Was ist kontinuierliche Verbesserung?
Bei der kontinuierlichen Verbesserung (CI) versuchen Teams, Produkte und Prozesse besser zu machen, indem sie Verschwendung reduzieren oder die Qualität verbessern. Der kontinuierliche Verbesserungsprozess kann kleine inkrementelle Änderungen im Laufe der Zeit oder bahnbrechende Änderungen umfassen, die gleichzeitig auftreten.
Marshall Ariza, Principal Consultant bei Firefly Consulting, erklärt: „Kontinuierliche Verbesserung ist ein Oberbegriff, der zur Beschreibung von Lean, Six Sigma und der Theory of Constraints verwendet wird. Es ist die Disziplin, wie man eine Situation oder Aktivität betrachtet, um den Personen, die die Arbeit erledigen, zu helfen, die Aufgaben schneller und qualitativ hochwertiger zu erledigen, was bedeutet, dass die Ergebnisse besser vorhersehbar sind.“
Die Suche nach Problemen, das Skizzieren von Lösungen und das Iterieren von Verbesserungen stehen im Mittelpunkt vieler formaler Methoden – der Name kann sich unterscheiden, aber es ist alles kontinuierliche Verbesserung.
Im Idealfall sollten ganze Unternehmen – unabhängig von Rolle oder Abteilung – kontinuierliche Verbesserungen als Teil ihrer täglichen Routine üben. Mit ihrem Schwerpunkt auf Kostensenkung und Effizienzsteigerung ist kontinuierliche Verbesserung ein Grundpfeiler des Lean Managements und kann daher Unternehmen in allen Branchen helfen, sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen. Kontinuierliche Verbesserung mag sich wie eine weitere generische Managementtheorie anhören, aber wenn sie richtig umgesetzt wird, kann sie ein großes Potenzial bergen und Transformationen bewirken.
Kontinuierliche Prozessverbesserung
Kontinuierliche Prozessverbesserung (CPI) ist ein weiterer Begriff für kontinuierliche Verbesserung. Beide Begriffe beschreiben regelmäßige Bemühungen, Software, Tools, Methoden und Prozesse zu ändern. Diese Änderungen können Produkte verbessern, Kunden begeistern und zu höheren Gewinnen führen.
Schritte der kontinuierlichen Prozessverbesserung
Das grundlegende Modell der kontinuierlichen Prozessverbesserung umfasst die vier Schritte des PDCA-Zyklus: Plan, Do, Check, Act (planen, ausführen, prüfen, handeln). Obwohl andere Verbesserungsmodelle Schritte mit unterschiedlichen Namen haben, bilden die PDCA-Aktivitäten immer noch den Kern dieser Verbesserungsrahmen.
- Planen: Identifizieren Sie Probleme oder ein Ziel.
- Ausführen: Formulieren Sie eine Theorie oder Lösung. Legen Sie Metriken fest. Implementieren Sie eine Lösung.
- Prüfen: Verfolgen Sie die Wirksamkeit der Lösung und passen Sie die Lösung bei Bedarf an. Achten Sie auf neue Probleme oder Fokusbereiche.
- Handeln: Wenden Sie die Erkenntnisse aus den vorherigen Schritten in einem größeren Umfang an oder starten Sie den Zyklus neu, um neue Ziele zu finden oder verbesserte Lösungen zu implementieren.
PDCA ist ein einfaches, wiederholbares System zum Lösen von Problemen und zum Testen von Lösungen. Der PDCA-Zyklus, der auch als Deming-Zyklus bekannt ist, ist der Ursprung anderer Modelle der kontinuierlichen Verbesserung, wie Six Sigma und DMAIC-Zyklus. Weitere Informationen über PDCA erhalten Sie in „A Quality Principle: Everything You Need to Know about Total Quality Management“ (Ein Qualitätsprinzip: Alles, was Sie über umfassendes Qualitätsmanagement wissen müssen).
Continuous oder Continual Improvement?
Auch wenn „Continuous Improvement“ und Continual Improvement im Englischen manchmal austauschbar für kontinuierliche Verbesserung verwendet werden, haben sie unterschiedliche Definitionen:
- Continual Improvement: Einige Qualitätsexperten glauben, dass sich diese Art der Verbesserung auf verschiedene Bemühungen in verschiedenen Abteilungen bezieht, die eine Vielzahl von Methoden verwenden. Nicht jeder, der mit Qualitätsmanagementsystemen arbeitet, kennt den Begriff „continual“.
- Continuous Improvement: Dieselben Experten beziehen diese Art der Verbesserung auf bestimmte Bestrebungen innerhalb von Continual Improvement. Das ISO 9000 Technical Committee 176 diskutierte in den 1990er-Jahren über die Wortwahl und entschied sich gegen „continuous“, da dies eine unmögliche Aktivität impliziert, bei der Verbesserungen von Minute zu Minute vorgenommen würden. Andere Praktiker denken jedoch, dass kontinuierliche Verbesserung bedeutet, dass jeder in einem Unternehmen täglich daran arbeitet, Verbesserungen vorzunehmen. Der Begriff kann auch mit statistischer Prozesskontrolle verbunden sein. Die Verwendung des Begriffs kann jedoch je nach Branche variieren. Zum Beispiel verwendet ISO 14000, die Umweltnorm, den Begriff „continual“, um sich auf separate, laufende Verbesserungsprojekte zu beziehen.
Kontinuierliche Verbesserung mit Kaizen
Ariza sagt: „Kontinuierliche Verbesserung ist ein Ableger von Kaizen oder ,stets ein bisschen tun‘. Schrittweise Verbesserungen vornehmen, sie überprüfen und sich selbst jeden Tag fragen: ,Wie können wir das besser machen?‘ Sie werden diese Änderungen und Verbesserungen erhalten.“
Als Ansatz zur kontinuierlichen Verbesserung hilft Kaizen Unternehmen, die Produktionsqualität zu verbessern, Kosten zu senken, die Moral zu steigern und die Mitarbeiter zu befähigen. Kaizen ist eher eine Philosophie als eine Methodik, aber weniger strukturiert als Six Sigma. Kaizen verwendet jedoch visuelle Tools wie Wertstrom-Mapping und Kanban-Boards, um Prozessabläufe nachzuverfolgen. Weitere Informationen über Kaizen erhalten Sie in „Definitive Guide to Lean Project Management“ (Umfassender Leitfaden zum Lean-Projektmanagement).
Kontinuierliche Verbesserung mit Lean
Kontinuierliche Verbesserung ist ein wichtiger Bestandteil des Lean- und Agile-Managements. Lean-Methoden helfen Teams, Verschwendung zu eliminieren und Arbeitsabläufe zu vereinfachen. Lean wurde zuerst in der Fertigung eingesetzt, wird aber heute auch von vielen anderen Branchen verwendet.
Die kontinuierliche Verbesserung mit Lean basiert auf Kaizen und teilt die Prinzipien, große Veränderungen durch kleine Veränderungen zu schaffen und die Mitarbeiter zu ermutigen, neue Ideen einzubringen. Die kontinuierliche Verbesserung mit Lean schafft Prozessverbesserungen, da sie Teams hilft, neue Arbeitsweisen zu erkunden. Weitere Informationen über diese Methode erhalten Sie in „The Indispensable Guide to Lean Process Improvement with Templates and Case Studies“ (Der unentbehrliche Leitfaden zur Lean-Prozessverbesserung mit Vorlagen und Fallstudien).
Kontinuierliche Verbesserung mit Six Sigma
Six Sigma ist eine formale Methode der kontinuierlichen Verbesserung, die Variabilität beseitigt und die Wahrscheinlichkeit erhöht, die von den Teams gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Am häufigsten in Form von Lean Six Sigma verwendet, nutzt die Methode den DMAIC-Zyklus.
Analog zu PDCA steht DMAIC für „Define, Measure, Analyze, Improve und Control“ (definieren, messen, analysieren, verbessern und kontrollieren). Bei Six Sigma-Initiativen unterstützen geschulte Six Sigma-Praktiker Organisationen bei ihren datengesteuerten Verbesserungsprojekten. Der ergebnisbasierte Rahmen für Wettbewerbsverbesserungen für operative Exzellenz ist ein Ableger von Six Sigma. Die Methode verwendet das Continuous Improvement Maturity Model (CIMM), um die Fortschritte eines Unternehmens bei der Verwendung von Lean Six Sigma-Methoden zu messen. Weitere Informationen über diese Methode erhalten Sie in „Operational Excellence: Key Principles and How to Implement Them“ (Operative Exzellenz: Wichtige Prinzipien und wie sie umgesetzt werden). Six Sigma verwendet viele der analytischen Werkzeuge, die im Qualitätsmanagement verwendet werden, wie z.B. Geschäftsprozess-Mapping, Fischgrätendiagramme, SIPOC und mehr.
Fallstudien zur kontinuierlichen Verbesserung
Giles Johnston ist ein Diplomingenieur, der Unternehmen berät, um ihre betrieblichen Prozesse zu verbessern, und der Autor von Effective SOPs. Er und Marshall Ariza von Firefly Consulting bieten die folgenden Fallstudien darüber an, wie echte Unternehmen kontinuierliche Verbesserungsprozesse eingesetzt haben:
- CCC-Erfolg: Johnston arbeitete mit einem Team zusammen, das noch nie formelle Geschäftsprozesse oder kontinuierliche Verbesserungsarbeiten durchgeführt hatte. Das Werkzeug der Wahl: Problem, Ursache und Gegenmaßnahme (Concern, Cause, Countermeasure = CCC). Zunächst skizzierten und zerlegten sie ihren aktuellen Arbeitsablauf. Das ist nicht sehr klug. Das funktioniert nicht. Das funktioniert nur die Hälfte der Zeit. Nur die Hälfte unserer Kunden tut das. „Innerhalb weniger Stunden hatten sie 40 berechtigte Bedenken gegen ihren Prozess, die sie dann in einen Aktionsplan umgewandelt haben. Die Gegenmaßnahmen wurden zu Handlungsschritten in ihrem Plan“, sagt Johnston.
- Wartungsdurchgang: Johnson ging mit einem Ingenieur durch ein Werk. „Sagen Sie mir einfach alles, was Sie stört“, sagte er dem Mitarbeiter. Er listete alles auf, was der Mann ihm sagte, und daraus erstellten Sie zusammen einen Aktionsplan. Die Reaktion des Ingenieurs: „Ich dachte nicht, dass es so einfach sein könnte.“
- Kontinuierliche Verbesserung mit CI-Bingo: CI-Bingo ist ein Hilfsmittel, das das Eis bricht, um Diskussionen über Verbesserungen zu beginnen. Johnston teilt ein Beispiel für ein Team, das beim Bingospielen halb scherzend vorschlug, dass ihre Rechnungen schöner sein könnten. Als die Rechnungen formatiert waren und ein Logo hinzugefügt wurde, bemerkte das Buchhaltungsteam, dass Kunden Rechnungen schneller bezahlten. Eine schnelle Umfrage unter diesen Kunden ergab, dass Kunden die einfarbigen Rechnungen auf unübersichtlichen Schreibtischen verloren. Kunden konnten die bunten Blätter jetzt besser finden.
- Großartiges Produkt, schlechte Unternehmenskultur: Ariza beschreibt einen Kunden, dessen Kunden so etwas gesagt haben wie: Wir lieben Ihr Produkt, aber wir hassen den Umgang mit dem Unternehmen. „Wie gehen Sie als CEO oder COO damit um?“, fragt er. „So hat kontinuierliche Verbesserung geholfen. Das Unternehmen konnte tiefgehender nachforschen, um herauszufinden, wo das Problem lag, ob beim Ansatz des Kundendienstes, der Voicemail-Einrichtung oder etwas anderem. Konkretisieren Sie das Problem, die Lösung und legen Sie Ziele und Parameter fest. Verwenden Sie diese Informationen dann für eine Projektcharta. Befolgen Sie diese Schritte für jede Schwachstelle, und Sie haben am Ende eine Reihe von Projekten, mit denen Sie dagegen vorgehen können.“
Zusätzliche Methoden zur kontinuierlichen Verbesserung
Konzepte, die der kontinuierlichen Verbesserung ähneln, umfassen die Verbesserung von Geschäftsprozessen, die sich auf die Prozessverbesserung konzentriert, um bessere Leistungen zu schaffen, und das Geschäftsprozessmanagement, das sich auf das Management und die Automatisierung von Prozessen konzentriert. Die folgende Liste enthält andere Ansätze auf Grundlage der kontinuierlichen Verbesserung, die Unternehmen und gemeinnützige Organisationen heute verwenden:
- TQM: Total Quality Management (TQM) war die erste Methode in der Moderne, die die Prinzipien der kontinuierlichen Verbesserung zum Ausdruck bringt. TQM wurde durch Six Sigma ersetzt.
- Reengineering: Beim Reengineering nehmen Unternehmen große Veränderungen in der Kultur und den Methoden vor, um ihre wichtigsten Kunden zu unterstützen.
- JIT: Just-in-time (JIT) ist ein grundlegendes Element von Kanban, bei dem Produktionslinien Lagerbestände erhalten, während sie sie verbrauchen. Damit JIT richtig funktioniert, muss die Linie Verschwendungen bei Zeit und Prozessen entfernen und damit die Qualität verbessern.
- Lean Thinking: Lean Thinking, auch Lean Management genannt, beseitigt unnötige Managementschichten, um alle Teile eines Unternehmens den wesentlichen Aktivitäten näher zu bringen. Verwenden Sie diese Methode, um alle Prozesse gründlich zu analysieren und Aufwand zu eliminieren, der keinen Mehrwert schafft.
- ISO 9000: Die Qualitätszertifizierungsnorm ISO 9000 konzentriert sich auf die Dokumentation von Prozessen und, weniger explizit, auf deren Verbesserung. Die neueste Version, ISO 9000-2015, enthält eine Regelung für kontinuierliche Verbesserungen.
- Theory of Constraints (TOC): Diese Methode analysiert Prozesse, um Engpässe zu erkennen und zu nutzen. Da es immer zu Engpässen kommt, bietet TOC ein Mittel für die Umsetzung kontinuierlicher Verbesserungen.
- Standardwerk: Ein Standardwerk dokumentiert die Best Practices für alle Prozesse und Aufgaben. Es eliminiert Verschwendung und trägt zur Sicherheit der Mitarbeiter bei, da alle Mitarbeiter Aufgaben einheitlich und optimal ausführen.
8 Prinzipien der kontinuierlichen Verbesserung
Zu den Prinzipien der kontinuierlichen Verbesserung gehören kleine schrittweise Änderungen, das Befähigen von Mitarbeitern, das Reflektieren und Wiederholen sowie die Erstellung messbarer und wiederholbarer Änderungen. Diese Werte gelten unabhängig von den Methoden oder Tools, mit denen Sie kontinuierliche Verbesserungen umsetzen.
- Verbesserungen beruhen auf kleinen Veränderungen: Monumentale kulturelle Veränderungen oder bahnbrechende Forschung können beängstigend sein, und sie sind nicht notwendig.
- Schrittweise Änderungen schonen den Geldbeutel: Änderungen müssen nicht teuer sein.
- Mitarbeiterideen sind wichtig: Ideen für Veränderungen sollten von den Menschen stammen, die die tägliche Arbeit erledigen.
- Verbesserungen müssen messbar und wiederholbar sein: Jeder muss wissen, wie der Erfolg aussieht, damit er auch weiterhin qualitativ hochwertige Ergebnisse sehen kann.
- Konzentrieren Sie sich auf die Verbesserung, nicht auf den Einsatz von Tools: Formale Verbesserungsmethoden können hilfreich sein, aber jede gute Idee ist von Vorteil für die kontinuierliche Verbesserung.
- Beteiligung schafft ein Gefühl von Eigenverantwortung: Verbesserungen erzeugen auch Anziehungskraft und Dynamik – wenn Teams wissen, dass das Management auf ihre Ideen hört, die Umsetzung ihrer Ideen sehen und von den Vorteilen dieser Änderungen profitieren, beginnen sie, nach Möglichkeiten zu suchen, Änderungen vorzunehmen.
- Schauen Sie nach Antworten: Wie das Sprichwort sagt, ist das Gras auf der anderen Seite immer grüner – der Ansatz eines anderen Unternehmens kann Ihrem eigenen objektiv überlegen erscheinen. Und während die Ansätze anderer Unternehmen für sie sehr gut funktionieren können, denken Sie daran, dass sich ihre Organisation von Ihrer unterscheidet. Es ist wichtig, Ihre eigenen Prozesse zu untersuchen und Wege zu finden, diese zu verbessern.
- Kontinuierliche Verbesserung ist iterativ: Wie das Wort „kontinuierlich“ schon sagt, müssen Teams, um im Laufe der Zeit erfolgreich zu sein, regelmäßig über Prozesse nachdenken.
Beispiel für kontinuierliche Verbesserung
Wie sieht der kontinuierliche Verbesserungsprozess wirklich aus? Marshall Ariza von Firefly Consulting bietet ein Beispiel aus dem häuslichen Alltag, das betrachtet, wie kleine Änderungen große Auswirkungen auf die Effizienz und Qualität des Endprodukts haben können.
Angenommen, Sie wachen an einem Samstagmorgen auf und entscheiden sich dazu, ein Omelett zu machen. Vielleicht haben Sie Eier, vielleicht auch nicht. Sie stöbern im Kühlschrank nach Zwiebeln und Käse. Sie schauen durch die Schränke auf der Suche nach einer Dose Chilis, müssen aber in den Keller laufen, um eine Dose zu holen. Wenn Sie bereit sind, Gemüse zu hacken, können Sie sich nicht daran erinnern, wo Sie das Schneidebrett aufbewahren. Wenn Sie bereit sind, die Eier zu verrühren, suchen Sie nach dem Schneebesen in einer Schublade, finden ihn aber in der Spülmaschine. Wenn Sie die Eier verrührt haben, stellen Sie fest, dass Sie die Butter in der Pfanne nicht erhitzt haben. Und es geht weiter damit, dass Sie nach dem Spatel suchen, um das Omelett zu drehen, und rennen, um einen Teller zu holen, bevor die Eier anbrennen.
Ariza erklärt: „Sie waren die ganze Zeit beschäftigt, aber dann fragen Sie sich: Wie würden sie das in einer Kochshow im Fernsehen machen? Bevor sie mit dem Kochen anfangen, wird das Gemüse geschnitten. Alle Utensilien, die sie brauchen, liegen bereit. Die Suche nach Gegenständen und das Vergessen von Schritten verschwendet Zeit. Wenn Sie also die Zeit von Anfang bis Ende vergleichen, die Sie gebraucht haben, und die die Personen in der Show gebraucht haben, werden Sie feststellen, dass es einen großen Unterschied gibt.“
„Genau das tun wir bei der kontinuierlichen Verbesserung. Für einen Gesprächseinstieg helfen wir den Menschen, verschwendete Aktivitäten zu erkennen. Dann helfen wir ihnen, einen neuen Prozess zusammenzustellen, der Klarheit schafft und die Abläufe systematisiert. Kontinuierliche Verbesserung beseitigt Aktivitäten, die nicht wertschöpfend sind und nicht zum gewünschten Ergebnis beitragen“, sagt Ariza.
Was ist kontinuierliche Qualitätsverbesserung (CQI)?
Kontinuierliche Qualitätsverbesserung ist ein Hilfsmittel, das allen Mitgliedern eines Teams hilft, zusammenzuarbeiten, um Prozesse und Produkte zu verbessern. In CQI ermutigen Führungskräfte die Mitarbeiter, Ideen auszutauschen, und jeder versucht täglich, Verbesserungen vorzunehmen.
In ihrer Berichtskarte über CQI bezeichneten Blumenthal und Kilo die CQI-Bewegung als „den Versuch, Erkenntnisse im Gesundheitswesen zu berücksichtigen, die andere Branchen vor Jahren über die Verbesserung der Produktqualität ermittelt haben, um die Bedürfnisse und Erwartungen ihrer Kunden zu erfüllen.“
Weitere Informationen über CQI erhalten Sie in „Where Data Serves People: Benefits of the Continuous Quality Improvement Approach“ (Wo Daten den Menschen dienen: Vorteile des Ansatzes zur kontinuierlichen Qualitätsverbesserung).
Umsetzung der kontinuierlichen Verbesserung
Beginnen Sie mit der kontinuierlichen Verbesserung, indem Sie identifizieren, wo Probleme normalerweise auftreten. Problempunkte kommen in Aufgaben, Workflows oder sogar Arbeitsbereichen vor. Aber nicht jedes Problem benötigt ein Verbesserungsprogramm.
Das Streben nach kontinuierlicher Verbesserung kann formal oder anpassungsfähig sein: Formale kontinuierliche Verbesserungsbemühungen nutzen Methoden wie Six Sigma und anerkannte Analysewerkzeuge, um messbare Ergebnisse zu erzielen. Im Gegensatz dazu verwendet adaptive kontinuierliche Verbesserung eine Mischung aus analytischen Werkzeugen. Im Ingenieurwesen und in anderen Bereichen überprüft und aktualisiert die kontinuierliche Prozessverbesserung regelmäßig Prozesse, um sie mit den sich entwickelnden Geschäftszielen eines Unternehmens in Einklang zu bringen.
Ariza beschreibt Bemühungen zur kontinuierlichen Verbesserung als zwei Teile. „Zunächst lernen Sie, zu erkennen, womit Sie es zu tun haben, und zerlegen es in Aufgaben, die zu einem wertvollen Ergebnis führen. Das steht im Gegensatz zu Arbeiten, die dies nicht tun, wie Nacharbeiten oder eine ineffiziente Nutzung der Zeit. Lassen Sie dann die Personen, die diese Aufgaben erledigen, die Änderungen vornehmen. Das macht CI im Grunde genommen aus. Sie sind diejenigen, die am besten verstehen, was vor sich geht. Sie werden also am besten wissen, was eine praktikable Lösung sein wird oder was nicht praktikabel ist.“
Formale Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung nutzen Methoden wie DMAIC von Six Sigma und gehen von den Impulsen der Stakeholder auf der Führungsebene aus. Einige Experten glauben, dass formelle Programme mit messbaren finanziellen Ergebnissen das Engagement des Managements für kontinuierliche Verbesserungen signalisieren und eine Möglichkeit sind, CI zu systematisieren. Wenn Sie formelle Programme verfolgen, sollten Sie Ihrem Team Analysetechniken beibringen.
Widerstand gegen kontinuierliche Verbesserung
Trotz der Vorteile einer kontinuierlichen Verbesserung scheuen Teams manchmal den Prozess. Der Gedanke an eine umfassende Agile- oder Six Sigma-Übung mit statistischer Analyse kann Manager einschüchtern. Mitarbeiter könnten davon ausgehen, dass das Management zusätzlich zu einem bereits vollen Zeitplan noch mehr Arbeit erwartet.
„Wenn Sie am Ende des Tunnels und am Licht angekommen sind, verstehen Sie, dass Sie so viel Zeit sparen und das Leben leichter machen können. Warum sollten Sie keine kontinuierliche Verbesserung vornehmen? Aber wenn Sie das noch nie erlebt haben und Sie sich vor Arbeit nicht retten können, scheint es einfach eine weitere Aufgabe zu sein“, erklärt Johnston.
Er fügt hinzu, dass manchmal Zynismus herrsche. „Viele Menschen haben das Gefühl, alles schon einmal gehört zu haben, mit all den hochgesteckten Zielen des Managements, und nichts passiert. Ich beobachte manchmal Manager, die Mitarbeitern sagen, sie sollen sich kontinuierlich verbessern, und ihnen dann nicht mitteilen, wie sie das tun sollen. Sie haben weder die Werkzeuge noch einen guten Ansatz und sie haben nicht die Fähigkeit, ihre Mitarbeiter zu coachen und zu fördern, aber sie erwarten Ergebnisse. Ich sehe, dass viele Mitarbeiter frustriert sind.“
Ariza stimmt zu. „Der Punkt ist, ein Ziel zu haben, anstatt nur die Idee der Verbesserung ohne genaue Messzahlen zu lancieren. Sie benötigen ein paar Messzahlen. Wie lange dauert es, um dorthin zu gelangen? Wie viel Energie und Aufwand werden benötigt? Welchen Nutzen hat es? Projekte zu bewerten, ist der Beitrag von Six Sigma. Sie priorisieren Projekte und definieren, wie der Erfolg aussieht, damit Sie ihn feiern können.“
Problem, Ursache, Gegenmaßnahme und CI-Bingo
Johnston betont, wie mühelos und leicht kontinuierliche Verbesserung sein kann. „Die meisten Personen, die sich damit befassen, erkennen, dass CI nicht viel Aufwand erfordert. Wenn Sie nur ein paar grundlegende Tools wie PDCA vermitteln, stellen sich viele Erfolge ein, ohne dass Sie die Mitarbeiter in irgendwelchen Methoden schulen müssen. Wenn Sie einen guten Manager haben, der den entsprechenden Denkprozess liefert, sind die Ergebnisse, die Sie mit wenig Leistung erzielen können, hervorragend.“
Ein einfaches Werkzeug ist die CCC-Übung, die für „Concern“ (Problem), „Cause“ (Ursache) und „Countermeasure“ (Gegenmaßnahme) steht. CCC wird in der leanen Fertigung eingesetzt und kann Lösungen aufdecken, ohne dass komplexe Problemlösungskompetenzen erforderlich sind. Johnston erklärt: „CCC konzentriert sich darauf, die Bedenken der Mitarbeiter darüber zu erfassen, was im Unternehmen falsch läuft. Manchmal lohnt es sich, Nörgelei und Beschwerden ans Tageslicht zu befördern. Dann können die Mitarbeiter ermitteln, was diese Probleme verursacht, indem sie gute Warum-Fragen stellen. CCC ist eine wirklich schnelle Möglichkeit, einen Aktionsplan zu erstellen.“
Ebenso kann Bingo zur kontinuierlichen Verbesserung das Gespräch über Änderungen beginnen, um bestimmte Ziele zu sammeln, insbesondere wenn Verbesserungsanforderungen vage sind. Ein Workshop-Leiter listet oben die Bereiche für Verbesserungen auf und die Teammitglieder listen darunter mögliche Arten von Verbesserungen auf. Dann stimmt das Team Änderungen in Funktionsbereichen ab.
„Was ich faszinierend finde, ist das Vertrauen, das durch kleine Verbesserungsschritte aufgebaut wird“, sagt Johnston. „Wenn die Menschen zuversichtlicher werden, ist das, was vor zwei Wochen noch ein großer Schritt gewesen wäre, jetzt ein kleiner Schritt, und die Menschen nehmen immer größere Herausforderungen an, weil sie Dinge lernen, ihre Fähigkeiten erweitern und an Selbstvertrauen gewinnen. Wenn Sie es richtig machen, bekommen die Menschen das Gefühl, zu etwas Sinnvollem beizutragen, statt nur Teile zu fertigen oder einen Service zu erbringen. Mir kommt Maslows Hierarchie in den Sinn, wenn er sagt, dass Menschen mehr mit ihrem Verstand tun können, als nur die Dienstleistung zu erbringen. Sie können auf andere Weise einen Beitrag leisten.“
Verschiedene Methoden zur kontinuierlichen Verbesserung
Berücksichtigen Sie bei der Auswahl einer Methode zur Qualitätsverbesserung, welche Unternehmenskultur vorliegt und ob Verbesserung bereits in ihrer Strategie enthalten ist. Einige Unternehmen können die Prinzipien der kontinuierlichen Verbesserung leicht systematisieren.
Einige Praktiker schlagen vor, dass Unternehmen, wenn kleine, tägliche Änderungen nicht möglich sind oder wenn das Konzept neu ist, Veranstaltungen zur schnellen Verbesserung organisieren können. Veranstaltungen zur schnellen Verbesserung dauern ein bis fünf Tage und konzentrieren sich in der Regel auf ein Thema. Die Teilnehmer haben am Ende einen Aktionsplan und einzelne Aktionspunkte in der Hand. Giles Johnstons Arbeit mit CCC-Blättern (die zuvor in diesem Artikel beschrieben wurde) ist ein Beispiel für eine Art Veranstaltung zur kontinuierlichen Verbesserung.
Wenn Unternehmen für nachhaltige Verbesserungsmaßnahmen sorgen müssen, kann der Kontrollbereich in Six Sigma DMAIC die Antwort sein. Ariza sagt: „Kontrolle ist ein revolutionärer Bereich der sequenziellen Roadmap. Es ist ein Sicherheitsnetz im Verbesserungsprozess, der besagt, dass Sie Messzahlen benötigen, um zu messen, ob Sie ins Schludern geraten.“ Aus diesem Grund und weil es die Unterstützung des Managements und eine Gruppenbemühung zur Implementierung von Qualitätsprogrammen erfordert, hat Six Sigma TQM weitgehend ersetzt und mit Lean fusioniert, um das Beste aus allen Ansätzen zu vereinen.
Darüber hinaus scheitern viele CI-Initiativen, wie im International Journal of Productivity and Quality Management diskutiert wurde, daran, dass Unternehmen nicht genügend Anstrengungen unternommen haben, um ihre Methoden zur kontinuierlichen Verbesserung mit ihren Management- und Qualitätsmanagementsystemen zu verknüpfen.
Vorteile der kontinuierlichen Verbesserung
„Mit kontinuierlicher Verbesserung werden Sie in der Regel die Kosten senken. Sie hilft, Nacharbeiten zu eliminieren, Fehlerursachen zu ermitteln und zu beseitigen, und hilft Ihnen auch, die Dynamik der Arbeit zu verstehen“, sagt Ariza.
Er erklärt, dass Sie zwar sehr engagiert sein könnten, aber die Aktivitäten möglicherweise nicht zu Ihrem Endergebnis beitragen. Indem Sie die Aktivitäten sezieren, können Sie die Aktivitäten eliminieren, die nicht zu einem positiven Ergebnis beitragen, und Wege finden, um die Arbeit in kürzerer Zeit zu geringeren Kosten zu erledigen. Kontinuierliche Verbesserung bietet folgende Vorteile, um Unternehmen dabei zu helfen, in einer sich ständig verändernden Wettbewerbslandschaft wettbewerbsfähig zu bleiben:
- Optimierte Workflows
- Geringere Betriebskosten
- Verbesserte Produktqualität
- Erhöhte Effizienz und Produktivität
- Geringere Projektkosten
- Reduzierte Verschwendung
- Höhere Mitarbeiterzufriedenheit
- Bessere Teamarbeit
- Höhere Kundenzufriedenheit
- Verbesserte organisatorische Ausrichtung, von den Mitarbeitern bis zur Executive Suite
- Stärkeres Engagement für Verbesserungen durch Förderung des Gefühls der Eigenverantwortung und der Rechenschaftspflicht für Verbesserungen
- Schnellerer Austausch von Wissen und Ideen
- Bessere Fähigkeiten im gesamten Team
Werkzeuge zur kontinuierlichen Verbesserung
Tools zur kontinuierlichen Verbesserung helfen Teams, zu lernen, welche Prozesse verbessert werden müssen. Die Tools zeigen Teams, wo ihre Stärken und Schwächen liegen, und können auch dazu beitragen, dass jeder über einzelne Projekte hinaus positive Veränderungen sucht und vornimmt.
Verwenden Sie diese CI-Tools auf Ihrem Weg zur kontinuierlichen Verbesserung:
- Benchmarking: Dieses Tool ermutigt Sie, aktuelle Prozesse und Ergebnisse zu bewerten und diese Ergebnisse mit Wettbewerbern und Branchenstandards zu vergleichen, um Exzellenz zu erreichen.
- CCC-Arbeitsblatt: Die Aufarbeitung von Problemen, Ursachen und Gegenmaßnahmen bietet eine einfache Möglichkeit, Beschwerden zu äußern, Problemquellen zu identifizieren und Lösungen zu finden. CCC-Arbeitsblätter können die Ängste der Mitarbeiter über die Komplexität eines Programms zur kontinuierlichen Verbesserung lindern. Laden Sie unten das CCC-Arbeitsblatt herunter.
- Geschäftsprozess- oder Wertstrom-Mapping: Auch wenn eine Prozess-Mapping-Software verfügbar ist, können Teams ihre Prozesse einfach auf Papier, einem Flipchart oder einem Whiteboard skizzieren. Mapping bietet eine einfache Möglichkeit, sich einen Überblick über den End-to-End-Betrieb zu verschaffen.
Entwickeln und erhalten Sie dann die Qualität mit diesen Tools:
- Kanban: Ein Kanban-Board hilft Ihnen, den Arbeitsablauf zu visualisieren und Engpässe zu erkennen. Verwenden Sie es als erstes Analysewerkzeug und verwenden Sie es dann weiter als Arbeitsmanagement-Tool.
- Kaizen Event: Ein Kaizen Event ist ein Lean-Management-Tool und kurzes Projekt, das in der Regel etwa fünf Tage dauert und sich auf einen Verbesserungsbereich konzentriert. Unsere Kaizen-Event-Checkliste beschreibt alles, was Sie für den Einstieg benötigen.
- 5 Whys: 5 Whys (Warums) ist ein Instrument, das in Kreisen der kontinuierlichen Verbesserung und Qualität weit verbreitet ist. Beginnen Sie mit der Frage, warum ein Problem existiert, und fragen Sie dann Warum? für jede Antwort, bis sich die Ursache abzeichnet. Laden Sie eine 5-Whys-Vorlage herunter.
- 5S: Ursprünglich in der Fertigung und jetzt für schnelle Verbesserungen verwendet, schlägt 5S die fünf Tipps vor, die die meisten Verbesserungen mit sich bringen: sort (sortieren), set up (einrichten), shine (optimieren), standardize (standardisieren) und sustain (erhalten).
- Die Verschwendung: Die drei Arten von Verschwendung, die aus Kaizen und Lean Manufacturing stammen, definieren Aktivitäten, die keinen Mehrwert liefern: muda, die Prozessverschwendung; mura, die Verschwendung durch Unausgeglichenheit; und muri, die Verschwendung durch Überlastung. Filtern Sie Ihre Aktivitäten durch die Linse der Verschwendung.
- RADAR-Matrix: Die RADAR-Matrix wurde in „Quality Improvement Methodologies – PDCA Cycle, RADAR Matrix, DMAIC and DFSS“ (Qualitätsverbesserungsmethoden – PDCA-Zyklus, RADAR-Matrix, DMAIC und DFSS) besprochen und ist ein Instrument für operative Exzellenz, das im EFQM-Excellence-Modell verwendet wird. Das Akronym RADAR steht für „Results“ (Ergebnisse), „Approach“ (Ansatz), „Deploy“ (Einsatz), „Assess“ (Bewertung) und „Refine“ (Verfeinerung). Das Tool nimmt die Ergebnisse, die ein Unternehmen anstrebt, und plant und nutzt dann Ansätze, um diese Ziele zu erreichen. Anschließend bewertet und iteriert es Verbesserungen.
- Hoshin Kanri: Übersetzt als Richtlinienentwicklung stellt Hoshin Kanri sicher, dass alle Verfahren und Prozesse in einer Organisation letztendlich mit rechtlichen Bestimmungen und Strategien übereinstimmen.
Nachdem Verbesserungen vorgenommen wurden, können Sie die Ergebnisse mit den folgenden Tools aufzeichnen und überwachen:
- A3-Berichte: Lean- und Agile-Unternehmen verwenden A3, um einen Überblick über die Erkenntnisse zu geben, die nach einem PDCA-Zyklus gewonnen wurden. Sie enthalten in der Regel Kontext, Details zum aktuellen Problem, potenzielle Lösungen und einen vorgeschlagenen Plan.
- Gemba Walks: In einem Gemba Walk gehen Führungskräfte und Management durch einen bestimmten betrieblichen Bereich, um Prozesse zu beobachten und mehr über die Bedenken der Mitarbeiter zu erfahren. Die Übung konzentriert sich auf Aktionen, nicht nur auf Ziele. Sie zwingt Sie zu der Frage: Wo will ich hin und was muss geschehen, um dorthin zu gelangen?
Plan zur kontinuierlichen Qualitätsverbesserung
Ein CI-Plan beschreibt, wie Produkte oder Prozesse besser werden können. Der Plan listet auf, was das Unternehmen verbessern wird, welche Verbesserungen verwendet werden und wie sie gemessen werden können. Ein formeller Plan kann die Methoden und Werkzeuge auflisten, die das Team verwendet, um Lücken zu recherchieren, Lösungen zu finden und den Erfolg nachzuverfolgen.
Vorlagen für einen Plan zur kontinuierlichen Verbesserung
Es gibt Hunderte von Vorlagen für die Vorbereitung und Planung Ihrer Verbesserungsinitiativen, aber wir haben die besten Optionen ausgewählt, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern. Laden Sie die folgenden kostenlosen Vorlagen herunter und passen Sie sie an Ihre CI-Plananforderungen an.
CCC-Vorlage
Giles Johnston hat diese Vorlage für Problem, Ursache und Gegenmaßnahme erstellt. Verwenden Sie sie als Möglichkeit, das „Verbesserungs“-Eis bei widerwilligen Mitarbeitern oder denjenigen zu brechen, die wenig Erfahrung mit formalen Verbesserungsinitiativen haben. Geben Sie Blätter aus oder setzen Sie sich an einem Tisch zusammen, um Probleme und Bedenken aufzulisten, die Ursachen von Problemen zu berücksichtigen und gemeinsam Lösungen zu finden.
CCC-Vorlage herunterladen
Bingo-Vorlage für kontinuierliche Verbesserung
Ein weiteres einfaches Werkzeug, um die CI-Diskussion zu beginnen, ist die Bingo-Karte für kontinuierliche Verbesserung von Johnston, die qualitative Ziele in der ersten Spalte und die funktionalen Bereiche in der obersten Zeile auflistet. Für jeden Funktionsbereich schlägt das Personal ein Ziel vor. Diese Vorlage enthält ein Beispiel und ein leeres Arbeitsblatt, in dem Sie die eigenen Ziele und Verbesserungsbereiche Ihres Unternehmens hinzufügen können.
Bingo-Vorlage für kontinuierliche Verbesserung herunterladen
Planvorlage für lange kontinuierliche Verbesserung
Wenn Ihr Team weiß, wo Verbesserungen nötig sind, was die Ursache der Probleme ist und welche Abhilfemaßnahmen möglich sind, müssen Sie diese Informationen in einem Plan zur kontinuierlichen Verbesserung erfassen. In dieser Planvorlage können Sie den Fokusbereich, das jeweilige Problem, die Ursachen und die hypothetische Lösung angeben.
Planvorlage für lange kontinuierliche Verbesserung herunterladen
Überwachen und Verwalten kontinuierlicher Verbesserungen mit Echtzeit-Arbeitsmanagement in Smartsheet
Befähigen Sie Ihr Team, über sich selbst hinauszuwachsen – mit einer flexiblen Plattform, die auf seine Bedürfnisse zugeschnitten ist und sich anpasst, wenn sich die Bedürfnisse ändern. Mit der Plattform von Smartsheet ist es einfach, Arbeiten von überall zu planen, zu erfassen, zu verwalten und darüber zu berichten. So helfen Sie Ihrem Team, effektiver zu sein und mehr zu schaffen. Sie können über die Schlüsselmetriken Bericht erstatten und erhalten Echtzeit-Einblicke in laufende Arbeiten durch Rollup-Berichte, Dashboards und automatisierte Workflows, mit denen Ihr Team stets miteinander verbunden und informiert ist. Es ist erstaunlich, wie viel mehr Teams in der gleichen Zeit erledigen können, wenn sie ein klares Bild von der geleisteten Arbeit haben. Testen Sie Smartsheet gleich heute kostenlos.