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Lernen Sie deutsche Unternehmen kennen, die mithilfe von Smartsheet die Krise meistern
Niemand hätte die Krise durch die COVID-19-Pandemie vorhersagen können. In Bezug auf Unternehmen zeigte sie Bereiche, in denen ein Mangel an digitaler Reife bedeutete, dass sie auf den Ausfall schlecht vorbereitet waren. Und speziell für deutsche Unternehmen hieß dies, dass eine Kultur der digitalen Nicht-Bereitschaft bedeutete, schnell reagieren zu müssen, damit das Business wie gewohnt weiterlaufen konnte.
In der Welt vor COVID-19 deckte ein Smartsheet-Bericht Geheimnisse und Stolpersteine bei der digitalen Transformation in Deutschland auf. Wir kamen zu dem Schluss, dass die Unternehmen in Deutschland mit 11 % begonnener Projekte der digitalen Transformation vor 3–4 Jahren im Vergleich zu den USA mit 20 % etwas hinten lagen.
Daher macht es Sinn, dass zu Beginn der Pandemie 73 % der deutschen Unternehmen Verzögerungen und Rückgänge beim Betrieb beobachtet haben. Und als Smartsheet im Oktober 2020 fragte, wie gut vorbereitet ihre Geschäftsabteilungen auf das kommende Jahr waren, antworteten 42 % der deutschen Befragten, dass sie „sehr gut“ vorbereitet seien (im Vergleich zu 62 % in den USA).
Zeit zur Konsolidierung der Tools
Letztes Jahr betrachteten wir die Herausforderungen durch den Wechsel zur Remote-Arbeit genauer und haben herausgefunden, dass 63 % der deutschen Manager in Tools für die Teamzusammenarbeit, 56 % in Tools für das Projekt- und Arbeitsmanagement und 43 % in die Workflow-Automatisierung investieren.
Ein leitender Manager aus dem Telekommunikationsbereich erklärte, dass „jeder verschiedene Systeme nutzt“, um die Remote-Zusammenarbeit zu ermöglichen. Und mit so vielen Apps auf Telefonen und Computern ist die Arbeit „etwas chaotisch geworden“. Diese schnelle Einführung bedeutete, dass ihr Unternehmen sich auf Technologien verlässt, die „nicht wirklich funktionstüchtig sind und nicht getestet wurden“.
Dieses Gefühl digitaler Unordnung wird durch einen McKinsey-Bericht gestützt, der zeigte, dass sich fast neun von zehn mittelständischen Unternehmen auf „Ad-hoc-Aktionen“ und kurzfristige Lösungen verließen, um sicherzustellen, dass das Business zu Beginn der Pandemie weiterlief. Und ein weiterer IT-Leiter aus EMEA erläuterte:
„Wir hatten unsere Experimentierphase. Ich denke, dass wir wahrscheinlich etwas konsolidieren müssen: Wir bezahlen mehrfach für etwas, das im Grunde die gleichen Funktionen umfasst ... Ein bisschen aufräumen, ein bisschen Kosten senken.“
Ein IT-Leiter aus dem Energiebereich
Was also ist die Lösung für die Verwaltung dieser chaotischen digitalen Landschaft mit überlappenden Tools und Systemen? Unternehmen sind derzeit dabei, multifunktionale Tools zu entdecken, die dazu beitragen, Tech-Stacks organisationsweit zu vereinheitlichen, die unternehmensweise Transparenz zu fördern und Kommunikationssilos zwischen Teams zu eliminieren.
„Ich nutze [Smartsheet] für alle Aspekte meiner Rolle, von der Durchführung von Projekten und der Zusammenstellung von Berichten für wichtige Entscheidungsträger bis hin zur Organisation virtueller Team-Events und globaler Schulungssitzungen für Kollegen. Es hilft unseren Mitarbeitern auch dabei, jede Woche beträchtliche Zeiteinsparungen zu erzielen. Ein Team meldet eine beeindruckende Zeitersparnis von 25 % bei routinemäßigen wöchentlichen Aufgaben seit der Implementierung der Plattform. Mit Smartsheet können wir alles erreichen.“
Tomasz Kowalski, Senior Project Manager bei Delivery Hero
„Smartsheet hat uns die Möglichkeit geboten, andere Plattformen, Informationsströme und Workflows zu integrieren, was unsere bestehenden Lösungen nicht konnten. Während wir diese Lösungen entwickelt haben, haben sie eigenständige Anwendungen ersetzt. Und wir konnten beobachten, wie unsere Produktivität innerhalb unserer Projektmanagementorganisation im Produktbereich um 30 % bzw. 40 % gestiegen ist. Dieselbe Mitarbeiterzahl, mehr Projekte, verbesserte Kundenerlebnisse, einfach durch die Eliminierung von Verschwendung und den Einsatz einer effizienteren Plattform.“
Bryan Langford, Vice President, Implementation, Planning, and Support, Roche Diagnostics Nordamerika
Viele haben sich für Smartsheet als einzige Lösung für die bessere Verwaltung folgender Elemente entschieden:
Zentralisierung von Daten
Smartsheet bietet eine Datenquelle mit mehreren Datenansichten für variierende Ebenen derselben Organisation. Das bedeutet, dass Teammitglieder vor Ort eine detaillierte Ansicht und Zugriff auf Rohdaten haben, Kunden auf Berichte zugreifen können, die für sie relevant sind, und Entscheidungsträger das Gesamtbild in einem Übersichts-Dashboard anzeigen können.
„Die Arbeit war dezentralisiert [als Ergebnis von Smartsheet]. Die Redundanz der Dateneingabe wurde eliminiert. Der Status von Leistungskennzahlen wird zeitnaher aktualisiert und fehlende Daten fallen auf den ersten Blick auf.“Ein Betriebsleiter in der Herstellung
Einen zentralen Kommunikations- und Informations-Hub zu haben, gewährleistet die Datenkonsistenz im gesamten Unternehmen, indem eine gemeinsame Source of Truth geschaffen wird. Diese reduziert Fehler und vereinfacht die komplexe Versionskontrolle – im Endeffekt trägt sie einen Großteil zur verstärkten Datensicherheit bei. Die Sicherheitssteuerung von Smartsheet bedeutet, dass Ihre IT-Teams entscheiden können, wer wann Zugriff auf welche Daten hat.
„Es ist wirklich wichtig, dass wir tagtäglich klare Einblicke in die Geschehnisse haben: was läuft gut, bei wem läuft es gut, was kommt in allen Arbeitsgängen als Nächstes ... Mit Smartsheet können wir 100 % darauf vertrauen, dass die Integrität gewahrt bleibt.
Jeff Cowley, OCIO Program Manager bei PayPal
Die Kommunikation fördern
„Eine klare, sofortige und transparente Kundenkommunikation hat uns oftmals dabei geholfen, Engpässe und Diskussionen zu überwinden.“
Ein Strategieleiter in der Herstellung zu den Vorteilen von Smartsheet
Der Wert einer guten Kommunikation spricht für sich selbst. Mit Smartsheet zur Standardisierung des Betriebs sind alle – sowohl interne Teams als auch Kunden – auf dem aktuellen Stand und sprechen dieselbe Sprache. Diese Transparenz sorgt für mehr Klarheit, Missverständnisse werden abgebaut und Zeit wird eingespart, die sonst für die Fehlerbehebung und die Beseitigung von Engpässen verwendet werden müsste.
„Smartsheet ermöglicht mir die effizientere Zusammenarbeit mit GRC-Managern auf der ganzen Welt, wodurch ich pro Monat durchschnittlich 35 % Zeit spare, was ein fantastisches Ergebnis ist.“
Babak Mohtachemi, Global Senior Director of Governance, Risk & Compliance (GRC) bei Delivery Hero
Flexible Rollouts
Eine Hauptsorge der Leiter in den verschiedenen Bereichen bei der Implementierung neuer Technologien besteht darin, die Mitarbeiter dazu zu bewegen, sie auch zu nutzen.
Und an dieser Stelle sind die Integrationsfunktionen von Smartsheet (und die offene API) von entscheidender Bedeutung. Smartsheet ermöglicht es Teams, eine Verbindung mit Tools herzustellen, die sie bereits kennen, wie z. B. Google Suite, Microsoft, Dropbox und Slack – um nur einige zu nennen. Daher haben einige Unternehmen sogar ihre teuren ERP-Systeme durch eine individuelle Smartsheet-Lösung ersetzt.
„Die Flexibilität von Smartsheet ermöglicht es uns, die Lösung in verschiedenen Anwendungsfällen einzusetzen, wie z. B. Blätter, Formulare, Dashboards, Formeln, Alarme und Benachrichtigungen. Die Implementierung dieser Funktionen erfordert auch kein umfassendes technisches Wissen.“
Ein leitender Manager aus einem deutschen Unternehmen
Dies macht es in Kombination mit einer intuitiven, code-freien Benutzeroberfläche einfach zu verwenden. Dafür sind nur minimale Schulungen erforderlich und es gibt verschiedene Ansichtsoptionen, wie z. B. Gantt-, Projekt- und Kanban-Ansichten, um allen Wünschen nachzukommen.
„Wenn man mit einem funktionsübergreifenden Team arbeitet und Automatisierung und Kontrollelemente benötigt, aber nicht das Budget für diese Art von IT-Support hat, dann ist Smartsheet eine einfache Lösung für die ersten Schritte, die wirklich funktioniert.“
Stacie Barrett, Director of Internal Communications, Domino’s
Da die Pandemie unsere Arbeitsweisen dauerhaft verändert hat, bietet sich eine Chance für deutsche Unternehmen, aus dem digitalen Chaos zu lernen und mit einheitlichen Tech-Stacks, konsolidierten Prozessen und transparenter Kommunikation aufzuwarten. Smartsheet ist eine multifunktionale und dynamische Lösung, die dazu beiträgt, die Unsicherheiten der unmittelbaren – und der weiteren – Zukunft zu überwinden.
„Smartsheet ist jetzt für unsere Arbeit von entscheidender Bedeutung und hat uns bisher mehr als 1.000 Stunden eingespart. Wir haben so viel gelernt, seit wir mit der Verwendung begonnen haben, nicht nur darüber, wie unser Business am besten funktioniert, sondern auch über die Technologie im Allgemeinen.“
Thassilo König, Interim Manager Procurement and Advisory for Financial and Operational Services bei HIT Holz
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