Alles, was Sie über Geschäftsprozess-Reengineering wissen müssen

BPR hat eine funktionsübergreifende Beziehung zu vielen anderen Prozessverbesserungsmethoden. Es ist üblich, dass Beratungsunternehmen eine Philosophie haben, an die sie sich halten. Nachfolgend sehen Sie eine Liste mit einigen Methoden, die mit BPR verglichen werden können, zusammen mit den gemeinsamen Merkmalen und Differenzierungspunkten.

Total Quality Management (TQM): TQM wird weithin als Mutter der Methoden zur Prozessverbesserung angesehen und ist ein Managementansatz, der sich in erster Linie mit Produktivität und Änderungen befasst, die zu Kundenzufriedenheit mit der Beteiligung aller Mitglieder der Organisation führen. Sowohl TQM als auch BPR zielen darauf ab, die Effizienz zu verbessern, aber während TQM sich auf kontinuierliche Verbesserung konzentriert, zielt BPR auf Produktinnovationen ab. Während BPR den Einsatz von IT betont, hebt TQM die Verwendung statistischer Prozesskontrolle hervor. TQM kann sowohl Top-Down- als auch Bottom-up-Ansätze verwenden, BPR allerdings nur Top-Down. Der größte Unterschied besteht darin, dass BPR größere Änderungen schnell vornimmt, während TQM mit der Zeit kleine kontinuierliche Verbesserungen einbringt.

Six Sigma: Viele sagen, dass TQM sich zu Six Sigma entwickelt hat, einem datengesteuerten Ansatz, der sich auf die Reduzierung von Varianz konzentriert, um Fehler aus Prozessen zu beseitigen. Diee Absicht von Six Sigma ist ein fehlerfreier Geschäftsprozess. Ähnlich wie bei BPR erfordert Six Sigma das Infragestellen des Status quo. Six Sigma verwendet jedoch eine „ausrichten und beibehalten (align and maintain)“-Methode mit fünf Schritten, um die Ursachen zu identifizieren, und gestaltet den Prozess wie BPR nicht vollständig neu. Die Schritte in Six Sigma:

1. Das Problem definieren

2. Den aktuellen Prozess messen

3. Die Ursachen von Problemen analysieren

4. Den Prozess verbessern

5. Kontrolle

Durch die Verwendung von Six Sigma in BPR-Projekten können Unternehmen folgendes erhalten:

• Statistisch signifikante Tools und Methoden zur Entwicklung von Qualitätsprozessen und zur Beseitigung von Varianz

• Die Sicherheit, dass Prozessverbesserungen datengesteuert sind, unter Verwendung von Baselines, Wertungslisten, Dashboards und Messzahlen

• Eine gemeinsame Sprache für die Prozessverbesserung

• Phasenweises Vorgehen, um sicherzustellen, dass alle Leistungen die DMAIC-Phasen (Define, Measure, Analyze, Improve and Control/Definieren, Messen, Analysieren, Verbessern und Kontrollieren) durchlaufen

• Die Beseitigung von Prozessfehlern, Ausschuss und Nacharbeit, damit die Kosten sinken

• Die Sigma-Qualitätsstufe, die Prozesse vergleicht und die interne Kundenstimme darstellt

Die Verwendung von Six Sigma in BPR-Projekten ermöglicht den Ansatz des „Kundeninneren“, eine End-to-End-Strategie, die hauptsächlich von der Stimme des Kunden angetrieben wird. Es sollte die Zusammenarbeit aller Segmente des Unternehmens – auch externer Partner – ermöglichen und gut verwaltet werden, damit der Erfolg definiert ist. Dieser Ansatz sollte Vertreter oder zumindest Beiträge aus folgenden Teilen des Unternehmens umfassen:

• Kundendienst: Die Personen, die für das Ergebnis der Produktion verantwortlich sind

• Six Sigma Schwarz- oder Grüngurte: Die Förderung von Six Sigma im Unternehmen ermöglichen

• Finanzen: Um sicherzustellen, dass die Verbesserungen Geld sparen

• Ein externer Berater: Als objektiver Teilnehmer

• Informationstechnologie: Um sicherzustellen, dass die Technologie mit den vorgeschlagenen Verbesserungen ineinandergreifen kann

• Vertrieb: Für Kunden- und Produktperspektive sowie Zustimmung

• Rechtsabteilung oder Audit-Verantwortliche: Einhaltung der gesetzlichen oder unternehmensinternen Standards

• Personalwesen: Ausreichend Personal und Unterstützung sicherstellen

Um BPR-Projekte in einen bestehenden DMAIC-Ansatz zu integrieren, sollten Unternehmen zunächst das BPR-Projektteam und die Six Sigma-Ressourcen in Einklang bringen. Auf diese Weise können Sie Möglichkeiten für Six Sigma im Laufe des BPR-Projekts identifizieren. Unternehmen haben andere Möglichkeiten, BPR-Projekte in Six Sigma zu integrieren:

• Eine Projektcharta erstellen Chartas enthalten den Geschäftsfall für Projekte und helfen, diese zu lenken. Sie bieten auch die Möglichkeit, Basismesszahlen zu erstellen, um den Fortschritt anzuzeigen.

• DMAIC verwenden, um Probleme zu lösen, für die die Lösungen nicht bekannt sind.

• Identifizierte Projekte mit wichtigen Stakeholdern besprechen. Diese Diskussion sollte die Projekte validieren und priorisieren sowie auf mögliche Quick-Win-Projekte aufmerksam machen.

• Den Fokus Ihrer Strategien in kundenorientierte Projekte umwandeln. Verwenden Sie die strategischen Vorgaben des Unternehmens, um zu entscheiden, ob Projekte von hohem Wert sind und einen guten Umfang haben.

Lean: Lean basiert auch auf der Idee, Verschwendung zu beseitigen, in der Regel zusätzliche Managementschichten, um alle stärker in den Prozess zu involvieren. Darüber hinaus ist Lean analyseorientiert, wobei jeder Schritt gründlich bewertet wird und nur wertschöpfende Schritte beibehalten werden. Lean und BPR ähneln sich darin, dass sie schnell Ergebnisse erzielen, aber Lean beginnt nicht bei null so wie BPR. Es fordert Mitarbeiter dazu auf, die Prozesse wie bei BPR gründlich zu betrachten, aber Lean analysiert lediglich, was nicht funktioniert oder nicht relevant ist, anstatt diese Prozesse umzugestalten.

Kaizen: Eine weitere Methode zur kontinuierlichen Verbesserung ist Kaizen, eine langfristige Arbeitsstrategie mit kleinen, inkrementellen Prozessänderungen. Die Absicht von Kaizen ist nicht ähnlich zu BPR, da BPR eine vollständige Überarbeitung der Geschäftsprozesse sowie der zugehörigen Systeme und Strukturen lehrt. BPR ist ein definiertes Projekt, was bedeutet, dass es einen Anfang und ein Ende hat, während Kaizen kontinuierlich ist. Während ein Projektteam und ausgewählte Personen im Unternehmen BPR durchführen können, ist Kaizen eine Methode, die an eine Philosophie grenzt, die jeder in einem Unternehmen ausführen können sollte.

Geschäftsprozessmanagement (Business Process Management/BPM): BPM ist sowohl eine Managementdisziplin als auch ein Softwaresystem. BPM befasst sich mit der Automatisierung und Wiederverwendung von Prozessen im Laufe eines Lebenszyklus. Der Erfolg von BPM ist unabhängig von der Unternehmenskultur und ist kontinuierlich und inkrementell. BPR ist an die Unternehmenskultur gebunden und stellt eine drastische Änderung dar. Viele Fachleute betrachten BPM und BPR als komplementäre Methoden, da BPR ausgeführt werden kann, bevor BPM übernimmt. Obwohl sich Methoden wie BPM und Geschäftsprozessintegration (Business Process Integration/BPI) auf den Unternehmensgewinn und die -produktivität konzentrieren, betont BPR die Kundenbedürfnisse und die organisatorische Mission. Die Unterschiede zwischen BPM- und BPR-Methoden sind folgende:

• BPM stellt ein geringeres Risiko dar. BPM konzentriert sich auf die Automatisierung von Prozessen, nicht auf eine vollständige Überarbeitung. BPR stellt ein höheres Risiko dar und konzentriert sich auf die Umgestaltung von Grund auf.

• BPM verwendet das, was bereits vorhanden ist. Es konzentriert sich auf einen Prozess nach dem anderen, nicht auf alle Prozesse gleichzeitig und wie sie miteinander verbunden sind. BPR macht einen Neuanfang mit neuen Prozessen und verwirft die alten.

• Bei BPM geht es darum, die Prozesse zu optimieren und zu verwalten, nicht zu überarbeiten. Bei BPR geht es um radikale Umgestaltung.

• Bei BPM geht es langsam voran. Es ist für Mitarbeiter einfacher anzunehmen, da es nach und nach eingebaut wird. BPR kann das Unternehmen auf den Kopf stellen; sogar die Vision und Mission des Unternehmens kann während eines BPR-Projekts umgestaltet werden.

• BPM garantiert Kontinuität. BPM baut sich allmählich auf, zyklisch und kontinuierlich. BPR-Projekte werden schnell und einmalig ausgeführt, um „so, wie die Dinge sind“, zu ändern.

Agile: Dieser Managementansatz wird hauptsächlich in der Softwareentwicklung verwendet und ist auch von Natur aus iterativ. Kleine Abschnitte des Projekts werden auf einmal abgeschlossen, fast modular. Branchenexperten sagen, dass der Unterschied zwischen Agile und BPR darin besteht, dass zwar beide die Prozesse unterbrechen, BPR aber das gleiche Ergebnis verfolgt, nur mit einer besseren, kostengünstigeren und schnelleren Art, dieses zu erreichen. Agile führt zu einem völlig anderen Ergebnis. Weitere Informationen zu Agile finden Sie unter Alles, was Sie über Agile-Projektmanagement wissen müssen.

Entscheidungsunterstützungssystem (Decision Support System/DSS): DSS (oder GDSS) ist eine Informationscomputeranwendung, die Daten eines Unternehmens überprüft und analysiert, um bei der Entscheidungsfindung zu helfen. DSS war das erste IS, das sich auf die Umgestaltung von Geschäftsprozessen konzentrierte. BPR und DSS teilen das Ziel, Geschäftsprozesse radikal zu verbessern. DSS konzentriert sich jedoch auf eine Entscheidung nach der anderen, während BPR den Fokus auf die gesamte Organisation legt.

Enterprise-Resource-Planning (ERP): ERP ist eine integrierte Unternehmensmanagement-Softwaresuite, die ihnen helfen kann, Geschäftsanforderungen zu verwalten und zu automatisieren. Experten auf diesem Gebiet glauben, dass eine ERP-Implementierung ohne BPR scheitert. Einige ERP-Anbieter bewerben ihre Software als fähig, Unternehmen zu sagen, wie ihre Prozesse funktionieren sollten. Suresh Subramoniam schätzte, dass selbst das am besten geeignete ERP-System zu maximal 80 Prozent in die bestehenden Workflows einer Organisation integriert werden kann. Er behauptet weiter, dass eine ERP-Implementierung durch ein BPR-Ereignis schneller, kostengünstiger und eher von Mitarbeitern anzunehmen sei.

Die Zukunft der Prozessverbesserungsmethoden

According to many experts, the future of BPR involves process management and the combination of methodologies. Tech advancements will keep BPR consultants busy for many years to come, because BPR will continue to evolve and adapt.

According to Steven Wallis, Co-Founder, Analyst, and Consultant at ASK MATT and writer at Foundation for the Advancement of Social Theory: Theory for a better world, “Business process reengineering currently only achieves its goals about 80 percent of the time. The strange thing is that TQM and culture change efforts are similarly effective.

Trotz der ermutigenden Geschichten von Unternehmern ist die Zahl der scheiternden Startups alarmierend hoch. Noch merkwürdiger ist, dass auf nationaler Ebene unsere nationalen rechtlichen Bestimmungen auch selten ihre Ziele erreichen. Auf persönlicher Ebene ist natürlich auch allgemein bekannt, dass Psychologie nicht sehr effektiv ist. Es gibt viele Erklärungen für all diese Misserfolge: mangelnde Finanzierung, widersprüchliche Agendas, Teilnehmer, die sich Änderungen widersetzen.

„Die Recherchen meiner Kollegen und mir haben eine neue Perspektive identifiziert. Wir sprechen darüber, dass die ‚soziale Technologie‘ unserer Gesellschaft, unsere zugrundeliegende Fähigkeit, unsere Organisationen zu verstehen und erfolgreiche Änderungen umzusetzen, einfach nicht der Aufgabe gewachsen ist. Kurzum, wir in der Geschäftswelt arbeiten mit ‚Steinmessern und Bärenfellen‘, während Ingenieure und Physiker hocheffektive Gadgets und Ausrüstung verwenden. Unsere Forschung zeigt, dass unseren Theorien des Wandels eine ‚Struktur‘ zugrunde liegt, anstatt den beteiligten Personen die Schuld zu geben.

„Wir verwenden die Integrative Propositional Analysis oder IPA (die Methode, nicht das Bier), um die interne Logikstruktur von Geschäftstheorien zu bewerten – wie beispielsweise die, die im Change-Management verwendet werden. IPA zeigt, dass Theorien (Gesetze) der Physik und des Ingenieurwesens eine systemische ‚Tiefe‘ von 100 Prozent haben. Deshalb sind sie so nützlich. Im Gegensatz dazu haben Theorien in den Sozialwissenschaften (zusammen mit rechtlichen Bestimmungen und strategischen Plänen) in der Regel eine Tiefe von weniger als 20 Prozent. Trotz des sehr begrenzten Erfolges von BPR (und damit verbundenen Methoden und Theorien des Wandels) gibt es also Hoffnung, dass wir lernen werden, Theorien mit größerer Tiefe zu erstellen, um erfolgreiche Änderungen zuverlässiger zu unterstützen.“

According to Connie Moore, Senior Vice President of Research at Digital Clarity Group and blogger at Digital Clarity Group, “When BPR was developed in the 1990s, the concepts were groundbreaking and valid. Much of what we do today comes from those resources; they were not discredited. The concepts were much like the ‘big bang’ in the industry, especially in terminology such as ‘obliterate.’ Professionals would go in and change everything by redoing it all.

„Allerdings haben Sie diese Konzepte sehr genau genommen. Die Projekte hatten einen zu großen Umfang. Die Teams wussten nicht, was sie taten; sie verwendeten kaum die Methode. Daraufhin wurde die Methode angezweifelt.

„Die Methode, die BPR ersetzte, war kontinuierliche Verbesserung, da Unternehmen große Änderungen nicht bewältigen konnten. Sie konnten damit umgehen, ihre Prozesse zu betrachten, sie zu verbessern und sie noch einmal zu betrachten, um zu sehen, wie sie weiter verbessert werden können. Da Veränderung immer stattfindet und nichts gleich bleibt, gibt es nie wirklich Verbesserung. Daher ist es sinnvoll, qualifizierte Mitarbeiter zu haben, die in Methoden geschult sind, um Dinge zu verbessern. Dies wird als betriebliche Exzellenz bezeichnet.

„Vor allem in den stark regulierten Branchen, in denen der Kundendienst keine kritische Komponente ist wie im Einzelhandel oder kundenorientierten Branchen, ist betriebliche Exzellenz unerlässlich. Dies sind Branchen wie Öl und Gas, die mit Strafen belegt werden können, weshalb ihre betriebliche Exzellenz notwendigerweise anders ist. Betriebliche Exzellenz in diesen Branchen umfasst kontinuierliche Verbesserung und gestraffte Prozesse. Dies steht im Gegensatz zu Branchen, die vom Kundenerlebnis abhängen.

„Manchmal vergessen die Branchen, die auf Kunden angewiesen sind, die kontinuierliche Verbesserung, aber die beiden Konzepte der betrieblichen Exzellenz und Kundenerfahrung müssen in allen Branchen miteinander verbunden sein. Dieser Blick auf das große Ganze ist die Zukunft von BPR“, sagt Moore.

Anwendung des Geschäftsprozess-Reengineerings

Durch die Lehren der 1990er-Jahre wissen Unternehmen, dass die BPR-Implementierung von Experten geleitet, wenn nicht vollständig durchgeführt werden muss. Im Laufe der Jahre war BPR gefragt, fiel in Ungnade und war wieder beliebt, und viele Umfragen haben nicht nur nachverfolgt, was schief gelaufen ist, sondern auch, was hätte besser gemacht werden können. Werfen wir einen Blick darauf, wer BPR ausführen sollte und wie hohe Kosten Sie erwarten sollten.

Beratungsunternehmen können von einem Unternehmen beauftragt werden und sicherstellen, dass dieses riskante Unterfangen korrekt ausgeführt wird, was dem Unternehmen Zeit, Geld und Frustration spart (und vielleicht das Unternehmen selbst rettet). Berater in dieser Branche sind objektiv und immun gegen die Politik, die einem Unternehmen innewohnen kann. Sie verfügen über eine Vielzahl von „gewonnenen Erkenntnissen“ die sie auf jedes neue BPR-Ereignis anwenden können, sie können basierend auf dieser Erfahrung effektiv kommunizieren, was passiert, und sie können oft die Last tragen, der Außenstehende zu sein, der statt einer Person im Unternehmen für die Methode „verantwortlich“ ist. Abgesehen von einem Moderator kann ein Berater auch als Teammitglied und Fachexperte auftreten.

For example, Sean Martin, an expert in BPR, content marketing manager for Directive Consulting, gives his expertise in how to leverage social media interest: “As an online marketing firm, we are constantly innovating and re-innovating our strategies to account for a growing and adaptive market. BPR is a great way of doing this, and a lot of online marketing startups have somewhat prided themselves on their ability to reverse engineer certain functions and capabilities of their competition.

„Mit Beiträgen über die postdigitale Welt und der notwendigen Anpassung an allgegenwärtige Social-Media-Trends im Marketing und lokalen Geschäftstaktiken ist BPR eine großartige Möglichkeit, beim großen Ganzen anzufangen und sich zu den Details vorzuarbeiten. Die Marketingunternehmen, die dies tun, machen einen immer größeren Teil des Online-Verkehrs aus und generieren große Followerzahlen in den sozialen Medien, wie BuzzFeed, Twitter, Snapchat und Facebook. Diese sind Social-Media-Plattformen an und für sich, ja, aber was sie tun, ist, neue Arten zu entwickeln, wie Benutzer mit dem Internet interagieren, und das ist, was wir als Online-Marketinger alle tun müssen: die Art und Weise, wie Menschen interagieren und unser Geschäft gestalten, um neue Trends zu entwickeln, anstatt alte aufzuholen.“

Wer hat bereits BPR ausgeführt – und wer kann es tun?

Private, öffentliche und Regierungsorganisationen haben alle BPR ausgeführt. Multinationale Unternehmen waren die ersten, die sich BPR-Projekten annahmen und die Bankenindustrie folgte wenig später. Auch kleinere Unternehmen können von einem BPR-Programm profitieren (und haben sie bereits), um wettbewerbsfähig zu bleiben. Heute wird BPR von Softwareunternehmen gefördert, die ERP- und BPM-Lösungen verkaufen. Die gängige Meinung rät, BPR in Unternehmen zu implementieren, die mindestens 20 Mitarbeiter (davon mindestens vier im Management), ein starkes Engagement des Managements für Innovationen und eine entwickelte IT-Infrastruktur haben.