Bavitech schafft Klarheit bei jedem Verkauf und Projekt und sorgt für Kontinuität und Effizienz

Die Bavitech Corporation mit Sitz in Vietnam bietet Dienstleistungen im Bereich Design und Technik für Branchen wie die Stahlproduktion, die Lebensmittel- und Getränkeindustrie sowie die Wasser- und Abwasseraufbereitung an. „Unser Hauptaugenmerk liegt auf der Bereitstellung industrieller Automatisierungslösungen, die auf diese Branchen zugeschnitten sind“, erklärt Hoang Hai, Chief Executive Officer bei Bavitech. „Wir bieten zum Beispiel Software zur Überwachung von Gewässerbereichen oder Systeme für Kläranlagen an.“

Auf der Suche nach mehr Klarheit und Agilität

Aufgrund seines sehr breit gefächerten Portfolios benötigte Bavitech eine robuste, vielseitige Lösung zur Verwaltung des Geschäftsbetriebs. Während der COVID-19-Pandemie musste sich das Unternehmen auch an die Arbeit im Homeoffice anpassen, was die Notwendigkeit eines flexiblen digitalen Produkts zusätzlich verstärkte.

„Wir hatten bereits Software für Genehmigungen entwickelt, aber unsere Entwickler passten sich nur langsam an unsere Anforderungen an, und das Hinzufügen neuer Funktionen war oft mit weiteren Kosten verbunden“, erinnert sich Hai. „Wir erkannten auch, dass wir eine CRM-Funktion (Customer Relationship Management, Kundenbeziehungsmanagement) benötigten, um die Kundendaten innerhalb unseres Systems zu verwalten.“

Das Bavitech-Team wandte sich an Gia Thinh Technology, um eine potenzielle Lösung auf der Grundlage von Smartsheet zu entwickeln. „Da wir bereits ähnliche Software verwendet hatten, waren wir mit den Abläufen und Regeln vertraut, sodass wir Smartsheet schnell an unsere Anforderungen anpassen konnten“, so Hai. „Unser IT-Team war nicht einmal direkt an der Entwicklung beteiligt, wodurch es Zeit für kundenorientierte Arbeit hatte. Wir haben einfach die für die einzelnen Abteilungen erforderlichen Strukturen und Abläufe festgelegt und sie in Smartsheet implementiert.“

Bavitech hatte eine klare Vorstellung davon, was sie benötigten, und vertrauten bei der Verwaltung ihrer Vertriebsprozesse auf Smartsheet. „Sobald ein Lead zu einem Verkauf führt, nutzen die Teams die Lösung, um Geschäftschancen im Blick zu behalten, eingereichte Angebote nachzuverfolgen und zu erfassen, wenn ein Geschäft abgeschlossen wurde“, erklärt Thinh Huynh, CEO bei Gia Thinh Technology. „Diese Informationen werden dann mit dem jeweiligen Vertriebsmitarbeiter verknüpft, sodass dieser seinen Verkaufsfortschritt monatlich oder quartalsmäßig nachverfolgen kann.“ 

Verbesserte Einblicke und geschäftliche Kontinuität

Neben der Nachverfolgung von Verkäufen ist Smartsheet auch zur zentralen Anlaufstelle für die Speicherung kundenbezogener Informationen geworden. „Es verfolgt nicht nur die Angaben der Verkäufer nach, sondern auch alle Dokumente zu den einzelnen Kunden. Dazu gehören Kundeninformationen, in Smartsheet erstellte Angebote, Vertragsdetails und relevante Dokumente wie Lieferinformationen, Handbücher, Kundengenehmigungen und Liefernachweise. All das wird in einem konsolidierten Workflow in Smartsheet gespeichert, sodass wir problemlos alle Informationen zu einem Verkauf finden können“, fügt Hai hinzu.

„Unsere Projekte können sich über mehrere Monate bis zu einem Jahr erstrecken. In dieser Zeit arbeiten verschiedene Ingenieure an dem Projekt und müssen nachvollziehen können, was ihre Vorgänger gemacht haben“, stellt Hai klar.

„Umso wichtiger ist es, alles an einem Ort zu haben und es unseren Teamkollegen zu ermöglichen, dort weiterzumachen, wo die anderen aufgehört haben, ohne die Kunden zu beeinträchtigen. Smartsheet ist in dieser Hinsicht perfekt für uns.“

Ein effizienteres, datengesteuertes Team

Sobald alle Informationen gespeichert sind, erstellt Bavitech Dashboard-Ansichten, um die Prozesse nachzuverfolgen. So kann das Team datengestützte Entscheidungen treffen und Verbesserungen an den Workflows vornehmen. „Wir fassen die Daten unseren Anforderungen entsprechend zusammen und verfolgen Dinge wie Verkaufszahlen, die Anzahl gesendeter Angebote, erfolgreiche Verkaufsabschlüsse und die vierteljährliche und jährliche Vertriebsleistung nach“, merkt Hai an.  

Mit mehr Automatisierung und Flexibilität konnte das Bavitech-Team die Effizienz und Agilität steigern sowie Zeit sparen. „Früher brauchten wir etwa drei Monate, um manuelle Berichte vorzubereiten. Mit Smartsheet können wir Dashboards im Handumdrehen generieren“, so Hai. „Unser Team hat auch mehr Kontrolle darüber, wie und wo es arbeitet, da 70 Prozent der Genehmigungen telefonisch geregelt werden. Es ist schwer zu berechnen, aber wir sparen mit Smartsheet sehr wahrscheinlich bares Geld.“

Mit optimierten Prozessen und Kundenbeziehungen an einem strukturierten Ort ist Bavitech bereit, weiter zu skalieren. „Wir verfügen über ein klares, organisiertes System, und ich hoffe, dass wir einen noch effizienteren Beitrag in der Welt des Automationsanlagenbaus leisten können“, so Hai abschließend.