Sutter Roofing sichert seinen Erfolg mit Echtzeit-Zugang zu genauen Daten

Die Sutter Roofing Company ist ein führender Dachdeckerbetrieb im Südosten der USA und dafür bekannt, komplexe Aufträge anzunehmen, vor denen andere Firmen zurückschrecken. Ob es nun darum geht, Schutzkonstruktionen bei einer Rundum-Dachsanierung für einen lebensmittelverarbeitenden Betrieb so zu montieren, dass der Betrieb weiterlaufen kann und Hygienevorschriften eingehalten werden, oder darum, die anspruchsvollen Standards von Kunden aus der Industrie und der Luft- und Raumfahrt zu erfüllen – durch zahlreiche erfolgreiche Projekte und mit seinen erfahrenen Mitarbeitenden hat sich das fast 120 Jahre alte Unternehmen einen guten Ruf erarbeitet. Smartsheet hilft den Mitarbeitenden im gesamten Unternehmen bei der Handhabung der Daten, die für einen Überblick sowohl über die bisherige Arbeit als auch über die aktuellen Ressourcen und die Verfügbarkeit erforderlich sind.

„Um wachsen zu können, brauchen wir genaue, zuverlässige Daten“, so John Kenney, leitender Geschäftsführer bei Sutter Roofing. „Es gibt nichts Schlimmeres, als die Anzahl der Leute, die man für die Arbeit hat, zu hoch anzusetzen.“

Ob ein Unternehmen Gewinn macht, hängt davon ab, ob der Umfang und Preis eines jeden neuen Auftrags korrekt ermittelt wird. Werden die benötigten Arbeitsstunden, der Materialbedarf oder die erforderliche Zeit zu niedrig angesetzt, können Kosten für Überstunden anfallen, Baustoffmangel entstehen und Fristen verpasst werden, was sich alles im Gesamtergebnis niederschlägt. Kenney und sein Team nutzten für Geschäftsdaten bisher Tabellen, bei denen die Zuverlässigkeit der Daten jedoch nicht ausreichend sichergestellt war. So speicherten verschiedene Beteiligte widersprüchliche Versionen ein und desselben Dokuments. Es war dabei unklar, wer die Änderungen gemacht hat und welche Version nun die aktuelle ist und zur Kostenermittlung und Zeitplanung herangezogen werden soll.

Vor drei Jahren dann kam das Unternehmen zum ersten Mal mit Smartsheet in Berührung, als ein neuer Mitarbeiter davon erzählt hat, wie es ihm bei einem Hochschulprojekt geholfen hat. Das Erste, was Kenney dabei auffiel, war, dass Smartsheet von all den untersuchten Lösungen diejenige war, die am einfachsten zu erlernen ist. Daraufhin untersuchte er die Möglichkeiten der Software genauer und erkannte, wie sich damit nahezu alle Bereiche des Geschäftsbetriebs von Sutter Roofing umgestalten ließen.

Kosteneinschätzung, Planung und Überwachung von Aufträgen

Mit Smartsheet stehen den Projektleitern bei Sutter Roofing ausführliche Daten über abgeschlossene Dachdeckeraufträge der vergangenen Jahrzehnte zur Verfügung: Baustoffkosten, Dauer, benötigte Arbeitsstunden, unerwartete Probleme und mehr. Anhand dieser Informationen erhalten die Kostenplaner eine klare Vorstellung davon, was für ein neues Projekt benötigt wird und wann die dafür notwendigen Personalressourcen bereitstehen.

„Wir bewahren die Daten sämtlicher Projekte der vergangenen 20 Jahre auf“, so Kenney. „Wir haben alle möglichen Garantien. Wir wissen, wie viele Arbeitsstunden nötig waren, wie sehr der Baustoffbedarf über- bzw. unterschätzt wurde und welche Ausrüstung zum Einsatz kam. Unser Backoffice kann sehen, wie lange das Projekt gedauert hat, zu welcher Jahreszeit es durchgeführt wurde, welche Art von Bautrupp es war und wie viele Personen zum Einsatz kamen. All diese Daten können sie nutzen.“

Das Backoffice plant mit Smartsheet jeden Schritt des Auftrags und hält den Status des Projekts im Blick. Führungskräfte können so den Echtzeit-Status eines Projekts sehen. Wenn beispielsweise die Arbeit zu 30 % abgeschlossen ist, jedoch bereits 40 % der zugewiesenen Baustoffe und Arbeitsstunden genutzt wurden, können entsprechende Maßnahmen getroffen werden, um eventuelle Probleme zu erkennen, Vorgehensweisen und Erwartungen anzupassen und das Projekt wieder in die richtige Richtung zu bewegen.

„Früher, als wir diese Informationen noch nicht hatten, haben wir oft erst bei 90 bis 95 % Fortschritt gemerkt, dass es nicht aufgeht, und hatten keine Zeit für Korrekturen mehr“, erinnert sich Kenney. „Jetzt erkennen wir solche Tendenzen schon in den frühen Projektphasen und können eingreifen, bevor es zu spät ist.“

Echtzeit-Daten lassen sich einfacherer erfassen, weil Benutzer auf Formulare und Daten auf ihren Smartphones zugreifen können. Viele Mitarbeitende sind viel zwischen Einsatzorten unterwegs und können sich dank dem mobilen Zugriff jedes Mal auf den neuesten Stand bringen, bevor sie an einer Baustelle ankommen.

Mit Smartsheet konnte das Unternehmen auch die firmeneigene Trainingsplattform rationalisieren, die Sutter University. Mitarbeitende können hier Kursbeschreibungen lesen, sich für Trainings anmelden und sehen, wie weit sie die einzelnen Sitzungen bereits abgeschlossen haben. Sutter Roofing erfasst mit Smartsheet außerdem, welche Zertifikate die einzelnen Mitarbeitenden haben, und erkennt so, welche bei Projekten zum Einsatz kommen können, die besondere Fähigkeiten erfordern oder bei denen besondere Vorschriften gelten. Dadurch ist es leichter, auch für die anspruchsvollsten Aufträge ein geeignetes Team zusammenzustellen.

Vertrieb und Verwaltung

Sutter Roofing rationalisiert mit Smartsheet seine geschäftlichen Prozesse – vom Nachführen von Vertriebs- und Marketingmaßnahmen bis hin zu Vertragsprüfungen und -genehmigungen. Neben anderen Funktionen schätzt Kenney ganz besonders die einfache Integration mit branchenspezifischer Software.

„Was mir an Smartsheet besonders gefällt, ist, dass man nicht gleich alle Funktionen als Softwarepaket gebündelt kaufen muss“, so Kenney. „Ich habe ein eigenes Buchhaltungssystem, das gut zu unserer Branche passt, außerdem ein CRM und eine Personalsoftware. Doch am Ende fließen all die Daten aus diesen Tools in Smartsheet ein. Dann erleben wir, was dieses Tool alles leisten kann.“

Vertriebsteams haben Leads und Interessenten, Verkäufe, Vertragsabschlüsse, Provisionen und Abschlussquoten im Blick. Verträge durchlaufen einen Genehmigungsprozess mit automatischen Warnmeldungen und Genehmigungen, die von sich aus die erforderlichen Unterschriften anfordern und die Buchhaltung bzw. Lohnbuchhaltung darüber informieren, was im Hinblick auf finanzielle Aspekte im Blick gehalten werden muss. Nach Abschluss der Arbeiten werden Vertragsdetails, Arbeitsnotizen, Arbeitsprotokolle und Buchhaltungsdaten zur abschließenden Überprüfung in ein Abschluss-Sheet übertragen und danach archiviert.

Berichte für Unternehmensleitung und Kunden

Mit Dashboards können die Zuständigen für Kostenkalkulation, Vertrieb und Betriebsführung der Geschäftsleitung und den Kunden wichtige Informationen präsentieren, die sie für die Entscheidungsfindung benötigen.

„Meiner Meinung nach gibt es auf dem Markt kein Programm, mit dem sich Prozesse besser rationalisieren lassen“, so Kenney. „Führungskräfte der höchsten Ebene brauchen unabhängig von der Branche kompakte und zuverlässige Informationen. Das Schöne an Smartsheet ist, dass, sobald man die Informationen hat, man die Dashboards so einrichten kann, dass auf der einen Hälfte der Seite die KPIs und Unternehmens-Benchmarks voreingestellt zu sehen sind und auf der anderen Hälfte die Ist-Werte. Man kann Prognosen mit Zahlen, Diagrammen oder einer anderen passenden Methode erstellen und bekommt so in nur fünf Minuten eine Übersicht, wie es um das Unternehmen bestellt ist.“

Sutter Roofing hat bei mehreren wichtigen Kunden Kundenportale mit Dashboards eingeführt, die den aktuellen Projektstatus und Messzahlen sowie Reparatur- und Wartungskostenvoranschläge anzeigen. 

„Unsere größeren Hausverwaltungen und Gebäudeeigentümer sind begeistert, weil sie alle Informationen auch auf ihrem Handy haben“, erzählt Kenney. „Wenn sie erst einmal merken, dass sie durch uns an diese Informationen kommen, ist es sehr unwahrscheinlich, dass sie sich einen anderen Anbieter suchen und wir diesen Kunden verlieren.“

Eines der wichtigsten Ergebnisse der Einführung von Smartsheet bei Sutter Roofing ist der genauere Einblick in den Lagerbestand und die Vermeidung von Doppelkäufen. Dadurch konnte das Unternehmen über 200.000 $ einsparen, da Bestände für neue Projekte freigegeben werden konnten. Laut Kenney konnte auch die Vorbereitung von Verkaufsgesprächen rationalisiert werden. Wofür früher eine Mitarbeitende 4–5 Stunden gebraucht hat – also Recherche und Datenabgleich –, sind jetzt nur noch 45 Minuten nötig. So lange dauert es, einen Smartsheet-Bericht auszuführen und die wichtigsten Punkte und eventuelle Knackpunkte in den Daten herauszuarbeiten. Er freut sich auch zu sehen, wie engagiert die Teams bei der Suche nach neuen Einsatzmöglichkeiten für Smartsheet sind und eigene, innovative Ideen einbringen.

„Sie könnten jeden unserer Mitarbeitenden fragen, ob seiner Meinung nach die Abläufe im Unternehmen und die eigene Arbeit seit Einführung von Smartsheet einfacher oder schwieriger geworden sind, und ich kann garantieren, dass durch die Bank alle sagen werden, dass die Arbeit dadurch leichter geworden ist“, berichtet Kenney. „Es muss nämlich niemand mehr Zeit für die Suche nach Informationen aufwenden, weil alles mit einem Klick abgerufen werden kann. Wir als Unternehmen stehen voll und ganz dahinter. Ich habe hier und in anderen Unternehmen noch nie erlebt, dass eine neue Software derart gut angenommen wurde.“