Die Ohio State University vertraut auf Smartsheet, um wichtige Prozesse zu automatisieren und schneller auf Kunden zu reagieren

Die Ohio State University (OSU) wurde 1870 gegründet und ist eine staatliche Forschungsuniversität in Columbus, Ohio. Die OSU bietet mehr als 67.000 Studenten Bildungsmöglichkeiten und wurde bereits zu den besten öffentlichen Universitäten in den Vereinigten Staaten gezählt.

Die Abteilung Facilities Information and Technology Services der OSU unterstützt wichtige Teams, darunter Architectural Services , die Grundrissdaten und Gebäudemodelle verwalten, und Geographic Information Systems (GIS), das für Campus-Kartierung, Drohnenbilder und Anwendungsentwicklung verantwortlich ist. Die Abteilung vertraut für das Projektmanagement, die Aufgabenautomatisierung und die Transparenz für Führungskräfte auf Smartsheet. „Smartsheet ist ein sehr leistungsstarkes Tool, mit dem Mitarbeiter verschiedener Teams umfassende Einblicke in ihre Projekte erhalten und leichter nachvollziehen können, welche Arbeit geleistet wird und wann sie fällig ist“, sagt Joe Porostosky, Director of Facilities Information and Technology Services an der Ohio State University.

Viele Jahre lang verwendete die Abteilung Facilities Information and Technology Services eine Kombination aus E-Mail und Tabellenkalkulationssoftware, um interne Projekte mehrerer Teams nachzuverfolgen. „Eine unserer Herausforderungen besteht darin, dass wir viele Informationsströme von vielen verschiedenen Orten in unsere Abteilung bekommen, weil wir die gesamte Universität verwalten“, sagt Porostosky. „Als Manager hatte ich kein wirkliches Verständnis dafür, wie viel Arbeit geleistet wurde. Andere Manager schickten mir einmal pro Woche eine E-Mail, um mich über den aktuellen Stand der Projekte zu informieren, was nicht gerade effizient war.“ Dies führte zu Problemen bei der Nachverfolgung von Service Level Agreements (SLAs) für Kunden. „Wir müssen die Arbeit innerhalb eines bestimmten Zeitraums abschließen, aber ich hatte keine einheitliche Übersicht über all die verschiedenen Projekte“, sagt Porostosky. „Wir haben vielleicht SLAs eingehalten, aber ich konnte es nicht mit Sicherheit wissen.“

Porostosky versuchte, das Problem zu lösen, indem er eine technologische Lösung fand, die eine zentrale Ansicht von Projekten ermöglichte.

Mit Smartsheet wichtige Prozesse zentralisieren und das Projektmanagement vereinfachen 

Als Porostosky neue Projektmanagement-Tools evaluierte, stellte er fest, dass die OSU bereits über interne Lizenzen für Smartsheet verfügte. „Nachdem wir Recherchen zu mehreren potenziellen Lösungen angestellt hatten, erkannte ich das Potenzial von Smartsheet, einige unserer Probleme bei der Zusammenarbeit und beim Projekt-Tracking zu lösen“, sagt Porostosky.

Porostosky entwickelte zunächst eine Lösung in Smartsheet, mit der sich Abteilungsprojekte und Aufgaben einzelner Mitarbeiter nachverfolgen ließen. „Ich habe versucht, ein möglichst einfaches System zu entwickeln, um Projektdaten aus all den verschiedenen Systemen, die wir hatten, zu importieren und gleichzeitig die Berichterstellung für verschiedene Arten von Aufgaben zu ermöglichen“, sagt er. „So erhielten wir einen guten Überblick darüber, wie viele Projekte sich in den Warteschlangen der Mitarbeiter befanden und wie der Status der einzelnen Projekte war.“ Im Laufe der Zeit begannen weitere Abteilungen der OSU, darunter Sicherheits- und medizinische Teams, Smartsheet für die Verwaltung von Projekten zu verwenden. Derzeit vertrauen mehr als 2.100 Mitarbeiter in mehr als 60 Abteilungen bei ihrer täglichen Arbeit auf Smartsheet.

Vor kurzem führten Porostosky und sein Team ein Upgrade auf die Smartsheet Advance Gold-Plattform durch, die Funktionen wie zentrales Prozessmanagement mit Control Center bietet und mit Dynamic View die Freigabe von Projektinformationen zur Anzeige und Bearbeitung sichert. Smartsheet Advance ermöglicht es Teams auch, sich über intelligente Workflows und Connectors mit anderen wichtigen internen Geschäftsplattformen zu verbinden.

„Wir sehen bereits einen Mehrwert in Smartsheet Advance“, sagt Porostosky. „Wir verwenden beispielsweise Dynamic View, um einigen unserer Kunden detailliertere Informationen zur Verfügung zu stellen, ohne ihnen Zugriff auf die zugrunde liegenden Sheets zu geben.“

Eine einheitliche Übersicht über alle Projekte und Aufgaben

Mit Smartsheet hat das Facilities Information and Technology Services-Team einen zentralen Überblick über den Status aller Projekte und einzelnen Aufgaben, wodurch Porostosky und andere Teammitglieder einen besseren Überblick über den aktuellen Status jedes Projekts erhalten.

„Smartsheet hat unsere Probleme bezüglich Transparenz und Aufgabenmanagement gelöst, indem alles an einem Ort zusammengeführt wurde“, sagt Porostosky. „Das sorgt für mehr Klarheit bei unserer Arbeit, da alle Mitarbeiter genau wissen, woran sie jeden Tag arbeiten, und sehen können, welche Projekte priorisiert werden müssen oder welche die Frist überschreiten.“

Porostosky spart zudem jährlich über 150 Stunden Verwaltungsaufwand, da er keine Zeit mehr mit der Suche nach Projekt-Updates und dem Versenden von E-Mails an Teammitglieder verbringt. „Ich habe jetzt den nötigen Einblick in unsere Arbeit, denn alles befindet sich in Smartsheet-Dashboards“, sagt er. „Ich erhalte Berichte zu jeder Person und jedem Projekt. Wenn ich also eine Frage zu etwas habe, kann ich sie einfach bei unserem Meeting am Montagmorgen ansprechen. Wichtiger als die Zeitersparnis ist die Tatsache, dass wir alle unsere Zeit mit den richtigen Aufgaben verbringen.“

Bessere Reaktionsfähigkeit auf Kunden

Da die OSU eine stärkere Projekttransparenz hat, kann sie Kunden über den Arbeitsfortschritt auf dem Laufenden halten. „Smartsheet hilft uns, besser auf unsere Kunden einzugehen, weil wir jetzt viel bewusster darüber Bescheid wissen, wie lange wir uns nicht um Aufgaben gekümmert haben. So können wir Probleme viel schneller lösen. Wir wissen Bescheid, wenn bestimmte Anfragen so weit zurückliegen, dass dies zu Problemen für Kunden führen kann“, so Porostosky.

Automatisierung eines komplexen Zeiterfassungsprozesses 

Das Facilities Information and Technology Services-Team nutzt die Automatisierung in Smartsheet, um für Studenten, die mit dem Team zusammenarbeiten, ein Verfahren zur Zeiterfassung zu optimieren. „Wir möchten die Zeit der Studenten nachverfolgen, um festzustellen, wie schnell sie Aufgaben erledigen, damit wir ihnen, wenn nötig, helfen können, ihre Leistung zu verbessern“, sagt Porostosky.

„Vor Smartsheet haben wir die Zeit der Studenten in verschiedenen Tabellen und Anwendungen erfasst, was schwierig und komplex war. Ich wartete bis zum Ende des Sommers, um alle Daten herunterzuladen und eine Messzahl für ihre Leistung zu erstellen. Anstatt mehrere Tage für das Zusammentragen dieser Daten zu brauchen, kann ich dies jetzt in Echtzeit in Smartsheet tun. Es gibt keine Arbeit unsererseits.“

Porostosky und sein Team erforschen nun weitere Smartsheet-Funktionen wie die DataMesh-App, um Smartsheet-Daten einfacher zwischen großen Berichten zuzuordnen. Darüber hinaus arbeitet Porostosky mit dem Immobilienteam der OSU zusammen, um Smartsheet Control Center für die Verwaltung großer Projekte zu nutzen.

„Dieses Team benötigt mindestens 30 Schritte für jedes einzelne Projekt, das es durchführt, also werden wir ihnen hoffentlich helfen, diesen Prozess mit Control Center zu vereinfachen“, sagt Porostosky. „Smartsheet hilft uns, Prozesse zu vereinfachen und manuelle Arbeit zu reduzieren. Dies ist ein weiteres gutes Beispiel dafür.“