das letzte Wort darüber, welche Ressourcen einem Projekt zugewiesen werden.
5 kritische Faktoren, die sich auf die Ressourcenzuweisung auswirken können
Es gibt mehrere Faktoren, die sich auf die Ressourcenzuweisung auswirken können, unabhängig davon, ob Sie sich in einer Agentur-Kunde-Situation befinden oder an einem internen Projekt arbeiten. Hier sind fünf Faktoren, die eine Herausforderung für die Ressourcenzuweisung darstellen oder dazu führen können, dass Ressourcen neu zugewiesen werden müssen:
1: Änderungen der Zeitachse oder des Projektumfangs
Hochrangige Führungskräfte und Kunden neigen dazu, alles so schnell wie möglich zu wollen, selbst innerhalb eines vereinbarten Zeitplans. Darüber hinaus kann sich der Umfang eines Projekts mit den Anforderungen des Kunden ändern. Beispielsweise kann ein kleines Projekt entstehen, während Ihr Team an einem größeren Projekt für denselben Kunden arbeitet, und der Kunde möchte, dass das kleinere Projekt in drei Tagen abgeschlossen wird. Der Projektmanager muss herausfinden, wer Zeit hat, an dem neuen Projekt zu arbeiten und, wenn dies auf niemanden zutrifft, schnell einen Auftragnehmer finden, der die Arbeit erledigt.
2: Ressourcenverfügbarkeit
Angenommen, Ihre Agentur hat eine Anfrage für ein UX-Projekt erhalten, aber Ihr bester UX-Designer ist für drei Wochen im Urlaub. Der einzige andere Vollzeit-UX-Mitarbeiter der Agentur arbeitet bereits in Teilzeit an einem anderen wichtigen Projekt. Der Projektmanager muss entscheiden, ob diese Person das UX-Projekt in der zugewiesenen Zeit abwickeln kann oder ob ein Auftragnehmer oder eine andere Ressource gefunden werden muss. Eine andere Alternative könnte sein, dass der UX-Mitarbeiter und ein Auftragnehmer die Arbeit aufteilen. Der Projektmanager arbeitet mit dem UX-Abteilungsleiter zusammen, um herauszufinden, wie die entsprechende UX-Ressource für das Projekt ausgewählt und zugewiesen werden kann.
One challenge that often arises is being able to select specific resources. Lynn Kenning, a Chicago-based program and project management expert, says “Project managers don’t often get to pick who the resources are. Resource people don’t report to them. There’s typically a pool of the type of resources – developers, designers – and you will be assigned one.”
3: Projektabhängigkeiten
Bei den meisten Projekten gibt es Arbeitsphasen, die davon abhängen, dass andere Arbeiten abgeschlossen werden, bevor sie beginnen können. In einem typischen digitalen Projekt zum Beispiel, muss eine Gruppe von Entwicklern Code oder ein Skript für bestimmte Funktionen schreiben, bevor kreative oder inhaltliche Arbeit geleistet werden kann.
„Wenn die Entwicklung stockt“, sagt Kenning, „dann beeinflusst das, wann die Autoren oder UX-Leute anfangen können – und diese Timing-Änderung kann sich auch auf die Verfügbarkeit auswirken.“ Projektmanager müssen sich dieser Abhängigkeiten bewusst sein und wissen, wie sie sich auf ihre Projekte auswirken können, damit sie Ressourcen für den richtigen Teil des Projekts zuweisen können.
4: Unsicheres Timing der Leistungen
“Resource allocation is part science and part art,” says Kimberley Kelly, an Atlanta-based marketing expert and principal at MasonKelly. “A lot of times, decisions need to be made to get a project off the ground, when the timing of certain deliverables isn’t yet known,” she notes.
Nehmen wir zum Beispiel an, dass einem sechsmonatigen Projekt 60 Copywriting-Stunden zugewiesen werden. Der Texter muss am Kickoff und anderen Meetings teilnehmen, um mit der Arbeit an der Content-Strategie zu beginnen, aber die Website-Wireframes und Content-Modelle müssen erstellt werden, bevor der Großteil des Copywritings beginnen kann.
In einigen Situationen kann ein Projektmanager einem Autor über einen Zeitraum von 12 Wochen fünf Stunden pro Woche zuweisen und muss vermuten, wann dieses Schreiben stattfindet. In den ersten Wochen eines Projekts ist die Wahrscheinlichkeit, dass dieser Autor tatsächlich Schreibarbeit leisten muss, wahrscheinlich ziemlich gering. „Es ist ein Balanceakt“, sagt Kenning, weil dieser Autor möglicherweise erst später im Projekt einsteigen kann und dann zwei 30-Stunden-Arbeitswochen investieren muss, um sich auf das Schreiben des Texts konzentrieren zu können.
5. Dringlichkeit im Vergleich zu anderen Projekten
In vielen Agenturen übertrumpfen die wichtigsten Kunden und Projekte oft kleinere Anfragen (oder schieben sie zumindest im Zeitplan zurück). Eine kleinere, schnelle Designanfrage ist keine Sache, für die Sie Ihren Lead-Designer von einem monatelangen Produkteinführungsprojekt abziehen würden. Der Projektmanager und die Abteilungsleiter müssen die Dringlichkeit und Wichtigkeit jedes Projekts abwägen und Ressourcen entsprechend zuweisen. Bei kleineren Projekten mit schnellen Durchlaufzeiten können Auftragnehmer eine gute Lösung sein.
Risiken bei der Ressourcenzuweisung erkennen und angehen
Der Erfolg eines jeden Projekts hängt von einer erfolgreichen Ressourcenzuweisung ab, zu der auch die Fähigkeit gehört, flexibel zu sein und Ressourcen nach Bedarf neu zuzuweisen. „Das einzige, was Sie in jedem Gespräch über die Ressourcenzuweisung mit Sicherheit sagen können, ist, dass Änderungen auftreten werden“, sagt Kelly. „Es wird immer einen Wettbewerb um Ressourcen geben, und 'Curveballs' sind die Norm.“
Auch die besten Pläne zu Beginn eines Projekts werden sich wahrscheinlich ändern, und das wirkt sich natürlich auf die Ressourcenzuweisung aus. Einige der Faktoren, die die Zuweisung von Ressourcen ändern können, sind:
- Kundenprüfungen: Kunden können länger für ihre Prüfungen brauchen, als im Projektplan zugewiesen, was bedeuten kann, dass Projekte länger dauern. Manchmal kann das bedeuten, dass eine geplante Ressource nicht mehr verfügbar ist. Ein Projektmanager sollte „immer Notfallpläne haben“, sagt Kelly, „einschließlich Ersatzpersonen, die bei Bedarf angefragt werden können.“
- Verzögerung bei der Erstellung von Elementen eines Projekts: Bei bestimmten Leistungen, insbesondere solchen, die technische Funktionen erfordern, kann nicht gesagt werden, dass die Entwicklung einer bestimmten App genau X Stunden Entwicklungszeit in Anspruch nimmt. Erst wenn die Entwickler anfangen, die App zu erstellen und zu testen, erkennen sie und der Projektmanager, wie lange es dauern wird.
Gelegentlich nimmt ein Teil der Arbeitsbelastung weniger Stunden in Anspruch, was zu einer Überzuweisung von Stunden führt. Häufiger nimmt etwas mehr Zeit in Anspruch, was zu einer Unterzuweisung von Stunden führt. In beiden Fällen muss ein Projektmanager den Kurs korrigieren und die Stunden, die Einzelpersonen und Teams benötigen, um an dem Projekt zu arbeiten, entsprechend anpassen. - Persönliche Notfälle: Wenn eine Ressource, die zugewiesen wurde, einen medizinischen Notfall hat und unerwartet ausfällt, muss eine Ersatzressource zugewiesen werden.
- Konkurrierende Projekte: Wie oben erwähnt, haben größere und markantere Projekte oft Vorrang. „Projektmanagern wird nicht immer gesagt, woran die Leute arbeiten“, sagt Henning, „also kann es sein, dass sie eine Ressource einplanen, die plötzlich dem größeren Produkteinführungsprojekt zugewiesen werden muss.“
In all diesen Fällen, sind sich Kelly und Henning einig, müssen Kunden und das obere Management auf dem Laufenden gehalten werden. Änderungen treten auf und die Pläne C und D müssen möglicherweise zu Plan A werden. Es ist die Aufgabe des Projektmanagers, das Management, die Kunden und die Personen, die an den Projekten arbeiten, auf dem neuesten Stand zu halten.
Überlegungen zur Ressourcenzuweisung
Wenn Kelly einen Auftragnehmer für ein großes Content-Projekt benötigt, hat sie bereits einen Plan. „Wenn ich komplizierte Texte von Grund auf neu schreiben oder ein unorganisiertes Text-Deck eines Kunden von oben nach unten erneuern muss, habe ich ein oder zwei Ressourcen für beides im Kopf“, sagt sie. „Wenn die erste Person es nicht kann, kontaktiere ich sofort die zweite.“
Wenn Kelly eine Verknüpfungsstrategie benötigt, macht das eine dritte Person; für ein gründliches Korrekturlesen eines Dokuments, das bereits ziemlich ordentlich ist, eine vierte. „Sie müssen alle Leute auf Abruf haben und, wenn nötig, bereit sein, nach Alternativen zu suchen“, rät Kelly.
Für Henning ist ein guter Projektmanager entscheidend, gerade in größeren Unternehmen. „Wenn es Ihre Aufgabe ist, etwas in zwei Wochen zu erledigen, müssen Sie herausfinden, wie. Das bedeutet, mit den Abteilungsleitern zu verhandeln. Manchmal bedeutet das auch, von Peter zu stehlen, um Paul zu bezahlen, aber Ihnen muss klar sein, dass sowohl Peter als auch Paul auf derselben Party sein werden.“ Mit anderen Worten, die Zuweisung von Ressourcen aus einem endlichen Pool bedeutet kreativen Einsatz – und Flexibilität.
„Was Sie auch berücksichtigen sollten, ist das Niveau der Ressourcen, die Sie möglicherweise benötigen. Wenn Sie zum Beispiel zwei leitende Angestellte einem Projekt zuweisen, kostet Sie das mehr Geld“, sagt Henning. „Fragen Sie: 'Kann ich das mit einem leitenden Angestellten und einem nicht leitenden erledigen?'“
Bildungsangebote für Ressourcenmanagement
Ressourcenmanagement wird in der Regel in jeder guten Projekt- oder Programmmanagementdisziplin an Business Schools oder Universitäten gelehrt. Jeder, der Manager in einem Unternehmen sein möchte, sollte zumindest über praktische Kenntnisse zur Ressourcenzuweisung verfügen – ein Director of Content bei einer Marketingagentur zum Beispiel, muss unbedingt verstehen, wie seine ihm direkt unterstellten Mitarbeiter genutzt werden sollten.
Sie können auch beim Project Management Institute (PMI) informieren. Das PMI wurde 1969 gegründet und ist der anerkannte Marktführer für spezialisierte Business-Zertifizierungsprogramme, einschließlich Project Management Professional (PMP) ® und Program Management Professional (PgMP) ®. Sie müssen mehrere tausend Stunden Arbeit im Projekt- oder Programmmanagement vorweisen können, bevor Sie die Akkreditierungsprüfung ablegen können. Die Ressourcenzuweisung wird im Programm des PMI ausführlich behandelt.
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