Weitergabe personenbezogener Daten – gesetzlichen Anforderungen entsprechend
Wie im Datenschutzhinweis von Smartsheet beschrieben, besteht die Möglichkeit, dass Smartsheet gesetzlichen Anforderungen entsprechend und im Rahmen eines zulässigen rechtlichen Prozesses, z. B. einer Vorladung vor Gericht oder einem Insolvenzverfahren, personenbezogene Daten weitergibt.
Wenn Smartsheet eine Anfrage für den Zugriff auf oder die Aufbewahrung von personenbezogenen Daten erhält, wird Smartsheet einer solchen Anfrage, selbst wenn sie zu Zwecken der nationalen Sicherheit oder anderweitigen Strafverfolgung eingereicht wird, soweit gesetzlich zulässig, widersprechen und den Kunden, dessen Daten betroffen sind, darüber benachrichtigen. In einigen Fällen kann Smartsheet jedoch gesetzlich dazu verpflichtet sein, personenbezogene Daten einer geltenden Rechtsordnung gemäß und ohne entsprechende Benachrichtigung von Kunden weiterzugeben. Dies geschieht allerdings in jedem Fall in Übereinstimmung mit unseren in der Vereinbarung bezüglich der Nutzung der Angebote durch den Kunden enthaltenen Vertraulichkeitsverpflichtungen (d. h. „Erforderliche Offenlegungen“ in der Benutzervereinbarung).
Weitergabe personenbezogener Daten – an Drittanbieter von Services und Infrastruktur
Wie im Datenschutzhinweis von Smartsheet angegeben, gibt Smartsheet personenbezogene Daten ggf. an unsere Service- und Infrastrukturanbieter weiter. Smartsheet arbeitet nur mit Drittanbietern zusammen, die sich in gleicher Weise für den Schutz der personenbezogenen Daten unserer Kunden einsetzen. Das beinhaltet, dass unsere Erwartungen an den Datenschutz und die Datenverarbeitung durch Anbieter erfüllt oder übertroffen werden. Darüber hinaus hat Smartsheet für Anbieter, die gemäß der DSGVO als „Unterauftragsverarbeiter“ gelten, angemessene Sicherheitsvorkehrungen und vertragliche Verpflichtungen zum Schutz personenbezogener Daten und zur Erfüllung seiner gesetzlichen Verpflichtungen getroffen. Die Liste der aktuellen Unterauftragsverarbeiter von Smartsheet finden Sie hier.
Wenn Smartsheet personenbezogene Daten an einen Drittanbieter weitergibt, geschieht dies in jedem Fall im Rahmen eines rechtskräftigen Vertrags, in den angemessene Datenschutzverpflichtungen und, im Falle einer Übertragung von Daten in Gebiete außerhalb des EWR, die SVK eingebunden sind.
Zugriff durch Regierungsbehörden – nur bei gesetzlicher Verpflichtung
Es kann vorkommen, dass Smartsheet von Regierungs- oder Strafverfolgungsbehörden Anfragen bezüglich des Zugriffs auf Inhalte erhält, die Eigentum von Kunden sind. Wenn wir eine solche Anfrage erhalten, sind wir bestrebt, unsere Kunden zu schützen und gleichzeitig geltende Gesetze einzuhalten. Wenn uns dies von Gesetzes wegen nicht untersagt ist, setzen wir betroffene Kunden über Anfragen dieser Art in Kenntnis. Sofern möglich, bitten wir anfragende Regierungsbehörden, sich direkt an die betroffenen Kunden zu wenden. Smartsheet nimmt in Bezug auf Kundeninhalte nicht die Rolle des Verantwortlichen ein und vertritt die Ansicht, dass Regierungsbehörden, die um Zugriff auf solche Inhalte bitten, entsprechende Anfragen, sofern möglich, direkt an Kunden richten sollten.
Sofern wir nicht gesetzlich dazu verpflichtet sind, gewähren wir Regierungsbehörden weder direkten Zugriff auf Kundeninhalte noch legen wir ihnen diese offen. Darüber hinaus fechten wir unrechtmäßige Anfragen an. Wir prüfen behördliche Anfragen von Fall zu Fall und kommen diesen nur nach, wenn und soweit sie von uns als rechtmäßig anerkannt werden. Bei der Prüfung der Rechtmäßigkeit einer behördlichen Anfrage berücksichtigen wir sämtliches geltendes Recht, einschließlich geltender Gesetze in anderen Rechtsräumen. Wir fordern von Regierungsbehörden, den nach geltendem Recht erforderlichen Rechtsweg zu gehen, also beispielsweise ihre Anfrage in Form einer Vorladung, eines Gerichtsbeschlusses oder eines Durchsuchungsbeschlusses auszustellen. Wenn wir behördliche Anfragen zu Kundeninhalten für ungültig oder unrechtmäßig erachten, versuchen wir, diese anzufechten.
Im Hinblick auf Regierungsbehörden in den USA ist Smartsheet (als Datenimporteur), wenn nicht anderweitig untersagt, durch die SVK dazu verpflichtet, den Datenexporteur umgehend über rechtskräftige Anfragen seitens Strafverfolgungsbehörden zur Offenlegung der personenbezogenen Daten in Kenntnis zu setzen. Smartsheet hat noch nie eine FISA-Anordnung (Foreign Intelligence Surveillance Act) oder ähnliche Anfrage bezüglich von Smartsheet verarbeiteten Daten erhalten, die gegen die Verpflichtungen im Rahmen der SVK verstoßen würde.
