Smartsheet hilft HIT Holz, die Produktivität zu steigern und das eCommerce-Wachstum optimal zu nutzen

HIT Holz wurde 1999 gegründet und ist heute größter europäischer Hersteller von Europaletten, einer der größten Sägewerksstandorte in Deutschland und einer der wichtigsten deutschen Produzenten von Biobrennstoffen – mit einem Umsatz von mehr als 200 Millionen Euro. Am Standort Torgau im Nordwesten Sachsens verarbeitet das Unternehmen jährlich mehr als 1,1 Millionen Festmeter Holz zu Paletten und weiteren Produkten wie Schnittholz, Pellets und Briketts. Tausende Fabriken weltweit setzen auf diese Materialien – und auf ihre Langlebigkeit. 

In den letzten Jahren hat HIT mehr als 20 Millionen Euro in Hightech- und vollständig integrierte Produktionsprozesse investiert, um die Infrastruktur an das rasante Wachstum des Unternehmens anzupassen. Diese Prozesse umfassen alle Stufen der Wertschöpfung – von der Rohholzbeschaffung bis zur Produktion und Lieferung von Paletten und anderen Holzprodukten. Als Unternehmen mit zukunftsorientierten Teams wusste HIT: Arbeitsmanagement ist der Schlüssel zum Erfolg solcher Transformationsprozesse. Auf der Suche nach Software zur Effizienzsteigerung wurde Smartsheet schnell zu einem zentralen Treiber der betrieblichen Weiterentwicklung. 

Dringender Bedarf an einem effektiven System 

CapEx-Manager Thassilo König übernahm die Aufgabe: ein unternehmensweites System für Projektverfolgung und -verwaltung. Bis dahin hieß Strategieentwicklung Stift und Papier, Fortschritte verteilt auf endlose Excel-Tabellen – ein echtes Planungssystem gab es nicht. 

Das fünfköpfige Projektmanagementteam und die Führungsebene wollten mehr als Zahlen im Nachhinein: Sie brauchten ein System, das Aufgaben im Werk aktiv steuer – bis ins kleinste Detail. Gleichzeitig sollte es jederzeit den vollen Überblick liefern: Wie laufen die Projekte, wie sieht es mit Dauer und Budget aus – und das mit Zahlen, die immer aktuell sind.

Außerdem setzt HIT auf Dynamic View: Mit dieser Funktion teilen Verantwortliche gezielt Informationen mit einzelnen Mitarbeitergruppen. Die Funktion steuert kritische Prozesse mit Lieferanten und bindet interne wie externe Teams nahtlos ein – bei voller Sicherheit und mühelosem Austausch.

Darüber hinaus musste HIT der wachsenden Nachfrage nach internationalen Versandlösungen gerecht werden. Angesichts des boomenden eCommerce will das Unternehmen produktiver werden, um die neuen Möglichkeiten des Massentransports voll auszuschöpfen – und so Online-Shopping zugänglicher und zuverlässiger denn je zu machen. 

Kapazität dank Smartsheet verdoppelt

Zu Beginn erfasste König 200 Teilprojekte in Smartsheet – diese Zahl hat sich seither fast verdoppelt. Mit AMX, Platin-Lösungspartner von Smartsheet, baute er zügig ein Dashboard auf, führte standardisierte Tools ein und etablierte maßgeschneiderte Workflows für das Unternehmen. Um die Belegschaft beim digitalen Wandel mitzunehmen, leitete König alle zwei Wochen Workshops und zeigte den Mitarbeitenden in der Fertigung, wie sie Tools und Prozesse optimal für ihre Projekte nutzen können.

„Manchmal brauchen die Mitarbeitende ein bisschen Zeit, um sich an Smartsheet zu gewöhnen, aber die Workshops erleichtern ihnen den Einstieg. Selbst Menschen ohne IT-Kenntnisse können es mühelos nutzen – und die meisten haben überhaupt keine Probleme.“
–    Vlera Hetemi, Beraterin bei AMX Solutions

Bei HIT unterstützte Smartsheet zunächst die Beschaffung und erfasste Mitarbeiteranfragen für Laptops, Schreibtische oder Maschinen. Die Anfragen durchliefen zügig drei Genehmigungsstufen, bevor automatisierte Benachrichtigungen die zuständigen Teammitglieder rechtzeitig erreichten. Der Erfolg dieses Prozesses veranlasste HIT, weitere Anwendungsbereiche zu erschließen. Mit wachsender Bekanntheit stieg auch die Nutzung: Zahlreiche Aufgaben migrierten zu Smartsheet, und die Anzahl der Anwendungsfälle nahm „explosionsartig“ zu, so Hetemi. Das führt sie auch auf Königs Führungsstil und die partnerschaftliche Zusammenarbeit zurück, die beide aufbauen konnten – mit einem reibungslosen Feedbackprozess, der zu besseren Lösungen führte: 

„Mir hat besonders gefallen, wie reibungslos der ganze Prozess ablief. Wir konnten vieles sehr schnell umsetzen. Sobald wir einen neuen Anwendungsfall entdeckt hatten, setzten wir uns ein paar Stunden zusammen, um eine entsprechende Lösung zu entwickeln.“
–    Vlera Hetemi, Beraterin bei AMX Solutions

„Die Meetings mit AMX waren sehr hilfreich. Es ist unglaublich, wie schnell man auf diese Weise standardisierte Programme erstellen kann. Wir erstellen jetzt für jede Frage, die in unserem Unternehmen aufkommt, einen Prototyp. Obwohl wir schon 40 Lizenzen haben, bringen wir immer mehr Mitarbeitern bei, wie sie [Smartsheet] nutzen können.“
–    Thassilo König, Programmmanager

Maximale Transparenz bei komplexen und dynamischen Projektanforderungen

Das Projektmanagementteam von HIT arbeitet heute Hand in Hand mit der Belegschaft, erkennt Hindernisse frühzeitig und geht Herausforderungen sofort an. Mit Smartsheet Control Center planen König und sein Team komplexe Projekte vorausschauend und kategorisieren einzelne Aspekte je nach Kontrollaufwand. 

„Wir können damit Fragen beantworten wie: ‚Wie lange dauert das Projekt?‘, ‚Wie viele Wochen müssen wir dafür einplanen?‘ oder ‚Welche Investitionen erfordert es?‘“, sagt König. Zudem senkt die Funktion das Betriebsrisiko: Dank Automatisierung lässt sich die Projektbereitstellung standardisieren – das strafft Abläufe, erleichtert die Absicherung des Programms und erspart den Mitarbeitenden viel manuelle Arbeit. 

HIT Holz – ein traditionelles Fertigungsunternehmen mit einem Projektmanagementteam, das voll auf digitale Transformation setzt – erzielte zunächst große Erfolge mit Dynamic View, Control Center und Bridge. Jetzt geht das Unternehmen den nächsten Schritt: Als erster deutscher Kunde setzt HIT Holz auf Smartsheet Advance Gold, um das volle Potenzial der Plattform auszuschöpfen. 

Mitarbeiterentwicklung fördern

Auch im Personalbereich macht sich HIT die Funktionen von Smartsheet zunutze, um die Mitarbeitenden besser kennenzulernen. Bei mehr als 700 Mitarbeitenden mit unterschiedlichen Fähigkeiten, Zertifizierungen und Entwicklungspotenzialen half das Tool dem Unternehmen, eine aussagekräftige Datenbank der Belegschaft aufzubauen. 

In der Praxis erkennt HIT so, welche Vorarbeiter für Aufgaben wie das Bedienen schwerer Maschinen qualifiziert sind – und stellt damit sicher, dass gesetzliche Vorgaben zu Zulassung und Betrieb eingehalten werden. Gleichzeitig zeigt sich klar, wie gezielte Schulungen individuelles Wachstum und Innovationskraft in der Belegschaft fördern. 

Einfache Einführung

Obwohl einige Mitarbeitende wenig Erfahrung mit cloudbasierten Tools hatten, konnten sie sich schnell und einfach in Smartsheet einarbeiten. 

Über das HIT-Dashboard haben sie Zugriff auf verschiedene Funktionen – etwa das Bearbeiten zugewiesener Aufgaben oder das Nachverfolgen relevanter Formulare. Aus diesem Grund laufen bei HIT inzwischen über 380 aktive Teilprojekte. 

Zögerlichen Anwender*innen sagt König, dass Smartsheet so einfach sei wie eine Bestellung bei Amazon: „Wir haben ein wenig Zeit gebraucht, um uns mit der Plattform vertraut zu machen. Jetzt werden wir immer wieder gebeten, neue Workflows zu erstellen. Wir haben den Wandel vom Push- zum Pull-Modell vollzogen – AMX hatte daran einen großen Anteil, weil sie uns die nötigen Kenntnisse beigebracht haben.“ 

Eine intuitive Einrichtung bedeutet zudem, dass Mitarbeitende die Lösung für praktische Zwecke nutzen können, etwa zum Einreichen eines Vorfallsberichts. 

Arbeitssicherheit

Mit Smartsheet dokumentiert die Produktionsleitung Vorfälle sofort mit drei zentralen Details und einem Foto. Das funktioniert direkt über ein iPad, sodass Verantwortliche die Meldung nahtlos in ihre tägliche Inspektionsroutine einbinden können. Die zuständige Abteilung erhält daraufhin sofort eine Benachrichtigung. 

Die Erfassung dieser Vorfälle ist entscheidend für eine sichere, regelkonforme Arbeitsumgebung. Formulare wie der Vorfallsmanagementbericht helfen dabei, „… die Bedeutung und den Hergang eines Vorfalls zu bestimmen und die Auswirkungen auf das Unternehmen zu ermitteln. So können wir Maßnahmen ergreifen, um eine Wiederholung des Ereignisses zu verhindern“, so König.