Smartsheet hilft NHS Tayside, auf die COVID-19-Pandemie zu reagieren, indem es Schutzausrüstung und ihre Passform verfolgt

NHS Tayside nutzt Smartsheet, um den Bestand an 28 Arten von persönlicher Schutzausrüstung und die verschiedenen Masken zu verfolgen, die für individuelle Mitarbeiter vorgesehen sind. Auch die Techniker, die diese anpassen dürfen, werden erfasst. Anhand von täglichen Bestandsüberwachungen und automatischen Alarmen wissen Entscheidungsträger, welche Vorräte zur Neige gehen. So kann auch verhindert werden, dass zu viel von den falschen Artikeln vorrätig ist.

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Industrie

  • Gesundheitswesen

Organisationsgröße

  • Enterprise (10.000+ Mitarbeiter)

Region

  • Europa, Naher Osten und Afrika (EMEA)

Benutzerfälle

  • Compliance-Management
  • Mitarbeitertraining
  • Projekttransparenz

Wir sind begeistert vom Face Fit Test Register von SBP! Es wurde uns sehr kurzfristig geliefert und bietet uns nun einen Registrierungsmanagement-Prozess, Statistiken auf oberster Ebene und Transparenz durch Berichte und Dashboards. Diese waren wichtig, damit wir unsere Arbeit in dieser schwierigen Zeit fortsetzen konnten. Vielen Dank an David Bower und das Smarter Business Processes Team für die Entwicklung einer großartigen Workflow-Lösung mit angemessener Transparenz auf allen Ebenen.

Debbie Priest, Smartsheet Champion und persönliche Assistentin der Leiterin für Gesundheit und Sicherheit, NHS Tayside

Aufgrund der sich ausbreitenden COVID-19-Pandemie musste NHS Tayside in Schottland seine Smartsheet-Plattform schnell ausbauen, um die Versorgung mit persönlicher Schutzausrüstung (PSA) verfolgen zu können. Darüber hinaus musste das Gesundheitsamt den Schulungsstatus von Face-Fit-Technikern (FFTs) überwachen, die dafür verantwortlich sind, das jeder Mitarbeiter im Gesundheitswesen über eine gut sitzende Maske verfügt. Durch die Zusammenarbeit mit Smarter Business Processes (SBP), einem Smartsheet Gold Partner, konnte NHS Tayside eine bestehende Tracking-Lösung in weniger als zwei Wochen optimieren und erweitern. So konnte sichergestellt werden, dass medizinisches Personal in der Region die von der Regierung verlangten Daten erfassten und meldeten. Dies war notwendig, um angesichts der globalen Gesundheitskrise PSA-Versorgungsniveaus aufrechtzuerhalten und FFT-Schulungsstatus zu überwachen.

„Wir sind begeistert vom Testregister für die Gesichtspassform von SBP! Es wurde uns sehr kurzfristig geliefert und bietet uns nun einen Registrierungsmanagement-Prozess, Statistiken auf oberster Ebene und Transparenz durch Berichte und Dashboards. Diese waren wichtig, damit wir unsere Arbeit in dieser schwierigen Zeit fortsetzen konnten“, sagt Debbie Priest, Smartsheet Champion und persönliche Assistentin der Leiterin für Gesundheit und Sicherheit bei NHS Tayside. „Vielen Dank an David Bower und das Smarter Business Processes Team für die Entwicklung einer großartigen Workflow-Lösung mit angemessener Transparenz auf allen Ebenen.“

NHS Tayside ist eines von 14 geografisch definierten National Health Service-Gesundheitsämtern in Schottland, mit Krankenhäusern, Spitälern und anderen Einrichtungen in Angus, Dundee und Perth and Kinross, die 30.000 Mitarbeiter beschäftigen. Als Priest dem NHS Tayside-Team beitrat, arbeitete sie mit SBP, um mithilfe von Smartsheet eine Reihe an zielgerichteten verwaltungstechnischen Datenlösungen zu entwickeln. Gemeinsam mit ihrem Team entschied sie, einige Lösungen zu erweitern, darunter das Face Fit Test Register. Glücklicherweise hatte die Arbeit also bereits begonnen, als die Ausbreitung von COVID-19 die Anpassung von PSA wichtiger denn je machte. 

„Eine einfach Stoffmaske hält nur große Partikel zurück. Wenn Sie eine Kontamination durch Aerosole wirklich verhindern möchten, brauchen Sie etwas, das sehr gut auf dem Gesicht sitzt“, erklärt David Bower, Smartsheet- und AppSheet-Berater bei Smarter Business Processes. „Es ist gar nicht so leicht, die Masken entsprechend anzupassen, da es so viele unterschiedliche Gesichtsformen und auch verschiedene Arten von Masken gibt. Jeder Face-Fit-Tester muss alle zwei oder drei Jahre an einer Auffrischungsschulung teilnehmen und es ist gesetzlich vorgeschrieben, diese Informationen korrekt zu pflegen.“

Eine Lösung, um den Arbeitern perfekt sitzende Masken zur Verfügung zu stellen

Priest und Bower haben gemeinsam an einer Smartsheet-Lösung gearbeitet, die den Schulungsstatus der Face-Fit-Techniker verfolgt. Anhand einer Farbkodierung wird gekennzeichnet, bei welchen Technikern die Nachschulung bereits überfällig ist und bei welchen sie in 30 bzw. 90 Tagen ansteht. In dem Arbeitsblatt wird auch erfasst, welche Masken für bestimmte Mitarbeiter im Gesundheitswesen angepasst wurden und – was besonders wichtig ist – welche Stile den Personen nicht passen. Die Supply Manager vermeiden so, dass teure, nicht brauchbare Masken im Übermaß vorhanden sind und sparen dadurch Zeit und Geld. 

NHS Tayside verwendet Smartsheet auch, um das Versorgungsniveau von 28 verschiedenen Arten von PSA zu überwachen. Sie werden in Kategorien unterteilt, wie Gesichtsmasken, Gesichtsschutze, Desinfektionsmittel und Schutzbrillen, um die Bestandszahlen einfacher grafisch darstellen zu können. Mitarbeiter erfassen jeden Tag den aktuellen PSA-Bestand in jeder Station sowie die erhaltenen Artikel und die tägliche Verwendung. Es werden jeden Tag über 4.500 spezifische Datenpunkte erfasst. NHS Highland, das Gesundheitsamt in der Nachbarregion, hat die Lösung auch übernommen.

Flexible Berichterstellung, um die Informationen bereitzustellen, die Administratoren benötigen

Dashboards zeigen Daten des Vortags auf Stations-, Einrichtungs- oder regionaler Ebene sowie nach Kategorie. Administratoren können so 7-Tage-Nutzungstrends verfolgen, um für die nächsten Wochen zu planen. Durch eine automatische Farbkodierung wird gekennzeichnet, wenn der Bestand zu niedrig wird, sodass Supply Manager umgehend Bestellungen aufgeben und so Bestandslücken vermeiden können. 

„Die Einrichtungen von NHS Highland haben alle unterschiedliche Lieferketten, sie kaufen also unterschiedliche Produkte und Einheiten“, sagt Bower. „Eine Station hat möglicher 10 Packungen mit Handschuhen, die jeweils 50 Stück enthalten, während eine andere 5 Packungen mit je 200 Stück hat. Highland ist daran interessiert, den Status zu verfolgen. Die Station gibt also einen grünen Code durch, wenn der Bestand ausreicht, oder einen roten, wenn sie Nachschub benötigt. Das Tayside-System ist größer und komplexer und es wird nach konkreten Zahlen verlangt. Jedes Gesundheitsamt kann sie flexibel interpretieren, um den entsprechenden Bestand aufrechtzuerhalten.“ 

Das Face Fit Register inspiriert die Teams bei NHS Tayside dazu, zusätzliche Lösungen zur Bewältigung anderer Herausforderungen zu erstellen – ein klarer Mehrwert. Gwen Rymill, Leiterin der Kommunikationsabteilung bei Smarter Business Processes, stellt fest, dass Smartsheet den Mitarbeitern ohne Kundenkontakt nicht nur geholfen hat, während des Lockdowns produktiv und verbunden zu bleiben, es hat ihnen auch die Technologie an die Hand gegeben, um Lösungen für unvorhergesehene Herausforderungen zu erstellen. Die sichere Online-Plattform ist von praktisch überall zugänglich. Administratoren können ihre Arbeit erledigen, ohne an bestimmte Standorte reisen und mit anderen Personen in Kontakt kommen zu müssen.

„Wenn man dieser Krise etwas Gutes abgewinnen kann, dann ist es, dass nun viel Menschen überzeugt sind, dass Remote-Arbeit funktioniert. Man braucht nur die richtigen Tools“, sagt Rymill. „Diejenigen, die sich dem Wandel zuvor verschlossen haben, mussten nun aufholen und sich für die richtigen Tools entscheiden.“