Smartsheet hilft HIT Holz dabei, seine Produktivität zu steigern und die aufkommenden Trends im eCommerce zu kapitalisieren

Das im Jahr 1999 gegründete Unternehmen HIT Holz gehört zu den größten Herstellern von Europaletten in Europa, hat eines der größten Sägewerke in Deutschland und ist mit einem Umsatz von mehr als 200 Millionen Euro einer der bedeutendsten Hersteller von Biobrennstoffen in Deutschland. In der Stadt Torgau im Nordwesten Sachsens werden jährlich mehr als 1,1 Millionen Festmeter Holz zu Paletten und anderen Holzprodukten wie Schnittholz, Pellets und Briketts verarbeitet. Diese Materialien werden von Tausenden von Fabriken auf der ganzen Welt verwendet, so dass die Hersteller sich auf die Langlebigkeit ihrer Materialien verlassen können.

In den letzten Jahren hat HIT mehr als 20 Millionen Euro in High-Tech- und vollständig integrierte Produktionsprozesse investiert, nachdem sein schnelles Wachstum eine bessere Infrastruktur nötig gemacht hatte. Diese umfassen alle Phasen der Wertschöpfung, von der Beschaffung des Rohholzes bis hin zur Produktion und dem Vertrieb von Pallets und anderen Holzprodukten. Als Organisation mit zukunftsorientierten Teams wusste man, dass das Arbeitsmanagement entscheidend für den Erfolg dieser Prozesse und Produktionsänderungen war. Man suchte nach einer Software, die die Effizienz steigerte, und Smartsheet wurde bald zu einer Schlüsselkomponente ihrer Entwicklung. 

Dringender Bedarf nach einem effektiven System

Capex Manager Thassilo König reagierte auf die Forderung nach der Einrichtung eines unternehmensweiten Systems zur Projektnachverfolgung und dem -management. Bis dahin fand die Strategieentwicklung mit Stift und Papier statt oder der Fortschritt wurde in umfangreiche Excel-Blätter eingegeben – das Unternehmen verfügte nicht einmal über ein Planungssystem. 

Das fünfköpfige Projektmanagement-Team und die C-Suite wollten ein integriertes System, das ihnen dabei helfen könnte, Aufgaben innerhalb des Werks zu lenken – nicht nur um Berichte zu den Ergebnissen zu erstellen – und dann verwertbare Details auf der niedrigstmöglichen Ebene hinzuzufügen. Das System sollte auch einen Überblick darüber geben, was innerhalb des Unternehmens vor sich ging, ihnen bei der Analyse der Dauer und des Budgets andauernder Projekte helfen und diese Zahlen regelmäßig mit den aktuellsten Informationen aktualisieren.

Man setzte auch Dynamic View ein, eine Funktion, die es den Unternehmensinhabern ermöglicht, Informationen für Gruppen von Mitarbeitern freizugeben. Kritische Prozesse mit Zulieferern können verwaltet werden und es können sowohl interne als auch externe Teams einbezogen werden, während die Sicherheit gewahrt und die Zusammenarbeit vereinfacht wird.

Darüber hinaus stand HIT der schwierigen Aufgabe gegenüber, die aufkommende Nachfrage nach weltweitem Versand zu erfüllen. Da der eCommerce boomt, möchte das Unternehmen seine Produktivität steigern, um diese neuen Ebenen des Massentransports erreichbar zu machen und aufregende Möglichkeiten zu eröffnen, um Online-Einkäufe zugänglicher und zuverlässiger denn je zu machen. 

Doppelte Kapazität mithilfe von Smartsheet

König begann die Reise von HIT mit Smartsheet mit der Aufnahme von 200 Unterprojekten in Smartsheet, eine Zahl, die sich mittlerweile fast verdoppelt hat. Mit der Hilfe des Smartsheet-Platinum-Lösungspartners AMX erstellte er schnell ein Dashboard, implementierte einige standardisierte Tools und richtete Workflows ein, die für das Unternehmen personalisiert wurden. Und um den Mitarbeitern dabei zu helfen, diese neuen digitalen Veränderungen anzunehmen, begann König damit, alle zwei Wochen Workshops durchzuführen, in denen er zeigte, wie die Werkshalle ihre Tools und Prozesse für ihre Projekte nutzen kann.

„Manchmal brauchen die Menschen etwas länger, um sich an Smartsheet zu gewöhnen, aber die Workshops machen das alles zum Kinderspiel. Sogar Menschen ohne IT-Kenntnisse können es verwenden – und die meisten Leute haben gar keine Schwierigkeiten damit.“

-    Vlera Hetemi, AMX Solutions Consultant

Bei HIT halfen die ersten Anwendungen von Smartsheet dem Einkauf, indem Mitarbeiteranfragen nach Laptops, Schreibtischen oder sogar Maschinen nachverfolgt wurden. Die Lösung bearbeitete diese Anforderungen mühelos, indem sie sie drei Genehmigungsebenen durchlaufen ließ und die entsprechenden Teammitglieder zeitnah mithilfe der Automatisierung benachrichtigte. Die Effektivität dieses Prozesses ermutigte HIT, neue Anwendungsbereiche zu implementieren. Als das Bewusstsein stieg, nahm auch die Verwendung zu. Es wurden viele Aufgaben in Smartsheet migriert und die Anwendungsfälle sind schier „explodiert“, so Hetemi. Sie sagt, dies sei teilweise auf das Management von König und die Partnerschaft zurückzuführen, die man aufbauen konnte und die einen reibungslosen Feedback-Prozess gewährleistet und zu besseren Lösungen führt: 

„Ich mochte wirklich, wie diese Reise stattgefunden hat – sie war sehr mühelos und die Dinge gingen daher ziemlich schnell. Sobald wir einen neuen Anwendungsfall entdeckt haben, haben wir uns ein paar Stunden zusammengesetzt und alles Nötige erstellt.“

-    Vlera Hetemi, AMX Solutions Consultant

„Die AMX-Sitzungen waren so hilfreich. Es ist verrückt, wie schnell man auf diese Weise standardisierte Programme erstellen kann. Wir bauen jetzt einen Prototyp zu jeder Frage, die im Unternehmen aufkommt. Auch wenn wir derzeit 40 Lizenzen haben, zeigen wir ihnen, wie man [Smartsheet] verwendet, und das multipliziert sind.“

-    Thassilo König, Program Manager

Die ultimative Transparenz in komplexe, sich ständig weiterentwickelnde Projektanforderungen

Das Projektmanagement-Team von HIT arbeitet jetzt mit der Belegschaft zusammen, indem es Sicherheitsmaßnahmen für sämtliche potenziellen Hürden auf dem Weg ergreift und Herausforderungen angeht, sobald diese aufkommen. Das Smartsheet Control Center ermöglicht es König und seinem Team, zu visualisieren, wie komplexere Projekte ablaufen und die verschiedenen Aspekte in verschiedenen Kategorien in Abhängigkeit der Überwachungsanforderungen zu verwalten. 

„Es ermöglicht es uns, Fragen zu beantworten, wie beispielsweise „Wie lange dauert das Projekt?“, „Wie viele Wochen brauchen wir, um es unterzubringen?“ und „Wie viele Investitionen sind für dieses Projekt nötig?“, so König. Es reduziert auch das Betriebsrisiko und gibt HIT die Möglichkeit, das Projekt-Provisioning mit Automatisierung zu standardisieren, wodurch der Schutz des Programms ganz einfach wird, während Mitarbeiterzeit frei wird, die sonst für die manuelle Erledigung dieser Aufgaben aufgewendet worden wäre. 

HIT HOLZ, ein traditionelles Fertigungsunternehmen mit einem zukunftsorientierten Projektmanagement-Team konzentrierte sich auf die digitale Transformation und hatte ursprünglich großen Erfolg mit Dynamic View, Control Center und Bridge. Auf diesem Erfolg aufbauend und begierig darauf, die Digitalisierung fortzusetzen, ist HIT HOLZ der erste deutsche Kunde, der Smartsheet Advance Gold einsetzt, um weiter von der gesamten Plattform zu profitieren. 

Das Mitarbeiterwachstum ermöglichen

Ein weiterer Weg, wie HIT die Smartsheet-Kapazitäten genutzt hat, ist innerhalb der HR-Abteilung, um seine Mitarbeiter besser kennenzulernen. Mit Fähigkeiten, Zertifizierungen und dem Managementpotential von mehr als 700 Mitarbeitern hat das Tool HIT dabei geholfen, eine umfassende Datenbank zu den Personen aufzubauen, die in unserer Organisation tätig sind. 

In praktischer Hinsicht ermöglicht es dem Unternehmen zu identifizieren, welcher Vorarbeiter bestimmte Aufgaben erledigen kann, wie z. B. den Betrieb schwerer Maschinen, um so gesetzlichen Vorschriften zu Lizenzierung und Betrieb nachzukommen. Aber es gibt dem Unternehmen auch ein klares Bild dessen, wie Wachstum und Innovationen unter den Mitarbeitern durch Schulungen möglich gemacht werden können. 

Einfache Einführung

Auch wenn einige Mitarbeiter zunächst mit Cloud-basierten Tools nicht vertraut waren, konnten sie Smartsheet dennoch schnell und einfach verwenden. 

Mitarbeiter haben durch das HIT-Dashboard Zugriff auf verschiedene Kapazitäten, wie das Bearbeiten von ihnen zugewiesenen Aufgaben und die Nachverfolgung relevanter Formulare. Aus diesem Grund hat HIT nun 380 aktive Unterprojekte. 

„Smartsheet ist so einfach wie ein Kauf bei Amazon“, sagt König zögerlichen Personen. Und weiter „Wir brauchten etwas Zeit, um uns an Smartsheet zu gewöhnen, aber jetzt bittet das Unternehmen unser Team, mehr Workflows zu erstellen. Wir müssen die Leute nicht mehr dazu auffordern, sie fordern es von uns, und AMX hat viel dazu beigetragen, da die Mitarbeiter dort den Lehrer unterrichten.“ 

Ein intuitives Setup bedeutet auch, dass Mitarbeiter es zu praktischen Zwecken verwenden können, wie die Einreichung eines Vorfallsberichts. 

Schutz der Mitarbeitersicherheit

Mit Smartsheet kann das Management auf Ebene der Produktionsstätte drei wichtige Detailbereiche und ein Foto bereitstellen, um einen Vorfall zu protokollieren, sobald er eintritt. Dies kann über das iPad erfolgen und ermöglicht Managern die Einbeziehung von Berichtsprozessen in ihre tägliche Inspektionsroutine. Die zuständige Abteilung erhält daraufhin eine zeitnahe Benachrichtigung. 

Die Nachverfolgung solcher Vorfälle ist entscheidend dafür, einen sicheren, den Vorschriften entsprechenden Arbeitsbereich zu haben. Formulare wir der Vorfallsmanagement-Bericht haben dazu beigetragen, die „Schwere eines Vorfalls, die genauen Geschehnisse und die Auswirkungen dieses Ereignisses auf das Unternehmen zu ermitteln sowie herauszufinden, was wir tun müssen, damit dieser Vorfall sich nicht wiederholt“, so König.