Einfache Richtlinien- und Verfahrensvorlagen
Berufsverbände und staatliche Stellen veröffentlichen häufig Richtlinien und Verfahren sowie Mustervorlagen (z. B. diese Tipps für gemeinnützige Organisationen und Kleinunternehmen). Suchen Sie im Internet nach Beispielen, die für Ihre Branche relevant sein könnten.
Sie können auch eine Vorlage verwenden, um Zeit und Mühe zu sparen. Im Folgenden finden Sie neun kostenlose, herunterladbare, anwendungsspezifische Vorlagen, die Ihnen den Einstieg erleichtern.
IT-Richtlinien- und -Verfahrensvorlage
Klar definierte IT-Richtlinien und -Verfahren können Verletzungen des Datenschutzes und der Datensicherheit verhindern. Nach einem IT-Sicherheitsvorfall können Richtlinien bei der Wiederherstellung helfen. Abhängig von der Größe Ihrer Organisation können Sie über ein oder mehrere Dokumente verfügen. Erwägen Sie, diese Word-Vorlage um Anleitungen und Schritte für den Kauf von Software und Hardware sowie für genehmigte Modelle und Versionen zu ergänzen. Fügen Sie Ihre eigenen Geräte, Besucherrichtlinien, Kennwortrichtlinien, Sicherheitsereignisse und andere für Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation relevante Aspekte hinzu.
Richtlinien- und -Verfahrensvorlage für die öffentliche Hand und das Bildungswesen
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Hochschulrichtlinien und -verfahren können für verschiedene Gruppen gelten, z. B. für Mitarbeiter, Studierende und Besucher. In den Richtlinien können Erwartungen an bestimmte Aspekte der Arbeit (z. B. Verhalten und Qualität der Kurse) oder an materielle Dinge (welche Ausrüstung kann von welchen Anbietern und mit welchen Verfahren erworben werden) festgelegt werden. Ihre Einrichtung kann ihre eigenen Vorlagen und Stilrichtlinien auf ihrer Webseite veröffentlichen. Verwenden Sie diese Word-Vorlage, um Ihren Bedarf zu ermitteln.
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Einfache Richtlinien- und -Verfahrensvorlage
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Dies ist eine einfache Richtlinien- und Verfahrensvorlage, die Sie so anpassen können, dass sie Abschnitte und Inhalte enthält, die am besten für Ihr Unternehmen geeignet sind. Der Bereich des Inhaltsverzeichnisses wird aktualisiert, wenn Sie den Inhalt des restlichen Dokuments ergänzen. Klicken Sie im Referenzabschnitt im Inhaltsverzeichnisreiter auf Tabelle aktualisieren.
Change-Managementrichtlinienvorlage
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Das Change-Management kann entscheidend für die Effizienz und den Erfolg Ihres Unternehmens sein. Mit dieser Change-Managementrichtlinienvorlage für Word können Sie die Veränderungen, deren Umfang und die Beteiligten beschreiben, die an ihnen beteiligt sind. Detaillierte Angaben zu Risiken, Richtlinien und Verfahren des Change-Managements.
Datenverwaltungsrichtlinienvorlage
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Diese Datenverwaltungsrichtlinienvorlage kann ein wichtiger Bestandteil bei der Erstellung von Richtlinien für Ihr Unternehmen sein. Die Datenverwaltung hilft Ihnen, herauszufinden, wer Zugriff auf Ihre Daten hat, welche Daten verwendet werden, wie Daten integriert und geschützt werden.
Vorlage für die wichtigsten Elemente der Fernzugriffsrichtlinie
| Vorlage für die wichtigsten Elemente der Fernzugriffsrichtlinie herunterladen – Word
Immer mehr Mitarbeiter und andere Beteiligte möchten von außerhalb des Unternehmens oder aus der Ferne arbeiten. Diese Praxis kann zwar die Produktivität der Mitarbeiter steigern, bringt aber zusätzliche Probleme für die Netzwerk- und Datensicherheit mit sich. Verwenden Sie diese Word-Checkliste, um eine Fernzugriffsrichtlinie zu erstellen. Zu berücksichtigen sind u. a. Geräte, die für den Fernzugriff verwendet werden, Einsatzorte, wie z. B. zu Hause oder an einem öffentlichen Ort, sichere Arbeitsbereiche und vieles mehr.
Onboarding-Prozess-Vorlage
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Das Onboarding, der Prozess der Eingliederung eines neuen Mitarbeiters in ein Unternehmen, kann mit dem Einstellungsprozess beginnen und weit über die Anstellung hinausgehen - zum Beispiel, um die IT-Abteilung über die Zugangsanforderungen zu informieren und die Unternehmenskultur zu erklären. In dieser Vorlage für den Onboarding-Prozess wird beschrieben, was bereits vor dem Eintritt eines neuen Mitarbeiters zu beachten ist und worauf es am ersten Tag, in der ersten Woche, im ersten Monat und bei der dreimonatigen Überprüfung ankommt.
Richtlinien- und -Verfahrensvorlage für Kleinunternehmen
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Selbst wenn Sie nur wenige Mitarbeiter beschäftigen, tragen Sie dennoch die Verantwortung für deren Sicherheit und Wohlergehen sowie für die Sicherheit und Instandhaltung der Sachwerte. Passen Sie diese Richtlinien- und Verfahrensvorlage für Kleinunternehmen in Word an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens an. Achten Sie auf Richtlinien und Verfahren, die sich mit Themen wie Mobbing, Antidiskriminierung, Sicherheit am Arbeitsplatz, Rauchen, Alkohol- und Drogenkonsum sowie bewährte Praktiken für IT-Verfahren und Sicherheit befassen.
Richtlinien- und Verfahrensvorlage für das Bauwesen
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Eines der wichtigsten Ziele der Richtlinien und Verfahren für das Bauwesen ist die Gewährleistung der Sicherheit vor Ort. In der Baudokumentation sind u. a. Sicherheitsschulungen für Mitarbeiter, Gefahreninspektionen und die Bewältigung von Notfällen vorgesehen. Füllen Sie diese Vorlage aus und schulen Sie alle Mitarbeiter, so dass alle Mitarbeiter auf einen Zwischenfall vorbereitet sind.
Was ist eine Richtlinie?
Eine Richtlinie enthält Anleitungen und allgemeine Anweisungen für ein Unternehmen. Richtlinien sorgen für Struktur und Konsistenz und gewährleisten die Beachtung von Unternehmenswerten und -zielen sowie von Vorschriften und Normen. Diese Richtlinien werden in der Regel von der oberen Führungsebene festgelegt. Ein Richtliniendokument sollte beschreiben, was die Richtlinie bezweckt und warum sie notwendig ist. Es sollte ebenfalls erläutern, welche Personen, Rollen oder Abteilungen für das Schreiben, die Überprüfung, Implementierung und Verwaltung der Richtlinie verantwortlich sind.
Was ist ein Verfahren?
Ein Verfahren beschreibt, wie Richtlinien umgesetzt werden sollen. Verfahren werden in der Regel von Mitarbeitern durchgeführt und beschreiben, wer wie eine bestimmte Aufgabe erledigt soll.
Was ist ein Prozess?
Eine Richtlinie gibt den allgemeinen Ton für Ihr Unternehmen vor, und ein Verfahren beschreibt die Schritte, die Mitarbeiter zur Umsetzung einer bestimmten Richtlinie unternehmen sollten. Im Gegensatz dazu beschreibt ein Prozess, wie die Abläufe im gesamten Unternehmen aufeinander abgestimmt sind, um ein Produkt oder eine Dienstleistung zu realisieren. Prozesse sollten ebenfalls deutlich machen, wer verantwortlich ist, und sicherstellen, dass die notwendigen Aufgaben ordnungsgemäß und fristgerecht erledigt werden.
Was unterscheidet Richtlinien und Verfahren?
Es ist wichtig, Richtlinien und Verfahren voneinander zu trennen. Es kann jedoch wünschenswert sein, eine Richtlinie und ein zugehöriges Verfahren in ein und demselben Dokument zusammenzufassen, um das Nachschlagen zu erleichtern. Richtlinien bieten eine Struktur, die die Kultur Ihres Unternehmens definieren kann. Gut definierte Richtlinien können einen Ansatzpunkt bieten, um langfristige Ziele zu erreichen und sogar eine kontinuierliche Verbesserung anzustreben. Richtlinien können Ihrem Unternehmen auch helfen, Risiken zu verringern oder zu vermeiden. Darüber hinaus können Richtlinien den Weg zur Einhaltung von Vorschriften weisen. Verfahren zeigen die Schritte auf, die Mitarbeiter unternehmen müssen, um diese Richtlinien umzusetzen. Sie können klare Anweisungen geben, was unter bestimmten Umständen zu tun ist, um improvisierte Lösungen zu vermeiden.
Wie man wirksame Richtlinien und Verfahren verfasst
Die Entwicklung und Perfektionierung von Richtlinien und Verfahren kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Sie können dies jedoch beschleunigen, indem Sie einige Entwicklungs- und Strukturierungsschritte befolgen. Richtlinien- und Verfahrensvorlagen können helfen. Ihr Fachgebiet oder Ihre Branche veröffentlicht möglicherweise Vorlagen, und speziell angefertigte Vorlagen für Handbücher werden online verkauft, manchmal für mehr als 550 Dollar, je nach Komplexität der Vorlage. Software-Vorlagenpakete können bis zu 3.000 Dollar kosten.
Im Folgenden werden die wichtigsten Schritte zur Erstellung wirksamer Richtlinien und Verfahren beschrieben:
- Verfassen vorbereiten: Sie können Ihren Prozess der Richtlinien- und Verfahrenserstellung effizienter gestalten, indem Sie die Tätigkeit als Projekt behandeln und sich die Unterstützung des Managements sichern. Auf diese Weise stehen Ihnen Zeit und Ressourcen zur Verfügung. Da Richtlinien und Verfahren oft rechtliche und behördliche Konsequenzen zur Folge haben, sollten Sie die Dokumente von einem Rechtsberater überprüfen lassen.
Eine klare Vorstellung davon, warum eine Richtlinie notwendig ist, ist ebenfalls von entscheidender Bedeutung, um das Projekt zielgerichtet durchführen zu können. Die Auswahl einer für Ihr Fachgebiet oder Ihre Branche geeigneten Vorlage hilft Ihnen, besser zu verstehen, welche Inhalte Sie hinzufügen müssen, und kann Ihnen auch die Erstellung einer Vorlage ersparen. Wenn Ihr Unternehmen über die entsprechenden Mittel verfügt, kann ein System zur Dokumentenverwaltung und -verfolgung Ihnen helfen, Überarbeitungen nachzuverfolgen und das Dokument an einem Ort zu veröffentlichen, der denjenigen zugänglich ist, die es benötigen.
- Verfassen Ihrer Dokumente: Bevor Sie Ihre Dokumente verfassen, lesen Sie zunächst die aktuellen Richtlinien und Verfahren, sofern solche vorhanden sind. Überprüfen Sie auch die geltenden Richtlinien zur Einhaltung von Vorschriften und rechtlichen Bestimmungen. Vor allem bei der Ausarbeitung von Verfahren ist es wichtig, die Personen zu konsultieren, die die Verfahren anwenden und die Arbeit ausführen werden, damit sie die Schritte in einem Arbeitsablauf verstehen. Die Mitarbeiter bei der Erstellung der Dokumentation mit einzubeziehen, ist eine der besten Methoden, um sicherzustellen, dass sie sich für die Verfahren interessieren und sie anwenden werden.
Nachdem Sie einen Entwurf erstellt haben, überprüfen Sie die Vollständigkeit des Dokuments, indem Sie die einzelnen Schritte durchgehen. Lassen Sie die von dem Dokument Betroffenen das Dokument bewerten. Holen Sie schließlich die Genehmigung für das Dokument ein und lassen Sie es von der höchstmöglichen Managementebene abzeichnen, z. B. von einem CTO oder CEO.
- Richtlinien und Verfahren implementieren: Damit ein Dokument zum Erfolg führt, muss seine Umsetzung geplant werden. Veröffentlichen Sie das Dokument an einer zentralen Stelle, z. B. auf einer Unternehmenswebsite. Die Mitarbeiter sollten mit ihrer Unterschrift bestätigen, dass sie das Dokument gelesen haben. Erstellen Sie einen Schulungsplan zur Unterstützung der neuen Richtlinien und Verfahren. Legen Sie dann einen Überarbeitungszyklus fest, damit neue Vorschriften und Praktiken in Ihre Dokumente eingearbeitet werden können, um sie aktuell zu halten.
Sprache und Tonfall
Verwenden Sie eine Sprache und einen Ton, der Ihrem Publikum angemessen ist. Wenn Ihr Unternehmen über einen Stilleitfaden und ein internes Glossar verfügt, sollten Sie diese nutzen. Beachten Sie folgende Tipps:
- Verwenden Sie Begriffe und Definitionen einheitlich.
- Erklären Sie Abkürzungen.
- Verwenden Sie eine einfache Sprache und keinen Fachjargon. Wenn Sie Fachjargon verwenden müssen, erklären Sie ihn.
- Verwenden Sie eine inklusive und geschlechtsneutrale Sprache.
- Liefern Sie nach Möglichkeit allgemeine Informationen. Stellen Sie z. B. eine allgemeine Abteilungstelefonnummer zur Verfügung und nicht die Handynummer oder die Büronummer einer Person, die den Arbeitsplatz wechseln könnte.
- Machen Sie durch die Wahl der richtigen Worte deutlich, welche Maßnahmen erforderlich und welche optional sind. Die Worte „müssen“ und „sollen“ weisen auf obligatorische Maßnahmen hin. Das Wort „kann“ deutet auf eine optionale Handlung hin.
- Schreiben Sie kurze Sätze mit einfachen Worten.
- Schreiben Sie, wenn möglich, im Aktiv und nicht im Passiv.
Tipps für lesbare Richtlinien- und Verfahrensvorlagen
Wenn Ihre Dokumente leicht zu finden und zu lesen sind, werden die Nutzer eher geneigt sein, sie zu lesen und darauf zu verweisen. Beachten Sie die folgenden strukturellen Tipps für Ihre Richtlinien und Verfahren:
- Verknüpfung: Hyperlinks zu externen Referenzdokumenten und internen Abschnitten erleichtern dem Nutzer das Auffinden von Dokumenten.
- Benennung von Dokumenten: Verwenden Sie eindeutige und einheitliche Namen für Dokumente.
- Überschriften, Zahlen und Aufzählungszeichen: Vor allem bei langen Dokumenten sollten Sie klare, kurze Zwischenüberschriften verwenden, um das Thema zu beschreiben, Abschnitte und Absätze nummerieren und Aufzählungslisten verwenden. Begrenzen Sie Unterteilungen im Allgemeinen auf drei Ebenen.
Ressourcen, die Sie bei der Erstellung von Richtlinien und Verfahren unterstützen
Ihr Unternehmen kann Richtlinien- und Verfahrensvorlagen auf der Unternehmenswebsite veröffentlichen, die dazu beitragen können, dass Sie sich weniger Gedanken über Design und Formatierung machen müssen, und Hinweise auf den Inhalt geben. Für bestimmte Normen und Bereiche werden auch Vorlagen online veröffentlicht. Abhängig von Ihrer Erfahrung mit der Dokumentenverwaltungsplattform Ihres Unternehmens wird von Ihnen vielleicht erwartet, dass Sie das Dokument in einem Textverarbeitungsprogramm verfassen und es dann zur Veröffentlichung ins Internet stellen. Ihre Organisation kann auch Hinweise darauf geben, dass Tonalität und Sprache zugänglich und inklusiv sowie klar, korrekt und prägnant sein müssen. Wenn Sie rechtliche Fragen zu den Inhalten Ihres Dokuments haben, wenden Sie sich bitte an die Rechtsberatung Ihres Unternehmens. Für rechtliche Fragen können Sie eine Kontakt-E-Mail in die Vorlagen für Richtlinien und Verfahren aufnehmen, die Sie online stellen.
Inhaltstypen in Richtlinien- und Verfahrensvorlagen
Abhängig von Ihrer Branche können bestimmte Inhalte in Richtlinien und Verfahren vorgeschrieben sein. Generell gilt jedoch, dass das Dokument Ihrer Organisation dienen sollte und nicht andersherum. Passen Sie Ihre Inhalte an Ihre Situation an. Möglicherweise haben Sie separate Richtlinien- und Verfahrensdokumente oder ein einziges großes Dokument. Im Folgenden werden einige mögliche Richtlinienthemen behandelt:
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Grundlegende Abschnitte
- Kopfdaten des Dokuments: Zu den Kopfdaten, auch Metainformationen genannt, gehören der Titel der Richtlinie, die Nummer der Richtlinie, das Datum der Überarbeitung, das Datum der Veröffentlichung, die Unterschrift des Genehmigers und die Abteilung.
- Zweck: Darin wird erklärt, worum es in der Richtlinie geht und warum sie eingeführt wurde, z. B. wie sie die Einhaltung von Normen oder Vorschriften fördert.
- Richtlinienerklärungen: Beschreiben Sie den Gesamtrahmen für die Richtlinie und ihren Zweck.
- Definitionen: Definieren Sie die Begriffe in Ihrer Richtlinie, insbesondere Wörter und Ausdrücke, die mehrere Bedeutungen haben. Definitionen machen die Richtlinien klarer und können wichtig sein, wenn die Organisation jemals mit einem Rechtsstreit konfrontiert wird.
- Inhaltsangabe: Unabhängig davon, ob Ihr Dokument online veröffentlicht, in ein PDF-Dokument umgewandelt oder gedruckt wird, hilft ein Inhaltsverzeichnis den Nutzern, Informationen schnell zu finden. Hyperlink-Inhaltsverzeichnisse sind ein hilfreiches Merkmal elektronischer Dokumente.
- Richtlinien und Verfahren: Die Einzelheiten der Richtlinien und Verfahren können in einem Dokument zusammengefasst werden.
- Geltungsbereich: Hier werden die Personen, Abteilungen oder Gruppen beschrieben, für die die Richtlinie gilt. Um die Klarheit zu erhöhen, beschreiben Sie alle Mitarbeiter oder andere Personen, für die sie nicht gilt.
- Verantwortlichkeiten: Um die Konformität zu gewährleisten, legen Sie fest, welche Rollen für die Erstellung von Dokumenten und die Überprüfung von Dokumenten und Aktivitäten zuständig sind.
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Zusätzliche Abschnitte
- Organigramm: Ein Organigramm kann deutlich machen, wie Abteilungen und Einzelpersonen miteinander in Beziehung stehen.
- Kleiderordnung: Erörtern Sie, welche Kleidung für Ihre Organisation angemessen ist.
- Berichterstattung: In einer Berichterstattungsrichtlinie wird beschrieben, wie Sie Dokumente aufbewahren, die im Rahmen von Richtlinien und Verfahren erforderlich sind.
- Stellenbeschreibungen: Definieren Sie die Zuständigkeiten der einzelnen Position.
- Rauch-, Drogen-, Alkohol- und waffenfrei: Organisationen können festlegen, dass Rauchen und der Konsum von Alkohol in ihren Räumlichkeiten verboten sind. Sie können auch den Drogenkonsum außerhalb der Geschäftsräume durch Drogentests verbieten. Darüber hinaus können sie Waffen vom Gelände der Organisation verbannen.
- Mobiltelefon: Die Richtlinien für Mobiltelefone beschränken die Nutzung von Mobiltelefonen, die den Mitarbeitern gehören, auf geschäftsbezogene Aktivitäten.
- Computer und Internet: Computer- und Internetnutzungsrichtlinien beschreiben, welche Aktivitäten auf den Anlagen der Organisation erlaubt sind.
- Soziale Medien: Die Richtlinie einer Organisation für soziale Medien legt fest, ob Mitarbeiter außerhalb bestimmter Abteilungen bei ihren Aktivitäten in sozialen Medien auf die Organisation verweisen dürfen oder nicht.
- Anwesenheit: Hierin werden die Erwartungen an die Anwesenheit der Mitarbeiter, die Arbeitszeiten und unerwartete Abwesenheiten oder Verspätungen beschrieben.
- Bekämpfung von Mobbing: Anti-Mobbing-Richtlinien helfen einem Unternehmen, klarzustellen, was es für inakzeptables Verhalten hält. Außerdem werden in diesen Richtlinien die Konsequenzen dargelegt, wenn ein inakzeptables Verhalten nachgewiesen werden kann. Ein wichtiger Bestandteil der Anti-Mobbing-Richtlinien ist ein vordefiniertes Beschwerdeverfahren.
- Sicherheit: Sicherheitsrichtlinien und -verfahren fördern Verhaltensweisen, die Unfälle und Verletzungen verhindern oder mindern.
- Mitarbeiterbeurteilung: Es ist von entscheidender Bedeutung, den Prozess für Mitarbeiterbeurteilungen und Disziplinarverfahren zu skizzieren, bevor solche Maßnahmen notwendig werden.
- Diagramme und Zeichnungen: Verfahren lassen sich am besten mit diesen Instrumenten erklären.
- Aufzeichnungsmanagement: Beschreiben Sie, wie und wo Sie Aufzeichnungen bezüglich der Pflege der Richtlinie aufbewahren.
- Öffentliche Anti-Diskriminierungserklärung: Eine Antidiskriminierungsrichtlinie besagt, dass eine Organisation keine diskriminierende Behandlung aufgrund von Rasse, Hautfarbe, Geschlecht, Geschlechtsidentität, Religion, nationaler Herkunft oder sexueller Orientierung duldet.
- Regelwerke und Verfahrensweisen: Diese werden vom Vorstand einer Organisation als Handlungsrahmen für die Entscheidungsfindung der Geschäftsführung erstellt.
- Finanzen: In den Finanzrichtlinien wird beschrieben, wie Sie Ausstattungen beschaffen und wie der Genehmigungsweg für die Beschaffung von Ausstattungsgegenständen aussieht.
Mit Smartsheet Richtlinien und Verfahren verbessern:
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