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Vorsprung ausbauen, Rückschlägen ausweichen: Wie die richtige Plattform Prozesse optimieren kann
Wie die richtige Plattform Prozesse optimieren kann
Sie hatten gerade eine geniale Idee, die den organisatorischen Wandel in Ihrem Unternehmen vorantreiben wird. Ein neues Verfahren, das herkömmliche papierbasierte Abläufe überflüssig macht. Ein kurzes Formular, das Ihrem Team täglich 15 Minuten Zeitersparnis beschert. Eine Möglichkeit, den Aufwand für die Verwaltung kreativer Ressourcen zu verringern. Doch wie finden Sie nun die richtige Plattform, um diese Idee zu realisieren?
Bevor Sie Ihre wegweisende Idee in die Tat umsetzen können, stoßen Sie wahrscheinlich zunächst auf ein paar Hindernisse. Die Integration neuer Plattformen in bestehende Systeme kann sehr komplex sein und wird noch schwieriger, wenn Legacy-Technologien ins Spiel kommen. Außerdem kann sich eine gewisse Abneigung gegenüber Veränderungen durch das gesamte Unternehmen ziehen, und oft ist es schwer, zeitliche Freiräume zu schaffen, damit Ihr Team neue Prozesse erlernen kann.
Doch es gibt Mittel und Wege, diese Widerstände zu überwinden.
In diesem Beitrag stellen wir Ihnen Tipps und Tricks vor, mit denen Sie eine neue Plattform zur Optimierung der Arbeitsabläufe Ihres Teams finden können, sowie Praxisbeispiele dazu, wie Unternehmen mit Smartsheet zusammengearbeitet haben, um ihre Ideen zu verwirklichen.
Wie Sie die richtige Arbeitsmanagementplattform auswählen
1. Problem erkennen
Bevor Sie eine neue Plattform in Betrieb nehmen, müssen Sie sich über Ihre derzeitige Ausgangslage im Klaren sein. Der beste Ansatzpunkt ist, genau zu ergründen, wo Sie heute schon erfolgreich sind – und wo nicht.
Fragen Sie sich:
- Was funktioniert bereits heute sehr gut? Was funktioniert nicht?
- Welche Prozesse müssen komplett verändert, teilweise angepasst oder aber eins-zu-eins beibehalten werden?
- Welches ist der kritischste Bereich mit Anpassungsbedarf?
Das spanische Life-Science-Unternehmen Galenicum verdoppelte seine Betriebsgröße innerhalb von nur drei Jahren und wuchs über seine bestehenden manuellen Prozesse zur Zusammenarbeit hinaus. Das Unternehmen benötigte eine Möglichkeit, Daten für verschiedene Abteilungen in mehreren Ländern zu koordinieren, und zwar mit einem cloudbasierten System, das als „Single Source of Truth“ dienen konnte. Mit dem neuen System, das Kommunikation und Abstimmung verbessert, kann Galenicum „mindestens 300 Arbeitsstunden pro Jahr“ einsparen.
2. Bedarf identifizieren
Um eine geeignete Lösung zu finden, sollten Sie sich Gedanken über die spezifischen Anforderungen Ihres Teams machen und dabei die vorhandene Infrastruktur, bestehende Compliance-Prozesse und die Fähigkeiten der Benutzer berücksichtigen.
Möglicherweise benötigen Sie z. B. eine cloudbasierte Lösung, die Benutzern weltweit den einfachen Zugang zu Daten ermöglicht, ohne dabei die Sicherheit dieser Daten zu beeinträchtigen. Oder aber Sie benötigen ein Tool, das Daten automatisch synchronisiert, um eine stets aktuelle „Single Source of Truth“ zu schaffen. Vielleicht sind in Ihrem Anwendungsfall auch die individuellen Anpassungsmöglichkeiten wichtiger, d. h. die Möglichkeit, die Darstellung und die Funktionsvielfalt auf jeden Benutzer individuell zuzuschneiden, sodass Sie dieselben Informationen in einem einzigen Arbeitsschritt für Kunden, Teammitglieder und sonstige Stakeholder freigeben können.
Wie auch immer Ihre Bedürfnisse aussehen: Wählen Sie ein System aus, das Ihre Anforderungen konkret abdeckt und mit einer Vielzahl von Funktionen ausgestattet ist, damit seine Nutzung jedem in Ihrem Unternehmen leichtfällt.
Fragen Sie sich:
- Löst die Plattform die Herausforderungen von Teams wie meinem?
- Werden alle Stakeholder und auch Führungskräfte bereit sein, sie aktiv zu nutzen?
- Lässt sich die Plattform leicht in bereits bestehende Systeme integrieren?
Die schwedische Handelskette Pricer arbeitete mit AMX Partners zusammen, um eine eigene bedarfsorientierte Projektmanagementplattform zu entwickeln, in die Smartsheet, Salesforce und Microsoft Teams integriert wurden. Es galt, die Sicherheit aller Daten zu gewährleisten und den Benutzern je nach ihrer Rolle unterschiedliche Zugriffsrechte einzuräumen. Gleichzeitig sollte das Tool benutzerfreundlich und für jede Abteilung geeignet sein, um der Belegschaft eine „gemeinsame Basis“ für ihre Zusammenarbeit zu bieten.
3. Richtige Plattform finden
Sie haben Ihre Anforderungen skizziert und eine Handvoll geeigneter Optionen gefunden. Jetzt ist es an der Zeit, die beste Lösung für Ihr Team auszuwählen. Wenn Sie eine neue Softwarelösung vorschlagen, sollten Sie sich vorher Demos und Tutorials ansehen, um zu erfahren, wie die Plattformen funktionieren, wie ihre Benutzeroberflächen aussehen und welche Schlüsselfunktionen Ihnen zur Verfügung gestellt werden.
Fragen Sie sich:
- Welche potenziellen Risiken birgt die Anschaffung dieser Lösung?
- Was sind ihre Kosten und ihr Nutzen?
- Wie hilfreich ist das Vertriebsteam des Plattformanbieters?
4. Vorteile der neuen Lösung ausnutzen
Sobald Sie Zugang zu Ihrer neuen Plattform haben, müssen Sie Ihr Team onboarden und dafür sorgen, dass alle Stakeholder wissen, wie man sie nutzt. Holen Sie Feedback von Ihrem Team ein, um herauszufinden, in welchen Bereichen noch Optimierungsbedarf besteht.
Vielleicht müssen Sie nur eine kleine Anpassung vornehmen, z. B. von der Visualisierung in einer Tabellenansicht zu einem Gantt-Diagramm wechseln. Oder Sie müssen in größeren Dimensionen denken, z. B. eine App für Mobilgeräte entwickeln, die die Zusammenarbeit in Ihrem Team weiter erleichtert. In jedem Fall sollten Sie Ihre Entscheidung prüfen, sobald sie implementiert ist, um festzustellen, ob die Lösung auf lange Sicht erfolgversprechend ist.
Der deutsche Industrieproduzent HIT Holz arbeitete mit AMX Partners zusammen, um Smartsheet schrittweise in der eigenen Organisation einzuführen. Zunächst wurde Smartsheet zur Nachverfolgung der Einkaufsprozesse eingesetzt. Dazu wurde das Tool in zweiwöchentlichen Trainings vorgestellt. Mit zunehmender Bekanntheit stiegen die Anwendungsfälle im gesamten Unternehmen explosionsartig. Mitarbeiter fragten die Umsetzung weiterer Workflows an, um verschiedene Tätigkeitsbereiche und Arbeitsabläufe zu optimieren. Durch regelmäßige Abstimmungsrunden und enge Feedbackschleifen mit AMX Partners konnten die Mitarbeiter von HIT Holz für sie sinnvolle Prozesse etablieren.
Prozesse beschleunigen
Die richtige Plattform ermöglicht Prozesse, die Unternehmen von innen heraus antreiben. So bleiben große Unternehmen agil und kleine Unternehmen erfolgreich.
Smartsheet macht es einfach, Arbeitsabläufe von überall aus zu planen, zu erfassen, zu steuern und zu dokumentieren, damit Ihr Team effektiver arbeiten und mehr erreichen kann. Erstellen Sie Berichte über die wichtigsten Messzahlen und erhalten Sie mit Rollups, Dashboards und automatisierten Workflows in Echtzeit Einblicke in die Arbeit, die in Ihrem Unternehmen verrichtet wird, um Ihre Teams immer auf dem neuesten Stand und miteinander vernetzt zu halten.
Es mangelt nicht an großartigen Ideen, sondern nur an geeigneten Prozessen, um sie zu verwirklichen.
