Was ist ein Workflow-Diagramm?
Ein Workflow-Diagramm ist eine visuelle Anfang-bis-Ende-Darstellung eines Workflows, eines Business-Ablaufs oder einer Reihe von Schritten, die Sie ergreifen, um ein Ergebnis zu erzielen. Diagramme zeigen den Ressourcenfluss und die Übergabe zwischen verschiedenen Rollen sowie die Abhängigkeiten zwischen Aufgaben und die Verantwortlichkeiten an.
„Ein Workflow-Diagramm hilft den Menschen, zu verstehen, wie ein Team Aufgaben durchführt und Ergebnisse erzielt“, erklärt Giles Johnston, Direktor und Mitbegründer von Fraction ERP. „Da ein Workflow-Diagramm einzelne Schritte hervorhebt, kann es dazu beitragen, die Zykluszeit [in der Produktion] und Fehler zu reduzieren. Letztendlich kann ein Diagramm dazu beitragen, die Produktivität zu steigern.“
Ein Workflow-Diagramm muss nicht kompliziert sein – eine schnelle Skizze auf Papier oder einem Whiteboard kann dazu bereits genügen. Sie können auch eine ausgefeilte Zeichnung mit spezialisierten Symbolen erstellen, die in einer speziell entwickelten Workflow-Plattform gezeichnet wurde.
Ein Workflow-Diagramm wird unter anderem als Flussdiagramm, Prozessflussdiagramm, Prozesskarte, Prozessablaufdiagramm oder Prozess-Workflow-Diagramm bezeichnet. Einige Menschen betrachten ein Workflow-Diagramm als einen allgemeinen Überblick über Systeme. Sie können aber auch detailliertere Informationen enthalten.
Viele Branchen und Unternehmen können von Workflow-Diagrammen profitieren, darunter die Chemiebranche, die Fertigungsindustrie und der Maschinenbau, um den Materialfluss und die Beziehungen zwischen wichtigen Komponenten aufzuzeigen. Workflow-Diagramme dienen auch als Funktionseinheit und Systemübersicht für neue Mitarbeitende.
Was ist der Zweck eines Workflow-Diagramms?
Ein Workflow-Diagramm hilft Ihnen, den Prozess zu visualisieren, der einem größeren Projekt zugrunde liegt. Workflow-Vorlagen zeigen sequenzielle Schritte, die den Endbenutzer*innen helfen, jeden Schritt leichter zu verstehen, zu befolgen und zu analysieren.
Darüber hinaus beschreiben Workflow-Diagramme die Reihenfolge der auszuführenden Schritte und legen bestimmte Aufgaben in einem strukturierten und leicht verständlichen Format fest. Diese Diagramme helfen Ihnen, Änderungen innerhalb eines Prozesses leicht zu identifizieren und vorzunehmen, um die Effizienz zu steigern. Letztendlich können Sie mit einem Workflow-Diagramm Prozessanforderungen erfassen, visualisieren und erstellen, die für jeden Business-Prozess oder jede vertikale Ebene gelten, vom Projektmanagement über das Gesundheitswesen bis hin zum Bauwesen.
Bestandteile eines Workflow-Diagramms
Die Bestandteile eines Workflow-Diagramms vermitteln Informationen darüber, was in einem Workflow geschieht. Alle Workflows umfassen Einsätze, Transformationen und Leistungen. Kästchen, Linien, Pfeile und andere Symbole stellen diese Bestandteile in einem Workflow-Diagramm dar.
- Einsätze: Einsätze sind die Ressourcen, die erforderlich sind, um einen Arbeitsschritt oder -prozess abzuschließen. Sie können sich einen Einsatz auch als Katalysator für einen Schritt des Workflows vorstellen. Zu den Einsätzen gehören Materialien, Personal, Geld, Maschinen oder Daten und Informationen.
- Transformationen: Transformationen stellen dar, wie die Einsätze verändert werden, um eine Leistung zu erzeugen. Sie können sich Transformationen als Auslöser für den nächsten Schritt im Workflow vorstellen. Transformationen umfassen Handlungen wie die Weiterleitung eines Versicherungsanspruchs zur Genehmigung, den Bau eines Rasenmähers oder die Anwendung eines Algorithmus auf Rohdaten.
- Leistungen: Leistungen sind das Ergebnis der Transformationen von Einsätzen. Je nach den Umständen kann es sich bei der Leistung um ein Endprodukt handeln, z. B. einen fertigen Rasenmäher, oder um den Einsatz für einen anderen Prozess, z. B. einen genehmigten Versicherungsanspruch, den die Mitarbeitenden an die Buchhaltung weiterleiten, um den Auszahlungsprozess anzustoßen.
Komplexe Workflow-Diagramme zeigen Aufgaben, Aufgabensequenzen, Entscheidungspunkte und Prozessabläufe und bilden alternative Pfade und Nacharbeitsschleifen oder -punkte ab, an denen der Workflow zu einem vorherigen Schritt zurückkehrt. Es ist wichtig, die Verantwortung für Aufgaben oder Prozesse in Ihren Workflow einzubeziehen.
Im Folgenden finden Sie ein Diagramm eines Workflows, der in JIRA von Atlassian dargestellt wird. Die farbigen Rechtecke stellen Schritte im Workflow dar, die Zeilen und Pfeile die potenziellen Pfade und der Text beschreibt die Art des Übergangs zwischen den einzelnen Schritten.
Symbole und Formen des Workflows
Verwenden Sie Workflow-Symbole und -Formen, die verschiedene Zustände oder Aktionen darstellen, um Ihr Diagramm zu erstellen. Sie müssen zwar nicht alle verfügbaren einzigartigen Symbole verwenden, aber bestimmte Formen machen es unter Umständen einfacher, einen komplexen Ablauf auf einen Blick zu verstehen.
Abhängig von Ihrer Branche enthält Ihre Workflow-Grafik möglicherweise spezielle Symbole oder Sie verwenden nur Kästchen und Verbindungspfeile, um den Ablauf grafisch darzustellen. Die meisten Teams verwenden etwa fünf Symbole, aber lediglich zwei oder drei könnten bereits ausreichend sein.
Die folgenden Symbole werden häufig verwendet:
- Oval: Verwenden Sie dieses Symbol, um einen Anfangs- oder Endpunkt eines Ablaufs darzustellen.
- Rechteck: Markiert in der Regel einen Schritt in einem Ablauf.
- Pfeil: Pfeile geben den Richtungsfluss eines Prozesspfads oder des Prozesses selbst an.
- Raute oder Rhombus: Diese Symbole markieren einen Entscheidungspunkt.
- Dokument: Ein Dokumentsymbol gibt an, dass es sich bei der Leistung oder dem Einsatz um ein Dokument oder einen Bericht handelt. Beispiele sind das Ausfüllen und Einreichen eines Formulars, das Schreiben eines Memos oder das Erstellen eines Berichts.
Unternehmen können ein geschäftliches Workflow-Diagramm verwenden, das über alle Geschäftsfunktionen und -ebenen hinweg gültig ist. Daher sollten Sie aus Gründen der Klarheit ein standardisiertes Anmerkungssystem einrichten, das von allen Beteiligten verwendet wird, auch wenn Sie Symbole und Formen anpassen.
Wie wird ein Workflow-Diagramm gelesen?
Um ein Workflow-Diagramm zu lesen, identifizieren Sie zuerst den Diagrammtitel, den Symbolschlüssel und die Komponenten-ID-Nummern (bei komplexeren Darstellungen). Suchen Sie als Nächstes den Ausgangspunkt des Prozesses und folgen Sie dem logischen Ablauf, der durch die Pfeile angezeigt wird.
In vielen Branchen werden Diagramme so formatiert, dass sie von links nach rechts gelesen werden. Wenn Sie sich mit einem neuen Workflow-Diagramm befassen, orientieren Sie sich an der spezifischen Layoutkonvention der jeweiligen Branche.
Sobald Sie die Ablaufrichtung verstanden haben, lesen Sie die Symbole (siehe unsere nachstehende Symbolerörterung). Ziehen Sie die Symbolstandards der International Standards Organization (ISO), ANSI oder ASME für Ihren Bereich zurate, um spezielle Symbole zu finden.
Erstellen eines Workflow-Diagramms
Sie können ein Workflow-Diagramm in wenigen einfachen Schritten erstellen. Entscheiden Sie sich zunächst für einen wichtigen Prozess, der abgebildet werden soll. Als nächstes erstellen Sie eine einfache Skizze. Dafür benötigen Sie keine Software – ein Stift (zum Zeichnen von Symbolen) und Papier funktionieren bestens.
„Machen Sie sich keine Sorgen, ob Sie die richtigen Symbole verwenden“, sagt Johnston. „Es ist wichtiger, dass Sie die Schritte mit allem Drum und Dran bis ins kleinstmögliche Detail erfassen. Sich Gedanken über die Notation zu machen, kann Menschen abschrecken und einschüchternd wirken. Zeichnen Sie stattdessen einige Kästchen mit Pfeilen. Es ist viel wichtiger, sich mit der Erstellung des Diagramms zu beschäftigen und sich dabei wohlzufühlen, als sich darum zu kümmern, ob Sie einen Rhombus oder ein Kästchen mit einer schrägen Seite oder einer Wellenlinie unten verwenden sollten.“
Wenn Ihr Team sich auf einen endgültigen Entwurf geeinigt hat, können Sie das Workflow-Diagramm, sofern Sie eine formelle Version benötigen, in eine Grafiksoftware oder eine Workflow-Automatisierungsplattform übertragen.
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um zu erfahren, wie Sie ein Workflow-Diagramm zeichnen:
- Wählen Sie den Prozess aus: Verstehen Sie den Prozess und warum Sie ihn visuell darstellen.
- Benennen Sie den Prozess: Der Name sollte aktiv sein und mit einem Verb beginnen.
- Definieren Sie den Start- und Endpunkt: Grenzen Sie den Prozess ein. Johnston: „Viele Unternehmen machen den Fehler, zufällige Teile eines Prozesses zuzuordnen.“
- Zählen Sie jede Aufgabe oder jeden Schritt auf: Stellen Sie sicher, dass Sie alle Schritte der Reihe nach aufführen und beachten Sie, wer für sie verantwortlich ist. Erstellen Sie eine schnelle Skizze, die als Tool für Diskussionen und zur Erzielung eines Konsenses im Team dienen kann. Sie können ebenfalls die Zykluszeit und die Verwendung in diese erste Skizze einbeziehen. Johnston schlägt auch vor, kleine Schritte anstelle großer zu berücksichtigen, da Sie ohne Details die Möglichkeit für Verbesserungen verlieren.
- Fügen Sie Folgendes in Ihre Zeichnung ein:
- Mindestens einen Ausgangsknoten, da Prozesse nicht mitten im Stream stattfinden.
- Mindestens zwei Aufgabenknoten, da Sie Aktivitäten benötigen, um einen Prozess zu erstellen.
- Mindestens einen Endknoten, denn nichts geht ewig weiter. Ein Endknoten hilft Benutzer*innen auch bei der Bewertung, ob sie das Ergebnis oder die Leistung erzielt oder erbracht haben.
- Entscheidungsknoten, da nicht alle Workflows linear sind. Workflows enthalten oft Ja/Nein-Optionen und alternative Pfade.
- Connectors, wenn Sie zwischen verschiedenen Prozessabschnitten wechseln können.
- Schnittstellenknoten, wenn die Leistung eines Prozesses zum Einsatz für einen anderen wird.
- Beschriftungen für alle Elemente.
- Wo angemessen gegebenenfalls Erläuterungen.
- Erstellen Sie das formale Workflow-Diagramm in Ihrer Workflow-Plattform oder Ihrem Grafikprogramm:
- Überlegen Sie sich, wer das Diagramm verwenden wird und wie detailliert Einzelheiten dargestellt werden müssen.
- Wenn externe Stakeholder*innen das Dokument sehen, vermeiden Sie es, vertrauliche Informationen aufzunehmen.
- Bei komplexen Prozess- und Systemdiagrammen sollten sie wichtige Prozesslinien fett und unwichtigere Prozesslinien dünn darstellen.
- In komplexen Diagrammen werden wichtige Workflow-Elemente häufig nummeriert.
Arten von Workflow-Diagrammen
Es stehen verschiedene Arten von Workflow-Diagrammen zur Verfügung, darunter Workflow-Diagramme, Prozesskarten und Flussdiagramme. Manche Menschen verwenden diese Begriffe austauschbar, aber sie bezeichnen unterschiedliche Dinge. Einige Formate sind besser geeignet, um verschiedene Informationen anzuzeigen oder bestimmte Einblicke zu verschaffen.
Berücksichtigen Sie diese verschiedenen Ansätze, wenn Sie entscheiden, wie Sie einen Workflow-Prozess darstellen:
- Aktivitätsdiagramm: Ein Aktivitätsdiagramm zeigt die notwendigen Einzelschritte an, um eine Leistung zu erzielen oder ein Produkt zu erzeugen. Diese Diagramme verwenden gelegentlich eine vereinheitlichte Modellierungssprache (UML), können aber auch einfache Vermerke verwenden.
- Diagramm gemäß American National Standards Institute (ANSI): Ein ANSI-Diagramm enthält Symbole, die auf den ANSI-Workflow-Richtlinien basieren. Die ANSI-Notation war die erste gängige Modellierungssprache für die Darstellung von Workflows in den Bereichen Maschinenbau, Versorgungswesen, Mechanik, Software, Verrohrung und Instrumentierung (P&ID) sowie allgemeiner Prozessabläufe. Die Grundsymbole ähneln anderen Symbolsätzen, enthalten aber spezielle Symbole für Elemente wie den Transport, die Datenübertragung durch Faxe oder Telefonate, Schalter und mehr.
- Grundlegendes Flussdiagramm: Verwenden Sie diese Art von Diagrammen, um einfache oder spekulative Prozesse darzustellen oder die chronologische Reihenfolge der Schritte zu erläutern. Diese Art von Diagramm verwendet möglicherweise nur wenige Grundsymbole.
- Geschäftsprozessmodell und -notation (BPMN): BPMN stellt übergeordnete Prozesse, Datenflüsse und Systeme dar. BPMN verwendet dafür formale Symbole und Layouts, um Prozesse team- und organisationsübergreifend für technische oder geschäftliche Benutzer*innen verständlich zu machen.
- Datenflussdiagramm (DFD): Ein Datenflussdiagramm zeigt an, wie Daten oder Informationen durch einen Prozess oder ein System fließen. Diese Diagramme enthalten keine Entscheidungspunkte.
- Prozessablaufdiagramm: Ein Prozessablaufdiagramm stellt chemische, fertigungstechnische oder andere Prozesse dar, um wichtige Ausrüstungen und den Materialfluss zu beschreiben. Prozessablaufdiagramme stellen auch grundlegende organisatorische Prozesse dar oder sorgen für Kontext von Aktivitäten. Bei diesen Diagrammen kann es sich um einfache Workflows handeln, gelegentlich handelt es sich aber um formale Dokumente in BPMN.
- SIPOC-Diagramm für Lieferant*innen, Einsätze, Prozesse, Leistungen, Kund*innen: Ein SIPOC-Diagramm zeigt wichtige Schritte in einem Workflow sowie die Beziehungen zwischen den Prozessinhaber*innen, Einsätzen und Leistungen. Um Übergaben und Kadenzen zu verstehen, fügen Sie einem SIPOC-Diagramm eine Zeitachse hinzu, die helfen kann, die Erwartungen der Zeitplanung im Vergleich zur tatsächlich geleisteten Arbeit darzustellen.
- Swimlane- oder funktionsübergreifendes Diagramm: Ein Swimlane-Diagramm (auch funktionsübergreifendes Diagramm genannt) zeigt, wie Rollen in einem Prozess funktionieren und wie sich ein Prozess zwischen verschiedenen Abteilungen bewegt. Swimlane-Diagramme können redundante Rollen und Schritte sowie alle Aufgaben und Prozesse offenlegen, die von Abteilungen gemeinsam genutzt werden. Diese Diagramme helfen, Engpässe oder Fälle zu identifizieren, in denen Sie die Inhaberschaft an einem Prozess auf eine andere Rolle übertragen sollten.
- Top-down-Diagramm: Ein Top-down-Diagramm beschreibt nur die wichtigsten Schritte und wird oft durch ein detailliertes Flussdiagramm ergänzt.
- UML-Diagramm (Unified Modeling Language): Ein UML-Diagramm wird häufig in der Computerarchitektur verwendet. UML-Diagramme haben neun Varianten, von denen jede einen bestimmten Fokus hat, wie z. B. Interaktionen, Objekte oder Sequenzen.
- Wertstromdiagramm: Eine Wertstromanalyse zeigt, wie Waren oder Informationen fließen, um ein Produkt zu erstellen oder einen Mehrwert für Kund*innen zu schaffen. Diese Diagramme sind Tools, um Verschwendung und Engpässe in einem Prozess zu identifizieren.
Beispiele für Workflow-Diagramme
Workflow-Diagramme können einen Einstellungsprozess, die Phasen eines Plans oder den Benutzerpfad für eine App darstellen. Wie die folgenden Beispiele für Workflow-Diagramme zeigen, kann fast jede Branche und jedes Unternehmen von Workflow-Diagrammen profitieren.
- App-Entwickler*in: Ein Workflow für App-Entwickler*innen hebt die Schritte hervor, die Entwickler*innen zum Erstellen eines Produkts verwenden. In unserem Beispiel beschreibt ein Workflow-Diagramm, wie eine Softwarefunktion funktioniert.
- E-Commerce: Ein E-Commerce-Workflow-Diagramm zeigt, wie Kund*innen Bestellungen aufgeben und erhalten. Dieser Workflow umfasst zwei Pfade für Online- oder Telefonbestellungen und einen Pfad für die Erfüllung.
- Bildungsbereich: In diesem Beispiel aus dem Bildungsbereich wird der Prozess für die Anmeldung eines Schulkindes dargestellt. Dabei handelt es sich um ein Swimlane-Diagramm, in dem die Aktivitäten für jede Rolle dargestellt werden.
- Finanzbereich: Dieses Beispiel eines Workflows im Finanzbereich zeigt, wie ein Mitarbeitender bzw. eine Mitarbeitende eine Anforderung für eine neue Anschaffung einreicht. Das Dokumentsymbol wird beim Erstellen eines Formulars verwendet und zeigt Entscheidungspunkte und alternative Pfade an.
- Marketing: Dieses Übersichts-Workflow-Diagramm führt Sie durch die übergeordneten Schritte der Erstellung und Umsetzung eines Marketingplans.
- Medizin: Dieses Diagramm für einen medizinischen Workflow ist eine farbige Darstellung der Schritte bei der Aufnahme und Entlassung von Patient*innen.
- Einarbeitung: In diesem Beispiel stellen Swimlanes eine Zeitachse für den Einarbeitungsablauf dar. Das Diagramm führt die Benutzer*innen durch die erforderlichen Aktivitäten, beschreibt die Aufgabenverantwortlichen und zeigt die Aufgabensequenz.
Warum ist ein Workflow-Diagramm notwendig?
Ein Workflow-Diagramm kann in einem Geschäftsprozess überflüssig erscheinen, da es die einfachsten Aufgaben umreißt und detailliert beschreibt. Workflow-Diagramme sind jedoch eine äußerst hilfreiche Ressource, um wichtige Details wie die folgenden zu identifizieren:
- Geeignete Teammitglieder für jeden Prozess
- Bereiche mit Verbesserungsbedarf oder ein Prozess, der die Effizienz steigern könnte
- Datenerhebung oder -überwachung
- Genehmigungsprozesse und wichtige Stakeholder*innen, die die Genehmigung erteilen
- Ausrichtung des Teams auf geplante Prozessschritte
Darüber hinaus können Workflow-Diagramme selbst die komplexesten, detailliertesten Prozesse verständlicher, klarer und prägnanter darstellen. Workflow-Diagramme können Unternehmen und ihren Teammitgliedern auch bei Folgendem unterstützen:
- Anzeige des Ablaufs zwischen den Schritten
- Definition, Analyse und Diskussion aller Teile des Prozesses
- Standardisierung eines Prozesses sowie Erkennung und Identifizierung von Lücken im Prozess
- Identifizierung von Problemen und Beseitigung aller Prozesse, die keinen Mehrwert für das Unternehmen schaffen
- Erleichterung der Kommunikation und Teamarbeit zwischen den Teammitgliedern
- Alle Beteiligten über einen Prozess und seine nachfolgenden Prozesse auf dem gleichen Stand halten
- Vermittlung eines klaren Verständnisses eines Prozesses, warum er weiterhin ausgeführt wird und welchen geschäftlichen Wert er hat
Es kann vorkommen, dass Menschen aus verschiedenen Gründen von der Verwendung von Workflows abrücken. Sie zögern möglicherweise, einen bestehenden Prozess zu unterbrechen, möchten die vollständige Kontrolle über einen Prozess behalten oder wollen ihren eigenen Prozess erstellen, der keiner vorgegebenen Struktur folgt.
Workflow-Diagramme tragen jedoch dazu bei, die Konsistenz und Effizienz aller einzelnen Prozesse zu gewährleisten, was die allgemeine Kontrolle und Effektivität der Prozesse bei der Ausführung durch die Teammitglieder erhöht.
Vorteile eines Workflow-Diagramms
Zu den Vorteilen eines Workflow-Diagramms gehören Effizienz und niedrigere Kosten. Workflow-Diagramme helfen Unternehmen, Verschwendung zu reduzieren und Prozesse zu rationalisieren. Diese Effizienz führt zu einer höheren Produktivität, was sich wiederum in mehr Umsatz niederschlägt (den Unternehmen in die fortlaufende Verbesserung von Prozessen reinvestieren können).
Workflow-Diagramme wirken sich nicht nur positiv auf das Geschäftsergebnis eines Unternehmens aus, sondern bieten auch folgende spezifische Vorteile:
- Hilfe bei der Definition von Schritten und Sequenzen
- Vereinfachung komplexer Prozesse
- Verbesserte Effizienz
- Erhöhung der Wiederholbarkeit (dies ist wichtig für die Messbarkeit und kontinuierliche Verbesserung)
- Weniger Redundanz und Verschwendung
- Kostensenkung
- Automatisierung der Prozesse
- Hilfe bei der schnellen Reaktion auf Probleme
- Schnelle und einfache Freigabe von Prozessübersichten und komplizierten Schritten
Wann ein Workflow-Diagramm verwendet werden sollte
Sie können Workflow-Diagramme verwenden, um sich einen Überblick über Prozesse zu verschaffen sowie Probleme vorherzusagen und zu verhindern. Detaillierte Workflow-Diagramme können Ihnen helfen, Aufgaben zu erledigen und sicherzustellen, dass die Arbeit planmäßig verläuft. Workflows können auch Rollen und Verantwortlichkeiten erklären.
Darüber hinaus unterstützt ein Workflow-Diagrammprozess die Verbesserung des Workflows, indem er Ihnen hilft, Fehler und Verzögerungen vorherzusehen und zu vermeiden, die die Produktivität verringern können. Diagramme zeigen auch Schattenprozesse auf, die eliminiert oder standardisiert werden sollten.
Wozu sind Workflow-Diagramme nützlich?
Workflow-Diagramme sind auf verschiedene Weise nützlich. Diagramme helfen Ihnen dabei, effiziente Genehmigungsprozesse zu erstellen und zeigen, wo Ressourcen und Teilnehmende in einem Prozess zugewiesen werden müssen.
Neben den vorgenannten Vorteilen können Workflow-Diagramme Ihnen auf folgende Weise helfen:
- Mit Workflow-Diagrammen legen Sie die Häufigkeit der Aufgaben und die ideale Zeitspanne für die Erledigung jeder Aufgabe fest.
- Die Diagramme enthalten Aufgabenanweisungen für jeden Prozess oder einen einzelnen Schritt im Prozess.
- Starten Sie den Workflow nach den vorangegangenen Schritten entweder automatisch oder manuell.
- Senden Sie Dokumente nach Abschluss des Schritts oder Prozesses zur Genehmigung an wichtige Stakeholder*innen und erstellen Sie einmalige Überprüfungen, um Zeit zu sparen.
- Legen Sie den Genehmigungsstatus fest und stellen Sie sicher, dass die Schritte erst nach Erteilung der Genehmigung ausgeführt werden.
- Unterbrechen oder stoppen Sie den Workflow bei einem bestimmten Schritt oder bis zu einem bestimmten Datum.
- Legen Sie den Status des Workflows fest und senden Sie Aktualisierungen an alle beteiligten Ressourcen.
- Aktualisieren Sie Schritte direkt im Workflow, um die Effizienz zu steigern.
- Verfolgen Sie Prozesse, Fristen und Inhaber*innen nach.
- Erfassen Sie das Wissen der einzelnen Mitarbeitenden und unterstützen Sie die Einarbeitung und Schulung.
- Prozessanalyse und -verbesserung.
Analysieren von Workflow-Diagrammen
Sie können Workflow-Diagramme analysieren, um Engpässe und Verschwendung in Prozessen zu identifizieren. Suchen Sie dazu nach unnötigen und fehlenden Schritten. Stellen Sie bei vorgeschlagenen Workflows sicher, dass alle Handlungen und Flussrichtungen korrekt sind.
Johnston weist darauf hin, wie die Analyse bei der Prozessverbesserung helfen kann. „Ich habe erlebt, wie Leute riesige Diagramme erstellen und dann bei genauerer Betrachtung feststellen, dass sich mehrere Schritte an der falschen Stelle befinden. Darin verbirgt sich die eigentliche Stärke eines Workflow-Diagramms: Es bietet die Möglichkeit, das Ganze zu betrachten und zu sagen: ‚Das macht so keinen Sinn mehr.‘“
„Bevor ich damit beginnen würde, meine Prozesse mit formellen Workflows und Workflow-Manager*innen festzulegen, würde ich viel mehr Zeit mit Prozessdiagrammen verbringen“, sagt Scott Chaiken, Lean-Programmmanager am Michigan Manufacturing Technology Center. „Wenn ich in der Fertigung arbeite und eine Produktionsstätte betrachte, würde ich wahrscheinlich Zeit für einen Lean-Ansatz wie die Wertstromzuordnung aufwenden. Sie müssen herausfinden, wie Sie Konsolidierungen durchführen können. Fragen Sie sich: ‚Warum gibt es hier diese Doppelprüfung? Warum brauche ich dafür zwei Unterschriften?‘ Die Wertstromzuordnung wird viele Transaktionen überflüssig werden lassen. Sie können den Workflow von viel Ballast befreien, bevor Sie ihn endgültig festlegen.“
Suchen Sie bei der Analyse bestehender Prozesse nach nicht übereinstimmenden Erwartungen der Teammitglieder. Menschen haben möglicherweise unterschiedliche Arbeitsweisen und einige Probleme und Verbesserungen scheinen offensichtlich zu sein. Außerdem sollten Sie bedenken, warum Sie das Diagramm erstellt haben – die wichtigsten Erkenntnisse könnten anders ausfallen, als wenn Sie nach allgemeinen Verbesserungen suchen.
Überprüfen Sie Ihr Workflow-Diagramm systematisch anhand der folgenden Schritte:
- Zeitbedarf: Die Mitarbeitenden sind sich möglicherweise nicht darüber einig, wie viel Zeit bestimmte Schritte oder Prozesse in Anspruch nehmen. „Wenn Sie die Mitarbeitenden fragen: ‚Wann beginnt die Uhr zu ticken?‘, werden Sie alle möglichen bizarren Antworten erhalten“, sagt Chaiken. Überprüfen Sie jeden Prozessbestandteil, um Probleme vorherzusehen.
- Logik: Sind die Ereignisse falsch geordnet? Fragen Sie sich, wie die Schritte ablaufen sollen.
- Verzögerungen: Wertstromanalysen sind gute Tools, um Verzögerungen und Wartezeiten aufzudecken. Zeitverschwendung kann aber auch bei anderen Strömen auftreten.
- Lücken und Pannen: Probleme in einem Workflow erscheinen als Engpässe, unvollständige Einsätze oder Leistungen, Schritte in einer Sequenz, die parallel erfolgen könnten, unnötige Abhängigkeiten oder inkonsistente Workloads.
- Fehlende Informationen: Ein Schritt oder der Prozess selbst benötigen möglicherweise Dokumentationen oder Arbeitsanweisungen.
- Fehlende Inhaber*innen: Prozess- und Schrittinhaber*innen halten den Ablauf am Laufen, um die Leistung zu zielen. Verantwortung ist eine wichtige Information in einem Workflow. Johnston erklärt: „Es erstaunt mich, dass die Menschen, die diese ausgefeilten Diagramme erstellen, häufig nicht verstehen, wer für die verschiedenen Teile eines Workflows verantwortlich ist.“
Weitere Informationen zum Analysieren von Workflows finden Sie in diesem Artikel zur Workflow-Analyse.
Merkzettel für die Workflow-Analyse
Durch das Zeichnen und Überprüfen eines Workflow-Diagramms können Sie sich gewisse Einblicke verschaffen. Allerdings können Sie noch mehr Erkenntnisse gewinnen, wenn Sie sich Komponenten wie Übergaben und Genehmigungen ansehen und verstehen, wie Sie die einzelnen Schritte klassifizieren können.
Dieser kostenlos herunterladbare Merkzettel enthält Tipps zur Analyse von Workflow-Diagrammen von unseren Experten Johnston und Chaiken. Sie zeigen Ihnen, wo Sie in Ihrem Diagramm suchen müssen, worauf zu achten ist und wie Sie weiterführende Nachforschungen in Ihre Darstellungen anstellen können.
Merkzettel für die Analyse des Workflow-Diagramms herunterladen
Workflow-Diagramm vs. Flussdiagramm vs. Datenflussdiagramm
Workflow-Diagramme, Flussdiagramme und Datenflussdiagramme sehen ähnlich aus, erfüllen aber unterschiedliche Zwecke. Workflow-Diagramme bilden häufig alle Prozesse und ihre Abhängigkeiten ab; Flussdiagramme zeigen einzelne Schritte oder Algorithmen; Datenflussdiagramme zeigen die Bewegung von Daten durch Prozesse oder Organisationen an.
Workflows können visuell durch Flussdiagramme und Prozesskarten ausgedrückt werden (die grafische Darstellung eines Workflows wird vereinfacht als Diagramm bezeichnet). Ein Diagramm hilft Ihnen und Ihrem Team, die Schritte in einem Workflow, die Reihenfolge, in der sie auftreten, und die Vorgänge bei jedem Übergang zu verstehen.
Ein Flussdiagramm kann Schritte und Übergänge mit speziellen Symbolen für verschiedene Disziplinen darstellen. Die ausgefeilteste Form dieser grafischen Sprache findet sich in BPMN. Eine Prozesskarte bietet möglicherweise zusätzliche Informationen zu den Anforderungen für jeden Schritt.
Datenflussdiagramme zeigen den Daten- oder Informationsfluss innerhalb eines Prozesses oder Systems an. Sie verwenden dieselben Symbole und Texte, um Einsätze und Pfade zwischen Zielen und Speicherpunkten zu beschreiben. Im Gegensatz dazu enthalten DFDs keine Start- oder Endpunkte oder Entscheidungspunkte.
Die Geschichte des Workflow-Diagramms
Das Workflow-Diagramm oder Flussdiagramm wurde erstmals 1921 von Frank und Lillian Gilbreth erstellt und eingeführt. Dieses erste Iterationsdiagramm wurde als Prozessflussdiagramm bezeichnet, hat sich aber zum modernen Workflow-Diagramm gewandelt.
Die Gilbreths stellten das Konzept des Workflow-Diagramms der American Society of Mechanical Engineers (ASME) vor und arbeiteten es in dem Buch Process Charts: First Steps in Finding the One Best Way to Do Work aus. Allan H. Mogensen, ein amerikanischer Wirtschaftsingenieur, war der erste, der den Workflow in seinem Unternehmen konsequent anwendete und ihn seinen Teammitgliedern in den frühen 1930er-Jahren beibrachte. Für seine Popularisierung von Workflow-Diagrammen und Flussdiagrammen gilt er als „Vater der Vereinfachung“.
Ihre Arbeit führte zu einer Weiterentwicklung des Konzepts des wissenschaftlichen Managements, das in den 1890er-Jahren von Frederick Winslow Taylor angestoßen wurde. Der wissenschaftliche Produktionsansatz, auch Taylorismus genannt, führte die Konzepte der Wiederholbarkeit und Messung in das Management ein. Ein Schüler des wissenschaftlichen Managements war der amerikanische Ingenieur und Unternehmensberater Henry Gantt, der 1910 einen beliebten Vorläufer des Flussdiagramms, das Gantt-Diagramm, entwickelte. Gantt-Diagramme, die heute vor allem im Projektmanagement verwendet werden, stellen die Beziehung zwischen Zeit und Aktivitäten dar.
In den 1950er-Jahren begann die Entwicklung funktionaler Blockflussdiagramme, die Funktionsschichten abbilden. Zu diesem Zeitpunkt führte die US-Marine PERT-Diagramme (Program Evaluation and Review Technique) ein – wobei das P gelegentlich für Projekt steht. In den 1970er-Jahren entwickelte das US-Verteidigungsministerium die IDEF-Notation, die von Rüstungsunternehmen und allen Zweigen der Streitkräfte weitgehend übernommen wurde. IDEF-Diagramme sind ein Tool zur Ermittlung von Engpässen und zur Förderung des logischen Denkens und eignen sich aufgrund ihrer objektorientierten Ausrichtung hervorragend für die Beschreibung der Computerarchitektur.
Obwohl Workflow-Diagramme ursprünglich in der Fertigungs- und Chemietechnik eingesetzt wurden, verwenden mittlerweile viele Branchen eine Form von Prozessdiagrammen. Zu den jüngsten Entwicklungen für die Softwareentwicklung gehört UML. Im Jahr 2004 veröffentlichte die Business Process Management Initiative die Version 1.0 von BPMN zur Beschreibung von Geschäftsprozessen.
Holen Sie mit Smartsheet für das Projektmanagement das Beste aus Ihren Workflow-Diagrammen heraus
Von einfacher Aufgabenverwaltung und Projektplanung bis zu komplexem Ressourcen- und Portfoliomanagement hilft Ihnen Smartsheet, die Zusammenarbeit zu verbessern und das Arbeitstempo zu erhöhen – und befähigt Sie, mehr zu schaffen. Mit der Plattform von Smartsheet ist es einfach, Arbeiten von überall zu planen, zu erfassen, zu verwalten und darüber zu berichten. So helfen Sie Ihrem Team, effektiver zu sein und mehr zu schaffen. Sie können über die Schlüsselmetriken Bericht erstatten und erhalten Echtzeit-Einblicke in laufende Arbeiten durch Rollup-Berichte, Dashboards und automatisierte Workflows, mit denen Ihr Team stets miteinander verbunden und informiert ist. Es ist erstaunlich, wie viel mehr Teams in der gleichen Zeit erledigen können, wenn sie ein klares Bild von der geleisteten Arbeit haben. Testen Sie Smartsheet gleich heute kostenlos.