Was ist Portfolio-Management?
Portfolio-Management bezieht sich auf die strategische Verwaltung und Organisation von Projekten in einem Unternehmen. Portfoliomanager*innen konzentrieren sich bei Entscheidungen auf Elemente wie Projektbudgets, Ressourcennutzung und Zeitpläne.
IT-Portfolio-Management konzentriert sich ausschließlich auf die Projekte und Teams der IT-Abteilung. IT-Portfoliomanager*innen bewerten IT-Projekte nach ihrem Wachstumspotenzial und der Übereinstimmung mit den Unternehmenswerten sowie nach der Kostenreduzierung für IT-Vorhaben.
Weitere Informationen finden Sie in unserer Übersicht zum Projektportfolio-Management.
IT-Portfolio-Governance
IT-Portfolio-Governance ist die Strategie, mit der ein Unternehmen seine IT-Projekte verwaltet. Sie betont die Rendite von IT-Investitionen mit einem Fokus auf die Mission eines Unternehmens und den angemessenen Ressourceneinsatz zum Erreichen seiner Ziele.
IT-Portfolio-Governance besteht aus sechs Kernkomponenten:
- Strategie: Entwickeln Sie einen Plan und einen Ansatz.
- Unternehmensarchitektur: Skizzieren Sie, wie verschiedene Komponenten von IT-Projekten miteinander interagieren.
- IT-Portfolio-Management: Wenden Sie Ihre Strategie auf bestehende Projekte an.
- Business-Case-Analyse/Kapitalanlagenplanung: Führen Sie eine Best-Value-Analyse konkreter und hypothetischer Faktoren durch, die sich auf Investitionen auswirken könnten.
- Programm-Management: Standardisieren Sie die Methoden für das Management von Projekten.
- Leistungsmanagement: Verwalten und berichten Sie über Leistungsmesszahlen innerhalb von Projekten, Programmen und Portfolios.
Warum ist IT-Portfolio-Management wichtig?
Das IT-Portfolio-Management spielt eine wichtige Rolle, um Unternehmen dabei zu helfen, eine umfassende Momentaufnahme der Auswirkungen und des Fortschritts eines Portfolios zu erhalten. Es stellt sicher, dass Unternehmen die finanziellen, personellen und Ressourcenanforderungen einer IT-Abteilung erfüllen.
Im Jahr 2014 belief sich der weltweite Markt für IT-Projekt- und -Portfolio-Management auf 3,6 Milliarden US-Dollar und wird bis 2024 um schätzungsweise 1 Milliarde US-Dollar weiter wachsen. Da der Wert und die Komplexität von IT-Abteilungen zunehmen, müssen ihre Projekte zusätzlich überwacht werden.
Sie sollten IT-Portfolios verwalten, sobald IT-Projekte zu einer bedeutenden Einnahmequelle oder Ressourcenverwendung für Ihr Unternehmen werden.
Wer verwaltet IT-Portfolios?
IT-Portfoliomanager*innen sind spezialisierte Projektmanager*innen, die sich auf IT-Projekte konzentrieren. Sie sind dafür verantwortlich, dass die Projekte im Rahmen des Budgets bleiben, das Zeitmanagement der IT-Teams optimiert wird und die Ressourcen angemessen zugewiesen werden.
Ziele des IT-Portfolio-Managements
Die Ziele des IT-Portfolio-Managements bestehen darin, eine Überlastung der IT-Abteilung zu vermeiden und ein gut verwaltetes Portfolio aufrechtzuerhalten. Ein erfolgreiches Portfolio-Management sollte die Transparenz erhöhen, den Wert der Investitionen maximieren und die Entscheidungsfindung erleichtern.
„Strategische Ziele sind wichtig, um alle Projekte mit der Unternehmensstrategie zu verknüpfen. Dazu muss die IT-Abteilung sicherstellen, dass ihre Ziele mit denen der anderen Unternehmensabteilungen übereinstimmen“, sagt Randall Englund, Gründer von Englund Project Management Consultancy.
Hier sind einige gängige strategische Ziele für das IT-Portfolio-Management:
- Zentralisierte Transparenz von Assets und Initiativen: Bewahren Sie alle Berichte und Projektinformationen an einem zugänglichen Ort auf. „Sorgen Sie für einen einfachen Zugang zu Informationen, damit Ihr Team rechtzeitig fundierte Entscheidungen treffen kann“, empfiehlt Brad Touesnard, CEO von SpinupWP.
- Projektpriorisierung: Konzentrieren Sie sich auf Projekte mit standardisierten Kriterien, um eine möglichst effiziente Nutzung von Zeit und Ressourcen zu gewährleisten. Die richtige Priorisierung ermöglicht Ihnen, den Wert von IT-Investitionen zu maximieren und die Risiken zu minimieren.
- Vereinfachte Entscheidungsfindung von Führungskräften: Stellen Sie Informationen bereit, die den Führungskräften ermöglichen, erfolgreiche Projekte zu erkennen, sodass sie entsprechende Maßnahmen ergreifen können.
- Ressourcenmanagement: Sorgen Sie für maximalen ROI und vermeiden Sie eine Überlastung Ihres IT-Teams, indem Sie die verfügbaren Ressourcen optimal nutzen.
„Bestimmen Sie die erforderlichen Ressourcen für jedes Projekt und ziehen Sie innerhalb jeder Kategorie eine Trennlinie, sodass Projekte mit höchster Priorität finanziert werden und Projekte mit niedrigerer Priorität nicht – oder erst dann, wenn Ressourcen verfügbar sind. Der größte Vorteil besteht darin, dass ausgewählte Projekte vollständig finanziert und weniger Projekte gleichzeitig bearbeitet werden. So werden im Laufe der Zeit mehr Projekte abgeschlossen“, sagt Englund. - Zustimmung der Führungskräfte: Sichern Sie sich die Zustimmung der Führungskräfte zu neuen Projekten, indem Sie feststellen und nachweisen, dass die aktuellen Projekte erfolgreich sind. Mit der Zustimmung der Führungskräfte werden auch andere Manager*innen und Teammitglieder leichter mitziehen.
„Eine der größten Herausforderungen beim Einrichten eines IT-Portfolio-Managementprozesses besteht darin, die Abteilungsleitung zu überzeugen und zur Teilnahme und Unterstützung des Prozesses zu bewegen. Das bedeutet, dass der Prozess einfach zu verstehen sein muss und die Leitung das Gefühl haben muss, dass ihre Bedenken und ihr Feedback zur Ressourcenzuweisung berücksichtigt werden“, sagt Englund. - Effizienz: Schließen Sie mehr Projekte ab und erzielen Sie bessere Ergebnisse, indem Sie den Zeit- und Ressourceneinsatz optimieren. „Optimieren Sie Ihre Ressourcen, um einen zuverlässigen, flexiblen und skalierbaren Zugang zu bieten und die Produktivität und Mobilität zu steigern“, empfiehlt Touesnard.
Komponenten des IT-Portfolio-Managements
Das IT-Portfolio-Management umfasst die gesamte Planung und Priorisierung von IT-Projekten in einem Unternehmen. Nach dem Priorisieren und Kategorisieren von Projekten innerhalb eines Portfolios müssen die Manager*innen eine fortlaufende Struktur schaffen und ein System zur Messung und Beschreibung der Leistung entwickeln. Schließlich umfasst das IT-Portfolio-Management auch visuelle Komponenten wie das Design und die Gestaltung von Produkten für die Kund*innen.
Viele Teams tragen zum Projekterfolg bei. Das folgende Schema unterstützt Sie dabei, ein Unternehmen als Team zu betrachten und es zu vermeiden, Misserfolge individuellen Abteilungen oder Personen anzulasten.
Erfolgreiches IT-Portfolio-Management umfasst viele Ebenen:
- Portfolio-Ebene: Die Portfolio-Ebene besteht aus den grundlegenden Komponenten der Planung, Priorisierung, Implementierung und Überwachung des Portfolios. Diese Elemente sind immer im Spiel und alle gleich wichtig.
- Managementebene: Die Managementebene konzentriert sich auf die Verwaltung der Unterstützung für einzelne Projekte innerhalb des Portfolios. Diese Ebene umfasst Strategien und Prozesse des Projekt-, Risiko- und Finanzmanagements.
- Rahmenebene: Die Rahmenebene bestimmt, wie die Manager*innen mit der Management- und Portfolio-Ebene umgehen. Auf dieser Ebene entwickeln die Manager*innen Methoden zum Verwalten und Priorisieren des Portfolios.
- Visuelle Ebene: Die visuelle Ebene umfasst Berichte, Tabellen und Dashboards, die von Software generiert wurden. Diese Ebene stellt alle anderen Ebenen visuell dar, wenn der Portfoliostatus gemeldet und freigegeben wird.
IT-Portfolio-Managementprozess – Schritt für Schritt
Das Management eines IT-Portfolios erfordert vier Schritte: Organisieren Sie die Projekte innerhalb Ihres Portfolios und ihre wichtigen Leistungsindikatoren (KPIs). Bestimmen Sie die Unternehmensmission und legen Sie einen Rahmen für die Priorisierung fest. Priorisieren Sie die Projekte und weisen Sie Ressourcen zu. Überwachen und überprüfen Sie die Fortschritte kontinuierlich.
- IT-Projekte innerhalb des Unternehmens auflisten: Erstellen Sie eine Liste aktueller und potenzieller Projekte sowie verschiedener KPIs für jedes Projekt. Organisieren Sie diese Informationen, um sie bei der Priorisierung zu berücksichtigen.
- Unternehmensmission bestimmen: Nutzen Sie die Mission Ihres Unternehmens, um die Portfolioziele festzulegen und einen Rahmen für das Portfolio-Management zu schaffen.
- Projekte priorisieren: Priorisieren Sie Ihre Projektliste nach Strategie, Dringlichkeit und Bedeutung. Weisen Sie Ihre Ressourcen den Projekten zu, die das größte Potenzial für Ergebnisse haben. Für weitere Informationen zur Priorisierung von IT-Projekten lesen Sie Der ultimative Leitfaden für die Priorisierung von IT-Projekten.
- Überprüfen und überwachen: Legen Sie einen Zeitplan für die Überprüfung dieser Liste fest. Wenn Projekte abgeschlossen werden, kann es sein, dass sich die Zusammensetzung des Portfolios ändert und Anpassungen erforderlich sind.
Nähere Informationen finden Sie in unserem Leitfaden zum Portfolio-Managementprozess.
Vorlage für das IT-Portfolio-Management
Statusberichtsvorlage für IT-Portfolios herunterladen
Microsoft Excel | Google Tabellen
Verwenden Sie diese Vorlage für das IT-Portfolio-Management, um den Status Ihres IT-Portfolios abzubilden und zu präsentieren. Diese Vorlage enthält eine 12-monatige Zeitachse, Übersichten und wichtige Details für jedes Projekt. Sie können auch den Status von Projekten mithilfe des farbcodierten Statusschlüssels verfolgen und anzeigen.
Weitere herunterladbare Vorlagen für das Portfolio-Management finden Sie in unserer umfassenden Vorlagenliste.
Beispiel für IT Projektportfolio-Management
IT-Projektportfolio-Management ist komplex. Mithilfe von Software und Dashboard-Tools können Sie die Details einfacher anzeigen und freigeben.
Pat Khumprakob, ein unabhängiger Berater für Produkt- und Innovationstransformation, berichtet über seine Erfahrungen mit der Priorisierung und Organisation von IT-Portfolios. „Für ein großes Unternehmen empfehle ich typischerweise einen Portfoliomix, der zu 30 Prozent aus der Instandhaltung der Infrastruktur, zu 50 Prozent aus der Verbesserung bestehender Produkte und zu 20 Prozent (vielleicht auch mehr) aus neuen Projekten besteht.
Viele Faktoren spielen bei der Priorisierung von Projekten und Initiativen eine Rolle. Einige Unternehmen achten auf die Länge des Projekts, andere auf Neuerungen, wieder andere auf größere Initiativen, die umgesetzt werden müssen. Bei der Festlegung von Projektprioritäten sehe ich mir zunächst an, wie sie sich auf die strategischen Ergebnisse auswirken. Im Kern haben Unternehmen strategische Ziele, auf die sie sich konzentrieren müssen. Meistens handelt es sich dabei um Einnahmen oder Kosteneinsparungen, aber es können auch andere Ziele wie Kundschaftszufriedenheit, Kreditwürdigkeit und Compliance verfolgt werden. Wenn wir wissen, welche dieser strategischen Ergebnisse am wichtigsten sind, können wir die Projekte nach diesen Kriterien priorisieren.“
Er fährt fort: „Hier kann es knifflig werden. Wenn wir uns bei der Priorisierung nur auf die Ausrichtung auf einen strategischen Rahmen oder ein Ziel konzentrieren würden, wären wir zum Scheitern verurteilt. Nach der Ausrichtung auf die strategischen Ziele gibt es viele Faktoren zu berücksichtigen. Nehmen wir Ressourcen und Personal als Beispiel: Wenn es drei Projekte gibt, für die IT-Arbeit erforderlich ist, um die wichtigsten strategischen Ziele zu unterstützen, was passiert dann, wenn das Unternehmen diese nicht besetzen kann? Die Personalbesetzung ist eine sehr schwierige Aufgabe. Wir stellen uns Projekte gerne als lineare, statische Aufgaben vor, aber die Realität zeigt, dass sie sehr dynamisch und unbeständig sind.
Ich empfehle, immer anhand der aktuell verfügbaren Informationen die bestmögliche Entscheidung zu treffen. Von da an geht es um die Überwachung und Anpassung, damit beim nächsten priorisierten Projekt mehr Daten für die Entscheidung vorliegen. Letztendlich würde ich meine Zeit lieber damit verbringen, etwas aufzubauen und zu schaffen, anstatt nur zu planen und zu reden.“
Vorlage für IT-Projektportfolio-Management-Dashboard
Vorlage für IT-Projektportfolio-Management-Dashboard herunterladen
Microsoft Excel | Google Tabellen
Erstellen Sie mit dieser Vorlage ein eigenes IT-Projektportfolio-Dashboard. Wir haben es vorab mit Khumprakobs Empfehlungen ausgefüllt, aber es ist vollständig anpassbar. Geben Sie die Ressourcenzuweisung, Risikostufen und andere Diagramme und Grafiken ein, die Sie anzeigen müssen, wenn Sie Ihre eigenen Portfoliodaten teilen.
Best Practices für IT-Portfolios
Wir haben die Expert*innen nach ihren bewährten Verfahren für das IT-Portfolio-Management gefragt und einige ihrer besten Ratschläge zusammengestellt:
- Projektmanagementbüro einrichten und überwachen: Richten Sie ein Projektmanagementbüro ein, um die Anforderungen Ihrer verschiedenen Portfolios zu erfüllen. Bestimmen Sie eine Abteilung, die sich ausschließlich mit Ihren IT-Portfolios befasst, um sicherzustellen, dass diese Projekte mit der nötigen Sorgfalt behandelt werden.
- „Ein Projektmanagementbüro ist eine Geschäftseinheit, die sich mit der Überwachung der verschiedenen Prozesse in einem Portfolio und der Koordinierung der Bemühungen in einer Organisation befasst. Bei der Handhabung von Projektproblemen kann die Einrichtung einer Abteilung, die sich ausschließlich dem IT-Portfolio-Management widmet, sicherstellen, dass selbst die komplexesten Projekte schnell und kosteneffizient gelöst werden“, sagt Justin Nabity, Gründer von Physicians Thrive.
- Risikomanagementstrategie festlegen: Standardisieren Sie Ihre Risikomanagementstrategie für Ihr gesamtes Portfolio und legen Sie einen Zeitplan für die Neubewertung des Risikos im Projektverlauf fest.
„Ein wichtiger Schritt in der Überprüfungsphase ist die Bewertung des Risiko-Rendite-Profils des Projekts. Durch die Entwicklung einer organisatorischen Risikomanagementstrategie können Unternehmen den PPM-Erfolg vorantreiben. Das beginnt mit der Bewertung des inhärenten und potenziellen Risikos eines jeden Projekts und dem anschließenden Vergleich mit dem Gesamtportfolio, anstatt einzelne Initiativen zu vergleichen. Führungskräfte müssen aufpassen, dass sie nicht den Fehler machen, nur einmal pro Projekt eine Risikobewertung durchzuführen“, sagt Nabity. - Priorisierungskriterien sorgfältig auswählen:
- Bestimmen Sie das Potenzial eines Projekts, einen Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen. „Unternehmen, die keine gut durchdachte Methodik zur Priorisierung ihres Portfolios haben, investieren möglicherweise in weniger vielversprechende Projekte“, sagt Tanya Zhang, Mitbegründerin von Nimble Made.
- Flexibel bleiben: Passen Sie den Zeitplan für neue Projekte an, um sicherzustellen, dass Ihre IT-Teams die erforderlichen Ressourcen haben und nicht überlastet werden. „Ziele oder Anforderungen verschiedener Geschäftsbereiche können sich gegenseitig ausschließen oder überschneiden oder sich im Laufe der Zeit ändern. Es ist entscheidend, die wichtigsten Anstrengungen vom Rest zu trennen und immer wieder zu überprüfen“, sagt Zhang.
- Verfügbare Software nutzen: Optimieren Sie Prozesse, indem Sie IT-Portfolio-Management-Software verwenden, um Berichte und Dashboards zu erstellen. Suchen Sie eine Software, die mit den Prozessen Ihres Unternehmens kompatibel ist, anstatt Ihre Prozesse zu ändern, um sie an die Software anzupassen.
Vorteile des IT-Portfolio-Managements
IT-Portfolio-Management sorgt für mehr Effizienz, die Zustimmung der Führungskräfte zu Projekten, eine bessere Zuweisung von Ressourcen und andere Vorteile:
- Risiken minimieren: Ein starkes Portfolio-Management schafft Möglichkeiten, Risiken frühzeitig zu erkennen und zu mindern. „Konzentrieren Sie sich immer nur auf den aktuellen Schritt und testen Sie im kleinen Rahmen, bevor Sie expandieren. So lassen sich Fehler in einem frühen Stadium erkennen, in dem sie noch einfach behoben werden können“, sagt Touesnard.
- Ressourcen angemessen nutzen: Ein gut verwaltetes Portfolio nutzt das vorhandene Wissen effizient, indem es die Teams zum besten Zeitpunkt den geeigneten Projekten zuweist.
- Effizienz steigern: Durch einen standardisierten Ansatz für das Portfolio-Management werden Emotionen und Diskussionen aus dem Prozess der Projektauswahl entfernt. So können Projekte in kürzeren Zeiträumen abgeschlossen werden.
- Schnell an Veränderungen anpassen: Die Überwachung Ihres gesamten Portfolios und nicht nur einzelner Projekte ermöglicht Ihnen, Trends zu erkennen und Änderungen in einem größeren Bezugsrahmen vorzunehmen. „Überwachen Sie den Fortschritt kontinuierlich. Dadurch wird sichergestellt, dass die Agilität erhalten bleibt und die Leistung basierend auf den erzielten Ergebnissen optimiert wird“, sagt Touesnard.
- Einfach kommunizieren: Mit dem IT-Portfolio-Management können Sie einfacher Berichte erstellen und Informationen freigeben. „Implementieren Sie ein Portfolio-Management-Tool, um Daten in einem einheitlichen Format zu sammeln, das eine effiziente Berichterstattung und Analyse ermöglicht“, empfiehlt Touesnard.
- Budget einhalten: Mit einem effektiven Portfolio-Management können Sie die Projektbudgets überwachen und Ressourcen nach Bedarf zuweisen. Bedenken Sie, dass IT-Projekte tendenziell teuer sind, daher ist es wichtig, den Budgetstatus für diese Vorhaben zu überwachen.
- Führungskräfte überzeugen: Effektives IT-Portfolio-Management hilft, den Führungskräften genau zu vermitteln, wohin ihr Geld fließt. Wenn Ihr Priorisierungsprozess transparent ist, ist es wahrscheinlicher, dass die Führungskräfte Ihrem Urteil vertrauen.
- Kapitalrendite erhöhen: Standardisierte Prozesse verringern den Zeitaufwand für redundante Aufgaben, was zu einer schnelleren und besseren Projektabwicklung und einer höheren Kapitalrendite führt.
Weitere Informationen zu den Vorteilen des Portfolio-Managements finden Sie in unserem umfassenden Leitfaden für das Projekt-Portfolio-Management.
Herausforderungen des IT-Portfolio-Managements
IT-Portfolio-Management ist ein komplexes und anspruchsvolles Unterfangen. Hier sind einige der häufigsten Herausforderungen, mit denen IT-Portfoliomanager*innen konfrontiert sind:
- Implementierung: Es kann schwierig sein, Änderungen in einer IT-Umgebung mit hochspezialisierten Fähigkeiten und gut etablierten Prozessen zu implementieren.
„Es kann Widerstände dagegen geben, neue Aufgaben oder Tools zu akzeptieren, mit denen sie leichter zu bewältigen sind. Das kann eine Herausforderung sein, wenn Menschen ein neues Portfolio-Management-Tool verwenden sollen. Diese kann aber überwunden werden, indem die Vorteile für alle beteiligten Benutzer*innen auf allen Ebenen vermittelt werden“, sagt Nabity. - Berichterstattung: IT-Projekte unterscheiden sich in Thema und Umfang, wodurch es schwierig sein kann, ein standardisiertes Berichtssystem zu erstellen.
„Leistungsberichte können viele Formen annehmen. Da Systeme unterschiedliche Formate verwenden, können die Daten inkompatibel sein und keine Automatisierung genutzt werden, was die Berichterstattung äußerst mühsam und zeitaufwendig machen kann. Wenn der Bericht generiert wird, ist er bereits veraltet. Viele Unternehmen verwenden Echtzeit- und manuelle Inaktivitätsberichte, wodurch ebenfalls potenzielle Fehler und Effizienzmängel entstehen können“, sagt Nabity. - Ressourcenmanagement: Eine entscheidende Ressource für IT-Projekte sind die technischen Kenntnisse und Fähigkeiten des Teams. Ein geeignetes Ressourcenmanagement verhindert Burnout im Team und sorgt dafür, dass Ihre wichtigste Ressource ihr volles Potenzial entfalten kann.
„Es gibt eine begrenzte Anzahl von Mitarbeitenden, eine Wunschliste von nicht priorisierten Projekten und eine begrenzte Menge an Zeit, um alle Projekte zu erledigen. Unternehmen müssen sich mehr Zeit nehmen, um im Vorfeld zu planen und zu verstehen, wie man Teams zusammenstellt, die sich auf die Ergebnisse konzentrieren, nicht nur auf Projekte“, sagt Khumprakob. - Zusammenarbeit: Verschiedene Abteilungen haben verschiedene Bedürfnisse, und es kann schwierig sein, Zeitpläne, Berichte und Leistungen zwischen Teams abzustimmen.
„Ich habe mit IT-Teams gearbeitet, als ich interner Berater bei HP war. Wir haben versucht, Workshops zum Portfolio-Management zu veranstalten, mussten aber feststellen, dass es sich dabei nicht um einen Einzelsport handelt, in der Personen individuell trainiert werden können. Portfolio-Management ist ein Teamsport, der die Zusammenarbeit aller Beteiligten erfordert“, sagt Englund. - Multitasking: Effektive IT-Portfoliomanager*innen können eine große Anzahl von Projekten betreuen. Es ist wichtig, die spezifischen Anforderungen der einzelnen Projekte im Portfolio zu ermitteln und zu berücksichtigen.
- Transparenz: Es ist von entscheidender Bedeutung, den Prozess zur Anzeige und Berichterstattung des Projektstatus zu standardisieren. So können Sie Redundanzen vermeiden und anderen Manager*innen ermöglichen, den Fortschritt von IT-Projekten zu verfolgen. „Eine große Herausforderung ist die Gewährleistung von Transparenz. Sie haben möglicherweise mehrere IT-Projekte an verschiedenen Standorten, die alle unterschiedliche Formate haben. Wenn es keine Standardisierung der Berichtsdaten gibt, ist es schwierig, verschiedene Projekte objektiv zu evaluieren“, sagt Touesnard.
Wie sich das IT-Portfolio-Management vom Projektportfolio-Management unterscheidet
Das IT-Portfolio-Management befasst sich ausschließlich mit der IT-Abteilung und ihrem Ressourcenmanagement, während sich das Projektportfolio-Management auf den Erfolg und die Zeitpläne der einzelnen Projekte konzentriert.
IT-Projekte sind tendenziell mit hohen Risiken und hohem Gewinn verbunden. Es muss sichergestellt werden, dass die IT-Projekte die Unternehmensziele einhalten, das Budget nicht überschreiten und die vorgegebenen Messzahlen erreichen. Transparenz und eine standardisierte Berichterstattung sind auch wichtig, um die Zustimmung der Führungskräfte von Anfang an zu sichern.
Unterschiede zwischen allgemeinem Projekt- und IT-Portfolio-Management
In der folgenden Tabelle werden die Unterschiede zwischen dem Portfolio-Management für allgemeine Projekte und für die IT erläutert:
| Projektportfolio-Management | IT-Portfolio-Management | |
|---|---|---|
| Fokus | Erfolg einzelner Projekte | Einhaltung der Unternehmensmission bei IT-Projekten und Management von hochspezialisierten Mitarbeitenden und Ressourcen |
| Team | Allgemeines Wissen | Hochspezialisiertes Wissen |
| Häufigste Priorisierungskriterien | Einhaltung des Budgets, Kapitalrendite, Lieblingsprojekte der Führungskräfte | Infrastrukturverbesserungen, Marktrelevanz, Ressourcenmanagement |
| Struktur | Pyramidenstruktur mit standardisierten Plänen und Abläufen | Quadratische Struktur, wobei jede Ebene gleichermaßen für den Erfolg oder Misserfolg von Projekten verantwortlich ist |
Geschichte des IT-Portfolio-Managements
Als die IT-Abteilungen wuchsen, brauchten die Manager*innen Strategien, um ihre spezifischen Anforderungen zu erfüllen. Ursprünglich war das IT-Portfolio-Management auf ein projektorientiertes Management ausgerichtet, hat sich jedoch weiterentwickelt und befasst sich nun stärker mit Geschäftsstrategien und der Vernetzung verschiedener Teams und Stakeholder*innen.
Der Begriff Informationstechnik wurde erstmals 1978 erwähnt. Der Begriff Portfolio-Management stammt aus den 1950er-Jahren, als Unternehmen begannen, Projekte zu gruppieren, um Risiken und potenzielle Gewinne abzuschätzen. Der Demingkreis, der erstmals 1950 eingeführt wurde, ist eine frühe Strategie des Portfolio-Managements, die einen vierteiligen Ansatz beschreibt. Das Modell Plan, Do, Study, Act (Planen, Umsetzen, Überprüfen, Handeln) betont die Notwendigkeit, Geschäftsprozesse kontinuierlich zu organisieren und zu überprüfen, um die Ergebnisse für eine Gruppe von Projekten zu verbessern.
In den frühen 1970er-Jahren behandelten die Unternehmen ihre IT-Abteilungen als Erweiterung der herkömmlicheren Gegenstücke. Mit der Weiterentwicklung der Computertechnologie wurde jedoch deutlich, dass die IT-Abteilungen neue Managementstandards benötigen.
Im Jahr 2002 beschrieb Chris Verhoef diese neuen Anforderungen in einem Artikel in Science of Computer Programming mit dem Titel Quantitative IT Portfolio Management (Quantitatives IT-Portfolio-Management). Laut Verhoef wurde dieser neue Ansatz „in mehreren Unternehmen mit jährlichen IT-Budgets in Milliardenhöhe angewandt und hat den Führungskräften maßgeblich geholfen, den größten Produktionsfaktor in ihren Unternehmen in den Griff zu bekommen: die Informationstechnik“. Dieser Ansatz bildet heute die Grundlage für die allgemeine Strategie des IT-Portfolio-Managements.
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