Was ist Informationsmanagement?
Informationsmanagement (IM) bezieht sich auf die Erfassung, das Sortieren, Speichern und die Pflege von Daten, einschließlich Dokumenten, Bildern, Wissensdatenbanken, Code und anderen Arten von virtuellen Medien. IM entstand aus dem traditionellen Datenmanagement, das sich auf die Speicherung und Wartung physischer Medien konzentrierte.
Die Definition von Informationsmanagement entwickelt sich ständig weiter, da sich die Technologie, Ideen und Geschäftsanforderungen ändern. IM kann einen Zyklus organisatorischer Aktivitäten umfassen: Daten erfassen, analysieren, kategorisieren, kontextualisieren und archivieren (und in einigen Fällen auch löschen), um die Bedürfnisse eines Unternehmens zu unterstützen. Das bedeutet, dass Daten und Informationen einen Lebenszyklus haben: Sie sind für einen bestimmten Zeitraum nützlich, aber irgendwann nicht mehr wertvoll.
Wie jede andere Geschäftspraxis enthält IM allgemeine Managementkonzepte wie Planung, Controlling und Ausführung. Informationsmanagement umfasst auch das Datenmanagement und die dazugehörigen Aktivitäten. Datenmanagement ist die Entwicklung und Implementierung von Tools und Richtlinien, die es ermöglichen, dass Daten während ihres Lebenszyklus von Phase zu Phase vorankommen.
Das Informationsmanagement hat vier Hauptkomponenten.
- Personen: Nicht nur diejenigen, die am Informationsmanagement beteiligt sind, sondern auch die Ersteller und Benutzer von Daten und Informationen.
- Richtlinien und Prozesse: Die Regeln, die festlegen, wer Zugriff auf was hat, welche Schritte zum Speichern und Sichern von Informationen durchgeführt werden müssen und welcher Zeitrahmen für die Archivierung oder das Löschen von Daten gilt.
- Technologie: Die physischen Elemente (Computer, Aktenschränke usw.), die Daten und Informationen speichern, sowie die verwendete Software.
- Daten und Informationen: Was die restlichen Komponenten verwenden.
Was Informationsmanagement nicht ist
Informationsmanagement wird oft mit Content Management oder Wissensmanagement verwechselt. Obwohl alle drei Prozesse verwandt sind und es einige Überschneidungen gibt, weisen sie Unterschiede auf. Content-Management befasst sich mit Daten (Textblöcken, Bildern, Videos und mehr), die eine Website verwendet, und den Covers zum Sortieren und Anzeigen der Daten (z. B. XML-Tags oder HTML-Codierung). Wissensmanagement ähnelt der Bibliothekswissenschaft und befasst sich mit Informationen für die Aus- und Weiterbildung sowie dem Wissenstransfer und dem Transfer von Fachkenntnissen und der Weitergabe von gewonnenen Erkenntnissen.
Prinzipien des Informationsmanagements
Es gibt viele Prinzipien für das Informationsmanagement. Bekannt ist das Information Management Body of Knowledge (IMBOK) – ein Framework, das Managementkompetenzen in sechs Wissensbereiche und vier Prozessbereiche unterteilt.
Zu den Wissensbereichen gehören die folgenden:
- Informationstechnologie (IT): Hard- und Software
- Informationssysteme: IT, die in ein System integriert ist, das die Geschäftsanforderungen und Richtlinien erfüllt
- Geschäftsinformationen: Erstellt durch die Analyse und Kontextualisierung von Daten mit Tools wie dem Informationssystem
- Geschäftsprozesse: Bewertung und Verwendung der Geschäftsinformationen zur Entscheidungsfindung
- Geschäftsvorteil: Der gewünschte Vorteil, den die Geschäftsinformationen bieten
- Geschäftsstrategie: Der Masterplan, der einem Unternehmen eine Richtung gibt. Im Idealfall leiten Entscheidungen, die über die Geschäftsprozesse getroffen werden, die auf Geschäftsinformationen basieren, die Strategie und führen zur Verwirklichung der Geschäftsvorteile.
IMBOK-Prozessbereiche:
- Projekte: Hinzufügen neuer Kapazitäten, Software und Hardware für Informationssysteme
- Geschäftlicher Wandel: Bewertung von Informationen zur Prozessverbesserung
- Geschäftsbetrieb: Der Alltag in Unternehmen Diese werden auf der Grundlage von Aktualisierungen der Prozesse zu Verbesserungen führen und hoffentlich den Nutzen erhöhen.
- Performance Management: Der Versuch, sicherzustellen, dass der Betrieb mit Spitzenkapazität läuft
Daten als Produkt
Genauso wie ein Unternehmen so etwas wie Muttern und Schrauben produziert, kann eine Unternehmensabteilung (wie IT) Daten produzieren, die andere Abteilungen (wie Finanzen oder Marketing) oder ein anderes Unternehmen wie ein Produkt oder eine Dienstleistung behandeln. In diesem Sinne wird die bereitstellende Entität die empfangende Entität als Kunden sehen und daher möglicherweise besser auf ihre Bedürfnisse reagieren.
Stefan Haase, Director at Whitecap Consulting in Leeds, UK, explains,
“Information Management is a multi-faceted discipline that centres on data compliance. An organization accesses, creates, distributes, manages, stores, protects, and secures a wide variety of information which requires strong data governance, access management, and data protection.”
Was sind Informationsmanagementstrategien?
Strategien für das Informationsmanagement sind Pläne, die einem Unternehmen helfen, sicherzustellen, dass seine IM-Praktiken synchron sind, Prozesse verbessern und sich auf die Zukunft vorzubereiten. Von der Angabe des aktuellen Status bis zur Identifizierung von Zielen können diese Pläne die folgenden Informationen enthalten:
- Aktueller Status
- Ziele für die Zukunft
- Konkrete Schritte zur Erreichung dieser Ziele
- Pläne für die Akquisition neuer Ressourcen
- Prozesse und Richtlinien für die Interaktion mit Geschäftsbereichen
- Zuweisung der Verantwortung für die Umsetzung und Berichterstattung
Woher kommen Daten und Informationen?
Der Begriff Daten bezieht sich auf Rohzahlen oder Fakten, während Informationen Daten sind, die verarbeitet, strukturiert, interpretiert und organisiert wurden, sodass sie Entscheidungen und Pläne beeinflussen können. Unternehmen können Daten aus vielen Quellen erhalten, darunter den folgenden:
- Legacy-Systeme: Werden für Daten verwendet, die sich seit langer Zeit anhäufen. Die alten Systeme eines Unternehmens (z. B. Lernmanagement, Mitarbeiterunterlagen, Finanzverlauf) enthalten alle nützliche Daten, die genutzt werden können.
- Datenerstellung: Transaktionen, Fertigung, Zahlungen, Einkauf und Mitarbeiterbewertungen (um nur einige zu nennen) erzeugen Daten. Für einen Einzelhändler könnten die Daten beispielsweise die Verkäufe von Hämmern und Sägen sein, die das Point-of-Sale-System aufgezeichnet hat. Für einen Hersteller könnte es die Anzahl der Computermonitore sein, die montiert wurden. Für ein Lieferunternehmen könnte es der Zeitpunkt sein, an dem ein Paket an einem bestimmten Ort abgesetzt wurde.
- Datenerhebung: Daten, die aus externen Quellen stammen, wie Wettertrends, Nachrichtenberichte, Straßensperrungen oder Einstellungstrends. Diese Art von Daten kann gekauft oder kostenlos gesammelt werden.
Wie aus Daten Informationen werden
Daten werden durch Interpretation, Analyse, Kontextualisierung, Verarbeitung und andere IM-Aktivitäten zu Informationen.
R. Rebecca Carter, a Senior Content Strategist at Global Team Blue in Detroit, says, “Data is raw numbers. Data passes through a filter of tools and/or people who organize, categorize, analyze, tag, and distribute the data to become meaningful information in context.”
Zum Beispiel: Die Aufzeichnung eines Fahrers, wie viele Gallonen Gas er kauft, stellt Daten dar. Derselbe Fahrer, der seine Kilometerleistung berechnet, macht dies zu einer Information. Wenn Fahrer ihre Kilometerleistung nach Wetterbedingungen oder Fahrten in der Stadt im Vergleich zum Autobahnfahren darstellen, sind dies umfassendere Informationen.
In einem geschäftlichen Kontext sind die Anzahl der verkauften Schuhe und der Preis pro Paar Daten. Die Darstellung der Verkäufe nach Filialen, der Vergleich der Verkaufszahlen mit dem vorherigen Zeitraum oder das Nachverfolgen, wie viele Kunden einen Coupon verwendet haben – all das sind Informationen.
Obwohl es viele Möglichkeiten gibt, die Art und Weise zu konzipieren, wie Daten zu Informationen werden, ist ein bekanntes Konzept das Portfoliomodell von Andy Bytheway, Professor für Informatik an der Universität von Westkap in Südafrika. Dieses Modell verfügt über zwei Achsen:
- Quelle: Intern vs. Extern – Ob die Daten aus dem Unternehmen (Verkaufszahlen, E-Mail) oder von außerhalb (Nachrichtenberichte, stündliche Straßenverhältnisse) stammen.
- Struktur: Strukturiert vs. unstrukturiert – Ob die Daten analysiert oder in einen Kontext gestellt wurden oder ob es sich nur um eine Sammlung von Fakten handelt.
Der wertvollste Quadrant ist intern strukturiert. Diese Informationen wurden geprüft, verarbeitet, in Kontext gesetzt und bieten die beste Grundlage für geschäftsbetriebliche Entscheidungen.
Daten und Informationen haben einen Wert
Daten und Informationen sind Unternehmenswerte, die von einem Unternehmen erstellt oder gesammelt werden. Da sie den Wert des Unternehmens steigern, müssen sie geschützt werden. Im Gegensatz zu Computern oder Gebäuden sind Daten und Informationen immaterieller Natur, sodass es oft schwierig ist, einen realen Wert zuzuweisen.
Im Bericht Information Digital Transformation MaturityScape aus dem Jahr 2015 von IDC heißt es: „Informationen sind das Herzstück des neuen digitalen Ökosystems.“ Um Daten und Informationen am besten zu nutzen, können Unternehmen das von Elias Bizannes entwickelte Wertschöpfungskettenmodell für Informationen in Betracht ziehen. Während er dieses Modell für B2C im Blick hat, können B2B- oder abteilungsübergreifende Beziehungen es entsprechend anpassen. Das Modell umfasst die folgenden Schritte:
- Daten sammeln und erstellen: Die Daten haben einen Wert als Ressource.
- Prozessdaten: Der Wert liegt in der Fähigkeit, zu kombinieren, zu kontextualisieren usw.
- Informationen generieren: Die verschiedenen Muster und Verbindungen, die sichtbar werden, sind der Wert, der in diesem Schritt geschaffen wird.
- Wissen anwenden: Der Wert ergibt sich aus der Verwendung dessen, was erstellt wurde, um Änderungen an Vorgängen, Prozessen usw. vorzunehmen.
Sicherheits- und Informationsmanagement
Sicherheitsprotokolle für Daten gehen über den Umfang dieses Artikels hinaus, sind aber ein wichtiger Bestandteil jedes Informationsmanagement-Programms. Kriminelle und Hacker verstehen den Wert von Unternehmensdaten, weshalb sie versuchen, sie in ihren Besitz zu bringen. Daten erhalten nicht immer den Schutz, den sie aufgrund ihres Werts verdienen – denken Sie nur an den jüngsten Equifax-Datenskandal. Erfahren Sie mehr über den Schutz von Daten, indem Sie Network Security 101: Problems & Best Practices lesen.
Was ist strategisches Informationsmanagement?
Strategisches Informationsmanagement (SIM) hilft Unternehmen und Organisationen, die von ihnen erzeugten und erhaltenen Informationen zu kategorisieren und zu verarbeiten. Es kann Unternehmen auch helfen, Möglichkeiten zu identifizieren, den Betrieb zu verbessern und sich durch Datenanalyse positiv auf den Gewinn auswirken.
In einem Artikel mit dem Titel „Strategic Information Management Under Leakage in a Supply Chain“ aus dem Jahr 2009 definieren die Autoren Krishnan S. Anand und Manu Goyal SIM als „aktives Management des informationstechnischen Imperativs des Unternehmens und angemessene Kompromisse mit dem operativen Imperativ, sollten Konflikte auftreten, um die Gewinne zu maximieren.“
Was ist ein Informationsmanagementsystem?
Ein Information Management System (IMS) besteht aus Hardware und Software, die in einer Datenbank gespeicherte Daten aufzeichnet, organisiert und darauf zugreift. Es bietet auch Tools, die die Erstellung von standardisierten und Ad-hoc-Berichten ermöglichen.
Es gibt zahlreiche Arten von IMS, die spezialisierte Geschäftsfunktionen ausführen können, darunter die folgenden Beispiele:
- Business Intelligence System: Der Betrieb verwendet ein Business Intelligence System, um Geschäftsentscheidungen auf der Grundlage der Erfassung, Integration und Analyse der gesammelten Daten und Informationen zu treffen.
- Customer Relationship Management System: Speichert wichtige Informationen zu Kunden, einschließlich früherer Verkäufe, Kontaktinformationen und Vertriebsmöglichkeiten. Marketing-, Kundendienst-, Vertriebs- und Geschäftsentwicklungsteams verwenden häufig CRM.
- Vertriebsautomatisierungssystem: Eine spezialisierte Komponente eines CRM-Systems, das viele Aufgaben von Vertriebsteams automatisiert. Es kann Kontaktmanagement, Lead-Tracking und -Generierung sowie Auftragsmanagement umfassen.
- Transaktionsverarbeitungssystem: Ein IMS, das einen Verkauf abschließt und zugehörige Details verwaltet. Auf einer grundlegenden Ebene kann es sich um ein Point-of-Sale-System (POS) oder ein System handeln, das es einem Reisenden ermöglicht, nach einem Hotel zu suchen, und Zimmeroptionen wie die Preisspanne, die Art und Anzahl der Betten oder einen Pool zur Auswahl und Buchung enthält.
- Wissensmanagement-System: Der Kundendienst kann ein System für Wissensmanagement verwenden, um Fragen zu beantworten und Probleme zu lösen.
R. Rebecca Carter erklärt: „Ein Informationssystem besteht aus einem Prozess und Tools. Oft sehen Sie, dass sich der Prozess an die Tools anpassen muss, obwohl es der Prozess sein sollte, der festlegt, welches Tool genutzt und mit Informationen versorgt wird. Im Idealfall sollten Tools den Prozess unterstützen.“
Wo Informationsmanagement positive Auswirkungen haben kann
Die Analyse von Daten und Informationen, um nach Verbesserungsmöglichkeiten zu suchen, ist eine nützliche Methode, um Änderungen und Verbesserungen überall in einem Unternehmen voranzutreiben und zu verwalten. Hier sind einige wichtige Bereiche, in denen Informationsmanagement die größten Auswirkungen haben kann:
Projekte: Verfolgen Sie die Auswirkung von Projekten und wenden Sie die gewonnenen Erkenntnisse auf zukünftige Projekte an.
Geschäftsbetrieb: Finden Sie heraus, welche Prozesse effektiv sind und welche nicht.
Performance Management: Untersuchen Sie die Produktivität von Teams, Managern und Mitarbeitern und suchen Sie nach Möglichkeiten, sie zu steigern.
Bewährte Vorgehensweisen für das Informationsmanagement
In einem Artikel von i-SCOOP heißt es: „Strategie steht bei uns an erster Stelle und wir sehen uns die Realität und die Prioritäten des Unternehmens an. So können wir sicherstellen, dass wir nicht zu den zwei Dritteln von Unternehmen gehören, die die bewährten Methoden bei der Datenüberwachung außen vor lassen.“ Auch wenn bewährte Vorgehensweisen variieren können, ist die folgende Liste ein guter Ausgangspunkt. Sie wurde aus den Befragungsergebnissen verschiedener Quellen zusammengestellt.
- Benutzerfreundlichkeit: Ein IM-System muss einfach zu verwenden sein. Wenn die Benutzeroberfläche nicht gut gestaltet ist, reagieren Manager und Mitarbeiter schnell frustriert und suchen andere, nicht abgesegnete Möglichkeiten, um Informationen weiterzugeben. Das bedeutet, dass sie sich nicht an Sicherheitsprotokolle halten. Probleme mit der Benutzerfreundlichkeit frühzeitig zu adressieren, bedeutet auch, dass das System später nur wenig aktualisiert werden muss. In der dritten Ausgabe von Strategic Information Management: Challenges and Strategies in Managing Information Systems, herausgegeben von Robert D. Galliers und Dorothy E. Leidner, heißt es: „Die Idee, dass Systeme so gestaltet werden sollten, dass sie ihre Benutzer in jeder Phase der Entwicklung ansprechen, und in ihrer endgültigen Form die Entwicklung ‚benutzerfreundlicher‘ Systeme fördern, in der Hoffnung, dass eine frühe Benutzerfreundlichkeit den Bedarf an späteren Wartungsarbeiten reduziert.“
Erfahren Sie mehr über das UI-Design, indem Sie Wichtige Elemente des Benutzeroberflächendesigns und deren Verwendung beim Entwerfen einer App oder Website lesen. - Benutzer-Buy-in: Angesichts der Benutzerfreundlichkeit ist es unerlässlich, die Wünsche der Benutzer zu berücksichtigen. R. Rebecca Carter rät: „Machen Sie nicht nur Annahmen, sondern achten Sie auf die Umgebung und fragen Sie die Benutzer direkt, was sie brauchen und erwarten. Verwenden Sie Konzepte aus dem reflektierenden Design und schaffen Sie Systeme, die zuhören, sich weiterentwickeln und sich anpassen.“
- Planung und Design auf Enterprise-Ebene: Statt den Abteilungen die Möglichkeit zu geben, ihre eigenen IM-Prozesse zu verwalten, baut das Programm bereits auf Unternehmensebene auf gemeinsame Nutzung und Interoperabilität auf.
- Unternehmensweite Wiederverwendung: Daten und Informationen sollten abteilungsübergreifend verfügbar sein, was Skaleneffekte, bessere Entscheidungsfindung und besseres Feedback ermöglicht.
- Datenmanagement: Erstellen Sie Richtlinien, um die Organisation, Änderungen, Verteilung, Archivierung und Löschung von Informationen zu steuern.
- Zentralisiertes Datenmanagement und -governance: Daten-Governance ist die allgemeine Verwaltung der Verfügbarkeit, Nutzbarkeit, Integrität und Sicherheit von Daten, die ein Unternehmen verwendet. Ein Daten-Governance-Programm umfasst ein Leitungsorgan, eine Reihe von definierten Verfahren und Pläne zur Durchführung der Verfahren. In einem Artikel von 1991 mit dem Titel Globalization and Information Management Strategies erklären die Autoren Jahangir Karimi und Benn R. Konsynski: „Das Fehlen einer zentralisierten Informationsmanagement-Strategie führt oft dazu, dass Unternehmen (z. B. Kunden und Produkte) mehrere Attribute … und Werte über verschiedene Datenbanken verteilt haben. Dies macht die Verknüpfung oder den Austausch von Daten zwischen Wertaktivitäten im besten Fall schwierig … Diese Faktoren sorgen dafür, dass wichtige Leistungs- und Korrelationsdaten nicht verfügbar sind für die Entscheidungsfindung, was große Hindernisse für die Wettbewerbsvorteile des Unternehmens darstellt.“
- Metadaten-Management: Metadaten bieten eine Möglichkeit, Daten richtig zu kategorisieren, sodass sie mit Daten aus unterschiedlichen Systemen verglichen und kombiniert werden können. Metadaten können auch helfen, nachzuverfolgen, wer Zugriff auf Daten haben soll. Beispiele für Metadaten sind Erstellungsdatum, Sprache und Kategorien. Die Sicherstellung, dass die Metadaten korrekt und aktuell sind, macht Informationen besser nutzbar und unterstützt Sicherheitsrichtlinien.
- Taxonomie erstellen: Verschiedene Gruppen haben unterschiedliche Begriffe für dieselben Konzepte. Eine Taxonomie verbindet und klassifiziert diese Begriffe und ermöglicht die Suche und die gemeinsame Nutzung über Systeme hinweg.
- Datenqualitätsmanagement: Wenn Mitarbeiter und Manager den Daten und Informationen, die sie sehen, nicht vertrauen können, werden sie sie nicht verwenden. Die Implementierung von Qualitätsprüfungen verhindert die Verwendung schlechter Daten, schafft einen Prozess zur Korrektur von Fehlern, wenn sie gefunden werden, und sorgt für eine hohe Qualität der Daten.
- Daten und Informationen verfügbar machen (mit angemessenen Einschränkungen): Die Freigabe von Daten und Informationen ist die wichtigste Aufgabe des Informationsmanagements, daher sollte jedes IM-Programm dies als Kernprinzip beibehalten. Allerdings sollte nicht jeder Zugriff auf alles haben, also legen Sie klar fest, wer Zugriff haben soll, und stellen Sie sicher, dass die von Ihnen eingesetzte Technologie diese Richtlinien unterstützt. Quelle: Strategic Information Management: Challenges and Strategies in Managing Information Systems: „Bei der Verwaltung der Informationen wird festgelegt, was aufbewahrt werden soll, wie es organisiert werden sollte, wo es gespeichert werden und wer darauf Zugriff haben sollte.“
- Training, Regeln und Rechenschaftspflicht: Trainieren Sie diejenigen, die auf Daten zugreifen, und erstellen Sie Informationen zu den Richtlinien, die die Verwendung und Freigabe von Daten regeln. Wenn Richtlinien missachtet werden, müssen Manager und Mitarbeiter zur Rechenschaft gezogen werden.
- IT und Business Collaboration: Die Zusammenarbeit zwischen denjenigen, die die Daten besitzen und nutzen, und jenen, die die Daten speichern und verarbeiten, ist von entscheidender Bedeutung. Wenn Systeme hinzugefügt oder aktualisiert werden, muss die IT-Abteilung die Bedürfnisse der Benutzer an erste Stelle stellen. Bei der Arbeit mit der IT müssen die Benutzer die Grenzen der verfügbaren Tools verstehen.
- Planung für kontinuierliche Verbesserung: Die Geschäftsanforderungen und die verfügbaren Daten ändern sich ständig. Berücksichtigen Sie dies bei dem Entwurf eines IM-Programms und der unterstützenden Technologie, damit neue und geänderte Daten berücksichtigt und neue Outputs erstellt werden können.
- Planung für die Zukunft: R. Rebecca Carter erklärt: „… Da unvorhergesehene technologische Fortschritte in einem immer schnelleren Tempo eintreten, wird jedes System, das heute entwickelt wurde, schon morgen obsolet sein, ohne dass die Anpassungsfähigkeit geplant wird. Es reicht nicht aus, einfach nur ein System aufzubauen und es dann zu vergessen. Unternehmen müssen anerkennen, wie wichtig es ist, Ressourcen für die Wartung und Verbesserung von Informationsmanagementsystemen zu verwenden, damit sie wachsen und auf Veränderungen in sich entwickelnden Prozessen reagieren können.“
- Design für die Integration mit anderen Apps und die Interoperabilität zwischen Systemen: Ihre Systeme sollten in der Lage sein, unterschiedliche und heterogene Datenquellen und -formate zu kombinieren und sie als integrierte Ansicht darzustellen.
- Auditprotokolle: Ein gut gestaltetes IM-System sollte zeigen, wer auf Informationen zugegriffen hat, was er damit gemacht hat und für wen er sie freigegeben hat. Dies hilft, Sicherheitsverletzungen zu vermeiden, und stellt sicher, dass alle Beteiligten die festgelegten Richtlinien befolgen.
Vorteile des Informationsmanagements
Wie bereits erwähnt, sind Daten und Informationen Vermögenswerte. Damit diese Vermögenswerte Vorteile schaffen, müssen sie verwendet werden. N. Venkatraman, Professor for Information an der Boston University, entwickelte DIKAR (Data, Information, Knowledge, Action, Results), ein bekanntes Modell zur Realisierung der Vorteile eines IM-Programms:
- Daten müssen interpretiert werden, um Informationen zu liefern
- Informationen müssen verstanden werden, um daraus Wissen zu generieren
- Wissen ermöglicht es Managern, effektive Entscheidungen zu treffen
- Effektive Entscheidungen führen zu geeigneten Maßnahmen
- Geeignete Maßnahmen führen zu aussagekräftigen Ergebnissen
Was ist ein Data Warehouse und wie wird es im Informationsmanagement verwendet?
Ein Data Warehouse ist eine Sammlung von Servern, die abteilungs- und systemübergreifend digitale Daten und Informationen zentral speichern und darauf zugreifen können. In den 1990er-Jahren gab es physische Data Warehouses, aber viele Unternehmen haben ihre Datenspeicher in die Cloud verlegt.
Was ist Big Data und wie wirkt es sich auf das Informationsmanagement aus?
Big Data bezieht sich auf große Datensätze, die Standard-Datenverarbeitungsanwendungen nicht verarbeiten können. Den Begriff gibt es seit den 1990er-Jahren, aber seine Verwendung hat in den letzten Jahren stark zugenommen. Der Ngram-Viewer von Google zeigt diesen Trend:
Die Definition dessen, was als Big Data bezeichnet wird, ist noch nicht endgültig festgelegt, aber sie ist im Allgemeinen mit den folgenden Merkmalen verbunden:
- Volumen: Ein Terabyte ist normalerweise die Mindestkapazitätsgröße.
- Vielfalt: Die Daten stammen aus mehreren Quellen in gemischten Formaten.
- Geschwindigkeit: Die Daten müssen schnell verarbeitet werden, um zu nutzbaren Informationen zu werden.
Die sinkenden Kosten für die Datenspeicherung, die zunehmende Geschwindigkeit der Prozessoren und die Komplexität von Software stellt mehr Unternehmen Big Data zur Verfügung.
Planung einer Strategie und Erstellen eines Informationsmanagement-Programms
Wenn Ihr Unternehmen ein Informationsmanagement-Programm implementieren muss, helfen die Auswahl bewährter Vorgehensweisen und die Erstellung des Programms anhand dieser Methoden dabei, später weniger Probleme zu haben. Stefan Haase rät:
Es gibt mehrere Aktivitäten, die erforderlich sind, um eine effektive Informationsmanagement-Strategie zu liefern:
- Erstellen Sie ein Governance-Framework – Identifizieren Sie Rollen und Verantwortlichkeiten im Hinblick auf den Zugriff, den Schutz und die Verteilung der Daten des Unternehmens.
- Kategorisieren Sie Informationen – Die meisten Unternehmen behandeln alle Daten gleich, da die Datenverwalter (in der Regel die IT-Abteilung) nicht die Inhaber von Daten (d. h. Endbenutzer oder Abteilungsleiter) sind. Dateninhaber sind zu sehr mit den täglichen Aktivitäten beschäftigt, als dass sie sich mit dem Informationsmanagement befassen könnten. Den Datenverwaltern ist es nicht gestattet, Daten zu entfernen oder zu löschen, selbst dann nicht, wenn die Daten alt und aus rechtlicher oder geschäftlicher Sicht nicht mehr erforderlich sind. Daher müssen die Unternehmen Informationen kategorisieren, um sie entsprechend ihrem Wert zu verwalten. Typische Kategorien sind geschäftskritische (Daten, die in den letzten drei Monaten erstellt oder abgerufen wurden), wichtige Daten (Daten, die in den letzten 12 Monaten erstellt oder aufgerufen wurden), Altdaten (Daten, die aus Compliance-Gründen z. B. für drei, fünf oder sieben Jahre aufbewahrt werden müssen) und nicht geschäftliche Daten (z. B. personenbezogene Daten wie persönliche Fotos)
- Speichern Sie Daten entsprechend ihrem Wert – Alle geschäftskritischen Daten müssen sofort zugänglich sein und sollten auf einem Speicher der ersten Stufe gespeichert werden, wichtige Daten sollten auf der zweiten Stufe gespeichert werden, ältere Daten sollten dauerhaft extern archiviert und personenbezogene Daten gelöscht werden.
- Schützen Sie Daten entsprechend ihrem Wert – Replizieren Sie unternehmenskritische Daten den ganzen Tag über, um sicherzustellen, dass kein Datenverlust entsteht, sichern Sie wichtige Daten täglich an einem anderen Ort, ältere Daten werden bereits dauerhaft extern archiviert.
- Datenwiederherstellung/Business Continuity/Planung der Notfallwiederherstellung – Stellen Sie sicher, dass das Unternehmen Datenwiederherstellung und Business Continuity/Disaster Recovery regelmäßig testet, um sicherzustellen, dass es potenzielle Datenverluste so schnell wie möglich überwinden kann.
- Zugriffsverwaltung – Stellen Sie sicher, dass Benutzertypen identifiziert und erzwungen werden, wie Administrator-, Lese- und Schreibzugriff, schreibgeschützter Zugriff oder kein Zugriff.
R. Rebecca Carter erklärt:
„Am besten beginnen sie natürlich bei den Personen, die die Informationsmanagementsysteme nutzen. Diese Benutzer haben Ideen, oft basierend auf ihren Schmerzpunkten und dem, was sie in einem idealen System sehen möchten. Sie sind jedoch möglicherweise nicht in der Lage, die unterstützten Prozesse klar und reibungslos zu kommunizieren. Sie können möglicherweise nicht erkennen, wo Prozesse durch neue Technologien oder Automatisierung unterstützt werden könnten. Daher ist es wichtig, dass Designer die Aufgaben in der Echtzeit-Arbeitsumgebung studieren, um ein System für die Endbenutzer effektiv entwerfen zu können.
Die effektivsten Strategien berücksichtigen das gesamte Ökosystem und integrieren, wann immer möglich, um die Effizienz zu steigern. Ich habe oft gesehen, wie Unternehmen ihre Aufmerksamkeit und Ressourcen Tools für einzelne Aufgabengruppen widmen, das Gesamtbild jedoch außer Acht lassen. Dies führt zu Ineffizienzen im gesamten Unternehmen. Gruppen haben am Ende mehrere verschiedene Systeme, die nicht miteinander integriert sind, und die gesamte Organisation flickt diese alten Systeme irgendwie zusammen. Durch die Gestaltung für das gesamte Ökosystem können Teams Informationen am effektivsten freigeben, nutzen und wiederverwenden.
Da unvorhergesehene technologische Fortschritte in einem immer schnelleren Tempo eintreten, wird jedes System, das heute entwickelt wurde, schon morgen obsolet sein, ohne dass die Anpassungsfähigkeit geplant wird. Es reicht nicht aus, einfach nur ein System aufzubauen und es dann zu vergessen. Unternehmen müssen anerkennen, wie wichtig es ist, Ressourcen für die Wartung und Verbesserung von Informationsmanagementsystemen zu verwenden, damit sie wachsen und auf Veränderungen in sich entwickelnden Prozessen reagieren können.“
Sobald Ihr IM-Programm läuft, ist es entscheidend, die festgelegten bewährten Vorgehensweisen zu nutzen. Carter erklärt: „Alle Inhalte haben einen Lebenszyklus. Recherchieren, veröffentlichen, überwachen, aussortieren oder archivieren. Erstellen Sie einen Audit-Prozess, um zu sehen, ob Ihre Informationen noch nützlich sind.“
„Stellen Sie sicher, dass die Aktivitäten konstant überprüft, aktualisiert und infrage gestellt werden. Halten Sie sich an die neuesten sektor- oder branchenspezifischen sowie nationalen oder internationalen Datenregulierungs- und Compliance-Anforderungen“, rät Haase.
Herausforderungen und Kritik am Informationsmanagement
Beim Informationsmanagement gibt es Hindernisse und Kritiker, wie es bei jeder Geschäftsdisziplin der Fall ist. Im Folgenden finden Sie Herausforderungen und bewährte Vorgehensweisen, die dazu beitragen, diese Probleme zu mindern oder zu lösen:
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Herausforderungen |
Ähnliche bewährte Methoden |
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Wettbewerb und mangelnde Koordination zwischen verschiedenen IM-Systemen |
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Legacy-Systeme zur Aktualisierung oder zum außer Kraft setzen |
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Keine klare strategische technische oder organisatorische Richtung |
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Begrenzte Akzeptanz durch Manager und Mitarbeiter |
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Daten und Informationen von schlechter Qualität (z. B. inkonsistent, dupliziert, veraltet) |
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Fehlende Unterstützung der Geschäftsleitung |
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Große Anzahl von Geschäftsanforderungen |
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Schwierigkeiten bei der Veränderung von Prozessen/Training des Personals |
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Begrenzte Ressourcen für die Verwaltung oder Verbesserung von Systemen |
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Kritik |
Ähnliche bewährte Methoden |
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Regeln und Prozesse können gute Entscheidungen verhindern und den Entscheidungsprozess verlangsamen |
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IM bedeutete oft den Einsatz neuer Technologien, die eine schlechte Erfolgsbilanz vorzuweisen haben |
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IM-Systeme werden oft speziell für einen einzigen Zweck entwickelt |
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Aktuelle Entwicklungen und zukünftige Trends
Big Data wird das Wachstum und die Veränderungen im Informationsmanagement weiter vorantreiben, wenn das Konzept immer mehr zum Mainstream wird.
Das Versprechen der Künstlichen Intelligenz (KI) liegt seit Jahrzehnten in der Luft. Fortschritte bei Rechenleistung und Software haben die KI endlich in greifbare Nähe gerückt. Mögliche Einsatzbereiche von KI im Informationsmanagement:
- Analytics Augmentation: Die Datenvorbereitung und der Musterabgleich erfahren ein höheres Maß an Automatisierung, was die Datenverarbeitung beschleunigt.
- Intelligente Geräte: Dazu gehören fahrerlose Autos, automatisch gesteuerte Drohnen und intelligente Maschinen. Dies alles führt zu einer höheren Datenmenge und erfordert eine zunehmende Menge an Informationen, um zu funktionieren.
- Intelligente Agenten: Siri und Alexa werden nicht mehr länger allein auf weiter Flur sein. KI ermöglicht es diesen Agenten, komplexe Kundenfragen zu beantworten, bei der Buchung von Hotelzimmern zu helfen und ein Meeting zu planen, indem sie Einladungen senden und das Mittagessen aller Personen basierend auf ernährungsbedingten Einschränkungen bestellen. Diese Aktivitäten erstellen auch Daten und erfordern Informationen.
Wie sollte sich Ihre Strategie für das Informationsmanagement 2018 und darüber hinaus ändern?
Das Geschäftsumfeld ändert sich ständig, und Tools und Prozesse müssen auf diesen Wandel reagieren. Dazu gehört auch Ihr Informationsmanagement-Programm.
R. Rebecca Carter erklärt:
„Richten Sie eine dedizierte Gruppe ein, deren Zweck es ist, das Informationsmanagement unternehmensweit zu bewerten und zu verbessern. Sie können Systeme nicht einfach organisch wachsen lassen, denn Einzelpersonen werden sich immer auf die Funktionen ihrer Gruppe konzentrieren. Effektives Informationsmanagement in Unternehmen erfordert ein spezielles Augenmerk auf diese wichtige Funktion.
Es sollte bessere Synergien zwischen dem Unternehmen und externen Beratern geben. Engagieren Sie externe Berater, um bei der Erstellung von Systemen und Tools zu helfen, da es ihnen leichter fällt, strategisch an die Sache heranzugehen. Dadurch können sich die internen IT-Abteilungen auf den täglichen Betrieb konzentrieren.“
Stefan Haase sagt:
„KI und Datenanalysen helfen Unternehmen, den wachsenden Informationsfluss zu bewältigen, um Daten zu verstehen. Die Grundlagen einer Informationsmanagement-Strategie gelten jedoch weiterhin.
KI und Datenanalysen können nur helfen, wenn das Unternehmen die Bausteine einer Informationsmanagement-Strategie bereits eingerichtet hat.
KI und Datenanalysen ermöglichen es, Daten aus verschiedenen Quellen und Plattformen zu Informationen zu kombinieren und zu korrelieren. Dieser Prozess könnte dazu dienen, das Unternehmen vor Datenschutzverletzungen zu schützen, zu verbesserten Geschäftsentscheidungen zu gelangen, um Endnutzern einen Mehrwert zu bieten (z. B. die Kombination von Inputs und Feeds aus mehreren Finanzdienstleistungen wie Konten, Investitionen, Aktien usw.) und den Endnutzern Finanzinformationen in Echtzeit zu liefern.“
Dieser Artikel kann zwar nicht alle Facetten dieser Disziplin aufgreifen, aber die bewährten Vorgehensweisen und die häufigen Herausforderungen, Ratschläge von Experten und Diskussionen über den Wert von Daten und die Bedeutung der Sicherheit sollten Ihnen eine Vorstellung davon geben, was IM ist und warum es wichtig ist.
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