Smartsheet Resource Management bietet Cornerstone eine klarere Ansicht der Ressourcenplanung, um die Anforderungen an Reisetechnologie zu erfüllen

Aufgrund der COVID-19-Pandemie gibt es fast keine Geschäftsreisen mehr, die Gesamtbuchungen sind stark zurückgegangen und neue Einschränkungen und Regeln sollen die Gesundheit schützen. Cornerstone Information Systems bietet Software und Services für das Reisemanagement für Kunden, einschließlich Reisebüros und Reisemanager in Unternehmen.

Durch die Konzentration auf Lösungen, die Kunden dabei helfen, ihre Reiseprogramme angesichts der globalen Gesundheitskrise anzupassen, ist Cornerstone mehr beschäftigt denn je. Mit Smartsheet Resource Management kann Cornerstone seine Produktivität steigern und Ressourcen organisieren, um die sich verändernden Kundenanforderungen zu erfüllen.

Technologieprodukte schaffen, um Kunden bei der Planung zu helfen

„Auch wenn wir weniger Transaktionen verarbeiten, so haben wir nicht weniger Arbeit“, so Laurie Reese, Executive Vice President for Customer Services bei Cornerstone. „Das liegt daran, dass die Menschen den Wert in den Daten und Produkten erkennen, die wir anbieten.

Jetzt, da das Reisen wieder möglich sind, unterstützen wir Reisende mit Informationen. Wir informieren sie darüber, ob sie in Quarantäne müssen oder einen COVID-19-Test benötigen. Darüber hinaus unterstützen wir Reisemanager in Unternehmen dabei, stets den Überblick darüber zu behalten, wo sich die reisenden Mitarbeiter gerade befinden, und diese Reisen zu genehmigen. Wir haben den Fokus etwas verlagert, um sicherzustellen, dass die Menschen die benötigten Daten zur richtigen Zeit erhalten, und um ihnen dabei zu helfen, wieder in die Welt der nationalen und internationalen Reisen einzutreten.“

Lange bevor die COVID-19-Pandemie begann, hat Cornerstone Technologieprodukte entwickelt, die Kunden dabei helfen, ihre Unternehmensreiseprogramme effizient zu gestalten und zu automatisieren. Diese Produkte werden durch Services ergänzt, die Kunden Zeit und Mühen sparen, während sie die Personalisierung verstärken, um die Erfahrung jedes Reisenden zu verbessern.

Als die Pandemie dazu führte, dass Flüge storniert und Lockdowns verhängt wurden, brauchten Kunden Hilfe bei der Ermittlung des Wertes nicht genutzter Tickets oder der Einhaltung von Test- und Quarantäneanforderungen an den Reisezielen. Cornerstone entwickelt neue Produkte und entwickelt bestehende weiter, um diesen Anforderungen nachzukommen.

Präzisere Ressourcenprognosen mit Smartsheet Resource Management

Die Produkte des Unternehmens nutzen die Automatisierung und Datenanalysen, um schnelle und effektive Ergebnisse für Kunden zu liefern, aber das interne Projektmanagement verließ sich zuvor auf ineffiziente manuelle Prozesse. Anforderungen und Aktualisierungen fanden per E-Mail oder in Tabellen oder sogar in handschriftlichen Projektprotokollen statt. Das Kundendienstteam führte Smartsheet ein, um seine Prozesse weiterzuentwickeln, Wachstum zu ermöglichen und die Effizienz zu steigern.

„Ich könnte Geschichten aus dem Jahr 2002 erzählen, als wir den sogenannten „blauen Ordner“ verwendeten, in dem wir manuell unsere Projekte niedergeschrieben und den Ordner dann von Tisch zu Tisch weitergegeben haben“, sagt Jenny Tracy, Customer Services Facilitation Manager bei Cornerstone.

„Der Fokus von Smartsheet liegt auf der Automatisierung. Das Tool passt hervorragend zu unserem Unternehmen und unseren Plänen zu Automatisierung und Datenverwaltung sowie unserem Ziel, die Effizienz zu steigern. Wir haben nach und nach Schritte ergriffen, um den gesamten Prozess vom Vertragsabschluss in Salesforce über das Projekt bis hin zu dessen Abschluss zu optimieren. Smartsheet Resource Management war erheblich an unserem Erfolg beteiligt.“

Cornerstone begann damit, Smartsheet für das Projektmanagement, eine allgemeine Übersicht und die Zeiterfassung zu nutzen. Für die Planung der Ressourcennutzung mussten jedoch Prognosen erstellt werden. Reese und Amy Burns, Director of Customer Experience, nahmen an der Smartsheet ENGAGE 2019 teil und erfuhren von Smartsheet Resource Management. Sie dachten, es könnte ihnen bei der Ressourcenprognose helfen – einer grundlegenden Voraussetzung für den Vertragsabschluss mit neuen Kunden.

„Smartsheet Resource Management zu haben, ist für uns sehr wichtig, da in die Entwicklung eines Großprojekts wirklich viele Personen involviert sind“, so Tracy. „Wenn das nächste Projekt ansteht, sehen sich Laurie und Amy die Projektliste an. Dort sehen sie verschiedene Mitarbeiter und ihre aktuellen Projekte und welche Mitarbeiter ab welchem Zeitpunkt Zeit für eine neue Aufgabe haben oder welche Mitarbeiter noch in Urlaub sind. All diese Daten geben uns die Möglichkeit, die richtigen Mitarbeiter für die richtigen Projekte einzuteilen.“

Langfristige Verbesserungen des Projektprozesses

„Als Smartsheet eingeführt wurde, konnten wir Vorlagen erstellen und unseren Projektprozess optimieren“, so Burns.

„Der nächste Schritt, den wir integrierten, war Control Center. Dieser Prozess verknüpfte den Vertriebs- und den Projektimplementierungsprozess. Hier kann das Projekt importiert und erstellt werden. Es werden die richtigen Ressourcen zugewiesen, die Mitarbeiter des Unternehmens erhalten Transparenz und können gemeinsam an Projekten arbeiten. Das dritte Teilstück ist Smartsheet Resource Management, das uns die Möglichkeit bietet, die Ressourcen für Projekte zu planen. Smartsheet Resource Management hat die Arbeitslast für die Ressourcenplanung um etwa 90 % reduziert.“

Eine möglichst präzise Ressourcenprognose ist besonders wichtig, da viele Kunden Projekte in den ersten Tagen der Pandemie ausgesetzt haben. Smartsheet Resource Management bietet Einblicke in die ausgesetzten und verzögerten Projekte sowie darin, ob die zugewiesenen Personen beurlaubt oder neu zugewiesen wurden. Wenn Kunden Projekte neu starten, können die Manager Projektteams schneller wieder zusammentrommeln oder neue Teams zusammenstellen.

Laut Tracy ist ein klarer Überblick über die Verfügbarkeit von Ressourcen wichtig, um die Anforderungen der Kunden und die Rentabilitätsziele des Unternehmens gleichermaßen zu erfüllen. Manager können den Arbeitsaufwand mit den Budgets abgleichen und sicherstellen, dass der bestmögliche Service geleistet wird.

Effizienzgewinne durch Smartsheet-Automatisierung

„Wir haben einen Prozess namens SOW Express, den wir ursprünglich über Salesforce erstellt haben“, so Tracy. „Kunden können Pakete mit Projektstunden kaufen und wir können damit arbeiten. Dies war irgendwie automatisiert, aber erst als Smartsheet dazu kam, haben wir eine wirkliche Automatisierung erreicht.“

„Die Kunden verstehen vielleicht nicht ganz die wirkliche Effizienz, die wir entwickelt haben, aber wenn sie ihre eigenen Daten betrachten, erkennen sie, wie viel schneller wir ihre Arbeit erledigen können. Darüber hinaus haben wir ein Dashboard, das die verfügbaren Stunden zeigt und sicherstellt, dass wir nicht Tausende von Dollar verlieren.“

Eine effektivere Projektdurchführung steigert die Gewinnmarge

Da Smartsheet Resource Management Cornerstone dabei hilft, Daten detaillierter nachzuverfolgen und zu visualisieren, erhält das Unternehmen eine fundiertere Analyse der Zeit, die in die Fertigstellung eines Projekts investiert wird. Dank eines besseren Verständnisses für die Arbeitsstunden und die Durchführungsgeschwindigkeit bei Arbeiten in der Vergangenheit kann Cornerstone die Planung zukünftiger Projekte optimieren, um die Gewinnmargen und die Prozesseffizienz zu steigern.

Tracy stand Smartsheet zunächst skeptisch gegenüber, doch sie ließ sich von dem einfachen Einstieg in die Plattform und deren Benutzerfreundlichkeit überzeugen. Mithilfe von Smartsheet Academy-Kursen und Online-Tutorials konnte sie ihre Kompetenzen schnell ausbauen und die Smartsheet-Produktzertifizierung erlangen, sodass sie jetzt zuversichtlich ist, auch ehrgeizigere Projekte erfolgreich zu bewältigen.

„Smartsheet war eines der Tools, an die ich mich früher wahrscheinlich nicht einfach so rangewagt hätte“, so Tracy. „Die Power von Smartsheet ist enorm und die Nutzung des Tools ist gleichzeitig überraschend einfach.“

„Ich denke, viele Nutzer machen sich unnötig Sorgen. Ich hatte das Glück, Manager wie Amy und Laurie zu haben, die mir dabei halfen, meine Sorgen zu überwinden. Wenn Sie einen Blick auf Smartsheet werfen, ist es am besten, innerhalb der Plattform zu arbeiten, um zu sehen, wie großartig sie ist.“