Stellar Bank nutzte Smartsheet zur Beschleunigung der Fusion. Dadurch verbesserte sich auch die Agilität und es wurden Kosteneinsparungen erzielt.

Viele Unternehmen kennen das: Sie müssen sich mit inkonsistenten, fehleranfälligen Daten herumschlagen, die auf verschiedene manuell aktualisierten Tabellen verteilt sind. Oder wichtige Informationen sind schwer zu finden, weil sie im Posteingang eines Mitarbeiters gehortet werden. Sie kämpfen mit Prozessen im Schneckentempo, die von Telefonaten, E-Mails und der Übertragung von Dokumenten in Papierform im gesamten Gebäude oder innerhalb der Region abhängen.

Doppelt so gravierend ist das für zwei Unternehmen, die mitten in der Zusammenführung ihrer separaten, inkonsistenten IT-Umgebungen stecken. Jetzt haben Sie eine Vorstellung davon, welche Herausforderungen die Stellar Bank meistern musste, um Anwendungen, Prozesse und Kommunikationssysteme der Vorgängerbanken, Allegiance Bank und CommunityBank of Texas, zu integrieren und die neue Stellar Bank zu bilden. 

Die Zeit lief ihnen davon.

„Wir wollten die beiden Systeme so bald wie möglich integrieren, damit die durch die Fusion entstandene kombinierte Organisation in der Lage ist, ihren Bankkunden mit einer einheitlichen Kundenerfahrung einen vollständigen Service zu bieten“, sagt Jason Trevino, leitender Vizepräsident und Leiter für Unternehmenstechnologie-Lösungen bei der Stellar Bank. „Normalerweise gibt es eine monatelange Verzögerung, nachdem eine Vereinbarung geschlossen wurde, bevor diese IT-Integration tatsächlich stattfindet, denn erst dann darf mit der Arbeit begonnen werden.“

Durch „sofortige“ Zusammenarbeit wird Fusion beschleunigt und Kundenerfahrung verbessert

Aber bei der Zusammenarbeit zwischen der Allegiance Bank und der CommunityBank of Texas gab es keine solche Verzögerung. Durch die Entscheidung für Smartsheet konnte die Stellar Bank diese Verzögerungen vermeiden und sofort mit der Zusammenarbeit zwischen den beiden Banken beginnen.

„Dank Smartsheet konnte die Zusammenarbeit zwischen beiden Banken sofort nach Unterzeichnung des Fusionsvertrags beginnen“, so Trevino.

„Das hatte ich so noch nie erlebt oder gehört. Wir mussten nicht warten, bis sichere E-Mail-Systeme oder Portale eingerichtet wurden. Mit Smartsheet konnten wir die gesetzlichen Vorgaben für Datensicherheit und Datenschutz erfüllen.“

Die schnelle Realisierung der technologischen Seite der Fusion war nicht nur für die Mitarbeiter eine schöne Sache. Viel wichtiger war, dass dadurch die Marke „Stellar“ gefestigt und die Kundenerfahrung optimiert wurde. „Wir bieten unseren Kunden ein hohes Service-Niveau in einer Regionalbank, das ausreicht, um alle Kundenanforderungen zu erfüllen“, sagt Trevino. Ohne Smartsheet hätten wir dieses Ziel nie so schnell erreichen können.“

Der PPP-Erfolg ist ein „echter Reputations-Booster“

Der größte und überraschendste Erfolg, den die Bank mit Smartsheet erzielt hat, war laut Trevino die Implementierung des Gehaltsscheck-Schutzprogramms (Paycheck Protection Program, PPP). 

„Unsere Fähigkeit, einen schnellen, genauen und zuverlässigen End-to-End-PPP-Prozess schnell in die Wege zu leiten und zu verwalten, war für uns ein ‚echter Reputations-Booster‘“, sagt er.

„Wir wurden neben einigen der größten Banken im Land genannt, wenn es um die Anzahl der betreuten Kunden, abgeschlossenen Darlehensverträge und erhaltenen Arbeitsplätze ging – in diesen Listen waren wir noch nie zuvor vertreten. Ohne den Einsatz von Smartsheet hätten wir die App nicht so schnell erstellen und so vielen Menschen helfen können.“

Trevino lobt die Flexibilität und Agilität von Smartsheet. „Mit Smartsheet konnten wir Workflows und Prozesse optimieren, auch nachdem die App veröffentlicht wurde“, so Trevino. „Wir konnten unsere Prozesse erfolgreich optimieren, ohne unsere Dienste unterbrechen zu müssen.“

Bank beschleunigt Prozesse und erzielt Agilität und Kosteneinsparungen

Stellar verwendet Smartsheet, um einen kontinuierlich wachsenden Teil der Geschäftsprozesse zu unterstützen und zu transformieren. Die Bank kann so agiler auf unerwartete Anforderungen reagieren, um die Kundenerfahrung zu verbessern und die Produktivität zu steigern.

• Quartalsabschlüsse, die früher 120 Tage dauerten, werden jetzt in 7 Tagen erledigt.
• End-to-End-Prozesse, beispielsweise die Genehmigung von Anträgen, die früher mindestens 10 Tage dauerten, werden jetzt innerhalb 1 Tages abgeschlossen.
• Früher nahmen Konzeptnachweise einige Tage in Anspruch, jetzt nur 2 Stunden.
• Smartsheet ersetzt eine Reihe von Drittanbieter-Apps, die die Bank bisher genutzt hatte, wodurch die Lizenzierungs- und Wartungskosten gesenkt werden.

Vom Projektmanagement bis zu M&A

Eine der Vorgängerbanken von Stellar nutzte Smartsheet als Projektmanagement-Lösung und Trevino und seine Kollegen begannen, mit Smartsheet die Fusion der Allegiance Bank und CommunityBank of Texas zu organisieren und zu verwalten. Trevino hat den gesamten Projektplan mit Smartsheet-Dashboards und -Berichten für mehr als 200 Stakeholder erstellt, die an der Fusion beteiligt waren. Jedoch brauchte Stellar mehr als nur eine reine Projektmanagement-Lösung und Trevino wusste, dass Smartsheet mehr bietet.

Er leitete die Organisation und vergrößerte den Smartsheet-Fußabdruck, um Formulare, Sheets und Ereignisse zu automatisieren. Allegiance Bank und CommunityBank of Texas nutzten Smartsheet als gemeinsame Plattform, um die Lücke zwischen ihren Systemen zu schließen. Sie arbeiteten über Smartsheet zusammen, ohne Prüfungsstrukturen zu verändern oder andere Änderungen an ihrem IT-System vorzunehmen, die mit gesetzlichen Vorgaben in Konflikt geraten würden. 

Codefreie Plattform vereinfacht Entwicklung intuitiver Apps

Um die Implementierung der Fusion zu beschleunigen, nutzte Stellar eine Reihe von Smartsheet-Funktionen, einschließlich WorkApps, Bridge, Data Mesh und Data Shuttle.

WorkApps ist eine codefreie Lösung für die Erstellung einfach zu navigierender Apps für das Web und Mobilgeräte, die Sheets, Formulare, Berichte und Dashboards in einem einzigen intuitiven Erlebnis beinhalten können. Die Plattform kann zum Verwalten einfacher Projekte und Meetings verwendet werden. Sie lässt sich aber auch skalieren, um Anforderungen wie die von Stellar zu unterstützen und die Zusammenarbeit mit Hunderten von Stakeholdern in einem komplexen Umfeld mit mehreren Projekten zu ermöglichen. 

Die Bank verwendete WorkApps, um die aktuellen Prozesse der Allegiance Bank und der CommunityBank of Texas und die Lücken zwischen ihnen zu ermitteln. Außerdem wurden mit WorkApps die Daten herausgefiltert, die von beiden Banken aufgerufen und bearbeitet werden können, ohne dabei Daten offenzulegen, die bis zum Abschluss der Fusion aufgrund gesetzlicher Vorschriften vertraulich bleiben müssen. So konnten beide Banken über ein gemeinsames Portal Dokumente, Anlagen, Notizen, Meeting-Protokolle und mehr übertragen und beibehalten. Sie erstellten Dashboards für Transparenz rund um Arbeitsanforderungen und nutzten WorkApps für die Kommunikation und Zusammenarbeit, ohne auf unterschiedliche E-Mail-Systeme zurückgreifen zu müssen.

Integration der Service-Apps schafft eine zentrale Datenquelle

Um die Service-Anwendungen der Bank in Smartsheet zu integrieren, nutzte Stellar die Bridge-Funktion von Smartsheet, die Daten systemübergreifend verbindet und Routineaufgaben automatisiert. Stellar setzte Bridge zuerst ein, um den Kreditvergabeprozess in Smartsheet zu integrieren. So konnte die Bank während der Covid-19-Pandemie schnell PPP-Darlehen (Paycheck Protection Program, Gehaltsscheck-Schutzprogramm) anbieten. Stellar verwendete Data Shuttle, um Daten automatisch zwischen Plattformen zu verschieben und eine zentrale Informationsquelle für Echtzeitentscheidungen zu erstellen. Mit Data Mesh wurden Daten zwischen großen Sheets und Berichten zugeordnet, um die Duplizierung von Daten zu beseitigen, die Zusammenarbeit zu beschleunigen und Prozesse zur schnelleren Arbeitsausführung zu automatisieren. 

Stellar nutzt Smartsheet auch weiterhin, um Geschäftsprozesse und Anwendungen zu automatisieren, etwa den Prozess zur Überwachung von Kreditausnahmen. 

„Die bemerkenswerteste Entwicklung ist, dass es den Mitarbeitern nicht mehr ausreicht, wenn Daten in Tabellen, Textverarbeitungsdokumenten usw. vorliegen, die sich nicht nativ teilen lassen“, sagt Trevino.

„Unsere Mitarbeiter verlangen ständig von uns, dass wir Daten und Prozesse in Smartsheet integrieren, damit wir zusammenarbeiten können. Normalerweise dauert es lange, bis sich in unserer Bank eine neue Technologie durchsetzt. Sobald unserem Personal aber bewusst wurde, was mit Smartsheet alles möglich ist, nahm die Akzeptanz sprunghaft zu – über ein Wochenende stieg die aktive Nutzung von 25 % auf 85 %.“

Weitere Informationen zu diesem Kundenbericht finden Sie in unserer Fallstudie.