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Kostenlose Protokollvorlagen für Microsoft Word

Ein Protokoll ist eine wichtige Aufzeichnung, ganz gleich, ob es sich um eine Personalversammlung, ein geschäftliches Meeting oder die Vorstandssitzung eines gemeinnützigen Vereins handelt. Ein Protokoll hilft dabei, sich an die Tagesordnung zu halten und gibt Abwesenden eine Zusammenfassung des Meetings. Um das Protokoll führen zu vereinfachen, verwendet man am besten eine passende Protokollvorlage.
Hier finden Sie eine umfassende Auswahl für Protokollvorlagen für Word kostenlos zum Download. Suchen Sie sich die Vorlage aus, die für Ihre Zwecke passt: formelles oder informelles Meeting, Geschäftsmeeting oder Vorstandssitzung, einfach oder mit vielen Details. Die Vorlagen sind einfach zu nutzen und können auch als PDF Datei gespeichert und mit anderen geteilt werden. Wir zeigen Ihnen hier auch, wie Sie ein Meeting-Protokoll mit Smartsheet erstellen, dem kollaborativen Arbeitsmanagement-Tool.

 

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Richtig Protokoll führen

Unabhängig von der Größe einer Organisation oder Firma, vom Thema des Meetings und der dort gefassten Beschlüsse oder Zuweisung von Verantwortlichkeiten ist ein knapp formuliertes und gut strukturiertes Protokoll immer wichtig. Im Protokoll werden der Ablauf und Anträge zur Tagesordnung aufgezeichnet und festgehalten, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist. Wenn Sie mit der Protokollführung beauftragt werden, fühlen Sie sich damit zunächst vielleicht überfordert. Die folgende Anleitung zum Protokoll führen hilft Ihnen beim Protokoll schreiben.

  • Tagesordnung planen. Tagesordnungspunkte (Tops) mit der dafür vorgesehenen Zeitdauer auflisten.  
  • Befolgen des Protokollrahmens. Beantwortung der 5 W-Fragen: Wo? (Ort); Wann? (Datum); Wer? (Anwesend/Abwesend/Entschuldigt); Warum? (Thema/Ziel des Meetings); Wie lange? (Uhrzeit Anfang und End) sowie Nennung des Protokollführers und des Verteilers. 
  • Anwesende gleich bei ihrem beim Eintreffen auf der Anwesenheitsliste vermerken. Damit sparen Sie während des Meetings Zeit. Listen Sie außerdem Abwesende auf. 
  • Entscheidungen klarstellen. Vor dem Übergang zum nächsten Tagesordnungspunkt sicherstellen, dass eine klare Entscheidung getroffen wurde und diese im Protokoll festgehalten wird.
  • Wichtige Informationen und Sachverhalte festhalten. Versuchen Sie nicht, jedes Detail ins Protokoll zu schreiben, sondern konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche: Entscheidungen, Aufgabenzuweisungen und Handlungsbedarf. Eine Vorlage hilft, den Protokollrahmen einzuhalten und sicherzustellen, dass alle Punkte der Tagesordnung abgedeckt sind. 
  • Protokoll Nachbereitung. Kurz nach dem Meeting auf der Grundlage der Notizen das Protokoll ausformulieren. Der Ton soll objektiv und das Protokoll kurz gefasst sein, aber trotzdem alle wichtigen Informationen enthalten. Fassen Sie alle relevanten Diskussionen zusammen, vermeiden Sie aber jede Art persönlicher Stellungnahmen oder Interpretationen. Das Ziel ist die Erstellung eines professionellen Protokolls, das als Aufzeichnung des Meetings dient.

Vorlage Meeting-Protokoll

Diese kostenlose Vorlage für Meetings, Sitzungen, Besprechungen u.a. hat eine einfache, klare Gliederung und eignet sich gut für ein Ergebnisprotokoll, d.h. ein Protokoll, in dem die Kernaussagen und Beschlüsse eines Meetings, einer Sitzung oder Besprechung festgehalten werden. 


Word Vorlage für Ergebnisprotokoll Meeting herunterladen

 

 


Vorlage Sitzungsprotokoll

Diese Vorlage eignet sich am besten für formale Sitzungen, die nach einem festgelegten Muster ablaufen. In der Vorlage enthalten sind u.a. Sitzungseröffnung, Teilnehmer, Berichte, Anträge zur Tagesordnung sowie Ankündigungen. Die Unterzeichnung des Protokolls zur Freigabe nach der Sitzung ist bereits vorformatiert. Diese Vorlage deckt alle wichtigen Elemente eines Ergebnisprotokolls ab, enthält aber gleichzeitig jede Menge Platz für Einzelheiten.


Word Vorlage für Sitzungsprotokoll herunterladen

 

 

 


Vorlage Protokoll Mitarbeiterversammlung

Diese Vorlage hilft Ihnen bei der Planung und Protokollierung von Mitarbeiterversammlungen. Sie können für die einzelnen Tagesordnungspunkte im Detail eintragen, wie viel Zeit dafür vorgesehen ist. Die Vorlage ist vorformatiert mit Aktionspunkten, Bilanz, Verwaltungsangelegenheiten und anderen für Mitarbeiter relevanten Dingen wie Arbeitsplatzsicherheit und Fortbildung. Ebenfalls vorformatiert sind Angaben zu Moderator, Protokollführer und Zeitnehmer sowie die Namen der anwesenden und abwesenden Mitarbeiter. 


Word Vorlage für Protokoll Mitarbeiterversammlung herunterladen

 

 

 


Vorlage Protokoll mit Tagesordnungspunkten (TOPs)

In dieser Vorlage für ein Ergebnisprotokoll lassen sich die einzelnen Tagesordnungspunkte (TOPs) mit notwendigen Maßnahmen, Aufgabenzuweisung und Terminen eintragen. Die Vorlage eignet sich für Unternehmen ebenso wie für Bildungseinrichtungen, Vereine oder andere Organisationen, in denen ein Komitee zusammenkommt. Das Protokoll gibt schnell einen Überblick darüber, wer das Meeting einberufen bzw. abgehalten hat und welche Tagesordnungspunkte behandelt wurden. Außerdem kann man hier eintragen, wer das Protokoll geführt hat, was besonders hilfreich ist, wenn es keinen offiziellen Protokollführer gibt und für jedes Meeting andere Mitarbeiter mit der Protokollführung beauftragt werden.


Word Vorlage für Protokoll mit Tagesordnungspunkten herunterladen

 


Vorlage Übersichtsprotokoll

Diese Vorlage ist besonders gut geeignet, um auf übersichtliche Weise ein Protokoll zu führen. Hier können Sie alle wesentlichen Informationen eines Meetings eintragen. Unten in der Vorlage ist Raum für zusätzliche Notizen zu Tagesordnung, Beschlüssen und neuen Aktionen. Die getroffenen Entscheidungen werden in diesem Ergebnisprotokoll so aufgelistet, dass man sich schnell einen Überblick verschaffen kann. Oben in der Vorlage können Sie das Ziel des Meetings eintragen, damit der Fokus für alle Teilnehmer klar ist.


Word Vorlage für Übersichtsprotokoll herunterladen

 

 

 


Vorlage Protokoll Projektmeeting

Verwenden Sie diese einfache Protokollvorlage, wenn Sie ein Meeting zu einem laufenden Projekt abhalten. Die kostenlose Vorlage ist vorformatiert mit dem Projektnamen und Ziel des Meetings, Teilnehmern und Abwesenden sowie Tagesordnung, Aktionspunkten mit Aufgabenzuweisung sowie und Angaben zum nächsten Meeting. Mit diesen Informationen werden auch Abwesende rasch auf den neusten Stand gebracht.


Word Vorlage für Protokoll Projektmeeting herunterladen

 

 


Vorlage Protokoll mit Teilnehmerliste und Tagesordnungspunkten (TOPs)

Diese Vorlage passt am besten für Meetings, bei denen keine formale Struktur eingehalten werden muss und nicht viele Einzelheiten im Protokoll festgehalten werden müssen. Die Vorformatierung enthält in Listenform die Teilnehmer und Tagesordnungspunkte unter Angabe des jeweiligen Handlungsbedarfs. Zusätzlich ist unten in der Vorlage Raum für Notizen. 


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Vorlage Protokoll Vorstandssitzung

Diese kostenlose Vorlage für die Protokollierung von Vorstandssitzungen listet auf, welche Vorstandsmitglieder anwesend waren, um sicherzustellen, dass die für eine Abstimmung notwendige Stimmenzahl erreicht wurde. In den vorformatierten Protokollpunkten können Sie den Verlauf der Sitzung mit allen Einzelheiten übersichtlich und detailliert protokollieren mit Diskussionen, Berichten, Tagesordnungspunkten und Abstimmungen. Unten in der Vorlage ist Raum für die Unterschrift zur Protokollfreigabe durch den Vorstandsvorsitzenden.


Word Vorlage für Protokoll Vorstandssitzung herunterladen

 


Vorlage Protokoll Geschäftsbesprechung

 

In dieser kostenlosen Protokollvorlage für Geschäftsbesprechungen können Sie Ihr Firmenlogo einsetzen und dem Protokoll damit eine Corporate Identity geben. Diese Vorlage ist einfach und übersichtlich und ermöglicht es dennoch, die einzelnen Tagesordnungspunkte mit allen wesentlichen Details wie Vortragende, Diskussion, Fazit und Aktionspunkte mit Terminen exakt zu protokollieren. Diese Kombination aus Ergebnisprotokoll und Verlaufsprotokoll gibt den Mitarbeitern im Verteiler alle notwendigen Informationen über die stattgefundene Besprechung und den daraus resultierenden Aktionsplan an die Hand.


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Vorlage Protokoll informelles Meeting

Auch bei informellen Meetings oder Meetings, bei denen nicht viele Einzelheiten protokolliert werden müssen, ist es höchst sinnvoll, sich an eine Vorlage zu halten, Denn das Befolgen einer klaren Struktur ist organisierter als ein Blatt voller Notizen. Diese vorformatierte Vorlage kann ganz nach Bedarf lang oder kurz gehalten werden.


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Vorlage Protokoll mit Aufbau & Gliederung

Diese Protokollvorlage dient als Kurzanleitung, was in die einzelnen Abschnitte eines Protokolls gehört, sowie Hinweise für die zeitnahe Fertigstellung und für den Verteiler. Es ist eine praktische Vorlage für alle, die mit dem Protokoll schreiben noch nicht viel Erfahrung haben. Die Gliederung deckt alle wichtigen Aspekte eines Meetings ab und listet Beispiele für Tagesordnungspunkte auf.


 Word Vorlage für Protokoll mit Aufbau und Gliederung

 

 


Smartsheet bietet einfache Protokollvorlagen für Meetings

Smartsheet ist ein Tool für Projektmanagement und Zusammenarbeit, das auf einfachen Tabellenblättern beruht. Mit den vorgefertigten Vorlagen von Smartsheet werden die Organisation von Meetings und das Erstellen von Protokollen effizienter, ob es nun das Tracking von Zielen, Zeitplanung, notwendiges Follow-up bei Action Items oder die Anwesenheitsliste ist.
In Smartsheet können Sie wichtige Dateien für Tagesordnungspunkte mit Anlagen speichern und Alarme einrichten, wenn Fälligkeitstermine näherrücken oder Änderungen an einem Blatt vorgenommen wurden. E-Mails, Fragen und Bemerkungen zum Meeting werden übersichtlich und zentral an einem Ort in den Kommentaren gespeichert. Außerdem können Sie Ihre Tagesordnung auch als Kalenderansicht ansehen und bearbeiten, bestimmten Personen Aufgaben zuweisen und sich anzeigen lassen, wenn am Status von zu erledigenden Aufgaben Änderungen vorgenommen werden.

 

 

 

Meeting agenda, attendance, and follow-up template

 

Ein klares Protokoll fördert produktive Meetings, erfasst wichtige Tatbestände und klärt die Verantwortlichkeiten für anstehende Aufgaben. Sehen Sie selbst, wie einfach es ist, eine Protokollvorlage zu verwenden.


 
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