Roche Diagnostics nutzt die schnell geschaffene Smartsheet-Lösung zur Verwaltung der Verteilung von COVID-19-Tests sowie für die Datenanalyse

Roche Diagnostics hat mit den Experten von Smartsheet zusammengearbeitet, um schnell eine Lösung zur Nachverfolgung der Nachfragepriorisierung, der Verteilung und der Verwendung von Diagnose- und Antikörpertests für COVID-19 in den USA zu schaffen. Dadurch wird die Verteilung in Regionen möglich, die die Tests am dringendsten brauchen, und Pandemiedaten können schnell an die nationalen Gesundheitsbehörden weitergegeben werden.

Industrie

  • Gesundheitswesen

Organisationsgröße

  • Enterprise (10.000+ Mitarbeiter)

Region

  • Nordamerika

Benutzerfälle

  • Datenmanagement
  • PMO
  • Lieferkettenmanagement

Verwaltung der Verteilung von COVID-19-Tests und Datenanalyse

Roche Diagnostics hat mit den Experten von Smartsheet zusammengearbeitet, um schnell eine Lösung zur Nachverfolgung der Nachfragepriorisierung, der Verteilung und der Verwendung von Diagnose- und Antikörpertests für COVID-19 in den USA zu schaffen. Dadurch wird die Verteilung in Regionen möglich, die die Tests am dringendsten brauchen, und Pandemiedaten können schnell an die nationalen Gesundheitsbehörden weitergegeben werden.

Smartsheet hat uns die Möglichkeit geboten, andere Plattformen, Informationsströme und Workflows zu integrieren, was unsere bestehenden Lösungen nicht konnten. Während wir diese Lösungen entwickelt haben, haben sie eigenständige Anwendungen ersetzt. Sie haben unzählige ineffiziente Kommunikationen ersetzt. Und wir konnten beobachten, wie unsere Produktivität innerhalb unserer Projektmanagementorganisation im Produktbereich um 30 % bzw. 40 % gestiegen ist. Dieselbe Mitarbeiterzahl, mehr Projekte, verbesserte Kundenerlebnisse, einfach durch die Eliminierung von Verschwendung und den Einsatz einer effizienteren Plattform.

Bryan Langford, Vice President, Implementation, Planning, and Support, Roche Diagnostics Nordamerika

Das weltweit führende Unternehmen im Bereich der Biotechnologien, Roche Diagnostics, benötigte eine robuste Technologielösung zur Verwaltung der Nachfragepriorisierung, Verteilung, Verwendung und der Berichterstattung zu Ergebnissen für seine neu entwickelten COVID-19-Diagnosetests. Genauigkeit, Flexibilität und Geschwindigkeit waren dabei entscheidend: Angesichts einer schnell fortschreitenden Pandemie musste Roche seine Testmaterialien dorthin bringen, wo sie am dringendsten benötigt wurden, was sich täglich und sogar stündlich änderte. Durch die Zusammenarbeit mit den Experten von Smartsheet konnte Roche schnell eine Lösung implementieren, die eine schnelle Antwort auf die globale Gesundheitskrise lieferte.

„Wir haben alle viele Jahre und Jahrzehntelang im Bereich der Business-Kontinuität und Pandemieplanung gearbeitet, aber jetzt wurde die Bedrohung Realität“, so Bryan Langford, Vice President, Implementation, Planning, and Support bei Roche Diagnostics in Nordamerika. „Wir wussten, dass wir eine schnelle Antwort benötigten und dass es wirklich keine Rolle mehr spielte, wie wir die Dinge heute tun. Das war eine Herausforderung, und auch wenn niemand wusste, wie wir dies erreichen sollten, so wussten wir doch, dass wir eine Möglichkeit finden würden. Und wir wussten auch, dass wir mit Smartsheet einen Partner hatten, der uns dabei helfen würde, unseren Weg zu finden.“

Eine Lösung zur Unterstützung einer flexiblen Antwort auf eine globale Pandemie

Roche war seit Jahrzehnten an vorderster Front dabei, was die Forschung im Gesundheitsbereich angeht, mit einem globalen Portfolio von Medikamenten und Diagnosetests in den Bereichen Onkologie, Immunologie, Ophtalmologie, Infektionskrankheiten und Neurowissenschaft. Als Jonathon Fullerton vor acht Jahren als Senior Manager in die Abteilung für das kommerzielle Projektmanagement kam, war er überrascht zu sehen, dass die moderne wissenschaftliche Arbeit des Unternehmens durch eine Mischung aus Papier-basierten Prozessen und eigenständigen Textverarbeitungs- und Tabellenprogrammen gestützt wurde. Innerhalb weniger Jahre führten die Bemühungen von Fullerton um die Digitalisierung und Automatisierung des Projektmanagements zur Implementierung von Smartsheet.

„Wir haben entschieden, dass es an der Zeit war, die Art neu zu erfinden, wie wir unsere Implementierungsprojekte verwalten“, so Fullerton. „Wir haben uns für Smartsheet entschieden und eine stark angepasste Lösung entwickelt. Die Verbindungsmöglichkeiten mit Smartsheet erlauben uns die Integration anderer bereits im Unternehmen verwendeter Systeme. Wir können eine tiefgreifende Verknüpfung mit anderen Enterprise-Systemen durchführen und Daten und Prozesse teilen.“

Roche hatte Smartsheet bereits einige Jahre lang verwendet, als die COVID-19-Pandemie einsetzte und ihre weltweite Verbreitung eine neue Herausforderung in Bezug auf das Projektmanagement darstellte. Anfang März 2020 war Roche bereit, den ersten auf staatlicher Ebene genehmigten COVID-19-Diagnosetest mit hohem Durchsatz auf den US-Markt zu bringen. Langford und seine Kollegen realisierten, dass die Herstellung wahrscheinlich nicht mit der explodierenden Nachfrage Schritt halten konnte. Roche benötigte eine Möglichkeit, Gemeinschaften mit den dringendsten unmittelbaren Bedürfnissen zu erkennen und ihnen Material zur Verfügung zu stellen, und dies schnell anzupassen, wenn sich diese Prioritäten veränderten.

„Wir benötigten etwas, das unglaublich flexibel war, da sich die Dinge in der Welt von COVID täglich, wenn nicht sogar stündlich verändern“, so Lisa Glavan, Marketing Product Manager bei Roche. „Wir brauchten eine robuste Lösung, da wir wussten, dass wir über einen unbestimmten Zeitraum eine ganze Menge an Daten sammeln würden, während die Pandemie anhielt. Diese Lösung musste sicher sein, da wir Testdaten aus den Labors erfassen würden. Und sie musste für Roche, aber besonders für unsere Kunden, die Informationen an uns senden würden, benutzerfreundlich sein.“

Das Unternehmen brauchte also Hilfe. Die Entwicklung der anvisierten Art von Smartsheet-Lösung dauerte typischerweise Wochen oder Monate und Fullerton und seine Kollegen realisierten, dass sie intern nicht über die nötige Erfahrung verfügten, um diese Lösung schnell zu erstellen. Langford wandte sich an Smartsheet. Innerhalb von drei Tagen hat eine gemeinsames Team von Smartsheet-Experten und Roche-Mitarbeitern die erste Iteration eines Systems zur Unterstützung des Testprodukts des Unternehmens entwickelt und auf den Markt gebracht.

Eine dynamische Lösung mit Echtzeitdaten verwalten

Heute verwendet Roche Smartsheet für die Verwaltung der Nachfragepriorisierung, Verteilung und der Datenerfassung für seine Diagnose- und Antikörpertests für COVID-19. Das Unternehmen erfasst Informationen aus Krankenhauslaboren und Referenzlaboren, wie z. B. die Anzahl der durchgeführten Tests, die Anzahl positiver Ergebnisse und die Anzahl von Testkits, die an einem Standort noch vorrätig waren. Die Daten werden dann anhand der Produktions- und Bestellzahlen, des Status und des Versandortes sowie epidemiologischer Daten analysiert, um dynamisch zu ermitteln, welche Bereiche in der nächsten Welle von Produktlieferungen die höchste Priorität haben würden.

„Dies ist ein Test, den es vorher nicht gab“, so Fullerton. „Ganz plötzlich stellen wir Millionen davon pro Woche her, und das ist immer noch nicht genug. Kein Anbieter kann der Nachfrage nach COVID-Tests nachkommen. Wir mussten alle möglichen Arten von Tools für die Zuweisung von Lieferungen, die Auswahl der richtigen Empfänger, die Priorisierung und die Nachverfolgung erstellen. Wir haben Smartsheet in fast allen diesen Bereichen eingesetzt.“

Dashboards zeigen Daten für eine Vielzahl von Entscheidungsträgern, was Unternehmensmanagern und Vertriebsleitern dabei hilft zu erkennen, was in den von ihnen verwalteten Bereichen vor sich geht. Eines der wichtigsten Elemente der Smartsheet-Lösung für Roche war die Vereinfachung des Prozesses der Zusammenstellung von Echtzeitdaten und der Erstellung entsprechender Berichte für die nationalen Gesundheitsbehörden, einschließlich der COVID Task Force des Weißen Hauses.

„Jeden Tag um 15:00 Uhr hatten wir ein Produktionsmeeting", so Fullerton. „Wir haben die Daten geprüft, wir haben sichergestellt, dass alles ok war. Um 15:15 Uhr ging der Bericht an das Weiße Haus. Ich optimiere gerne Prozesse, wobei ich nicht darüber nachdenke, dass ich an etwas arbeite, das direkt an das Weiße Haus geht. Aber ich war ziemlich stolz, und meine Kinder waren auch stolz.“

Eine Plattform für Agilität und Innovation

Seit dem Beginn der Pandemie wurden in den USA jeden Tag mehr als 100.000 Tests von Roche verwaltet. Die Smartsheet-Lösung des Unternehmens wurde aktualisiert und erweitert, um die Produktanforderungen effektiver nachzuverfolgen und zu verwalten. Die Datenvolumina sind beeindruckend, aber nicht so sehr wie die Arbeit jedes einzelnen Unternehmensmitarbeiters.

„Wir wussten immer, dass unsere Arbeit direkten Einfluss auf die Patienten hat, aber es ist wirklich unglaublich, das in der Realität zu sehen“, so Glavan. „Zu sehen, wie viele Tests durchgeführt werden, die Anzahl der verwendeten Tests zu sehen und zu beobachten, wie sich die Hotspots in den ganzen USA entwickeln. Wir machen immer einen Unterschied, aber ich fühle das nie direkt.“

Fullerton sagt, dass Roche auch damit begonnen hat, seine Kultur zu transformieren und agiler und innovativer zu werden, nicht nur als Ansatz für das Krisenmanagement, sondern auch als Arbeitsweise insgesamt. Die Verwendung von Smartsheet hat dem Unternehmen dabei geholfen, effektiver über Teams hinweg zu kommunizieren, auch wenn eine große Anzahl von Mitarbeitern im Homeoffice arbeiten.

„Die Art, wie wir Geschäfte machen, hat sich fundamental verändert“, sagt Fullerton. „Insbesondere da unsere gesamte Belegschaft remote arbeitet, hat dieses Jahr die größte Veränderung mit sich gebracht, die ich während meiner ganzen Zeit hier bei Roche erlebt habe. Wie flexibel wir als Organisation sind, wie schnell wir uns anpassen können – wir brauchen definitiv Plattformen wie Smartsheet. Wir haben Dinge viele Jahre lang immer auf die gleiche Art gemacht, und die Ereignisse in diesem Jahr haben uns dazu gezwungen, alte Zöpfe abzuschneiden und zu einer ganz neuen Denkweise überzugehen. Dies ist ein unglaublich aufregendes Jahr im Unternehmen.“

Weitere Informationen zu dieser Geschichte finden Sie in unserer Fallstudie.