Howden treibt Innovation und Effizienz mit Smartsheet voran

Für ein etabliertes globales Unternehmen wie Howden, das Lösungen für die Handhabung von Luft und Gasen entwickelt, fertigt und liefert, um die wichtigen Prozesse seiner Kunden zu optimieren, sind Zusammenarbeit, Effizienz und Innovation elementar. 

Mit über 6.000 Mitarbeitern in 26 Ländern – und einem sich immer weiterentwickelnden Lösungsangebot, das sich an komplexe Branchen richtet, wie Elektrizität, Chemikalien, Infrastruktur und darüber hinaus, ist es aber schwierig, dies zu erreichen. Mitarbeiter müssen sich um viele schnelllebige Projekte gleichzeitig kümmern. Und wie Howden festgestellt hat: Je globalisierter das Unternehmen wird, desto schwerer ist, sicherzustellen, dass alle auf demselben Stand sind. 

Projektmanagement globaler Innovationen

Howden beschäftigt eine Reihe ambitionierter Techniker, Programm-Controller, Projektmananger und Supportpersonal auf der ganzen Welt. Alle arbeiten gemeinsam daran, den Kunden nachhaltige Lösungen für die Handhabung von Luft und Gasen zu bieten, die häufig in komplexen Umgebungen installiert werden. 

Willie Vance, Technology Project Management Lead bei Howden Technology, bietet professionellen Projektmanagement-Support bei Howden Technology. Er steht mit Kollegen auf der ganzen Welt in Verbindung, um die Projekte voranzutreiben. In den vergangenen Jahren haben Vance und seine Kollegen allerdings festgestellt, dass es bei den Projekten immer wieder zu bestimmten Problemen und Herausforderungen kommt.

„Bei so viel globaler Innovation bereitet die Verfolgung von Projekten, Fortschritt und Daten dem Unternehmen immer stärkere Kopfschmerzen. „Wir haben Excel-Tabellen untereinander geteilt“, sagt Vance. „Es war aber nie ganz klar, ob wir alle dieselbe Datei ansehen oder ob diese Datei auch die aktuelle Version war. Während unserer vierzehntägigen Calls zum Fortschritt mit Kollegen in Indien und China war es manchmal nicht ganz klar, ob wir auf dem gleichen Stand waren.“

Das Team mühte sich zudem den langsamen, manuellen Berichterstellungsprozessen ab. Die Projektmanager und Techniker präsentierten die Projektinformationen alle in unterschiedlichen Formaten, je nachdem, wie es ihnen am besten gefiel.

Alle dies machte es schwierig, die Zeit der Mitarbeiter effektiv zu verwalten und einen guten Überblick über die Projekte zu erhalten. Es war fast unmöglich, das Arbeitspensum zu verstehen und sinnvoll auszugleichen.

Eine Plattform für globale Zusammenarbeit

Vance wusste, dass Howden einen besseren Weg für die Zukunft finden und die Lösung für jeden gleich gut funktionieren musste, unabhängig von ihren unterschiedlichen Präferenzen und geografischen Standorten. Vance suchte nach einer Lösung, die dabei helfen konnte, und sprach mit Kollegen im gesamten Unternehmen. Ein entscheidender Faktor dabei war die Fähigkeit, Informationen auf verschiedenste Weise anzuzeigen, z. B. als Kanban-Board. Gleichzeitig musste sichergestellt werden, dass die Arbeit und Projekte über Gantt-Ansichten klar visuell dargestellt werden können. 

Nachdem sich Vance den Markt angesehen hatte, entdeckte er Smartsheet als potenzielle Lösung. Erste Tests haben dann gleich gezeigt, dass die Plattform eine sehr gute Wahl für das Unternehmen war. 

„Wir konnten schon bald eine Reihe von Vorteilen nutzen, vom Erstellen einer einzelnen Datenquelle über gestrafftere Planung, schnellere Berichterstellung und einfachere Visualisierung von Aufgaben“, sagt Vance. „Smartsheet ließ sich auf innovative Art und Weise verwenden, zum Beispiel für die Automatisierung von veralteten Prozessen und die Förderung der Unternehmenskultur.“ 

Eine gemeinsame Source of Truth für Projekte 

Vance wählte Smartsheet, um sicherzustellen, dass jeder Zugriff auf genaue, aktuelle Daten haben kann. Das Team kann nun die gleichen Informationen auf standardisierte, konsistente Weise erfassen und teilen. Alle Mitarbeiter können bei den täglichen Calls mithilfe von maßgeschneiderten Lösungen für das bestimmte Problem effizient mit den richtigen Daten interagieren.  

Smartsheet ist eine flexible Plattform, die die gleichen Informationen auf unterschiedliche Art und Weise anzeigen kann. Dadurch hat sich auch das Projektmanagement des Teams verbessert.

„In einem Unternehmen wie Howden arbeiten Sie mit verschiedenen Gruppen zusammen, von Projektmanagern bis zu Technikern. Und wenn es eine Sache gibt, die Techniker überhaupt nicht mögen, ist es, ein Gantt-Diagramm mit 300 Zeilen durchzugehen. Die Zielgruppe geht dabei einfach komplett verloren. Smartsheet hingegen bietet die Flexibilität, sicherzustellen, dass jeder Informationen auf die gewünschte Weise anzeigen kann.“

Intelligentere, schnellere Berichterstellung 

Vor der Einführung von Smartsheet verbrachten Vance und seine Kollegen viel Zeit damit, Projektinformationen und Statusaktualisierungen für die monatlichen Projektprüfungs-Meetings zusammenzutragen. Manuelle Prozesse bedeuteten, dass das Team Stunden mit dem Erfassen historischer Informationen in unterschiedlichen Formaten, wie Excel-Tabellen und PDFs, verbringen musste. Sobald diese Daten zusammengestellt waren, bestand das nächste Problem darin, dass es keine konsistente Möglichkeit gab, Dateien anzuhängen, Kommentare hinzuzufügen oder Kontext bereitzustellen. 

„In unserer monatlichen Berichterstellung verwenden wir vier Blocker mit Informationen zu einem Projekt, z. B. wichtige Meilensteine, Risiken und potenzielle Probleme, finanzieller Status und abschwächende Maßnahmen, die ergriffen werden müssen, um das Projekt auf Kurs zu halten. Und all diese Informationen werden in eine PowerPoint gezogen – eine Aufgabe, die früher 30 oder 40 Minuten pro Folie gedauert hat“, sagt Vance. „Mit Smartsheet haben wir eine Anwendung entwickelt, die diese Informationen automatisch abruft, um die Folien auszufüllen. Die Zeit für diese Aufgabe konnte so auf weniger als zehn Minuten pro Folie reduziert werden. Das ist eine erhebliche Einsparung, die unsere Effizienz wirklich verbessert.“

Effektivere Ressourcenplanung 

Die Teams bei Howden sind immer mit zahlreichen schnelllebigen Projekten beschäftigt. Es geht aber nicht nur darum, Projekte schnell und effektiv abzuschließen. Howden möchte auch sicherstellen, dass die Mitarbeiter die Zeit und den Raum für berufliches Wachstum haben. 

Resource Management von Smartsheet hat sich als unerlässlich erwiesen, um dem Team Einblicke in die Ressourcenauslastung zu bieten. Darüber hinaus lässt sich erkennen, ob die richtigen Personen an einem Projekt arbeiten – und ob sie genügend Zeit haben, ihre Arbeit zu erledigen. Howden konnte so für ein agiles Projektmanagement sorgen, Probleme schnell lösen und die richtigen Lösungen finden. 

„Die Erstellung von Projektplänen innerhalb von Smartsheet und die Integration dieser Daten in Resource Management von Smartsheet bietet uns eine gute Sichtbarkeit“, erklärt Vance. „Wir sehen nicht nur ein Ressourcenprofil deutlich, sondern auch unser Projektbudget. Das war noch nie zuvor möglich und diese Lösung hat uns erheblich gestärkt.“

Vance und sein Team haben Smartsheet auch verwendet, um allgemeine HR-Prozesse, wie die Beantragung von Urlaub, zu optimieren. Diese spielen eine wichtige Rolle bei einer effektiven Ressourcenverwaltung. Zuvor wurden Urlaubsanträge manuell über Papierformulare eingereicht – ein wirklich veraltetes System, wie auch Vance klar erkannt hat. 

Vance hat seitdem ein automatisiertes Blatt für Urlaubsanträge entwickelt. Wenn ein Antrag gestellt wird, wird eine automatische E-Mail an den entsprechenden Manager gesendet, der diesen überprüfen und genehmigen kann. Das Blatt für Urlaubsanträge ist mit einem Planer verknüpft, der Managern eine gute Übersicht darüber bietet, wer wann im Urlaub ist. Momentan wird dies für das Renfrew Team genutzt, es wird aber überlegt, dies auf die Howden Technology-Teams in Dänemark und Holland auszuweiten.

Aufbau einer starken Unternehmenskultur

Die Kombination des oben Genannten hat für eine bessere Zusammenarbeit und Kommunikation im Unternehmen gesorgt. Howden hat Smartsheet sogar verwendet, um insbesondere während der COVID-19-Pandemie eine starke Kultur zu fördern. Das Unternehmen erstellte eine interne Plattform, auf der Mitarbeiter Updates veröffentlichen, unbeschwerten Spaß teilen und natürlich die Verfügbarkeit und den Standort der anderen verfolgen können. 

„Nach der Verhängung des Lockdowns haben wir ein COVID-19-Dashboard entwickelt“, berichtet Vance. „So konnten wir Menschen in unterschiedlichen Situationen in anderen Ländern (wie lokale Beschränkungen) verstehen und besser zusammenarbeiten. Aber was noch wichtiger war: Wir standen als Gemeinschaft zusammen, was uns allen während dieser schwierigen Lockdown-Zeiten enorm geholfen hat.“ 

Dies zeigt ganz gut, wie unverzichtbar Smartsheet für Howden war. Vance plant bereits, seinen Kollegen weltweit die Vorteile von Smartsheet näherzubringen. Er möchte ihnen helfen, nach Bedarf relevante Anwendungen zu erstellen, mit maßgeschneiderten Funktionen. 

„Die Mitglieder unserer globalen Community fangen gerade an, die Leistungsfähigkeit von Smartsheet zu verstehen“, fügt Vance hinzu. „Wenn wir heute ein neues Projekt oder eine neue Initiative planen, ist unser Standardvorschlag nun: Verwenden wir Smartsheet. Für uns ist das auf jeden Fall ein Schritt in die richtige Richtung.“ 

Weitere Informationen zu dieser Geschichte finden Sie in unserer Fallstudie.