Was ist der Projektportfoliomanagement-Prozess?
Der Projektportfoliomanagement-Prozess (PPM) ist ein kontinuierlicher, strukturierter Ansatz zur Verwaltung einer Reihe von Projekten bei gleichzeitiger Sicherstellung der Abstimmung mit der Unternehmensstrategie. Es umfasst eine Reihe von Phasen und Schritten, die Organisationen bei der Auswahl, Priorisierung und Verwaltung von Projekten zur Erreichung ihrer strategischen Ziele unterstützen.
Die Beliebtheit von PPM wuchs im Laufe der Jahre aufgrund der Unzufriedenheit mit der mangelnden Betonung der Geschäftsergebnisse beim traditionellen Projektmanagement. In einem Artikel für die jährlichen Seminare und Symposien des Project Management Institute aus dem Jahr 2002 fragt der Autor Jean Miller: „Tun Sie die richtigen Dinge oder machen Sie die Dinge einfach richtig?“ Miller schreibt weiter: „Ähnlich wie Ihr persönliches Finanzportfolio sind Ihre IT-Projekte Investitionen und gehören zu einem Portfolio, in dem Sie Risiken verwalten und Ihre Rendite und Ihren Wert steigern müssen.“
Heute nimmt der Prozess des Projektportfoliomanagements in verschiedenen Branchen und Unternehmen unterschiedliche Ausprägungen an. Dennoch hält es sich an die Grundprinzipien der strategischen Ausrichtung, klar definierten Prozessphasen und der Konzentration auf den Geschäftserfolg.
7 Hauptphasen des Projektportfoliomanagements
Experten unterteilen den Projektportfoliomanagementprozess in sieben Hauptphasen. Die erste Phase ist die strategische Planung und Ausrichtung. Die nächsten beiden Phasen sind die Projektidentifikation und -auswahl, danach folgen die Projektplanung, -ausführung und -optimierung. Die letzte Phase ist die Schließung.
Hier ein genauerer Blick auf die sieben Hauptphasen des Projektportfoliomanagements:
- Strategische Planung und Ausrichtung: Unternehmensleiter legen Geschäftsziele fest und entwickeln eine Strategie, um diese zu erreichen. Das Unternehmen verwendet dann den PPM-Prozess, um Projekte auszuwählen, zu planen und durchzuführen, die diese Strategie unterstützen.
Große Unternehmen, die Projektportfoliomanagement auf Unternehmensebene einsetzen, richten in der Regel ein Project Management Office (PMO) ein, das den Prozess leitet. Die Struktur umfasst häufig Portfoliomanager mit Projektmanagern unter ihnen. Diese Führungsstruktur stellt sicher, dass PPM-Prozesse und -Projekte auf Kurs bleiben und dass Unternehmen sie nach Bedarf anpassen, um ihre Ziele zu erreichen. Erfahren Sie mehr in diesem umfassenden PPM-Leitfaden für Unternehmen. - Projektidentifikation: In dieser Phase identifizieren Mitarbeiter im gesamten Unternehmen potenzielle Projekte zur Erreichung der Geschäftsziele. Sie sammeln genügend Details und Prognosen, um festzustellen, ob ein Projekt eine weitere Prüfung verdient. Unternehmen können einen ersten Screening-Prozess verwenden, der auf ROI, Strategieausrichtung, Kosten, Risiko und anderen Faktoren basiert.
- Projektauswahl: In der Auswahlphase werden die Projekte einer gründlicheren Bewertung unterzogen. Unternehmen befassen sich eingehender mit ROI-Prognosen, Kosten, Risiken, strategischer Ausrichtung, Marktbedingungen und anderen Faktoren. Sie verwenden häufig ein Bewertungssystem, um Projekte zu priorisieren. Sie denken auch über Projektportfolios nach und überlegen, wie diese zusammenarbeiten könnten, nicht im Konflikt. Dies wird als Portfoliobalancing bezeichnet. Größere Unternehmen verfügen möglicherweise über mehrere Portfolios, für die jeweils ein ausgewogenes Verhältnis von Projekten erforderlich ist.
- Planung: Nach der Auswahl geht es an die Projektplanung. Dies bedeutet, eine detaillierte Dokumentation mit Projektchartas, Ressourcenzuweisung, Risiken, Zeitplänen, Meilensteinen, beabsichtigten Ergebnissen, Kommunikationsplänen und vielem mehr zu erstellen. Ohne ausreichende Planung können Projekte das Budget überschreiten, Termine nicht einhalten und die angestrebten Ergebnisse nicht erreichen.
- Ausführung: Die Projektausführung beginnt mit einem formellen Kickoff. Unternehmen unterteilen einzelne Aufgaben häufig in Sprints oder Phasen, um sie überschaubarer zu machen und das Erreichen von Zwischenzielen sicherzustellen. Personen, die für Aufgaben verantwortlich sind, arbeiten daran, Termine einzuhalten und die erwarteten Ergebnisse zu erzielen. Diese Phase umfasst die ständige Überwachung von Straßensperren, Verzögerungen oder Kostenüberschreitungen.
- Optimierung: Die Teams nehmen die erforderlichen Anpassungen auf der Grundlage der Leistungskennzahlen des Portfolios und seiner Projekte vor. Die Änderungen könnten die Neuzuweisung von Ressourcen, die Neugewichtung des Portfolios oder die Anpassung der einzelnen Projektpläne beinhalten.
- Projektabschluss: Projekte sollten einen klaren Anfang und ein klares Ende haben. In der Abschlussphase stellen die Projektleiter sicher, dass sie die zu erbringenden Leistungen abgeschlossen haben, und berichten über die wichtigsten Projektkennzahlen und -ergebnisse. Sie führen eine Retrospektive durch, um Lehren für zukünftige Projekte zu ziehen. Sie schließen das Projekt offiziell ab und beenden die Arbeit daran.
Bei effektiver Umsetzung gewährleisten diese Phasen des Projektportfolioprozesses einen ganzheitlichen, strategischen Ansatz zur Erreichung der Unternehmensziele.
| Phases | Höhepunkte | |
|---|---|---|
| 1 | Strategische Planung und Ausrichtung | Führungskräfte legen Geschäftsziele und strategische Pläne fest. |
| 2 | Identifizierung des Projekts | Mitarbeiter im gesamten Unternehmen identifizieren potenzielle Projekte, die auf die ausgewählten Ziele abgestimmt sind. |
| 3 | Projektauswahl | Das Project Management Office (PMO) bewertet, bewertet und wählt Projekte aus. |
| 4 | Planung | Das PMO-Team erstellt Projektchartas und Zeitpläne und weist Ressourcen zu. |
| 5 | Umsetzung | Teams initiieren Projektaufgaben, um Termine und Meilensteine einzuhalten. |
| 6 | Optimierung | Die Teams passen sich nach Bedarf an, um Straßensperren, Verzögerungen oder Änderungen zu bewältigen. |
| 7 | Abschluss | Die Teams schließen Projekte ab, nachdem sie sichergestellt haben, dass die Ergebnisse erreicht wurden, und führen dann Retrospektiven durch. |
Schritte des Projektportfoliomanagement-Prozesses
Der Projektportfoliomanagementprozess beginnt auf Führungsebene in der strategischen Planungsphase. Die Schritte durchlaufen dann die Phasen der Projektidentifikation, -auswahl, -planung, -ausführung, -optimierung und -abschluss.
Hier finden Sie einen detaillierten Überblick über die Schritte im Projektportfoliomanagementprozess in den einzelnen PPM-Phasen:
1. Phase der strategischen Planung und Ausrichtung
In dieser Phase setzen sich Führungskräfte Ziele und entwickeln eine umfassende Strategie.
- Definieren Sie Geschäftsziele und Strategie: Führungskräfte definieren die allgemeinen Geschäftsziele und die Strategie des Unternehmens. Ein gängiger Ansatz heißt Objectives and Key Results (OKRs).
Alles beginnt mit den Zielen der Organisation. Diese werden sich regelmäßig ändern und neue Projekte hervorbringen, um sie zu unterstützen. Oft führt eine Marktänderung zu einer Richtungsänderung.
„PPM ist ein großes Engagement für ein Unternehmen und funktioniert am besten, wenn Sie ein Führungsteam haben, das auf die strategischen Ziele des Unternehmens ausgerichtet ist“, sagt Lulu Richter, Senior Technical Project Manager bei Smartsheet. „Ich war Teil von PPM-Lösungen, bei denen sich die schnell ändernde Unternehmensstrategie monatelange Arbeit zunichte gemacht hat. Teams können sich bemühen, agil zu sein, sind aber am effektivsten, wenn sie sich von einer starken Geschäftsstrategie leiten lassen.“
- Aufbau von Führungsstrukturen: Definieren Sie Rollen, Verantwortlichkeiten und Autoritätsebenen für das Projektportfoliomanagement, um die Abstimmung mit der Geschäftsstrategie sicherzustellen.
Dieser Schritt erfolgt, wenn sich eine Organisation zum Projektportfoliomanagement verpflichtet. Es wird wahrscheinlich ein Project Management Office (PMO) oder ein ähnliches Team einrichten, das Portfolios und Projekte darin verwaltet. In diesem Artikel erfahren Sie mehr darüber, wie Sie PPM in Ihrem Unternehmen implementieren können.
Unternehmen sollten die Funktionsweise der PPM-Struktur und -Prozesse regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass sie optimal funktionieren.
2. Phase der Projektidentifizierung und Überprüfung
In dieser Phase sammelt und überprüft das Portfolio-Team potenzielle Projekte.
- Identifizieren Sie potenzielle Projekte: Sammeln und dokumentieren Sie potenzielle Projekte aus dem gesamten Unternehmen.
- Stellen Sie die strategische Ausrichtung von Projekten sicher: Stellen Sie sicher, dass potenzielle Projekte mit den Geschäftszielen und strategischen Zielen übereinstimmen.
Ein Beispiel für strategische Ausrichtung stammt aus einem Bereich, der für PPM unüblich ist: Unterhaltung. „Einer der wichtigsten Aspekte eines effektiven PPM besteht darin, sicherzustellen, dass die Projekte, die Sie verfolgen, mit den strategischen Zielen Ihres Unternehmens übereinstimmen“, sagt Daniel Meursing, Gründer und CEO von Premier Staff, einer Personalagentur für Veranstaltungen.
„Auch wenn Hollywoods Glanz und Glamour weit von der PPM-Welt entfernt zu sein scheinen, ist die Wahrheit, dass die Prinzipien einer effektiven Ressourcenallokation, eines Risikomanagements und einer strategischen Ausrichtung universell sind, unabhängig davon, ob Sie eine hochkarätige Veranstaltung oder ein komplexes Projektportfolio leiten.“ - Erste Überprüfung durchführen: Führen Sie eine Bewertung auf hoher Ebene durch, um festzustellen, ob die Projekte durchführbar sind und es sich lohnt, sie weiterzuverfolgen. Dies ist keine umfassende Bewertung, sondern nur eine Überprüfung, um festzustellen, ob ein Projekt eine weitere Prüfung verdient. Dies schränkt das Feld für die Zeit ein, die für detaillierte Bewertungen aufgewendet wird.
3. Auswahlphase
In der Auswahlphase bewertet, priorisiert und wählt das Portfolio-Team Projekte für das Portfolio aus.
- Führen Sie eine detaillierte Bewertung durch: Bewerten Sie jedes Projekt detailliert anhand verschiedener Kriterien wie erwarteter Nutzen, Kosten, Risiken, Umfang, Ressourcenbedarf und Ausrichtung auf strategische Ziele.
„Bei Premier Staff erhalten wir unzählige Anfragen für Mitarbeiterveranstaltungen, die von intimen Zusammenkünften mit Prominenten bis hin zu großen Firmenkonferenzen reichen“, so Meursing. „Um zu ermitteln, welche Möglichkeiten wir nutzen sollten, führen wir ein strenges Projektauswahlverfahren durch, bei dem jedes potenzielle Projekt anhand einer Reihe vordefinierter Kriterien bewertet wird, darunter die Ausrichtung auf unsere Kernwerte und Mission, das Potenzial für langfristige Kundenbeziehungen, Ressourcenanforderungen und Kapazitätsengpässe sowie finanzielle Rentabilität und Rentabilität. Durch die konsequente Anwendung dieses Rahmens konnten wir ein Projektportfolio aufbauen, das nicht nur das Umsatzwachstum vorantreibt, sondern auch unsere Markenidentität und Marktpositionierung stärkt.“
- Projekte bewerten und einstufen: Verwenden Sie Bewertungsmodelle, gewichtete Kriterien oder andere Bewertungsmethoden, um Projekte auf der Grundlage ihres bewerteten Werts und ihrer strategischen Eignung zu bewerten.
„Ich habe festgestellt, dass ein gutes Projektauswahlverfahren den ROI erhöhen kann, da dabei der Einsatz datengestützter Entscheidungen im Vordergrund steht“, sagt Richter. „Bewertungsmodelle sind besonders effektiv bei der Übersetzung qualitativer Daten in ein quantitatives Format, das es Ihnen wiederum ermöglicht, den relativen Wert von Projekten einfacher zu vergleichen.“
- Projekte priorisieren: Priorisieren Sie Projekte auf der Grundlage ihrer Rangfolge und der Fähigkeit des Unternehmens, sie durchzuführen.
„Es ist wichtig, Projekte auszuwählen, die mit unseren Zielen übereinstimmen, die Marktnachfrage erfüllen und unsere Ressourcen gut nutzen“, sagt Ozzy Akpek, CEO von Smile Art Design, einer Kreativagentur, die mit Unternehmen zusammenarbeitet. „Indem wir uns auf Projekte mit dem höchsten Erfolgspotenzial konzentrieren, können wir großartige Ergebnisse erzielen.“
- Das Portfolio ausbalancieren: Sorgen Sie für ein ausgewogenes Portfolio, indem Sie die Verfügbarkeit von Ressourcen, die Risikoverteilung, die strategische Ausrichtung und andere Faktoren berücksichtigen.
„Ein effektives und effizientes Projektportfoliomanagement hängt in hohem Maße vom Portfolioausgleich ab“, sagt Daniel Kroytor, Direktor bei TailoredPay, einer Zahlungsabwicklungslösung. „Ohne sie fällt das gesamte PPM-Modell auseinander und es werden nur minimale Fortschritte erzielt werden.“
Kroytor betont, wie wichtig es ist, die Aufmerksamkeit auf mehrere Projekte aufzuteilen. „Stellen Sie sich das so vor: Sollte ein Portfoliomanager oder PM 18 Stunden am Tag mit einem einzigen Projekt verbringen, würden seine anderen Aufgaben auf der Strecke bleiben“, sagt er. „Treffen werden nicht stattfinden. Termine werden verpasst. Die Mitarbeiter werden verwirrt sein. In größerem Maßstab wirft dies eine Reihe von Problemen auf, von denen das dringendste das Missmanagement von Ressourcen ist. Einfach ausgedrückt ist dies das Letzte, was ein Unternehmen mit den ihm anvertrauten Ressourcen tun möchte.
„Meursing nutzt Portfolio-Balancing auch in seiner Eventfirma. „Bei Premier Staff haben wir gelernt, dass eine vielfältige Mischung von Projekten — von hochkarätigen, einmaligen Veranstaltungen bis hin zu laufenden, festen Verträgen — für das Risikomanagement und die Optimierung unserer Ressourcen unerlässlich ist“, sagt er. „Die Besetzung der Oscars oder Emmys kann zwar Prestige und Bekanntheit bringen, aber diese einmaligen Veranstaltungen bergen auch ein höheres Risiko und können unsere Ressourcen belasten, wenn sie nicht sorgfältig verwaltet werden. Andererseits bieten unsere langfristigen Partnerschaften mit Marken wie Nike und Disney eine stabile Grundlage für wiederkehrende Umsätze und ermöglichen es uns, unsere Mitarbeiter und Abläufe effektiver zu planen.“
4. Planungsphase
In der Planungsphase entwickelt das Team Projektpläne und weist Ressourcen zu.
- Vorbereitung der Planungsdokumentation: Die Mitglieder des Projekt- und Portfolioteams bereiten Planungsdokumente vor, die als Leitfaden für Projekte dienen.
„Es kann verlockend sein, direkt mit der Ausführung zu beginnen, aber die richtige Planung für jedes Projekt verbessert die Qualität Ihrer Ergebnisse“, sagt Richter. „Diese Phase ist besonders anfällig für Überblähungen. Daher ist es wichtig, von Projekt zu Projekt zu Projekt zu beurteilen, welche spezifischen Planungsaufgaben erforderlich sind. Persönlich nutze ich eine Bibliothek mit Vorlagen, die ich schnell generieren und als allgemeine Roadmap für meine Planungsaktivitäten verwenden kann.“
Schauen Sie sich diese Sammlung kostenloser, herunterladbarer PPM-Vorlagen an, um die beste Ressource für Ihr Unternehmen zu finden.
- Formalisieren Sie Projektchartas: Schreiben Sie für jedes Projekt im Portfolio eine Charta, in der die wichtigsten Aspekte des Projekts detailliert beschrieben werden, damit keine Verwirrung über Umfang, Ziele, Ergebnisse, Termine, Risiken und Budget entsteht.
- Entwickeln Sie Aufgabenlisten und Zeitpläne: Erstellen Sie detaillierte Projektzeitpläne, einschließlich Zeitplänen, Meilensteinen und Abhängigkeiten.
- Ressourcen zuweisen: Ordnen Sie den ausgewählten Projekten je nach Priorität und Bedarf finanzielle, personelle und technologische Ressourcen zu.
„Es gibt ein paar Schlüssel, um Missmanagement bei Ressourcen zu vermeiden“, sagt Kroytor von TailoredPay. „Zunächst einmal ist Organisation das A und O. Von der Definition von Zielen über die Festlegung von Zielzuweisungen bis hin zum einfachen Notieren ist der schnelle und einfache Zugriff auf alle relevanten Informationen der Goldstandard. Darüber hinaus sollten die Interessengruppen einbezogen werden. Schließlich sind sie ein wichtiges Rädchen in dieser Maschine.“
- Risikomanagement planen: Identifizieren Sie potenzielle Risiken für jedes Projekt und entwickeln Sie Pläne zur Risikominderung.
„Es ist entscheidend, potenzielle Risiken im Voraus zu erkennen und zu planen“, sagt David Pumphrey, CEO von RiverAxe, einem IT-Unternehmen im Gesundheitswesen. „Meiner Erfahrung nach hilft die Erstellung eines Risikoregisters und die Einbindung des Teams in regelmäßige Treffen zur Risikobewertung dabei, Probleme proaktiv anzugehen, bevor sie eskalieren. Dieser Ansatz minimiert Unterbrechungen und sorgt dafür, dass Projekte auf Kurs bleiben.“
- Definieren Sie Qualitätsstandards: Legen Sie Qualitätsstandards für Portfolioprojekte fest und messen Sie die Arbeit daran.
Kommunikation planen: Entwickeln Sie einen Kommunikationsplan, in dem dargelegt wird, wie die Interessengruppen informiert werden können.
„Ein klar definierter Kommunikationsplan stellt sicher, dass alle Beteiligten informiert und engagiert sind“, sagt Pumphrey. „Regelmäßige Updates, eine klare Dokumentation und eine frühzeitige Festlegung der Erwartungen sind von entscheidender Bedeutung. Während meiner AV-Projekte trug die konsistente Kommunikation mit Kunden und Teammitgliedern dazu bei, Transparenz und Vertrauen aufrechtzuerhalten.“
5. Phase der Ausführung
In dieser Phase beginnen die Projektaufgaben mit klar definierten Kontrollen und Berichten.
- Projekte initiieren: Starten Sie Projekte formell und stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten informiert und einbezogen werden. Organisationen veranstalten häufig Kickoff-Meetings, um die Projektcharta zu überprüfen, das Team einzubeziehen und Fragen zum Projekt zu beantworten.
- Überwachen und kontrollieren Sie den Fortschritt: Überwachen Sie kontinuierlich den Projektfortschritt, verwalten Sie Änderungen und stellen Sie sicher, dass Projekte in Bezug auf Umfang, Zeit, Kosten und Qualität den Überblick behalten.
„Es gibt keine einzige Ausführungsmethode, die für alle Projekte geeignet ist, und ein Teil der Projektplanung sollte darin bestehen, zu bestimmen, welcher Arbeitsmanagementstil am besten zu Ihrer individuellen Situation passt“, sagt Richter. „Ganz gleich, welchen Ansatz Sie verfolgen, ich habe den größten Erfolg erzielt, wenn Sie mit Funktionsteams zusammenarbeiten, um deren Präferenzen und Probleme beim Arbeitsmanagement zu verstehen.“
- Risiken überwachen und kontrollieren: Überwachen Sie die Risikoauslöser und implementieren Sie bei Bedarf Notfallpläne.
- Qualität sicherstellen: Implementieren Sie Prozesse, um sicherzustellen, dass Projekte die definierten Qualitätsstandards einhalten, und ergreifen Sie gegebenenfalls Korrekturmaßnahmen.
„Letztlich hängt der Erfolg eines PPM-Prozesses von der Fähigkeit ab, Projekte effektiv und effizient durchzuführen“, sagt Meursing. „Bei Premier Staff haben wir festgestellt, dass der Schlüssel zur erfolgreichen Projektabwicklung in zwei kritischen Bereichen liegt: der Stärkung unserer Teams und der Nutzung von Technologie.“
- Kommunizieren Sie regelmäßig: Halten Sie eine regelmäßige Kommunikation mit den Stakeholdern aufrecht, um Sie über den Projektstatus, die Risiken und Probleme auf dem Laufenden zu halten.
- Änderungsanträge verwalten: Richten Sie einen Prozess für das Einreichen, Überprüfen und Genehmigen von Änderungen am Portfolio ein.
- Genehmigte Änderungen implementieren: Führen Sie genehmigte Änderungen aus und aktualisieren Sie die Portfoliopläne entsprechend.
6. Phase der Optimierung
In dieser Phase können Manager je nach Ausführungsergebnissen und sich ändernden Prioritäten Projekte hinzufügen, verzögern oder stornieren. Sie können auch Prozesse anpassen.
- Das Portfolio neu ausbalancieren: Überdenken Sie das Portfolio und passen Sie es an, um ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Projekttypen, Risiken und Ressourcenallokation aufrechtzuerhalten.
„Durch die kontinuierliche Überwachung und Anpassung unseres Portfoliomix konnten wir ein Gleichgewicht erreichen, das unsere Rentabilität maximiert, Risiken minimiert und sicherstellt, dass wir über die richtigen Ressourcen verfügen, um allen unseren Kunden einen außergewöhnlichen Service zu bieten“, sagt Meursing.
- Kontinuierliche Verbesserung implementieren: Wenden Sie gewonnene Erkenntnisse und bewährte Verfahren an, um den PPM-Prozess kontinuierlich zu verbessern.
7. Abschlussphase
In dieser Phase beenden die Projektteams ihre Arbeit und führen Retrospektiven durch.
- Projekte schließen: Schließen Sie Projekte formell ab, nachdem bestätigt wurde, dass das Team seine Arbeit abgeschlossen hat.
- Überprüfung nach der Implementierung durchführen: Überprüfen Sie abgeschlossene Projekte, um ihren Erfolg zu beurteilen und die daraus gewonnenen Erkenntnisse zu ermitteln. Implementieren Sie einen Mechanismus zur Erfassung und Bearbeitung von Rückmeldungen von Interessenträgern als Grundlage für zukünftige Projekte.
„Als Projektmanager ist es einfach, Ihre Projekte in Erfolge und Misserfolge zu reduzieren“, sagt Richter. „Der Projektabschluss bietet Platz für diese Grautöne, sodass Sie Beiträge sammeln können, die zur kontinuierlichen Verbesserung beitragen und die nächste Initiative umso effektiver machen.“
- Ergebnisse dokumentieren und melden: Dokumentieren Sie Projektergebnisse, Leistungskennzahlen und gewonnene Erkenntnisse, damit Sie später darauf zurückgreifen und den Stakeholdern Bericht erstatten können.
„Wir müssen evaluieren, was funktioniert hat und was nicht, um daraus zu lernen und uns zu verbessern“, sagt Akpek von Smile Art Design. „Durch die Analyse der Projektergebnisse können wir unseren PPM-Prozess verbessern und den zukünftigen Erfolg vorantreiben.“
Starterkit für den Projektportfoliomanagement-Prozess
Laden Sie das PPM Process Starter Kit herunter
Dieses Starterkit enthält alles, was Sie benötigen, um den Projektportfoliomanagementprozess Ihres Unternehmens zu planen, zu kommunizieren und zu verfolgen.
In diesem Kit finden Sie:
- Eine Projekt-Scorecard-Vorlage für Excel , die Ihnen bei der Bewertung und Auswahl von Projekten für ein Portfolio in der Auswahlphase hilft.
- Eine PPM-Tracker-Vorlage für Excel , um einen visuellen Zeitplan für mehrere Projekte in der Planungsphase bereitzustellen.
- Eine Vorlage für die Budgetverfolgung eines Projektportfolios für Excel für eine detaillierte Ansicht der Kosten, Ausgaben, Ausgaben und des ausstehenden Saldos für die Phase der Ressourcenzuweisung.
- Ein Projektportfoliomanagement-Dashboard für Excel , das den Zeitplan, die Ressourcenzuweisung, den Finanzstatus, die Risikoanalyse, Probleme und ausstehende Maßnahmen für die Planungs- und Ausführungsphase des Portfolios anzeigt.
- Eine Projektportfolio-Statusvorlage für Excel zur automatischen Berechnung der budgetierten Kosten, der tatsächlichen Kosten, einer Finanzprognose und der Abweichung.
Best Practices für den Projektportfoliomanagement-Prozess
Um das Beste aus PPM herauszuholen, sollten Sie einige bewährte Methoden befolgen, darunter die Ausrichtung von Projekten an strategischen Zielen, die kontinuierliche Überwachung des Fortschritts und die Implementierung der Lean-Methode in Ihren Projekten.
Hier finden Sie einen detaillierten Überblick über gängige Best Practices für den Projektportfoliomanagement-Prozess:
- Projekte an strategischen Zielen ausrichten: Stellen Sie sicher, dass alle Projekte mit strategischen Zielen und Geschäftszielen übereinstimmen. Überprüfen und passen Sie das Portfolio regelmäßig an, um die strategische Ausrichtung aufrechtzuerhalten.
- Etablieren Sie eine starke Unternehmensführung: Richten Sie ein Project Management Office (PMO) ein, das die Portfoliomanagementprozesse überwacht und die Ausrichtung auf die Geschäftsstrategie sicherstellt. Definieren Sie klare Rollen, Verantwortlichkeiten und Entscheidungsbefugnisse für die Verwaltung des Portfolios. Einige Experten empfehlen, Autorität und Rechenschaftspflicht nach unten zu drängen, um eine Kultur der Eigenverantwortung und des Engagements zu fördern.
- Umfassende Bewertung und Priorisierung: Implementieren Sie Kriterien für die Bewertung und Priorisierung von Projekten auf der Grundlage von Faktoren wie strategischer Eignung, Wert, Risiko und Ressourcenbedarf. Verwenden Sie Bewertungsmodelle, um Projekte objektiv zu bewerten und zu bewerten.
- Effektives Ressourcenmanagement: Optimieren Sie die Ressourcen im gesamten Portfolio, um Engpässe zu vermeiden. Prognostizieren Sie den Ressourcenbedarf und planen Sie Kapazitäten, um sicherzustellen, dass das Unternehmen priorisierte Projekte unterstützen kann.
- Kontinuierliche Überwachung und Kontrolle: Richten Sie Prozesse zur Überwachung der Projektleistung ein, einschließlich regelmäßiger Fortschrittsüberprüfungen und Risikobewertungen. Verwenden Sie wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) und andere Kennzahlen, um die Leistung zu verfolgen.
- Transparente Kommunikation: Informieren Sie die Stakeholder über den Projektstatus, die Risiken und Probleme. Entwickeln Sie Dashboards, um den Fortschritt im Vergleich zu Zielen aufzuzeigen.
- Risikomanagement: Bewertung und Management von Risiken auf Projekt- und Portfolioebene. Implementieren Sie Strategien zur Risikominderung.
- Agile und adaptive Prozesse: Integrieren Sie Prozessflexibilität, um sich an veränderte Geschäftsanforderungen und externe Bedingungen anzupassen. Passen Sie das Portfolio regelmäßig an, um auf neue Chancen, Risiken und Prioritäten zu reagieren.
- Realisierung und Messung des Nutzens: Definieren Sie die erwarteten Vorteile für jedes Projekt und verfolgen Sie den Fortschritt. Verwenden Sie KPIs, um den Erfolg von Projekten und ihren Beitrag zu strategischen Zielen zu messen.
- Kontinuierliche Verbesserung: Implementieren Sie die gewonnenen Erkenntnisse und Best Practices, um den PPM-Prozess kontinuierlich zu verbessern. Führen Sie Überprüfungen nach der Implementierung durch, um Erkenntnisse zu gewinnen und diese auf zukünftige Projekte anzuwenden.
- Nachhaltigkeit und Umweltaspekte: Evaluieren Sie Projekte auf ihre Umweltauswirkungen und Nachhaltigkeit.
- Strukturierte Entscheidungsfindung: Richten Sie einen strukturierten Entscheidungsrahmen ein, um Konsistenz, Transparenz und Ausrichtung auf strategische Ziele sicherzustellen. Nutzen Sie datengestützte Erkenntnisse und quantitative Methoden, um fundierte Entscheidungen zu treffen und dabei qualitative Urteile mit objektiven Analysen abzuwägen.
- Lean-Methoden zur Vermeidung von Bürokratie: Implementieren Sie Lean-Prinzipien, um Prozesse zu rationalisieren, Verschwendung zu vermeiden und die Effizienz innerhalb des PPM-Prozesses zu steigern. Konzentrieren Sie sich auf Aktivitäten mit Mehrwert und reduzieren Sie Aufgaben, die nichts mit Mehrwert zu tun haben, um den bürokratischen Aufwand zu minimieren. Ermöglichen Sie den Teammitgliedern, den Prozess kontinuierlich zu verbessern.
„Bei Premier Staff war unser Engagement für diszipliniertes PPM ein wichtiger Faktor für unser Wachstum und unseren Erfolg in den letzten zehn Jahren“, sagt Meursing. „Durch die konsequente Anwendung von Best Practices bei der Auswahl, Planung, Ausführung und Abschluss von Projekten konnten wir unseren Betrieb skalieren, unseren Kundenstamm erweitern und uns als führendes Unternehmen in der Event-Personalbranche etablieren.“
Diese Best Practices gelten im Allgemeinen auch für die verwandten Bereiche des Produkt- und IT-Portfoliomanagements. Diese Formen des Portfoliomanagements verfolgen gemeinsame Ziele wie strategische Ausrichtung, Ressourcenoptimierung und Risikomanagement. Sie unterscheiden sich jedoch erheblich in ihren Schwerpunkten, Anwendungen und spezifischen Metriken. In diesen Artikeln erfahren Sie mehr über Produktportfoliomanagement und IT-Portfoliomanagement. Sie können sich auch diese Vorlagen für das Produktportfoliomanagement ansehen, um jedes Portfolio zu organisieren und zu verwalten.
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