Handbuch für Arbeitsablaufdiagramme: Beispiele, Diagrammtypen und Expertentipps

Ein Arbeitsablaufdiagramm ist eine visuelle Darstellung eines Arbeitsablaufs, eines Geschäftsprozesses oder einer Reihe von Schritten, die Sie ergreifen, um ein Ergebnis zu erzielen. Diagramme zeigen den Ressourcenfluss und die Übergabe zwischen verschiedenen Rollen sowie die Abhängigkeiten von Aufgaben und die Verantwortlichkeiten. 

„Ein Arbeitsablaufdiagramm hilft den Menschen, zu verstehen, wie ein Team Aufgaben durchführt und Ergebnisse erzielt“, erklärt Giles Johnston, Direktor und Mitbegründer von Fraction ERP. „Da ein Arbeitsablaufdiagramm einzelne Schritte hervorhebt, kann es helfen, die Zykluszeit [in der Produktion] und Fehler zu reduzieren. Letztendlich kann ein Diagramm helfen, die Produktivität zu steigern.“

Ein Arbeitsablaufdiagramm muss nicht kompliziert sein – eine schnelle Skizze auf Papier oder ein Whiteboard kann dazu bereits genügen. Sie können auch eine ausgefeilte Zeichnung mit spezialisierten Symbolen erstellen, die in einer speziellen Arbeitsablauf-Plattform gezeichnet wurde. 

Ein Arbeitsablaufdiagramm wird unter anderem als Flussdiagramm, Prozessflussdiagramm, Prozesslandkarte, Prozessablaufplan oder Arbeitsfluss-Prozessdiagramm bezeichnet. Einige Menschen setzen ein Arbeitsablaufdiagramm ein, um einen Überblick über Systeme auf hoher Ebene zu erhalten. Sie können aber auch detailliertere Informationen enthalten. 

Viele Branchen und Unternehmen können von Arbeitsablaufdiagramm profitieren, darunter die Chemiebranche, die Fertigungsindustrie und der Maschinenbau, um den Materialfluss und die Beziehungen zwischen wichtigen Ausstattungen aufzuzeigen. Arbeitsablaufdiagramme dienen auch als Funktionseinheit und Systemübersicht für neue Mitarbeiter.

Ein Arbeitsablaufdiagramm hilft Ihnen, Prozesse zu visualisieren, die einem größeren Projekt zugrunde liegen. Arbeitsablaufvorlagen zeigen sequenzielle Schritte, die dem Endbenutzer helfen, jeden Schritt leichter zu verstehen, zu befolgen und zu analysieren. 

Darüber hinaus beschreiben Arbeitsablaufdiagramme die Reihenfolge der auszuführenden Schritte auf eine optisch ansprechende Weise und legen bestimmte Aufgaben in einem strukturierten und leicht verständlichen Format fest. Diese Diagramme helfen Ihnen, Änderungen innerhalb eines Prozesses leicht zu identifizieren und vorzunehmen, um effizienter zu werden. Letztendlich können Sie mit einem Arbeitsablaufdiagramm Prozessanforderungen erfassen, visualisieren und erstellen, die für jeden Geschäftsprozess oder jede vertikale Ebene gelten, vom Projektmanagement über das Gesundheitswesen bis hin zum Bauwesen.

Die Bestandteile eines Arbeitsablaufdiagramms vermitteln Informationen darüber, was in einem Arbeitsablauf geschieht. Alle Arbeitsabläufe umfassen Einsätze, Transformationen und Leistungen. Kästchen, Linien, Pfeile und andere Symbole stellen diese Bestandteile in einem Arbeitsablaufdiagramm dar. 

• Einsätze: Einsätze sind die Ressourcen, die erforderlich sind, um einen Arbeitsschritt oder -prozess abzuschließen. Sie können sich einen Einsatz auch als Katalysator für einen Schritt des Arbeitsablaufs vorstellen. Zu den Einsätzen gehören Materialien, Personal, Mittel, Maschinen oder Daten und Informationen.
• Transformationen: Transformationen stellen dar, wie die Einsätze verändert werden, um eine Leistung zu erzeugen. Sie können sich Transformationen als Auslöser für den nächsten Schritt im Arbeitsablauf vorstellen. Transformationen umfassen Handlungen wie die Weiterleitung eines Versicherungsanspruchs zur Genehmigung, den Bau eines Rasenmähers oder die Anwendung eines Algorithmus auf Rohdaten.
• Leistungen: Leistungen sind die Ergebnisse der Transformationen von Einsätzen. Je nach den Umständen kann es sich bei der Leistung um ein Endprodukt handeln, z. B. einen fertigen Rasenmäher, oder um den Einsatz für einen anderen Prozess, z. B. einen genehmigten Versicherungsantrag, den die Mitarbeiter an die Buchhaltung weiterleiten, um den Auszahlungsprozess anzustoßen.

Komplexe Arbeitsablaufdiagramme zeigen Aufgaben, Aufgabensequenzen, Entscheidungspunkte und Prozessabläufe und bilden alternative Pfade und Nacharbeitsschleifen oder -punkte ab, an denen der Arbeitsablauf zu einem vorherigen Schritt zurückkehrt. Es ist wichtig, die Verantwortung für Aufgaben oder Prozesse in Ihren Arbeitsablauf einzubeziehen.

Im Folgenden finden Sie ein Diagramm eines Arbeitsablaufs, der in JIRA von Atlassian dargestellt wird. Die farbigen Rechtecke stellen Schritte im Arbeitsablauf dar, die Zeilen und Pfeile die potenziellen Pfade, und der Text beschreibt die Art der Transformation zwischen den einzelnen Schritten.

Verwenden Sie Arbeitsablaufsymbole und -formen, die verschiedene Zustände oder Aktionen darstellen, um Ihr Diagramm zu erstellen. Sie müssen zwar nicht alle verfügbaren einzigartigen Symbole verwenden, aber bestimmte Formen machen es unter Umständen einfacher, einen komplexen Ablauf auf einen Blick zu verstehen. 

Abhängig von Ihrer Branche enthält Ihre Arbeitsablaufgrafik möglicherweise spezielle Symbole, oder Sie verwenden nur Kästchen und Pfeile, um den Arbeitsfluss grafisch darzustellen. Die meisten Teams verwenden etwa fünf Symbole, aber lediglich zwei oder drei könnten bereits ausreichend sein.

Die folgenden Symbole werden häufig verwendet: 

• Oval: Verwenden Sie dieses Symbol, um einen Anfangs- oder Endpunkt eines Ablaufs darzustellen. 
• Rechteck: Markiert in der Regel einen Schritt in einem Ablauf.
• Pfeil: Pfeile geben den Richtungsfluss eines Prozesspfads oder des Ablaufs selbst an. 
• Raute oder Rhombus: Diese Symbole markieren einen Entscheidungspunkt. 
• Dokument: Ein Dokumentsymbol gibt an, dass es sich bei der Leistung oder dem Einsatz um ein Dokument oder einen Bericht handelt. Beispiele sind das Ausfüllen und Einreichen eines Formulars, das Schreiben eines Memos oder das Erstellen eines Berichts.

Unternehmen können ein geschäftliches Arbeitsablaufdiagramm verwenden, das über alle Geschäftsfunktionen und -ebenen hinweg gültig ist. Daher sollten Sie aus Gründen der Klarheit ein standardisiertes Anmerkungssystem einrichten, das von allen Beteiligten verwendet wird, auch wenn Sie Symbole und Formen anpassen.

Um ein Arbeitsablaufdiagramm zu lesen, identifizieren Sie zuerst den Diagrammtitel, den Symbolschlüssel und die Nummern der Bauteilnummern (bei komplexeren Darstellungen). Als Nächstes sollten Sie den Ausgangspunkt des Prozesses finden und dem logischen Ablauf folgen, der durch die Pfeile angezeigt wird. 

In vielen Branchen werden Diagramme derart formatiert, dass sie von links nach rechts gelesen werden. Wenn Sie sich mit einem neuen Arbeitsablaufdiagramm befassen, orientieren Sie sich an der spezifischen Layoutkonvention der jeweiligen Branche. 

Sobald Sie die Ablaufrichtung verstanden haben, lesen Sie die Symbole (siehe unsere nachstehende Symbolerörterung). Ziehen Sie die Symbolstandards der International Standards Organization (ISO), ANSI oder ASME für Ihren Bereich zurate, um spezielle Symbole zu finden.

Sie können ein Arbeitsablaufdiagramm in wenigen einfachen Schritten erstellen. Entscheiden Sie sich zunächst für einen wichtigen Arbeitsablauf, der abgebildet werden soll. Als Nächstes erstellen Sie eine einfache Skizze. Dafür benötigen Sie keine Software – ein Stift (zum Zeichnen von Symbolen) und Papier funktionieren bestens.

„Machen Sie sich keine Sorgen, ob Sie die richtigen Symbole verwenden“, sagt Johnston. „Es ist wichtiger, dass Sie die Schritte mit allem Drum und Dran bis ins kleinstmögliche Detail erfassen. Beschreibungen können Menschen abschrecken und einschüchternd wirken. Zeichnen Sie stattdessen einige Kästchen mit Pfeilen. Es ist viel wichtiger, sich mit der Erstellung des Diagramms zu beschäftigen und sich dabei wohlzufühlen, als sich darum zu kümmern, ob Sie einen Rhombus oder Kästchen mit einer schrägen Seite oder eine wellige Linie unten verwenden sollten.“ 

Wenn Ihr Team sich auf einen endgültigen Entwurf geeinigt hat, können Sie das Arbeitsablaufdiagramm, sofern Sie eine formelle Version benötigen, in eine Grafiksoftware oder eine Arbeitsablauf-Automatisierungsplattform übertragen. 

Folgen Sie diesen Schritten, um zu lernen, wie man ein Arbeitsablaufdiagramm zeichnet:

1. Wählen Sie den Arbeitsablauf aus: Verstehen Sie den Arbeitsablauf und warum Sie ihn visuell darstellen.
2. Benennen Sie den Arbeitsablauf: Der Name sollte aktiv sein und mit einem Verb beginnen. 
3. Definieren sie Anfangs- und Endpunkte: Grenzen Sie den Arbeitsablauf ein. Johnston: „Viele Unternehmen machen den Fehler, zufällige Teile eines Arbeitsablaufs darzustellen.“
4. Zählen Sie jede Aufgabe oder jeden Schritt auf: Stellen Sie sicher, dass Sie alle Schritte in der richtigen Reihenfolge aufführen und beachten Sie, wer für sie verantwortlich ist. Erstellen Sie eine Skizze, die als Grundlage für die Konsensdiskussionen in Teams dienen kann. Sie können ebenfalls die Zykluszeit und die Verwendung in diese erste Skizze einbeziehen. Johnston schlägt weiterhin vor, kleine Schritte anstelle großer zu berücksichtigen, da Sie ohne Details die Möglichkeit für Verbesserungen verlieren.
5. Fügen Sie Folgendes in Ihren Entwurf ein:
   1. Mindestens einen Ausgangsknoten, da Arbeitsabläufe nicht im luftleeren Raum stattfinden.
   2. Mindestens zwei Aufgabenknoten, da Sie Aktivitäten benötigen, um einen Arbeitsablauf darzustellen.
   3. Mindestens einen Endknoten, denn nichts geht ewig weiter. Ein Endknoten hilft Benutzern auch bei der Bewertung, ob sie das Ergebnis oder die Leistung erzielt oder erbracht haben. 
   4. Entscheidungsknoten, da nicht alle Arbeitsabläufe linear sind. Arbeitsabläufe enthalten häufig Ja/Nein-Optionen und alternative Pfade.
   5. Verbindungen, wenn Sie zwischen verschiedenen Prozessabschnitten wechseln können.
   6. Schnittstellenknoten, wenn die Leistung eines Prozesses zum Einsatz für einen anderen wird. 
   7. Beschriftungen für alle Elemente.
   8. Wo angemessen gegebenenfalls Erläuterungen.
6. Erstellen Sie das formale Arbeitsablaufdiagramm in Ihrer Arbeitsablauf-Plattform oder Ihrem Grafikprogramm: 
   1. Überlegen Sie sich, wer das Diagramm verwenden wird, und wie detailliert Einzelheiten dargestellt werden müssen. 
   2. Wenn externe Beteiligte das Dokument sehen, vermeiden Sie es, vertrauliche Informationen aufzunehmen. 
   3. Bei komplexen Arbeitsablauf- und Systemdiagrammen sollten sie wichtige Prozesslinien fett und unwichtigere Prozesslinien dünn darstellen. 
   4. In komplexen Diagrammen werden wichtige Arbeitsablaufelemente häufig nummeriert.

Es stehen verschiedene Arten von Arbeitsablaufdiagrammen zur Verfügung, darunter Arbeitsablaufdiagramme, Prozesslandkarten und Flussdiagramme. Manche Menschen verwenden diese Begriffe austauschbar, aber sie bezeichnen unterschiedliche Dinge. Einige Formate sind besser geeignet, um verschiedene Informationen anzuzeigen oder bestimmte Einblicke zu verschaffen. 

Berücksichtigen Sie diese verschiedenen Ansätze, wenn Sie entscheiden, wie Sie einen Arbeitsablauf darstellen:

• Tätigkeitsdiagramm: Ein Tätigkeitsdiagramm zeigt die notwendigen Einzelschritte, um eine Leistung zu erzielen oder ein Produkt zu erzeugen. Diese Diagramme verwenden gelegentlich eine vereinheitlichte Modellierungssprache (UML), können aber auch einfache Vermerke verwenden.
• Diagramm gemäß American National Standards Institute (ANSI): Ein ANSI-Diagramm enthält Symbole, die auf den ANSI-Arbeitsablaufrichtlinien basieren. Die ANSI-Schreibweise war die erste gängige Modellierungssprache für die Darstellung von Arbeitsabläufen in den Bereichen Maschinenbau, Versorgungswesen, Mechanik, Software, Verrohrung und Instrumentierung (P&ID) und allgemeiner Arbeitsabläufe. Die Grundsymbole ähneln anderen Symbolsätzen, enthalten aber ebenfalls spezielle Symbole für Elemente wie den Transport, die Datenübertragung durch Faxe oder Telefonate, Schalter und mehr.
• Einfaches Flussdiagramm: Verwenden Sie diese Art von Diagrammen, um einfache oder spekulative Abläufe darzustellen oder die chronologische Reihenfolge der Schritte zu erläutern. Diese Art von Diagramm kann nur einige Grundsymbole verwenden.
• Geschäftsprozessmodell und -notation (BPMN): BPMN stellt Abläufe, Datenströme und Systeme auf hoher Ebene dar. BPMN verwendet dafür formale Symbole und Layouts, um Abläufe team- und organisationsübergreifend für technische oder geschäftliche Benutzer verständlich zu machen. 
• Datenflussdiagramm (DFD): Ein Datenflussdiagramm zeigt an, wie Daten- oder Informationen durch einen Ablauf oder ein System fließen. Diese Diagramme enthalten keine Entscheidungspunkte.
• Prozessablaufplan: Ein Prozessablaufplan stellt chemische, fertigungstechnische oder andere Prozesse dar, um wichtige Ausrüstungen und den Materialfluss zu beschreiben. Prozessablaufpläne stellen auch grundlegende organisatorische Prozesse dar oder sorgen für Kontext von Tätigkeiten. Diese Darstellungen können einfache Arbeitsabläufe sein, sind aber gelegentlich formale Dokumente in BPMN.
• Lieferanten, Einsätze, Ablauf, Leistungen, Kunden (SIPOC)-Diagramm: Ein SIPOC-Diagramm zeigt wichtige Schritte in einem Arbeitsablauf und die Beziehungen zwischen den Aufgabenverantwortlichen, Einsätzen und Leistungen. Um Übergaben und Kadenz zu verstehen, fügen Sie einem SIPOC-Diagramm eine Zeitleiste hinzu, die helfen kann, die Erwartungen der Zeitplanung im Vergleich zu tatsächlich geleisteten Arbeit darzustellen.
• Schwimmbahn- oder Bereichsübergriffdiagramm: Ein Schwimmbahndiagramm (auch Bereichsübergriffdiagramm genannt) zeigt, wie Rollen in einem Ablauf definiert sind und wie sich ein Ablauf zwischen verschiedenen Abteilungen bewegt. Schwimmbahndiagramme können überflüssige Rollen und Schritte offenlegen und alle Aufgaben und abteilungsübergreifende Abläufe darstellen. Diese Diagramme helfen Engpässe oder Fälle zu identifizieren, in denen Sie die Verantwortung eines Ablaufs auf eine andere Rolle übertragen sollten.
• Top-Down-Diagramm: Ein Top-Down-Diagramm enthält nur wichtige Schritte und wird oft durch ein detailliertes Flussdiagramm ergänzt.
• Vereinheitlichte Modellierungssprache (Unified Modeling Language - UML)-Diagramm: Ein UML-Diagramm wird häufig im Bereich der IT-Architektur verwendet. UML-Diagramme haben neun Varianten, von denen jede einen besonderen Fokus hat, wie Interaktionen, Objekte oder Sequenzen. 
• Wertstromdiagramm: Ein Wertstromdiagramm zeigt, wie Waren oder Informationen fließen, um ein Produkt zu erstellen oder einen Mehrwert für einen Kunden zu schaffen. Diese Diagramme sind Werkzeuge, um Verschwendung und Engpässe in einem Ablauf zu identifizieren.

Arbeitsablaufdiagramme können einen Einstellungsprozess, die Phasen eines Plans oder den Benutzerpfad für eine App darstellen. Wie die folgenden Beispiele für Arbeitsablaufdiagramme zeigen, kann fast jede Branche oder jedes Unternehmen von Arbeitsablaufdiagrammen profitieren.

• App-Entwickler: Ein Arbeitsablauf für App-Entwickler zeigt die Schritte auf, die ein Entwickler zum Erstellen eines Produkts verwendet. In unserem Beispiel beschreibt ein Arbeitsablaufdiagramm, wie eine Softwarefunktionalität funktioniert.
• E-Commerce: Ein E-Commerce-Arbeitsablaufdiagramm zeigt, wie ein Kunde eine Bestellung aufgibt und erhält. Dieser Arbeitsablauf umfasst zwei Pfade für Online- oder Telefonbestellungen und einen Pfad für die Erfüllung.
• Bildungsbereich: In diesem Beispiel aus dem Bildungsbereich wird der Ablauf für die Anmeldung eines Schülers dargestellt. Dabei handelt es sich um ein Schwimmbahndiagramm, in dem die Aufgaben für jede Rolle dargestellt werden.
• Finanzen: Dieses Beispiel eines Arbeitsablaufs im Finanzbereich zeigt, wie ein Mitarbeiter eine Anforderung für eine neue Anschaffung einreicht. Das Dokumentsymbol wird beim Erstellen eines Formulars verwendet und zeigt Entscheidungspunkte und alternative Pfade an.
• Marketing: Dieses Übersichtsarbeitsablaufdiagramm führt Sie durch die übergeordneten Schritte bei der Erstellung und Umsetzung eines Marketingplans.
• Gesundheitswesen: Dieses Arbeitsablaufdiagramm für einen medizinischen Ablauf ist eine farbige Darstellung von Schritten bei der Aufnahme und Entlassung von Patienten.
• Einarbeitung: In diesem Beispiel stellen Schwimmbahnen eine Zeitleiste für den Einarbeitungsablauf dar. Das Diagramm führt den Nutzer durch die erforderlichen Aktivitäten, beschreibt die jeweils Verantwortlichen und die Reihenfolge, in der sie zu absolvieren sind.

Arbeitsablaufdiagramm helfen, Arbeitsabläufe zu verbessern oder Geschäftsprozesse zu entwerfen. Arbeitsablaufdiagramm werden auch eingesetzt, um den Nutzern zu helfen, Abläufe leichter zu verstehen und sich Abfolgen zu merken. Diagramme erhöhen die Fähigkeit der Menschen, Aktivitäten zu verstehen.

Zudem werden Arbeitsablaufdiagramme in folgenden Bereichen eingesetzt:

• Klärung von vor- und nachgelagerten Abläufen: Wenn Berater Produkte wie Maschinen oder Formulare erstellen, die in ein breiteres System passen, verstehen die Beteiligten, die diese Produkte verwenden, die Abläufe häufig ebenfalls nicht. 
• Unterstützen Menschen, um Prozesse auf einen Blick zu verstehen: Mit Arbeitsablaufdiagrammen können Mitarbeiter bei jedem Schritt im Ablauf sehen, was geschehen soll. 
• Unterstützung von Mitarbeitern, um Teamaufgaben zu verstehen: Menschen sollten nicht nur ihren eigenen Job verstehen, sondern auch, wie verschiedene Aufgaben in das Gesamtbild passen.
• Erweiterung kontinuierlicher Verbesserung: Arbeitsablaufdiagramme unterstützen die kontinuierliche Verbesserung, denn sie unterstützen Teams dabei, Aufgaben zu identifizieren, die keinen Mehrwert schaffen.
• Schaffung von benutzerfreundlicherer Dokumentation: Für Menschen sind grafische Darstellungen häufig leichter zu verstehen als schriftliche Anweisungen.

Ein Arbeitsablaufdiagramm kann in einem Geschäftsprozess umständlich und unnötig erscheinen, da es selbst die einfachsten Aufgaben umreißt und detailliert beschreibt. Arbeitsablaufdiagramme sind jedoch eine hilfreiche Ressource, wenn es darum geht, wichtige Informationen zu vermitteln, wie zum Beispiel die folgenden:

• Geeignete Team-Mitglieder für jeden Prozess
• Verbesserungswürdige Bereiche oder ein Verfahren, das die Effizienz steigern könnte
• Datenerhebung oder -überwachung
• Genehmigungsverfahren und wichtige Beteiligte, die Genehmigungen erteilen
• Ausrichtung des Teams auf geplante Prozessschritte 

Darüber hinaus können Arbeitsablaufdiagramme selbst die komplexesten und detailliertesten Aufgaben verständlicher, klarer und prägnanter darstellen. Arbeitsablaufdiagramme können Unternehmen und ihren Team-Mitgliedern auch bei Folgendem unterstützen:

• Die Abläufe zwischen einzelnen Schritten darzustellen.
• Jeden Teil des Ablaufs zu definieren, zu analysieren und zu erörtern.
• Einen Ablauf zu standardisieren und eventuelle Lücken im Ablauf zu finden und zu identifizieren.
• Alle Probleme, die keinen Mehrwert für das Unternehmen bringen, zu identifizieren und zu eliminieren.
• Kommunikation und Teamarbeit zwischen den Team-Mitgliedern zu fördern.
• Alle Beteiligten über einen Ablauf und die sich daraus ergebenden Abläufe auf dem gleichen Stand zu halten.
• Ein klares Verständnis eines Ablaufs zu vermitteln, warum er weiter eingesetzt wird, und welchen geschäftlichen Wert er hat.

Menschen können aus verschiedenen Gründen dazu neigen, von der Verwendung von Arbeitsabläufen abzuweichen. Sie zögern, einen bestehenden Ablauf zu unterbrechen, wollen die vollständige Kontrolle über einen Vorgang behalten, oder ihren eigenen Ablauf konstruieren, der keiner vorgegebenen Struktur folgt.

Allerdings tragen Arbeitsablaufdiagramme dazu bei, die Konsistenz und Effizienz jedes einzelnen Ablaufs zu gewährleisten und die Gesamtkontrolle und Effektivität bei der Ausführung durch die Team-Mitglieder zu verbessern.

Sie können Arbeitsablaufdiagramme verwenden, um einen Überblick über Abläufe zu bekommen und Probleme zu antizipieren und zu vermeiden. Detaillierte Arbeitsablaufdiagramme können Ihnen helfen, Aufgaben zu erledigen und sicherzustellen, dass die Arbeiten plangemäß erfolgt. Arbeitsabläufe können auch Rollen und Verantwortlichkeiten klären. 

Darüber hinaus hilft Ihnen ein Arbeitsablaufdiagramm, den Arbeitsablauf zu verbessern, da es Sie dabei unterstützt, Fehler und Verzögerungen zu antizipieren und zu vermeiden, die die Produktivität beeinträchtigen können. Diagramme decken auch Nebenprozesse auf, die eliminiert oder standardisiert werden sollten.

Arbeitsablaufdiagramm sind auf verschiedene Arten nützlich. Diagramme helfen bei der Erstellung effizienter Genehmigungsabläufe und zeigen auf, wo Ressourcen und Mitarbeiter einem Ablauf zugewiesen werden müssen. 

Neben den vorgenannten Vorteilen können Arbeitsablaufdiagramme Ihnen auf folgende Weise helfen:

• Mit Arbeitsablaufdiagrammen legen Sie die Häufigkeit der Aufgaben und die ideale Zeitspanne für die Erledigung jeder Aufgabe fest.
• Die Diagramme enthalten Anweisungen für jede Aufgabe oder einen einzelnen Schritt im Ablauf.
• Sie können den Arbeitsablauf nach vorangegangenen Schritten entweder automatisch oder manuell anstoßen.
• Dokumente werden nach Abschluss eines Schritts oder Ablaufs zur Genehmigung an wichtige Beteiligte übermittelt und einmalige Überprüfungen werden erzeugt, um Zeit zu sparen.
• Der Genehmigungsstatus wird festgelegt, um sicherzustellen, dass Schritte erst nach Erteilung der Genehmigung ausgeführt werden.
• Sie unterbrechen oder stoppen den Arbeitsablauf bei einem bestimmten Schritt oder bis zu einem bestimmten Datum.
• Sie können den Status des Arbeitsablaufs festlegen und Aktualisierungen an alle Beteiligten senden.
• Arbeitsschritte können direkt im Arbeitsablauf aktualisiert werden, um die Effizienz zu steigern.
• Abläufe, Termine und Verantwortliche nachverfolgen
• Erfassen das „Stammeswissen“ und unterstützen die Einarbeitung und die Weiterbildung.
• Ablaufanalyse und -verbesserung.

Sie können Arbeitsablaufdiagramme analysieren, um Engpässe und Verschwendung in Abläufen zu erkennen. Um dies zu tun, suchen Sie nach unnötigen und fehlenden Schritten. Stellen Sie bei vorgeschlagenen Arbeitsabläufen sicher, dass alle Handlungen und Flussrichtungen korrekt sind. 

Johnston weist darauf hin, wie die Analyse bei der Ablaufoptimierung helfen kann. „Ich habe gesehen, wie Menschen Mammutdiagramme erstellen, und erkennen, dass sich einige Schritte an der falschen Stelle befinden, wenn sie das Ganze genauer betrachten. Darin verbirgt sich die eigentliche Leistungsfähigkeit eines Arbeitsablaufdiagramms: Sie bieten die Möglichkeit, das Ganze zu betrachten und zu sagen: ‚Das macht so keinen Sinn mehr.‘“

“Bevor ich damit beginnen würde, meine Arbeitsabläufe mit formellen Abläufen und Arbeitsablauf-Managern festzulegen, würde ich viel mehr Zeit mit Ablaufdiagrammen verbringen“, sagt Scott Chaiken, Lean-Programmmanager am Michigan Manufacturing Technology Center. „Wenn ich in der Fertigung arbeite und eine Produktionsstätte betrachte, würde ich wahrscheinlich Zeit für einen Lean-Ansatz wie die Wertstromanalyse aufwenden. Sie müssen herausfinden, wie Sie Konsolidierungen durchführen können. Fragen Sie sich: ‚Warum gibt es diese Doppelprüfung hier? Warum brauche ich dafür zwei Unterschriften?‘ Die Wertstromanalyse wird viele Aufgaben überflüssig werden lassen. Sie können den Arbeitsablauf von viel Ballast befreien, bevor Sie ihn endgültig festlegen.“  

Wenn Sie bestehende Abläufe analysieren, sollten Sie nach falschen Erwartungen unter den Mitarbeitern suchen. Menschen haben möglicherweise unterschiedliche Arbeitsweisen, und einige Probleme und Verbesserungen scheinen offensichtlich zu sein. Außerdem sollten Sie bedenken, warum Sie das Diagramm erstellt haben – die wichtigsten Erkenntnisse könnten anders ausfallen, als wenn Sie nach allgemeinen Verbesserungen suchen. 

Prüfen Sie Ihr Arbeitsablaufdiagramm systematisch anhand der folgenden Schritte: 

1. Zeitbedarf: Menschen sind sich möglicherweise nicht darüber einig, wie viel Zeit bestimmte Schritte oder Abläufe in Anspruch nehmen. „Wenn Sie umhergehen und Mitarbeiter fragen: ‚Wann beginnt die Uhr zu ticken?‘, werden Sie alle möglichen bizarren Antworten erhalten“, sagt Chaiken. Überprüfen Sie jedes Ablaufbestandteil, um Probleme vorherzusehen.
2. Abfolge: Sind Ereignisse falsch geordnet? Fragen Sie sich, in welcher Reihenfolge die einzelnen Schritte ablaufen sollten.
3. Verzögerungen: Wertstromdiagramme sind gute Werkzeuge, um Verzögerungen und Wartezeiten aufzudecken. Zeitverschwendung kann aber auch bei anderen Strömen auftreten. 
4. Lücken und Pannen: Probleme in einem Arbeitsablauf erscheinen als Engpässe, unvollständige Einsätze oder Leistungen, aufeinanderfolgende Schritte in einer Sequenz, die parallel erfolgen könnten, unnötige Abhängigkeiten oder inkonsistente Arbeitslasten. 
5. Fehlende Informationen: Ein Schritt oder der Ablauf selbst benötigen möglicherweise Dokumentationen oder Arbeitsanweisungen. 
6. Fehlende Verantwortliche: Ablauf- und Schrittverantwortliche halten den Fluss am Laufen, um die Leistung zu erzielen. Verantwortungsbereiche sind wichtige Informationen in einem Arbeitsablauf. Johnson erklärt: „Es erstaunt mich, dass die Menschen, die die diese ausgefeilten Diagramme erstellen, häufig nicht verstehen, wer für die verschiedenen Teile eines Arbeitsablaufs verantwortlich ist.“

Zusätzliche Informationen zur Analyse von Arbeitsabläufen finden Sie in diesem Artikel zur Arbeitsablauf-Analyse.

Arbeitsablaufdiagramm, Flussdiagramme und Datenflussdiagramme sehen ähnlich aus, erfüllen aber unterschiedliche Zwecke. Arbeitsablaufdiagramme bilden häufig alle Abläufe und ihre Abhängigkeiten ab; Flussdiagramme zeigen einzelne Schritte oder Algorithmen; Datenflussdiagramme zeigen die Bewegung von Daten durch Abläufe oder Organisationen. 

Arbeitsabläufe können visuell durch Flussdiagramme und Prozesslandkarten ausgedrückt werden (die visuelle Darstellung eines Arbeitsablaufs wird vereinfacht als Diagrammbezeichnet). Ein Diagramm hilft Ihnen und Ihrem Team, die Schritte in einem Arbeitsablauf, die Reihenfolge, in der sie auftreten, und die Vorgänge bei jedem Übergang zu verstehen.

Ein Flussdiagramm kann Schritte und Übergänge mit speziellen Symbolen für verschiedene Disziplinen darstellen. Die ausgefeilteste Form dieser grafischen Sprache findet sich in BPMN. Eine Prozesslandkarte bietet möglicherweise zusätzliche Informationen zu den Anforderungen für jeden Schritt. 

Datenflussdiagramme zeigen den Fluss von Daten oder Informationen innerhalb eines Ablaufs oder Systems. Sie verwenden dieselben Symbole und denselben Text, um Einsätze und Pfade zwischen Zielen und Speicherpunkten zu beschreiben. Im Gegensatz dazu enthalten DFDs keine Anfangs-, End- oder Entscheidungspunkte.

Das Arbeitsablaufdiagramm oder Flussdiagramm wurde erstmals 1921 von Frank und Lillian Gilbreth erstellt und eingeführt. Dieses erste Iterationsdiagramm wurde als Prozessflussdiagramm bezeichnet, aber es hat sich in das moderne Arbeitsablaufdiagramm gewandelt. 

Die Gilbreths führten das Konzept des Arbeitsablaufdiagramms bei der American Society of Mechanical Engineers (ASME) ein und arbeiteten es in dem Buch Process Charts: First Steps in Finding the One Best Way to Do Work aus. Allan H. Mogensen, ein amerikanischer Industrieingenieur, war der Erste, der den Arbeitsablauf in seinem Unternehmen einheitlich anwendete und ihn seinen Team-Mitgliedern Anfang der 1930er-Jahre beibrachte. Für seine Popularisierung von Workflow-Diagrammen und Arbeitsablaufdiagrammen, gilt er als „Vater der Vereinfachung“.

Ihre Arbeit führte zu einer Weiterentwicklung des Konzepts des wissenschaftlichen Managements, das in den 1890er-Jahren von Frederick Winslow Taylor angestoßen wurde. Der wissenschaftliche Produktionsansatz, auch Taylorismus genannt, führte die Konzepte der Wiederholbarkeit und Messung in das Management ein. Ein Schüler des wissenschaftlichen Managements war der amerikanische Ingenieur und Unternehmensberater Henry Gantt, der 1910 einen beliebten Vorläufer des Flussdiagramms, das Gantt-Diagramm, entwickelte. Gantt-Diagramme, die heute vor allem im Projektmanagement verwendet werden, zeigen die Beziehung zwischen Zeit und Aktivitäten.  

In den 1950er-Jahren begann die Entwicklung funktionaler Blockflussdiagramme, die Funktionsschichten abbilden. Zu diesem Zeitpunkt, führte die US-Marine „Program Evaluation and Review Technique“-Diagramme (PERT) ein – wobei das P gelegentlich für Projekt steht. In den 1970er-Jahren, hat das US-Verteidigungsministerium die IDEF-Beschreibung entwickelt, die von Rüstungsunternehmen und allen Zweigen der Streitkräfte weitgehend übernommen wurde. IDEF-Diagramme sind mit ihrer objektorientierten Zielsetzung als Werkzeug, um Engpässe zu erkennen und logisches Denken zu fördern, zu einem ausgezeichneten Hilfsmittel, um IT-Architekturen zu beschreiben.  

Obwohl Arbeitsablaufdiagramme ursprünglich in der Fertigungs- und Verfahrenstechnik eingesetzt wurden, verwenden mittlerweile viele Branchen eine Form von Arbeitsablaufdiagrammen. Zu den jüngsten Entwicklungen für die Software-Entwicklung gehört UML. Im Jahr 2004 veröffentlichte die Business Process Management Initiative Version 1.0 von BPMN, um Geschäftsabläufe zu beschreiben.

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