Was ist ein Workflow?
Einfach ausgedrückt ist ein Workflow ein visuelles Diagramm einer strukturierten, vordefinierten Gruppe von Aktivitäten, die ein gewünschtes Ergebnis erzielen. Workflows können eine grundlegende, sequenzielle Abfolge von Schritten oder eine komplexe Reihe von Ereignissen sein, die parallel zu bestimmten Abhängigkeiten, Regeln und Anforderungen auftreten müssen. Theoretisch haben Sie jedes Mal, wenn Sie denselben Workflow ausführen, das gleiche Ergebnis. Ein Workflow besteht aus den Schritten, den Ressourcen, die für die Durchführung der Schritte erforderlich sind (wie z. B. Ihre Mitarbeiter oder Maschinen) und deren Interaktion. In Workflows werden Start- und Endpunkte, die Richtung(en) der Bewegung, mögliche Entscheidungspunkte, die erwarteten Ergebnisse, und mögliche Ersatzschritte beschrieben. Schließlich wird die Verantwortung für jeden Schritt zugewiesen.
Sobald Workflows eingerichtet sind, handelt es sich um einen einfachen Prozess zur Ergebnisoptimierung. Es wird einfacher zu visualisieren, wo Verschwendung eliminiert und Effizienzgewinne geschaffen werden können. Erfolgreiche Workflows können dazu beitragen, die Kommunikation innerhalb Ihrer Mitarbeiter zu verbessern und das Wachstum zu messen. Es ist jedoch wichtig, sich daran zu denken, dass wir bei der Diskussion von Workflows darüber sprechen, wie die Ergebnisse tatsächlich erreicht werden, und nicht über die Protokolle, die die geleistete Arbeit bestimmen.
Im Bereich des Projektmanagements sind Workflows wichtig, da sie die Kapazität für Vorhersehbarkeit und Messung von Ergebnissen ermöglichen. Projektmanager lieben Workflows, weil Arbeitsabläufe unter ihren beweglichen Teilen, in denen eine ständige Planung und Koordination geschehen muss, erwartete Ergebnisse liefern.
10 Unerwartete Vorteile der Verwendung von Workflows
Workflows sparen Zeit und sorgen für Transparenz und Reproduzierbarkeit. Sie können noch viel mehr. Berücksichtigen Sie diese zehn Vorteile der Integration von Workflows in Ihr Projektmanagement.
- Workflows reduzieren das Projektrisiko. Wenn ein Projekt gefährdet ist, erhöht es die Projektkomplexität und die Anzahl der Teammitglieder kann steigen. Workflows können sicherstellen, dass es zu geringeren Verzögerungen im Zeitplan kommt. Es kann auch dafür verantwortlich sein, mögliche Streitigkeiten und Kosten zu reduzieren, indem es die Notwendigkeit der Wiederholung von Arbeiten einschränkt.
- Auswirkungen organisatorischer Veränderungen. Wenn ein Team kohäsiv arbeitet, schränkt es die Notwendigkeit ein, dass das Management auf der Seite des Geschäftsprozesss interveniert, und kann ein besseres Verständnis des Workflows bieten.
- Die Implementierung von Workflows kann zu Prozesswechseln führen. Im Rahmen der Entwicklung eines Workflows müssen Unternehmen ihre aktuellen Prozesse hinterfragen. Dies kann zu Verbesserungen und Optimierungen führen.
- Workflows bieten einen erhöhten Zugriff auf Informationen. Kritische Prozesse können an jedem Punkt überprüft werden, um sicherzustellen, dass es keine Engpässe oder Probleme gibt. Mit dieser Übersicht können Projektmanager bestimmen, wie gut der Prozess von Anfang bis Ende läuft.
- Workflows grenzt die Arbeitsverantwortung verschiedenen Personen ab. Anstatt dass sich Ihre Mitarbeiter im Unklaren darüber sind, wer für die Erledigung einer Aufgabe zuständig ist oder wo ihre eigenen Pflichten liegen, definiert ein Workflow dies für sie.
- Verbessert die Projektzeitleistenschätzungen. Gibt Projektmanagern eine Grundlage, um abzuschätzen, wie lange eine Aufgabe oder das Gesamtprojekt dauern wird.
- Bietet Transparenz. Workflows sind eine Möglichkeit, den Prozess den Stakeholder visuell zu vermitteln.
- Manager können sich auf Strategie konzentrieren. Wenn ein System reibungslos läuft, müssen Sich Manager nicht auf den Betrieb konzentrieren. Stattdessen können sie auf andere Teile ihrer Arbeit achten, was das Wachstum und die Entwicklung von Unternehmen fördern kann.
- Workflows bieten einen Audit-Trail. Dies gilt insbesondere für die Verwendung eines Workflow-Management-Softwaresystems. Es werden Aufzeichnungen über den Fortschritt und die Erledigung von Aufgaben geführt, zusammen mit relevanten Details, wie der Abschluss der Aktion, wann sie durchgeführt wurde, und alle vorgenommenen Änderungen.
- Unternehmen können Regeln eingeben. Anstatt sich im Moment zu entscheiden, in dem Probleme auftreten, beziehen sich Workflows auf die vordefinierten Regeln. Dadurch entfällt ein Teil der Vermutungen, spart Zeit und steigert das Vertrauen in die Arbeitskapazität des Unternehmens.
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Wichtige Komponenten von Workflows
Obwohl workflows-Modelle in der Terminologie leicht voneinander abweichen können, sind die unten beschriebenen Komponenten in jeder Methode konsistent. Fachleute können ihre Diagramme als informell oder formal beschreiben. Informelle Workflows sind einfach, benötigen erfordern keine spezielle Software und können nur ein Diagramm oder ein Flussdiagramm sein, das eine Abfolge von Schritten beschreibt. Formale Workflows können aus mehreren Softwaresystemen bestehen und als analytische Pipelines bezeichnet werden. Jede Workflow-Komponente oder jeder Schritt kann durch drei Parameter beschrieben werden: Eingabe, Transformation und Ausgabe.
- Eingabe:Die Materialien und Ressourcen, die für den Abschluss eines Schritts erforderlich sind.
- Transformation: Ein bestimmter Satz von Regeln, die bestimmen, wie die Eingabe empfangen wird und was damit gemacht wird.
- Ausgabe: Die Materialien und Ressourcen, die durch den Schritt produziert werden und als Input für den nächsten Schritt(n) fungieren.
Vier Hauptkomponenten machen den Großteil der Workflows aus. Bei der Modellierung von Workflows sollte jeder mindestens aus Akteuren, Aktivitäten, Ergebnissen und Zuständen bestehen.
- Akteure sind Personen oder eine Maschine, die zumindest für einen Teil der Arbeit verantwortlich ist.
- Aktivitäten sind die Aufgaben oder Geschäftsprozesse, die ausgeführt werden und einen einzigen, logischen Schritt im Prozess darstellen. Wenn Aktivitäten in einer bestimmten Weise durchgeführt werden, wird dies als Aktion bezeichnet. Die Aktivitäten sind so strukturiert, dass sie für die Person oder Maschine geeignet sind, bevor sie zur nächsten über gehen. Wenn Akteure mit Aktivitäten in einem Paar gekoppelt sind, wird dies als Aufgabe bezeichnet. Wenn Abhängigkeitsbedingungen erfüllt sind, werden Aufgaben aktiviert.
- Ergebnisse sind die wünschenswerten Ergebnisse jedes Schritts.
- Status tritt auf, wenn sich ein Projekt zwischen Prozessen befindet. Die Ablaufsteuerung stellt sicher, dass der Ablauf der Prozesse von jedem Zustand in die vorgeschriebene Richtung geht, je nach Ihrer Definition.
Die Dokumentation des Workflow-Prozesses ist für Projektmanager, Fachleute und Forscher gleichermaßen von entscheidender Bedeutung, da sie einen Fahrplan für die Zukunft bietet, die Transparenz und Reproduzierbarkeit erhöht und Datenanalysen innerhalb des Datenlebenszyklus ermöglicht. Experten vor Ort empfehlen, klar festzustellen, wie die Daten analysiert und transformiert werden.
Die Geschichte von Workflows
Workflows lassen sich bis zur Fertigung in den 1920er Jahren und das Studium rationaler Organisation zurückverfolgen. Pioniere wie Frederick Taylor und Henry Gantt, sowohl Maschinenbauingenieure als auch frühe "Projektmanager", untersuchten, wie Arbeit effizient und grafisch organisiert werden kann, insbesondere in der Fertigung. Henry nahm später das polnische Harmonogramm an und verwandelte es in ein Gantt-Diagramm, um die Arbeit zu verfolgen. Gantt-Diagramme sind ein nützliches Tool, um Workflows zu visualisieren oder eine Zeitleiste zum Layout der Meilensteine, Zeitpläne und Abhängigkeiten zu erstellen.
Von der Fertigung zogen "Workflows" und diese rationale Arbeitsorganisation in Büros um. Ein Buch aus dem Jahr 1950, Office Methods, Systems, & Proceduresvon I.A. Herrman, beschreibt die Verwendung von "Arbeitsflussdiagrammen" zur Lösung verschiedener Arten von Problemen. 1962 wurde die Dissertation von carl Petris über ein mathematisches Verteilungsmodell eingeführt. Das Petri-Net-Modell wurde schließlich zur Geschäftsprozesslogik für das Design von Workflow-Systemen und Software. In den 1990er Jahren entwickelten sich Workflows von einfachen, one-size-fits-all-Diagrammen zu branchenspezifischen Softwaresystemen, die eine bessere Prozesskontrolle ermöglichen.
Theorien zur Verbesserung von Arbeitsabläufen
Es gibt viele Theorien, mit denen Unternehmen ihre Prozesse verbessern können. Die grundlegenden Philosophien dieser Verbesserungstheorien berücksichtigen die Erfahrung, die Bedürfnisse und den Input des Unternehmens, um die zielgerichtetsten Arbeitsabläufe zu erstellen.
- Six Sigma. Kurz gesagt, diese Theorie bricht einen Prozess in sehr detaillierte Details auf. Six Sigma hilft, Variationen zu minimieren, indem es bei der Standardisierung des Workflow-Prozesses hilft.
- Lean-Systeme. Lean arbeitet an der Verbesserung des Prozessablaufs, indem er ständig nach Verbesserungen und Möglichkeiten sucht, mit weniger mehr zu erreichen.
- Total Quality Management. Dieses System verfeinert die Qualität bei jedem Schritt, um die Prozesse zu optimieren.
- Buisness-Process-Reengineering (BPR). Eine Methode, die Workflow-Management-Software zur Unterstützung von Business Process Reengineering (BPR) verwendet.
- Theory of Constraints. Diese Theorie konzentriert sich auf die Verwaltung von Engpässen und die Bewertung der Engpasskorrekturen, insbesondere in der Fertigung, Ihrer Arbeitsabläufe.
Beispiele für Workflows in verschiedenen Branchen
Workflows sind so vielfältig wie die Branchen und Menschen, die sie verwenden. Im Folgenden finden Sie einfache Beispiele dafür, wie Workflows in verschiedenen Branchen verwendet werden können.
- Personalwesen: Workflows können die Prozesse bei Neueinstellung, die Bearbeitung von Urlaub, die jährliche Schulungsanforderungen und Gehaltsprozesse vorgeben.
- Pharmazeutische Fertigung: Verwendung von Arbeitsabläufen in der Qualitätskontrolle in Bereichen wie der Prüfung von Rohstoffen, der Herstellung von Arzneimitteln, der Verpackung von Produkten, Prüfung nach der Herstellung und der Vorbereitung für den Versand.
- Kundenservice: Ein Workflow, der Untersuchungen für Kundenbeschwerden zuweist.
- Military: Stellt einen Workflow ein, um eine feindselige Situation zu verwalten und die Einsatzregeln zu befolgen.
- Reisen:Verwendet einen Workflow zur Verwaltung von Flug-, Hotel-, Touren- und Mietwagenreservierungen für ein Reisebüro.
- Gesundheitswesen: Ein Workflow, der den Erhalt eines Rezepts durch einen Arzt durch seine Befüllung und letztendliche Abholung durch den Patienten verwaltet.
- IT:Verwendet Workflows, um zu bestimmen, wie jede Art von Software-/Hardware-Problem, das von einem Mitarbeiter gemeldet wird, behandelt wird.
Workflow-Management und BPM-Software
Business Process Management (BPM)-Software integriert Workflows mit mehreren anderen Anwendungen, Systemen, Technologien und menschlichen Elementen. BPM stellt mehrere Workflows und Prozesse dar und unterstützt den gesamten Geschäftsprozessverbesserungszyklus.
Wie sich Workflow-Management vom Projektmanagement unterscheidet
Workflow-Management und Projektmanagement sind ähnliche Konzepte; sie sind verwandt, aber nicht identisch. Workflow-Management ist Geschäftsprozessautomatisierung. Diese Geschäftsprozesse sind definiert, bleiben im Allgemeinen gleich (oder ähnlich) und treten häufig auf. Workflow-Management kann sich wiederholende Prozesse mit kleinen Änderungen regelmäßig anwenden. Im Gegensatz dazu ist Projektmanagement ein größerer Prozess der Koordination, Planung und des ständigen Wandels und erfordert eine Reaktion auf Änderungen bei bestimmten, einzigartigen Projekten. Viele Tools, Ressourcen und Prozesse können verwendet werden, um das Ziel des Unternehmens zu erreichen und das Projekt zu vervollständigen.
Workflow-Management-Systeme verstehen
Workflow-Management-Systeme (WfMS) sind Softwaresysteme, die die Infrastruktur zur Verfügung stellen, um den als Workflows bezeichneten Geschäftsprozess zu organisieren, zu verfolgen, zu steuern und zu koordinieren. Ein WfMS sollte es dem Benutzer ermöglichen, die benötigten Workflows basierend auf verschiedenen Umständen - Aufträge, Prozessen und Einstellungen - zu definieren. Darüber hinaus ermöglichen viele WfMS es die Analyse und Messung der Prozesse, damit Verbesserungs- und Optimierungsmöglichkeiten identifiziert und umgesetzt werden können.
Viele WfMS sind in der Lage, automatisches Routing, automatisierte Verarbeitung, die Kombination mehrerer (andernfalls) unabhängiger Systeme und Prozesse zu einer kohäsiven Struktur, die Integration in die bestehende Infrastruktur und die Organisation von Produkten aus verschiedenen Quellen zu ermöglichen. WfMS es kann auch Benachrichtigungen bereitstellen und der nächsten Person die Daten reichen, die sie zum Abschließen ihres Schritts benötigen, und Follow-up für nicht abgeschlossene Aufgaben ermöglichen. Diese Funktionen erhöhen den Mehrwert des Workflow-Systems.
Workflow-Management-Systeme können drei Arten von Workflows erstellen, deren Verwendung von den Anforderungen des Projekts abhängig ist. Dazu gehören sequenzielle Workflows, State Machine-Workflows und regelgesteuerte Workflows.
- Ein sequenzieller Workflow ist linear und progressiv, wie ein Flussdiagramm. Dieser Workflow geht von einer Aufgabe oder einem Prozess zur anderen und tritt nicht in die Reihenfolge zurück.
- Ein Status-Machine-Workflow ist komplexer als ein sequenzieller Workflow und kann in der Reihenfolge zurückgehen, wenn eine Abhängigkeit dies erfordert. Diese Workflows gehen von einem "Zustand" in einen anderen "Zustand".
- Ein regelgesteuerter Workflow ist im Wesentlichen ein übergeordneter sequenzieller Workflow. "Regeln" bestimmen den Workflow-Fortschritt. Sie verwenden Bedingungen, um zu entscheiden, ob Ausdrücke "wahr" oder "falsch" sind, und die Regeln werden mit den Ausdrücken "if", "dann" oder "else" modelliert.
Vorteile und Funktionen der Workflow-Management-Software
Workflow-Software oder Workflow-Engines ermöglichen es Unternehmen, repetitive Geschäftsprozesse zu automatisieren, die jedes Mal die gleichen(oder sehr ähnliche) Ergebnisse garantieren. Unternehmen und Projektmanager benötigen umfassende, integrierte Softwarelösungen, die ihnen die Flexibilität und Verantwortlichkeit bieten, um ihre Aufgaben zu erledigen.
Das beste Workflow-Management-System ist das, das Ihre Geschäftlichen Anforderungen erfüllt. Einige Unternehmen bieten "leichte" Systeme an, was bedeutet, dass das Programm einfacher oder schneller ist und weniger Komponenten als andere Angebote auf dem Markt hat. Einige Technologieexperten sagen, dass "leichte" Systeme einfacher zu bedienen sind und manchmal weniger Speicher verwenden. Einige Workflow-Management-Systeme sind Teil eines größeren Systems insgesamt und sind nur ein kleiner Teil. Die meisten Technologieexperten sind der Meinung, dass Benutzer unabhängig von Ihrer Wahl über eine einzige Plattform verfügen müssen, die alle ihre Arbeitsabläufe verwalten kann.
Die folgende Liste gibt einen Überblick über die Funktionen, die sich in der derzeit verfügbaren Software finden. Technologieexperten empfehlen, zu ermitteln, welche Funktionen für Ihre Geschäftsprozesse von entscheidender Bedeutung sind, und sich auf die jeweils verfügbaren Funktionen zu konzentrieren.
- Bietet automatische Prozesse
- Anpassungsfähig und flexibel (Können Sie Ihren Workflow von Fall zu Fall ändern?)
- Unbegrenzte Abhängigkeiten anbieten
- Ermöglicht die parallele Ausführung von Schritten und Verzweigungen
- Cloud-basiert
- Grid-basiert (nur lokal)
- Kanban Boards
- Bietet verschiedene Möglichkeiten, Ihre Arbeitsabläufe zu visualisieren
- Nutzt die aktuelle Infrastruktur
- Integration in Microsoft Office-Produkte
- Integration mit SAP und anderen Services
- Integration mit Java/Unix/Oracle
- Intuitiv zu erlernen/zu verwenden
- Modellierung
- Mess- Dashboard-Metriken
- KPI-basiert – liefert analytische Berichte
- Benachrichtigungen und Warnungen an die Mitarbeiter
- Rollenbasierter Zugriff und Kontrollen
- Prüfpfad
- Kosten- und Kostenplan
- Open-Source (Optionen)
- CRM
- Zeiterfassung und Zeitverfassungsbögen
- Ressourcenmanagement
- Verfolgung der Rentabilität
- Kundenportal
- Rechnungen und Formulare erstellen
- Saas basiert
- Budgetformulare und Tracking
- Kompatible Dokumentenmanagement-Software
- Gantt-Diagramme
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