Multiprojektmanagement vs. Programmmanagement
Während sich das Programmmanagement mehr mit den allgemeinen strategischen Zielen eines Unternehmens befasst, müssen Sie sich beim Multiprojektmanagement auf bestimmte Ergebnisse und Fristen konzentrieren, wie Sie es bei der Verwaltung eines einzelnen Projekts tun würden.
Das ist es, was diese beiden Konzepte grundlegend voneinander unterscheidet – auch wenn es vielleicht so scheint, als würde mehrere Projekte gleichzeitig zu verwalten unter die Kategorie Programmmanagement fallen.
| Charakteristika | Multiprojektmanagement | Programmmanagement |
|---|---|---|
| Umfang | Jedes Projekt hat seine eigenen definierten und begrenzten Ziele. | Das Programm hat einen breiteren Umfang, der mit dem allgemeinen Leitbild und den Zielen der Organisation zusammenhängt. |
| Planung | Projektmanager definieren die Ziele und wie sie erreicht werden sollen. | Programmmanager entwickeln ein Gesamtprogramm und legen eine organisatorische Vision für die Programmarbeit fest. |
| Definition von Erfolg | Jedes Projekt enthält spezifische Leistungen, die das Team innerhalb vorgegebener Fristen abschließt. | Das Team bewertet den Gesamtnutzen des Programms für die Organisation. |
| Lebenszyklus | Temporär. | Permanent und fortlaufend. |
Einzelne oder viele Projekte gleichzeitig verwalten
Im Gegensatz zur Verwaltung eines einzelnen Projekts erfordert das Multiprojektmanagement, dass Manager ein Verständnis für verschiedene Prioritäten haben und unterschiedliche Fähigkeiten einsetzen.
Hier sind einige der Unterschiede und Fähigkeiten, die erforderlich sind, um mehrere Projekte gleichzeitig zu verwalten:
- Ganzheitliches Denken: Sie müssen verstehen, wie die Projekte zusammenpassen, und gleichzeitig darüber nachdenken, warum jedes Projekt für Ihre Organisation wichtig ist. Berücksichtigen Sie all dies, wenn Ihr Team Aufgaben mit begrenzten Ressourcen priorisiert.
- „Mehrere Projekte gleichzeitig zu verwalten ist nicht dasselbe wie die Verwaltung eines Projekts. Man kann nicht einfach die gleichen Ansätze verfolgen und sie zweimal ausführen und damit den gleichen Prozess auf jedes Projekt anwenden“, sagt Elizabeth Harrin, Direktorin von Otobos Consultants mit Sitz in Großbritannien und Autorin, Trainerin und Referentin für Projektmanagement. „Das macht Ihnen mehr Arbeit und es passt nicht zu der Art und Weise, wie Ihre Stakeholder denken. Sie verwalten ihre Arbeitslast ganzheitlich, als konsolidiertes Ganzes, und Sie sollten das auch tun. Man kann nicht jedes Projekt isoliert betrachten.“
- Festlegung und Neubewertung von Prioritäten: Bei einem einzigen Projekt können Sie Aufgaben recht einfach priorisieren und manchmal einfach nacheinander ausführen. Um mehrere Projekte gleichzeitig zu managen, müssen Teamleiter und -mitglieder jedoch zunächst Prioritäten für verschiedene Aufgaben und Projekte festlegen und im Laufe der Arbeit kontinuierlich neu bewerten, um sicherzustellen, dass sie die wichtigsten Aufgaben zuerst erledigen.
- Kommunikation und regelmäßige Check-Ins: Wenn Teammitglieder vielen Projekten gleichzeitig arbeiten, ist es umso wichtiger, kontinuierlich zu kommunizieren und das Team Fortschrittsaktualisierungen einsehen zu lassen. Teamleiter sollten sich auch regelmäßig mit Teammitgliedern in Verbindung setzen, damit jeder weiß, dass (und wie) die wichtigste Arbeit erledigt wird.
- Zeitplanmanagement: Teamleiter müssen die Zeitpläne der Teammitglieder verstehen und verwalten. Dadurch wird sichergestellt, dass sich um Aufgaben gekümmert wird und dass das Team keine Fristen verpasst.
Wie Sie mehrere Projekte gleichzeitig verwalten
Sie müssen eine Strategie haben, um mehrere Projekte gleichzeitig zu verwalten, und um diese Aufgabe gut zu erfüllen, müssen Sie kontinuierlich Prioritäten bewerten und sich um Aufgaben kümmern.
Im Folgenden finden Sie einige Richtlinien für das Multiprojektmanagement:
- Im Voraus planen: Manager und Projektmanager stehen vor einem typischen Problem: Sie verbringen zu viel Zeit mit einer Aufgabe. Schätzen Sie ein, wie lange Sie brauchen, um vorhandene Aufgaben zu erledigen, bevor Sie sich neuen Projekten widmen. Erstellen Sie dann einen umfassenden Projektumfang und planen Sie die Aufgaben entsprechend. Wenn Sie dies nicht tun, springen Sie möglicherweise von einem Projekt zum nächsten und wissen nicht, welche Aufgaben Sie als Nächstes erledigen müssen, um auf Kurs zu bleiben.
- Projektaufgaben auswerten: Trennen Sie Projektaufgaben nach Fälligkeitsdatum und organisieren Sie sie in Unterkategorien (täglich, wöchentlich und monatlich). Befolgen Sie einen Prozess zur Auswahl der Aufgaben basierend auf der Kategorie und der Projektfrist, damit Sie sie alle effektiv innerhalb des gesamten Projektzeitplans behandeln und Engpässe vermeiden können.
Im Folgenden finden Sie einige Tipps für den Umgang mit einer großen Anzahl an Aufgaben:- Kennzeichnen Sie Aufgaben farblich nach Wichtigkeit.
- Erledigen Sie jeden Tag mindestens einen Punkt auf Ihrer Aufgabenliste. Es muss keine große Aufgabe sein, aber es sollte etwas sein, das Sie an diesem Tag erledigt haben.
- Listen Sie kleinere Aufgaben auf (und erledigen Sie sie), damit größere Ziele überschaubarer werden. Verfolgen Sie diese Aufgaben, um ein persönliches Erfolgserlebnis zu schaffen, über das Sie bei Fortschrittsaktualisierungen berichten können.
- Ergebnisse priorisieren: Egal wie organisiert Sie sind, viele Projekte gleichzeitig zu verwalten kann eine Herausforderung sein, wenn Sie Aufgaben nicht auf Grundlage der gewünschten Ergebnisse priorisieren. Bitten Sie Ihr Team um Hilfe bei der Einrichtung eines Systems zur Identifizierung und Nachverfolgung von Prioritäten.
Bevor Sie die Arbeit an einer Aufgabe einstellen, fragen Sie sich, welchen Einfluss es auf das Projekt hat, wenn Sie sie nicht rechtzeitig abschließen. Überlegen Sie, wie die einzelnen Projekte auf größere Unternehmensziele abgestimmt sind. Identifizieren Sie dann die Aufgaben, die den größten Einfluss haben werden.
Im Folgenden finden Sie einige wichtige Dinge, die Sie beim Multiprojektmanagement beachten sollten:- Bearbeiten Sie nicht immer zuerst die einfachsten Projekte. Priorisieren Sie stattdessen die Arbeit, die den größten Einfluss haben wird.
- Halten Sie regelmäßig Rücksprache mit den Teammitgliedern, um herauszufinden, welche Aufgaben abgeschlossen werden müssen, bevor ein Projekt zur nächsten Aufgabe übergehen kann.
- Erwartungen setzen: Bevor Sie mit der Arbeit an einem Projekt beginnen, verwalten Sie die Erwartungen, indem Sie ein klares Verständnis für Projektziele und der idealen (aber realistischen) Frist erlangen. Wenn Sie die Ziele nicht innerhalb der ursprünglichen Frist erreichen können, sprechen Sie mit den Projektleitern und nehmen Sie Anpassungen vor.
Hilfreiche Tipps für das Multiprojektmanagement
Experten betonen, dass die Verwaltung mehrerer Projekte erfordert, dass Sie kontinuierlich Ziele verfolgen, ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten einsetzen und mitteilen, wenn Sie keine zusätzliche Arbeit mehr übernehmen können.
Hier sind einige zusätzliche Tipps für das Multiprojektmanagement:
- Multitasking vermeiden: Wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig managen und diese pünktlich abschließen wollen, vermeiden Sie es, häufig zwischen Aufgaben zu wechseln. Widmen Sie stattdessen einer einzelnen Aufgabe für einen definierten Zeitraum (mindestens 45 bis 60 Minuten) Ihre volle Aufmerksamkeit. Stellen Sie einen Timer und bleiben Sie bei der Arbeit, bis der Timer klingelt. Wenn möglich, verlängern Sie den definierten Zeitraum für eine Aufgabe.
Wenn Sie häufig zwischen Aufgaben wechseln, sind Sie weniger produktiv. Ihr Gehirn braucht Zeit, um sich an jede Änderung anzupassen, bevor es produktiv an einer neuen Aufgabe arbeiten kann. - Eine solide Prozessstruktur schaffen: Kristen Jourdanis, Senior Technical Product Manager bei Airspace, einem kalifornischen Versand- und Logistikunternehmen, bietet folgenden Ratschlag: „Das Wichtigste ist, eine gemeinsame Sprache und einen konsistenten, hochwertigen Prozess zu etablieren. Wenn ich nicht effektiv mit dem gesamten Team kommunizieren kann, versteht niemand, wovon ich spreche, und das Ergebnis wird nicht dem beabsichtigten Zweck des Projekts entsprechen. Wenn niemand weiß, was im Projekt passieren sollte, wird kein kritischer Input geliefert, wenn etwas vom Kurs abweicht. Ich versuche, ein autonomes System einzurichten, in dem Teammitglieder die Möglichkeit haben, automatisiert über ihre Fortschritte zu berichten.“
- Zur Kommunikation verpflichten: Gute Kommunikation ist der Schlüssel zur Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs. Bei so viel täglicher Arbeit und vielen Projekten kann es schnell passieren, dass man eine wichtige Aufgabe aus den Augen verliert oder vernachlässigt. Erstellen Sie ein Organisationssystem, das die Projektprioritäten klarstellt, ohne dass Sie zu viel kommunizieren und Ihr Team mikromanagen müssen. Konzentrieren Sie sich dann darauf, die für den Erfolg unerlässlichen Aspekte zu kommunizieren.
- Nein sagen: Sie werden nicht in der Lage sein, mehrere Projekte effektiv voranzutreiben, wenn Sie ständig „Ja“ zu neuen Aufgaben sagen. Es kann vorkommen, dass andere Personen Ihnen immer wieder neue Aufgaben zuweisen wollen, aber Sie müssen „Nein“ sagen können, wenn Sie etwas nicht übernehmen können – ansonsten werden bestehende Aufgaben darunter leiden, da Sie Fristen verpassen, unterdurchschnittliche Arbeit leisten oder beides.
„Die größte Einschränkung [beim Multiprojektmanagement] besteht darin, nicht genügend Stunden am Tag zu haben“, sagt Harrin von Otobos Consultants. „Das ist sowohl ein Problem im Ressourcenmanagement als auch in der Portfoliopriorisierung, da Chefs erwarten, dass man zu jeder neuen Initiative „Ja“ sagt. Es gibt keine Bereitschaft, ein ehrliches Gespräch über die realistische Wahrscheinlichkeit, alle Projekte erfolgreich umzusetzen, zu führen.“ - Ablenkungen vermeiden: In den heutigen Arbeitsumgebungen gibt es viele Ablenkungen – E-Mails, Slack-Nachrichten, Textnachrichten auf dem Handy, Meetings und Handy- oder Zoom-Anrufe. Sie müssen diese Ablenkungen für einen definierten Zeitraum vermeiden, um mit Projektaufgaben und -zielen voranzukommen. Setzen Sie einen Timer und schalten Sie E-Mails, Textnachrichten und andere Benachrichtigungen stumm.
Weitere hilfreiche Tipps zur effektiven Fokussierung und Verwaltung von Zeit finden Sie in unserem Leitfaden zu Zeitmanagement-Tipps und -Techniken. - Sich selbst und Ihr Team Verantwortung übernehmen lassen: Planen Sie regelmäßige Check-ins mit Ihrem Team (es können auch Einzelgespräche sein). Sie sollten auch Besprechungen mit dem ganzen Team oder Zusammenkünfte in kleineren Gruppen planen, bei denen die Mitarbeiter Fortschritte oder Probleme besprechen und darüber berichten können, was sie in der kommenden Woche (oder einem anderen definierten Arbeitszeitraum) erreichen möchten. Auch der Projektmanager sollte über Aufgaben und Probleme berichten.
„Führen Sie regelmäßige Check-ins durch und bauen Sie eine Beziehung zu Ihrem Team auf“, sagt Harrin. „Sie sollen das Gefühl haben, dass sie Ihnen von Herausforderungen oder bevorstehender arbeitsfreier Zeit erzählen können, damit Sie Ihre Zeitpläne erstellen können. Ich rate den Leuten, einen konsolidierten Kalender zu verwenden, der die wichtigsten Meilensteine und wesentlichen Aspekte jedes Projekts im Rahmen aller Projekte anzeigt, damit sie immer das Gesamtbild im Auge behalten.“ - Ein „Nicht stören“-Signal ausarbeiten: Geben Sie Ihren Mitarbeitern Signale, wenn Sie zu bestimmten Zeiten nicht gestört werden möchten – außer in echten Notfällen. Das kann Folgendes bedeuten:
- Ein Schild an Ihrer Tür oder Ihrem Arbeitsbereich, das besagt, dass Sie für einen bestimmten Zeitraum nicht gestört werden möchten
- Eine automatische E-Mail-Antwort, die besagt, dass Sie erst zu einem bestimmten Zeitpunkt auf Nicht-Notfall-E-Mails antworten
- Blockierte Zeit in Ihrem Kalender
- Ziele immer wieder überprüfen: Jourdonais von Airspace empfiehlt, dass Teams „immer wieder eine Baseline für den beabsichtigten Wert der Projekte festlegen und prüfen, ob die Projekte auf Kurs sind, diesen Wert zu liefern. Ich bin es gewohnt, in Unternehmen zu arbeiten, bei denen sich die Märkte, in denen wir tätig sind, unglaublich schnell entwickeln. Die Absicht eines Projekts stimmt aufgrund volatiler Geschäftsfaktoren oft nicht mit den prognostizierten Ergebnissen überein. Ich behalte genau im Auge, wann etwas vom beabsichtigten Weg abweichen könnte. Manchmal ist das in Ordnung, und wir erkennen, dass wir den Kurs ändern und unsere Prioritäten verschieben müssen.
„Es ist eine Herausforderung, sich eine Projektübersicht bei mehreren Projekten zu verschaffen, aber ich bin eher für Überkommunikation und -Dokumentation darüber, wie diese Veränderungen zustandekommen, sodass niemand das Gefühl hat, nicht zu wissen, was der aktuelle Stand unserer Projekte ist.“ - Aufgaben delegieren: Es kann schwierig sein, Arbeit an andere weiterzugeben, aber manchmal ist dies – insbesondere für Manager – unerlässlich, um alle wichtigen Arbeiten rechtzeitig abzuschließen.
Das Delegieren von Arbeit kann tatsächlich die effizienteste Möglichkeit sein, die Zeit aller Beteiligten zu nutzen. Wenn Sie nicht der Manager sind, stellen Sie sicher, dass ein Manager alle möglichen Arbeitsübertragungen genehmigt. - Erwartungen verwalten: Tauschen Sie sich während Ihres Projekts fortlaufend mit den Projektleitern über Hürden bei der Erledigung bestimmter Aufgaben oder andere Probleme aus. Helfen Sie ihnen zu verstehen, warum bestimmte Projektziele oder Fristen unter Umständen lange vor Ende der Frist geändert werden müssen.
- Anstehende Aufgaben verstehen: Thomas Cagley ist Präsident von Tom Cagley and Associates, einem Beratungsunternehmen, das Unternehmen bei der Softwareentwicklung und -wartung unterstützt. „Ein Backlog an Aufgaben ist entscheidend“, sagt er. „Der Backlog muss einen Gesamtüberblick über die zu priorisierende Arbeit bieten und in die verwendeten Arbeitsmanagementsysteme einbezogen werden.“
Multiprojektmanagement-Methoden und -Strategien
Experten empfehlen eine Reihe von Multiprojektmanagement-Methoden und -Strategien, mit denen sich mehrere Projekte gleichzeitig verwalten lassen. Um einige dieser Strategien und Methoden zu implementieren, können Sie die folgenden grundlegenden Tools verwenden:
- Gantt-Diagramm: Ein Gantt-Diagramm ist eine Zeitachsenansicht eines Projekts, in der Aufgaben sowie Ressourcen, Abhängigkeiten zwischen Aufgaben und der gesamte Projektfortschritt nachverfolgt werden Es bietet eine umfangreiche Projektübersicht, wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig managen müssen. (Weitere Informationen zu Gantt-Diagrammen und kostenlose, herunterladbare Vorlagen für Gantt-Diagramme finden Sie unter Kostenlose Vorlagen für Gantt-Diagramme für mehrere Projekte.)
- PERT-Diagramm: Diese Art von Diagramm bietet eine sequenzierte, grafische Ansicht aller geplanten Aufgaben in einem Projekt sowie Projektionen der kürzesten, längsten und wahrscheinlichsten Zeitspannen, die zum Abschließen eines Projekts erforderlich sind, zusammen mit der wahrscheinlichsten Projektdauer. (Lesen Sie unseren Leitfaden zu PERT-Diagrammen und finden Sie Vorlagen.)
- Ursache-Wirkungs-/Ishikawa-Diagramme: Diese Art von Diagramm, das für die Ursachenanalyse verwendet wird, sieht aus wie das Skelett eines Fisches. Halten Sie das Problem, das Sie analysieren, am Kopf des Fisches und etwaige Ursachen als Flossen fest. (Weitere Informationen zu Ursache-Wirkungs-Diagrammen und anderen Lean-Techniken finden Sie unter „Der unverzichtbare Leitfaden zur Lean-Prozess-Verbesserung mit Vorlagen und Fallstudien.)
- Projektstrukturplan (WBS): Mit diesem visuellen Tool können Sie alle kleinen Komponenten und Leistungen, aus denen ein Projekt besteht, definieren und nachverfolgen. (Weitere Informationen finden Sie in unserem WBS-Leitfaden.)
Beim Multiprojektmanagement können außerdem die folgenden PM-Methoden und -Strategien eingesetzt werden:
- Wasserfall: Dies ist die traditionellste Projektverfolgungsmethode, bei der Teammitglieder ein Projekt in aufeinanderfolgenden Phasen abbilden. Auf diese Weise können Sie häufig sehen, dass nachfolgende Phasen erst beginnen können, nachdem eine vorherige beendet wurde. (Lesen Sie unser Tutorial zu Wasserfall für die Erstellung dieser Diagramme, um mehr zu erfahren.)
- Agile: Diese Methode basiert auf iterativer Entwicklung und war anfangs eine Strategie für die Softwareentwicklung. Arbeit und Lösungen entwickeln sich weiter, da kollaborative Teams ständig nach dem Trial-and-Error-Prinzip arbeiten, um Prozesse anzupassen und zu verbessern. (Weitere Informationen zu Agile finden Sie unter Alles, was Sie über agiles Projektmanagement wissen müssen.)
- Scrum: Als eine der gängigsten agilen Methoden ist Scrum etwas strukturierter als reines Agile. Scrum bietet Teams die Möglichkeit, zu überlegen, wie etwas am besten funktionieren könnte, und es dann kontinuierlich zu testen und zu verbessern. (Weitere Informationen finden Sie in unserem Leitfaden zur Scrum-Methode.)
- Sprints: In agilen Projekten sind Sprints Iterationen bestimmter Arbeiten, die ein Team in einem festgelegten Zeitraum erledigt. Sprints dauern in der Regel etwa zwei Wochen und nie länger als einen Monat. Jeder Sprint konzentriert sich auf das Abschließen einer bestimmten Aufgabe aus dem Produkt-Backlog, der Liste der Aufgaben, die abgeschlossen werden müssen.
Jourdonais von Airspace sagt, dass sie bei einigen Projekten einen Hybrid des traditionelleren Wasserfall und Agile verwenden würde.
„Bei den erforderlichen Fristen mancher Projekte ist es nicht leicht, unternehmensweite Zustimmung für die Hauptfunktionen vieler Agile-Varianten zu erhalten“, sagt Jourdonais. „Ich neige dazu, von einer Frist aus in Wasserfall-Manier von hinten nach vorne zu arbeiten. In jedem zweiwöchigen Sprint erledige ich dann jeweils ein Stück Arbeit. Dann überarbeite ich in einer Art Agile-Manier die Baseline und aktualisiere das Projekt mit jedem Sprint, bei denen wir lernen, wie machbar die Frist ist. Wenn Sie den Projektverlauf bei jedem Sprint einsehen und Anpassungen vornehmen, lernen Sie schnell, welche Projekte echte Fristen haben.“ - Kanban: Dies ist eine Koordinationstechnik, die häufig in der Fertigung und Produktion verwendet wird, bei der Teams kleine Kanban-Karten verwenden, um Aufgaben darzustellen. Teammitglieder bewegen diese Karten auf einem Kanban-Board mit verschiedenen Spalten, die die Phasen des Herstellungs- oder Projektprozesses darstellen.
- Scrumban: Diese Projektmanagementmethode kombiniert Funktionen von Scrum und Kanban. Sie kombiniert die Struktur von Scrum mit der erhöhten Teamflexibilität von Kanban. „Ich verwende für interne Projekte einen Scrumban-Ansatz“, sagt Thomas Cagley. „Arbeiten werden priorisiert, verfeinert und dann in laufende Arbeiten einbezogen, sobald Kapazitäten verfügbar sind.“
- Scaled Agile Framework (SAFe): Dies ist eine Methode, die das Agile-Framework verwendet, aber besser für größere Unternehmen geeignet ist.
- Methode des kritischen Pfades: Verwenden Sie diese Methode, um die Abfolge an Aufgaben zu identifizieren, die ein Team ausführen muss, um ein Projekt abzuschließen. Es zeigt die längste mögliche Dauer des Projekts an, was Einblicke in den Projektzeitplan bietet. (Weitere Informationen zu diesem Verfahren finden Sie in unserem ultimativen Leitfaden für die Methode des kritischen Pfades.)
- Critical Chain oder Critical Chain Project Management: Critical Chain ähnelt dem kritischen Pfad, berücksichtigt jedoch bei der Prognose der Zeit, die zum Abschluss eines Projekts benötigt wird, die Ressourcen eines Unternehmens.
- Rational Unified Process (RUP): Dies ist ein Prozess, der seinen Ursprung in einer Abteilung von IBM hat, bei dem die Softwareentwicklung oder Projektarbeit in vier Phasen unterteilt wird: Vorbereitung, Strukturierung, Erstellung und Übergabe.
- Four Square Method (Vier-Quadrate-Methode): Bei dieser Methode erstellen Benutzer eine Liste von Aufgaben und wählen dann aus, zu welchem von vier Quadraten die Aufgaben passen: wichtig, nicht wichtig, dringend, nicht dringend. Die Teammitglieder führen die Arbeit dann basierend auf diesen Entscheidungen aus.
Ihr Multiprojektmanagement-Starterpaket
Dieses Starterpaket enthält eine Vorlage zur Projektübersicht, mit der Ihr Team mehrere Projekte gleichzeitig verwalten kann, sowie weitere Vorlagen, die es dabei unterstützen – z. B. um Projekte vorzuschlagen, eine Projektcharta zu erstellen und mehrere Projekte gleichzeitig zu managen, einschließlich Nachverfolgungsdetails, Verantwortlichkeiten und Fristen für jedes Projekt.
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Vorlage zur Projektübersicht für mehrere Projekte
Vorlage zur Projektübersicht für mehrere Projekte herunterladen – Microsoft Excel
Ihr Team kann diese Projektübersicht verwenden, um mehrere Projekte gleichzeitig nachzuverfolgen und zu verwalten. Die Vorlage enthält Einträge, mit denen der gesamte Prozess nachverfolgt werden kann. Sie enthält auch Details und Links zu anderen Vorlagen, die nützlich sein können, um viele Projekte gleichzeitig zu verfolgen. Sie können die Vorlage an Ihre Bedürfnisse anpassen.
Vorlage für Projektvorschläge
Vorlage für Projektvorschläge herunterladen
Verwenden Sie diese Vorlage, um ein Projekt vorzuschlagen und Details zum vorgeschlagenen Projekt, einschließlich der Methode, anzugeben. Diese Vorlage enthält Einträge für Details zum vorgeschlagenen Projekt, wie der Vorschlag zu den Unternehmenszielen passt und ein vorgeschlagenes Startdatum. Sie können sie an Ihre Bedürfnisse anpassen.
Vorlage für Projektaufträge
Vorlage für Projektaufträge herunterladen
Microsoft Excel | Microsoft Word | Smartsheet
Ihr Team kann diese Vorlage für Projektaufträge verwenden, um einen Auftrag für Ihr Projekt zu erstellen. Mit der Vorlage können Sie Details zum Projekt sowie zu dessen Umfang, Zeitplan und Kosten angeben. Ihr Team kann die Vorlage an Ihre Bedürfnisse anpassen.
Vorlage für das Multiprojektmanagement
Vorlage für das Multiprojektmanagement herunterladen
Verwenden Sie diese Vorlage, um mehrere Projekte gleichzeitig zu verwalten. Die Vorlage enthält Flächen zum Eingeben von Details zu mehreren Projekten und Aufgaben innerhalb dieser Projekte. Außerdem kann Ihr Team verschiedene Fristen in einem Gantt-Diagramm nachverfolgen, sodass Sie sehen können, wie die Fristen verschiedener Aufgaben und Projekte aufeinander abgestimmt sind.
Vorlage für Projektzeitplan
Vorlage für Projektzeitplan herunterladen
Ihr Team kann diese Vorlage für einen Projektzeitplan verwenden, um eine detaillierte Beschreibung eines Projekts zu erstellen, einschließlich aller Verantwortlichkeiten von Teammitgliedern und Fristen. Sie können diese Aufgaben und Fristen basierend auf den Verantwortlichkeiten der Teammitglieder bei anderen Projekten integrieren und die Vorlage an Ihre Bedürfnisse anpassen.
Herausforderungen des Multiprojektmanagements
Wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig managen, können Sie sich schnell überfordert fühlen, da es oftmals schwierig ist, den Überblick zu behalten, die Arbeit optimal zu koordinieren und effektiv zu kommunizieren.
Hier sind einige der häufigsten Herausforderungen des Multiprojektmanagements:
- Mangel an Einblicken in Projekte: Es kann schwierig sein, die gesamte Arbeit und die Gesamtziele jedes Projekts an einem Ort einzusehen und zu bewerten.
„Wenn Sie sich die Arbeit nicht vorstellen können, wird es sehr schwierig, sie zu verwalten“, sagt Cagley. - Inkonsistenzen in Leistungen und Prozessen: Einige Projekte werden unterschiedlich oder mittels einer Vielzahl verschiedener Systeme verwaltet, was zu Ineffizienzen führen kann, wenn die Leistungen und Prozesse inkonsistent sind.
- Unsicherheit bei der Priorisierung von Aufgaben: Bei so vielen Aufgaben und so vielen Projekten kann es für Teamleiter oder -mitglieder schwierig sein, die wichtigsten Aufgaben zu priorisieren.
- Doppelte Arbeit: Wenn Ihr Team Arbeit nicht gut koordiniert, kann es vorkommen, dass Teammitglieder unwissentlich an derselben Aufgabe arbeiten.
- Fehlende oder verlorene Informationen: Wenn Sie die Grundlagen der Projekte nicht nachverfolgen, können Ihrem Team Informationen fehlen, die für den Abschluss eines Projekts von entscheidender Bedeutung sind.
- Schlechte Kommunikation im gesamten Team: Wenn Sie an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten, kann es zu Kommunikationsausfällen und infolgedessen zu Ineffizienzen kommen.
- Ineffektive Ressourcenzuweisung: Wenn Sie alle Arbeiten und alle Projektziele unzureichend nachverfolgen und koordinieren, kann es vorkommen, dass für manche Aufgaben zu viele und für andere zu wenig Ressourcen verwendet werden.
- Weniger gute Teamarbeit bei Remote-Arbeit: Teamleiter und Teammitglieder haben gelernt, dass Remote-Arbeit solide Ergebnisse erzielen kann. Aber die Zusammenarbeit ist manchmal immer noch effektiver, wenn sich Teammitglieder, zumindest von Zeit zu Zeit, persönlich treffen können.
„Bei Remote-Arbeit ... kann effiziente Zusammenarbeit durch verschiedene Tooling-Plattformen und Zeitzonen eine große Herausforderung darstellen“, sagt Jourdanis. „Ich bevorzuge es, mit Stakeholdern in einem Raum zu sitzen, um Projekte zu steuern. Es ist schwierig, ein Gefühl für einen Raum und eine Intuition für komplexere Faktoren zu kriegen, wenn es keinen Raum gibt, da man nicht immer sehen kann, ob die Teilnehmer bei der Sache sind oder zuhören. Es ist nicht leicht, zu wissen, wie man jeden effektiv erreicht.“
Multiprojektmanagementsysteme zur Workflow-Automatisierung
Die Automatisierung des Workflows kann generell im Projektmanagement hilfreich sein, das gilt jedoch insbesondere, wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig managen müssen. Sie können sich wiederholende Aufgaben wie Genehmigungen, Aktualisierungen und Erinnerungen automatisieren. Technologie kann Teammitgliedern Zeit verschaffen, um komplexere Aufgaben in Angriff zu nehmen.
Ihr Team sollte Low-Code- oder No-Code-Software (Software mit wenig oder gar keinem Programmieraufwand) als Multiprojektmanagementsysteme in Betracht ziehen Die Plattformen bieten eine grafische Benutzeroberfläche für die Programmierung einfacher Lösungen für Ihr Team, ohne etwas von Hand programmieren zu müssen. Beispiele für diese Art von Software sind Visual LANSA, GeneXus, Creatio und Smartsheet.
Weitere Informationen zu diesen Tools finden Sie in unserem Leitfaden zur Workflow-Automatisierung.
Vorlage für Multiprojektmanagement-Workflow
Vorlage für Multiprojektmanagement-Workflow herunterladen
Microsoft Excel | Microsoft Word | Adobe PDF
Vorlagen können Ihnen helfen, den richtigen Workflow zu finden, mit dem sich mehrere Projekte einfach verwalten lassen. Diese kostenlose, herunterladbare Vorlage ist nützlich für die Erstellung neuer Projektpläne, die Ausarbeitung von Schritten und um die Zustimmung von Stakeholdern zu erhalten.
Entdecken Sie zusätzliche kostenlose Vorlagen für Projektmanagement-Workflows für bestimmte Projekte.
Workflows für mehrere Projekte gleichzeitig automatisieren
Sie können einen Teil des Workflows Ihres Teams automatisieren, um mehrere Projekte gleichzeitig voranzutreiben. Erfahren Sie mehr, indem Sie diese hilfreiche Checkliste herunterladen, die Vorgaben zur erfolgreichen Einführung von Automatisierung in mehreren Projekten enthält.
Mit Projektmanagement-Software viele Projekte gleichzeitig verwalten
Mehrere Projekte gleichzeitig zu verwalten, kann ohne spezielle Multiprojektmanagementsysteme, die eine Reihe von Tools bieten, erdrückend sein.
Multiprojektmanagementsysteme können Ihnen bei den folgenden Dingen helfen:
- Alle Dokumente, Notizen und Nachrichten zu einem Projekt auf einer Plattform zu erfassen. Die Plattform bietet in der Regel auch eine schnelle Zusammenfassung des Status von Projektaufgaben und des Gesamtstatus.
- Aufgaben und Unteraufgaben in einem Echtzeitkalender zu planen, den alle Teammitglieder einsehen können.
- Tages- oder Wochenberichte zu erstellen, die einen Überblick über den Fortschritt von Einzelpersonen und dem Team bieten.
- Automatisierte To-Do-Listen zu erstellen.
- Nachverfolgungsberichte zu verfügbaren Ressourcen und zum Ressourcenmanagement zu erstellen.
Mit Smartsheet mehrere Projekte effizient managen
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