Die Teams von Galenicum bleiben mit vereinfachten Workflows und nachvollziehbaren Interaktionen auf dem Laufenden

Galenicum wurde 2003 gegründet und hat sich von einem in Barcelona ansässigen Händler für medizinische Inhaltsstoffe zu einem multinationalen Unternehmen entwickelt, das die gesamte pharmazeutische Wertschöpfungskette abdeckt. Was 2013 mit einem Team mit 27 Mitgliedern begann, ist heute ein globales Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern und Niederlassungen in mehr als 50 Ländern.

Nach 10 Jahren drängten die Gründer von Galenicum auf ein Wachstum, das den Einsatz einer Cloud-Plattform erforderte: Das Unternehmen musste das Projektmanagement zentralisieren und die Kommunikation zwischen den Abteilungen verbessern, um skalieren zu können. 

Förderung unabhängiger Problemlösungen

„Als Unternehmen entwickeln wir uns dynamisch. In den vergangenen drei Jahren hat sich unsere Mitarbeiterzahl verdoppelt“, sagt Javier Torrejon, Global Head of R&D Innovation & IP bei Galenicum. „Mit dem Einsetzen unseres Wachstums wurde zunehmend deutlich, dass wir ein Tool benötigten, mit dem sich alle Daten und die Kommunikation zwischen den Abteilungen koordinieren ließen und das problemlos an die spezifischen Anforderungen der einzelnen Abteilungen anzupassen war. Deshalb haben wir 2013 angefangen, mit Smartsheet zu arbeiten. Einer der wichtigsten Gründe dafür war, dass es bereits in der Cloud zur Verfügung stand“, so Torrejon.

Seither sind die Mitarbeiter in der Lage, die Tools, die sie für ihre Arbeit benötigen, mithilfe der codefreien Funktionen der Plattform ganz einfach selbst zu entwickeln. Torrejon erklärt: „Wenn wir für unsere Prozesse ein Tool benötigen, können wir es ganz schnell selbst entwickeln. In einer Abteilung haben wir mit WorkApps und Formularen eine komplette Lösung in nur einer Stunde eingerichtet.“ 

Darüber hinaus wird Smartsheet ständig weiterentwickelt und erhält regelmäßige Updates. So kann es sich ständig ändernden Anforderungen und Anwendungsfällen gerecht werden. „Vor anderthalb Jahren war es noch relativ schwierig, ein Dashboard zu erstellen. Jetzt geht das in fünf Minuten“, so Torrejon.

Workflow-Verwaltung mit wenigen Klicks

Mithilfe der Plattform konnten die Teams von Galenicum mehrere Prozesse verbessern. Beispielsweise helfen Smartsheet-Formulare bei der Optimierung von Anfragen und der Nachverfolgung von Laboranalysen und Untersuchungen.

„Früher trugen wir es in eine Excel-Tabelle ein, wenn jemand ein gemeinsam genutztes Gerät für eine Untersuchung reservieren wollte. Dann mailten wir die Datei an andere Teammitglieder. Wenn alle geantwortet hatten, luden wir die aktualisierte Excel-Tabelle herunter und trafen uns zum wöchentlichen Meeting, um die Ausrüstung zu finalisieren und Aufgaben zuzuweisen. Mit dem ganzen Hin und Her war es sehr schwierig, irgendwelche KPIs zu erreichen“, so Torrejon. 

Mit einem vereinfachten Dashboard können die Teammitglieder nun eine Anforderung stellen und sie mit wenigen Klicks an die zuständige Person weiterleiten. „Man muss nicht wissen, wer was tut. Man muss nur wissen, welches Gerät man braucht, und es mit einem Formular anfordern. Das ist sehr hilfreich“, so Torrejon. 

Fortschritt statt E-Mails

Die Teams bei Galenicum führen jeden Monat 150 bis 250 Dokumentenprüfungen durch. Smartsheet-Dashboards erleichtern und beschleunigen diesen Prozess durch das Organisieren und Zusammenfassen der wichtigsten Projektinformationen. „In der Vergangenheit haben wir die Prüfungsanforderungen per E-Mail verschickt. Allerdings kam manchmal von den Empfängern die Rückmeldung, die E-Mails seien nicht angekommen oder im Spam gelandet usw. Jetzt übermitteln wir Dateien in Smartsheet und die Plattform sendet eine automatische Benachrichtigung an den Prüfer, der nur auf ‚OK‘ klicken muss, um den Erhalt zu bestätigen. Alle Statusänderungen sind auch in der Anwendung sichtbar“, sagt Torrejon. 

Smartsheet spart durch die Reduzierung des E-Mail-Verkehrs sowie von Reibungsverlusten im gesamten Prozess pro Person und Datei mindestens fünf Minuten Zeit ein. „Mit Dashboards sparen wir uns mindestens 300 Stunden jährlich bei der Prüfung von Dokumenten. Sie sind ein großartiges Tool, dank dem wir uns auf das Wesentliche konzentrieren können“, sagt Torrejon.

Einfacher Zugang zu Daten

Smartsheet hat Galenicum auch dabei geholfen, die größte Herausforderung zu meistern: den Aufbau einer Kultur der Kommunikation und Verantwortlichkeit. Torrejon sagt: „Meiner Meinung nach scheitern die meisten Projekte an Kommunikationsproblemen. Alle Projekte haben viele Beteiligte, und die Teams sind verschiedenen Managern und Direktoren unterstellt. Wenn die Projektarbeit über mehrere Anwendungen, E-Mails und Datenbanken läuft, ist der Kommunikationsfluss gestört.“

Mit Smartsheet erhielt Galenicum ein zentrales Datenarchiv für alle Abteilungen. „Wir verfügen nun über ein zentrales Datenarchiv, sodass unsere Mitarbeiter Entscheidungen auf der Grundlage umfassender Daten treffen und ihre Aufgaben besser priorisieren können. Wir müssen nur noch die Abfrage durchführen, den Rest erledigt das System automatisch. So können wir uns auf das konzentrieren, was passiert, nicht darauf, wie man Daten findet“, erklärt Torrejon. 

Alle Daten sind zentral verfügbar, was Interaktionen nachvollziehbar macht. „Damit werden lange Diskussionen über Zuständigkeiten vermieden und Konflikte am Arbeitsplatz im Falle von Fehlern, Fehltritten oder Verzögerungen verhindert“, so Torrejon. 

Zurzeit plant das Team von Torrejon, die Daten von Galenicum auf der Plattform weiter zu konsolidieren. Dazu prüft es neue Optionen zur Integration weiterer Funktionen in Smartsheet. „Für die Zukunft denken wir darüber nach, einige Tools zu streichen und zu Smartsheet zu verlagern, damit wir unsere Workflows weiter verbessern können.“

Weitere Informationen zu diesem Kundenbericht finden Sie in unserer Fallstudie.