Flowserve verwendet Smartsheet, um einen besseren Einblick in Produktionsprozesse zu erhalten, Produkte schneller an Kunden zu liefern und proaktiver zu sein

Unternehmen auf der ganzen Welt verlassen sich zur Unterstützung ihrer wichtigsten Anwendungen auf Fluid Motion Control-Lösungen von Flowserve. Flowserve wurde 1997 gegründet und fertigt und wartet mehr als 100 Pumpenmodelle und eine Reihe von Ventil- und Dichtungsprodukten. „Wir entwickeln und warten die Produkte, die von Kunden in allen Branchen für den Transport von Flüssigkeiten und Gasen eingesetzt werden“, sagt Matt Wagner, Projektingenieur bei Flowserve. Zum Beispiel hat Flowserve Pumpen entwickelt, die nach Hurrikan Katrina das Wasser zurück ins Meer beförderten, und das Unternehmen hat die Siegel zum Schutz des Pfizer-Impfstoffs gegen COVID-19 hergestellt.

Mehrere Projektmanagementteams von Flowserve verlassen sich auf Smartsheet-Software, um Projekte zu verwalten, dringende Aufgaben im Auge zu behalten, Produktionspläne zu aufzustellen und Führungskräften aktualisierte Projektdaten bereitzustellen. „Smartsheet macht unsere Prozesse deutlich effizienter“, so Wagner.

Die Unternehmensstrategie von Flowserve basiert auf drei „Ds“: Dekarbonisierung, Diversifizierung und Digitalisierung. „Viele unserer Kunden befinden sich wie unser Unternehmen in einer Energiewende. Wir verwenden die drei Ds, um unsere Geschäftsabläufe zu verbessern und Innovationen voranzutreiben, während wir Produkte schneller zum Kunden bringen“, erklärt Wagner. Flowserve hatte manchmal Schwierigkeiten mit dem dritten D, der Digitalisierung, da das Unternehmen manuelle, fehleranfällige Prozesse für die interne Kommunikation und Zusammenarbeit nutzte. „Das Design und die Erstellung unserer Ventile können sehr komplex sein, und es ist viel Kommunikation zwischen den vielen Teams und Einzelpersonen erforderlich“, sagt Wagner. „Wir haben viele verschiedene Standorte und haben uns auf eine Kombination aus Papiernotizen, Tabellen und E-Mails verlassen, um gemeinsam an Produkten zu arbeiten. Das lieferte aber nicht immer die genauesten und aktuellsten Informationen, insbesondere bei der Verwaltung von Projektänderungen.“

Flowserve benötigte auch bessere Kommunikationstools, da immer mehr Mitarbeiter remote arbeiteten. „Angesichts der Pandemie und der zunehmenden Arbeit mit unseren Technologieteams auf der ganzen Welt mussten wir die Zusammenarbeit optimieren“, sagt Wagner. „Wir verwendeten immer noch E-Mails und gescannte Dateien, aber das lieferte in vielen Fällen nicht die nötige Konsistenz oder Genauigkeit.“

Integration von Ventilbaugruppen und Bestellinformationen mit Smartsheet

Mehrere Teams innerhalb von Flowserve hatten Smartsheet bereits verwendet, und Wagner versuchte, die Lösung auf das Regelventil- und Pumpen-Aftermarket-Team auszudehnen. „Ich habe meine eigenen Hausaufgaben zu verschiedenen Lösungen gemacht und Smartsheet hat sich in puncto Anpassungsfähigkeit und Funktionalität wirklich hervorgetan“, sagt er. Nach der Entscheidung für Smartsheet erstellte Wagner ein Auftragsübergabesystem, um den Arbeitsfluss am Produktionsstandort zu optimieren. „Mit Smartsheet konnte ich ein Master-Blatt erstellen, das die abteilungsspezifischen Dashboards verbindet. Automatisierung hilft dabei, den Informationsfluss zwischen mehreren Blättern und Geschäftsfunktionen wie der maßgeschneiderten Produktion oder der virtuellen Erstellung von Ventilbaugruppen zu optimieren“, so Wagner.

Das Regelventil-Team nutzt jetzt Smartsheet, um den Auftragsprozess unmittelbar nach Eingang einer neuen Bestellung in der Fertigungsanlage zu verfolgen. „Auf einigen unserer Blätter gibt es über 50 automatisierte Workflows, es ist also ziemlich umfassend“, sagt Wagner. Die Smartsheet-Lösung beinhaltet auch Erinnerungen für Angestellte in den verschiedenen Schritten des Auftragsprozesses, was sich positiv auf Lieferzeiten auswirkt.

Bisher wurden die Prozesse im Regelventilbereich mit Papier, Stift und E-Mails nachverfolgt, was oft ineffizient war und ungenaue Daten zur Folge hatte. „Dabei wurde viel Zeit verschwendet“, erinnert sich Wagner. „Smartsheet löst das Problem mit standardisierten Informationen und Prozessen. Alles wird konsistenter und genauer, damit wir leicht zusammenarbeiten können. Bei Problemen können wir den Prozess schnell entsprechend anpassen.“ Flowserve nutzt auch ein Projektmanagement-Dashboard von Smartsheet, um die Ressourcenzuteilung zu überwachen.

Außerdem verwenden die Mitarbeiter des Pumpen-Aftermarket-Teams die mobile App von Smartsheet, um in Echtzeit Zugriff auf Versand- und Lieferdaten zu haben. „Arbeiter können mit der mobilen App auf ihren Handys Daten ins Versand- und Lieferprotokoll eingeben, woraufhin Benachrichtigungen an bestimmte Angestellte geschickt werden, wenn eine Pumpe angekommen ist oder repariert werden muss“, so Wagner. „Die Arbeiter können mit der App sogar einfach nur ein Bild der Pumpe machen und es direkt in ein Smartsheet-Formular einfügen.“

Schnellere Zykluszeiten und Produktlieferung

Flowserve erweiterte auch den Einsatz von Smartsheet auf die Verwaltung eines kritischen Pumpenreparatur- und Berichtsprozesses. „Wenn wir eine Pumpe reparieren müssen, nehmen wir sie erst auseinander, um das Problem zu finden. Dann koordinieren wir den Reparaturprozess mit dem Kunden. Die ganze Reparatur kann sehr komplex sein und je nach Pumpentyp sehr unterschiedlich ausfallen“, erklärt Wagner. „Am Ende liefern wir zwei Dinge ab: die reparierte Pumpe und einen Bericht der durchgeführten Reparaturen. Manche dieser Berichte können über 50 Seiten lang sein. Deshalb setzen wir jetzt Smartsheet ein, um den Erstellungsprozess der Berichte zu verwalten.“

Durch Automatisierung konnte Flowserve Standardisierung und Verantwortlichkeit vorantreiben. So konnte die Zykluszeit für Reparaturberichte um 50 Tage verkürzt und die Lieferpünktlichkeit um 8 % erhöht werden.

Mehr Proaktivität

Dank der Einblicke, die durch die Smartsheet-Implementierungen gewonnen werden, kann Flowserve bei der Lösung von Problemen in der Ventilproduktion proaktiver vorgehen. Das Unternehmen hat jetzt beispielsweise eine bessere Übersicht über Fertigungsengpässe, da es ganz einfach sehen kann, wenn in unterschiedlichen Teilen des Prozesses unterschiedliche Vorlaufzeiten vorliegen.

„Aufgrund dieser verbesserten Visibilität können wir einfacher Messzahlen erfassen und Prozessoptimierungen vornehmen“, sagt Wagner. „Wir können Informationen jetzt auf eine Weise vergleichen, die vorher nicht möglich war. Das hilft uns, proaktiver zu handeln.“

Außerdem setzt Flowserve Smartsheet ein, um spezifische Fehler zu erfassen, die bei der virtuellen Ventilfertigung erkannt wurden. Dies ist Teil der Digitalisierungsinitiative des Unternehmens.

„Wir haben Fehler kategorisiert und quantifiziert, indem wir die historischen Daten in Smartsheet nachverfolgt haben. Dadurch konnten wir bereits Kosteneinsparungen von etwa 80.000 US-Dollar erzielen“, so Wagner. „Vor der Implementierung des Smartsheet-Systems konnten wir uns keinen Einblick in diese Art von Informationen verschaffen.“

Auch in anderen Bereichen wird bei Flowserve immer mehr auf Smartsheet gesetzt. „Smartsheet verbreitet sich in unerwarterer Geschwindigkeit im ganzen Unternehmen“, sagt Wagner. „Es ist so anpassbar und benutzerfreundlich, dass es eigentlich zur Verbesserung beliebiger Prozesse genutzt werden könnte. Ich hatte die Gelegenheit, einige Mitarbeiter unseres globalen Engineering-Supportteams in die Nutzung der Smartsheet-Plattform einzuarbeiten, und entdecke immer wieder neue Möglichkeiten für die Implementierung von Smartsheet-Lösungen im ganzen Unternehmen.“

Weitere Informationen zu diesem Kundenbericht finden Sie in unserer Fallstudie.