Schlechte Kommunikation
Schlechte Kommunikation kann ein Projekt entgleisen lassen. Wenn Sie es nicht schaffen, regelmäßig Absprachen zu halten, Entscheidungen als Team zu treffen und die Stakeholder auf dem Laufenden zu halten, kann all das zu geringerer Produktivität, Zusammenbrüchen bei Prozessen und angespannten Beziehungen führen.
Mit den folgenden Tipps überwinden Sie Kommunikationsprobleme und stellen sicher, dass Ihr Projekt auf dem richtigen Weg bleibt:
- Planen Sie regelmäßige Absprachen mit einzelnen Mitgliedern, dem gesamten Projektteam und den Stakeholdern. Sie können sich täglich oder wöchentlich treffen, aber die Festlegung eines festen Rhythmus sorgt für Struktur, damit die Kommunikation knapp, organisiert und nützlich bleibt.
- Erstellen Sie Normen für das Wie Ihrer Kommunikation. Überlegen Sie, welche Plattformen am besten für verschiedene Arten der Kommunikation sind (zum Beispiel wann E-Mail besser geeignet sein kann als eine Videobesprechung). Wählen Sie zuverlässige Tools und halten Sie an ihnen fest, um Verwirrung oder überflüssige Gespräche zu vermeiden.
- Fördern Sie eine Kultur des konstruktiven Feedbacks unter den Teammitgliedern.
- Investieren Sie in Tools, die die Teamkommunikation unterstützen, wie Messaging- oder Videokonferenz-Apps. Denken Sie daran, dass Sie wahrscheinlich sowohl synchrone (Echtzeit-Interaktion) als auch asynchrone Kommunikations-Tools benötigen werden, insbesondere wenn Ihr Team verteilt ist. Erfahren Sie mehr in unserem vollständigen Leitfaden zu Teamkommunikations-Tools.
Lesen Sie Kapitel 6 für weitere Tipps, wie Sie mit Ihrem Team effektiv zusammenarbeiten.
Scope-Creep
Scope-Creep ist die Tendenz der Änderung von Projektanforderungen während der Projektumsetzung, was zu Verzögerungen und Budgetüberschreitungen führt. Scope-Creep kommt sehr häufig vor, aber wenn Sie einen flexiblen Projektplan erstellen, muss es Ihr Projekt nicht komplett entgleisen lassen.
Beispiele für Scope-Creep sind unter anderem Stakeholder, die eine zusätzliche Leistung verlangen oder ein Projektteam, das einen zusätzlichen Überprüfungszyklus hinzufügt.
So bekämpfen Sie Scope-Creep:
- Seien Sie proaktiv und antizipieren Sie Änderungen bei der Erstellung des Projektplans. Planen Sie "Reserven" für Zeit und Budget ein, damit Sie genügend Ressourcen haben, um auf Änderungen zu reagieren.
- Überprüfen Sie regelmäßig den Projektfortschritt. Agile Projektmanagement-Methoden wie Scrum erstellen Überprüfungszyklen, so dass Sie flexibel bleiben und Ressourcen je nach Bedarf neu zuweisen können.
- Setzen Sie eindeutig Ihre Prioritäten und halten Sie an ihnen fest. Sie müssen nicht "Ja" zu jeder neuen Änderungsanfrage sagen. Bleiben Sie standhaft wenn der Projektumfang beginnt, außer Kontrolle zu geraten und schlagen Sie vor, für zukünftige Arbeiten Elemente zum Bestand hinzuzufügen.
Unklare Ziele und Erwartungen
Um ein beliebiges Projekt fertigzustellen, müssen Sie klar kommunizieren, was Sie erreichen möchten. Missverständliche oder unklare Projektziele führen zu Problemen bei der Priorisierung von Aufgaben und der Zuordnung von Ressourcen.
So stellen Sie sicher, dass das Projektteam und die Stakeholder in Sachen Projektziele koordiniert sind:
- Identifizieren Sie klar Ihre Ziele in Schriftform, bevor Sie mit dem Projekt beginnen. Im Rahmen dieses Schritts sollte Ihnen klar sein, wie die Vision Ihres Projekts mit den übergeordneten Unternehmenszielen zusammenpasst und Sie sollten darauf achten, dass alle Parteien an einem Strang ziehen.
- Erstellen Sie SMART-Ziele (spezifische, messbare, realisierbare, relevante und zeitgebundene), damit Sie nicht auf ein bewegliches Ziel hinarbeiten. Erfahren Sie in unserem Leitfaden, wie Sie SMART-Ziele formulieren.
- Überprüfen Sie Ihre Arbeit nach jedem wichtigen Meilenstein. Dies hilft Ihnen, die Qualität Ihrer Arbeit aufrechtzuerhalten und Probleme zu erkennen, bevor es zu spät ist.
Unrealistische Fristen und Budget
Zu hohe Ambitionen können dazu führen, dass Teams nicht genug leisten, sei es die zu späte Abgabe von Projekten, das Sprengen des Budgets oder die Lieferung unvollständiger oder qualitativ schlechter Produkte.
So vermeiden Sie, in dieses Muster zu fallen:
- Nehmen Sie sich in der Planungsphase Zeit, um über die Projektanforderungen nachzudenken und wie Sie den Zeitplan und das Budget dementsprechend am besten festlegen können. Untergliedern Sie dafür das Projekt in kleinere Aufgaben, stellen Sie sie auf einer Zeitleiste dar und schätzen Sie ihre Kosten ab, um die Gesamtsumme zu bestimmen.
- Nehmen Sie frühere Projekte zu Hilfe, um besser einzuschätzen, wie lange Aufgaben dauern und wie hoch die jeweiligen Kosten sein werden.
- Nutzen Sie ein Projektmanagement-Tool, mit dem Sie Fristen, Ressourcen und Budget festlegen können, damit Sie leicht erkennen können, wann das Projekt zu entgleisen droht.
Ineffizientes Ressourcen-Management
Projekte scheitern oft daran, dass Teammitgliedern das spezifische Wissen oder die Bandbreite für die ihnen zugewiesene Rolle fehlen. Wenn Mitarbeiter nicht über die Fähigkeiten oder Zeit verfügen, um die Projektanforderungen zu bewältigen, leiden die Arbeitsqualität und Zeitpläne.
Hier sind einige Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um sicherzustellen, dass Ihr Team gut auf das Projekt vorbereitet ist.
- Kennen Sie die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter. Projektmanager sollten wissen, wer welche Fähigkeiten hat, und ein Team aufbauen, das das Projekt sicher durchführen kann.
- Informieren Sie sich darüber, welche Projektanforderungen spezielle Kenntnisse erfordern, und finden Sie geeignete Teammitglieder, denen Sie die Verantwortung zuweisen.
- Definieren Sie zu Beginn klar die Rollen und Verantwortlichkeiten. Um dies zu tun, sollten Sie eine RACI-Matrix erstellen, um zu definieren, wer für die jeweilige Aufgabe verantwortlich ist, zur Rechenschaft gezogen werden kann, zu konsultieren ist und eingewiesen werden sollte. Wenn die Mitarbeiter wissen, was von ihnen erwartet wird, können sie ihre Zeit besser verwalten und liefern.
- Informieren Sie sich im Laufe des Projekts über den Stand der Dinge in Ihrem Team. Bleiben Sie flexibel und verschieben Sie Ressourcen, oder holen Sie sich bei Bedarf mehr Unterstützung.
Lesen Sie Kapitel 6 um mehr über den Aufbau eines starken Projektteams zu erfahren.
Fehlende Eigenverantwortung
Ein Projekt wird zum Erfolg, wenn jedes Mitglied des Teams die Verantwortung für seine Rolle übernimmt. Ohne Eigenverantwortung kommen Projekte nicht voran, Team-Mitglieder verlieren die Motivation und es kommt zu einem Vertrauensverlust.
So bauen Sie ein Team mit Eigenverantwortung auf:
- Seien Sie ein Vorbild für Eigenverantwortung. Projektmanager geben den Ton für den Rest des Teams an, also gehen Sie voran und übernehmen Sie Verantwortung für sich selbst.
- Vertrauen Sie Ihrem Team. Anstatt sich in Kleinigkeiten zu verstricken, sollten Sie darauf achten, dass die Teammitglieder verstehen, was von Ihnen erwartet wird, stets Unterstützung anbieten und Mitarbeiter motivieren, fristgerechte und hochwertige Arbeit zu leisten.
- Finden Sie ein Tool, das Transparenz in den Aufgabenstatus bietet, damit jeder einen klaren Überblick über den Projektfortschritt hat. Wenn Projekte zurückfallen, arbeiten Sie zusammen, um Probleme oder Engpässe zu identifizieren und Änderungen vorzunehmen.
Lesen Sie Kapitel 9 um mehr über die Auswahl des richtigen Projektmanagement-Tools zu erfahren.