American Electric Power konsolidiert Prozesse, beschleunigt Problemlösungen und erwartet enorme Kosteneinsparungen

Das private Energieunternehmen American Electric Power (AEP) verfügt über das größte Übertragungsnetz in Nordamerika und versorgt 5,5 Millionen Kunden in 11 Bundesstaaten mit Strom. Neben der effizienten und günstigen Versorgung seiner Kunden muss AEP vielfältige staatliche und bundesstaatliche Vorschriften einhalten, während die Sicherheit der Kunden und Mitarbeiter stets an erster Stelle steht. Mit Smartsheet kann AEP innovative Lösungen für vielfältige Probleme mit schnellen Tests und Bereitstellungen entwickeln, um rascher Ergebnisse zu erzielen als bei herkömmlichen IT-Entwicklungsprozessen. 

Smartsheet hat die Geschwindigkeit für den Informationsaustausch erhöht, denn die Benutzer können jetzt jederzeit aktuelle Informationen abrufen und müssen nicht auf die Herausgabe manueller Berichte warten. Die Fähigkeit, erforderliche Daten immer und überall on-demand abzurufen, ermöglicht es AEP, bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen.

Die Planungsorganisation von AEP konzentriert sich darauf, wie das Unternehmen Technologien einsetzen kann, um die betriebliche Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und die steigenden Erwartungen der Kunden an eine schnelle Unterstützung zu erfüllen.

Eine große Herausforderung bei der Umsetzung nützlicher Ideen für Kunden oder Mitarbeiter besteht darin, dass bis zur Bereitstellung eines abgeschlossenen Projekts 12 bis 24 Monate verstreichen können. Während dieser Zeit kehren die Teams wahrscheinlich zu den gewohnten Abläufen zurück, was ein Hindernis für neue Innovationen darstellt.

Um die Kosten für die Kunden niedrig zu halten und die Vorteile der betrieblichen Entscheidungen zu demonstrieren, war eine Plattform, bei der kein oder nur wenig Code geschrieben werden muss, ein essenzieller Bestandteil des Toolkits. Mit Smartsheet kann AEP seine Lösungen in Pilotprojekten testen und optimieren, die spürbare Auswirkungen auf das Endergebnis haben. Diese Lösungen können dann im IT-Entwicklungsprozess ausgebaut oder oftmals direkt mit Smartsheet implementiert werden.

Flexible Lösungen und Einsparungen

Heute nutzt AEP Smartsheet, um die Daten von Außendienstteams effizienter zu erfassen, die Überwachung der Sicherheit und Betriebsabläufe zu verbessern, die Einblicke in Programme und Initiativen für Teammitglieder und Führungskräfte zu erweitern und die Rechenschaftspflicht in verschiedenen Abteilungen zu verbessern. Smartsheet-Produkte wie Control Center, DataMesh und WorkApps liefern konsistente Vorlagen, einen besseren Informationsfluss und ein personalisiertes Arbeitsmanagement.

Eine wichtige Lösung für AEP betrifft Schäden am Eigentum im Außenbereich. Wenn ein Strommast bei einem Verkehrsunfall beschädigt wird, arbeitet AEP mit seinen Versicherungen zusammen, damit die Reparatur- oder Ersatzkosten gedeckt werden. Früher wurde zunächst ein Papierformular – „das blaue Blatt“ – verwendet, um den Schaden und das Verschulden zu dokumentieren, aber es war nicht immer klar, wer im Außendienstteam dafür verantwortlich war, Informationen von den Notfallhelfern zu beschaffen oder den Prozess zu verwalten. 

Jetzt werden alle Fakten sowie Fotos und Videos in einem Smartsheet-Formular gesammelt, während Metadaten für Zeitpunkte und Standorte ein genaues Verständnis der Unfallstelle sicherstellen. Die Lösung für Schäden am Eigentum im Außenbereich hat die Anzahl der abgelehnten Ansprüche deutlich reduziert, wodurch AEP mehr Reparaturkosten zurückerstattet werden. Bei einem Pilotprojekt in zwei Bezirken konnten so in zwei Monaten 40.000 Dollar, also durchschnittlich 10.000 Dollar pro Monat und Bezirk eingespart werden. Wenn die Lösung auf alle Bezirke von AEP ausgeweitet würde, könnte das Energieunternehmen 4,8 Millionen Dollar pro Jahr einsparen.

Mit einer weiteren kostensparenden Smartsheet-Lösung können die Bauteams von AEP ihre Projekte effektiver verwalten und priorisieren. Zusätzlich zu den Reparatur- und Bauprogrammen, die von den einzelnen Bundesstaaten vorgeschrieben werden, kümmern sich die Teams um Reparatur- und Serviceanfragen von Kunden. Solche Projekte haben eine niedrigere Priorität als die Behebung unerwarteter Stromausfälle, aber vor Smartsheet war es schwierig, den Überblick über Aufgaben zu behalten, die keine Notfälle, aber dennoch wichtig sind. Mit den Dashboards können die Teams jetzt ihre Arbeit nachverfolgen und neu priorisieren, um Aufgaben effizienter zu gruppieren und nichts zu übersehen. 

Die Vorteile werden am Beispiel von AEP Ohio mit 1,5 Millionen Kunden deutlich. Das Unternehmen ersetzt Masten und andere Komponenten, aktiviert die Stromversorgung für neue Kunden und stellt die Versorgung der bestehenden Kunden sicher. Das erfordert jedes Jahr ein Budget von mehreren Hundert Millionen Dollar und Tausende Mitarbeiter. Bei diesem Umfang macht eine effizientere Organisation der Arbeit der Teams einen erheblichen Unterschied.

Außendienstteams haben bereits mehrere Smartsheet-Lösungen implementiert, die Probleme mit der Kommunikation und dem Datenaustausch lösen, wenn sie weit von den Geschäftsräumen entfernt sind. Lösungen, die für Mobilgeräte optimiert sind, können die Lücken in den Zeitplänen von Reparaturteams mit Serviceanfragen in der Nähe füllen, damit sie nicht kilometerweit zu einem Servicezentrum fahren, nur um dann für einen Kunden die gleiche Strecke zurückfahren zu müssen. Es ist auch einfacher, Sicherheitsvorfälle in einem Formular auf dem Mobilgerät festzuhalten und Fotos anzuhängen. Dann landen die Daten nicht in der Schublade, sondern fließen in eine Tabelle ein, die auf Muster analysiert werden kann, um notwendige Ausrüstung, Umschulungen oder Aufklärungskampagnen zu erkennen. 

AEP nutzt auch WorkApps von Smartsheet, um individuelle Arbeitsbereiche für die Mitarbeiter in Kraftwerken zu erstellen, damit sie die Daten von Anlagen in einem großen Gebiet einfacher aufzeichnen können. Die Mitarbeiter legen in einem Kraftwerk schon einmal 13 Stockwerke oder einen Kilometer auf dem Weg zu einer anderen Station zurück und verfügen nicht immer über eine Verbindung oder Kommunikationsmöglichkeit. Wenn sie Instrumente überprüfen oder Messungen durchführen, können sie die Daten direkt auf dem Mobilgerät in Smartsheet festhalten, damit sie keine manuellen Notizen erstellen und später ins System eintragen müssen. Dadurch müssen die Kollegen dann auch nicht bis zum Ende des Tages oder bis zum nächsten Tag warten, um aktuelle Messwerte zu erhalten.

Zeitersparnis und verbesserte Kommunikation

Dashboards ermöglichen es Führungskräften, den Status von vielfältigen Projekten und Problemen in Echtzeit nachzuverfolgen, damit sie nicht darauf warten müssen, dass Berichte eingereicht und Anrufe beantwortet werden. Die schnellere Entscheidungsfindung ist einer der größten Vorteile von Smartsheet. Dashboards ermöglichen es Führungskräften, den Status von vielfältigen Projekten und Problemen in Echtzeit nachzuverfolgen, damit sie nicht darauf warten müssen, dass Berichte eingereicht und Anrufe beantwortet werden. Mithilfe der aktuelleren Daten kann AEP jetzt bei Bedarf früher den Kurs ändern, wovon bereits das gesamte Unternehmen profitiert hat.

Auch die Marketingteams von AEP verwenden Smartsheet, um die Verbraucheraufklärung zu verbessern. Dashboards bieten einen zentralen Ort zum Überprüfen und Bearbeiten von Inhalten sowie zum Planen und Nachverfolgen der Kommunikation auf verschiedenen Kanälen, einschließlich gedruckter Medien, E-Mail und Social-Media. Marketingteams können einfacher mit externen Anbietern zusammenarbeiten, damit die richtigen Botschaften die richtigen Zielgruppen erreichen, ohne Versionsprobleme oder Doppelungen. 

Eine der wichtigsten Prioritäten von AEP ist die App-Konsolidierung, und Smartsheet spielt dabei eine zentrale Rolle. Einige Projekte wurden in einfachere Smartsheet-Lösungen umgewandelt, in anderen Fällen ist Smartsheet ein Hilfsmittel, um die Nachverfolgung und Ausführung mit anderen Tools effizienter zu gestalten. Das letztendliche Ziel besteht darin, die Ablenkungen für Außendienstmitarbeiter zu minimieren.

Wenn die Daten effizienter erfasst und abgerufen werden können, müssen die Mitarbeiter im Außendienst und in der Technik weniger Zeit mit der Dateneingabe verbringen und können sich so voll und ganz auf ihren Fachbereich konzentrieren. Außerdem tragen Tools, mit denen sich Außendienstmitarbeiter besser auf die Arbeit konzentrieren können, auch zu ihrer Sicherheit bei. 

Eine Plattform zur branchenweiten Zusammenarbeit

Die Energiewirtschaft ist von Natur aus kein Konkurrenzkampf. Über Industriekonsortien wie das Electric Power Research Institute (EPRI) und das Edison Electric Institute (EEI) tauschen Versorger regelmäßig bewährte Vorgehensweisen und Ressourcen aus, um die Effizienz, den Kundenservice und die Sicherheit zu verbessern. Dazu gehören auch andere private Energieunternehmen wie Florida Power & Light, Southern Company oder Con Edison. Die Smartsheet-Plattform erleichtert die Zusammenarbeit zwischen AEP und solchen Unternehmen. 

Weitere Informationen zu diesem Kundenbericht finden Sie in unserer Fallstudie.