Balt nutzt Smartsheet, um für die Behandlung neurovaskulärer Erkrankungen interne Prozesse zu optimieren

Kurz nach ihrer Gründung in Frankreich im Jahr 1977 stellte die Balt Group eines der weltweit ersten Geräte für neurovaskuläre Interventionen vor. Sechsundvierzig Jahre später hat sich Balt zu einem globalen Hersteller medizinischer Geräte mit 700 Mitarbeitern in 10 Ländern entwickelt. Das Unternehmen arbeitet mittlerweile eng mit Ärzten und Gesundheitseinrichtungen zusammen, um medizinische Geräte zur Behandlung von Schlaganfällen und anderen neurovaskulären Erkrankungen zu entwickeln. 

Je größer das Unternehmen wurde, desto zügiger musste das IT-Team Lösungen entwickeln und bereitstellen, die dieses Wachstum unterstützen. „Wir müssen unsere Produkte pünktlich liefern, um die Menschen bei der Behandlung ihrer Erkrankungen zu unterstützen. Daher ist es sehr wichtig, dass wir interne Lösungen dafür einrichten. So bleiben wir auch führend in Sachen Innovation“, sagt Kheng Ang, IT Director for Global Operations bei Balt. Den vorhandenen Unternehmenssystemen, darunter eine ERP-Lösung (Enterprise Resource Planning), fehlte die für die IT notwendige Agilität. „Es war sehr zeitaufwendig, Änderungen im ERP-System vorzunehmen, und es war nicht benutzerfreundlich“, sagt Ang. 

Auch die internen Systeme von Balt waren nicht gut für Zusammenarbeit geeignet. „Unsere Fertigungs-, Vertriebs- und Verkaufsbüros sind auf der ganzen Welt verteilt, und alle haben auf Tabellen und E-Mails zurückgegriffen, um über Projekte zu kommunizieren. Wir wollten mehr Stimmigkeit in die Prozesse bringen“, sagt Ang.

In Smartsheet erstellte Apps für die Anforderungsgenehmigung und IT-Ticketing

Ang und sein Team nutzen Smartsheet seit 2021, anfangs für das Projektmanagement. „Wir haben Smartsheet eingeführt, um Projekte zu optimieren und die Zusammenarbeit zu verbessern“, sagt er. „Schließlich haben wir angefangen, Lösungen in Smartsheet zu entwickeln und führten ein Power-User-Programm ein.“ Daraufhin richtete das IT-Team ein eigenes internes Smartsheet-Kompetenzcenter ein, um Lösungen für verschiedene Abteilungen zu entwickeln und Smartsheet in das Enterprise-Systemportfolio des Unternehmens zu integrieren. „Wir sind jetzt quasi der Softwareanbieter des Unternehmens und Smartsheet ist unser wichtigstes Tool“, sagt Ang.

Eine der ersten unternehmensweiten Lösungen, die Balt in Smartsheet entwickelte, war ein Bestellanforderungssystem zur Verwaltung allerlei interner Bestellanforderungen – von Rohmaterialien für die Herstellung bis hin zu Laptops für Mitarbeiter. „Bisher wurden Kaufanfragen per E-Mail oder über Tabellenformulare genehmigt. Der Prozess unterstützte nur zwei Genehmiger und wir mussten diese Zahl erhöhen, da immer mehr Abteilungen den Prozess nutzten“, sagt Ang. 

Balt hat mithilfe automatisierter Workflows ein neues Anforderungssystem in Smartsheet entwickelt. Das System unterstützt bis zu acht Genehmiger und bestimmt automatisch, an welchen Genehmiger ein Kaufanforderungsformular gesendet werden soll. „Jetzt wird der Prozess von den richtigen Teams ordentlich geprüft und genehmigt und wird dann auch in unser ERP-System aufgenommen, damit die Finanzabteilung ihn nachverfolgen und sicherstellen kann, dass alles rechtzeitig bezahlt wird“, sagt Ang. „Wir haben das neue System zunächst in den USA eingesetzt und es dann weltweit eingeführt, nachdem wir Feedback von anderen Teams erhalten hatten.“ Die Anforderungslösung basiert auf dem Dokumentengenerator in Smartsheet, der automatisch PDF-Dateien genehmigter Anforderungen erstellt, einschließlich digitaler Unterschriften von Genehmigern, die dann zu Bestellungen werden.

Balt nutzte auch Smartsheet WorkApps, um eine IT-Ticketing-App zügig in Smartsheet zu integrieren, sodass IT-Mitarbeiter an einem Ort IT-Support-Tickets verwalten oder Informationen in der Wissensdatenbank des Unternehmens nachschlagen können.

„Unsere IT-Ticketing-Plattform war weder gut genug noch benutzerfreundlich. Mit Smartsheet hat sich das geändert“, sagt Ang.

Ang erstellte auch ein ERP-Dashboard, das die geschätzte Wartezeit für Tickets anzeigt, damit interne Benutzer wissen, wann sie mit der Bearbeitung ihres Tickets rechnen können. Derzeit erhält das IT-Team über die App monatlich 170 Support-Tickets.

Vor Kurzem hat das IT-Team von Balt Smartsheet verwendet, um eine Lösung für die Personalabteilung zu entwickeln, die den On- und Offboarding-Prozess von Mitarbeitern optimiert.

Eine einfachere Art, Lösungen für Unternehmen zu entwickeln

Balt vertraute bei der Entwicklung und Bereitstellung des Anforderungssystems und der IT-Ticketing-App auf die Benutzerfreundlichkeit von Smartsheet. „Smartsheet ist sehr benutzerfreundlich und bietet uns eine Plattform, auf der wir schnell Lösungen für unser Unternehmen entwickeln können“, so Ang. „Es ist ein Low-Code-Tool, das die Entwicklung erleichtert, selbst wenn Sie kein Softwareentwickler sind. Ein Beispiel: Ein Junior Analyst in meinem Team, der praktisch keine Erfahrung in der Entwicklung hatte, hat innerhalb eines Monats ganz ohne Probleme ein Projekt für mich erstellt.“

Smartsheet ist auch für die Führungskräfte von Balt einfach zu bedienen, die Smartsheet-Dashboards verwenden, um Bestellanforderungen zügig zu prüfen und zu genehmigen. „Das Tool für Bestellanforderungen musste benutzerfreundlich genug sein, um effektiv von unseren leitenden Angestellten genutzt werden zu können. Sie können das ganz einfach über ihre Mobilgeräte erledigen“, so Ang.

45 % aller Anforderungen an einem Tag genehmigt

Mit der neuen in Smartsheet erstellten Lösung für Bestellanforderungen ist Balt in der Lage, 45 % seiner Anforderungen innerhalb eines Werktages und fast 100 % innerhalb von fünf Werktagen zu genehmigen. „Wenn wir Anforderungen in Smartsheet schneller genehmigen, kommt das Unternehmen schneller voran und wir können unsere Produkte letztendlich rechtzeitig fertigstellen und an Kunden liefern“, so Ang.

„Früher haben wir Papier und E-Mails genutzt und hatten keine Messzahlen, um nachzuverfolgen, wie effizient dieser Prozess war. Jetzt sind wir viel effizienter, obwohl wir jetzt bis zu acht Genehmiger statt nur zwei haben. Das bedeutet auch, dass unser Einkaufsteam keine Zeit mehr mit dem Einholen von Genehmigungen verschwenden muss.“

Automatisierte Workflows in Smartsheet haben auch die Zusammenarbeit zwischen der geografisch verteilten Belegschaft von Balt verbessert. „Smartsheet ist ein hervorragendes Tool für die Zusammenarbeit, mit dem wir Prozesse weltweit automatisieren können“, sagt Ang. „Früher mussten Mitarbeiter verschiedener Teams versuchen, über E-Mail- oder Chat-Anwendungen zusammenzuarbeiten, jetzt können sie mit unseren Smartsheet-Lösungen arbeiten und Aufgaben ganz einfach erledigen. Wenn eine Aufgabe nicht bis zu einem bestimmten Datum erledigt wird, werden sie automatisch benachrichtigt.“

Skalierbarkeit für Wachstum

Balt expandiert derzeit weltweit und sucht nach schnellen und innovativen Wegen, interne Prozesse zu verbessern. Das Unternehmen ist zuversichtlich, dass Smartsheet sie bei diesen Plänen unterstützen kann.

„Über Lösungen, die wir in Smartsheet entwickeln, muss ich mir keine Gedanken machen. Wenn ich mit einem Benutzer anfange und schnell auf Hunderte von Benutzern ausweiten muss, weiß ich, dass sich diese Lösung an uns anpassen und mit uns wachsen kann“, sagt Ang.

Weitere Informationen zu dieser Geschichte finden Sie in unserer Fallstudie.