Was ist eine Anbieterbewertung?
Die Anbieterbewertung ist ein Bewertungs- und Genehmigungsverfahren, mit dem Unternehmen feststellen können, ob potenzielle Anbieter und Lieferanten ihre Unternehmensstandards und Verpflichtungen erfüllen können, sobald sie einen Vertrag abgeschlossen haben. Ziel ist es, ein risikoarmes, erstklassiges Anbieter- und Lieferantenportfolio aufzubauen.
Anbieter und Lieferanten bieten sowohl Dienstleistungen als auch Waren an, aber mit einem Unterschied: Der Begriff Anbietergilt für Business-to-Business (B2B) und Business-to-Consumer (B2C) Vertriebsbeziehungen, während sich Lieferant nur auf B2B-Beziehungen bezieht.
Vorteile der Anbieterbewertung
Obwohl die Anbieterbewertung mit Herausforderungen verbunden sein kann, liegen die Vorteile darin, dass man letzten Endes einen Anbieter findet, der hochwertige Waren und Dienstleistungen mit geringem Risiko bereitstellt, und man langfristige Geschäftsbeziehungen aufbauen kann, von denen beide Parteien profitieren.
Dr. Ray Carter ist Director von DPSS Consultants (Developing People Serving the Supply Chain), Entwickler des „10C Model of Supplier Evaluation“ (10C-Modell der Anbieterbewertung) und Autor von fünf Büchern zum Thema Lieferantenmanagement und Lieferketten, darunter Practical Procurement. Carter verweist auf die COVID-19-Pandemie als Paradebeispiel für die Notwendigkeit einer systematischen Anbieter- und Lieferantenbewertung, mit der Unternehmen möglichen Turbulenzen im Geschäftsumfeld trotzen können.
„Die Covid-19-Pandemie hat gezeigt“, so Carter, „wie wichtig es ist, Lieferanten mit ausreichenden Ressourcen und Zugang zu Betriebskapital unter Vertrag zu nehmen, um den Betrieb aufrechtzuerhalten, sich bei Bedarf umzustellen, um der Nachfrage nachzukommen, und Krisen zu bewältigen.“ Die Bewertung der Krisenmanagementpläne von Anbietern und Lieferanten ist einer der Aspekte der Risikominderung, die Sie während Ihres Überprüfungsprozesses berücksichtigen sollten. „Künftige Krisen, die von vorhersehbaren Faktoren wie Erderwärmung, Wildtier- und Naturschutz, menschlichem Handeln und politischen Unruhen angetrieben werden, sind nahezu unvermeidlich. Deshalb ist es so wichtig, die Qualität und Robustheit der Notfallpläne von Anbietern und Zulieferern zu prüfen.“
Dr. Carter rät zur Vorsicht bei der Auswahl von Geschäftspartnern für Waren und Dienstleistungen. „Unzureichende Bewertungskonstrukte beginnen mit schlecht definierten Spezifikationen, die dann in den Beschaffungsprozess und die Vergabekriterien einfließen und zur Auswahl von Lieferanten führen, denen das notwendige Fachwissen oder die notwendigen Ressourcen fehlen“, erklärt Carter. „Nach dem Vertragsschluss folgt das Dilemma: Das Geschäftsverhältnis ist zerrüttet und von gegenseitigen Schuldzuweisungen geprägt. Ein Scheitern ist quasi vorprogrammiert. Ein zuverlässiger Prozess und eine sorgfältige Überprüfung helfen, dieses Risiko – und viele andere – zu vermeiden.“
Zu den weiteren Vorteilen der Anbieterbewertung gehören die folgenden:
- Risikominderung: Indem Sie Anbieter und Lieferanten sorgfältig überprüfen, können Sie die regulatorischen, vertraglichen und sicherheitstechnischen Risiken der Zusammenarbeit mit externen Unternehmen verringern.
- Geringeres Compliance-Risiko: Stellen Sie sicher, dass die Gesetze, Vorschriften und Standards, die für Ihr Unternehmen gelten, durch den Anbieter eingehalten werden. Wenn Ihr Anbieter in einem anderen Land ansässig ist oder Sie in ein anderes Land verkaufen, prüfen Sie auch die dort geltenden gesetzlichen Bestimmungen. Wenn Sie beispielsweise Geschäfte in der Europäischen Union tätigen, greift die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
- Leistungsumfang und Vertragstreue: Lassen Sie die Vertragsbedingungen, Geheimhaltungsvereinbarungen oder Partnerschaftsvereinbarungen rechtlich prüfen, um sicherzustellen, dass Sie günstige Bedingungen ausgehandelt und Risiken gemindert haben.
- Sicherheits- und Cyberrisiken verringern: Die Bedrohung durch Cyberrisiken wächst, da wir unsere Arbeit zunehmend in die Cloud verlagern. Deshalb ist es so wichtig, sämtliche Kunden- und Unternehmensdaten zu schützen. Sie sollten beim Auswahlprozess besonderes Augenmerk auf die Bewertung der Datenspeicherungspraktiken des Anbieters oder Lieferanten richten. Ermitteln und bewerten Sie zunächst die Art der Daten, auf die Anbieter und Lieferanten möglicherweise zugreifen müssen, und entscheiden Sie, ob sie auf alle, einige oder keine der Daten zugreifen müssen, um ihre Arbeit auszuüben. Besonders wichtig ist sicherzustellen, dass der Anbieter die richtigen Maßnahmen ergreift, um Ihre Daten zu verschlüsseln und zu schützen. Sobald Sie sich auf potenzielle Partner festgelegt haben, lassen Sie diese einen Fragebogen ausfüllen, in dem die Einzelheiten des Sicherheitsmanagementsystems ausführlich beschrieben werden.
Weitere Informationen zu Risikominderung, Tools und Vorlagen finden Sie im Definitive Guide to Vendor Risk Management.
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Vorlage für Matrix zur Risikobewertung
Verstehen Sie die Risikotoleranz Ihrer Organisation – dies ist ein wichtiger Faktor bei der Entscheidung, welche Unternehmen Sie mit der Bereitstellung von Waren und Dienstleistungen beauftragen. Diese Matrix enthält die Informationen zur Risikobewertung, die Ihr Unternehmen benötigt, um die Risiken zu prüfen, einzuschätzen und zu priorisieren, wobei die Einstufung in grundsätzlich akzeptabel (generally acceptable, GA), so niedrig wie vernünftigerweise möglich (as low as reasonably possible, ALARP) und grundsätzlich inakzeptabel (generally unacceptable, GU) erfolgt. Mit dieser Vorlage können Sie jedes Risiko auflisten, seine Wahrscheinlichkeit bestimmen und den Schweregrad bewerten – alles in einem einzigen farblich codierten Diagramm.
Risikobewertungsmatrix-Vorlage herunterladen
Weitere nützliche Tipps und Vorlagen finden Sie unter Kostenlose Vorlagen für die Risikobewertung von Zulieferern.
- Top-Lieferanten ermitteln: Mittels einer durchdachten Kombination aus Ihren wesentlichen Kriterien für die Anbieterauswahl und einer Risikobewertung ermitteln Sie Anbieter, die den Ruf, die Fähigkeiten und das Know-how mitbringen, die Sie bei Ihren geschäftlichen Herausforderungen unterstützen.
- Kosten senken: Auch wenn die Kosten nicht der entscheidende Faktor sein sollten, werden Sie durch den Vergleich erstklassiger Anbieter und des Wettbewerbsumfelds wahrscheinlich Einsparungen erzielen, indem Sie finanzielle Probleme im Zusammenhang mit mangelhaftem Service und Lieferung vermeiden. Außerdem können Ihnen Lieferanten, sobald Sie erst einmal eine Geschäftsbeziehung aufgebaut haben, für die Zukunft die Möglichkeit bieten, die Kosten durch Mengen- oder Kontinuitätsrabatte weiter zu senken.
- Effizienz steigern: Die Fähigkeit eines Unternehmens, schnell zu handeln und sich rasch weiterzuentwickeln, hängt von einer reibungslosen Lieferkette ab. Dank laufender Überwachung stellen Sie fest, wenn Ineffizienzen auftreten, und können diese in Zusammenarbeit mit Ihrem Anbieter oder Lieferanten beheben, bevor es zu spät ist.
- Beziehungen stärken: Ein angemessenes Lieferantenmanagement, das die Kommunikation, Zusammenarbeit und Loyalität fördert, stärkt Ihre Marke und unterstützt Geschäftsbeziehungen, von denen beide Parteien langfristig profitieren und die Ihren Unternehmensruf verbessern.
- Unternehmen verbessern: Eine ordnungsgemäße Prüfung hilft Ihnen, erstklassige Anbieter unter Vertrag zu nehmen und ermöglicht es Ihnen, qualitativ hochwertigere und preisgünstigere Waren oder Dienstleistungen anzubieten. Damit kommen Sie den Kundenwünschen besser nach – wenn Sie die Entscheidungsfindung und Effektivität verbessern, können Sie in puncto Kundenbindung und Umsatz mit einem Aufschwung rechnen.
Indem Sie umfassende Due-Diligence-Prüfungen durchführen, bevor Sie einen Anbieter oder Lieferanten beauftragen, können Sie Zeit und Geld sparen und das Kundenvertrauen und den Ruf Ihres Unternehmens fördern. Stützen Sie diese Due Diligence auf Kriterien, die für Sie und Ihr Unternehmen sinnvoll sind. Wenn beispielsweise die Sicherheit von Daten und personenbezogenen Informationen von größter Bedeutung ist, weil Sie als Unternehmen im Gesundheitswesen an die HIPAA-Sicherheitsvorschriften gebunden sind, kann dieses Kriterium Vorrang vor Kosten- oder Effizienzaspekten haben.
Rahmenwerk für die Anbieter- und Lieferantenbewertung
Ein Anbieter- oder Lieferantenbewertungsrahmen fördert einen organisierten Ansatz zur Überprüfung und Bewertung potenzieller Anbieter. Das Rahmenwerk basiert auf einer Reihe von Standardkriterien, um die Eignung potenzieller Anbieter und alle Risiken zu ermitteln, die sie für Ihr Unternehmen darstellen können.
Sie können einen Bewertungsrahmen verwenden, um den besten Anbieter oder Lieferanten nicht nur auf der Grundlage des Preises zu ermitteln, sondern auch auf Grundlage des gesamten Spektrums von Gesichtspunkten, die Dr. Carter von DPSS Consultants in seinem 10C Model of Supplier Evaluation beschreibt.
Dr. Carter hat sein Modell entwickelt, weil er festgestellt hat, dass eine schlechte Anbieterauswahl zu Geschäftsausfällen führt. „Ich habe meinen Rahmen entwickelt, um ein einfaches und systematisches Verfahren für die Untersuchung, Analyse und Überprüfung der Ressourcen und Fähigkeiten potenzieller Lieferanten zu schaffen (dessen Umfang vom Risiko und Wert des Auftrags abhängt), das zur Auswahl einer effektiven und nachhaltigen Beschaffungsquelle führt.“
Die Anbieter- und Lieferantenbewertung erfolgt in der Regel in den Einkaufsabteilungen. Sie gehört auch zum Vorqualifikationsschritt im Einkauf, obwohl für gewöhnlich auch andere Abteilungen und Stakeholder daran beteiligt sind.
Das 10C Model of Supplier Evaluation lässt Ihnen genügend Raum, um alle Kategorien mit den Kriterien zu versehen, die auf Ihr Unternehmen, Ihr Geschäftsmodell und Ihren Bedarf an Waren und Dienstleistungen zutreffen.
- Kompetenz: Verlangen Sie von den Anbietern Nachweise über ihre bewährte Qualität (von anderen Kunden) und nehmen Sie ihre Schulungs- und Weiterbildungsverfahren, Qualifikationsnachweise, die Qualifikation und den Hintergrund zentraler Mitarbeiter sowie die Personalbeschaffungsmethoden in Augenschein.
- Kapazität: Werfen Sie einen Blick auf die aktuellen und prognostizierten Aufträge und Kunden potenzieller Partner. Überlegen Sie sich, wie sich dies auf die Fähigkeit auswirken könnte, Ihre aktuellen und künftigen Anforderungen zu erfüllen. Erkundigen Sie sich nach Betriebsstatistiken zu Problemen auf Qualitäts- oder Serviceebene, die leicht verfügbar sein sollten, wenn der Lieferant nach ISO 9000 akkreditiert ist. Um mehr über diese Akkreditierung zu erfahren, lesen Sie den Artikel The Ultimate Guide to ISO 9000.
- Verpflichtung zur Qualität: Überprüfen Sie die Richtlinien und Verfahren, die das Unternehmen anwendet, um die Qualität und die Einhaltung von Branchenstandards wie ISO 9000 und HIPAA sicherzustellen und zu überwachen.
- Konsistenz der Leistung: Stellen Sie sicher, dass Ihr zukünftiger Partner in der Lage ist, über die gesamte Vertragslaufzeit hinweg ein gleichbleibend hohes Qualitäts- und Serviceniveau bereitzustellen. Suchen Sie beispielsweise nach einem Anbieter, der einen Account Manager als zentralen Ansprechpartner für Qualitätskontrolle und -überwachung einsetzt. Dies zeigt, dass der Anbieter Wert auf eine hochwertige Leistung legt.
- Kosten: Überprüfen Sie, ob das Produkt oder die Dienstleistung zu einem angemessenen Preis geliefert werden kann, und bleiben Sie mit Ihrem Anbieter oder Lieferanten im Geschäft.
- Bargeld und Finanzen: Natürlich möchten Sie mit einem finanziell stabilen Unternehmen zusammenarbeiten. Fordern Sie die neuesten Listen des Anlage- und Umlaufvermögens, Gewinn-und-Verlust-Rechnungen (GuV) und Bonitätsunterlagen an.
- Kommunikation: Stellen Sie sicher, dass Ihr Anbieter oder Lieferant Kommunikationskanäle einrichtet und verwaltet (oder Ihre bestehenden Kanäle nutzt), sei es der persönliche Kontakt mit Ihrem Account Manager und anderen wichtigen Mitarbeitern oder die Kommunikation im Rahmen virtueller Meetings bzw. via Software für die Zusammenarbeit.
- Kontrolle interner Prozesse: Verlangen Sie Nachweise darüber, wie das Unternehmen den Bestand, die Qualitätskontrolle, die Beschaffung, das Marketing, den Vertrieb und die Arbeitssicherheit verwaltet.
- Soziale Unternehmensverantwortung: Dienstleistungen und Produkte von Anbietern und Lieferanten sollten gesetzliche und ökologische Standards und Anforderungen erfüllen.
- Kultur: Stellen Sie fest, ob Sie und Ihr potenzieller Partner gemeinsame Werte und Arbeitsphilosophien vertreten, bevor Sie einen Vertrag abschließen. Eine ähnliche Perspektive sorgt für reibungslosere Geschäftsbeziehungen und hilft Ihnen, langfristige Geschäftsbeziehungen aufzubauen.
Kriterien für die Anbieterbewertung
Die Kriterien für die Anbieterbewertung sollten Ihrer Unternehmensmission, Ihrer Ethik und Ihren Geschäftszielen in den Bereichen Fachkompetenz und Qualität, Kosten und finanzielle Integrität, Kommunikationsfähigkeit, soziale Verantwortung und kulturelle Verpflichtungen förderlich sein.
Zur Bewertung von Anbietern und Lieferanten gehört auch die Prüfung der Kriterien, die für Ihre Unternehmensziele und Ihre Branche am wichtigsten sind. Wenn ein Unternehmen beispielsweise nach einem Verpackungsdienstleister sucht, könnten sich die wichtigsten Gesichtspunkte auf die Grafik und das strukturelle Design beziehen, wobei zu prüfen wäre, ob Sonderanfertigungen oder nur Standardoptionen verfügbar sind und ob die Verpackung ausreichend robust ist. Verwenden Sie die folgende Checkliste, die auf dem 10C Model of Supplier Evaluation basiert, um Ihre Kriterien für Anbieter und Lieferanten zusammenzustellen und sie anschließend als „Go or no go“-Instrument zur Bewertung potenzieller oder aktueller Geschäftspartner heranzuziehen.
Checkliste für Anbieter- und Lieferantenbewertungskriterien
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Mit diesen Kriterien können Sie sowohl potenzielle als auch bestehende Partner bewerten. Das eigene Lieferantennetzwerk zu beschneiden, ist im Prinzip keine schlechte Idee: Laut einer Studie der Hackett Group aus dem Jahr 2020 haben Unternehmen im Durchschnitt 3.000 Lieferanten pro 1 Mrd. US-Dollar Ausgaben. Auch wenn Sie keine Milliarde US-Dollar pro Jahr für Anbieter und Lieferanten ausgeben, gehen Sie aus finanzieller und sicherheitstechnischer Sicht ein Risiko ein, wenn Sie keine strenge Kontrolle über Ihre Geschäftspartner ausüben oder nicht kontrollieren, welche Unternehmen auf Ihre Daten zugreifen können.
So bewerten Sie einen Anbieter
Bei der Beurteilung von Anbietern und Lieferanten müssen Sie sowohl quantitative als auch qualitative Bewertungen vornehmen, um sicherzustellen, dass der Kaufprozess für Ihr Unternehmen funktioniert. Es lohnt sich, Messzahlen laufend nachzuverfolgen. So können Sie sicherstellen, dass bestehende Verträge noch immer von Nutzen sind.
Vorlage für Anbieterbewertung
Diese Vorlage für die Bewertung von Drittanbietern enthält Bereiche, in denen Sie Korrekturmaßnahmen und Beobachtungen notieren können. Sie können sie aber auch an Ihre Unternehmenskriterien anpassen. Darüber hinaus enthält die Vorlage ein Bewertungssystem, mit dem Sie einzelne Anbieter und Lieferanten einfach bewerten können. Die aggregierten Werte können Sie dann heranziehen, um Vergleiche anzustellen. Indem Sie diese Informationen an einem Ort zusammentragen, können Sie diese einfach durch schriftliche Beschreibungen ergänzen.
Vorlage für Anbieterbewertung herunterladen
Wenn Sie weitere Vorlagen benötigen, um Ihren Lieferkettenprozess zu verwalten, werfen Sie einen Blick auf 13 kostenlose Lieferantenvorlagen.
Verschiedene Methoden der Anbieterbewertung
Es gibt keine Allround-Methode zur Bewertung eines einzelnen Anbieters, die alle Umstände berücksichtigt. Berücksichtigen Sie bei der Bewertung von Anbietern Ihr Unternehmen und die Klassifizierung des Anbieters sowie die Frage, ob es sich um einen potenziellen oder bereits unter Vertrag stehenden Anbieter handelt und ob Sie eine Überprüfung nach der Vergabe durchführen.
Im Folgenden ist eine Liste der gängigen Methoden aufgeführt, die Sie für die Durchführung Ihrer Lieferantenbewertung verwenden können:
- Kommerziell: Wenn Sie einen potenziellen Anbieter oder Lieferanten nach kommerziellen Gesichtspunkten bewerten möchten, sollten Sie dessen Ruf, die Marktdominanz, die Markt- und Werbepräsenz, Auszeichnungen, die Fähigkeit zur schnellen Lieferung und bestehende Kunden berücksichtigen.
- Technisch: Eine technische Bewertung konzentriert sich auf Standards für Compliance, Innovation, technische Ausrüstung und wissenschaftliche Funktionen.
- Aufzeichnungen: Bei dieser Art der Anbieterbewertung stellen Sie Daten aus öffentlichen Quellen zusammen, z. B. Finanzunterlagen, Branchennachrichten und Vergabebekanntmachungen.
- Im Vorfeld: Bei dieser Art der Bewertung plant und initiiert man die Zusammenstellung von Daten aus öffentlichen Datenquellen sowie Anbieterreferenzen oder -prüfungen zu einem relativ frühen Zeitpunkt im Projektverlauf. Antworten auf RFIs und RFPs mit Belegdokumenten sollten ebenfalls viele der wichtigen Fragen beantworten.
- Im Nachhinein: Überprüfen Sie bei dieser Bewertung einen ersten Auftrag oder eine erste Lieferung und bewerten Sie die Leistung und den Prozess. Befragen Sie kritische Stakeholder zu Erfolgen, Misserfolgen und Abläufen. Ihre Antworten liefern Informationen für Entscheidungen, künftige Planung und Diskussionen, nachdem eine Transaktion abgeschlossen wurde.
Die Durchführung dieser kriterien- und datengestützten Methoden der Lieferantenanalyse unterstützt Ihre Entscheidungsfindung. Denken Sie daran, dass Sie im heutigen wettbewerbsorientierten Geschäftsumfeld nicht einfach nur die Kosten im Blick haben sollten – Sie könnten letzten Endes einen sehr hohen Preis für mangelhafte Qualität oder Lieferung zahlen.
Anbieterleistungsbewertung
Für die Bewertung der Anbieterleistung benötigen Sie drei Elemente: eine Anbieterliste basierend auf dem Nutzen für Ihr Unternehmen; ein System zur Nachverfolgung der Leistung anhand von Messzahlen und Service-Level-Vereinbarungen; und ein strategisches Ranking-System.
1. Liste zusammenstellen: Sie können die Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen, die ein Lieferant anbietet, verwenden oder sie nach ihrem Nutzen für das Unternehmen einstufen und sie dann mithilfe von Farben, Zahlen, Buchstaben oder Wörtern in Diagrammen oder Arbeitsblättern kategorisieren. Überlegen Sie sich, welchen Nutzen ein Anbieter für Ihr Unternehmen hat und wie hoch Ihr Investitionsumfang ist, um den relativen Wert nach Größe, Fähigkeiten oder Geldbeträgen zu bestimmen.
Verwenden Sie diese Wertungsliste für die Auswahl oder als Vorlage für die fortlaufende Bewertung der Anbieter aus Ihrer Liste. Sobald Sie Ihre Daten zusammengestellt und in das Tabellenblatt eingetragen haben, können Sie die Liste verwenden, um aktuelle Anbieter zu vergleichen oder einen einzelnen Lieferanten zu bewerten. Passen Sie die Kriterien-Checkliste ganz einfach an Ihre Geschäftsanforderungen an.
Vorlage für die Anbieterbewertung und Wertungsliste herunterladen – Excel
Mehr über Wertungslisten für das Lieferantenmanagement erfahren Sie im The Ultimate Guide to Vendor Scorecards.
2. Tracking und Leistung festlegen: Wählen Sie einen Prüfer oder ein kleines Team aus, der/das einen Anbieter hoch- oder herunterstufen oder besondere Bewertungen hervorheben kann. Behalten Sie die Leistung von Anbietern und Lieferanten laufend im Blick oder führen Sie eine Umfrage auf Basis von Messzahlen durch, die zu Bedenken geführt haben, wie beispielsweise Qualitätsprobleme, Lieferverzögerungen oder Produktmängel.
Umfragen können hilfreich sein und bieten eine Möglichkeit, Input vom Einkaufspersonal oder anderen Mitarbeitern einzuholen, die mit einer bestimmten Sache besser vertraut sind als ein Manager. Legen Sie Richtlinien für Mitarbeiterfeedback fest: Stellen Sie sicher, dass es sich um Fakten und nicht nur um Meinungen handelt. Die Beantwortung der Fragen in der Umfrage kann in Form einer einfachen Skala von eins bis fünf erfolgen. Umfragekategorien und Fragen können Folgendes umfassen:
- Leistung: Hat der Lieferant seine Leistung gemäß den Spezifikationen erbracht?
- Lieferung: Waren die Lieferungen pünktlich?
- Rechnungsstellung: Inwiefern haben die endgültigen Kosten dem veranschlagten Preis entsprochen?
- Kundendienst: Wie gut reagiert der Anbieter auf Fragen oder löst Probleme?
- Wissen: Wie gut kennt sich der Anbieter mit Ihrem Unternehmen aus?
3. Pflegen Sie ein strategisches Anbieterbewertungssystem: Wenden Sie Ihr Wissen über die Leistung von Anbietern und Lieferanten an, um Anbieter strategisch zu segmentieren. Die Kraljic-Matrix ist eine Methode zur Anbieterbewertung, bei der Waren oder Dienstleistungen in vier Quadranten oder Klassen eingeteilt werden, basierend auf dem Risiko oder der Komplexität des Liefermarktes und dem Einfluss des gekauften Artikels auf die Rentabilität Ihres Unternehmens. Mit dieser Matrix kann Ihr Unternehmen die günstigsten Einkaufsstrategien definieren und Engpässe vermeiden, die Sie daran hindern, Ihre Produkt- oder Dienstleistungsziele zu erreichen.
Vorlage für die Kraljic-Anbietersegmentierungsmatrix
Verwenden Sie diese Vorlage, um die Versorgungsstabilität zu maximieren, die Kosten zu senken und die Beschaffung zu einer strategischen Aktivität zu machen. Nach dem Modell von Kraljic steigt das Lieferrisiko, wenn es nur wenige Lieferanten gibt, wenn die Verfügbarkeit durch Naturkatastrophen, Pandemien oder eine instabile Regierung beeinträchtigt werden könnte oder wenn die Lieferlogistik schwierig ist. Die Auswirkung auf den Gewinn ist hoch, wenn das Produkt einen erheblichen Mehrwert für die Produktivität des Unternehmens darstellt oder die Qualität beeinflusst.
Je nach Lieferrisiko oder Gewinnpotenzial müssen Sie Ihre erworbenen Waren und Services auf dieser Vorlage als strategic (strategisch), leverage (mit Multiplikatoreffekten), bottleneck (mit Engpässen) oder als non-critical (nicht kritisch) klassifizieren. So können Sie feststellen, welche Anbieter basierend auf den Geschäftszielen für Sie am sinnvollsten erscheinen.
Vorlage für die Kraljic-Anbietersegmentierungsmatrix herunterladen
Führen Sie fortlaufend Anbieterprüfungen durch, um festzustellen, ob ein Anbieter die Erwartungen noch immer erfüllt. Bei ordnungsgemäßer Dokumentation und laufender Überwachung sollte der Prozess relativ leicht von der Hand gehen. Wenn Probleme auftreten, melden Sie dies dem Anbieter umgehend. Bei Problemen sollten Sie und Ihr Anbieter einen Notfallplan zur Hand haben, um diese zu umgehen. Wenn es so aussieht, als gäbe es keine Abhilfe und das Problem wird zum Regelfall, dann sollten Sie die Zusammenarbeit beenden. In diesem Fall sollten Sie ein Post-Mortem-Meeting mit Ihrem Team und Ihrem Anbieter abhalten.
Tipps zur Verbesserung des Anbieterbewertungsprozesses
Im Mittelpunkt des Prozesses zur Bewertung von Anbietern stehen Klarheit und ein zeitbasierter Vier-Phasen-Ansatz: Vorbereiten (Grundlagen schaffen), Erkunden (Due-Diligence-Prüfung), Bewerten (Anbietervergleich anstellen) und Auswählen (Entscheidungen treffen und Verträge unterzeichnen). Im Folgenden finden Sie zwei wichtige Best Practices für die Bewertung von Anbietern:
- Zuständigkeit klären: Entscheiden Sie, wer in Ihrem Unternehmen für die Bewertung verantwortlich ist. Oft handelt es sich dabei um einen Mitarbeiter aus der Einkaufsabteilung. Wenn es um sehr viel Geld geht oder die Situation komplex ist, können Sie jedoch auch einen externen Geschäftsanalysten beauftragen. Ein solcher Berater übernimmt einige der zeitaufwendigen Aspekte des Prozesses, wie z. B. die Recherche, das Verfassen der Ausschreibung (RFP) und die Durchführung einer eingehenden Finanzanalyse, die intern möglicherweise gar nicht möglich ist.
- Einen Zeitrahmen festlegen: Ohne einen festen Zeitrahmen und Prozess kann es bis zu einem Jahr dauern, bis ein Anbieter ausgewählt und unter Vertrag genommen wird. Als Faustregel planen Sie maximal drei Monate für den gesamten Prozess ein.
Auswahlprozess für Anbieter und Lieferanten mit Zeitplan
1. Vorbereiten: In diesem Stadium definieren Sie Ihre grundlegenden Anforderungen und erstellen Informationsanfragen (RFI) und Angebotsanfragen (RFP). RFIs und RFPs bieten einen Maßstab zur Bewertung potenzieller Anbieter. Darin wird detailliert beschrieben, was Sie suchen und warum, und Sie können sie nutzen, um Angebote einzuholen und den besten Partner für die Entwicklung des Produkts zu ermitteln. Ein RFI oder RFP ist ein Wettbewerbsprozess, bei dem mehrere Unternehmen Angebote einreichen können. Wenn Sie mit dem Ausschreibungsprozess nicht vertraut sind, erfahren Sie mehr im Artikel Write a Winning Request for Proposal and Conquer the Process in Your Company.
2. Erkunden: Stellen Sie Recherchen auf der Suche nach Lieferanten an und reichen Sie Ihre RFI und RFP bei Unternehmen ein, die Ihre Kriterien erfüllen.
3. Bewerten: Werten Sie die Rückmeldungen zu den RFI und RFP aus. Wählen Sie die besten Anbieter aus, vergleichen Sie ihre Qualifikationen und lassen Sie diese von Stakeholdern, der Rechtsabteilung und Geschäftsanalysten überprüfen.
Nachdem Sie RFI oder RFP von potenziellen Anbietern oder Lieferanten erhalten haben, verwenden Sie dieses Tabellenblatt, um sie schnell anhand der Kriterien oder Geschäftsattribute in Ihren Überprüfungsdokumenten zu vergleichen. Diese Vorlage bietet eine einfache Möglichkeit, Statistiken und Hintergrundinformationen zusammenzustellen, um Sie beim Auswahlprozess zu unterstützen.
Vorlage für Anbietervergleich herunterladen
4. Auswählen: Wählen Sie basierend auf den festgelegten Kriterien die beiden Top-Kandidaten aus und vereinbaren Sie ein Treffen mit ihnen. Die endgültige Entscheidung soll dann vom Einkaufsleiter oder einem wichtigen Entscheidungsträger getroffen werden. Bereiten Sie die Verträge vor, richten Sie Konten ein und treffen Sie alle Vorkehrungen für das Onboarding.
Gantt-Vorlage für Auswahlprozess für Anbieter und Lieferanten mit Zeitplan
Diese Gantt-Vorlage bietet allen Teammitgliedern eine einfache Möglichkeit, den Anbieterauswahlprozess zu organisieren, im Blick zu behalten und sicherzustellen, dass Fristen eingehalten werden. Geben Sie zu Beginn Ihres Auswahlprozesses die Aufgabendaten ein – hier in den Phasen Vorbereiten, Erkunden, Bewerten und Auswählen – sowie die Personen, die für die jeweilige Aufgabe verantwortlich sind, und die Start- und Enddaten, um einen Überblick zu erstellen. Nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor und ergänzen Sie weitere Schritte.
Gantt-Vorlage für Auswahlprozess für Anbieter und Lieferanten mit Zeitplan herunterladen
- Informationen nach Qualität überprüfen: Holen Sie zwecks Bewertung von Anbietern und Lieferanten die bestmöglichen Informationen ein. „Ein wichtiger Aspekt des 10C-Modells beschreibt die Notwendigkeit, die von potenziellen Partnerunternehmen vorgelegten Informationen auf ihre Qualität und Richtigkeit hin zu bewerten“, rät Dr. Carter.
„Das Modell definiert verifizierte und qualitativ hochwertige Nachweise als vollständig, von Dritten verifiziert, aktuell und umfassend. Nachweise von mittelmäßiger Qualität sind nahezu vollständig, teilweise verifiziert, basieren auf einigen Beobachtungen und Sekundärforschung. Nachweise von geringer Qualität stützen sich auf Aufzeichnungen und Sekundärforschung, sind unvollständig und nur in begrenztem Maße verifiziert. Sie können diese Werte für die Gesamtbewertung des Auftragnehmers oder Lieferanten verwenden“, so Dr. Carter. - Key Performance Indicators (KPIs) festlegen: KPIs sind betriebliche Messzahlen, die zur Bewertung der Leistung bestimmter Faktoren und strategischer Ziele eingesetzt werden, die für den Unternehmenserfolg von entscheidender Bedeutung sind. Sie können KPIs bei der Lieferantenbewertung verwenden, um deren Leistung zu beurteilen. In unserem Artikel All About KPI Dashboards erfahren Sie mehr über die Entwicklung und Organisation von KPIs.
- Ziehen Sie ein gemeinsames Playbook in Betracht: Wenn Sie bei einem großen Projekt mit anderen Anbietern zusammenarbeiten, hält Dr. Carter einen gemeinsamen Vorqualifizierungsprozess für sinnvoll. „Die Hauptauftragnehmer, die an HS2 (der geplanten britischen Hochgeschwindigkeits-Eisenbahnstrecke im Wert von 100 Mio. Pfund) arbeiten, haben sich zusammengeschlossen, um ein gemeinsames Vorqualifizierungssystem zu schaffen, das die Kosten senkt und die Ausschreibungen für die Unterauftragnehmer rationalisiert“, erklärt er. „Bieter, die mit den vier Hauptauftragnehmern am HS2-Projekt zusammenarbeiten wollen, werden ein identisches Vorqualifikationsverfahren durchlaufen. Dadurch werden doppelte Arbeit und die ständige Überarbeitung der eingereichten Informationen, um den unterschiedlichen Formaten der Kunden gerecht zu werden, vermieden.“
- Kommunikation hervorheben: Wenn es darum geht, Beziehungen und Ergebnisse zu verbessern, ist es ein Nehmen und Geben. Setzen Sie Ihre Anbieter frühzeitig über Erwartungen, Fristen und kritische Informationen in Kenntnis, ohne sie zu überfordern, und schaffen Sie Klarheit darüber. Personalisieren Sie die Kommunikation und reagieren Sie prompt auf Bedenken.
- Werksbesuch abstatten: Statten Sie einen Besuch im Werk ab, um zu überprüfen, ob die schriftlich oder mündlich übermittelten Informationen den Tatsachen entsprechen. Eine persönlich durchgeführte Inspektion gibt Aufschluss darüber, wie der Lieferant seine Geschäfte führt und ob er in der Lage ist, Ihre Kriterien zu erfüllen.
- Onboarding: Wenn Sie einen solch anspruchsvollen Prozess durchlaufen haben, sollte Ihnen daran gelegen sein, gute Beziehungen zu Ihren Lieferanten zu unterhalten. Ein bewährter erster Schritt in die richtige Richtung ist ein transparenter Prozess beim Onboarding. Details zum Onboarding von Anbietern finden Sie im Artikel How to Streamline Supplier and Vendor Onboarding: Best Practices, Process Flows, and Checklists.
Cloudbasierte Software nutzen: Verwenden Sie cloudbasierte Software, um die Compliance zu vereinfachen, Risiken zu reduzieren und Anbieterbewertungen zu organisieren und zu beschleunigen.
Krisen- und Pandemiebereitschaft
Die Bewertung von Anbietern sollte Fragen zur Krisen- und Pandemiebereitschaft umfassen. Die COVID-19-Pandemie hat uns vor Augen geführt, wie wichtig es ist, die Fähigkeit von Anbietern zu bewerten, die Dienstleistungen und Produkte zu liefern, die Sie zur Aufrechterhaltung kritischer Betriebsabläufe unter Notfallbedingungen benötigen.
Ein breit gefächertes Netzwerk aus Kunden, Lieferanten und Drittanbietern in verschiedenen Regionen trägt dazu bei, Singe Points of Failure zu vermeiden und die Gefahr lokaler Ausfälle sowie geopolitischer und pandemischer Ereignisse zu verringern.
Hier sind einige Fragen zur Krisen- und Pandemiebereitschaft, die Sie aktuellen und potenziellen Anbietern stellen sollten:
Erstellen Sie leistungsstarke, automatisierte Geschäftsprozesse und Workflows mit Smartsheet
Befähigen Sie Ihr Team, über sich selbst hinauszuwachsen – mit einer flexiblen Plattform, die auf seine Bedürfnisse zugeschnitten ist und sich anpasst, wenn sich die Bedürfnisse ändern. Mit der Plattform von Smartsheet ist es einfach, Arbeiten von überall zu planen, zu erfassen, zu verwalten und darüber zu berichten. So helfen Sie Ihrem Team, effektiver zu sein und mehr zu schaffen. Sie können über die Schlüsselmetriken Bericht erstatten und erhalten Echtzeit-Einblicke in laufende Arbeiten durch Rollup-Berichte, Dashboards und automatisierte Workflows, mit denen Ihr Team stets miteinander verbunden und informiert ist. Es ist erstaunlich, wie viel mehr Teams in der gleichen Zeit erledigen können, wenn sie ein klares Bild von der geleisteten Arbeit haben. Testen Sie Smartsheet gleich heute kostenlos.