Wie Sie mit Workflow-Automatisierung die Effizienz Ihres Unternehmens steigern

By Kate Eby | 10. Januar 2019 (aktualisiert 29. September 2023)

Die geschäftlichen Managementprozesse sind äußerst wichtig. Sie sind aber auch oft repetitiv, mühsam und erfordern kaum strategisches Denken. Sie sind auch anfällig für menschliche Fehler und erschweren daher oft das Vorankommen Ihres Unternehmens. Diese Gründe machen die Workflow-Automatisierung so hilfreich und wichtig für Ihr Unternehmen.

Dieser Artikel bietet einen umfassenden Überblick darüber, was Workflow-Automatisierung ist und wie Sie sie in Ihrem Unternehmen implementieren. Sie erhalten zudem Expertenratschläge dazu, wie Sie hiermit Ihr Unternehmen effizienter und effektiver gestalten.

Was ist Workflow-Automatisierung?

Bei der Workflow-Automatisierung handelt es sich um ein System, bei dem Unternehmen Technologien einsetzen, um Geschäftsprozesse effizienter abzuschließen. Richtig eingesetzt führt die Technologie regelmäßige und oft einfache Prozesse schneller und effektiver aus als die Mitarbeitenden eines Unternehmens. Diese gewinnen hierdurch Zeit, komplexere Aufgaben in Angriff zu nehmen.

Hintergrund und Geschichte der Workflow-Automatisierung

Die Geschichte der Workflow-Automatisierung lässt sich bis in die 1920er-Jahre und auf die Pionierarbeit von Frederick Taylor und Henry Gantt zurückverfolgen, die Unternehmen und Herstellern dabei halfen, industrielle Effizienz zu verstehen. Taylor und Gantt (die das Gantt-Diagramm entwickelten, das noch heute verwendet wird) gehörten zu den ersten Unternehmensberater*innen. Sie unterstützten Unternehmen bei der effizienteren Gestaltung von Herstellungs- und Geschäftsprozessen.

In den 1980er- und 1990er-Jahren begannen die Menschen mit dem Einsatz von Computertechnologie. Auch hiermit wollten Unternehmen ihre Workflows besser verstehen und verwalten. Die von Technologie geleistete Arbeit wird heutzutage als Workflow-Automatisierung angesehen.

Was bedeutet die Automatisierung für Unternehmen?

Verschiedenste Geschäftsprozesse lassen sich effizienter durchführen, wenn sie automatisiert werden (d. h. sie erfordern minimaler Aufmerksamkeit von Mitarbeitenden). Geschäftsprozesse können durch Automatisierung effizienter gestaltet werden, unter anderem in den Bereichen Personalwesen, Buchhaltung und Einkauf.
 

Warum ist die Workflow-Automatisierung wichtig?

Mithilfe der Workflow-Automatisierung lassen sich regelmäßige (und manchmal banale) Aufgaben effizienter und effektiver ausführen als von den Mitarbeitenden eines Unternehmens, die hierfür mehr Zeit benötigen. Da die Arbeit effizienter – und manchmal auch genauer – erledigt wird, sparen Unternehmen durch Automatisierung Geld. Außerdem gewinnen die Unternehmensmitarbeitenden Zeit für die Bewältigung komplexer Aufgaben, die mehr strategisches Denken erfordern und sich nicht automatisieren lassen.

Ari Meisel

„Wenn ich einen Prozess habe, der automatisiert werden kann, dann sollte ihn kein Mensch machen“, sagt Ari Meisel, Autor von Die Kunst, weniger zu tun und ein Redner und Experte für Effizienz. Meisel empfiehlt, immer nach Möglichkeiten zu suchen, wie die Automatisierung einen Menschen ersetzen kann – aber nicht, um seine Arbeit zu beenden. „Es geht nicht darum, Mitarbeiter zu ersetzen“, sagt er. „Es geht darum, dass man sich auf das konzentrieren kann, was man am besten kann.“

Die Vorteile der Workflow-Automatisierung für Ihr Unternehmen

Die Workflow-Automatisierung hat verschiedene Vorteile für Unternehmen, unter anderem die Folgenden:

  • Vereinfachte Personalverwaltung

  • Optimierung von Geschäftsprozessen

  • Verbessertes Arbeitslastmanagement

  • Weniger repetitive Aufgaben

  • Unterstützung bei der Erstellung aktueller und konsistenter Dokumente

  • Erstellung eigener Formulare zum Erfassen wichtiger Daten und zum besseren Verständnis der Verwendung dieser Daten

  • Einfache Analyse und kontinuierliche Verbesserung von Unternehmensprozessen und -workflows

  • Kürzere Verkaufszyklen

  • Erweiterung der Möglichkeit von Mitarbeitenden, außerhalb des Hauptbüros zu arbeiten

  • Erhöhte Kundenbindung

  • Erweiterte Self-Service-Möglichkeiten für Kund*innen

  • Bessere Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Teammitgliedern

  • Mitarbeiterfokus auf komplexere und strategischere Aufgaben

  • Fehlerreduzierung

  • Erhöhte Verantwortlichkeit

  • Kostensenkungen

  • Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit

  • Bessere Einhaltung von Compliance-Regeln

  • Verkürzung von Genehmigungszyklen

Konkrete Daten zu den praktischen Vorteilen der Workflow-Automatisierung

Studien haben gezeigt, dass die Workflow-Automatisierung echte Ergebnisse erzielt, mit denen sich der Unternehmensgewinn steigern lässt. Beispiel:

  • Laut einer Umfrage der Annuitas Group konnten die befragten Unternehmen durch eine Kombination aus Prozess- und Marketingautomatisierung eine Umsatzsteigerung von 417 Prozent verzeichnen.

  • Laut dem Business Process Management Journal hat Cisco Systems den Prozess für das Kundenbeziehungsmanagement (Customer Relationship Management, CRM) automatisiert und so 75.000 Kundenanrufe pro Monat eliminiert und jährlich über 270 Millionen US-Dollar an Betriebskosten eingespart.

Arten von Arbeiten, die von der Workflow-Automatisierung profitieren

Faith Kubicki

Mit der Workflow-Automatisierung lassen sich Tausende Geschäftsprozesse vereinfachen. Besonders nützlich ist sie aber für eine Reihe von Prozessen, die in fast allen Unternehmen und Organisationen durchgeführt werden. Laut Faith Kubicki, Content Marketing Manager bei IntelliChief, einem Anbieter für Enterprise-Content-Management, zählen zu diesen Prozessen unter anderem Folgende:

  • Sammeln von Rechnungen und Versenden an die entsprechenden Zahlungsabwickler

  • Bestätigen der Korrektheit aller Rechnungen und Planen von Lieferantenzahlungen

  • Zusammenarbeit bei Verträgen, Beschaffungsanforderungen und anderen internen Arbeitsaufträgen

  • Sammeln von Kundenaufträgen und Senden an die Auftragsabwicklung

  • Überwachung des Zahlungsstatus jedes Kontos

  • Erstellen und Pflegen von Mitarbeiterakten in der Personalabteilung des Unternehmens

  • Abwicklung und Nachverfolgung von speziellen Kundenanforderungen

  • Führen eines Hauptbuchs

  • Abrechnung von Waren oder Services an Kund*innen

  • Erfassung von Verträgen und Transaktionsinformationen für Finanz-Audits

Ist Ihr Unternehmen bereit für die Workflow-Automatisierung?

Viele dieser Aufgaben sind zwar in vielen Branchen und Unternehmen zu finden, aber in Ihrem Unternehmen finden sich möglicherweise auch andere Prozesse, die von Automatisierung profitieren würden. Vor diesem Hintergrund: Welche Prozesse sollten Sie zuerst automatisieren?

Autor und Effizienzexperte Ari Meisel ist der Überzeugung, dass fast jedes Unternehmen auf eine Workflow-Automatisierungslösung vorbereitet ist – vorausgesetzt, das Unternehmen hat einen Jahresumsatz von mindestens 300.000 US-Dollar. Kleinere Unternehmen müssen sich laut Meisel „auf den Umsatz konzentrieren“ bevor Sie umfassende Workflow-Automatisierungslösungen in Betracht ziehen.

Für jedes Unternehmen mit einem Umsatz von mindestens 300.000 US-Dollar können sich Führungskräfte einige grundlegende Fragen stellen, um zu entscheiden, ob sich die Einführung der Workflow-Automatisierung lohnt – im Wesentlichen, wenn der Zeit- und Kostenaufwand zu einer exponentiellen Steigerung der Effizienz führen würde.

Hier sind einige grundlegende Fragen, die Sie sich stellen sollten:

  • Müssen Sie eine Reihe von repetitiven Aufgaben durchführen?

  • Haben Sie einen oder mehrere Prozesse, die standardisiert sind?

  • Haben Sie bereits Papierformulare für einige dieser Prozesse?

  • Treten in Ihrem Unternehmen oft Missverständnisse auf?

  • Ist die Verantwortlichkeit für die Effektivität von Prozessen manchmal unklar?

  • Ist der Status einer Aufgabe manchmal verwirrend oder unklar für Ihre Mitarbeitenden?

Workflow Automation Checklist

Checkliste für die Bereitschaft zur Workflow-Automatisierung herunterladen

Schritte zur erfolgreichen Workflow-Automatisierung

Workflow-Automatisierung implementiert sich nicht von selbst. Sie können sie auch nicht einfach von der Stange kaufen, installieren und so Ihre Geschäftsprozesse transformieren. Die Unternehmensführung muss den aktuellen Betrieb analysieren. So finden Sie heraus, wo und wie Ihr Unternehmen von der Workflow-Automatisierung profitiert. Hier sind einige wichtige Schritte:

  • Identifizieren und visualisieren Sie einige der Geschäftsprozesse, die reif für eine Verbesserung durch Workflow-Automatisierung sind – einschließlich repetitiver Prozesse oder anderer Prozesse, die verbessert werden müssen.

  • Definieren Sie Ihre allgemeinen Geschäftsziele und beschreiben Sie, wie die Verbesserung eines bestimmten Prozesses durch Workflow-Automatisierung zum Erreichen dieser Ziele beiträgt.

  • Legen Sie fest, wie Sie objektiv messen, ob die Workflow-Automatisierung den Geschäftsprozess verbessert.

  • Informieren Sie sich über Services für die Workflow-Automatisierung und über Software, die bei diesen Prozessen helfen können.

  • Implementieren Sie die Dienste oder Software für einen festgelegten Testzeitraum.

  • Bewerten Sie am Ende des Testzeitraums anhand der festgelegten, objektiven Messwerte, ob die Automatisierung den Geschäftsprozess verbessert hat.

„Eine Initiative zur Workflow-Automatisierung kann so groß oder so klein sein, wie ein Unternehmen möchte“, erklärt Kubicki von IntelliChief. „Sie können ein oder zwei der zeitaufwendigsten Prozesse oder eine Vielzahl von Workflows im gesamten Unternehmen automatisieren.“

Was ist Workflow-Automatisierungssoftware?

Workflow-Automatisierungssoftware hilft Unternehmen bei der Bewertung und Visualisierung von Prozessen. Hiermit skizzieren Sie zudem Möglichkeiten, Prozesse durch Automatisierung effektiver zu gestalten.

Wie wird Workflow-Automatisierungssoftware eingesetzt?

Diese Software ist meist als Software-as-a-Service (SaaS) verfügbar. Die meisten Softwarelösungen erfassen automatisch Daten, die in die anderen von einem Unternehmen verwendeten Software- und Web-Apps importiert werden.

Was Sie bei der Auswahl einer Workflow-Automatisierungssoftware und eines Workflow-Automatisierungssystems beachten müssen

Eine effektive Workflow-Automatisierungssoftware (oder ein anderes Workflow-Automatisierungssystem) benötigt einige wichtige Attribute. Halten Sie nach den folgenden Attributen Ausschau:

  • Die Möglichkeit, mehrere Workflows im gesamten Unternehmen zu automatisieren

  • Die Möglichkeit, sich mit anderer Software und anderen Systemen zu verbinden

  • Benutzerfreundliche (graphische) Darstellungen des Workflows

  • Cloudbasiert (oder zumindest die Option, die Software in der Cloud zu verwenden)

  • Kontinuierliche Benachrichtigungen, wenn Aufgaben erledigt werden

  • Die Möglichkeit zur Erstellung von Berichten, die den Fortschritt des Prozesses und der übergeordneten Unternehmensziele zeigen

  • Die Möglichkeit zum Anzeigen paralleler Workflows

  • Rollenbasierte Zugriffssteuerung für die Personen in Ihrem Unternehmen

  • Mobile Funktionen

  • Statusindikatoren für Service Level Agreements, die Ihr Unternehmen mit Drittanbietern abgeschlossen hat

Beispiele für spezifische Workflow-Softwarelösungen

Es gibt Hunderte von Softwarelösungen, die bei der Workflow-Automatisierung helfen können. Zu den führenden Lösungen gehören die folgenden:

  • ProcessMaker

  • Integrify

  • Comindware Tracker

  • Flokzu

  • Zapier

  • Kissflow

  • FastFlow

  • Process Director (BP Logix)

  • TrackVia

  • GravityFlow

Woher wissen Sie, welches Modell das richtige für Ihr Unternehmen ist? Anhand dieser Tabelle erhalten Sie eine Vorstellung von den grundlegenden Funktionen jedes Produkts. Hiermit können Sie die Auswahl auf die drei oder vier besten Produkte eingrenzen, die Sie evaluieren möchten.

Worfklow software matrix

So hilft die automatisierte Dokumentenerfassung Ihrem Unternehmen

Für viele Unternehmen wird eine bestimmte Art der Workflow-Automatisierung zunehmend wichtiger. Hierbei handelt es sich um die automatisierte Dokumentenerfassung. Dieser Prozess ist Teil vieler Workflow-Automatisierungssysteme. Hiermit kann Ihr Unternehmen alle Dokumente (egal ob Papier, PDF oder E-Mail) als digitale Datei erfassen und speichern.

Der Prozess ermöglicht das einfachere Sortieren von Dokumenten nach Typ, das Extrahieren von Informationen aus Dokumenten und die Weiterleitung an die entsprechende Unternehmensabteilung. Die automatisierte Dokumentenerfassung kann die Effizienz erheblich steigern und Fehler reduzieren.

Wie lässt sich die Workflow-Automatisierung in Online-Unternehmen umsetzen?

Workflow-Automatisierung kann im Bereich E-Commerce außerordentlich hilfreich und wichtig sein. Hiermit können Sie den Kundenkontakt aufrechterhalten und auf Kundenanliegen eingehen. Zudem lassen sich die Prozesse effizienter auszuführen, mit denen Ihr E-Commerce-Unternehmen der Konkurrenz voraus bleibt. Hier sind einige E-Commerce-Prozesse, die sich durch Workflow-Automatisierung verbessern lassen:

  • Warenkorbabbrüche: Studien zeigen, dass die meisten Warenkörbe im E-Commerce vor dem Kauf „verlassen“ werden. Laut einer Studie von eMarketer belief sich der Gesamtwert der verlassenen Warenkörbe im Jahr 2015 auf fast 5 Billionen US-Dollar. Wenn Sie Kund*innen kurz nach dem Verlassen des Warenkorbs kontaktieren, ist es wahrscheinlicher, dass sie die Bestellung abschließen. Workflow-Automatisierungssoftware versendet einige Stunden oder Tage nach dem Verlassen des Warenkorbs automatisch E-Mails an potenzielle Kund*innen.

  • Kundenservice: Ein Großteil der Kundenserviceleistung sollte direkt von Mitarbeitenden erbracht werden. Zur Ergänzung dieser Bemühungen lässt sich jedoch die Workflow-Automatisierung einsetzen. Einige Softwarelösungen ermöglichen Kund*innen eine detaillierte Einreichung von Serviceanfragen, die dann automatisch von der Software priorisiert und bestimmten Kundenserviceteams zugewiesen werden. Das System ermöglicht eine bessere Verwaltung von Anfragen basierend auf der Dringlichkeit und dem Themenbereich.

  • Automatisiertes Bestandsmanagement: Mithilfe von Workflow-Automatisierung lässt sich der Bestand in Online-Shops in Echtzeit nachverfolgen. So sorgen Sie dafür, dass Kund*innen sofort informiert werden, wenn ein Artikel nicht vorrätig ist und sich die Lieferung verzögert.

  • Hilfe bei Rechnungen: Verwenden Sie die Workflow-Automatisierung, um Quittungen sowie bezahlte und unbezahlte Rechnungen nachzuverfolgen. Die Software kann diese Informationen mit anderen Finanzdaten, einschließlich Steuerdaten, synchronisieren.

  • Hilfe beim Marketing: Online- und Social-Media-Marketing ist für E-Commerce-Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Es gibt eine Reihe von Diensten, die Ihnen bei der Planung von Social-Media-Beiträgen und anderen Online-Inhalten für Ihr E-Business helfen können.

  • Ermutigen und Überwachen der Online-Bewertungen von Produkten oder Services: Laut Nielsen erhalten Online-Bewertungen 70 Prozent Zustimmung von Kund*innen. Diese Zahl ist bedeutend höher als bei den meisten Werbeformen. Und laut einer Studie von Dimensional Research geben mehr als 90 Prozent der Kund*innen an, dass Online-Bewertungen ihre Kaufentscheidungen beeinflussen.

    Mit Workflow-Software lassen sich kurz nach dem Kauf automatische E-Mails an Kund*innen generieren, die sie dazu ermutigen, das Produkt online zu bewerten. Sie können auch per E-Mail mit Ihren Kund*innen in Kontakt treten, um herauszufinden, ob sie mit dem Kauf und dem Kaufprozess zufrieden waren.

  • Hilfe bei Analysen: Das Verständnis der Daten zum Online-Traffic eines Online-Unternehmens und zum Verhalten seiner Kund*innen hat größte Bedeutung. Mithilfe von Workflow-Automatisierungssoftware lassen sich automatisch geplante Berichte erstellen, die viele dieser Daten enthalten.

Expertentipps für die Abwägung und Implementierung von Workflow-Automatisierung

Ohne strategisches Denken ist die Implementierung der Workflow-Automatisierung in Ihrem Unternehmen wahrscheinlich zum Scheitern verurteilt. Dieses Scheitern kostet Zeit und Geld und baut im Unternehmen Widerstand gegen erneute Versuch auf. Sie müssen also gut nachdenken und planen, welchen Geschäftsprozess Sie zuerst in Angriff nehmen und wie Sie die Workflow-Automatisierung in den Prozess integrieren. Hier finden Sie einige Empfehlungen von Expert*innen, wie Sie Ihr erstes Projekt zur Workflow-Automatisierung strategisch angehen können:

Eoin Hinchy

Wählen Sie transformative Projekte zur Einführung der Automatisierung aus. Automatisieren Sie kleine Aufgaben, die große Auswirkungen haben. „Wie bei jeder revolutionären Technologie ist es wichtig, klein anzufangen und früh den Mehrwert aufzuzeigen“, so Eoin Hinchy, Gründer einer Plattform für Enterprise-Automatisierung namens Tines. „Wählen Sie ein oder zwei Anwendungsfälle aus, die repetitiv und anfällig für menschliche Fehler sind, um zu zeigen, welche Verbesserungen in puncto Effizienz und Genauigkeit Workflow-Automatisierungstools bieten können.“

  • Implementieren Sie Automatisierung nur in Bereichen, in denen ein offensichtlicher Bedarf besteht und in denen sie sinnvoll ist.

  • Konzentrieren Sie sich zuerst auf die Bearbeitung repetitiver Aufgaben.

  • Fügen Sie nach und nach Automatisierungstools in bestehende manuelle Prozesse ein, um sie zu verbessern. Lassen Sie Mitarbeitende, die den Arbeitsalltag und die darin auftretenden Probleme verstehen, detaillierte Übersichten über alle Prozesse von Anfang bis Ende erstellen. „Viele Organisationen haben mit implizitem Wissen zu kämpfen. Hierbei handelt es sich um wichtige Details, die Personen, die für bestimmte Aufgaben verantwortlich sind, aus Erfahrung wissen, die aber nicht in den offiziellen Richtlinien des Unternehmens dokumentiert sind“, sagt Kubicki. „Dies kann dazu führen, dass bestimmte Schritte in einem neu automatisierten Workflow ausgelassen werden. Unternehmen müssen sich die Zeit nehmen, sich mit den Mitarbeitenden an vorderster Front abzusprechen – nicht nur mit den CTOs, CFOs, CIOs oder anderen hochrangigen Entscheidungsträger*innen.“

  • Automatisieren Sie sowohl für das interne als auch für das externe Engagement.

  • Sorgen Sie dafür, dass Ihre Workflow-Automatisierung eigenständig automatisierte Verbindungen zwischen verschiedenen, im Unternehmen eingesetzten Softwarelösungen herstellt. Alternativ können Sie diese Verbindungen auch zu Beginn manuell einrichten.

  • Finden Sie Optimierungspotenzial in Ihren Geschäftsprozessen.

  • Stellen Sie sicher, dass für die Workflow-Automatisierung in Ihrem Unternehmen keine tiefgreifenden technischen Kenntnisse erforderlich sind.

  • Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeitenden Zeit haben, sich auf Ihre Kernaufgabe zu konzentrieren. Für alles andere sollten Sie Automatisierungen in Betracht ziehen. Bleiben Sie flexibel. „Workflows wachsen gemeinsam mit dem Unternehmen“, erklärt Kubicki. „Unternehmen sollten ihre Prozesse laufend evaluieren und ihren Automatisierungsansatz entsprechend aktualisieren.“

Die Vorteile der Workflow-Automatisierung für bestimmte Branchen

Workflow-Automatisierung kann für bestimmte Geschäftsprozesse in bestimmten Branchen nützlich sein. Hiermit lassen sich auch Prozesse in bestimmten Abteilungen in den meisten Unternehmen und Branchen unterstützen.

Branchen

Gesundheitswesen:

  • Übertragung von Informationen in elektronischen Patientenakten, die digital aufgezeichnet werden, aber fehleranfällig sind, wenn sie manuell erfasst werden

  • Aufnahme und Entlassung von Patienten, wobei Ärzte einige Entlassungen mit einer mobilen Anwendung abwickeln können

  • Arbeitszeitpläne und Bereitschaftsdienstpläne

Recht:

  • Automatisierte Abrechnung mithilfe von Zeiterfassungssoftware, die mit der Rechnungssoftware verknüpft ist

  • Verwaltung von Fristen für Rechtsfälle

  • Zusammenstellung von Rechtsdokumenten aus Textbausteinen mithilfe von Vorlagen

  • Einreichen und Nachverfolgen von Anfragen für Vertragsprüfungen und -genehmigungen

  • Eingabe von Neukundeninformationen

Druckindustrie:

  • Zuordnung von eingehenden Aufträgen zur entsprechenden Technologie in der Druckwerkstatt

  • Zuweisung der richtigen Mitarbeiten an die richtigen Anlagen durch Messung der Leistung von Mitarbeitenden an bestimmten Geräten

  • Überwachung des Betriebs und Identifizierung von zeitlichen Ineffizienzen bei bestimmten Arbeitstypen

Spezifische Abteilungen:

Entwicklung/Betrieb:

  • Entwickeln und Testen von Softwarecode

  • Bereitstellen des Codes

  • Erfassen von Messzahlen aus der Produktion

  • Orchestrierung der DevOps-Pipeline

IT:

  • Serviceanforderungen

  • Einrichtung neuer Konten

  • Änderungsanfragen

  • Anforderungen zu neuen Projekten

  • Umgang mit Sicherheitsvorfällen

Finanzen:

  • Anforderungen an Investitionsausgaben

  • Ausgabengenehmigungen

  • Vergütungsänderungen

  • Automatisierungen bei der Kreditorenbuchhaltung

Marketing:

  • Genehmigungen von Kampagnen

  • Umgang mit Problemen mit dem Branding des Unternehmens

Einrichtungen:

  • Büroumzüge

  • Ressourcenplanung

  • Überwachung des Zugangs zu Einrichtungen

  • Anträge auf Mitarbeiterumzüge

Vertrieb:

  • Genehmigung von Rabatten

  • Genehmigung von Anträgen

  • Genehmigung von Preisangeboten

Personalwesen:

  • Änderungen an Mitarbeiterleistungen

  • Zeiterfassung

  • Onboarding-Details für neue Mitarbeitende

  • Verwaltung der Details, wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen

  • Urlaubsanträge

Einkauf:  

  • Allgemeine Beschaffung

  • Genehmigungen von Investitionsausgaben

  • Verwalten von Lieferanten

  • Genehmigung von Rechnungen

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