Kostenlose Vorlagen für die Risikobewertung von Zulieferern

Diese Vorlage, die auch als Risikobewertung für Drittanbieter bezeichnet wird, ermöglicht Ihnen die Auflistung von Bewertungsbeschreibungen, um die Schwachstellen zu identifizieren, die mit einem bestimmten Zulieferer verbunden sind. Verwenden Sie den farblich codierten Risikobewertungsschlüssel, um jeder Risikobeschreibung eine Bewertung zuzuweisen und Notizen in dem dafür vorgesehenen Bereich hinzuzufügen. Verwenden Sie diese Vorlage, um jeden Zulieferer zu analysieren und die Beschreibungen der Risikobewertung an Ihre Bedürfnisse anzupassen.

Vorlagen für die Risikobewertung von Zulieferern herunterladen

Excel

Verwenden Sie diese Vorlage für eine Checkliste für Zuliefererrisiken, um die Schritte zu beschreiben, die Ihr Team für die Risikobewertung benötigt. Geben Sie für jede Aufgabe eine Beschreibung, einen Inhaber, ein Fälligkeitsdatum, ein Datum zur Nachfassung und alle relevanten Anmerkungen ein. Mit dieser Checkliste können Sie Ihren Prozess für jeden Zulieferer straffen und sicherstellen, dass Sie keine wichtigen Schritte auslassen.

Grundlegende Checkliste für die Risikobewertung von Zulieferern herunterladen

Excel

Sie können diese Zuliefererbewertung mit einer Scorecard-Vorlage verwenden, um die Leistung eines Zulieferers nach einem bestimmten Zeitraum zu bewerten. Diese Vorlage ist in Kategorien unterteilt, darunter Verwaltung, Umfang, Mitarbeiter, Kommunikation, Gesundheitsschutz und Sicherheit sowie Zeitplan. Außerdem gibt es Platz für Informationen (z. B. Korrekturmaßnahmen), die helfen, die von Ihnen identifizierten Risiken zu mindern. Sie können die Bewertungskategorien, Leistungserwartungen und farblich codierten Score-Schlüssel nach Ihren Bedürfnissen anpassen. 

Risikobewertung von Zulieferern mit Scorecard-Vorlage herunterladen

Excel | Word

Diese Vorlage für einen Due-Diligence-Plan in Zusammenhang mit dem Zuliefererrisiko enthält eine Auswahl von Schritten für einen Due-Diligence-Prozess. Diese Vorlage organisiert Aufgaben in Kategorien mit Unteraufgaben, die unter jeder Kategorie aufgeführt sind; Sie können diese Unteraufgaben an die Bedürfnisse Ihrer Organisation anpassen. Außerdem gibt es Platz für Aufgabenbeschreibungen, den Dokumentationsort, die Aufgabeninhaberschaft, wichtige Daten, Notizen und den Status jeder Aufgabe. 

Vorlage für einen Muster-Due Diligence-Plan für das Zuliefererrisiko herunterladen

Excel

Verwenden Sie diese Vorlage für ein Audit-Framework zum Risikomanagement von Zulieferern, um Auditinformationen sowie den Status der Dokumentation nachzuverfolgen, die Sie für jeden Zulieferer benötigen. Listen Sie alle externen Parteien auf, mit denen Ihre Organisation Geschäfte betreibt. Dann geben Sie Auditdaten, Zulieferertypen, Risikobewertungen und den Status der Dokumentation ein, um auf alle diese Informationen in einer übergeordneten Ansicht zuzugreifen. In dieser Vorlage gibt es eine zusätzliche Registerkarte, auf der Sie den Dokumentationsstatus eines einzelnen Zulieferers detailliert nachverfolgen können, einschließlich des Status von Dokumenten, die Sie für Risikobewertungen benötigen, Risikomanagementrichtlinien, Berichtsdokumentation sowie Prozesse und Verfahren. Sie können diese Vorlage auch verwenden, um den Due-Diligence-Prozess für Zulieferer Ihres Unternehmens zu unterstützen.

Vorlage für ein Audit-Framework für die Risikobewertung von Zulieferern herunterladen

Excel

Verwenden Sie diese Vorlage für die Risikobewertung von Zulieferern, um einen für den Zulieferertyp spezifischen Fragebogen in Übereinstimmung mit den Richtlinien zu erstellen, die die zuständige Leitungsstelle benötigt. Diese Vorlage enthält Beispielfragen in verschiedenen Kategorien und bietet Platz für den Bezugspunkt jeder Frage (z. B. Interne Fachexperten [KMU], Industriestandard-Bewertungsverfahren usw.). Wenn Sie externe Zulieferer beurteilen, verwenden Sie diese Vorlage als Masterliste, um Fragen zu extrahieren, die für einen bestimmten Zulieferer relevant sind und die mit den Bedürfnissen Ihrer Organisation in Verbindung stehen.

Vorlage für den Fragebogen zur Risikobeurteilung von Zulieferern herunterladen – Excel

Verwenden Sie diesen Zuliefererrisikovergleich mit Scorecard-Vorlage, um den gewichteten Score jedes Zulieferers während des Überprüfungsprozesses zu vergleichen. In dieser Vorlage können Sie Daten sammeln und zusammenstellen, jedem Zulieferer nach Ihrem bewährten System einen Score zuweisen und dann vergleichen, welchen Rang Zulieferer nach den verschiedenen Kriterien erhalten, die für Ihr Unternehmen wichtig sind. 

Vorlage für eine Risikobewertung von Zulieferern mit Scorecard herunterladen – Excel

Weitere Ressourcen zur Unterstützung Ihres Zuliefererbeziehungs- und -managementprogramms finden Sie in diesen 13 kostenlosen Zulieferervorlagen.

Die Risikobewertung von Zulieferern ist ein wesentlicher Bestandteil eines ganzheitlichen Lieferantenmanagement-Programms. Diese Bewertung kann während der Prüfungsphase oder im Rahmen einer Bewertung oder Überprüfung erfolgen, um die Leistung kontinuierlich zu messen.

Im Folgenden finden Sie einige bewährte Vorgehensweisen, die Ihnen helfen, sich auf eine gründliche Risikobewertung vorzubereiten.

Befolgen Sie die bewährten Vorgehensweisen im Anschluss, um eine gründliche Risikobewertung durchzuführen:

1. Vor der Prüfungsphase sollten Sie ein klares Verständnis Ihrer Geschäftsziele und der Risikotoleranz haben.
2. Überprüfen Sie während des Prüfprozesses die Zuverlässigkeit des Zulieferers mit einer Vielzahl von Methoden, darunter Hintergrundprüfungen, Kundenbewertungen und Referenzen aus glaubwürdigen Quellen. 
3. Erstellen Sie eine Liste aller aktuellen Zulieferer und organisieren Sie die Liste nach Kategorien (z. B. Gesundheitsversorgung, Zahlungsabwickler, Bürodienstleistungen usw.).
4. Überprüfen Sie Ihre Zuliefererliste anhand der Liste, die Ihre Buchhaltungsabteilung verwaltet, um sicherzustellen, dass alle Zulieferer berücksichtigt werden.
5. Bestimmen Sie, welche Zulieferer die größten Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben (z. B. halten Sie einen Drittanbieter für kritisch oder nicht kritisch?).
6. Weisen Sie jedem Zulieferer eine Risikobewertung (von mäßig bis kritisch) zu, je nach dem Potenzial des Zulieferers, den Herausforderungen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, den Datensicherheitsbedenken oder den finanziellen Risiken für Ihr Unternehmen. 
7. Legen Sie die erforderliche, fortlaufende Due Diligence fest, die Sie je nach Risikostufe bei jedem Zulieferer durchführen müssen. Konzentrieren Sie sich am meisten auf Anbieter mit starken Auswirkungen, die für Ihr Unternehmen ein mittleres bis hohes Risiko darstellen.
8. Sammeln Sie Informationen von internen Fachexperten und bleiben Sie auf dem Laufenden bezüglich sich ändernder Vorschriften und Richtlinien, sodass Sie Fragebögen und Risikobeurteilungen entsprechend aktualisieren können.
9. Standardisieren Sie Ihr Lieferantenmanagement-Programm, um Prozesse straff und effizient zu gestalten.
10. Führen Sie Due-Diligence-Prüfungen durch und messen Sie kontinuierlich die Wirksamkeit Ihres Lieferantenmanagementprogramms.

Wenn Ihr Unternehmen mit einem soliden Lieferantenmanagement-Programm Risiken von Drittanbietern verstehen und effektiv verwalten kann, können Sie Zulieferer identifizieren, die für den Geschäftsbetrieb von entscheidender Bedeutung sind, und unangemessene Risiken proaktiv minimieren. Die Durchführung einer angemessenen Risikobewertung ist ein kritischer Bestandteil des Lieferantenmanagements.

Weitere Informationen, darunter fachkundige Beratung zu Due Diligence und Überwachung von Anbietern, finden Sie im „„Simplified Guide to Vendor Risk Assessment“ (Vereinfachter Leitfaden für die Risikobeurteilung von Zulieferern).

Eine Risikobeurteilung von Lieferanten kann Ihrem Unternehmen enorme Vorteile bieten. Hier sind die wichtigsten Vorteile des Prozesses:

• Schwachstellen von Drittanbietern identifizieren: Eine gründliche Überprüfung eines Zulieferers hilft Ihnen dabei, potenzielle Schwächen zu erkennen, die eine Sicherheitsbedrohung für Ihr Unternehmen darstellen können. Ermitteln Sie die Bedeutung von Schwachstellen aufgrund der Auswirkungen eines Lieferanten auf Ihr Unternehmen. Sie können die Auswirkungen eines Lieferanten ermitteln, indem Sie die folgenden Fragen berücksichtigen: Auf welche Arten von Informationen hat der Lieferant Zugriff? Wie wichtig ist der Lieferant für den Geschäftsbetrieb?
• Risikominimierung: Mit der Identifizierung von Schwachstellen – insbesondere während des Überprüfungsprozesses – können Sie entscheiden, wie Sie mit einem bestimmten Lieferanten weitermachen möchten (z. B. Risiken annehmen, ablehnen oder übertragen), um strategische, operative, rechtliche, regulatorische und andere Risiken für Ihr Unternehmen zu mindern.
• Unterstützung der Due Diligence: Wenn Sie die Auswirkungen und Risiken eines Lieferanten verstehen und Due-Diligence-Anforderungen in Ihren Bewertungsplan integrieren, können Sie jeden Zulieferer klarer bewerten, um festzustellen, ob Sie eine neue Lieferantenbeziehung verfolgen oder eine bestehende fortsetzen sollten. 
• Kostenreduktionen: Wenn Sie im Rahmen der Due Diligence angemessene Kontroll- und Überwachungsprotokolle anwenden, kann Ihr Unternehmen Sicherheitsbedrohungen proaktiv statt reaktiv angehen. Die Abmilderung potenzieller Risiken reduziert die finanzielle Belastung Ihres Unternehmens, die mit einem Cyberangriff oder anderen Datenschutzverletzungen verbunden ist.

Die Informationen, die Sie aus einem Risikobeurteilungsfragebogen für Lieferanten erhalten, sind hilfreicher, wenn Sie die richtigen Fragen stellen. 

Hier sind einige Beispiele für Standardfragen zur Risikobewertung:

1. Verschlüsseln Sie die E-Mail-Kommunikation?
2. Führt ein Drittanbieter regelmäßig Penetrationstests durch?
3. Wie führen Sie bei der Prüfung und nach Vertragsabschluss die Due Diligence für Ihre Drittanbieter durch?
4. Wie gehen Sie mit auftretenden Vorfällen um und wie sieht der Prozess für die Kommunikation dieser Vorfälle aus?
5. Überprüfen Sie regelmäßig auf öffentlich bekannte Sicherheitslücken?
6. Welche anderen Produkte oder Dienstleistungen bieten Sie an?
7. Wie und wo speichern Sie Ihre sensiblen digitalen Informationen? Wenn ein Dritter sie speichert, geben Sie bitte den Namen und den Datenverwaltungsprozess des Zulieferers an.
8. Beschreiben Sie die Schulungen, die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen in Bezug auf Datenschutz und Sicherheitsmaßnahmen erhalten.
9. Wer ist Ihr Datenschutzbeauftragter und welche Verantwortung trägt die Person in dieser Rolle?
10.  Verfügen Sie über Kontrollverfahren, um den Zugriff (von Mitarbeitern, Auftragnehmern, Dritten und anderen Unternehmensmitarbeitern) auf Ihre Daten auf die Daten zu beschränken, die sie unbedingt benötigen? 

Da jedes Unternehmen einzigartige Bedürfnisse hat und Drittanbieter unterschiedliche Risiken und Auswirkungen aufweisen, müssen Sie die Fragen, die Sie in Ihrem Fragebogen stellen, an Ihre spezifischen Bedürfnisse und die Branche anpassen.

Bei der Entwicklung und Überarbeitung Ihrer Lieferantenrisikofragebögen im Rahmen Ihres gesamten Lieferantenmanagement-Programms bieten die folgenden Tipps Hilfestellung.

1. Passen Sie jeden Fragebogen an den jeweiligen Lieferanten an: Ihre Strategie für die Risikobeurteilung eines Zulieferers sollte an die jeweiligen Umstände angepasst werden. Fragen sollten sich auf die Arten und die Ebene des Risikos beziehen, das ein Anbieter für Ihr Unternehmen darstellt, die Art der Produkte und Dienstleistungen, die ein Zulieferer anbietet, sowie die Auswirkungen, die ein Anbieter auf Ihren täglichen Geschäftsbetrieb hat. Für Anbieter mit geringem Risiko und geringem Einfluss kann ein Standardsatz an Fragen ausreichen. Für Anbieter mit hohem Risiko und starken Auswirkungen erweitern Sie den Standardsatz an Fragen, um Bedenken bezüglich des Zugriffs auf vertrauliche Informationen einzubeziehen. Einfach gesagt, stellen Sie nur Fragen, die für die Art des Lieferanten, mit dem Sie zusammenarbeiten, relevant sind. 
2. Einfache und direkte Sprache verwenden: Formulieren Sie die Anweisungen klar und halten Sie die Fragen knapp. Beschränken Sie die Verwendung von Fachterminologie. Jede Fehlinterpretation einer Frage kann zu ungenauen oder ineffizienten Ergebnissen führen.
3. Weitere Informationen erhalten Sie in den gesetzlichen Richtlinien sowie von Fachexperten: Die Fragen hängen von der Branche des Lieferanten und den Richtlinien ab, die die zuständigen Regulierungsbehörden auferlegen. Die Richtlinien und Vorschriften helfen Ihnen, Ihre Fragen zu kategorisieren und zu erstellen. Ziehen Sie neben aktuellen Regelungen auch relevante interne Fachexperte zurate, um Einblicke in Fragen zu erhalten. 
4. Strukturieren Sie Ihren Fragebogen nach Kategorien, die für Ihr Unternehmen wichtig sind: Verwenden Sie die Erkenntnisse, die Sie im vorherigen Schritt gesammelt haben, um Ihren Fragebogen in Kategorien zu unterteilen, die für Ihr Unternehmen wichtig und für den Lieferanten relevant sind. Auf diese Weise bleiben Sie organisiert und nutzen Ihre Zeit und Ressourcen am effektivsten.
5. Regelmäßige Aktualisierung des Fragebogens: Legen Sie die Häufigkeit, mit der Sie Ihren Fragebogen überprüfen und ändern fest, basierend auf den sich ständig ändernden Vorschriften und Lieferantenrisiken. Eine regelmäßige Überprüfung stellt sicher, dass die Fragen, die Sie stellen, aktuell und relevant für die Risiken sind, mit denen Ihr Unternehmen konfrontiert ist.

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