Was ist Projektintegrationsmanagement?
Das Projektintegrationsmanagement koordiniert alle Aspekte eines Projekts, um sicherzustellen, dass es reibungslos verläuft. Projektmanager müssen alle Ziele, Aktivitäten und Alternativen im Blick behalten, um die Anforderungen der Stakeholder zu erfüllen. Sie nutzen das Projektintegrationsmanagement, um unterschiedliche Projektprozesse und -aktivitäten zu koordinieren und so den Projekterfolg sicherzustellen.
Das Project Management Institute (PMI) identifiziert das Projektintegrationsmanagement als eine von 10 Wissensgruppen im Projektmanagement. Es ist Teil des Textes „A Guide to the Project Management Body of Knowledge“ (PMBOK® Guide), einem Leitfaden, der die Standards des Projektmanagements identifiziert. Das Projektintegrationsmanagement deckt alle Prozesse des Projektmanagements ab – Initialisierung, Planung, Durchführung, Steuerung und Kontrolle sowie Abschluss – und ist damit die größte Wissensgruppe. Projektintegrationsmanager folgen bestimmten Prozessen, um ihre Rolle zu erfüllen.
Wissensbereiche und Prozesse unterscheiden sich von, aber hängen mit dem Projektintegrationsmanagement zusammen. Ein Wissensbereich umfasst das Wissen, die Prozesse und die Ergebnisse (oder Leistungen) für eine bestimmte Rolle. Prozesse sind die bestimmten Schritte und Aktivitäten, die Sie abschließen müssen, um Ihr Ziel zu erreichen. (Zum Beispiel verfügt ein Kfz-Mechaniker über Kompetenzen im Wissensbereich Autoreparaturen und folgt einer Reihe von Schritten, um Ihr Auto zu reparieren.)
Jeder Projektplan muss einer Reihe von Prozessen folgen, um erfolgreich zu sein. Um den Unterschied zwischen einem Projekt und einem Prozess zu verstehen, stellen Sie es sich so vor: Ein Projekt hat einen Anfang, eine Mitte und ein Ende. Ein Prozess ist eine bestimmte Reihe von Schritten, die in einem beliebigen Projekt immer wieder wiederholt werden können.
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Was bedeutet Integration im Projektmanagement?
Ein Projektmanager kann jeden Plan ausführen. Die Integration ist unerlässlich für Projektmanager, die Aufgaben planen, Ressourcen beurteilen, Produkte kaufen und die Ergebnisse für verschiedene Projektaktivitäten verwalten müssen. Integration im Projektmanagement bedeutet, Kompromisse unter Stakeholdern, sich überschneidenden Prozessen und konkurrierenden Aktivitäten zu beurteilen und einzugehen, um das Ziel zu erreichen.
Nur wenige Projekte decken nur einen einzigen Prozess oder eine Situation ab. Sie benötigen Projektintegrationsmanagement, wenn Prozesse, Mitarbeiter und Programme interagieren. Zum Beispiel in den folgenden Situationen:
- Wenn Projektdokumente aus verschiedenen Abteilungen einheitlich sein müssen
- Wenn die Arbeit an einem Projekt in die fortlaufenden Funktionen der Organisation integriert werden muss
- Wenn Leistungen aus verschiedenen Abteilungen oder Fachgebieten (wie Maschinenbau oder Elektrotechnik) integriert werden müssen
- Wenn der Projekt- und der Produktumfang integriert werden müssen.
Wie man Projektintegrationsmanagement erfolgreich anwendet
Allgemeine Managementfähigkeiten wie Planung, Organisation, Kommunikation und Führungsqualitäten bestimmen nur einen Teil Ihres Erfolgs im Projektintegrationsmanagement. Sie benötigen auch einige grundlegende technische Kenntnisse, um an Diskussionen teilzunehmen und Entscheidungen zu einem Projekt oder Produkt zu treffen. Mehr noch, Sie sollten umgehend ein politisches Organisationsbewusstsein entwickeln, um Zustimmung von wichtigen Stakeholdern und Teammitgliedern zu erhalten: Sprechen Sie mit den verschiedenen Managern, um ihre Ziele zu verstehen und nachzuvollziehen, was sie von Ihrer Rolle und Ihren Verantwortlichkeiten erwarten, und nutzen Sie diese Informationen, um einen Projektplan zu entwerfen. Denken Sie daran, den Plan während des gesamten Projekts zu verwenden: Er ist im Wesentlichen das Playbook für Ihr Projekt.
Wenn Sie von Anfang an Unterstützung und Konsens haben, werden Sie feststellen, dass das Projekt zwischen den verschiedenen Prozessen und Abteilungen leichter zu leiten ist. Jede Organisation hat bereits eine Reihe von standardisierten, definierten Prozessen: Passen Sie diese an das jeweilige Projekt an, damit Sie das Projekt erfolgreich in das Unternehmen integrieren können. Darüber hinaus werden Sie beim Erhalt der Finanzierung und Genehmigungen, die Sie für den Erfolg des Projekts benötigen, sehr wahrscheinlich Hindernisse vermeiden.
Teilen Sie den wichtigsten Stakeholdern als Teil der Vorbereitung Ihres Plans mit, wie Sie während des Projekts kommunizieren werden. Wenn Sie regelmäßig Informationen teilen und die Erwartungen an die Kommunikation steuern, bauen Sie ein Teambewusstsein und Vertrauen auf. Indem Sie sie über den Status des Projekts auf dem Laufenden halten, würdigen Sie die Zustimmung, die Sie zu Beginn des Projekts von ihnen erhalten haben und verwalten ihre Beteiligung.
Als Manager sollten Sie Projektteams ins Leben rufen, insbesondere für Mitarbeiter, die in mehreren Abteilungen oder Funktionen Arbeit erledigen. Projektintegration bedeutet, die Ansichten und das Fachwissen verschiedener Stakeholder einzubeziehen, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Informationen oder Perspektiven abgehen. Erwägen Sie, Richtlinien für diese Teams festzulegen, einschließlich geplanter Meetings oder einer gemeinsamen Kommunikationsstrategie mit einem bestimmten Softwareprogramm oder Reporting-Feature.
Was ist der Umfang des Projektmanagements?
Das integrierte Projektmanagement umfasst viele Verantwortlichkeiten und Rollen eines Projektmanagers. Der Umfang des integrierten Projektmanagements umfasst das gesamte Projekt:
- Entwicklung des Projektplans, einschließlich der Projektcharta, der vorläufigen Umfangsbeschreibung und des Projektmanagementplans.
- Umsetzung des Projektplans, einschließlich der Leitung, Verwaltung und Überwachung des Projekts gemäß des Projektplans
- Integrierte Änderungskontrolle mit formalen Prozessen für die Überprüfung, Implementierung und Protokollierung der für das Projekt erforderlichen Änderungen
- Projektabschluss mit formellem und informellem Reporting zum Erfolg des Projektabschlusses und den gesammelten Erkenntnissen
Identifizieren Sie bei der Entwicklung des Projektplans die Annahmen und Einschränkungen des Projekts und skizzieren Sie den Umfang der Arbeit. Wie groß ist aller Voraussicht nach der Zeitrahmen für das Projekt? Welche Ressourcen stehen wann zur Verfügung? Wie sind die Abteilungen Ihrer Organisation, einschließlich der Personalabteilung, beteiligt? Welche externen Faktoren könnten Sich auf Ihr Projekt auswirken, einschließlich wirtschaftlicher oder kultureller Annahmen? Projekte können scheitern, wenn Sie diese Annahmen nicht identifizieren. Überlegen Sie sich zum Beispiel, wie Sie Folgendes tun werden:
- Mitarbeiter und Manager schulen
- Erwartungen festlegen und verwalten
- Projektanforderungen identifizieren, dokumentieren und nachverfolgen
- Fortschritte und Änderungen kommunizieren
Identifizieren Sie den Projektmanager so früh wie möglich. Indem Sie frühzeitig einen PM benennen, halten Sie Ihr Projekt auf Kurs, vermeiden Scope-Creep, halten Fristen und Budgets ein und helfen Ihrem Team, effektiv zu kommunizieren.
Ihre Organisation kann in Betracht ziehen, Projektportfoliomanagement (PPM) zu verwenden, um alle Projekte zu sammeln, zu analysieren und zu dokumentieren. PPM ermöglicht Ihrem Unternehmen, alle Projekte zu identifizieren, die zusätzliche Ressourcen benötigen, sowie Projekte, die neu kalibriert werden müssen, um das Ziel zu erreichen. Wenn Sie sich für PPM entscheiden, sollten Sie jedoch prüfen, wie jedes Projekt mit der Strategie Ihrer Organisation im Einklang gehalten wird, und die von Ihnen benötigten Ressourcen identifizieren und zuweisen.
Zertifizierung als Mehrwert
Um Ihre Karriere voranzutreiben, können Sie Project Management Professional (PMP) werden: Dadurch erhalten Sie eine Zertifizierung im Projektintegrationsmanagement, die weltweit als Branchenstandard anerkannt wird. Die Zertifizierung zeigt Ihr Engagement für Ihre Karriere im Projektmanagement. Sie können auch Ihr Wissen über die Prozesse unter Beweis stellen, die für das Projektintegrationsmanagement notwendig sind, was Ihren Wert für Organisationen steigert und Ihre Arbeitschancen verbessert. In Kombination mit einer positiven Erfolgsbilanz zeigt die Zertifizierung, dass Sie – und das Team, das Sie führen – auf höchstem Niveau abliefern können. Zusätzlich liegt, laut der neunten Ausgabe von Project Management Salary des Project Management Institute, das durchschnittliche Jahresgehalt zertifizierter Projektmanager in den USA 20 Prozent über dem ihrer nicht zertifizierten Kollegen.
Die 7 Schritte des Projektintegrationsmanagements
Das Ziel des Projektintegrationsmanagementprozesses ist es, alle Aktivitäten eines Projekts zu koordinieren. Er deckt alle Phasen des Projekts einzeln ab: Initialisierung, Planung, Durchführung, Steuerung und Kontrolle sowie Abschluss. Dieses Diagramm zeigt die sieben Prozesse des Projektintegrationsmanagements, die von den Prozessen jeweils abgedeckten Phasen des Projekts und die wichtigsten Leistungen jedes Prozesses.
Erster Schritt: Projektchartaprozess
Der erste Schritt ist die Entwicklung des Projektchartaprozesses. Dieser Prozess leitet das Projekt ein und fasst die Ziele, die Schritte zur Fertigstellung des Projekts, die Stakeholder und den Projektmanager zusammen. Die Projektcharta ist die einseitige Roadmap, die das gesamte Projekt lenkt und den Vertrag mit allen Stakeholdern des Projekts darstellt.
Dieses Diagramm veranschaulicht den Input, die Tools und Techniken sowie die Ergebnisse des Projektchartaprozesses.
Eine Projektcharta ist die wichtigste Informationsquelle zum Projekt und definiert dessen Grenzen. Sie ist der Anker des Projekts. Die Elemente des Diagramms sollten Folgendes tun:
- Den Projekttitel und die Beschreibung angeben
- Die Anforderungen und den Business-Case Ihres Unternehmens angeben
- Die Ziele des Projekts auflisten
- Die Risiken aufzeigen
- Projektressourcen und -technologien identifizieren
- Die Ziele und Leistungen auflisten
- Die Dokumentationsanforderungen beschreiben
- Den Projektmanager und die wichtigsten Stakeholder identifizieren
- Die Rollen und Verantwortlichkeiten des Projektmanagers und der Teammitglieder beinhalten
- Das Budget darstellen
Der Projektchartaprozess dient außerdem dem Zweck, Zustimmung einzuholen, welche dem Projektmanager die Befugnis erteilt, sich im Rahmen des Projekts befindliche Dinge zu implementieren. Die Charta umreißt die Beziehung zu internen und externen Kunden und stellt dar, wie Sie, als Manager, den Projektfortschritt kommunizieren.
Projektauswahlmethoden können folgende numerische Methoden umfassen:
- Nutzenmessungsmodell (oder vergleichender Ansatz): Die Amortisationszeit und die Wirtschaftlichkeitsanalyse (Ertragsrate).
- Das mathematische Modell (oder Optimierung unter Nebenbedingungen): Lineare, mehrere Ziele umfassende Ansätze für das Projekt.
Sie können auch nicht-numerische Methoden für die Auswahl eines Projekts verwenden. Zum Beispiel kann die Unternehmensführung dieses Projekt haben wollen (eine „heilige Kuh“), oder das Projekt kann eine Wettbewerbsnotwendigkeit darstellen. Machen Sie mit dieser Vorlage den ersten Schritt zur Erstellung einer Projektcharta.
Lesen Sie den Abschnitt Projektchartavorlagen und -richtlinien für jedes Unternehmen, um mehr zum Thema Projektcharta zu erfahren und weitere Projektchartavorlagen herunterzuladen.
Zweiter Schritt: Vorläufiger Umfangsbeschreibungsprozess
Der zweite Prozess besteht in der Entwicklung der vorläufigen Umfangs beschreibung. In diesem Prozess identifizieren Sie, was Teil des Projekts sein wird und was nicht. Dieser Schritt hilft Ihnen, die besten Ressourcen für den erfolgreichen Abschluss des Projekts innerhalb der Frist und des Budgets zuzuweisen.
Dieses Diagramm veranschaulicht den Input, die Tools und Techniken sowie die Ergebnisse des Entwicklungsprozesses zur vorläufigen Umfangsbeschreibung.
Dieses Dokument trägt alle Anforderungen des Projekts zusammen, damit Sie die definierten Ziele erfüllen und Fristen einhalten. Dieser Prozess umfasst in der Regel Gespräche mit Stakeholdern, eine Bewertung der Faktoren, die das Projekt beeinflussen könnten und einen Plan für die Messung von Leistungen. Die Beschreibung sollte Folgendes enthalten:
- Projektvorgaben
- Ziele
- Aufgaben
- Stakeholder
- Projektanforderungsliste
- Ressourcen
- Budget
- Zeitplan
- Prozess für Änderungsanforderungen
- Kommunikationsmethoden
Die Umfangsbeschreibung sollte vollständig, genau und klar definiert sein, da sie Sie vor Scope-Creep schützt. Im Projektintegrationsmanagement leitet dieses Dokument die Entscheidungsfindung, wenn Änderungen angefordert werden oder wenn andere unerwartete Ereignisse das Projekt verändern.
Dieses Dokument kann auch als Leistungsbeschreibung (Statement of Work, SOW oder Terms of Reference, TOR) interpretiert werden, das mit Stakeholdern geteilt wird. Sie ist die wichtigste Referenz, wenn Fragen aufkommen oder Änderungen angefordert werden. Es gibt die Richtung des Projekts und eine Möglichkeit an, Streitigkeiten zu lösen und Probleme zu vermeiden.
Hier finden Sie eine Darstellung und eine Vorlage für eine Leistungsbeschreibung.
Dritter Schritt: Projektmanagementplanprozess
Im Projektmanagementplanprozess entwickeln Sie den Masterplan für das Projekt. Dieser Projektmanagementplan erfasst, definiert und kombiniert alle Planungsdokumente und liefert eine Basis für Umfang, Kosten und Zeitplan. Dieser Plan lenkt die Verwaltung, Durchführung und Steuerung des Projekts.
Dieses Diagramm veranschaulicht den Input, die Tools und Techniken sowie die Ergebnisse des Entwicklungsprozesses zum Projektmanagementplan.
Dieser Prozess integriert viele PMBOK-Wissensbereiche und konsolidiert andere Managementpläne wie Kostenmanagement, Umfangsmanagement, Anforderungsmanagement, Zeitplanmanagement, Risikomanagement, Qualitätsmanagement, Personalwesen, Kommunikation, Stakeholder-Management und Beschaffungsmanagement.
Der Plan sollte Klarheit schaffen, um das Projekt zu lenken, sollte aber auch flexibel genug sein, um sich während der Umsetzung weiterzuentwickeln. Er sollte sicherstellen, dass alle wissen, was wann von ihnen erwartet wird. Die besten Pläne gewährleisten auch eine offene Kommunikationskultur innerhalb eines Teams und ermöglichen Schulungen, um den Erfolg und die berufliche Entwicklung jeder Person sicherzustellen.
Eine Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Arbeit termin- und budgetgerecht erledigt wird, ist mit einem Projektstrukturplan (PSP). Der PMBOK beschreibt dieses Element als eine wichtige Projektleistung, welche die Arbeit in eine Hierarchie kleinerer Schritte unterteilt. Jedes Mitglied des Projektteams kennt den Zeitrahmen, das Budget und die Leistungen für jeden Schritt. Der PSP zeigt die Ressourcenzuweisung an und bietet eine Zeitachse, mit der alle Beteiligten auf dem gleichen Stand bleiben.
Hier finden Sie verschiedene PSP-Übersichts- und Diagrammvorlagen.
Andere wesentliche Elemente des Projektmanagementplans sind die Operationslinie für den Zeitplan, der Kostenverlauf und der Umfang. Verwenden Sie diese im Projektintegrationsmanagement, um zu überwachen, inwieweit die Arbeit mit dem genehmigten Plan übereinstimmt. Operationslinien können formell geändert werden, aber alle Änderungen sollten während der Verwaltung des Projekts dokumentiert werden.
Der Projektmanagementplan sollte auch historische Informationen (Hintergründe zu früheren Projekten) sammeln, welche als Orientierungshilfe für die aktuelle Arbeit dienen können. Diese Dokumente können Abschlussberichte zu anderen Projekten, Verträge, Leistungsbeschreibungen, die andere Teams in früheren Projekten verwendet haben oder informelle Diskussionen mit Personen, die an früheren Projekten beteiligt waren, sein. Dokumentationen zu abgeschlossenen Projekten können dem Projektmanager helfen, die aktuelle Arbeit zu planen und umzusetzen.
Berücksichtigen Sie im Planungsprozess die Richtlinien der am Projekt beteiligten Organisationen. Beachten Sie beispielsweise Finanzkontrollen wie Buchhaltungscodes, Ausgabenüberprüfungen und Vertragsrevisionen. Der Projektmanager sollte sich der Richtlinien bewusst sein, die Audits, Einstellungen und Entlassungen sowie die Leistung der Mitarbeiter regeln.
Sie sollten auch in Betracht ziehen, ein Projektmanagementinformationssystem (PMIS) zu verwenden, um die Zeitachse des Projekts zu erstellen, Ressourcen zuzuweisen und Projektschritte nachzuverfolgen. Projektmanagement-Software hilft Ihnen, das Projekt von jedem Ort aus in Echtzeit zu planen und zu überwachen. Wenn Sie Software in Betracht ziehen, stellen Sie sicher, dass jedes Teammitglied Zugriff und Schulungen für regelmäßige Nutzung des Systems erhält – andernfalls werden Reporting-Updates nicht korrekt oder rechtzeitig eingehen.
Sobald der Plan entwickelt wurde, sollten sich Stakeholder und Teammitglieder treffen, um Zustimmung zu gewährleisten, die Ziele und Leistungen zu kommunizieren und das Projekt formell zu starten. In der Umfangsbeschreibung oder dem Projektplan sollte ein Prozess für Änderungen festgelegt werden. Der Projektmanager prüft alle Änderungen über das Framework der Projektvorgaben und -ziele.
Seien Sie sich in diesem Prozess bewusst, dass es Faktoren gibt, die den Plan einschränken. Zum Beispiel kann das festgelegte Budget den Umfang, die Kosten, die Personalressourcen und den Zeitplan einschränken. Zu den weiteren Einschränkungen gehören geografische Gegebenheiten, rechtliche Bestimmungen und kulturelle Aspekte. Sie sollten bereit sein, in diesen Bereichen Abstriche zu machen. Die größte Herausforderung kann darin bestehen, die Meinungen der wichtigsten Stakeholder und ihre Erwartungen an das Projekt bei der Implementierung zu verwalten. Aus diesem Grund ist das Kick-off-Meeting unerlässlich, um die Erwartungen und den Prozess zur Lösung von Änderungen oder Konflikten zu verwalten.
Vierter Schritt: Prozess zur Lenkung und Verwaltung der Projektarbeit
Der Prozess zur Lenkung und Verwaltung der Projektarbeit konzentriert sich auf die Umsetzung des Projektplans. Teammitglieder erledigen die zugewiesenen Aufgaben und der Projektmanager integriert alle Aktivitäten entsprechend den festgelegten Vorgaben in das Gesamtprojekt. Dieser Prozess ist die tägliche Arbeit des Projektmanagements und umfasst die Beantwortung von Fragen, das Abhalten von Status-Meetings, die Bereitstellung von Updates für Stakeholder und die Leitung des Teams.
Dieses Diagramm veranschaulicht den Input, die Tools und Techniken sowie die Ergebnisse des Prozesses zur Lenkung und Verwaltung der Projektarbeit.
Das Ziel dieses Prozesses ist es, das Projekt auf Kurs zu halten. Suchen Sie proaktiv nach Abweichungen im Plan und identifizieren Sie schnell Korrekturmaßnahmen. Es gibt zwei Ansätze:
- Präventive Maßnahmen: Eine Möglichkeit, eine Aktivität in Einklang mit dem Projektmanagementplan zu halten.
- Korrekturmaßnahmen: Eine Reaktion, wenn sich eine Aktivität nicht in Einklang mit dem Plan befindet.
Während das Team den Plan implementiert, können Sie Berichte über Mängel an Projektkomponenten erhalten. Ein wichtiger Schritt in diesem Prozess besteht darin, zu ermitteln, ob Sie die Komponente ändern können (eine Reparatur) oder ersetzen müssen. Denken Sie daran, dass sich beide Aktionen auf den Zeitplan, das Budget und die Qualität des Projekts auswirken können.
Wundern Sie sich nicht, wenn Sie nach Start des Projekts Änderungsanforderungen erhalten. Diese Anforderungen erfolgen über den Prozess zur Steuerung und Kontrolle (siehe unten). Ihr Projekt sollte über ein Genehmigungssystem verfügen, das beschreibt, wer Entscheidungen über Änderungen des Umfangs, des Budgets, des Zeitrahmens, der Leistungen, der Korrekturmaßnahmen usw. trifft. Sobald eine Änderung formell genehmigt wurde, wird sie durch den Prozess zur Lenkung und Verwaltung der Projektarbeit implementiert.
Eine Möglichkeit, während dieses Prozesses Scope-Creep zu vermeiden, besteht darin, ein klares Verständnis für die Enterprise Environmental Factors (Unternehmensumgebungsfaktoren/EEF) Ihres Projekts zu haben. Wenn Sie die Kultur und Struktur Ihrer Organisation, den regulatorischen Markt und die Kunden Ihres Projekts klar identifiziert haben, verfügen Sie über einen Leitfaden für die Lenkung und Verwaltung des Projekts.
Fünfter Schritt: Prozess zur Steuerung und Kontrolle der Projektarbeit
Der Prozess zur Steuerung und Kontrolle der Projektarbeit sowie der Prozess zur Lenkung und Verwaltung der Projektarbeit stehen in engem Zusammenhang. Beide Schritte umfassen die Umsetzung, verfolgen die Implementierung des Projekts und liefern Input für den Prozess zur integrierten Änderungskontrolle (der folgende Schritt). Der Unterschied besteht darin, dass Sie in diesem Prozess den Umfang, den Zeitplan, die Kosten, die Qualität, die Kommunikation, die Risiken, die Beschaffungen und das Engagement der Stakeholder kontrollieren.
Dieses Diagramm veranschaulicht den Input, die Tools und Techniken sowie die Ergebnisse des Prozesses zur Steuerung und Kontrolle der Projektarbeit.
In dieser Phase überprüft, dokumentiert und berichtet der Projektmanager über den Status des Projekts. Eine zentrale Aufgabe besteht darin, den Projektstatus kontinuierlich zu erfassen: An welchen Stellen sind Sie innerhalb der Frist und des Budgets? Wo gibt es Rückstand? Die von Ihnen erfassten Daten dienen zwei Funktionen: Sie vermeiden Scope-Creep, wenn das Projekt über seine ursprünglichen Vorgaben hinauszugehen scheint, und sie heben alle Problembereiche hervor, die Korrekturmaßnahmen erfordern.
Der Projektmanager kontrolliert das Projekt, muss während dieses Prozesses aber möglicherweise auch Änderungsanforderungen erstellen, um die Leistungsvorgaben des Plans zu erreichen. Diese Anforderungen durchlaufen zur Überprüfung in der Regel den Prozess zur Durchführung der integrierten Änderungskontrolle. Wenn die Änderung genehmigt wurde, wird sie mittels des Prozesses zur Lenkung und Verwaltung der Projektarbeit implementiert. Die Planungsdokumente sollten diese Änderungen widerspiegeln.
Im Projektintegrationsmanagement bewerten Sie Änderungen in verschiedenen Arbeitsbereichen und wägen einzelne Änderungen gegen die Gesamtleistungen des Projekts ab. Seien Sie bereit, Kompromisse mit Stakeholdern einzugehen, um die Qualität und Pünktlichkeit des gesamten Projekts zu gewährleisten.
Sechster Schritt: Prozess zur integrierten Änderungskontrolle
Der Prozess zur Durchführung der integrierten Änderungskontrolle stellt sicher, dass jede Änderungsanforderung für ein Projekt gemäß den Zielen des Projekts und den Richtlinien der Organisation erhalten, geprüft und angenommen oder abgelehnt wird. Änderungen können von einer Verschiebung des Zeitplans oder Budgets bis hin zu Berichten über minderwertige Produktkomponenten oder Aktivitäten reichen, die sich auf die Qualität des Projekts auswirken.
Dieses Diagramm veranschaulicht den Input, die Tools und Techniken sowie die Ergebnisse des Prozesses zur Durchführung der integrierten Änderungskontrolle (auch Change-Management-Prozess genannt).
Der Projektmanager muss jede Änderung im Hinblick auf das gesamte Projekt beurteilen, um Scope-Creep zu vermeiden. Der Projektmanager muss dann die zugehörigen Projekt-Baselines anpassen und die Änderungen dokumentieren und den relevanten Stakeholdern mitteilen. Im Projektintegrationsmanagement wird jeder Wissensbereich durch unterstützende Dokumentation mit allen zugehörigen Änderungen erweitert. In der Regel werden diese Änderungen dann zur Implementierung dem Prozess zur Lenkung und Verwaltung der Projektarbeit hinzugefügt.
Die Projektcharta oder die Umfangsbeschreibung sollte den Prozess für das Reporting und die Überprüfung von Änderungen definieren, damit sich alle Stakeholder schon lange vor der ersten Änderung über das Änderungskontrollsystem einig sind. Dieses System stellt sicher, dass das Projekt reibungsloser abläuft und alle Änderungen Teil eines integrierten Managementansatzes sind. Wenn Konflikte auftreten, sollte es eine gewisse Struktur hinsichtlich der Priorität von Änderungen und dem Umfang der Arbeit in Bezug auf das gesamte Projekt bieten. Ein Änderungskontrollsystem sollte Folgendes umfassen:
- Das Teammitglied oder der Projektmitarbeiter, der eine Änderung genehmigen kann
- Die Form der Anforderung (ob als Eintrag in die Projektmanagement-Software, E-Mail oder Formular für eine Änderungsanforderung)
- Die Standards, die zur Überprüfung der Änderung verwendet werden
- Der Zeitrahmen für die Überprüfung von Änderungen
- Der Benachrichtigungs- und Kommunikationsprozess bei Genehmigung oder Ablehnung der Änderung
- Die Schritte zur Dokumentation der Änderung und zum Hinzufügen der Änderung zum Prozess zur Lenkung und Verwaltung der Projektarbeit
Vorlage für Änderungsanforderung herunterladen
Einige Organisationen erstellen ein formelles Änderungskontrollboard, um Änderungsanforderungen als Teil des Änderungskontrollsystems zu überprüfen. Auch kleine Projekte können davon profitieren, wenn eine Gruppe von Personen jede Anforderung überprüft, Alternativen vorschlägt oder Zustimmung für alle notwendigen Änderungen einholt.
Verwenden Sie während des Projekts ein Änderungskontrollprotokoll oder Änderungsformular, um alle Änderungsanforderungen nachzuverfolgen. Dieses Dokument enthält wichtige Daten über die Anzahl der Änderungen, die Arten der angeforderten und genehmigten Änderungen, die Kosten und Personalressourcen, die mit jeder Anforderung verbunden sind, und die Auswirkungen auf den Zeitrahmen des Projekts. Sie können dieses Formular auch verwenden, um sicherzustellen, dass die Kommunikation nach der Genehmigung der Änderung fortgesetzt wird. Das Protokoll enthält eine Zusammenfassung der laufenden Änderungen und bietet auch eine Checkliste, um sicherzustellen, dass die relevanten Stakeholder über Änderungen und deren Auswirkungen auf das Projekt informiert wurden.
Änderungsanforderungen werden in der Durchführungsphase des Projekts gestellt, insbesondere im Prozess zur Steuerung und Kontrolle der Projektarbeit. Es ist die Aufgabe des Prozesses zur integrierten Änderungskontrolle, die Änderungen zu überprüfen und zu entscheiden, wie sie implementiert und den Stakeholdern des Projekts mitgeteilt werden sollen.
Siebter Schritt: Prozess zum Projekt- oder Phasenabschluss
Sobald das Projekt abgeschlossen ist, wird der Prozess zum Projekt- oder Phasenabschluss eingeleitet. In diesem Prozess erstellen Sie eine formelle Überprüfung des Projekts, seiner Erfolge und Problemstellen und den gewonnenen Erkenntnissen. Dieser formale Bericht sollte den Erfolg des Projekts dokumentieren, als historisches Dokument wichtige Datenpunkte für zukünftige Projekte bieten und eine stärkere Grundlage für das kontinuierliche Projektintegrationsmanagement in Ihrer Organisation schaffen.
Dieses Diagramm veranschaulicht den Input, die Tools und Techniken sowie die Ergebnisse des Prozesses zum Projekt- oder Phasenabschluss.
Um das Projekt abzuschließen, müssen Sie eine abschließende Überprüfung des Projekts durchführen. Sammeln und archivieren Sie alle offiziellen Dokumente (wie Inspektionen oder Beschaffungsfreigaben), schriftliche Genehmigungen in Verträgen, durch die das Projekt formell als abgeschlossen gilt, und andere Dateien, die während des Projekts erstellt wurden. Hier sind einige Schritte, die Sie bei der Prüfung der Leistungen und der Bewertung der Projektergebnisse befolgen sollten:
- Bestätigen Sie, dass die Arbeit abgeschlossen ist
- Erhalten Sie die endgültige Absegnung des Projekts und holen Sie Feedback vom Kunden ein
- Schließen Sie die Finanzberichte ab
- Schließen Sie den Beschaffungsprozess ab
- Erstellen Sie Aufzeichnungen von und archivieren Sie alle Projektverträge, Dateien und Änderungsdokumente
- Erstellen Sie eine abschließende Leistungsbeurteilung
Sie sollten auch in Betracht ziehen, eine Projektbewertung durchzuführen, ähnlich einer Mitarbeiterleistungsbewertung. Bringen Sie eine formelle oder informelle Gruppe zusammen, um zu besprechen, was funktioniert hat und was nicht, und was Sie aus Änderungen und Fehlern gelernt haben. Identifizieren Sie in diesem Bericht zu den gewonnenen Erkenntnissen was Sie gelernt haben und wie Sie dies im nächsten Projekt nutzen können. Sie werden in Zukunft nicht nur effektiver sein, sondern auch die Teamarbeit stärken, indem Sie die Meinungen und Perspektiven anderer zum Projekt berücksichtigen. Dies können die größten Vorteile einer verbesserten Integration in zukünftigen Projekten sein.
Integration von Projekt- und Change-Management
Das Projektmanagement legt den Fokus auf die technischen Aspekte der Fertigstellung von Arbeit und des Erreichens der Ziele einer Organisation. Das Change-Management beschäftigt sich hingegen mit den menschlichen Faktoren, die Unternehmen benötigen, um Änderungen in einem Prozess, Produkt oder Geschäft zu verwalten. Auch wenn sich die beiden Disziplinen im Laufe eines Projekts teilweise überschneiden, sind sie in einer gängigen Organisation voneinander unabhängig.
Prüfen Sie als Projektmanager Möglichkeiten, beide zu integrieren, um Erfolg zu begünstigen, alle Projekt- und Personaldetails abzudecken und eine bessere Zusammenarbeit in Ihrer Organisation zu fördern. Hier sind vier Möglichkeiten, Projekt- und Change-Management zu integrieren:
- Rollen, Verantwortlichkeiten und Beziehungen: Erstellen Sie eine Übersicht über die Beziehung zwischen dem Projektteam und den Ressourcen für das Change-Management. Legen Sie in Ihrer Struktur die Rollen und Verantwortlichkeiten jedes Teammitglieds sowie den Beitrag aller Beteiligten zum Change-Management und der Projektentwicklung fest.
- Meilensteine und Leistungen: Bestimmen Sie, welche Arbeiten in den jeweiligen Ebenen und Phasen des Produktlebenszyklus erledigt werden. Projektmanagement wird bereits von Leistungen angetrieben, ebenso wie robustes Change-Management. Die Integration der Prozesse schafft Eifer für das Projekt und dessen Entwicklung.
- Bereits funktionierende Tools: Sie können die Praktiken, die Sie für das Projektmanagement verwenden – wie Risikobewertungen, Kommunikationspläne und Besprechungen mit Stakeholdern – problemlos für das Change-Management übernehmen. Darüber hinaus können Sie zeigen, wie effektive Einblicke und Analysen im Change-Management die technischen Aspekte des Projekts verbessern können.
- Integrierte Projektabwicklung oder -methodik: Wenn Sie eine Reihe von gemeinsamen Schritten erstellen, können Sie Hindernisse schneller antizipieren und neue Lösungsansätze entdecken.
Sie sollten diese Integration in Betracht ziehen, da Sie eine flinke, zukunftsorientierte Teamstruktur schaffen, die Innovationen schneller vorantreiben, sich leichter an Änderungen anpassen und die Leistung der gesamten Organisation verbessern kann.
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