SharePoint Dokumentenmanagement – Was es ist und was nicht

Als Collaboration- und Intranet-Building-Tool entwickelt wurde, sollte SharePoint einen sicheren Ort zum Speichern, Organisieren, Freigeben und Zugreifen von Informationen bieten. Seit seiner Einführung im Jahr 2001 wurden sechs Versionen der browserbasierten Plattform veröffentlicht. Heute wird SharePoint in On-Premise-, Cloud- und Hybridversionen angeboten.

SharePoint ist Teil eines breiten Ökosystems von Feature- und Funktionssätzen und verfügt über ständig wechselnde Feature-Set- und komplexe Lizenzierungsvereinbarungen. Traditionell wird es neben Microsoft Exchange, Skype for Business und Office Web Apps von mittelständischen Unternehmen, großen Abteilungen und großen Unternehmen bereitgestellt. Seit der Veröffentlichung von SharePoint 2013 ist der primäre Verteilungskanal für SharePoint Office 365.

Cloud-basierte SharePoint 2016 (veröffentlicht am 14. März 2016) wurde entwickelt, um die Plattform aus vielen Gründen zu verbessern, einschließlich der Bemühungen, die Benutzererfahrung zu verbessern und die Suche in einer Welt zu verbessern, in der Personalisierung und Geschwindigkeit erwartet werden. Für Unternehmen, die derzeit keine lokale Bereitstellung haben oder aus Compliance-Gründen eine solche benötigen, kann diese neueste Version lizenziert werden und bietet einen kostengünstigeren Ansatz für Content-Management und Zusammenarbeit.

Die im Folgenden beschriebenen Punkte "was SharePoint ist und was nicht" gelten für die Dokumentenverwaltung von SharePoint 2013 und frühere Versionen. Ergebnisse von an Anfang 2016 Umfrage von 1.000 SharePoint-Benutzern sagen: 

• 72 Prozent nutzten SharePoint Server 2013
• 54 Prozent verwenden SharePoint Server 2010
• 19 Prozent verwenden SharePoint Server 2007
• 4 Prozent verwenden SharePoint Server 2003
• 1 Prozent verwenden noch die Version von 2001

Der Grund, warum viele Unternehmen bei früheren Versionen bleiben, ist, dass Migration eine große Herausforderung sein kann und für Benutzer, die in die Anpassung von SharePoint on-premises investiert haben, sowohl zeit- als auch geldwert ist. Um einen Umzug noch komplizierter zu machen, funktionieren benutzerdefinierte Webparts, benutzerdefinierte Masterpages und Seitenlayouts möglicherweise nicht in neueren SharePoint-Versionen – was eine weitere Anpassung erfordert. 

Was ist SharePoint-Dokumentenmanagement?
    

• Es ist allgegenwärtig: SharePoint spielt in einigen der größten Unternehmen der Welt eine dominierende Rolle, was bedeutet, dass viele Mitarbeiter es als Intranet- und Dokumentenfreigabe nutzen. Dank der Bündelungsneidigkeit des Unternehmens gilt SharePoint heute als mehr als zwei Milliarden Us-Dollar. 
• Es ist skalierbar: Da so viele SharePoint-Benutzer MS Office-Kunden sind, kann die Plattform so wachsen, dass sie mehrere Geschäftsanforderungen erfüllt. Dies gilt insbesondere für Benutzer, die SharePoint als Teil einer Office 365-Suite verwenden, wo der Zugriff auf Exchange, Office-Clients und Web-Apps auch in der Cloud verfügbar ist.
• Es ist anpassbar: Laut Forrester Research-Umfrage, 65% aller SharePoint-verwendenden Organisationen fügen der Kernsoftware Funktionen hinzu. Diese Anpassung ist eine gute/schlechte Nachricht. Die Feinabstimmung, die erforderlich ist, um bestimmte organisatorische Anforderungen zu erfüllen, erfordert Schulungen und Kommunikation, damit Teammitglieder SharePoint-Dokumentenmanagement übernehmen können. Sicherheit ist schwierig, um out-of-the-box zu verwalten, und größere Unternehmen benötigen oft Tools von Drittanbietern.
• Es ist zeitintensiv: Es kann eine Weile dauern, um mit SharePoint in Betrieb zu gehen, unabhängig davon, ob Sich Unternehmen dazu entschließen, einen der vielen Tausend Experten und Berater einzustellen, die sich für Schulungen, Entwicklung und Support engagieren. Größere Unternehmen können drei bis fünf Jahre dauern, um SharePoint erfolgreich zu rollouten und zu übernehmen. In mittleren Unternehmen ein bis zwei Jahre und für kleine Betriebe sechs bis acht Monate.
• Es (jetzt) mobil: SharePoint ist seit einigen Jahren über Office 365 mit Microsoft-Mobilgeräten kompatibel, verfügt aber jetzt über eine mobile App für iOS, Mit Android- und Windows 10-Mobilanwendungen, die bis Ende des Jahres kommen, nach Microsoft.

Was sind einige Qualitäten, die SharePoint-Dokumentenverwaltung nicht hat?

• Es ist nicht elegant: Die Zahl der Features SharePoint-Angebote kann es überwältigend machen Schulung und Kommunikation verstehen und navigieren, um die Akzeptanz zu fördern. Die Leistung (insbesondere in älteren Serverversionen) war notorisch träge.
• Es ist nicht die freundlichste Benutzererfahrung: Haben sich an personalisierte Technologien gewöhnt. Dieser Unterschied zwischen verbraucherfreundlicher Technologie und SharePoint kann zu Frustration und (manchmal) Abneigung bei den Benutzern führen.
• Es ist nicht schnell (genug): "Slow" war eine häufige Beschwerde von SharePoint-Kunden. Die 2016-Version hat die Suchfunktion verbessert, um schneller Ergebnisse zu liefern, und es gibt neue Möglichkeiten, Websites und Websitesammlungen schneller zu erstellen, aber es ist immer noch ein Work-in-Progress.
• Es ist nicht schneidig: Wenn es fast alle zwei Jahre Upgrades zur Verbesserung von Funktionen und Funktionen gibt, scheint Microsoft oft nachholen zu müssen, anstatt Innovationen zu führen. Sobald Upgrades verfügbar sind, ist die Migration auf die neueste Version von SharePoint für Shops, die es bereits verwenden, nicht einfach oder kostengünstig. Es ist auch nicht billig. Obwohl der Wechsel zu SharePoint 2016 einfacher ist, wenn Sie von SharePoint 2013 aktualisieren, können Sie neue Lizenzen erwerben oder vorhandene Lizenzen aufrüsten. Es gibt auch die Kosten für die Schulung von Teammitgliedern, um das neue System zu verwenden, das berücksichtigt werden muss.
• Es ist nicht appfreundlich: Apps in SharePoint können eher als nachdenkliche als als absichtliche Design-Aktualisierungen erscheinen. Es kann umfangreiche Arbeit dauern, um alles zu tun, was über die grundlegenden aufgaben.
• Es kann zu Problemen bei den Zugriffskontrollen führen: Eine der hauptherausforderungen ist, dass es keine zentrale Möglichkeit gibt, den Zugriff auf die Dokumentenmanagement-Infrastruktur zu kontrollieren. Seit SharePoint begann, ist das Informationsvolumen, die Sicherheitsbedrohungen und die Veränderungsrate in Unternehmen exponentiell gewachsen, aber das Sicherheitsmodell hat nicht unbedingt Schritt gehalten.

Während SharePoint über leistungsstarke Funktionen verfügt und eine gute Lösung für große Unternehmen sein kann, die bereits von Microsoft abhängig sind, gibt es SharePoint-Alternativen, die für Unternehmen passen, die eine wendungsstarke Antwort auf Zusammenarbeit und Dokumentenmanagement wünschen. 

Während jedes Unternehmen anders ist, gibt es immer noch einige übergeordnete Überlegungen, bevor Sie sich für ein Dokumentenmanagement-System entscheiden. Unabhängig davon, ob Sie sich für SharePoint oder eine Alternative entscheiden, sollten Sie diese Checkliste durchgehen, um sicherzustellen, dass Sie das richtige System für Ihr Unternehmen kaufen:

1. Kostenwirksam: Unser Kauf muss eine schnelle und sinnvolle Rendite (ROI) bieten. Cloud-basierte Lösungen haben in der Regel niedrigere Lizenzkosten.  
2. Search-Funktionen: Sie möchten eine breite Palette von Optionen, um Dateien schnell zu finden. Sie sollten in der Lage sein, nach dem Namen der Datei und dem Inhalt zu suchen.
3. Ease der Verwendung: Intuitive Verwendung ist ein Muss für die Einführung – desto schwieriger ist die Verwendung eines Dokumentenmanagementsystems, desto weniger effektiv wird es
4. Mobile Zugriff: Überdenkliche Arbeit jederzeit und überall Kultur und wählen Sie eine Lösung, auf die Smartphones und Tablets leicht zugreifen können.
5. Integration: Easily integration in die programme, die Sie bereits verwenden, wie e-Mail-Client und Customer Relationship Management-Software.
6. Zusammenarbeit und soziale Netzwerke: Die Möglichkeit für mehrere Benutzer, ihre Beiträge zu einem einzigen Dokument ein- und hinzuzufügen, in der Regel in Echtzeit, basierend auf permission.
7. Sicherheit: Das System sollte einschränken, wer bestimmte Dokumente sehen kann, die Verwaltung von Benutzer-ID und Passwort, rollenbasierte Sicherheit, automatische Abmeldeeinstellungen und Audit-Kontrolle, Zertifizierungen und Datenverschlüsselung auf lokalen, hybriden oder Cloud-Systemen bereitstellen kann. 

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