Was ist Workflow-Management?
Workflow-Management ist der Prozess der Koordination von Aufgabensequenzen zum Erreichen von Projektzielen. Beim Workflow-Management werden große Aufgabensequenzen in kleinere aufgeteilt, mit dem Ziel, Geschäftsprozesse kontinuierlich zu verbessern.
Doron Meir ist Kunst- und Animationsdirektor, Story-Künstler, Lehrer und Autor des Buchs Workflow, A Practical Guide to the Creative Process, mit 15 Jahren Erfahrung in und einer einzigartigen Methode für die Verwaltung kreativer Teams mit strengen Budgets und engen Zeitplänen. Er sagt: "Workflow-Management baut das Fundament für jeden Prozess, der bei null anfängt und bringt ihn zu einem erfolgreichen Abschluss." Laut Meir passt diese Beschreibung auf jedes Geschäftsunterfangen, einschließlich in kreativen Bereichen, Ingenieurswesen, Dienstleistungen, Fertigungsindustrie, Personalwesen und mehr.
Der Workflow-Management-Prozess
Der Workflow-Management-Prozess umfasst die Aufschlüsselung großer Geschäftsaktivitäten in überschaubarere Teile und die Zuweisung von Ressourcen zum Erreichen von Zielen. Der Prozess ist auf die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten.
Die meisten Pläne für Workflow-Management-Designs beinhalten einen Prozess mit acht Schritten, um Ressourcen zu organisieren:
- Ressourcenidentifizierung: Erstellen Sie eine Liste der Ressourcen, die Sie benötigen, um Ihre Aufgabe zu erledigen, einschließlich aller Mitarbeiter, Budgets, Zeitpläne, Ausrüstung, Materialien, Technologie und Lieferanten.
- Auflistung von Aufgaben: Schreiben Sie eine Liste abzuschließender Aufgaben und teilen Sie sie in die kleinstmöglichen logischen Komponenten auf.
- Rollenzuweisungen: Weisen Sie alle Aufgaben den Teammitgliedern zu. Um das Projekt im gewünschten Zeitrahmen abzuschließen, werden Sie möglicherweise Unterstützung außerhalb Ihres Ihnen unterstellten Teams suchen müssen, entweder von Personen in anderen Teilen Ihres Unternehmens oder externen Lieferanten.
- Visualisierung: Erstellen Sie ein Workflow-Diagramm, um Ihren Workflow visuell darzustellen. Das Diagramm sollte Aufgabensequenzen und Abhängigkeiten klarstellen. Verwenden Sie ein digitales Tool, mit dem Sie Ihren Workflow ändern und verfeinern sowie mit den relevanten Parteien teilen können.
- Tests: Beziehen Sie die Stakeholder in den Überprüfungs- und Testprozess ein, um Fehler in Ihrem Plan zu identifizieren. Sammeln Sie Ideen der Teammitglieder, um Ihren vorgeschlagenen Workflow zu verbessern.
- Training: Sobald Sie sich auf ein starkes Modell verständigt haben, sprechen Sie mit Ihrem Team über das große Ganze, ihre Rolle, das Budget und Zeitüberlegungen sowie Aufgabenabhängigkeiten, die Sie im Auge behalten sollten, während Sie auf Ihr Ziel hinarbeiten.
- Bereitstellung: Wenn Sie ein großes Team haben, stellen Sie den neuen Workflow zunächst für eine kleinere Gruppe bereit, damit Sie überprüfen können, wie der Workflow funktioniert. Nehmen Sie Anpassungen vor, bevor Sie ihn dem gesamten Team zur Verfügung stellen. Holen Sie während der Arbeit Verbesserungsvorschläge von Ihren Teammitgliedern ein.
- Verbesserung: Verwenden Sie Ihre bestehenden Workflows als Vorlagen für ähnliche Arbeiten und passen Sie sie an neue Anforderungen an oder verbessern Sie sich im Vergleich zu früheren Projekten. Bei jedem Projektmeilenstein und während Ihres Projekts Post-Mortems sollten Sie die Gelegenheit nutzen, um Produkte, Prozesse und Fähigkeiten zu verbessern.
Techniken und Diagramme für Workflow-Management
Es gibt eine Vielzahl an Workflow-Management-Techniken, die alle nützlich für die Entwicklung von Projekt-Roadmaps und die Verwendung von Visualisierungen und Diagrammen sind. Welche Workflow-Management-Technik sie verwenden sollten, hängt von der Art des Projekts und dessen Komplexität ab.
Workflow-Analyse schlüsselt die Leistung eines Workflows auf und analysiert Verbesserungstrends. Benutzer in Unternehmen können Prozesse für optimale Effizienz und Produktivität am Arbeitsplatz ändern, indem sie den Workflow auf Aufgabenebene untersuchen. Die Technik zielt darauf ab, größere Beteiligung durch die Mitarbeiter, Kundenzufriedenheit und geschäftliche Wettbewerbsfähigkeit zu schaffen.
Hier finden Sie einige der häufigsten Techniken, um Ihren Workflow zu erstellen:
- Geschäftsprozessmodellierung und -notation (GPMN): Geschäftsprozessmodellierung und -notation ist eine Technik, die die Schritte in einem Geschäftsmodell veranschaulicht. Diese ISO-ratifizierte Technik ist der Engineering- und Geschäftsprozess-Management-Standard eines Systems. Im folgenden Beispiel einer Einlieferung in die Notaufnahme sind Management-Prozesse durch die Symbole und Farbsymbole des Standards dargestellt.
- Integrierte Definition für die Funktionsmodellierung (IDEF0): Integrierte Definition für die Funktionsmodellierung wurde von der US Air Force entwickelt und wird mittlerweile im öffentlichen Bereich verwendet. IDEF0 modelliert Entscheidungen, Aktionen und Aktivitäten basierend auf gründlicher Forschung, Tests und Teamentwicklung. Diese Modellierungstechnik unterrichtet Fertigung, Software-Engineering, Geschäftsprozesse und Informationssystemanalyse, -entwicklung und -Engineering.
- Unified Modeling Language Diagrams (UML): Unified Modeling Language Diagrams ist eine allgemeine, entwicklungsbezogene Modellierungssprache, die für die Verhaltens- und Strukturgestaltung komplexer Softwaresysteme entwickelt wurde. Die Technik findet auch jenseits der Softwareentwicklung Anwendung, beispielsweise bei Fertigungsabläufen. Im folgenden Beispiel für Unified Modeling Language Diagrams werden die Schritte in Kundenanfragen abgebildet und wird in einem E-Commerce-Szenario ein Auftrag erhalten.
- Flussdiagramm: Flussdiagramme zeigen die einzelnen Schritte eines Prozesses in sequenzieller Reihenfolge an. Diese Technik findet in vielen administrativen oder Dienstleistungsverfahren, Fertigungsprozessen oder Projektplänen Anwendung. Das folgende Flussdiagramm veranschaulicht die Schritte für den Abschluss beziehungsweise Abbruch eines Einstellungsverfahrens.
- Datenflussdiagramm (DFD): Datenflussdiagramme (DFD) stellen den Informationsfluss in einem Prozess visuell dar. DFDs unterstützen das Verständnis der Betriebsabläufe, um potenzielle Probleme aufzudecken, damit Prozesse und Effizienz verfeinert werden können. DFD-Anwendungen reichen von einer grundlegenden Übersicht bis hin zu einer komplexen Darstellung von Prozessen oder Systemen. Das folgende Diagramm ist ein einfaches Prozessdiagramm, stellt aber im Gegensatz zu anderen Workflow-Diagrammen nicht die Entscheidungspunkte dar.
- Rollenaktivitätsdiagramme: Rollenaktivitätsdiagramme stellen die Beziehungen zwischen Rollen innerhalb des Prozesses, der Interaktionen und der Komponentenaktionen dar. Workflow wird auf der Grundlage dessen verwaltet, wie Mitarbeiter ihre spezifischen Rollen ausführen und zusammenarbeiten. Das folgende Beispiel zeigt, wie drei Funktionen in einem Designunternehmen interagieren.
- Colored Petri-Nets: Colored Petri-Nets, auch CPNoder CP-Nets genannt, sind darauf ausgerichtet, Workflows in komplexen Systemen zu verwalten. Diese grafische Sprache ist gut für Szenarien geeignet, in denen Kommunikation, Synchronisierung und Ressourcenfreigabe unerlässlich sind.
- Objektorientierte Methoden: Objektorientierte Methodik ist eine Softwareentwicklungstechnik, die das Verhalten und die Struktur von Systemen erfasst, um die Produktivität und Qualität zu verbessern. Die Methode entwickelt Software basierend auf Objekten oder Komponenten. Die Objekte sind modular, was Umfunktionierung und Freigabe für andere Systeme ermöglicht. Der Ansatz ist nützlich für das Design, die Analyse und die Verwaltung komplexer, großer und regelmäßig aktualisierter Programme.
- Gantt-Diagramme: Gantt-Diagramme veranschaulichen Abhängigkeiten zwischen Aufgaben und Aktivitäten, um einen Projektplan zu erstellen und sind in fast jedem Workflow-Kontext anwendbar. Das folgende Beispiel zeigt ein IT-Projekt und die Anschaulichkeit, die allen Projektbeteiligten das Workflow-Management erleichtert.
- Rolleninteraktionsdiagramme: Rolleninteraktionsdiagramme sind eine Art der UML-Diagramme, die verwendet werden, um den Fluss von Systemnachrichten zu erfassen. Die Technik gibt einen Kontext für Beziehungen innerhalb eines Systems oder Prozesses.
- Simulationsmodell: Workflow-Management-Diagramme im Simulationsmodell zeigen die Schritte von Arbeitsprozessen von einem Ende zum anderen. Das folgende Beispiel zeigt einen Workflow, der schriftliche Inhalte verwaltet.
Beispiele für Workflow-Management in verschiedenen Branchen
Beispiele für Workflow-Management gibt es in fast jeder Art von Unternehmen. Sowohl For-Profit- als auch Non-Profit-Organisationen verwalten Workflows, um das Maximum aus Mitarbeiter-, Material- und Technologieressourcen herauszuholen und Kosten zu reduzieren, Zeitpläne zu erfüllen und qualitativ hochwertige Ergebnisse zu liefern.
Hier finden Sie einige Beispiele, wie verschiedene Unternehmen Workflow-Management verwenden:
- Kundendienst: Verfolgen Sie, wie Prüfungen von Kundenbeschwerden zugewiesen werden.
- Gesundheitswesen: Verwalten Sie den Beleg eines Rezepts von einem Arzt von der Ausfüllung bis zur Abholung durch den Patienten.
- Personalwesen: Bestimmen Sie neue Einstellungsprozesse, wie Urlaub verarbeitet wird, jährliche Schulungsanforderungen und Vergütungsprozesse.
- IT: Bestimmen Sie, wie Software- oder Hardwareprobleme angegangen werden sollen, die von Mitarbeitern gemeldet werden.
- Militär: Setzen Sie Workflows ein, um eine kritische Situation zu verwalten und die Regeln eines Einsatzes zu befolgen.
- Pharmazeutische Fertigung: Qualitätskontrolle in der Medizinproduktion, Produktverpackung, Prüfung von Rohmaterialien, Prüfung nach der Produktion und Lieferungsvorbereitung.
- Reisebranche: Erstellen Sie Reservierungen für Flüge, Hotels, Ausflüge und Mietwagen.
Es gibt viele Möglichkeiten, von Workflow-Management-Techniken und -Tools zu profitieren und die Umsetzung von Geschäftsaufgaben in jeder beliebigen Branche zu verbessern.
Best Practices für die effektive Verwaltung von Workflows
Best Practices für die Verwaltung von Workflows fokussieren sich im Endeffekt auf das Endziel: Workflow-Sequenzen von Anfang bis Ende mit weniger Aufwand, weniger Fehlern, in kürzerer Zeit und innerhalb des Budgets abschließen.
Hier finden Sie einige Methoden, um Workflows effektiver zu optimieren und zu verwalten:
- Auditing und Anpassung auf Grundlage einer „Source of Truth“:
Chris M. Walker ist CEO und Inhaber von Superstar SEO, einem Unternehmen für digitales Marketing. Er sagt: "Wenn wir neue Kundenprojekte übernehmen, an Größe zu- oder abnehmen, neue Tools nutzen und mehr, sollte und wird sich die Arbeitsweise unseres Teams weiterentwickeln. Legen Sie ein detailliertes Prozessdokument an, das die ‚Source of Truth‘ des Teams als Grundlage für die Prüfung und Anpassung von Workflows abspeichert, um Ihre Prozesse regelmäßig zu überprüfen und zu verbessern.“
- Stetiges Lernen für Sie und Ihr Team:
Teo Vanyo ist CEO von Stealth Agents, einem Unternehmen für virtuelle Assistenzdienstleistungen. "Die besten Unternehmen sind selbstbestimmt und in den verschiedensten Szenarien lernfähig. Ermutigen Sie Teammitglieder, selbstständig zu denken, Entscheidungen zu treffen und Verbesserungen am Workflow vorzuschlagen. Geben Sie ihnen für ihr Engagement und laufenden Input Anerkennung."
- Modularität für maximale Kontrolle:
Mia Clarke ist Inhaberin von InvertPro, einem Anbieter von Wechselrichtern, die Gleichstrom in Wechselstrom umwandeln. Clarke empfiehlt: "Zerlegen Sie zunächst Ihr großes Projekt in kleinere Module oder Projekte, indem Sie Visualisierungs-Tools wie zum Beispiel Gantt-Diagramme verwenden. Geben Sie der Arbeit einen Namen, damit sie einfacher zu identifizieren ist. Organisieren Sie Ihr Projekt in kleineren Arbeitsteilen. So können Sie Fortschritte sehen und sicherstellen, dass alles voranschreitet. Achten Sie darauf, den Zeitplan des Gesamtprojekts im Auge zu behalten, nicht nur den einzelner Aufgaben. So können Sie sicherstellen, dass Sie Ziele erfüllen und Fristen einhalten. Und vergessen Sie nicht, einen Plan B zu haben, damit Sie sich von Rückschlägen erholen können."
- Schulen Sie Ihr Team:
Guy Hadas, CEO und Mitgründer von Age Group, einem Online-Hub mit Informationen, Aktivitäten und Produkten für Senioren, verrät eine grundlegende und dennoch wesentliche Best Practice für Workflow-Management: „Meine Empfehlung für effizientes Workflow-Management ist die Implementierung von angemessenem Training zu Beginn eines Projekts. Zusätzlich sollten Sie Ihre Training-Praktiken verbessern, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter ihre Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Workflows verstehen. Aktualisieren Sie Training regelmäßig."
- Automatisieren und integrieren Sie, wo Sie nur können:
Marc Bishop ist Director of Business Growth bei DigiMagnet, einer Agentur für eingehendes Marketing, Webentwicklung und Vertriebsbeschleunigung. „Die Verwendung von Automatisierungs-Tools, die gut miteinander harmonieren, hilft bei der Erstellung nahtloser Prozesse“, sagt Bishop. "Sie nutzen wahrscheinlich bereits Enterprise-Ressourcenplanung (ERP-Systeme), aber Sie müssen Tools integrieren, um die Daten zugänglich zu machen. Zahlreiche Bestandteile des Workflow-Prozesses können automatisiert werden. Beispielsweise sind Zeiterfassung und Lohn- und Gehaltsabrechnung wichtige Funktionen und Automatisierung von Berichterstattungs- und Nachverfolgungsabläufen."
- Lassen Sie jeden nach Fehlern und Engpässen suchen:
David Reid ist ein Vertriebsleiter bei VEM Tooling, einem Kunststofflieferanten, der mehrere internationale Workflows verwalten muss. "VEM arbeitet mit Lieferanten aus verschiedenen Ländern zusammen, also muss alles sorgfältig nachverfolgt und verwaltet werden, um die Kundenanforderungen zu erfüllen, ohne Rentabilität zu verlieren", erklärt Reid. Er sieht Workflow-Management als eine Gruppenaktivität, bei der jeder Verantwortung trägt, zusammenarbeitet und vollen Einsatz zeigt, um Wege zu finden, in kürzerer Zeit höhere Qualität zu liefern. "Unser Team ist stets auf der Suche nach Engpässen, um diese zu identifizieren und zu beseitigen, Potenzial und Möglichkeiten zu finden, Zeit und Geld zu sparen."
Vorteile des Workflow-Managements
Workflow-Management unterstützt Unternehmen, indem überflüssige Aufgaben und Budgetelemente beseitigt werden. Workflow-Management erhöht Transparenz, reduziert den Bedarf an Mikromanagement und verbessert die Teamarbeit, Qualität, Produktivität und Rentabilität.
Zu den Vorteilen von Workflow-Management gehören:
- Schnellere Genehmigungen: Verzögerungen bei Genehmigungsprozessen sind typisch. E-Mail-Benachrichtigungen, einfache Freigabe und Automatisierung verringern Verzögerungen und beschleunigen den Workflow.
- Zugriff auf Informationen: Kritische Prozesse können überprüft werden, um Engpässe oder Probleme zu vermeiden. Diese Aufsicht ermöglicht Projektmanagern, festzustellen, wie gut der Prozess von einem Ende zum anderen voranschreitet.
- Zuweisung von Verantwortlichkeit: Workflow-Management und Zuordnung klären, welcher Mitarbeiter für welche Aufgaben zuständig ist und Verantwortung gegenüber dem Team hat.
- Klare Audit-Trails: Dies gilt besonders bei der Verwendung eines Workflow-Management-Softwaresystems. Die Aufzeichnung von Fortschritten, Fertigstellung von Aufgaben und relevanten Details vereinfachen die Bestimmung von Problemen, den Dingen, die gut funktioniert haben und den Dingen, die beim nächsten Workflow verbessert werden können.
- Definition von Regeln: Wenn Probleme auftreten, eliminieren vordefinierte Regeln einige Spekulationen, sparen Zeit und erhöhen das Vertrauen in die Arbeitskapazität des Unternehmens.
- Freiheit, sich auf die Strategie zu konzentrieren: Mit einem reibungslosen Workflow müssen Manager keine Zeit für Operationen aufwenden. Stattdessen können sie auf andere Teile ihrer Arbeit achten, namentlich die Förderung des Wachstums und der Entwicklung von Unternehmen.
- Mehr Transparenz: Workflows stellen eine Möglichkeit dar, den Prozess visuell an Stakeholder zu übermitteln.
- Verbesserung von Prozessen: Die Überprüfung aktueller Prozesse führt dazu, Probleme zu erkennen, und ebnet den Weg für Verbesserungen, um die Workflow-Optimierung zu verstärken.
- Verbesserung von Zeitplanschätzungen: Gibt Projektmanagern eine Grundlage, um abschätzen zu können, wie viel Zeit eine Aufgabe oder das Gesamtprojekt in Anspruch nehmen wird.
- Geringeres Projektrisiko: Wenn ein Projekt gefährdet ist, wird das Projekt komplexer und die Anzahl der Teammitglieder kann steigen. Workflows können geringere Verzögerungen im Zeitplan, die Reduzierung von Streitigkeiten und begrenzte Nacharbeitskosten sicherstellen.
- Unterstützung der Zusammenarbeit: Die Verwaltung der Zusammenarbeit innerhalb eines Teams, abteilungsübergreifender Zusammenarbeit und organisationsübergreifender Zusammenarbeit ist dank Automatisierung, Managementgenehmigung, Kommunikation und Anpassung weniger verworren.
- Unterstützung für Änderungen im Unternehmen: Wenn ein Team gut zusammenarbeitet, muss das Management in Sachen Geschäftsprozesse weniger intervenieren und es kann ein verbessertes Verständnis des Workflows entstehen.
Wie verwalten Sie Team-Workflows?
Um Team-Workflows zu verwalten, müssen Sie zunächst dafür sorgen, dass alle Beteiligten an einem Strang ziehen. Durch Planung im Voraus, laufende Kommunikation und Einhaltung der Zeitpläne steigern Sie die Leistung. Visualisierung und Automatisierung unterstützen Teams bei der Selbstverwaltung und Kontrolle zugewiesener Aufgaben.
"Sie können es sich nicht leisten, Workflows nicht zu planen, ganz egal, wie knapp die Frist ist", sagt Workflow-Autor Meir. "Wenn Sie keine Kontrolle haben, entsteht durch den Druck Nervosität und macht Sie und Ihre Teams weniger effektiv. Aber wenn Sie mit einem klaren Workflow die Kontrolle haben, werden Sie hochkonzentriert und noch effektiver, auch wenn Sie unter Druck sind.“
Von der Erstellung von Skripten bis zu den finalen Visualisierungen, sind Animations- und Filmprojekte dafür bekannt, nur sehr schwer fristgerecht und innerhalb des Budgets abschließbar zu sein. Der beste Aspekt an verwalteten Workflows für kreative Projekte besteht darin, dass Team-Mitglieder sich nicht mehr im Kreis drehen, wie Meir es nennt, beziehungsweise nicht mehr auf der Stelle stehen und mit einem Ansatz oder einer Idee Zeit verschwenden, anstatt weiterzumachen, um eine Lösung zu erreichen.
"Prokrastination ist der größte Feind", sagt Meir. "Kommunikation und voller Fokus bekämpfen dieses Problem. Wenn Sie mehr Zeit haben, liegt es daran, dass Aufgaben mit dem Workflow schnell vorankommen. Schließlich haben Sie eine Workflow-Management-Struktur eingerichtet. Sie haben auch Zeit, um zu experimentieren und bessere Lösungen zu finden und diese zu verfeinern, was letztlich das Ziel und zufriedenstellende Ergebnis von Workflows ist."
Laut Meir können Workflow und Management je nach Situation und Unternehmen unterschiedlich sein.
„Beispiel-Workflows sind hilfreich“, sagt Meir, „weil es einfacher ist, das zu verwalten und zu kontrollieren, was wir sehen können.“
Hier finden Sie eine Zusammenfassung des Systems der fünf Elemente des kreativen Workflow-Managements nach Meir:
Mit freundlicher Genehmigung von Doron Meir
- Erfassung: Diese Fähigkeit ist das Fundament des kreativen Workflows. Sie besteht darin, das Wesentliche des Projekts schriftlich oder visuell festzuhalten, um ein Thema darzustellen und den Kontext prägnant mit einzubeziehen. Das erlaubt Ihnen, die Idee zu besprechen, bevor Sie sie zu Leben erwecken, sich auf die wesentlichen Experimente zu konzentrieren, die Wahrnehmung zu schärfen, die Zusammenarbeit zu verbessern und all das in den nächsten drei Phasen anzuwenden.
- Konzept: An dieser Stelle formen Sie die Ideen zu Entwürfen oder groben Bildern um und führen Brainstormings durch, bis das Team die beste Version der Idee entwickelt. Während dieser Phase sollten Sie geäußerten Ideen keine Grenzen setzen; es gibt keine schlechten Ideen.
- Vision: An dieser Stelle arbeiten Sie das finale Konzept durch, einschließlich aller Details, in jedem Medium, egal ob Softwareprogrammierung, Skriptentwicklung, Zeichnung, Malerei, 3D-Skulpturen oder ein anderes Medium.
- Produktion: Entwickeln, iterieren und verfeinern Sie diese Anfangsvision. Lassen Sie die verfeinerten Versionen überprüfen und nehmen Sie, falls notwendig, Anpassungen vor.
- Planung: An dieser Stelle übernimmt das Management und teilt die Arbeit in logische Abschnitte auf und weist Fristen zu.
Fallstudien zum Workflow-Management
Fallstudien zu Workflow-Management zeigen, wie wichtig es ist, Arbeiten in kleinere, logische Segmente aufzuschlüsseln. Mit starken Workflows wird die Arbeit weniger stressig, und Budgets und Zeitpläne sind leichter einzuhalten.
Diese beiden Fallstudien zeigen, wie modulare und benutzerdefinierte Workflows funktionieren:
- Storyboard-"Zerstückelungs"-Fallstudie zum Workflow-Management: "Künstler – und Menschen im Allgemeinen – sehen Kreativität nicht als etwas, das es zu systematisieren gilt", sagt Workflow-Schöpfer und Autor Meir. Seiner Ansicht nach ist Chaos unerlässlich für die Konzeptionsphase. Wenn Sie Entdeckungsfreiheit und Furchtlosigkeit in den Workflow einbauen, finden Sie bessere Lösungen, egal ob die Aufgabe als kreativ angesehen wird oder nicht. Aufgaben aufzuschlüsseln oder zu zerstückeln, wie Meir es nennt, macht komplexe Aufgaben weniger entmutigend.
- Ausgangssituation: Storyboarding ist ein Workflow. Es ist eine grafische Anzeige einer Abfolge von Illustrationen oder Bildern, um eine Animation, einen Film, eine interaktive Mediensequenz oder eine bewegte Grafik im Vorhinein visualisieren zu können. Eine Designerin wollte anspruchsvollere Projekte in Angriff nehmen und war begeistert von einem anspruchsvolleren Storyboarding-Auftrag und einer großzügigen Frist des Kunden. Aber durch die viele Zeit begann die Künstlerin, alles aufzuschieben. Der Kunde wollte wissen, wann er etwas sehen könnte, aber die Künstlerin hatte nichts Vorzeigbares und zögerte auf ein Meeting am nächsten Tag hinaus. Aus dem unterhaltsamen, lockeren Projekt wurde ein kompletter Alptraum und eine Spirale aus Verwirrung und Angst.
- Ziel: Erschaffen Sie großartige kreative Arbeitswerke in kurzer Zeit.
- Strategie-/Workflow-Aufgaben: Meir fragte die Künstlerin: "Was ist Ihr Plan?" "Ich habe keine Zeit für einen Plan – ich muss arbeiten!", antwortete die Künstlerin. "Ich habe ihr gesagt, dass sie keine Zeit für keinen Plan hätte", sagt Meir. Meir schlug eine Unterbrechung vor, um ihr bei einem Plan zu helfen, aus dem Angstkreislauf auszubrechen. Nach 15 Minuten hatten sie eine Liste mit sechs Aufgaben, jede an einen bestimmten Zeitrahmen geknüpft, um die Künstlerin durch den Storyboarding-Prozess zu führen. Sie haben vereinbart, keine Sekunde länger mit den Aufgaben auf der Liste zu verbringen – selbst wenn es schlecht war. Der Workflow veränderte die komplette Situation für die Künstlerin. Vor der Liste hatte die Künstlerin das Gefühl, dass alles zu lange dauerte, was sie stresste und ihr erschwerte, sich zu konzentrieren. Jetzt, wo sie die Liste hatte, hatte sie ein besseres Fundament.
Mit freundlicher Genehmigung von Doron Meir
- Ergebnis: Der Druck war immer noch da, aber er arbeitete zu Gunsten der Künstlerin. Ein einfacher Plan gab der Künstlerin ein Gefühl der Kontrolle und rettete letztendlich das Projekt, indem er Ihr die Struktur gab, um ein aufregendes Storyboard für den Kunden zu erstellen.
- Agile-Fertigungsprojekt-Fallstudie zum Workflow-Management:
Automotive Testing Study: Jon Quigley ist Autor von neun Projektmanagementbüchern und ein Principal bei Value Transformation, LLC. Über die letzten 20 Jahre waren viele seiner Kunden bedeutende Hersteller in den Luftfahrt- und Automobilsektoren. Projekte in diesen Branchen sind äußerst komplex und umfassen große Teams, weswegen es notwendig ist, Geschäftsprozesse in kleinere, sinnvolle Workflows aufzuschlüsseln.
Hier ist eine kurze Beschreibung, wie er an Qualitätstests für Fahrzeuge mit einem Agile-Ansatzherangegangen ist: - Ausgangssituation: Während eines großen Fahrzeugentwicklungsprojekts wurden Änderungen für die mechanischen, elektrischen und elektronischen Komponenten, einschließlich eingebauter Software, geplant. Ein enger Testzeitplan und schnelle Aktualisierungen erforderten eine kreative Lösung, da es mehr als 3.000 Spezifikationen und Anforderungen gab. Darüber hinaus erforderte der Fall mehr als 3.000 Testfälle, da es mehrere Fahrzeugversionen und verschiedene Konfigurationen gab. Die Projektmanagementabteilung und der Führungsstab mussten jederzeit auf dem Laufenden bleiben.
- Ziel: Decken Sie mit Tests schnellstmöglich so viele Produktsysteme wie möglich ab.
- Strategie/Workflow-Aufgaben: Am Ende jedes Arbeitstages wird der Workflow-Fortschritt von verfügbaren Teammitgliedern mit einer Reihe an Fragen ausgewertet.
- Tägliche Workflow-Fragenabfolge:
Das Team traf sich jeden Morgen, um potenzielle Engpässe aufzudecken und arbeitete zusammen an Lösungen.
Überprüfen Sie die Fragen des vorherigen Tags:- Was haben Sie gestern erreicht?
- An welchen Leistungen wurde nicht gearbeitet und warum?
- Wie viele Testfälle gibt es?
- Wurden Fehler gefunden?
- Was waren die Folgen des Fehlers?
- Wurde das Tracking-System aktualisiert?
Momentane Arbeitsfragen für heute: - Was werden Sie heute erreichen?
- Welche Testfälle sind für den Abschluss fällig?
- Ist besondere Ausrüstung und Fachwissen erforderlich?
- Auf welche Hindernisse stoßen Sie?
- Was und wer kann helfen?
Auf Grundlage der Testfälle erstellte das Team ein sechs Wochen umfassendes Burn-Up-Chart, ein Tool, das in Agile-Projekten verwendet wird, um die Gesamtarbeit pro Iteration nachzuverfolgen. Im folgenden Diagramm stellt die blaue Linie die anvisierte Leistungsrate und die orange Linie die tatsächliche Leistungsrate dar. Die Fehlerreduktion ist die Anzahl der abgeschlossenen Testfälle prozentual zu der Gesamtzahl der Testfälle.Mit freundlicher Genehmigung von Value Transformation LLC und Jon Quigley
- Tägliche Workflow-Fragenabfolge:
- Ergebnis: Das Team hat das Diagramm jeden Morgen basierend auf den Beiträgen des Teams aktualisiert. Das Burn-Up-Chart zeigte die Prozentzahl an abgeschlossenen Tests im Vergleich zu den Fehlern, die jeden Tag gefunden wurden. Dieser Prozess prognostizierte das mögliche Abschlussdatum, aber noch wesentlicher war, dass die Fehler dem Projektmanager und dem Führungsstab einen Einblick in den Zustand der Komponenten und Systeme gewährten. Diese Transparenz erleichterte die Verwaltung echter Probleme und eine schnelle Kurskorrektur.
Wie sich Workflow-Management von Projektmanagement unterscheidet
Beim Workflow-Management liegt der Fokus auf der Steuerung einer Reihe von Aufgaben, um ein Projekt abzuschließen, in der Regel mit Workflow-Diagrammen und Software. Beim Projektmanagement liegt der Fokus auf der Gesamtplanung, Überwachung und Auswertung der Ergebnisse, um organisatorische Ziele zu erreichen.
Arbeitsablauf- und Projektmanagement sind sich zwar ähnlich, aber sie sind verschiedene Disziplinen. Workflow-Management ist die fortlaufende Instandhaltung von Prozessen mit minimalen Änderungen. Im Gegensatz dazu erfordert Projektmanagement eine umfassendere Koordination und Planung, um auf Änderungen in einem bestimmten, einzigartigen Projekt zu reagieren.
Erfahren Sie mehr über Projektmanagement-Workflows in unserem Leitfaden.
Workflow-Management – Geschäftsprozess-Management (GPM)
Workflow-Management und Geschäftsprozess-Management (GPM) straffen Arbeitsprozesse. Der Unterschied besteht darin, dass beim Workflow-Management einzelne Aufgabensequenzen abgeschlossen werden, während beim Geschäftsprozess-Management Prozesse gestaltet, kontinuierlich optimiert und mitarbeiter- und systemübergreifend ausgeführt werden.
Beim Geschäftsprozess-Management werden mehrere Workflows und Prozesse optimiert, um die Geschäftsabläufe insgesamt zu verbessern. Geschäftsprozess-Management erfordert die Verwendung von Software, die verschiedene Workflows in andere Anwendungen, Systeme, Technologien und menschliche Elemente integriert.
Was ist ein Workflow-Management-System?
Ein Workflow-Management-System hilft Unternehmen, Herausforderungen zu überwinden, indem sich wiederholende Prozesse automatisiert und nicht erledigte Aufgaben überwacht werden. Diese Systeme unterstützen erweitertes Workflow-Management, einschließlich eines vollständigen Überblicks über Workflows und Metriken, um die individuelle und unternehmensübergreifende Leistung zu überwachen und zu messen.
Automatisierung spart Zeit, verbessert die Produktivität und reduziert Fehler. Automatisierung ist auch praktisch: Laut einer Smartsheet Arbeitsplatzstudie meinten mehr als 40 Prozent der Mitarbeiter, dass sich wiederholende Aufgaben ein Viertel ihrer Arbeitswoche in Anspruch nehmen. Laut der Befragten umfassen die meisten dieser Aufgaben Datensammlung, Dateneingabe und E-Mails.
Beispiel eines Workflow-Management-Systems: Softwareentwicklung in Atlassian Jira
Die Jira-Software von Atlassian unterstützt Workflow-Management und Agile-Teams in der Webentwicklung. Die Software enthält Workflow-Diagramme, die so wie sie sind oder als Anpassungsbasis verwendet werden können. Die Workflow-Diagramm und -Managementplattform von Jira bietet vollständige Transparenz und ermöglicht die Erstellung, Nachverfolgung, Absprache und Benachrichtigung über alle Details in Echtzeit auf einer Plattform. Die Plattform bietet Flexibilität und die Möglichkeit, alternative Pfade und kritische Entscheidungspunkte einfach zu erkennen und verschiedene Frameworks wie Kanban und Scrum zu integrieren, die gerne von Agile-Softwareentwicklungsteams genutzt werden. In diesem Beispiel für Workflows in der Softwareentwicklung, das mit Atlassian Jira nachverfolgt wurde, stellen die farbigen Rechtecke Workflow-Schritte dar, und die Pfeile und Linien zeigen mögliche Pfade an. Übergänge zwischen den Phasen befinden sich im Text.
Workflow-Management-Systeme verstehen
Workflow-Management-Systeme (WfMS) sind Software-Infrastruktursysteme, die Teams bei der Nachverfolgung, Überwachung und Koordination von Workflows unterstützen. Ein Workflow-Management-System ermöglicht dem Benutzer, die für verschiedene Umstände erforderlichen Workflows zu definieren.
Viele Workflow-Management-Systeme ermöglichen Teams auch, die Prozesse zu analysieren und zu messen, um Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.
Viele Workflow-Management-Systeme bieten automatische Verarbeitung und Routing, kombinieren mehrere unabhängige Systeme und Prozesse zu einer geschlossenen Struktur, integrieren sich in bestehende Infrastruktur und organisieren Produkte aus verschiedenen Quellen. Workflow-Management-Systeme ermöglichen oft die Einrichtung von Benachrichtigungen, um Statusaktualisierungen einzusehen.
Workflow-Management-Systeme unterstützen in der Regel drei Arten von Workflows, je nach den Bedürfnissen des Projekts:
- Regelgesteuerter Workflow: Vorbestimmte Regeln bestimmen den Fortschritt des Workflows in diesem fortgeschrittenen sequenziellen Workflow. Regeln werden mit den Ausdrücken falls, dann, oder andernfalls aufgestellt. Bedingungen innerhalb der Regeln bestimmen, ob die Ausdrücke wahr oder falsch sind.
- Sequenzieller Workflow: Diese Art von Workflow ist progressiv und linear, z. B. ein Flussdiagramm, und schreitet von einem Prozess oder einer Aufgabe zum/zur nächsten und ist nicht rückläufig.
- Status-Machine-Workflow: Diese Workflows gehen von einem "Zustand" in einen anderen über. Komplexe Workflows können rückläufig sein, wenn es von Abhängigkeiten erfordert wird.
Einschränkungen von Workflow-Management-Systemen
Zu den Einschränkungen von Workflow-Management-Systemen gehören technische, Wartungs-, Benutzerfreundlichkeits- oder Integrationsprobleme. Workflow-Systeme sollten ebenfalls die Kommunikation in der Stakeholder-Kette ermöglichen. Unternehmen können Einschränkungen durch sorgfältige Überprüfungen und den Kauf von gründlich getesteten Softwaresystemen vermeiden.
Workflow-Autor Meir sagt, dass Software eine wertvolle Stütze ist, mahnt aber zur Vorsicht. "Sie dürfen nicht soweit von Software abhängig werden, dass Sie menschliche Interaktion ausschließen", warnt Meir. "Das System sollte automatisieren, damit Sie Zeit sparen, was die Zusammenarbeit des Teams und Produktivität ermöglicht."
Hier sind einige der typischen Einschränkungen von Workflow-Management-Systemen:
- Integrationsprobleme: Untersuchen Sie vor dem Kauf, in welche Tools sich die Software integriert, um sicherzustellen, dass Sie Ihre aktuellen Tools weiterhin verwenden können.
- Mangel an menschlicher Kommunikation oder Kommunikations-Tools: Die Verwendung von Softwaresystemen ist hilfreich, aber die Zusammenarbeit kann auch darunter leiden. Workflow-Systeme sollten einfache Kommunikation mit Stakeholdern und Integration in bestehende Arbeits-Tools ermöglichen.
- Wartungsanforderungen: Automatisierung sollte vor und nach der Implementierung gründlich getestet werden, um sicherzustellen, dass sie unabhängig von Ihrem aktuellen Tool Vorteile bietet. Workflows müssen aktualisiert werden, um den größtmöglichen Vorteil aus ihnen zu ziehen.
- Systemprobleme: Die Komplexität von Workflow-Software kann auch zu Ausfallzeiten bei Reparaturen und Fehlerbehebungen führen, die von den Lieferanten oder IT-Teams behandelt werden müssen.
- Benutzerunfreundlichkeit: Workflow-Management-Systeme können komplex sein und sind nicht immer intuitiv. Stellen Sie sicher, dass das Onboarding einfach ist und es beim System, das Sie auswählen, keine steilen Lernkurven gibt.
Funktionen von Workflow-Management-Software
Die wichtigsten Funktionen von Workflow-Management-Software stellen Effektivität und Benutzerfreundlichkeit sicher. Best-in-Class-Systeme sind in der Regel Cloud-basiert und bieten Tools für die Zusammenarbeit und mehrere Berichtfunktionen. Suchen Sie nach flexiblen Funktionen wie Anpassung, Skalierbarkeit und Mobilität für einfachen Zugriff.
"Ein Workflow-System muss einfach zu verwenden sein", sagt Workflow-Autor Meir. "Suchen Sie nach Software, die, wo immer Sie sind, flexibel und kompatibel mit der Software ist, die Sie schon benutzen."
Workflow-Management-Funktionen, nach denen Sie suchen sollten:
- Zugriff von überall: Die Welt kommuniziert mobil, also sollten Workflow-Management-Tools mobilen Zugriff erlauben. Systeme müssen Mitarbeitern die Möglichkeit geben, Datensätze, Daten, Fortschritte und Prozesse in Bereichen ohne oder nur begrenzter Konnektivität anzuzeigen.
- Eigenverantwortung: Berichte, Transparenz und klare Zielzuweisungen geben jedem Verantwortung und ermöglichen Selbstüberwachung.
- Automatisierung und Benachrichtigungen: Automatisierungsfunktionen wie die Möglichkeit, Aufgaben ohne menschliche Aktionen auszuführen, E-Mails zu senden, Erinnerungen einzurichten, Aufgaben zu planen und Auslöser für Drip-Kampagnen anzuwenden, machen das Ausführen von Workflows viel einfacher. Erinnerungen stellen sicher, dass jedes Teammitglied weiß, wann Dateien hochgeladen, Zeit nachverfolgt und Aktualisierungen übermittelt werden sollen.
- Cloudbasierte Plattform: Ein Workflow-Management-System in der Cloud bedeutet sorgenfreie Wartungen und Aktualisierungen, strikte Sicherheit und zuverlässige Lieferantenpartnerschaft.
- Tools für die Zusammenarbeit: Suchen Sie nach einem System, das Ihnen ermöglicht, Kollegen Nachrichten zu senden und anpassbare Dashboards zu erstellen, die alle Details zu Ihrem Projekt anzeigen, damit alle Beteiligten in Sachen Projektstatus auf dem Laufenden bleiben. Unterstützung der Zusammenarbeit sowie unternehmensweiter Dokument- und Wissensaustausch gehören zu den besten Attributen eines Workflow-Management-Tools.
- Anpassung: Sensible Management-Tools bieten genug Flexibilität, um die Workflow-Schritte mit benutzerspezifischen Regeln zu erstellen und zu konfigurieren. Eine Drag-and-Drop-Oberfläche vereinfacht die Workflow-Zuordnung und -Änderung, und ermöglicht IT-Teams und Entwicklern, sich auf Prioritäten statt auf Änderungsanfragen zu konzentrieren.
- Integration: Suchen Sie nach einem Workflow-Tool, das sich nahtlos in Ihre Technologie integriert und das Beste aus Ihren bestehenden Investitionen in Finanz-, CRM-, Vertriebs-, Marketing- und Social-Media-Plattformen macht.
- Intuitive Benutzeroberfläche: Eine intuitive Benutzeroberfläche erleichtert das Onboarding, damit Teams umgehend mit der Arbeit beginnen und zusammenarbeiten können.
- Parallele Workflows: Aufgaben benötigen häufig gleichzeitigen Zugriff, damit Mitarbeiter Aufgaben unabhängig voneinander erledigen können. Anstatt sie auf einen anderen Mitarbeiter oder einen Anbieter warten zu lassen, bis diese eine Aufgabe abschließen, sollten parallele Workflows in die potenzielle Software eingebaut werden.
- Berichte und Einblicke: Effiziente Automatisierungssysteme bieten Optionen für die Erstellung von Berichten und Dashboards sowie erweiterte Tracking-Funktionen, um Informationen zur Verfügung zu stellen, wenn Änderungen an einem Prozess auftreten. Das richtige System hilft, Engpässe zu lösen, Silos zu erkennen, Fortschritt zu überwachen und Ihre Kollegen zu schätzen.
- Regelbasierter Zugriff: Mit dieser Funktion können Sie Ihre Workflows anpassen. Sie sollten in der Lage sein, die Regeln zu ändern, ohne andere Workflows zu beeinträchtigen. Suchen Sie nach No-Code-Regeln, damit Manager das Tool einfacher verwenden können.
- Skalierbarkeit: Ein Best-In-Class-Workflow-System sollte die Fähigkeit haben, Workflows und Prozesse zu skalieren, wenn das Unternehmen wächst und Workflows komplexer werden.
Die Grundlage besserer Management-Software ist eine hart arbeitende Workflow-Engine oder Software-App. Die App orientiert sich am Workflow-Design und leitet den Prozess durch seine Sequenzen, um eine optimale Workflow-Automatisierung zu gewährleisten. Eine Workflow-Engine verwaltet und überwacht den Status von Aktivitäten in einem Workflow.
Übernehmen Sie mit Smartsheet die Kontrolle über den Workflow Ihres Unternehmens
Befähigen Sie Ihr Team, über sich selbst hinauszuwachsen – mit einer flexiblen Plattform, die auf seine Bedürfnisse zugeschnitten ist und sich anpasst, wenn sich die Bedürfnisse ändern. Mit der Plattform von Smartsheet ist es einfach, Arbeiten von überall zu planen, zu erfassen, zu verwalten und darüber zu berichten. So helfen Sie Ihrem Team, effektiver zu sein und mehr zu schaffen. Sie können über die Schlüsselmetriken Bericht erstatten und erhalten Echtzeit-Einblicke in laufende Arbeiten durch Rollup-Berichte, Dashboards und automatisierte Workflows, mit denen Ihr Team stets miteinander verbunden und informiert ist. Es ist erstaunlich, wie viel mehr Teams in der gleichen Zeit erledigen können, wenn sie ein klares Bild von der geleisteten Arbeit haben. Testen Sie Smartsheet gleich heute kostenlos.