Century Software nutzt Smartsheet für ein optimiertes Projektmanagement und erhebliche Einsparungen

Century Software (M) Sdn. Bhd. Eine Tochtergesellschaft von Censof Bhd., einer auf Softwarelösungen für das Finanzmanagement spezialisierten Technologie-Holding, ist seit ihrer Gründung im Jahr 2008 exponentiell gewachsen. Die Lösungen von Century Software sind nicht nur auf die Finanzbuchhaltung beschränkt, sondern richten sich an Kunden, die von Gemeinderäten bis zu Bundes- und Landesregierungen reichen. Mit seinen ergänzenden Enterprise-Lösungen stellt das Unternehmen umfassende Dienstleistungen für Regierungen in Malaysia, Singapur, Indonesien und Hongkong bereit. 

Als sich der Kundenstamm von Century Software vergrößerte, musste Ashikin Aris, Senior General Manager für professionelle Dienstleistungen, fast 50 kleine und große Projekte gleichzeitig beaufsichtigen. „Das Projektmanagement erfolgte manuell, und ich konnte nicht sehen, was vor Ort geschah“, erinnert sich Ashikin. „Ich musste jedes Teammitglied einzeln anrufen, um Updates und Informationen zu erhalten, was zeitaufwendig und ineffizient war.“

Century Software konnte sein bisheriges Projektmanagementtool nicht an die wachsenden Anforderungen des Unternehmens anpassen. „Wir haben ein zentrales Tool benötigt, um Ressourcen zu verwalten, Fortschritte zu verfolgen und Zeitpläne effektiver zu überwachen“, erklärt Ashikin. Als die Lizenz für das vorhandene Tool auslief, suchte Ashikin nach Alternativen und fand Smartsheet.

Für Ashikin waren die Flexibilität und die Anpassungsmöglichkeiten von Smartsheet entscheidend. Sie fügt hinzu:

„Ich muss meine eigenen Daten und ihre Präsentation optimieren können. Dieser Schlüsselfaktor hat Smartsheet für mich interessant gemacht.“

Auch die technische Unterstützung war bei der Umsetzung wichtig. „Unser lokaler Smartsheet-Partner 57NETWORK hat uns jederzeit unterstützt“, sagt Ashikin. Vivien Chong, Spezialistin für modernes Arbeitsmanagement bei 57NETWORK, erzählt von der Zusammenarbeit: „Wir haben Century Software vor allem mit Training und bei der Bewältigung von Herausforderungen unterstützt, denen das Team gegenüberstand. So konnte es an anderen Dingen arbeiten, während wir uns um die Implementierung von Smartsheet und das Ressourcenmanagement kümmerten.”

Transformation des Projektmanagements 

Mit Smartsheet hat Century Software seine Projektmanagementprozesse erfolgreich optimiert. Ashikin sagt: „Wir haben allein durch die Verringerung der Arbeitslast in der Verwaltung im Projektmanagement-Büro etwa 100.000 MYR pro Jahr eingespart.“ Durch die Implementierung von Smartsheet hat das Unternehmen die Datensichtbarkeit verbessert, Erinnerungen automatisiert und die Ressourcenproduktivität erhöht, so dass sich die Teammitglieder auf das Wesentliche konzentrieren können: die Kunden. 

Jetzt führt Century Software Übergaben an den Vertrieb mit Smartsheet durch, was sie effizienter macht. „Neben der Planung und Durchführung von Projekten weisen unsere PMO-Leiter über die Plattform Projektmanager zu und legen automatische Erinnerungen für die Ressourcenzuweisung fest“, sagt Ashikin. „Wir halten alle Beteiligten mit einem Hauptsheet auf einem Echtzeit-Dashboard auf dem Laufenden. So sind unsere Teams gut informiert und vorbereitet.“

Schnellerer Zugriff auf umsetzbare Erkenntnisse

Für fundierte Geschäftsentscheidungen fordern Stakeholder wie das Management häufig Projektstatusberichte an.

Vor der Nutzung von Smartsheet dauerte es jeden Monat eine Woche, einen Bericht mit Projektstatus, Risiken und anderen Abschnitten zu erstellen. Für die Verwaltungsmitarbeiter war es mühsam, und manchmal enthielten die Berichte immer noch nicht genügend Informationen für die Entscheidungsfindung. 

„Mit Smartsheet haben wir den Prozess der Informationserfassung und -präsentation optimiert. So bieten wir dem Management ein klareres Bild. Wir verwenden jetzt Echtzeit-Dashboards. Dies bedeutet, dass Teammitglieder weniger Stunden für Projektaktualisierungen aufwenden und Besprechungen produktiver sind, wenn die richtigen Daten zur Verfügung stehen“, erklärt Ashikin.

Erweiterung der Funktionen mit Integrationen

Nach den betrieblichen Verbesserungen dank Smartsheet wollte Century Software einen Schritt weiter gehen. Das Unternehmen hat mit der cloudbasierten ERP-Lösung (Enterprise Resource Planning) Acumatica ein Buchhaltungs- und Finanzsystem für Regierungsbehörden entwickelt. 

Century Software realisierte, dass Smartsheet in Acumatica integriert werden konnte, und das Unternehmen hat diese Möglichkeit näher untersucht. Es hat herausgefunden, dass die Nachverfolgung von Projektkosten in Acumatica mit den Funktionen für das Projektmanagement von Smartsheet kombiniert werden konnten, damit Benutzer ihre Projektmanagement-Funktionen erweitern können. Ashikin erklärt: „Wir haben diese Lösung als ein Paket gebündelt und die Nachverfolgung von Projektkosten einem Kunden in unserem Produkt für Government Resource Planning angeboten. Dadurch konnte der Kunde Projektmanager und Ressourcen besser verwalten. Er ist mit den Ergebnissen zufrieden.“ 

Nach der erfolgreichen Integration möchte Century Software in Zukunft mehr solcher Möglichkeiten für Kunden entwickeln. „Wir evaluieren kontinuierlich die Anforderungen unserer Kunden und sind auf der Suche nach neuen Lösungen“, meint Ashikin. „Wir möchten mit robotergesteuerter Prozessautomatisierung Daten abrufen und mit Smartsheet effektiver kommunizieren.“ Die Bündelung dieser Art von Lösungen ist mit einem hohen Integrationsaufwand verbunden, und Century Software verfügt über das Fachwissen in der API-Entwicklung.

„Wir möchten das Acumatica-Paket demnächst anderen Kunden anbieten. Ich bin mir sicher: Mit der Unterstützung durch 57NETWORK bieten wir unseren Kunden die bestmöglichen Lösungen“, erklärt Ashikin.