Roche Diagnostics nutzt die schnell geschaffene Smartsheet-Lösung zur Verwaltung der Verteilung von COVID-19-Tests sowie für die Datenanalyse

Der globale Biotech-Leader Roche Diagnostics benötigte eine robuste Technologielösung zur Verwaltung der Nachfragepriorisierung, des Vertriebs, der Nutzung und der Ergebnisberichterstattung für die neu entwickelten COVID-19-Tests. Genauigkeit, Flexibilität und Geschwindigkeit standen im Fokus: Angesichts einer sich rasant ausbreitenden Pandemie musste Roche Tests dort bereitstellen, wo sie am dringendsten benötigt wurden – das änderte sich täglich oder sogar stündlich. Durch die Zusammenarbeit mit Smartsheet-Experten konnte Roche umgehend eine Lösung implementieren, die eine schnelle Reaktion auf die globale Gesundheitskrise möglich machte.

„Wir alle haben uns jahre- und jahrzehntelang auf die Pandemieplanung und den Erhalt des Betriebs vorbereitet und plötzlich wurde es real“, erklärt Bryan Langford, Vice President, Implementation, Planning, and Support bei Roche Diagnostics in Nordamerika. „Wir wussten, dass wir schnell reagieren mussten und unsere bisherige Vorgehensweise nicht mehr viel wert war. Die Situation war beängstigend und niemand wusste, wie wir damit umgehen sollten. Doch wir waren uns sicher, dass wir einen Weg finden würden. Wir wussten auch, dass wir mit Smartsheet einen Partner an unserer Seite haben, der uns dabei helfen würde.“

Eine Lösung für eine schnelle Reaktion auf die globale Pandemie

Roche ist seit Jahrzehnten Vorreiter in der Gesundheitsforschung und verfügt über ein globales Portfolio für Medikamente und Diagnostik für die Fachbereiche Onkologie, Immunologie, Ophthalmologie, Infektionskrankheiten und Neurowissenschaft. Als Jonathon Fullerton vor acht Jahren als Senior Manager für Commercial Project Management zum Unternehmen stieß, war er überrascht, dass die bahnbrechende wissenschaftliche Arbeit des Unternehmens mithilfe verschiedener papierbasierter Prozesse und eigenständiger Programme für die Textverarbeitung sowie einzelner Tabellenblätter durchgeführt wurde. Fullerton verschrieb sich der Digitalisierung und Automatisierung des Projektmanagements und innerhalb einiger Jahre führte dies zur Implementierung von Smartsheet.

„Wir entschieden, dass es an der Zeit war, das Projektmanagement unserer Implementierungen zu revolutionieren“, so Fullerton. „Wir entschieden uns für Smartsheet als Anbieter und entwickelten eine individuell angepasste Lösung. Die Konnektivität von Smartsheet ermöglichte uns die Integration anderer Systeme des Unternehmens. Wir können uns mit anderen Unternehmenssystem verbinden und Daten und Prozesse freigeben.“

Roche verwendete Smartsheet bereits einige Jahre, als COVID-19 ins Spiel kam. Die rapide Ausbreitung des Virus weltweit stellte eine neue Herausforderung für das Projektmanagement dar. Anfang März 2020 war Roche bereit, den ersten bundesweit genehmigten COVID-19-Test auf dem US-Markt zu veröffentlichen. Langford und seine Kollegen erkannten, dass die Herstellung mit der explodierenden Nachfrage kaum Schritt halten konnte. Roche benötigte eine Möglichkeit, um die Communitys mit dem größten direkten Bedarf zu analysieren und Tests zu schicken. Die Prioritäten änderten sich jedoch ständig, somit musste das Unternehmen möglichst schnell und flexibel darauf reagieren.

„Wir benötigten eine unglaublich flexible Lösung, da sich mit COVID täglich oder sogar stündlich alles ändern konnte“, so Lisa Glavan, Marketing Product Manager bei Roche. „Wir benötigten eine äußerst robuste Lösung, die unzählige Daten über einen unbekannten Zeitraum erfassen könnte, während sich die Pandemie in die Länge zog. Die Lösung musste sicher sein, da wir darin Testinformationen aus den Laboren aufzeichneten. Und sie musste benutzerfreundlich für die Mitarbeiter von Roche, aber vor allem für unsere Kunden sein, die uns die Informationen übermitteln.“

Außerdem benötigte das Unternehmen Unterstützung. Die Entwicklung der Smartsheet-Lösung, die sie sich vorstellten, würde normalerweise Wochen oder Monate dauern und Fullerton und seine Kollegen erkannten schnell, dass sie im eigenen Unternehmen nicht die nötige Erfahrung hatten, um die Lösung schnell auf die Beine zu stellen. Langford wandte sich an Smartsheet. Innerhalb von drei Tagen konnte ein Team aus Smartsheet-Experten und Roche-Mitarbeitern gemeinsam die erste Version eines Systems entwickeln und launchen, welches das Testprodukt des Unternehmens unterstützen sollte.

Verwaltung einer dynamischen Lösung mit Echtzeitdaten

Heute verwendet Roche Smartsheet für die Nachfragepriorisierung, den Vertrieb und die Datenerfassung für Diagnose- und Antikörpertests für COVID-19. Das Unternehmen sammelt Informationen von Krankenhauslaboren und Referenzlaboren, einschließlich der Anzahl der durchgeführten Tests, der Anzahl der positiven Ergebnisse und der Anzahl der Testkits auf Lager. Die Daten werden anschließend mit Produktions- und Bestellzahlen, Status und Standort der Lieferungen sowie epidemiologischen Daten abgeglichen, um dynamisch festzustellen, in welchen Bereichen die höchste Priorität für die nächste Welle an Produktlieferungen besteht.

„Dies ist ein Test, den es bisher nicht gab“, so Fullerton. „Plötzlich stellen wir wöchentlich Millionen davon her und es reicht immer noch nicht. Kein Anbieter kann mit der Nachfrage nach COVID-Tests Schritt halten. Wir mussten alle möglichen Tools entwickeln, um Lieferungen zuzuteilen, die richtigen Standorte auszuwählen, zu priorisieren und Lieferungen nachzuverfolgen. Wir haben Smartsheet in so gut wie allen diesen Bereichen verwendet.“

Dashboards zeigen Daten für verschiedene Stakeholder und unterstützen die Unternehmensleitung und Vertriebsdirektoren mit einem Überblick über ihren Bereich. Eines der wichtigsten Elemente der Roche Smartsheet-Lösung war die Vereinfachung des Prozesses für das Sammeln und Berichten von Echtzeitdaten an die Bundesgesundheitsbehörden, einschließlich die COVID-Arbeitsgruppe des Weißen Hauses.

„Wir hatten jeden Tag um 15:00 Uhr ein Produktions-Meeting“, so Fullerton. „Wir überprüften die Daten und stellten sicher, dass alles korrekt ist. Um 15:15 Uhr ging der Bericht an das Weiße Haus. Ich bin verantwortlich für Prozessverbesserungen und nicht gewohnt, an etwas zu arbeiten, das direkt ans Weiße Haus geht. Aber ich war ziemlich stolz und meine Kinder waren das auch.“

Eine Plattform für Agilität und Innovation

Seit Beginn der Pandemie hat Roche täglich mehr als 100.000 Tests in den gesamten USA versandt. Die Smartsheet-Lösung des Unternehmens wurde aktualisiert und erweitert, um Produktanforderungen effizienter nachzuverfolgen und zu verwalten. Die Datenvolumen sind beeindruckend, aber nicht so beeindruckend wie die Leistung aller Mitarbeiter im gesamten Unternehmen.

„Es ist uns stets bewusst, welchen Einfluss wir auf Patienten haben, doch es ist wirklich unglaublich, hautnah dabei zu sein“, so Glavan. „Es ist überwältigend, zu sehen, wie viele Tests durchgeführt werden, wie hoch das Volumen der bereitgestellten Tests ist, und Zeuge davon zu sein, wie Hotspots in den ganzen USA aufflammen und wieder verschwinden. Wir tragen immer etwas zum Leben der Patienten bei, doch so direkt waren wir noch nie an vorderster Front.“

Fullerton erklärt, dass Roche nun auch seine Kultur transformieren möchte, um agiler und innovativer in die Zukunft zu gehen – nicht nur angesichts des Krisenmanagements, sondern als alltägliche Art zu arbeiten. Mithilfe von Smartsheet kann das Unternehmen nun effizienter über verschiedene Teams hinweg und mit einer großen Anzahl an Remote-Mitarbeitern kommunizieren.

„Unsere Art, zu arbeiten, hat sich grundlegend verändert“, so Fullerton. „Dieses Jahr arbeitete unsere gesamte Belegschaft remote und es war eindeutig das Jahr mit dem größten Wandel, den ich bei Roche jemals erlebt habe. Wie agil wir als Organisation arbeiten und wie schnell wir uns an neue Situationen anpassen, hängt definitiv von geeigneten Plattformen wie Smartsheet ab. Viele Jahre gab es kaum Veränderungen, doch die Ereignisse in diesem Jahr haben uns gezwungen, über unsere Grenzen hinaus zu denken und neue Wege zu gehen. Diese Zeit ist für das Unternehmen wirklich aufregend.“

Weitere Informationen zu diesem Kundenbericht finden Sie in unserer Fallstudie.