Was ist Wissensmanagement?
Wissensmanagement (Knowledge Management/KM) sind die Prozesse, die verwendet werden, um das gesamte Wissen, das in einem Unternehmen vorhanden ist, zu handhaben und zu überwachen. Wissensmanagement stützt sich auf ein Verständnis von Wissen, das diskrete oder immaterielle Fähigkeiten umfasst, die eine Person besitzt.
Der Bereich des Wissensmanagements unterscheidet zwei Haupttypen von Wissen. Explizites Wissen ist Wissen oder Fähigkeiten, die leicht artikuliert und verstanden werden können und daher leicht auf andere übertragen werden können (dies wird auch als formales oder kodifiziertes Wissen bezeichnet). Alles, was in einem Handbuch aufgeschrieben werden kann – Anweisungen, mathematische Gleichungen usw. – gilt als explizites Wissen.Stilles Wissen hingegen ist Wissen, das schwer zu artikulieren, zu verpacken und auf andere zu übertragen ist. Dies sind in der Regel intuitive Fähigkeiten, die schwierig zu vermitteln sind, wie Körpersprache, ästhetischer Sinn oder innovatives Denken. (Ein dritter Wissenstyp ist implizites Wissen, Informationen, die noch nicht kodifiziert oder übertragen wurden, aber lehrbar sein könnten. Implizites Wissen unterscheidet sich von stillem Wissen, da es unwahrscheinlich ist, dieses kodifizieren zu können. In diesem Artikel werden wir jedoch in erster Linie auf explizites und stilles Wissen eingehen.)
Sie können diese Wissenstypen in vier weitere Kategorien unterteilen:
- Deklarativwissen sind messbare, beobachtbare und überprüfbare Daten.
- Konzeptuelles Wissen bezieht sich auf Perspektiven und Systeme.
- Erfahrungswissen ist Wissen, das in Erwartungen, Hypothesen oder Urteilen verwurzelt ist.
- Metakognitives Wissen befasst sich mit der Entscheidungsfindung und Problemlösung.
Wissensmanagement ermöglicht organisatorisches Lernen, ein Konzept, bei dem Unternehmen nicht nur an der zuverlässigen, kompetenten Produktion eines Produkts oder einer Dienstleistung interessiert sind, sondern auch am Wissen, das diesen Produktionsprozessen zugrunde liegt. Unternehmen, die sich dem organisatorischen Lernen widmen, sind daran interessiert, internes Wissen auf organisatorischer Ebene zu erhalten und darauf aufzubauen – nicht nur Einzelpersonen zu helfen, besondere Fähigkeiten zu erwerben, sondern auch sicherzustellen, dass dieses Wissen für die Mitarbeiter verfügbar und an alle verteilt ist.
Wie es in einer Abhandlung des Massachusetts Institute of Technology (MIT) heißt, besteht das Hauptziel des Wissensmanagements darin, „Wissensknoten“ – diejenigen mit Wissen und diejenigen, die Wissen erwerben möchten – zu verbinden, um letztendlich das Wissen innerhalb einer Organisation zu erweitern. Innerhalb dieses Ziels identifizieren die Autoren vier Ziele von KM: Die Erfassung von Wissen, die Verbesserung des Zugangs zu Wissen, die Erweiterung des Wissensumfelds und die Verwaltung von Wissen als Asset.
Letztendlich ist Wissensmanagement ein integriertes System, um Wissen innerhalb eines Teams oder einer Organisation zu sammeln, zu speichern und zu teilen. KM besteht aus mehreren Komponenten sowie Strategien zur erfolgreichen Umsetzung, auf die wir später im Artikel tiefer eingehen werden.
Wer nutzt Wissensmanagement?
Wissensmanagement kann unternehmensweit in einer Reihe von Branchen implementiert werden. Die Art und Weise, wie Sie KM implementieren, kann sich jedoch in Abhängigkeit von Faktoren wie Branche und Unternehmensgröße ändern.
KM wird jedoch bei kleinen und großen Organisationen oft unterschiedlich verwendet. Kleine (und/oder junge) Unternehmen müssen sich frühzeitig einen Wettbewerbsvorteil verschaffen und profitieren daher von KM, indem sie internes Wissen von Anfang an kodifizieren und speichern. Große Organisationen – auch solche mit einer unerschütterlichen Position in ihrem Markt – nutzen KM, um im digitalen Zeitalter, in dem sich das Geschäft ständig und oft ohne Vorwarnung ändert, schnell zu handeln. Ohne ein zuverlässiges System, mit dem bestehendes Wissen gespeichert und neues Wissen angehäuft werden kann, wäre es schwierig, auf diese Marktveränderungen zu reagieren. Sowohl große als auch kleine Unternehmen können jedoch von KM profitieren, denn es behandelt das Wissen, das jeder Einzelne mitbringt, als Asset, sodass sich die Mitarbeiter am Arbeitsplatz für ihre Fähigkeiten respektiert fühlen.
Für diejenigen, die Wissensmanagement in einer bestimmten Abteilung implementieren möchten, kann die Praxis auch auf Teilbereiche angepasst werden. Abgesehen von KM auf Unternehmensebene wird Wissensmanagement am häufigsten in IT/Informationssystemen und Wissenschaft, Organisationsmanagement, Betriebswirtschaft, Personalmanagement, Content-Management oder für den persönlichen Gebrauch implementiert.
Die Geschichte des Wissensmanagements
Bemühungen, Wissen formell zu verwalten, gibt es bereits seit knapp 50 Jahren. Im späten 20. Jahrhundert, mit der Entwicklung der Computer, begannen Organisationen jedoch, zuverlässigere Speichersysteme zu implementieren. In den 1990er-Jahren schaffte der schwedische Finanzdienstleister Skandia die erste Position als Chief Knowledge Officer (CKO), was anderen Unternehmen den Weg ebnete, Wissensmanagement als integralen Bestandteil ihrer Struktur zu behandeln.
Tatsächlich haben mehrere Wissenschaftler das Thema formalisiert und Wissensmanagement gilt heute als wissenschaftliche Disziplin. Mitte der 1990er-Jahre veröffentlichten Ikujiro Nonaka und Hirotaka Takeuchi die erste wissenschaftliche Forschungsarbeit zum Wissensmanagement und prägten das SECI-Modell (Socialization, Externalization, Combination, Internalization/Sozialisierung, Externalisierung, Kombination, Internalisierung) als einen Weg des Wissenstransfers. Seitdem haben Nonaka und Takeuchi mehrere andere Aspekte des Wissens innerhalb eines Unternehmens studiert, ebenso wie andere Akademiker. Der Lebenszyklus des Wissensmanagements, in dem beschrieben wird, wie Wissen in einer Organisation gespeichert und verbreitet werden kann, wurde auch von Wirtschaftswissenschaftlern in den 1990er- und frühen 2000er-Jahren dargelegt; die vier beliebtesten Modelle sind Wiig (1993), Zack (1996), Bukowitz und Williams (2000) und McElroy (2003).
Im Allgemeinen hat sich Wissensmanagement von einer losen Tendenz, Wissen innerhalb eines Teams oder einer Organisation zu sammeln, zu speichern und zu vermitteln (und damit zu auszubauen) zu einer priorisierten Methode zum Aufbau einer sachkundigen Belegschaft entwickelt – alles mit dem Ziel, einen Wettbewerbsvorteil zu erzielen. Wie wir später besprechen werden, gibt es mehrere Theorien, wie man Wissen am besten aufbewahrt und den Wissenstransfer innerhalb einer Organisation fördert. Skeptiker sagen, dass das heutige Wissensmanagement nur eine „Modeerscheinung“ ist, während andere argumentieren, dass die Prinzipien zukunftsfähig sind: Strategien, Methoden und Implementierungssysteme werden sich einfach weiterentwickeln, so wie Technologie und das Geschäft auch.
Was ist der Hauptvorteil von Wissensmanagement?
Obwohl es nicht direkt mit der Taktik des Wissensmanagements zusammenhängt, besteht das Hauptziel darin, die Effizienz des Unternehmens zu steigern, um die Entscheidungsfindung zu verbessern. Die Idee ist, dass der Aufbau von Fachwissen in Ihrer Organisation – und die Verteilung auf die Mitarbeiter – Sie befähigt, fundiertere, schnellere und letztendlich profitablere Entscheidungen zu treffen.
Natürlich gibt es zahlreiche weitere Vorteile. Mit erfolgreichem KM können Sie:
- Zusammenarbeit und Ideenfindung fördern
- Eine Kultur des Wissensaustauschs optimieren
- Geistiges Kapital schützen
- Humankapital als Asset behandeln (was Mitarbeitern das Gefühl gibt, für ihr Wissen respektiert zu werden)
- Wissen für zukünftige Mitarbeiter erfassen und speichern
Kevin D. Murray, CPP, CISM is a technical surveillance countermeasures (TSCM) specialist with an extensive career in information security and counterespionage consulting for business and government. He breaks the benefits of KM into four value areas:
Kontrolle: Nicht zu wissen, wo ihre Informationen sind, ist der erste Schritt zu deren Verlust.
Sicherheit: ‚Der Köder sollte im Eimer aufbewahrt werden, nicht im Teich.‘
Zugriff: Wenn Sie Ihre Informationen benötigen, erhalten Sie sie schneller.
Verantwortung: Mit allen Eiern in einem Korb ist man gezwungen, den Korb sorgfältiger zu tragen, was bedeutet, dass Sie Ihre Informationen besser schützen.
Was sind die Herausforderungen des Wissensmanagements?
Es gibt viele Herausforderungen, vor denen Unternehmen bei der Implementierung von Wissensmanagement stehen. Hier ist eine Liste mit den häufigsten:
- Eine Kultur der Flexibilität und Zusammenarbeit zu schaffen: Dies ist eine der wichtigsten und langanhaltendsten Herausforderungen von KM. Unternehmen haben bereits Schwierigkeiten damit, neue Richtlinien umzusetzen, da Menschen naturgemäß dazu neigen, Veränderung zu widerstreben. KM kann jedoch besonders schwierig sein, da Mitarbeiter ihre Fähigkeiten und Wissen schützen möchten oder zögern, von Ihren Kollegen zu lernen.
- Sicherheit: Sie müssen ein Wissensaustauschsystem entwerfen, das es den entsprechenden Personen leicht macht, auf Informationen zuzugreifen und gleichzeitig sensible oder private Informationen vor Außenstehenden schützt.
- Wissen zu messen: Es kann schwierig sein, Messzahlen zur Messung von Wissen innerhalb Ihrer Organisation zu definieren, insbesondere für stilles Wissen, das sich nicht leicht quantifizieren lässt. Um dies zu überwinden, empfehlen einige Experten, sich auf den Zweck des Wissens zu konzentrieren, anstatt auf die Bemühungen oder Ergebnisse (die oft auch nicht quantifizierbar sind).
- Einen Experten identifizieren: Es wird nicht immer einen einzelnen „Aufbewahrer“ jedes Wissenstyps geben, aber Sie müssen trotzdem identifizieren, wer innerhalb des Unternehmens über bestimmtes Wissen verfügt und diese Personen als Wissensbasis ansehen, auf der Sie aufbauen möchten. Dieser Prozess ist taktisch schwierig, kann aber auch unter Mitarbeitern, die sich hinsichtlich ihrer Fähigkeiten konkurrenzfähig fühlen, heikel sein.
- Dokumentspeicherung und -verwaltung: Obwohl sich nicht jede Art von Wissen einfach dokumentieren lässt, muss es in irgendeiner Form gespeichert und organisiert werden. Dokumentverwaltung ist für viele Unternehmen eine Herausforderung, aber Organisation ist ein wichtiger Aspekt von KM – sonst ist es unmöglich, das von Ihnen gespeicherte Wissen zu finden und zu nutzen. Ziehen Sie die Verwendung eines dedizierten Dokumentverwaltungssystems in Betracht, um alles organisiert zu halten.
- Wissen in der gesamten Organisation verbreiten: Sie müssen einen Prozess entwickeln, bei dem andere Teammitglieder auf das Wissen zugreifen können, sobald Sie es gespeichert haben. Dies ist sowohl theoretisch als auch taktisch kompliziert, daher entscheiden sich viele Organisationen für ein Softwaresystem, das speziell für diesen Zweck entwickelt wurde. Wir werfen später einen genaueren Blick auf KM-Systeme.
- Kontinuierliche Verbesserung: Wie die meisten prozessgesteuerten Strategien sollten Sie das von Ihnen implementierte Wissensmanagementsystem kontinuierlich verbessern. Führen Sie regelmäßige Überprüfungen durch oder ordnen Sie, wenn möglich, Ressourcen zu, um Ihren Prozess kontinuierlich zu optimieren.
- Die Unterbringung von KM bestimmen: Wenn KM Ihrer gesamten Organisation dient, entscheiden Sie, welche Abteilung die Strategie „besitzt“. Unternehmen bringen KM meistens im Personalwesen oder in der IT unter. Denken Sie daran, dass diese Abteilung nicht nur für die effektive Verwaltung des Wissens selbst verantwortlich ist, sondern auch für die Aufrechterhaltung des Wissensaustauschs und des organisatorischen Lernens.
Wie funktioniert Wissensmanagement? Grundlegende Bestandteile und Strategien
Wie wir besprochen haben, ist die Theorie hinter Wissensmanagement, dass die Belegschaft so gut geschult und geschickt wie möglich sein muss, damit die besten Geschäftsentscheidungen getroffen werden können. Eine Möglichkeit, eine geschulte – und kontinuierlich lernende – Belegschaft sicherzustellen, besteht darin, das organisatorische Lernen zu fördern, was Unternehmen durch die Einführung von Wissensmanagement tun können. Diese Praxis stellt nicht nur sicher, dass bestehendes Wissen (sowohl explizites als auch stilles) kodifiziert und gespeichert wird, sondern auch, dass es auf andere Mitarbeiter verteilt werden kann, damit sie weiterhin dazulernen. Ein weiterer Vorteil ist, dass KM Wissen gleichmäßig verteilt, sodass niemand isoliert beiträgt.
Wie Nonaka und Takeuchi erstmals in ihren wegweisenden wissenschaftlichen Arbeiten erklärten, gibt es drei Hauptwege, wie Menschen Wissensmanagement angehen:
- Menschenzentriert: Fokus auf Menschen, Beziehungen und wie Menschen Lerngemeinschaften und andere informelle Wege des Wissensaustauschs bilden. Diese Idee ist auch als ökologische KM-Theorie bekannt.
- Technikzentriert: Konzentriert sich auf die Technologie, die die Speicherung und die Weitergabe von Wissen erleichtert, und zielt darauf ab, Technologiesysteme zu schaffen, die den Wissensaustausch fördern.
- Prozesszentriert: Interessiert sich dafür, wie die Organisationsstruktur und -prozesse den Wissensaustausch und das organisatorische Lernen ermöglichen und fördern. Dieses Konzept umfasst die Produktionsprozesse, die Organisationshierarchie und den kulturellen Rahmen.
Welchen Ansatz Sie wählen, hängt davon ab, wie Ihr Unternehmen derzeit funktioniert. Organisationsstruktur, Politik, Managementstil und bestehende Prozesse bestimmen, welche Art von KM-Implementierung praktikabel ist. Unabhängig vom gewählten Ansatz wird sich die Implementierung von KM jedoch unweigerlich auf die Mitarbeiter, Technologie und Prozesse Ihrer Organisation auswirken. Daher ist es am besten, bei der Umsetzung einer Wissensmanagementstrategie alle drei im Auge zu behalten.
Abgesehen von theoretischen Ansätzen gibt es einige gängige taktische Möglichkeiten, mit Wissen umzugehen. Zu den gängigen Strategien gehören:
- Wissen speichern vs. Wissen teilen: Beim Speichern von Wissen wird Wissen in einem zuverlässigen Speichersystem gesammelt, kodifiziert und gepflegt. Dies ist ein guter erster Schritt, aber erfolgreiches Wissensmanagement erfordert auch ein System, um dieses gespeicherte Wissen zu verbreiten.
- Kodifizierung vs. Personalisierung: Der Unterschied zwischen diesen Strategien ist ähnlich wie im vorherigen Beispiel. Kodifizierung ist jede Aktivität, bei der Sie Wissen sammeln (Erstellung und Pflege von Datenbanken, Inhaltsarchitektur, Schulung zur Unterstützung von Softwarespeichersystemen) und ein Bewusstsein für diese Sammelsysteme schaffen. Personalisierung verbindet Menschen mit diesem kodifizierten Wissen durch die Bildung von Lerngemeinschaften, die Förderung aktiver Diskussionen und von Wissenstransfer und der Erleichterung von Gruppeninteraktion.
- Push vs. Pull: Dies sind zwei gegensätzliche Strategien. Bei einer Push-Strategie kodieren Einzelpersonen aktiv ihr Wissen, um es anderen zur Verfügung zu stellen. In einer Pull-Strategie suchen Teammitglieder Experten auf und bitten sie um Wissensaustausch, sodass Wissen nur bei Bedarf weitergegeben wird.
- SECI-Modell: Dieses Wissenstransfer- und -strategiemodell, das erstmals 1996 von Nonaka und Takeuchi vorgeschlagen wurde, gilt als Eckpfeiler der Wissensmanagementtheorie. Darin werden die vier verschiedenen Arten des Wissenstransfers beschrieben:
- Sozialisation (Sozialisierung): Still zu still, wobei Wissen intuitiv durch Beobachtung, Anleitung und Übung übertragen wird.
- Externalisierung: Still zu explizit, wobei intuitives, immaterielles Wissen kodifiziert wird, um es zu lehren. Diese Art des Wissenstransfers ist die schwierigste, denn stilles Wissen lässt sich nur schwer in verdauliche Vorgaben aufschlüsseln.
- Kombination: Explizit bis explizit, wobei kodifiziertes Wissen übertragen oder mit anderem kodifiziertem Wissen kombiniert wird. Diese Art des Wissenstransfers ist die einfachste.
- Internalisierung: Explizit zu still, wobei eine Organisation kodifiziertes Wissen befolgt und praktiziert, sodass es intuitiv wird.
Data Mining ist ein Prozess, bei dem Datenmuster auf der Grundlage von Algorithmen entdeckt werden und ist ein weiteres gängiges Element hochentwickelter Wissensmanagementprogramme. Da die Kodifizierung des gesamten internen Wissens eine große Wissensbibliothek zur Folge hätte, kann Data Mining helfen, Muster zu identifizieren und Daten zu extrahieren. Dabei werden nach wie vor qualitative Methoden der Datenanalyse verwendet, aber automatisierte Programme stützen sich mit hoher Wahrscheinlichkeit auf Algorithmen.
Der Lebenszyklus des Wissensmanagements
Wie wir besprochen haben, befolgt der Prozess des Wissensmanagements allgemeine Schritte. Heute ist diese Entwicklung durch mehrere Wissenschaftler formalisiert. Gleiches gilt für das Speichern von Wissen und dessen Verbreitung in einer Organisation. Dies umfasst die Prozesse, Tools und Technologien, die den Lebenszyklus des Wissensmanagements bilden.
Diese Infografik veranschaulicht die grundlegenden Schritte, auch wenn sich alle Lebenszyklen in bestimmten Schritten unterscheiden.
Es gibt mehrere, mehr oder weniger konkurrierende Theorien zum Lebenszyklus des Wissensmanagements. Trotz der differenzierten theoretischen und syntaktischen Unterschiede folgen die vier angesehensten jedoch einem ähnlichen Muster. Hier sind diese vier KM-Lebenszyklusmodelle:
- Wiig-Modell (1993): Dieses Modell basiert auf dem Prinzip, dass Informationen organisiert sein müssen, um nützlich zu sein. Daher geht es bei diesem Modell in erster Linie um die Organisation aller Daten, sobald sie kodifiziert sind, es beschreibt aber auch, wie Wissen gebildet, gespeichert, gebündelt (mit anderem gespeichertem Wissen) und dann mit der Organisation geteilt wird. Die Phasen des Wiig-Modells sind Creation (Erstellung), Sourcing (Beschaffung), Compilation (Sammlung), Transformation (Umwandlung) und Application (Anwendung).
- Zack-Modell (1996): Obwohl die Phasen in diesem Modell dem Wiig-Modell ähneln, priorisiert das Zack-Modell einen logischen, standardisierten Prozess beim Übergang zu jeder neuen Phase. Die Phasen des Zack-Modells sind Acquisition (Aneignung), Refinement (Verfeinerung), Storage/Retrieval (Speicherung/Abruf), Distribution (Verteilung) und Presentation (Präsentation).
- Bukowitz und William-Modell (2000): Dieses Modell baut auf den beiden vorherigen auf, indem es die Definition der Wissensspeicherung um die Infrastruktur erweitert, die diese Lerngemeinschaft unterstützt (wie Kommunikation, Hierarchie und Arbeitsbeziehungen). Bukowitz und William betonen auch die Notwendigkeit, ein Wissensarchiv nicht nur zu pflegen, sondern es auch im Laufe der Zeit zu erweitern. Die Phasen in diesem Modell sind: get (beschaffen), use (verwenden), learn (lernen), contribute (beitragen) und assess (bewerten).
- McElroy-Modell (2003): Auf dem Prozessfokus des Modells von Bukowitz und William aufbauend, befasst sich das McElroy-Modell mit der Wissensproduktion und -integration. Es schafft für Teammitglieder Möglichkeiten, „Forderungen“ einzureichen, wenn sie kein Wissen erhalten oder etwas nicht verstehen. Dies dient dem Zweck, das Lernen in der Gruppe zu verbessern. Die Phasen des McElroy-Modells sind Learning (Lernen), Validation (Validierung), Acquisition (Aneignung), Integration (Verinnerlichung) und Completion (Abschluss).
Hier sehen Sie, wie alle Phasen dieses Modells zueinander in Beziehung stehen:
Der integrierte Wissensmanagementzyklus, der von Kimiz Dalkir, Ph.D., vorgeschlagen wurde, kombiniert mehrere der behandelten Konzepte in einem allgemeinen Framework. Dalkir identifiziert drei wichtige Phasen in ihrem Modell: die Erfassung und/oder Schöpfung von Wissen, den Austausch und die Verbreitung von Wissen sowie die Aneignung und Anwendung von Wissen. In diesem Modell betont Dalkir den Zyklusaspekt, um kontinuierliche Verbesserung zu gewährleisten – nicht nur hinsichtlich der Menge und Qualität des gespeicherten Wissens, sondern auch der zugrunde liegenden Prozesse.
Wie Sie das Wissensmanagement verbessern
Selbst mit einem Verständnis des KM-Lebenszyklus kann Wissensmanagement schwierig zu implementieren sein. Nachfolgend finden Sie einige Tipps, wie Sie das Wissensmanagement verbessern können:
- Verstehen Sie den Wissensfluss in Ihrer Organisation: Auch wenn die verschiedenen KM-Lebenszyklusmodelle Phasen auflisten, an die sich gehalten werden soll, sind sie nur ein Blueprint. Wissensmanagement wird nur erfolgreich sein, wenn Sie verstehen, wie Ihre Organisation auf natürliche Weise Wissen erlangt, speichert und teilt, nutzen Sie also den bestehenden Informationsfluss, um Ihren formalen Wissensmanagementprozess zu strukturieren.
- Definieren Sie klar und deutlich Ziele und wie sie gemessen werden: Wie bei jedem anderen Projekt können Sie Ihren Erfolg nicht ohne klar definierte Ziele beurteilen. Legen Sie Ziele und wie Sie sie messen möchten fest, bevor Sie KM implementieren.
- Fördern Sie Sozialisierung: Eine Möglichkeit, ein Umfeld des Wissenstransfers zu fördern, besteht darin, es auf natürliche Weise geschehen zu lassen, indem man sich unterhält und beiläufig teilt. Erlauben Sie Teammitgliedern, im Büro Gespräche zu führen und Beziehungen zu knüpfen. Dies macht es wahrscheinlicher, dass sie sich gegenseitig um Informationen oder Ratschläge bitten oder neue Fähigkeiten beibringen.
- Schaffen Sie neues Wissen: Denken Sie daran, dass es beim Wissensmanagement nicht nur um die Speicherung vorhandenen Wissens geht, sondern auch darum, dass Sie Prozesse erstellen, die den laufenden Strom an neuen Informationen verwalten. Generieren Sie aktiv neues Wissen in Ihrer Organisation, um nicht nur einen soliden Wissensstrom zu schaffen, sondern auch, um Ihren Mitarbeitern zu zeigen, dass Sie neues Wissen – und ihr Wissen – als Asset behandeln. Dies wird die Mitarbeiter dazu motivieren, KM anzunehmen.
- Setzen Sie Technologie ein: Technologie kann eine große Rolle bei der Standardisierung und Organisation des KM-Prozesses spielen. Denken Sie jedoch daran, dass Technologie selbst kein Wissensmanagement ist, sondern ein Tool, um Ihre Prozesse zu verbessern. Im nächsten Abschnitt werden wir im Detail auf Technologie im Wissensmanagement eingehen.
Was ist ein Wissensmanagementsystem?
Ein Wissensmanagementsystem ist jede Technologie, die zur Speicherung und Verwaltung von Wissen verwendet wird – im Wesentlichen ein Tool zur Überwachung des Wissensmanagements. Ein erfolgreiches Wissensmanagementsystem greift jedoch auch die zugrunde liegenden Ziele von KM auf: Die Kodifizierung von Wissen, das Abrufen von Wissen, die Verbesserung der Zusammenarbeit und die Stimulierung des gesamten organisatorischen Lernens.
Wissensmanagementsysteme haben sich von einem nützlichen Tool zur Optimierung von KM-Prozessen zu einem integralen Bestandteil von KM selbst entwickelt. Heute verlassen sich Organisationen auf KM-Systeme, um viele der Funktionen des Wissensmanagements zu erfüllen – Datenspeicherung ist ein offensichtliches Beispiel, aber Technologiesysteme können neben anderen Vorgaben auch dazu beitragen, die Zusammenarbeit und das Lernen in der Gruppe zu fördern.
Es gibt eine Reihe aufkommender Funktionen in modernen Wissensmanagementsystemen. Hier sind einige der bedeutendsten:
- Inhalts- und Dokumentmanagement: Dies ist eine kritische Komponente, denn die Kodifizierung von Wissen führt fast immer zu einer Dokumentation (oder einer anderen Form von Inhaltserstellung). Stellen Sie bei der Auswahl eines KM-Systems sicher, dass die Plattform die Dateigrößen, -typen und die Menge unterstützt, die Sie benötigen. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die große Mengen an Daten speichern und regelmäßig skalieren müssen. (Suchen Sie für diese Funktion nach Unternehmensportalen.)
- Datenbanken für gewonnene Erkenntnisse: Dies sind Systeme, die darauf abzielen, anderen Benutzern immaterielles (oft stilles) Wissen zu erklären und zur Verfügung zu stellen. Der Fokus von Datenbanken für gewonnene Erkenntnisse liegt, wie der Name schon sagt, auf von Experten gewonnenen Erkenntnissen, die andere befolgen sollten (betrachten Sie sie als bewährte Vorgehensweisen). Der Schlüssel ist hier, eine Datenbank zu finden, die diese Art von qualitativen Informationen aufnehmen und zugänglich machen kann.
- Groupware: Wie wir bereits besprochen haben, ist Zusammenarbeit ein wichtiger Bestandteil von KM. Groupware bezieht sich auf Arbeitskollaborationsplattformen und ist in der Regel für Mitarbeiter gedacht, die remote kommunizieren müssen: Groupware wird in zwei Kategorien unterteilt: synchrone Groupware (Zusammenarbeit und Aktualisierung in Echtzeit) und asynchrone Groupware.
- Künstliche Intelligenz (KI): Die Einführung von KI (als Telepräsenz) in KM-Systeme ersetzt die menschlichen Berater, die Daten analysieren und die KM-Prozesse überwachen. Heute haben insbesondere Tools für kognitives Computing, adaptive Technologie und intelligente Filterung enorme Auswirkungen auf die Kodifizierung von Wissen und werden in Zukunft wahrscheinlich in mehr KM-Systemen eingeführt. Die Bedeutung der menschlichen Qualitätssicherung (QS) in einem Großteil der heutigen Arbeit mit Daten hat jedoch Bedenken darüber aufkommen lassen, ob KI diesen Bereich vollständig übernehmen kann.
KM-Systeme können zwar helfen, Wissensmanagement zu automatisieren und zu standardisieren, aber bei der Implementierung eines Systems gibt es viele Herausforderungen. Sicherheit, Datengenauigkeit und technologische Änderungen (Kosten, Implementierung, Benutzerfreundlichkeit) sind wichtige Aspekte, die Sie von Anfang an berücksichtigen sollten. Eine viel allgegenwärtigere und anhaltende Herausforderung ist jedoch, eine Kultur der Zusammenarbeit und des Wissensaustauschs durch Technologie zu schaffen. Mitarbeiter können so schon zögern, Informationen mit Ihren Kollegen zu teilen, und Technologie kann diesbezüglich noch mehr Barrieren schaffen. Daher müssen Sie Prozesse einbauen, die diese Art des Wissenstransfers unterstützen und anregen.
Kevin Murray zählt vier wichtige Dinge auf, auf die Sie bei der Auswahl eines KM-Systems achten sollten:
- Sicherheit: Informationen sind wertvoll. Wie bei jeder anderen wertvollen Sache gibt es Menschen, die es stehlen wollen.
- Verantwortlichkeit: Informationen sind nur dann wertvoll, wenn sie genau sind. Beschränken Sie den Zugriff. Protokollieren Sie intensiv. Testen Sie auf Genauigkeit.
- Backup: Jeder kennt den Wert von Backups. Nicht jeder weiß, wie man sie erstellt. Ein Backup-Laufwerk im Schreibtisch des CEO zu verstecken hilft nichts, wenn das Gebäude überschwemmt wird oder brennt. Das Erstellen, Pflegen und korrekte Speichern von Backups sollte eine automatische Funktion sein.
- Benutzerfreundlichkeit: Wenn die Verwendung des Systems zu kompliziert ist, nehmen Benutzer Abkürzungen. Abkürzungen reduzieren in der Regel die Sicherheit und die Integrität der Informationen, die Sie verwalten.
Bei der Frage nach der Zukunft von KM-Systemen behaupten viele Kritiker, dass Wissensmanagement selbst eine Modeerscheinung ist. Andere denken jedoch, dass sich KM und KM-Systeme einfach weiterentwickeln werden, um die Anforderungen der heutigen Geschäftswelt zu erfüllen – und dabei werden wahrscheinlich mehr KI-gesteuerte Systeme integriert. Murray stimmt Letzterem zu.
„Es ist keine Modeerscheinung. Es ist eine Notwendigkeit. Die Menge an erstellten Informationen wächst jedes Jahr. Diese müssen verwaltet werden, wenn sie nützlich sein sollen“, sagt er. „KM-Systeme werden weiter an Popularität, Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit gewinnen, genauso wie bei der Entwicklung von Schreibmaschinen und Textverarbeitungssoftware. Künstliche Intelligenz (KI) wird eine noch größere Rolle spielen.“
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