Busey Bank verwaltet 10 Mal mehr Projekte und spart Hunderttausende Dollar mit Smartsheet

Busey Bank setzt verstärkt auf Community-Banking und verfolgt strategisches Wachstum durch Übernahmen und Fusionen. Busey ist ein Tochterunternehmen der First Busey Corporation — einer 12,9-Milliarden-Dollar-Institution, die Gewerbe-, Vermögensverwaltungs- und Privatkunden in fünf Geschäftszweigen unterstützt. Busey setzt Technologien ein, um die Aktivitäten mit cloudbasierter Infrastruktur zu stärken, und Smartsheet hat sich als eine der wichtigsten Ressourcen für höhere Effizienz, Skalierbarkeit und Transparenz erwiesen.

„Smartsheet lieferte uns die erforderlichen Erkenntnisse und Funktionen, um sehr viele Aktivitäten gleichzeitig zu verwalten“, sagt Javed Hassan, Vice President and Business Systems Process and Automation Manager, Busey Bank. „Die Verwaltung von 46 Projekten, 14 Prozessprüfungen und 15 Änderungsanfragen – unser aktueller Stand mit 11 Arbeitsgruppen – ohne eine zentralisierte Struktur würde ein völliges Chaos ergeben. Durch die Bildung unserer Arbeitsgruppenstrukturen und der Verwendung von Smartsheet können wir ein schlankes Projektteam einsetzen und trotzdem unsere Ergebnisse erreichen.“

Hassan begann 2012 bei Busey und wechselte 2017 ins Projektmanagement, als die Bank gerade nach einer Software zum Nachverfolgen und Vereinfachen ihrer Projekte suchte. Randi Potter, Senior Vice President and Director of Technology and Business Systems bei Busey Bank, berichtet, dass sie und ein anderer Projektmanager den Großteil der Informationen für die anderen Mitarbeiter eingeben mussten, weil ihnen das vorherige System zu kompliziert war.

„Ich arbeitete seit fünf Jahren bei der Bank und war am Projektmanagement beteiligt, als wir nach einer neuen Lösung suchten“, erzählt Potter. „Es gab viele Probleme mit unserem vorherigen Anbieter. Wir hatten keine präzisen Berichte und Messzahlen von Projekten. Es gab keine Dashboards. Die Bedienung war kompliziert. Man brauchte sehr lange, um richtig zu verstehen, wo Aufgaben aktualisiert werden können. Die Benutzer konnten die Software nicht verwenden oder verstehen und wir setzten sie ausschließlich für das Projektmanagement ein. Mit Smartsheet machen wir sehr viel mehr.“

Zusätzlich zu einer besseren Benutzerfreundlichkeit brauchten Potter und ihr Team auch nützlichere Funktionen für Berichte und Messzahlen. Smartsheet bot nicht nur Berichte und Datenvisualisierungen in Dashboards, sondern veranlasste auch andere Mitarbeiter in der Organisation, die Software für zuvor ungelöste Probleme zu nutzen.

„Unsere Akzeptanz und Verwendung von Smartsheet ist einfach erstaunlich“, sagt Potter. „Als wir die Lösung kauften, hatten wir nur 20 lizenzierte Benutzer – jetzt haben wir 200 Lizenzen. Heute ist das eines unserer wichtigsten Systeme im gesamten Unternehmen. Wir verlassen uns völlig darauf und verwenden es in sehr vielfältigen Bereichen – die Akzeptanz in allen unseren Geschäftszweigen ist wirklich beachtlich.“

Treibende Kraft für Verbesserungen, die Hunderttausende Dollar einspart

Busey kann mit der neuen Lösung nicht nur 10 Mal mehr Projekte gleichzeitig verwalten als mit der alten Lösung, Smartsheet ermöglicht auch Automatisierungen und Verbesserungen von Prozessen sowie Konfigurationsänderungen an IT-Systemen. Mitarbeiter übermitteln Anfragen mit Smartsheet-Formularen, die den vollständigen Ablauf anzeigen, damit die Formulare korrekt ausgefüllt werden, und Bedingungslogik einsetzen, damit die Aufgaben an die zuständigen Teams weitergeleitet werden. Mit einem gemeinsamen Überprüfungsprozess wird sichergestellt, dass die richtigen Personen bestätigen können, dass die Änderungen den Standards und Prioritäten des Unternehmens entsprechen. Die dadurch entstehenden Verbesserungen sparen Zeit und Geld.

„Wir führten die Lösung zunächst in der IT-Abteilung ein, weil sich das IT-Projektmanagement zuerst für Smartsheet einsetzte“, sagt Hassan. „Dann kamen weitere Abteilungen hinzu, die IT-Lösungen benötigten. Das Programm wuchs weiter, bis wir unser gesamtes IT-Projektmanagement in einer einzigen Lösung in Smartsheet zentralisierten. Außerdem ermittelten wir Prozesse mit einem großen Potenzial für Automatisierungen oder Verbesserungen. In der ersten Hälfte des Jahres 2021 sparten wir über 200.000 Dollar durch diese Prozesse.“

Die Wachstumsstrategie von Busey Bank beinhaltet Fusionen und Übernahmen. Smartsheet optimierte diesen Prozess mit Vorlagen für Standardverfahren, für die umfassende Nachverfolgung von vielfältigen Details und für kontinuierliche Verbesserungen, indem Erkenntnisse von einer Übernahme auf die nächste angewandt werden.

„Wir können Projektpläne für Fusionen und Übernahmen jetzt 95 % schneller als mit unserer vorherigen Lösung erstellen“, berichtet Potter. „Die Geschäftszweige haben schon alle Aufgaben in standardisierten Projektvorlagen definiert. Wir aktualisieren nur noch die Datumsangaben und zuständigen Personen. Unsere letzte Übernahme war die bisher schnellste. Ich glaube, ich war bei Busey an acht Datenkonvertierungen beteiligt, und sie dauerten jeweils neun bis zwölf Monate. Die letzte schafften wir in etwa vier Monaten.“

Zudem kann Busey mit Smartsheet den Datenzugriff flexibel verwalten. Berechtigungen lassen sich einfach aktualisieren, damit ehemalige Mitarbeiter nicht mehr auf geschützte Daten zugreifen können. Smartsheet ermöglicht auch einen maßgeschneiderten Zugriff für externe Benutzer, wodurch Busey in Echtzeit mit einem anderen Anbieter an der schnellen Entwicklung und Bereitstellung eines Portals für PPP-Kreditanträge (Paycheck Protection Program) zusammenarbeiten konnte, das Kleinunternehmen während der COVID-19-Pandemie unterstützte. Das Busey-Team arbeitete mit dem Anbieter zusammen, um durch die gemeinsame Nutzung von Smartsheet Fehler und Performance-Defizite zu melden, ihre Korrektur zu bestätigen und den Fortschritt nachzuverfolgen, ohne Besprechungen anzuberaumen oder eine E-Mail-Lawine loszutreten. Auch der Zugriff für die Mitarbeiter lässt sich einfach anpassen, um das richtige Verhältnis aus Transparenz und Datenschutz zu erreichen.

„Dank der Berechtigungen in Smartsheet können wir unser gesamtes Programm mit einem minimalen Verwaltungsaufwand regeln“, erklärt Hassan. „Auf unserer zentralisierten Plattform für Projekt-, Prozess- und Änderungsmanagement können Personen sofort auf alle aktuellen Projekte zugreifen – in dieser Hinsicht sind wir sehr transparent. Aber sie können diese Projekte nur bearbeiten, wenn ihnen entsprechende Aufgaben zugeteilt wurden. Die Unterscheidung dieser Berechtigungen und die künftige Rolle für Kommentierende sind sehr nützlich für uns.“

Standardverfahren für regulatorische Compliance

Hassan betont, dass die Vorlagen zu den größten Vorteilen von Smartsheet zählen. Mit seinem Team erstellte er verschiedene Standardverfahren für einfache Projekte wie eine Aufgabenliste oder komplexe Projekte wie Fusionen und Übernahmen, bei denen die erforderlichen Schritte und zuständigen Kontakte und Genehmiger angegeben sind. Das ermöglicht die schnelle Umsetzung von einfachen Projekten und komplexen Unterfangen wie der Implementierung einer neuen Softwareplattform. Es stehen 10 bis 15 primäre Vorlagen zur Auswahl und die Teams verbessern sie laufend auf Grundlage der Erkenntnisse von abgeschlossenen Projekten und Prozessaktualisierungen.

„Mit unserer selbst entwickelten Vorlage für das IT-Projektmanagement können wir sicherstellen, dass wir die Anforderungen und Richtlinien des Federal Financial Institutions Examination Council (FFIEC) erfüllen“, erklärt Potter. „Wir sind auf den jährlichen Besuch der Prüfer bestens vorbereitet, denn alle erforderlichen Informationen für große IT-Projekte oder Implementierungen werden dokumentiert und aufbewahrt. In puncto Fusionen und Übernahmen sichern wir auch alle abgeschlossenen Genehmigungs- und Datenvalidierungsaufgaben, die für Prüfer im Jahr nach einer Übernahme relevant sind. Alles ist an einem Ort und wir können die erforderliche Dokumentation ohne unnötigen manuellen Aufwand bereitstellen.“

Ein weiterer wichtiger Vorteil ist die verbesserte Berichterstellung. Busey Bank nutzt Dashboards, um den Führungskräften einen Überblick und Transparenz zu den Projekten zu geben. Zudem können sie sich auch die Details der Aufgaben nach Abteilung oder Projekt anzeigen lassen. 

„Die Dashboards und Messzahlen von Smartsheet geben allen Ebenen des Managements Einblicke, die auf denselben Daten beruhen“, erklärt Hassan. „Es ist nicht schwierig. Ich würde sagen, dass fortgeschrittene Smartsheet-Benutzer Dashboards, Berichte und Messzahlen für alle möglichen verschiedenen Ansichten erstellen können. Es ist wichtig, dass unsere Führungskräfte schnell den aktuellen Stand überprüfen können, während unsere Mitarbeiter auf Projekte zugreifen und ihre Aufgaben selbst erledigen können.“

Nützliches Tool für effektive Zusammenarbeit

Die vielleicht größte Veränderung durch die Einführung von Smartsheet ist eine deutliche Zunahme der Zusammenarbeit in der Bank. Informationen sind an einem zentralen Ort verfügbar, wodurch Echtzeit-Einblicke in Daten und den Projektstatus ermöglicht werden. Automatisierte Benachrichtigungen und Alarme stellen sicher, dass die Mitarbeiter die erforderlichen Updates zur rechten Zeit erhalten, ohne dass die Details in einem E-Mail-Thread untergehen. Besprechungen werden mit Smartsheet-basierten Agenden und Dashboards abgehalten, bei denen Entscheidungen und Aktionspunkte in Echtzeit dokumentiert werden, um Unklarheiten für die nächsten Schritte zu vermeiden.

Der umfassende Schulungsansatz von Busey ist maßgeblich für den Erfolg des Programms. Bei der ersten Einführung von Smartsheet hielten Potter und ihr Team mehrere Schulungssitzungen für verschiedene Benutzerrollen ab, wobei sie von ihrem zuständigen Smartsheet-Vertreter unterstützt wurden. Die Sitzungen wurden aufgezeichnet und sind auf einer internen Schulungsseite abrufbar, damit die Benutzer neue Fertigkeiten erlernen oder Gelerntes auffrischen können. Die mit Busey verbundenen Unternehmen erkannten die Benutzerfreundlichkeit und das geschäftliche Potenzial der Plattform – und ihre Einführung breitete sich auf die gesamte Organisation aus.

„Ich glaube, dass die Menschen gerne mit dem Projektmanagement zusammenarbeiten“, sagt Hassan. „Als ich dem Projektteam beitrat, wurden wir eher als Unannehmlichkeit betrachtet – ‚das Projektmanagement braucht ein Update von mir‘ – während wir heute als Asset angesehen werden. Die Teams möchten mit den IT-Gruppen zusammenarbeiten, weil sie von ihnen Erkenntnisse und Unterstützung erhalten. Man sieht zwar, was nicht nach Plan läuft, aber auch die Erfolge sind zu sehen.“

 Weitere Informationen zu diesem Kundenbericht finden Sie in unserer Fallstudie.