Alles, was Sie über die Geschäftsprozessautomatisierung wissen müssen

Sie fährt fort:  

• Entblößen Sie den Prozess – d. h. entfernen Sie unnötige oder überflüssige Schritte. Reduzieren Sie ihn auf das Nötigste.
• Vereinfachen Sie den Prozess. Suchen Sie nach Möglichkeiten, Schritte zusammenzuführen, Schritte zu minimieren oder den Gesamtprozess zu optimieren.
• Standardisieren Sie den Prozess. Machen Sie den Prozess wiederholbar (und bestenfalls autonom) und dokumentieren Sie die bewährten Vorgehensweisen.
• Halten Sie den Prozess aufrecht. Machen Sie weiter und suchen Sie nach Verbesserungen, denn es gibt keinen perfekten Prozess!

Roberts merkt an: „Die Optimierung von Prozessen ist meine Kompetenz, daher habe ich darin viel Erfahrung. Hier ein Beispiel: Ich habe an einem technischen Risikomanagementprozess gearbeitet, bei dem die Prozesse optimiert und Fehler behoben wurden. In den Prozessen gab es zwei- bis dreimal mehr Störungen als geplant. Die Mitarbeiter waren nicht zufrieden. Die jährlichen Geschäftsziele wurden nicht erreicht. Nach der Automatisierung und Optimierung dieses Prozesses waren die Störungen im Prozess auf 10 Prozent der Plananzahl gesunken. Die Zufriedenheit der Mitarbeiter stieg um 20 Prozent. Das Unternehmen begann, Ziele zu erreichen und sparte durch erhöhte Effizienz über 3 Millionen Dollar ein. Ziemlich gute Ergebnisse für eine Automatisierung!

„Was die Zukunft der Geschäftsprozessautomatisierung betrifft, bin ich der Meinung, dass Unternehmen eher zur computerbasierten Automatisierung tendieren werden, um menschliches Handeln so weit wie möglich auszuklammern. Menschliches Eingreifen wird nur für komplexe Fehlerbehebungen, Analysen auf übergeordneter Ebene, Aufsicht und strategisches Denken erforderlich sein.“

Kim Kadiyala, Marketing Specialist at Zapier, says: “We're in an exciting time where business process automation is accessible to everyone — even if you're not technically savvy or a programmer. Tools that connect your apps put the power of automation into the hands of marketers, founders, real estate agents, and lawyers. Anyone who is moving bits of information from one place to another can set up an automation and start saving some time. I like to say that there are some tasks that are better suited for computers and some tasks best done by humans. Automating the tedious parts of your work frees you up to spend more time on the more creative aspects of your job, like big-picture thinking and strategic problem solving.

 

 

„Ich benutze Zapier, um meine Reichweite zu automatisieren und User-Storys zu sammeln, um sie in Blogbeiträgen zu verwenden. Nachdem ich in einem Google-Sheet eine Liste mit Benutzern erstellt habe, die ich kontaktieren möchte, richte ich eine Automatisierung zwischen meinen Google-Sheets und meinem Gmail-Konto ein. Jedes Mal, wenn ich dann eine Zeile in meinem Google-Sheet aktualisiere, sendet das System mithilfe einer von mir erstellten Vorlage eine personalisierte E-Mail an den Benutzer. Die E-Mail enthält einen Link zu einer Typeform-Umfrage mit einigen Fragen. Nachdem Benutzer die Umfrage eingereicht haben, werden ihre Antworten automatisch an das Google-Sheet zurückgeleitet. Mit dieser Automatisierung kann ich mehr Zeit darin investieren, Inhalte zu erstellen und weniger darin, die von mir erfassten Informationen manuell zusammenzustellen.“

Brady Keller, Digital Marketing Strategist at Atlantic.Net, says, “My favorite type of automation is marketing automation, which was created to help businesses scale relevant, worthwhile digital engagement for a large population of potential customers. No one has the bandwidth to send highly targeted emails to thousands of people at a time. Use the tools you’ve invested in to help you configure that process in the most efficient way possible. Based on the platform you select, you will have a variety of customizable tools and workflows that will work around your specific instructions. You can implement strategies, like autoresponders, transactional emails, algorithmic personalization, and much more.

„Der beste Weg, die Marketingautomatisierung zu optimieren, besteht darin, sie mit einer Kundenbeziehungsmanagement-Plattform (customer relationship management/CRM) zu verbinden. Wenn Ihr Unternehmen durch die Kombination von Marketing- und Vertriebskampagnen Umsatz erzielt, sollte Ihr System integriert sein. Wenn Sie Ihre Marketing-Automatisierungsplattform mit Ihrem CRM verbinden, können Marketingmitarbeiter in Ihrem Team wichtige Kampagnenstrategien mit den finanziellen Ergebnissen verbinden. Dies bietet Ihren Vertriebsmitarbeitern einen besseren Überblick über die Kundengewinnung und Leads. Es ermöglicht Ihrem Marketingteam auch, Leads an den Vertrieb zu übergeben, ohne manuell exportieren zu müssen.“

According to Nicholas Fedele, President of Lumiola, “I think BPA has serious pockets of underutilization. We are starting to see it become more mainstream, but I think the current state of adoption depends on the industry. Certain industries that are younger (i.e., e-commerce) are a little further along because they have grown up in an environment that is based around cloud tools that are easily integrated.

„Ich habe mit vielen Kunden zusammengearbeitet, um die Effizienz ihrer Geschäftsprozesse zu verbessern. Der beste Weg, um Effizienz zu erreichen, ist die Integration von Finanz- und Betriebsanwendungen. Man kann Cloud-Anwendungen auf verschiedene Weisen nutzen, um Redundanzen loszuwerden, Datenverzögerung/-verfügbarkeit zu reduzieren und, durch die Beseitigung menschlichen Eingreifens, die Genauigkeit bei der Datenerfassung zu verbessern. Sie werden oft feststellen, dass ein Mensch, der Daten eingibt oder durch einen Prozess bewegt, anfällig für Ungenauigkeiten und die Verzögerungen des Büroalltags ist. Durch die Automatisierung dieser Prozesse reduzieren oder beseitigen Sie Ungenauigkeiten und können die Zeit, die benötigt wird, um umsetzbare Daten zu erhalten, erheblich reduzieren.

„Bei einer Prozessautomatisierung handelte es sich beispielsweise um ein Vertriebsunternehmen, das in erster Linie an Supercenter im Einzelhandel verkaufte. In ihrem alten Zustand wusste die Organisation nicht, was Kunden bestellten, bis das Lager den Auftrag schon abgewickelt hatte. Darüber hinaus erstellten sie einmal pro Woche einen Bericht, für den jemand die Daten manuell eingeben und in die Buchhaltungssoftware importieren musste.

„Im neuen Zustand wird jedes Mal, wenn ein Kunde einen Auftrag aufgibt, sofort ein Eintrag in der Buchhaltungssoftware erstellt. Dieser wird dann an das Lager gesendet und bearbeitet. Sobald der Auftrag erfüllt ist, wird er automatisch in eine Rechnung umgewandelt, die an den Kunden gesendet werden kann. Dies gibt der Geschäftsleitung Echtzeit-Einblicke darüber, was in Auftrag gegeben wurde, was bearbeitet wird, was versandt wurde und wann das Unternehmen bezahlt wurde. All diese Daten sind auf jedem Gerät mit Internetverbindung verfügbar und es ist keine menschliche Intervention notwendig. Selbstverständlich ist die Geschäftsleitung sehr zufrieden mit diesen neuen Einblicken!

„Ich glaube, dass BPA in naher Zukunft eine andere Form annehmen wird. Es wird eine zunehmende Übernahme von KI geben, welche die Abweichung von einem binären Prozess ermöglichen wird. Es gibt derzeit Anwendungen, die viele dieser Aufgaben bewältigen können. Aufgrund finanzieller Einschränkungen ist die Übernahme in kleineren Unternehmen jedoch äußerst schwierig. Wenn sich die Technologie weiter entwickelt und die Kosten sinken, wird sich künstliche Intelligenz noch stärker etablieren.“

Ashok Gudibandla, CEO at Automate.io, notes, “Automation of business processes is of course constantly evolving. It requires alignment of people, processes, and technology. Each part is a challenge. We are experts at the last part, technology (software/systems/AI). The big challenge here is that with more and more systems (email, marketing, sales, customer service, payments) moving to the cloud, there is a fragmentation of data and processes, with each department using their own siloed tools. Automating processes across departments is a big challenge. 

 

„Wir helfen unseren Kunden bei der Technologie. Sobald sie ihre Automatisierungsprozesse identifiziert haben, lassen wir sie diese Prozesse zusätzlich zu den von ihnen verwendeten Cloud-Systemen implementieren. Zum Beispiel die Automatisierung des Marketings in E-Mail-, sozialen und mobilen Kanälen, um potenzielle Kunden anzusprechen, den Vertriebsprozess zusätzlich zum CRM des Kunden zu automatisieren, Kollaborationssoftware zu implementieren und Dokumente zu verwenden, um den Vertriebszyklus zu verkürzen und mehr potenzielle Kunden anzuwerben. Aus technologischer Sicht gibt es viele BPA-Befähiger: KI, Bots und Automatisierungs-/Integrations-Tools (wie unsere). Im Jahr 2016 gab es viel Wirbel darum. Dies wird es immer einfacher machen, BPA zu erreichen, sobald man sich um die Mitarbeiter und Prozessteile gekümmert hat.“ 

According to William Mayben, Principal and Consultant at Wm Mayben and Associates, “Those on the inside are concerned with the rapid advent of AI in the field of business automation and its accelerating effect on the erosion of middle-class jobs. Every technological breakthrough comes with its benefits and costs. We appear to be better at technical progress than we are with the social displacement, which that progress engenders. This is also true in manufacturing, communications, and finance, all fields of human endeavor. 

„Ich stelle mir also die Frage: Was passiert in einer Verbrauchergesellschaft, wenn die Verbraucher durch KI-gesteuerte Technologie zunehmend vom Arbeitsmarkt verdrängt werden? Und die Konsequenz: Wer arbeitet an einer Lösung, die dieser Verdrängung gerecht wird? Mit anderen Worten: Wo werden neue Arbeitsplätze in einem Verhältnis geschaffen, das auch nur annähernd dem der abgebauten Arbeitsplätze gleicht? Was wir momentan sehen, ist, dass schlechter bezahlte Teilzeit-Stellen auf freiberuflicher Basis und Dienstleistungsarbeitsplätze berufliche Karrieren ersetzen.

„Leider geht niemand, zumindest soweit ich das sehe, darauf ein. Immer weniger Menschen müssen für eine Mehrheit Waren und Dienstleistungen erbringen. Lassen Sie diesen Trend noch ein Jahrzehnt, zwei Jahrzehnte weitergehen. Was Sie sehen werden, wird Ihnen nicht gefallen!“

Steve Pritchard is a Marketing Consultant for dreambooth, a company that provides interactive photo booths for special events. He says, "Photo booths have become very popular features for both parties and corporate events in recent years, so to cope with the sudden influx of orders, we have massively streamlined the process by automating the sales,” he explains. “Aside from being more cost-effective, it provides a smoother and more efficient method of processing sales than doing it manually. Because this automation process helps to speed up the order process, more orders than ever pour in. This means we’re able to create more jobs and hire more people. "

Jennifer Thomé, Business Development and Marketing Manager at Plustek, believes, “The current state of business process automation is pretty abysmal for many companies, especially well-established ones that have to bring years of old processes and documents into the modern age. Doctors, accountants, and many government agencies are slowed down by the fact that they don't have the resources to update their systems and complete their work simultaneously.

„Wir haben den eigenständigen Plustek eScan Scanner mehreren Unternehmen vorgestellt, in denen Mitarbeiter Papierdokumente schnell in digitale Dokumente umwandeln müssen. Mit diesem Scanner können sie sich anmelden und die Informationen auf Knopfdruck an voreingestellte Speicherorte senden. Dies spart nicht nur eine Menge Zeit, sondern bietet auch eine sehr sichere Lösung, da der Benutzer die Dateien weder absichtlich noch zufällig an einen anderen Speicherort senden kann.

„Viele Unternehmen verwenden auch das zonale OCR- und Barcode-Scanning, um die Dokumentablage zu automatisieren. Zonale OCR ermöglicht dem Benutzer, einen vordefinierten Bereich festzulegen, aus dem Informationen automatisch erfasst, indiziert und zu einer bestimmten Datenbank hinzugefügt werden. Viele Unternehmen verwenden zonale OCR für ihre Kaufaufträge, sodass beim Scannen des Dokuments die Rechnungsnummer und die Versand- und Rechnungsinformationen direkt in eine Datenbank übertragen werden. Das Hinzufügen von Barcode-Erkennung zu einem Dokument automatisiert den Ablageprozess, indem dem Computer mitgeteilt wird, wo und wie ein Dokument und dessen Inhalt abgelegt werden soll. Diese Fähigkeiten helfen diesen großen, etablierten Unternehmen, in der heutigen Zeit wettbewerbsfähig zu bleiben.“

 

Ajay Prasad, Founder and President of GMR Transcription and RepuGen, says: “There are two major ways that I have been able to improve my own businesses and my clients' through automation and systematization. First, I have developed an automated software solution called RepuGen to automate the difficult process of gathering customer and client feedback and managing online reviews. We all know the importance of online reviews, but typically we can never find the time to manage them. My clients and I were facing the difficulty of getting our happy customers to write reviews, and all manual processes were taking up much of our time.

„Als Lösung haben wir diese Reichweite mit unserer RepuGen-Software automatisiert, wodurch wir Kundenfeedback erhalten und die positiven Kommentare in Bewertungen umgewandelt haben. Die zweite Art, auf die ich mein Geschäft automatisiert habe, war, dass ich ein Online-Portal für mein Online-Transkriptionsdienst-Unternehmen, GMR Transcription, erstellt habe. Dieses Online-Portal eliminierte den manuellen Prozess des Empfangens und Hochladens von Audiodateien und ermöglichte den Kunden stattdessen, dies selbst zu tun.“

 

Sid Bala, President and CEO of alligatortek, notes, “For us, a process that used to take up to a week has now been reduced to minutes, meaning that fresh produce gets into the hands of those who need it faster than ever before. In just one year, a national nonprofit connected 128 million pounds of fresh produce to Americans facing hunger — an increase of 9 percent over last year’s produce donation. alligatortek developed the Produce Donor Portal, a cloud-based site that gives a national nonprofit more automation and quicker workflow.”

 

Ethan H. Goodman, Digital Marketing Manager of DubSEO Limited, says, “All business growth is directly or indirectly tied to your ability to automate your business. The advantage of business automation is the ability to increase efficiency and productivity. People generally function well when they are put in positions that motivate them. The reality is that most routine activities aren’t motivating or exciting. This means that your employees will simply go through the motions without putting in 100 percent. The best part of business automation is that you spend less time on routine tasks by letting your software or outsourced agency handle that part of your business while you focus on growth and expansion.

„Durch den Einsatz von Automatisierungs-Tools wie CRM-Software ist es einfacher, sich schnell um Kundenbeschwerden zu kümmern. Automatisierung hilft Ihnen, exzellente Produkte und Dienstleistungen mit roboterartiger Effizienz zu liefern: schnelle Auftragserfüllung, schnellere Service-Lieferung und nahtlose Logistik. Als digitale Marketingagentur verwenden wir für BPA immer SEO-Software wie Screaming Frog oder Xenu. Dies hilft, unseren Aufwand zu reduzieren und unsere On-Page-Optimierung zu erhöhen. Die meisten Unternehmen investieren viel Zeit, Mühe und Geld, um neue Mitarbeiter auf ihre Art zu schulen.

„In Zukunft wird BPA Organisationen ermöglichen, ihre eigenen Prozesse und den Prozessfluss zu definieren. Dies gibt Mitarbeitern die Möglichkeit, durch eine einmalige Anmeldung Zugriff auf eine Komplettlösung zu haben, was den beispiellosen Zugriff bietet, den sich Mitarbeiter wünschen. Die Einführung von Geschäftsprozessautomatisierung wird das Rätselraten der Delegation und Verantwortung fast vollständig beseitigen, da die direkten Verantwortlichkeiten aller klar definiert und in die Plattform integriert werden.“