Was ist eine Projektleistung?
Schauen Sie sich um: Alles in Ihrem Büro oder zu Hause begann wahrscheinlich als Projektleistung. Die Stühle wurden nach Terminvorgaben gefertigt. Der Garten wurde so entworfen und gestaltet, dass für die Nutzung durch die Besitzer bereit ist. Das Handbuch mit Bürorichtlinien wurde recherchiert, ausgearbeitet und dann bis zu einem bestimmten Datum genehmigt. So viele der nützlichen Dinge in unserer Welt begannen als Projektleistungen.
Im Projektmanagement sind Projektleistungen einfach Produkte oder Dienstleistungen, die zur Erreichung eines Projektziels geschaffen wurden. Die Größe spielt keine Rolle. Eine Projektleistung kann groß oder klein sein – ein Einkaufszentrum oder die Analyse eines Übersetzers für ein Dokumentationsteam.
Sara-Lu Beckford ist IT-Profi mit 10 Jahren Erfahrung in technischem Projektmanagement und Geschäftsanalyse. "Am Ende des Tages", sagt sie, "ist die Erwartung an ein Projekt, dass an der einen oder anderen Stelle des Projekts etwas zur Verfügung gestellt werden muss.”
Beispiele für Projektleistungen
- Eine neue Website
- Ein Bericht über die Auswirkungen von Feuchtgebieten
- Ein Mehrfamilienhaus
- Eine Nutzbarkeitsstudie
- Eine neue Fassade und neue Fenster für eine Eigentumswohnungsgemeinschaft
- Verbesserte Zustimmungsraten von Kunden
- Ein Software-Prototyp
- Ergebnisse einer Marketingumfrage
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Attribute von Projektleistungen im Projektmanagement
Projektleistungen haben viele Attribute. Sie weisen Stakeholder oder Kunden auf, für die die Projektleistungen erstellt werden. Stakeholder können extern oder intern sein. So werden beispielsweise Neuwagen entwickelt, die extern an Verbraucher verkauft werden sollen, aber die Designanforderungen für den Bau des Autos werden von Ingenieuren als interne Projektleistung für das Entwicklungsteam erstellt.
Wie die Ziele, die mit ihnen erreicht werden sollen, müssen leistungen spezifisch und messbar sein. Wenn eine Projektleistung nicht spezifisch ist oder wenn sie nicht direkt dem Ziel dient, hat sie keinen Platz in der Projektplanung. Der messbare Aspekt von Projektleistungen bedeutet, dass sie festgelegte Akzeptanzkriterien erfüllen müssen.
Projektleistungen können auch eigene Projektleistungen umfassen. Zum Beispiel kann ein Schulungsprogramm für Vertriebsmethoden zwei Projektleistungen aufweisen: das Design, gefolgt von den Kursinhalten. Bei Software (und manchmal in der Fertigung) werden die untergeordneten Projektleistungen Releases genannt. Die Funktionalität des Softwareprogramms wird in Phasen entwickelt, von denen jede getestet und genehmigt wird und die zum Ganzen beitragen.
Ein Projekt kann auch mehr als eine Projektleistung liefern, und Projektleistungen hängen oft von der Fertigstellung früherer Projektleistungen ab. Aus diesem und anderen Gründen erfordert ein Projektzeitplan wahrscheinlich Meilensteine, die auf dem Weg zur Fertigstellung erfüllt werden müssen. Mit anderen Worten, erstellen Sie Zwischenzieldaten, um sicherzustellen, dass Abhängigkeiten erfüllt werden.
Einige Projektmanagementexperten sehen Meilensteine als eine Art zu erbringende Leistung, andere definieren sie jedoch breiter. In ihrem LinkedIn-Artikel nennt Beckford Meilensteine "Checkpoints". "Sie geben an, wann eine oder mehrere Gruppen von Aktivitäten abgeschlossen wurden, was bedeutet, dass ein wichtiger Punkt im Projekt erreicht wurde.”
Projektleistungen können eine Testphase durchlaufen, um sicherzustellen, dass sie die Akzeptanzkriterien erfüllen. Das Projekt gilt erst als abgeschlossen, nachdem der Stakeholder die Projektleistungen akzeptiert und abschließt.
Prozess- und Projektleistungen verstehen
Bei den Projektleistungen im Projektmanagement wird zwischen Projekt- und Prozessleistungen unterschieden. Wie wir bereits erwähnt haben, ist eine Projektleistung ein Ergebnis, wohingegen eine Prozessleistung der Weg ist, den Sie einschlagen, um dieses Ergebnis zu erreichen. Wenn für das Projekt zum Beispiel einneuer Stuhl gebaut werden soll, wäre eine der Projektleistungen eine Sitzfläche. Die Prozessleistung in diesem Beispiel ist wie die Sitzfläche gebaut wird. Prozessleistungen umfassen Dinge wie den Umfang der Arbeit und eine Leistungsbeschreibung. Eine Beschreibung des Arbeitsumfangs legt die Absichten hinter dem Projekt von Anfang an fest und umfasst Dinge wie die Stakeholder des Projekts, Projektziele sowie gewünschte Projektleistungen. Sehen Sie sich unsere kostenlose Vorlage für den Arbeitsumfang an, mit der Sie die Details für Ihr Projekt erfassen können.
Vorlage für Beschreibung des Arbeitsumfangs herunterladen
In einer Leistungsbeschreibung wird das Projekt für einen Zulieferer detailliert dargestellt. Sie geht manchmal mit einer Anforderung eines Kostenvoranschlags einher und ist oft in einem Vertrag enthalten. Mit unserer kostenlos herunterladbaren Vorlage können Sie mit Ihrer eigenen Leistungsbeschreibung beginnen.
Vorlage für eine Leistungsbeschreibung herunterladen
Einige Leute sprechen noch von einer dritten Kategorie, Aktivitätsleistungen, wie z. B. Statusberichte und Bewertungen.
Vorlage für eine Projektbewertung herunterladen
Ein Governance-Dokument ist eine Prozessleistung, bei der festlegt wird, wer für die verschiedenen Aspekte des Projekts verantwortlich und rechenschaftspflichtig ist. Unsere Vorlage hilft Ihnen, das Governance-Dokument für Ihr Projekt abzuschließen.
Vorlage für einen Projekt-Governance-Plan herunterladen
Bei der Erstellung der Arbeitsaufschlüsselungsstruktur, einem Prozessdokument, das die vorgesehenen Leistungen angibt und in die untergeordneten Leistungen und Aufgaben unterteilt, kommt es zu einer Überschneidung zwischen Projekt- und Prozessleistungen. Die Analyse der Dauer und des Budgets der Aufgaben wirkt sich dann auf das Projektbudget und den -zeitplan aus.
Prozess zur Verwaltung von Projektleistungen
Wenn Sie ein Projekt angehen, sollte es offensichtlich sein, was Sie dadurch schaffen werden, oder? Leider ist das nicht immer der Fall. Aus diesem Grund ist es wichtig, die Beschreibung der zu erbringenden Leistungen zu definieren und zu erfassen. Das Team benötigt ausreichend Details, um zu wissen, was es produziert oder entwickelt und wie es das Ergebnis während der Tests und Überprüfungen gemessen wird. Am wichtigsten ist vielleicht, dass Sie sich sicher sein müssen, was die Beteiligten wollen und dass sie das Endprodukt genehmigen werden.
Hier finden Sie einige Tipps, um sicherzustellen, dass Ihr Projekt erfolgreich sein wird:
Beginnen Sie früh. Wie bei so vielen Aspekten des Projektmanagements ist es am besten zu definieren, was Sie schaffen möchten, bevor das Team mit der Arbeit beginnt. Wenn Sie frühzeitig beginnen, können Sie erkennen, welche Prozessleistungen notwendig sind, um Sie zu unterstützen, und möglicherweise sogar für andere greifbare Leistungen. Sie können die Definition im Laufe der Arbeiten jederzeit überarbeiten.
Betrachten Sie Ihr Ziel. Ihr Produkt oder Ergebnis basiert auf Ihrem Ziel. Wenn Sie das Ziel aufschlüsseln, werden Ihre wichtigsten Leistungen deutlich, aber Sie sind noch nicht bereit, mit der Arbeit zu beginnen. Stellen Sie sicher, dass Sie von Ihren Stakeholdern die Genehmigung für diese Leistungen erhalten.
Schlüsseln Sie es auf. Sobald Sie die Genehmigung der Beteiligten erhalten haben, können Sie festlegen, welche Aufgaben zum Abschluss der Leistungen erforderlich sind und wie viel Zeit sie in Anspruch nehmen werden. Wenn Sie die Aufgaben in einem Projektmanagement-Softwareprogramm aufgelistet haben, kann das Anzeigen des Projekts als Gantt-Diagramm dabei helfen, Abhängigkeiten zu bestimmen und hervorzuheben.
Verfolgen Sie diese Aufgabe. Die Stakeholder und das gehobene Management sind mit den Fortschritten des Projekts und den Leistungen auf höherer Ebene betraut. Als Projektmanager verfolgen Sie und Ihre Teamleiter den Fortschritt der Aufgaben. Projektmanagement-Software hilft Ihnen, Informationen über alle Ihre Leistungen, Aufgaben, Meilensteine und Abhängigkeiten aufzuzeichnen, nachzuverfolgen und zu teilen.
Definition von Projektleistungen
Die Einzelheiten der Projektleistungen und deren Annahmekriterien werden intern in der Projektumfangsbeschreibung und extern im Vertrag mit dem Kunden erfasst. Wie finden Sie heraus, woran Sie arbeiten müssen?
„Ich glaube, dass es ein guter Ausgangspunkt ist, den Umfang und die Art des Projekts zu verstehen, ebenso wie die typischen Liefergegenstände für solch ein Projekt. Letztendlich ist der Schlüssel für die erfolgreiche Identifizierung der Liefergegenstände die enge Zusammenarbeit mit dem Projektteam und den Stakeholdern, die diese identifizieren können. [Die Nutzung von Proben und Analysekenntnissen sowie die] Ermöglichung einer offenen Kommunikation und ein klares Verständnis des Projektumfangs können die Chancen verbessern, Liefergegenstände erfolgreich definieren zu können“, so Beckford.
Um Ihnen und Ihrem Team zu helfen, sich zu konzentrieren und die Leistungen für Ihr Projekt zu finden, teilt Beckford ihre Checkliste für die Definition und das Tracking von Leistungen.
Mit einer Vorlage zu den Details einer Projektleistung und einer Checkliste behalten Sie den Überblick über alles, was bei der Erstellung einer Projektleistung zu berücksichtigen ist. Wenn Sie an dem Projekt arbeiten, ist es wichtig zu erfassen, was gut läuft und was nicht gut läuft. Dies wird dazu beitragen, in Zukunft die Grundlage für ähnliche Projekte zu legen. Tatsächlich haben wir nur für diesen Zweck eine Vorlage für die Projektüberprüfung erstellt.
Vorlage für einen Projekt-Governance-Plan herunterladen
Einfaches Nachverfolgen und Verwalten von Projektleistungen mit Smartsheet
Smartsheet ist eine Plattform für das Arbeitsmanagement und die -automatisierung, die Unternehmen und Teams zu besserem Arbeiten befähigt. Dank der leistungsstarken und intuitiven Projektmanagement-Tools von Smartsheet war es noch nie so einfach, Projektleistungen zu verfolgen. Ziehen Sie Ihr Team zur Verantwortung, indem Sie Einblicke in die Prioritäten des Teams geben und Echtzeit-Aktualisierungen versenden.
Projektmanager schätzen die verbesserten Berichtsfunktionen, die umfangreiche Messzahlen in Echtzeit liefern, die Fortschritte zusammenfassen und das Vertrauen der Stakeholder stärken. Erstellen Sie Self-Service-Berichte und Dashboards, um Ressourcen, Status und Performance sofort anzuzeigen.
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