SharePoint-Dokumentenmanagement – was ist es und was ist es nicht?

Die meisten der aufgeführten Punkte unter „Was ist SharePoint und was ist es nicht?“ gelten für SharePoint 2013 und älter. Die Ergebnisse einer Umfrage unter 1.000 SharePoint-Benutzer*innen Anfang 2016 zeigen Folgendes:

• 72 Prozent nutzen SharePoint Server 2013
• 54 Prozent nutzen SharePoint Server 2010
• 19 Prozent nutzen SharePoint Server 2007
• 4 Prozent nutzen SharePoint Server 2003
• 1 Prozent nutzen noch die Version von 2001

Viele Unternehmen bleiben bei früheren Versionen, weil die Migration oft eine große Herausforderung darstellt und für Benutzer*innen, die in die Anpassung von SharePoint On-Premises investiert haben, viel Zeit und Arbeit kostet. Erschwerend kommt hinzu, dass benutzerdefinierte Webparts, Gestaltungsvorlagen und Seitenlayouts in neueren SharePoint-Versionen möglicherweise nicht funktionieren, was weitere Anpassungen erfordert. 

Was ist SharePoint-Dokumentenmanagement?
    

• Es ist allgegenwärtig: SharePoint spielt in einigen der größten Unternehmen der Welt eine dominierende Rolle. Das bedeutet, dass es von vielen Mitarbeitenden als Intranet und für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten eingesetzt wird. Dank der Neigung des Unternehmens zur Bündelung wird SharePoint mittlerweile ein Geschäftswert von über 2 Milliarden US-Dollar zugeschrieben. 
• Es ist skalierbar: Da sehr viele SharePoint-Benutzer*innen auch MS Office verwenden, kann die Plattform wachsen, um mehrere Geschäftsanforderungen zu erfüllen. Dies gilt insbesondere für Benutzer*innen, die SharePoint als Teil einer Office-365-Suite verwenden, die auch cloudbasierten Zugriff auf Exchange, Office-Clients und Web-Apps ermöglicht.
• Es ist anpassbar: Laut einer Umfrage von Forrester Research erweitern 65 Prozent aller Unternehmen, die SharePoint verwenden, die Kernsoftware um zusätzliche Funktionen. Diese Anpassbarkeit hat Vor- und Nachteile. Die benötigte Feinabstimmung zur Erfüllung bestimmter organisatorischer Anforderungen erfordert Training und Kommunikation, um Teammitglieder dazu zu bringen, das SharePoint-Dokumentenmanagement zu verwenden. Die Sicherheit lässt sich ohne weitere Anpassungen nur schwer verwalten und größere Unternehmen verwenden hierfür oft Drittanbietertools.
• Es ist zeitraubend: Die Einarbeitung in SharePoint benötigt Zeit, unabhängig davon, ob ein Unternehmen eine*n der Tausenden Expert*innen oder Berater*innen beauftragen, die sich mit Schulungen, Entwicklung und Support befassen. Größere Organisationen können drei bis fünf Jahre benötigen, um SharePoint erfolgreich einzuführen und zu implementieren – mittelständische Unternehmen benötigen ein bis zwei Jahre und kleine Unternehmen sechs bis acht Monate.
• Es ist (jetzt) mobil: SharePoint ist bereits seit einigen Jahren über Office 365 mit Mobilgeräten von Microsoft kompatibel. Nun gibt es zudem eine mobile App für iOS, wobei mobile Apps für Android und Windows 10 laut Microsoft bis Ende des Jahres verfügbar sein werden.

Welche Qualitäten hat das SharePoint-Dokumentenmanagement nicht?

• Es ist nicht einfach: Aufgrund der Anzahl an Funktionen gestaltet sich die Verwendung, das Verständnis und die Navigation durch SharePoint oft äußerst kompliziert. Die Einführung erfordert also viel Training und Kommunikation. Die Leistung (insbesondere in älteren Serverversionen) war notorisch träge.
• Es ist nicht benutzerfreundlich: Benutzer*innen haben sich an personalisierte Technologien gewöhnt. Der Unterschied zwischen benutzerfreundlichen Technologien und SharePoint führt oft zu Frustrationen und (manchmal) sogar zu Abneigung.
• Es ist nicht schnell (genug): „Langsam“ ist eine häufige Beschwerde von SharePoint-Kund*innen. Die Version 2016 beinhaltet eine verbesserte Suchfunktion, die schneller Ergebnisse liefert, und es gibt neue Möglichkeiten zur schnelleren Erstellung von Sites und Sitesammlungen – aber all dies befindet sich weiterhin in Arbeit.
• Es ist nicht modern: SharePoint wird fast alle zwei Jahre aktualisiert, um die Funktionsweise und den Funktionsumfang zu verbessern. Dennoch scheint es so, als würde Microsoft versuchen, aufzuholen, statt den Weg vorzugeben. Die Migration hin zu neueren Version von SharePoint ist auch nicht unbedingt einfach oder kostengünstig für die Geschäfte, die es bereits verwenden. Es ist auch nicht billig. Der Wechsel zu SharePoint 2016 ist zwar einfacher, wenn Sie von SharePoint 2013 aktualisieren, der Kauf neuer Lizenzen oder die Hochstufung vorhandener Lizenzen treibt aber dennoch den Gesamtpreis in die Höhe. Auch die Kosten für die Schulung von Teammitgliedern im Umgang mit dem neuen System müssen berücksichtigt werden.
• Es ist nicht App-freundlich: Apps in SharePoint erscheinen oft wie eine Nebensache statt eine bewusste Designentscheidung. Alles, was über grundlegende Arbeiten herausgeht, benötigt oft viel Arbeitsaufwand.
• Die Zugriffssteuerung ist problematisch: Eines der größten Probleme ist das Fehlen einer zentralisierten Möglichkeit, den Zugriff auf die Dokumentenmanagement-Infrastruktur zu kontrollieren. Seit den Anfängen von SharePoint sind die Informationsmengen, die Sicherheitsbedrohungen und die Änderungsrate in Unternehmen exponentiell gewachsen, aber das Sicherheitsmodell hat nicht unbedingt Schritt gehalten.

SharePoint verfügt zwar über leistungsstarke Funktionen und kann eine gute Lösung für große Unternehmen sein, die bereits von Microsoft abhängig sind, aber es gibt SharePoint-Alternativen für Unternehmen, die eine schlüsselfertige Lösung für die Zusammenarbeit und das Dokumentenmanagement suchen.