Was ist Portfolio-Management?
Portfolio-Management bezieht sich auf die strategische Verwaltung und Organisation von Projekten in einem Unternehmen. Portfoliomanager*innen konzentrieren sich bei Entscheidungen auf Elemente wie Projektbudgets, Ressourcennutzung und Zeitpläne.
IT-Portfolio-Management konzentriert sich ausschließlich auf die Projekte und Teams der IT-Abteilung. IT-Portfoliomanager*innen bewerten IT-Projekte nach ihrem Wachstumspotenzial und der Übereinstimmung mit den Unternehmenswerten sowie nach der Kostenreduzierung für IT-Vorhaben.
Weitere Informationen finden Sie in unserer Übersicht zum Projektportfolio-Management.
IT Portfolio Governance
IT portfolio governance is the decision-making framework that companies use to select and manage IT investments. It helps leaders align technology work with business strategy. Good portfolio governance is important for allocating resources effectively while mitigating risk. It also helps ensure that projects, programs, and assets continue to deliver value.
Here are the core components of IT portfolio governance:
- Strategy: Define the goals, priorities, and decision rules that guide IT investments.
- Enterprise Architecture: Show how systems, applications, data, and infrastructure connect across the organization.
- IT Portfolio Management: Apply governance rules to evaluate, prioritize, balance, and monitor IT work.
- Business Case Analysis: Compare expected costs, benefits, risks, and value before approving an IT investment.
- Capital Asset Planning: Plan, fund, track, and manage major technology assets across their lifecycle.
- Program Management: Standardize the planning, coordination, and delivery of related IT projects.
- Performance Management: Track metrics, report outcomes, and measure portfolio value against strategic goals.
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Warum ist IT-Portfolio-Management wichtig?
Das IT-Portfolio-Management spielt eine wichtige Rolle, um Unternehmen dabei zu helfen, eine umfassende Momentaufnahme der Auswirkungen und des Fortschritts eines Portfolios zu erhalten. Es stellt sicher, dass Unternehmen die finanziellen, personellen und Ressourcenanforderungen einer IT-Abteilung erfüllen.
Im Jahr 2014 belief sich der weltweite Markt für IT-Projekt- und -Portfolio-Management auf 3,6 Milliarden US-Dollar und wird bis 2024 um schätzungsweise 1 Milliarde US-Dollar weiter wachsen. Da der Wert und die Komplexität von IT-Abteilungen zunehmen, müssen ihre Projekte zusätzlich überwacht werden.
Sie sollten IT-Portfolios verwalten, sobald IT-Projekte zu einer bedeutenden Einnahmequelle oder Ressourcenverwendung für Ihr Unternehmen werden.
Herausforderungen des IT-Portfolio-Managements
IT-Portfolio-Management ist ein komplexes und anspruchsvolles Unterfangen. Hier sind einige der häufigsten Herausforderungen, mit denen IT-Portfoliomanager*innen konfrontiert sind:
- Implementierung: Es kann schwierig sein, Änderungen in einer IT-Umgebung mit hochspezialisierten Fähigkeiten und gut etablierten Prozessen zu implementieren.
„Es kann Widerstände dagegen geben, neue Aufgaben oder Tools zu akzeptieren, mit denen sie leichter zu bewältigen sind. Das kann eine Herausforderung sein, wenn Menschen ein neues Portfolio-Management-Tool verwenden sollen. Diese kann aber überwunden werden, indem die Vorteile für alle beteiligten Benutzer*innen auf allen Ebenen vermittelt werden“, sagt Nabity. - Berichterstattung: IT-Projekte unterscheiden sich in Thema und Umfang, wodurch es schwierig sein kann, ein standardisiertes Berichtssystem zu erstellen.
„Leistungsberichte können viele Formen annehmen. Da Systeme unterschiedliche Formate verwenden, können die Daten inkompatibel sein und keine Automatisierung genutzt werden, was die Berichterstattung äußerst mühsam und zeitaufwendig machen kann. Wenn der Bericht generiert wird, ist er bereits veraltet. Viele Unternehmen verwenden Echtzeit- und manuelle Inaktivitätsberichte, wodurch ebenfalls potenzielle Fehler und Effizienzmängel entstehen können“, sagt Nabity. - Ressourcenmanagement: Eine entscheidende Ressource für IT-Projekte sind die technischen Kenntnisse und Fähigkeiten des Teams. Ein geeignetes Ressourcenmanagement verhindert Burnout im Team und sorgt dafür, dass Ihre wichtigste Ressource ihr volles Potenzial entfalten kann.
„Es gibt eine begrenzte Anzahl von Mitarbeitenden, eine Wunschliste von nicht priorisierten Projekten und eine begrenzte Menge an Zeit, um alle Projekte zu erledigen. Unternehmen müssen sich mehr Zeit nehmen, um im Vorfeld zu planen und zu verstehen, wie man Teams zusammenstellt, die sich auf die Ergebnisse konzentrieren, nicht nur auf Projekte“, sagt Khumprakob. - Zusammenarbeit: Verschiedene Abteilungen haben verschiedene Bedürfnisse, und es kann schwierig sein, Zeitpläne, Berichte und Leistungen zwischen Teams abzustimmen.
„Ich habe mit IT-Teams gearbeitet, als ich interner Berater bei HP war. Wir haben versucht, Workshops zum Portfolio-Management zu veranstalten, mussten aber feststellen, dass es sich dabei nicht um einen Einzelsport handelt, in der Personen individuell trainiert werden können. Portfolio-Management ist ein Teamsport, der die Zusammenarbeit aller Beteiligten erfordert“, sagt Englund. - Multitasking: Effektive IT-Portfoliomanager*innen können eine große Anzahl von Projekten betreuen. Es ist wichtig, die spezifischen Anforderungen der einzelnen Projekte im Portfolio zu ermitteln und zu berücksichtigen.
- Transparenz: Es ist von entscheidender Bedeutung, den Prozess zur Anzeige und Berichterstattung des Projektstatus zu standardisieren. So können Sie Redundanzen vermeiden und anderen Manager*innen ermöglichen, den Fortschritt von IT-Projekten zu verfolgen. „Eine große Herausforderung ist die Gewährleistung von Transparenz. Sie haben möglicherweise mehrere IT-Projekte an verschiedenen Standorten, die alle unterschiedliche Formate haben. Wenn es keine Standardisierung der Berichtsdaten gibt, ist es schwierig, verschiedene Projekte objektiv zu evaluieren“, sagt Touesnard.
Why Is IT Portfolio Management Important?
IT portfolio management is important because it provides organizations with a clear framework for evaluating, prioritizing, and governing technology initiatives. Without it, technology spending may not align with strategy. A structured portfolio helps leaders fund the right initiatives, adapt to change, and measure business value.
Learn more about the importance, functions, benefits, challenges, and more with this comprehensive guide to project portfolio management.
Who Manages IT Portfolios?
IT portfolio managers usually manage IT portfolios with support from IT leaders, finance teams, project managers, and business stakeholders. They oversee budgets, resources, timelines, risk, and value so the organization can prioritize technology work and keep investments aligned with business goals.
Learn more about the benefits, challenges, and tips to overcome them, the process, software, tools, and more with this guide to enterprise project portfolio management (EPPM).
Ziele des IT-Portfolio-Managements
Die Ziele des IT-Portfolio-Managements bestehen darin, eine Überlastung der IT-Abteilung zu vermeiden und ein gut verwaltetes Portfolio aufrechtzuerhalten. Ein erfolgreiches Portfolio-Management sollte die Transparenz erhöhen, den Wert der Investitionen maximieren und die Entscheidungsfindung erleichtern.
„Strategische Ziele sind wichtig, um alle Projekte mit der Unternehmensstrategie zu verknüpfen. Dazu muss die IT-Abteilung sicherstellen, dass ihre Ziele mit denen der anderen Unternehmensabteilungen übereinstimmen“, sagt Randall Englund, Gründer von Englund Project Management Consultancy.
Hier sind einige gängige strategische Ziele für das IT-Portfolio-Management:
- Zentralisierte Transparenz von Assets und Initiativen: Bewahren Sie alle Berichte und Projektinformationen an einem zugänglichen Ort auf. „Sorgen Sie für einen einfachen Zugang zu Informationen, damit Ihr Team rechtzeitig fundierte Entscheidungen treffen kann“, empfiehlt Brad Touesnard, CEO von SpinupWP.
- Projektpriorisierung: Konzentrieren Sie sich auf Projekte mit standardisierten Kriterien, um eine möglichst effiziente Nutzung von Zeit und Ressourcen zu gewährleisten. Die richtige Priorisierung ermöglicht Ihnen, den Wert von IT-Investitionen zu maximieren und die Risiken zu minimieren.
- Vereinfachte Entscheidungsfindung von Führungskräften: Stellen Sie Informationen bereit, die den Führungskräften ermöglichen, erfolgreiche Projekte zu erkennen, sodass sie entsprechende Maßnahmen ergreifen können.
- Ressourcenmanagement: Sorgen Sie für maximalen ROI und vermeiden Sie eine Überlastung Ihres IT-Teams, indem Sie die verfügbaren Ressourcen optimal nutzen.
„Bestimmen Sie die erforderlichen Ressourcen für jedes Projekt und ziehen Sie innerhalb jeder Kategorie eine Trennlinie, sodass Projekte mit höchster Priorität finanziert werden und Projekte mit niedrigerer Priorität nicht – oder erst dann, wenn Ressourcen verfügbar sind. Der größte Vorteil besteht darin, dass ausgewählte Projekte vollständig finanziert und weniger Projekte gleichzeitig bearbeitet werden. So werden im Laufe der Zeit mehr Projekte abgeschlossen“, sagt Englund. - Zustimmung der Führungskräfte: Sichern Sie sich die Zustimmung der Führungskräfte zu neuen Projekten, indem Sie feststellen und nachweisen, dass die aktuellen Projekte erfolgreich sind. Mit der Zustimmung der Führungskräfte werden auch andere Manager*innen und Teammitglieder leichter mitziehen.
„Eine der größten Herausforderungen beim Einrichten eines IT-Portfolio-Managementprozesses besteht darin, die Abteilungsleitung zu überzeugen und zur Teilnahme und Unterstützung des Prozesses zu bewegen. Das bedeutet, dass der Prozess einfach zu verstehen sein muss und die Leitung das Gefühl haben muss, dass ihre Bedenken und ihr Feedback zur Ressourcenzuweisung berücksichtigt werden“, sagt Englund. - Effizienz: Schließen Sie mehr Projekte ab und erzielen Sie bessere Ergebnisse, indem Sie den Zeit- und Ressourceneinsatz optimieren. „Optimieren Sie Ihre Ressourcen, um einen zuverlässigen, flexiblen und skalierbaren Zugang zu bieten und die Produktivität und Mobilität zu steigern“, empfiehlt Touesnard.
IT Portfolio Management Use Cases
IT portfolio management use cases often fall into three categories: strategic, operational, and financial. Strategic means deciding what to invest in and why; operational refers to managing execution and delivery on an ongoing basis; and financial includes everything to do with allocating and evaluating funds and investment value. Several examples can be included in multiple categories because many portfolio decisions affect strategy, operations, and finances simultaneously.
Strategic Use
Here are some strategic use examples of IT portfolio management:
- Strategic Alignment: Compare proposed IT work against business goals, customer needs, risk, and expected value before approving new projects.
- Digital Transformation Planning: Group cloud, automation, data, AI, and modernization initiatives into one portfolio so leaders can sequence work and avoid competing priorities.
- Application Rationalization: Review the application portfolio to retire duplicate, outdated, or low-value systems and reinvest in tools that better support the business.
- Innovation Prioritization: Evaluate emerging technology ideas against capacity, cost, business value, and risk before moving them into active delivery.
Operational Use
Here are some operational use examples of IT portfolio management:
- Resource Capacity Planning: Match IT demand with available people, skills, time, and funding to help teams avoid overcommitment.
- Project and Program Oversight: Track timelines, dependencies, issues, and delivery status across related IT initiatives instead of reviewing each project in isolation.
- Risk and Compliance Management: Identify cybersecurity, vendor, regulatory, and delivery risks across the portfolio to help leaders prioritize mitigation efforts.
- Service and Asset Lifecycle Management: Monitor systems, infrastructure, and technology assets from launch through maintenance, replacement, or retirement.
Financial Use
Here are some financial use examples of IT portfolio management:
- Budget Prioritization: Rank IT investments by value, cost, urgency, and strategic fit to enable leaders to fund the highest-priority work first.
- Cost Optimization: Compare spending across projects, applications, vendors, and infrastructure to identify waste, duplication, and opportunities for savings.
- Investment Performance Tracking: Measure whether IT projects deliver expected benefits, ROI, cost reductions, or business outcomes after approval.
- Capital Planning: Plan and manage major technology investments, such as infrastructure upgrades, platform replacements, and enterprise software deployments, across budget cycles.
IT Portfolio Management Framework
An IT portfolio management framework gives teams a repeatable workflow for processing technology requests. With an effective framework, demand can quickly move through approval, delivery, and adjustment. A frameworks helps organizations consistently prioritize work and monitor portfolio health when business needs, budgets, risks, or capacity change.
Here are the main stages in an IT portfolio management framework:
- Collect Demand: Capture project requests, system needs, maintenance work, risk items, and improvement ideas through a consistent intake process.
- Categorize Work: Group requests by type, like growth, maintenance, compliance, security, infrastructure, modernization, or transformation.
- Assess Value and Effort: Review expected benefits, cost, urgency, risk, dependencies, staffing needs, and timing before work moves forward.
- Rank and Select Work: Compare requests against shared criteria and choose the work that best fits available capacity, funding, and business priorities.
- Sequence the Roadmap: Order approved work based on dependencies, deadlines, resources, and business impact.
- Monitor Portfolio Health: Track status, spend, capacity, risk, delivery progress, and expected outcomes across active work.
- Rebalance as Conditions Change: Rebalance work when priorities, budgets, risks, or performance change. This might mean pausing or accelerating work, reallocating resources, or shifting timelines.
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IT Portfolio Management Tools and Software
IT portfolio management tools help teams centralize technology work, compare demand, manage resources, and report performance across projects, assets, applications, and services. The right platform can improve portfolio visibility, automate routine updates, support governance, and help leaders connect IT investments to business outcomes.
Here are IT portfolio management tools and software options to consider:
- Smartsheet suits organizations that need an intelligent work management platform for IT portfolio visibility, demand tracking, capacity planning, and executive reporting.
- Planisware suits organizations that need structured request intake, comparable project scoring, resource and capacity management, and visibility across IT, application, technology, capability, and project portfolios.
- Planview fits enterprises that need to prioritize, centralize, standardize, and model portfolio work while balancing resources, capacity, risks, and funding across large-scale initiatives.
- ServiceNow suits organizations that want to connect demand, resources, projects, and portfolio oversight inside a broader workflow platform for strategy, value, and delivery management.
- SoftwareOne fits organizations that need portfolio management support for software and cloud estates, including governance, risk reduction, procurement, use rights, SaaS visibility, and spend optimization.
Smartsheet for IT Portfolio Management
IT portfolio management by Smartsheet provides organizations with a single platform to align IT investments with business goals, prioritize demand, plan capacity, manage scope, and report portfolio performance. Teams can centralize IT requests, connect data across tools, support multiple delivery methods, and scale repeatable processes across projects. Watch a demo, today!
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Komponenten des IT-Portfolio-Managements
Das IT-Portfolio-Management umfasst die gesamte Planung und Priorisierung von IT-Projekten in einem Unternehmen. Nach dem Priorisieren und Kategorisieren von Projekten innerhalb eines Portfolios müssen die Manager*innen eine fortlaufende Struktur schaffen und ein System zur Messung und Beschreibung der Leistung entwickeln. Schließlich umfasst das IT-Portfolio-Management auch visuelle Komponenten wie das Design und die Gestaltung von Produkten für die Kund*innen.
Viele Teams tragen zum Projekterfolg bei. Das folgende Schema unterstützt Sie dabei, ein Unternehmen als Team zu betrachten und es zu vermeiden, Misserfolge individuellen Abteilungen oder Personen anzulasten.
Erfolgreiches IT-Portfolio-Management umfasst viele Ebenen:
- Portfolio-Ebene: Die Portfolio-Ebene besteht aus den grundlegenden Komponenten der Planung, Priorisierung, Implementierung und Überwachung des Portfolios. Diese Elemente sind immer im Spiel und alle gleich wichtig.
- Managementebene: Die Managementebene konzentriert sich auf die Verwaltung der Unterstützung für einzelne Projekte innerhalb des Portfolios. Diese Ebene umfasst Strategien und Prozesse des Projekt-, Risiko- und Finanzmanagements.
- Rahmenebene: Die Rahmenebene bestimmt, wie die Manager*innen mit der Management- und Portfolio-Ebene umgehen. Auf dieser Ebene entwickeln die Manager*innen Methoden zum Verwalten und Priorisieren des Portfolios.
- Visuelle Ebene: Die visuelle Ebene umfasst Berichte, Tabellen und Dashboards, die von Software generiert wurden. Diese Ebene stellt alle anderen Ebenen visuell dar, wenn der Portfoliostatus gemeldet und freigegeben wird.
IT-Portfolio-Managementprozess – Schritt für Schritt
Das Management eines IT-Portfolios erfordert vier Schritte: Organisieren Sie die Projekte innerhalb Ihres Portfolios und ihre wichtigen Leistungsindikatoren (KPIs). Bestimmen Sie die Unternehmensmission und legen Sie einen Rahmen für die Priorisierung fest. Priorisieren Sie die Projekte und weisen Sie Ressourcen zu. Überwachen und überprüfen Sie die Fortschritte kontinuierlich.
- IT-Projekte innerhalb des Unternehmens auflisten: Erstellen Sie eine Liste aktueller und potenzieller Projekte sowie verschiedener KPIs für jedes Projekt. Organisieren Sie diese Informationen, um sie bei der Priorisierung zu berücksichtigen.
- Unternehmensmission bestimmen: Nutzen Sie die Mission Ihres Unternehmens, um die Portfolioziele festzulegen und einen Rahmen für das Portfolio-Management zu schaffen.
- Projekte priorisieren: Priorisieren Sie Ihre Projektliste nach Strategie, Dringlichkeit und Bedeutung. Weisen Sie Ihre Ressourcen den Projekten zu, die das größte Potenzial für Ergebnisse haben. Für weitere Informationen zur Priorisierung von IT-Projekten lesen Sie Der ultimative Leitfaden für die Priorisierung von IT-Projekten.
- Überprüfen und überwachen: Legen Sie einen Zeitplan für die Überprüfung dieser Liste fest. Wenn Projekte abgeschlossen werden, kann es sein, dass sich die Zusammensetzung des Portfolios ändert und Anpassungen erforderlich sind.
Nähere Informationen finden Sie in unserem Leitfaden zum Portfolio-Managementprozess.
Beispiel für IT Projektportfolio-Management
IT-Projektportfolio-Management ist komplex. Mithilfe von Software und Dashboard-Tools können Sie die Details einfacher anzeigen und freigeben.
Pat Khumprakob, ein unabhängiger Berater für Produkt- und Innovationstransformation, berichtet über seine Erfahrungen mit der Priorisierung und Organisation von IT-Portfolios. „Für ein großes Unternehmen empfehle ich typischerweise einen Portfoliomix, der zu 30 Prozent aus der Instandhaltung der Infrastruktur, zu 50 Prozent aus der Verbesserung bestehender Produkte und zu 20 Prozent (vielleicht auch mehr) aus neuen Projekten besteht.
Viele Faktoren spielen bei der Priorisierung von Projekten und Initiativen eine Rolle. Einige Unternehmen achten auf die Länge des Projekts, andere auf Neuerungen, wieder andere auf größere Initiativen, die umgesetzt werden müssen. Bei der Festlegung von Projektprioritäten sehe ich mir zunächst an, wie sie sich auf die strategischen Ergebnisse auswirken. Im Kern haben Unternehmen strategische Ziele, auf die sie sich konzentrieren müssen. Meistens handelt es sich dabei um Einnahmen oder Kosteneinsparungen, aber es können auch andere Ziele wie Kundschaftszufriedenheit, Kreditwürdigkeit und Compliance verfolgt werden. Wenn wir wissen, welche dieser strategischen Ergebnisse am wichtigsten sind, können wir die Projekte nach diesen Kriterien priorisieren.“
Er fährt fort: „Hier kann es knifflig werden. Wenn wir uns bei der Priorisierung nur auf die Ausrichtung auf einen strategischen Rahmen oder ein Ziel konzentrieren würden, wären wir zum Scheitern verurteilt. Nach der Ausrichtung auf die strategischen Ziele gibt es viele Faktoren zu berücksichtigen. Nehmen wir Ressourcen und Personal als Beispiel: Wenn es drei Projekte gibt, für die IT-Arbeit erforderlich ist, um die wichtigsten strategischen Ziele zu unterstützen, was passiert dann, wenn das Unternehmen diese nicht besetzen kann? Die Personalbesetzung ist eine sehr schwierige Aufgabe. Wir stellen uns Projekte gerne als lineare, statische Aufgaben vor, aber die Realität zeigt, dass sie sehr dynamisch und unbeständig sind.
Ich empfehle, immer anhand der aktuell verfügbaren Informationen die bestmögliche Entscheidung zu treffen. Von da an geht es um die Überwachung und Anpassung, damit beim nächsten priorisierten Projekt mehr Daten für die Entscheidung vorliegen. Letztendlich würde ich meine Zeit lieber damit verbringen, etwas aufzubauen und zu schaffen, anstatt nur zu planen und zu reden.“
IT Portfolio Status Report Template
Download IT Portfolio Status Report Template for
Microsoft Excel
| Google Sheets
When to Use This Template: Use this IT portfolio status report template to summarize project progress, schedule health, budget performance, and more. It helps document risks, issues, and resource concerns across your IT portfolio. It’s ideal for recurring stakeholder updates, executive reviews, and portfolio meetings that require a quick view of active and planned work.
Notable Template Features: This template includes a live project timeline, planned project timeline, and financial status section for comparing budgeted costs, actual costs, forecasts, and variances. Use the color-coded status fields to flag proposed, in-progress, complete, overdue, scheduled, and review-ready projects.
IT Project Portfolio Dashboard Template
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When to Use This Template: Use this IT project portfolio dashboard to review delivery timelines, resource allocation, project financials, risk levels, and open action items across your IT portfolio. It’s ideal for presenting portfolio status to stakeholders or comparing investment categories such as enhancements, infrastructure, and new ventures.
Notable Template Features: This dashboard template includes a delivery timeline, a resource allocation chart, a project financials section, risk analysis charts, and an open and pending actions tracker. Use the visual charts to compare project duration, budget performance, risk severity, open issues, revisions, and pending work across portfolio categories.
IT Project Portfolio Management Expert Example
IT project portfolio management often requires leaders to balance maintenance work, product improvements, and new initiatives while weighing strategy, staffing, timing, and risk. Software dashboards can simplify tradeoff reviews by centralizing project details, status, resources, and decision criteria.
Pat Khumprakob, an independent product and innovation transformation consultant, shares his experience prioritizing and organizing IT portfolios.
“For a large company, typically I look for a portfolio mix of infrastructure maintenance at 30 percent, existing product enhancements at about 50 percent, and new ventures at 20 percent (maybe more)," he says.
“A lot of factors go into project and initiative prioritization. Some companies will look at project length, others [will look at whether] something is new, others [at whether] there are major initiatives that have to happen,” Khumprakob continues. He says that prioritization should “map to strategic outcomes.” A business has strategic goals to focus on. “Most often these goals are revenue or cost savings-based, but there can be others, such as customer satisfaction, credit ratings, or compliance alignment,” Khumprakob says. “By understanding which of these strategic outcomes are most important, projects can now be prioritized against them.”
“This is where things can get tricky,” he continues. “If we were to only focus prioritization based on alignment to a strategic framework or goal set, we’d be setting ourselves up for failure.”
He says there are many factors to consider other than alignment to strategic goals. “Take resourcing and staffing — if there were three projects that required IT work to support the top strategic goals, what happens if the company can’t staff them? Staffing is a very tricky challenge. We like to think of projects as linear, static engagements, but reality shows that they are very much alive and volatile.”
“What I do is take into consideration what I know now and make my best choice. From there, it’s a matter of monitoring and adjusting so the next project to be prioritized has more data to support the decision,” he concludes. “In the end, I’d rather spend time building and doing instead of planning and pontificating.”
Best Practices für IT-Portfolios
Wir haben die Expert*innen nach ihren bewährten Verfahren für das IT-Portfolio-Management gefragt und einige ihrer besten Ratschläge zusammengestellt:
- Projektmanagementbüro einrichten und überwachen: Richten Sie ein Projektmanagementbüro ein, um die Anforderungen Ihrer verschiedenen Portfolios zu erfüllen. Bestimmen Sie eine Abteilung, die sich ausschließlich mit Ihren IT-Portfolios befasst, um sicherzustellen, dass diese Projekte mit der nötigen Sorgfalt behandelt werden.
- „Ein Projektmanagementbüro ist eine Geschäftseinheit, die sich mit der Überwachung der verschiedenen Prozesse in einem Portfolio und der Koordinierung der Bemühungen in einer Organisation befasst. Bei der Handhabung von Projektproblemen kann die Einrichtung einer Abteilung, die sich ausschließlich dem IT-Portfolio-Management widmet, sicherstellen, dass selbst die komplexesten Projekte schnell und kosteneffizient gelöst werden“, sagt Justin Nabity, Gründer von Physicians Thrive.
- Risikomanagementstrategie festlegen: Standardisieren Sie Ihre Risikomanagementstrategie für Ihr gesamtes Portfolio und legen Sie einen Zeitplan für die Neubewertung des Risikos im Projektverlauf fest.
„Ein wichtiger Schritt in der Überprüfungsphase ist die Bewertung des Risiko-Rendite-Profils des Projekts. Durch die Entwicklung einer organisatorischen Risikomanagementstrategie können Unternehmen den PPM-Erfolg vorantreiben. Das beginnt mit der Bewertung des inhärenten und potenziellen Risikos eines jeden Projekts und dem anschließenden Vergleich mit dem Gesamtportfolio, anstatt einzelne Initiativen zu vergleichen. Führungskräfte müssen aufpassen, dass sie nicht den Fehler machen, nur einmal pro Projekt eine Risikobewertung durchzuführen“, sagt Nabity. - Priorisierungskriterien sorgfältig auswählen:
- Bestimmen Sie das Potenzial eines Projekts, einen Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen. „Unternehmen, die keine gut durchdachte Methodik zur Priorisierung ihres Portfolios haben, investieren möglicherweise in weniger vielversprechende Projekte“, sagt Tanya Zhang, Mitbegründerin von Nimble Made.
- Flexibel bleiben: Passen Sie den Zeitplan für neue Projekte an, um sicherzustellen, dass Ihre IT-Teams die erforderlichen Ressourcen haben und nicht überlastet werden. „Ziele oder Anforderungen verschiedener Geschäftsbereiche können sich gegenseitig ausschließen oder überschneiden oder sich im Laufe der Zeit ändern. Es ist entscheidend, die wichtigsten Anstrengungen vom Rest zu trennen und immer wieder zu überprüfen“, sagt Zhang.
- Verfügbare Software nutzen: Optimieren Sie Prozesse, indem Sie IT-Portfolio-Management-Software verwenden, um Berichte und Dashboards zu erstellen. Suchen Sie eine Software, die mit den Prozessen Ihres Unternehmens kompatibel ist, anstatt Ihre Prozesse zu ändern, um sie an die Software anzupassen.
Wie sich das IT-Portfolio-Management vom Projektportfolio-Management unterscheidet
Das IT-Portfolio-Management befasst sich ausschließlich mit der IT-Abteilung und ihrem Ressourcenmanagement, während sich das Projektportfolio-Management auf den Erfolg und die Zeitpläne der einzelnen Projekte konzentriert.
IT-Projekte sind tendenziell mit hohen Risiken und hohem Gewinn verbunden. Es muss sichergestellt werden, dass die IT-Projekte die Unternehmensziele einhalten, das Budget nicht überschreiten und die vorgegebenen Messzahlen erreichen. Transparenz und eine standardisierte Berichterstattung sind auch wichtig, um die Zustimmung der Führungskräfte von Anfang an zu sichern.
Geschichte des IT-Portfolio-Managements
Als die IT-Abteilungen wuchsen, brauchten die Manager*innen Strategien, um ihre spezifischen Anforderungen zu erfüllen. Ursprünglich war das IT-Portfolio-Management auf ein projektorientiertes Management ausgerichtet, hat sich jedoch weiterentwickelt und befasst sich nun stärker mit Geschäftsstrategien und der Vernetzung verschiedener Teams und Stakeholder*innen.
Der Begriff Informationstechnik wurde erstmals 1978 erwähnt. Der Begriff Portfolio-Management stammt aus den 1950er-Jahren, als Unternehmen begannen, Projekte zu gruppieren, um Risiken und potenzielle Gewinne abzuschätzen. Der Demingkreis, der erstmals 1950 eingeführt wurde, ist eine frühe Strategie des Portfolio-Managements, die einen vierteiligen Ansatz beschreibt. Das Modell Plan, Do, Study, Act (Planen, Umsetzen, Überprüfen, Handeln) betont die Notwendigkeit, Geschäftsprozesse kontinuierlich zu organisieren und zu überprüfen, um die Ergebnisse für eine Gruppe von Projekten zu verbessern.
In den frühen 1970er-Jahren behandelten die Unternehmen ihre IT-Abteilungen als Erweiterung der herkömmlicheren Gegenstücke. Mit der Weiterentwicklung der Computertechnologie wurde jedoch deutlich, dass die IT-Abteilungen neue Managementstandards benötigen.
Im Jahr 2002 beschrieb Chris Verhoef diese neuen Anforderungen in einem Artikel in Science of Computer Programming mit dem Titel Quantitative IT Portfolio Management (Quantitatives IT-Portfolio-Management). Laut Verhoef wurde dieser neue Ansatz „in mehreren Unternehmen mit jährlichen IT-Budgets in Milliardenhöhe angewandt und hat den Führungskräften maßgeblich geholfen, den größten Produktionsfaktor in ihren Unternehmen in den Griff zu bekommen: die Informationstechnik“. Dieser Ansatz bildet heute die Grundlage für die allgemeine Strategie des IT-Portfolio-Managements.
IT Portfolio Management FAQs
IT portfolio management focuses on technology investments, systems, applications, infrastructure, IT resources, and technical risk. Project portfolio management applies more broadly to projects across the organization. ITPM often requires closer attention to cybersecurity, compliance, technical debt, system dependencies, lifecycle planning, and IT service needs.
An IT organization should adopt portfolio management to improve visibility, prioritize the highest-value work, manage limited resources, and connect technology investments to business goals. ITPM also helps leaders reduce duplication, justify funding decisions, balance risk, and explain portfolio decisions to executives and stakeholders.
ITPM helps manage technical debt and lifecycle risk by improving visibility into aging systems, unsupported or duplicated applications, and other technology gaps. This helps leaders assess business value and prioritize remediation work, replacements, and maintenance as needed.
Measure IT portfolio performance by tracking financial, delivery, resource, risk, and value metrics together. Common measures include budget variance, schedule status, resource capacity, project health, benefits realization, risk exposure, application health, service impact, technical debt, and alignment between IT investments and business priorities.
To get started with IT portfolio management, create a clear inventory of current IT projects. Describe all your systems and note your costs, risks, owners, and resource needs. Then define your criteria to prioritize the highest-value initiatives. Create a simple reporting cadence before adding more advanced dashboards, automation, or governance workflows.