Was ist Workflow-Analyse?
Der Begriff Workflow-Analyse bezieht sich auf die Prüfung und Optimierung von Projektmanagement-Workflows. Unternehmen verwenden Workflow-Analysen, um Fehler in ihren Strategien zu identifizieren und veraltete, ineffiziente oder verschwenderische Prozesse hervorzuheben.
„Die Workflow-Analyse hat mir geholfen, die Effizienz meines gesamten Teams zu beobachten und zu verbessern“, sagt Steve Anevski, CEO und Mitgründer von Upshift. „Diese Analyse hat es mir ermöglicht, mich effektiver mit meinen Mitarbeitern auszutauschen und fundierte Entscheidungen zu treffen.“
Wann ist eine Workflow-Analyse geeignet?
Workflow-Analysen sind wichtig, wenn es in Ihrem Projekt zu einem Engpass kommt oder wenn Sie Zeit mit überflüssigen Aufgaben verschwenden. Es kann auch hilfreich sein, Ihre Workflows regelmäßig zu überprüfen, bevor diese Ineffizienzen auftreten.
Workflow-Analysen können Teams helfen, die Ursache(n) langer Wartezeiten für Leistungen zwischen Abteilungen zu identifizieren oder warum bestimmte Teams so viel länger mit denselben Aufgaben beschäftigt sind als andere. Wenn Sie kürzlich die Verwendung von Software geändert oder Upgrades von Hardware durchgeführt haben, stellen Sie möglicherweise fest, dass Ihre vorhandenen Methoden nicht mehr aktuell sind. Wenn Sie einen neuen Manager einstellen oder ein neues Team aufbauen, können Sie bestehende Workflows überprüfen und Personaländerungen berücksichtigen. Jedes Mal, wenn Sie einen Fehler in einem Geschäftsprozess finden, sollten Sie Ihre Workflows überprüfen.
„Es ist auf jeden Fall eine bewährte Vorgehensweise, Workflows regelmäßig zu analysieren“, sagt Devon Fata, CEO von Pixoul. „Es ist jedoch auch notwendig, wenn sie einen größeren Übergang vornehmen, wie zum Beispiel zu einer Remote-Belegschaft, oder wenn Sie Effizienzprobleme außerhalb der regelmäßigen Analyse bemerken.“
Elemente der Workflow-Analyse
Die Workflow-Analyse erfordert einige wichtige Elemente, um erfolgreich zu sein. Identifizieren Sie zunächst die betreffenden Workflows und erfassen Sie Daten dazu. Bleiben Sie unvoreingenommen. Erfassen Sie den Zeitaufwand für und den prozentualen Fortschritt der Fertigstellung und die Betriebskosten jedes Schritts.
- Schritte zuordnen: Erstellen Sie eine Liste aller Schritte, die für den Abschluss Ihres Workflows von Anfang bis Ende erforderlich sind. Erwägen Sie die Erstellung einer visuellen, verzweigten Entscheidungsstruktur, um den Prozess einfacher zu visualisieren.
- Die für jeden Schritt erforderliche Zeit abschätzen: Bewerten Sie, wie viel Zeit Sie benötigen, um die Aufgabe abzuschließen, und vergleichen Sie dies mit der tatsächlichen Dauer jeder Aufgabe. Wenn diese Informationen nicht verfügbar sind, kann es eine gute Idee sein, sie in Zukunft zu erfassen.
- Die Kosten für jeden Schritt bestimmen: Addieren Sie die Kosten für jeden Prozessschritt, einschließlich Materialien und Arbeitskraft. Sind die Kosten für den Wert der Aufgabe ungewöhnlich hoch?
- Redundanzen beseitigen: Entfernen Sie jeden Schritt des Prozesses, der Sie Ihrem Ziel nicht näher bringt oder die Bemühungen eines anderen Schritts unnötig wiederholt.
- Den Workflow rationalisieren: Automatisieren Sie nach Möglichkeit Teile des Workflows. Weitere Informationen zur Workflow-Automatisierung finden Sie in unserem Leitfaden zur Digitalisierung von Workflows.
Schritte in der Workflow-Analyse
Es gibt fünf Schritte bei der Analyse von Workflows. Identifizieren Sie zunächst die betreffenden Workflows und erfassen Sie Daten dazu. Untersuchen Sie als nächstes diese Daten und nehmen Sie dann Änderungen in den Problembereichen vor. Erstellen Sie schließlich einen Zeitplan, um diese Workflows nach Bedarf zu verwalten und anzupassen.
1. Zu analysierende Workflows identifizieren
Erstellen Sie einen Zeitplan, um jeden Ihrer Workflows regelmäßig zu analysieren. Wenn Sie Workflows zum ersten Mal analysieren, grenzen Sie sie nach Team oder Abteilung ab und untersuchen Sie sie methodisch.
„Wenn sich einige Aspekte Ihrer Workflows ineffizient anfühlen, sind sie es wahrscheinlich, und das ist ein guter Ausgangspunkt“, sagt Fata. „Besonders am Anfang gibt es Möglichkeiten, niedrig hängende Früchte zu ernten, indem sie Ihrer Intuition folgen. Wenn Sie diese einfachen Änderungen vornehmen, trainieren Sie auch die Fähigkeiten, die Sie benötigen, um schwieriger erkennbare Effizienzen zu identifizieren.“
2. Daten zu jedem Workflow erfassen und organisieren
Erfassen und organisieren Sie die Daten rund um Ihre Workflows. Verwenden Sie gespeicherte Berichte, Softwareprotokolle, E-Mails und alles andere, was Sie benötigen, um ein gründliches Verständnis der historischen Verwendung von Workflows in Ihrem Unternehmen zu erhalten. Wenn Sie die benötigten Informationen nicht finden können, erstellen Sie in Zukunft Protokolle mit diesen Informationen.
Gehen Sie für jeden Workflow wie folgt vor:
- Identifizieren Sie die Aufgabe, die der Workflow erledigen soll, und überprüfen Sie, ob das Ziel erreicht wird.
- Bestimmen Sie die Zeit, die jeder Schritt in Anspruch nehmen sollte, und verwenden Sie frühere Daten, um zu bestimmen, wie lange jeder Schritt tatsächlich dauert.
- Sehen Sie sich die Abschlussquote jeder Aufgabe und den Workflow als Ganzes an. Beachten Sie Schritte, die schwer oder unmöglich zu erledigen sind.
- Skizzieren Sie jeden Schritt des Workflows von Anfang bis Ende.
- Tragen Sie alle Berichte zusammen und werfen Sie einen Blick darauf, wo sie aufbewahrt werden. Beachten Sie die Namensstruktur von Dateien und Ordnern und die Organisation von Laufwerken.
3. Analyse der Daten
Verwenden Sie die erfassten Daten, um Schlüsse über den aktuellen Stand jedes Workflows zu ziehen. Identifizieren Sie, was gut funktioniert, und Bereiche, in denen Sie Verbesserungen vornehmen können.
„Erstellen Sie einen Workflow-Bericht über Ihr Team und verschiedene Prozesse. Verwenden Sie, sobald der Bericht abgeschlossen ist, statistische Methoden, um zu bestimmen, welche auf ihrem optimalen Niveau arbeiten. Diejenigen, die nicht gut laufen, sollten Sie entweder verbessern oder beseitigen“, schlägt Anevski vor.
Stellen Sie sich die folgenden Fragen zu jedem Ihrer Workflows:
- Ist jeder Schritt sinnvoll? Könnte ein neuer Mitarbeiter sie mit minimaler Schulung abschließen? Betrachten Sie jeden Schritt als Außenstehender, der ihn zum ersten Mal sieht, und stellen Sie sicher, dass er verständlich notiert und leicht zu befolgen ist.
- Investieren Sie für jeden Schritt eine angemessene Zeit? Vermerken Sie alle Schritte, deren Abschluss viel Zeit in Anspruch nimmt oder die regelmäßig ihre Frist überschreiten. Überprüfen Sie, ob das Problem im Workflow oder der Frist liegt.
- Gibt es überflüssige Prozesse? Identifizieren Sie, warum jeder Schritt notwendig ist. Sie finden womöglich Schritte, die reduziert oder ganz beseitigt werden können.
- Sind alle Daten, die gemeldet werden, notwendig? Oft werden in Unternehmen Berichte erstellt, die Informationen liefern, welche auch an anderen Orten verfügbar sind. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter keine Zeit damit verschwenden, Berichte zu erstellen, auf die niemand verweist.
- Sind die Informationen leicht zu finden? Prüfen Sie, wo Sie Berichte aufbewahren, und identifizieren Sie Ineffizienzen bei Namenskonventionen und Aufzeichnungsorten. Notieren Sie sich die Informationen, auf die Sie für Ihre Workflow-Analyse hätten zugreifen wollen, und stellen Sie sicher, dass Sie sie an einem zugänglichen Ort aufzeichnen und aufbewahren.
- Gibt es offensichtliche Fehler oder veraltete Schritte? Wenn Sie Software wechseln oder Ihre Teams neu besetzen, stellen Sie möglicherweise fest, dass Schritte und sogar ganze Workflows überflüssig werden. Stellen Sie sicher, dass Ihre Workflows durch aktuelle Software und Unternehmensverfahren auf dem neuesten Stand sind.
4. Notwendige Änderungen vornehmen
Wenn Sie Elemente finden, die geändert werden müssen, nehmen Sie diese Änderungen vor. Sprechen Sie mit Ihren Teams über Schritte und Workflows, die überarbeitet werden sollten, und überlegen Sie, wie dies zu tun ist. Möglicherweise müssen Sie einige Schritte hinzufügen, ändern oder vollständig beseitigen. Je weiter sich Ihre Workflows weiterentwickeln, desto einfacher wird der Analyseprozess.
„Wir haben eine Philosophie der kontinuierlichen Verbesserung von Kaizen“, sagt Steven Bowman, CEO von A Line at the Door. „Wir möchten ständig Feedback von unseren Teams und Kunden sammeln, damit wir uns verbessern können. Für unsere Workflows gilt dasselbe.“
Das Ausdehnen von Fristen, die häufig nicht eingehalten werden, das Drucken oder Kopieren von Material in größeren Mengen anstatt mehrmals während eines Projekts, die Verwendung von E-Mail-Vorlagen oder die Automatisierung des Verfassens von Meeting-Einladungen sind Beispiele dafür, wie Sie gängige Workflows verbessern können.
Erfahren Sie mehr in unserem umfassenden Leitfaden zur Kaizen-Methode und unserem Leitfaden zur Implementierung kontinuierlicher Verbesserungen.
5. Nach Bedarf verwalten und anpassen
Erstellen Sie einen Zeitplan, um Ihre Workflows zu überprüfen. Wenn sich Ihre Geschäftsanforderungen ändern, werden Ihre Workflows möglicherweise weniger effizient oder veralten. Workflows sollten am Besten regelmäßig überprüft werden, damit Sie notwendige Änderungen erkennen können, bevor sie Probleme verursachen.
„Es hilft, Ihre Workflows das ganze Jahr über regelmäßig zu analysieren. Wenn sich die Workflow-Technologie im Laufe der Zeit verbessert, können das auch die Prozesse. Betrachten Sie Ihre Workflows mit einem kritischen Blick, um fundierte Entscheidungen für die Zukunft zu treffen“, schlägt Anevski vor.
Wie hilft Workflow-Analyse Ihrer Organisation?
Regelmäßige Workflow-Analysen können Ihrer Organisation helfen, Zeit sinnvoller zu nutzen, Geld zu sparen und die Moral der Mitarbeiter zu verbessern. Im Folgenden werden einige der größten Vorteile beschrieben:
- Erfassung redundanter Prozesse: Regelmäßige Workflow-Analysen können Ihnen helfen, überflüssige oder veraltete Prozesse zu identifizieren und zu behandeln. Die Straffung oder Beseitigung dieser Prozesse kann sich äußerst positiv auf Ihren täglichen Betrieb auswirken.
- Weniger Zeitverschwendung: Effizientere Workflows bedeuten, dass Ihre Mitarbeiter ihre Zeit produktiver nutzen. Dies führt dazu, dass mehr Zeit für das Erreichen von Zielen aufgewendet wird.
- Weniger Kosten: Effizientere Mitarbeiter bedeuten weniger Arbeitsstunden für die gleichen Aufgaben. Effizientere Workflows können auch zu Kosteneinsparungen bei Büromaterial wie Papier und Druckertinte führen.
„Sie können Phasen entdecken, die automatisiert oder papierlos werden können, indem Sie sich jeden Teil eines Arbeitsprozesses ansehen und alles von Anfang bis Ende beobachten. Wenn Sie die Änderungen vornehmen, die Sie durch die Analyse erkannt haben, ist das Ergebnis mehr Effizienz und gesteigerter Profit“, erklärt Abe Breuer, CEO von VIP to Go.
- Verbesserte Arbeitsmoral: Mitarbeiter möchten das Gefühl haben, dass ihre Zeit einen Wert hat. Die Moral verbessert sich, wenn Menschen produktiv sein und Aufgaben von ihren Listen abhaken können. „Die Daten, die wir in der Workflow-Analyse erfassen, helfen mir, fundierte Entscheidungen zu treffen, wodurch Mitarbeitern sinnvollere Aufgaben zugewiesen werden können. Durch Produktivität bleiben alle Beteiligten engagiert und können dem Team so noch mehr Wert verleihen“, sagt Anevski.
- Verbesserte Gesamteffizienz: Alle bisherigen Vorteile tragen zu einer verbesserten Gesamteffizienz Ihrer Teams und Ihres Unternehmens bei. Wenn Sie bewährte Vorgehensweisen für Workflows festlegen, wird es noch einfacher, Ihren Workflow zu analysieren und dessen Effizienz zu maximieren.
Bewährte Vorgehensweisen in der Workflow-Analyse
Die Workflow-Analyse ist ein kritischer Prozess. Vom Aufbau auf ihren eigenen Grundlagen zur Neutralität und der Einbeziehung Ihres Teams: Im Folgenden haben wir einige Expertentipps dazu zusammengestellt, wie Sie bewährte Vorgehensweisen beibehalten können.
- Auf dem aufbauen, was Sie bereits haben: Die meisten Unternehmen haben Workflows eingerichtet, auch wenn sie diese nicht offiziell dokumentieren. Bauen Sie auf Ihren bereits vorhandenen Arbeitsprozessen auf, wenn Sie Ihre Workflows analysieren und aktualisieren.
„Nur weil es ein Problem mit einem Workflow gibt, bedeutet das nicht, dass Sie bei Null anfangen müssen“, erklärt Bowman. „Teilen Sie Ihre Workflows in überschaubare Segmente auf und analysieren Sie dann diese Segmente. Schütten Sie das Kind nicht mit dem Bade aus.“ - Neutral bleiben: Änderungen können schwierig sein, besonders wenn Sie an der Erstellung eines Workflows beteiligt waren, der nicht mehr so optimiert ist wie früher.
„Es kann schwierig sein, Personen davon zu überzeugen, etwas Neues zu tun, vor allem, wenn sie dafür ihre aktuellen Handlungsweisen ändern müssen“, sagt Breuer. Es ist wichtig, Emotionen und Voreingenommenheit bei der Analyse Ihrer Workflows außen vor zu lassen. Wenn Ihr Analyseteam Schwierigkeiten hat, neutral zu bleiben, kann es sich lohnen, einen externen Berater zu beauftragen, der Ihnen durch den Prozess hilft. - Softwarelösungen verwenden: Es gibt viele Software-Tools, die bei der Workflow-Analyse helfen. Erwägen Sie die Verwendung einer Workflow-Engine, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten.
- Visualität herstellen:
Komplizierte Workflows können viel einfacher zu konzipieren sein, wenn sie visualisiert werden. Chelsea Cohen, Mitgründerin von SoStocked, erklärt, wie ihre Organisation visuelle Workflow-Strategien einsetzt: „Wir beginnen mit einem Kanban-System. Kanban ist eine der einfachsten Methoden für die Workflow-Analyse, denn es vereinfacht Ihr gesamtes Projekt mit einer visuellen Tafel. Sie können wichtige Aufgaben in separate Spalten kategorisieren und Teammitglieder sich in Echtzeit abmelden lassen, wenn sie Aufgaben erledigt haben. Das macht es einfacher, Stellen zu identifizieren, an denen Ihr Workflow ins Stottern gerät und diese schneller anzugehen.“
Erfahren Sie mehr über die Einrichtung eines Kanban-Boards. - Zeit und Kosten erfassen: Das letztendliche Ziel der Workflow-Analyse ist es, einem Unternehmen Zeit und Geld einzusparen. Stellen Sie also sicher, dass Sie die Arbeitskosten und den durchschnittlichen Zeitaufwand für den Abschluss Ihrer Workflows erfassen. Mit diesen Daten können Sie Verbesserungen nachverfolgen, Verzögerungen erkennen und sie angehen, bevor sie zu Problemen werden.
- Regelmäßig analysieren: Planen Sie Zeit für die Überprüfung Ihrer Workflows ein. Sie werden vielleicht feststellen, dass Sie, wenn Sie ein paar Stunden pro Monat in grundlegende Analysen investieren, in Zukunft viel mehr Stunden sparen können. „Es gibt keinen perfekten Zeitpunkt für Workflow-Analysen. Der frühe Vogel fängt den Wurm. Regelmäßige Prozessüberprüfungen helfen Ihnen, Probleme zu identifizieren, bevor diese Sie Zeit und Geld kosten“, sagt Cohen.
- Rücksprache mit dem Team halten: Holen Sie sich Input von den Mitarbeitern, die Ihre Workflows verwenden. „Wenn Sie wirklich herausfinden wollen, was mit Ihrem Workflow nicht stimmt, sollten Sie Feedback von echten Benutzern einholen“, schlägt Breuer vor. Tägliche Benutzer wissen besser als jeder andere, ob Ihre Segmente veraltet oder ineffizient sind.
- Änderungen vornehmen: Erfassen Sie nicht einfach nur Daten – beheben Sie Fehler. Nehmen Sie die notwendigen Änderungen vor, sobald Sie Ineffizienzen erkannt haben, um sie zu minimieren oder zu beseitigen. Das Ziel der Workflow-Analyse ist mehr als nur Datenerfassung: Es geht darum, diese Daten zu nutzen, um sinnvolle Änderungen voranzutreiben.
Beispiele für Workflow-Analyse und -Korrektur
Fragen Sie sich, wie eine korrektive Workflow-Analyse in der realen Welt aussieht? Im Folgenden haben wir einige Beispiele für häufige Probleme bei Workflows zusammengestellt und wie Sie diese mit zeitnaher Analyse beheben können:
- Ineffiziente Arbeitszuweisung: Viele Unternehmen beginnen klein und expandieren schnell, was zu Problemen führen kann, die sich mit Wachstum des Unternehmens exponentiell vergrößern. Nehmen wir als Beispiel ein kleines Unternehmen, das anfangs sechs Mitarbeiter zählt, die alle ihre Zeiten auf Papierzeitkarten dokumentieren. Ein Manager sammelt die Karten ein und gibt die Zeiten in eine Tabelle ein. Der Manager sendet die Tabelle an einen Buchhalter, der für alle Mitarbeiter Steuern und das Gehalt berechnet und dann Schecks in Papierform erstellt und verteilt.
Fünf Jahre später beschäftigt das gleiche Unternehmen 35 Mitarbeiter, verwendet aber immer noch manuelle Zeiterfassungs- und Buchhaltungs-Workflows. Die Mitarbeiter verbringen jeweils die gleiche Zeit damit, ihre geleisteten Arbeitsstunden zu erfassen, aber die besser bezahlten Buchhalter und Manager verbringen jetzt einen erheblichen Teil ihres Tages damit, Aufgaben zu erledigen, die man problemlos per Software automatisieren könnte.
Lösung: Wenn es sich um ein kleines Unternehmen handelt, können die Kosten für zeitsparende Software unerschwinglich erscheinen. Durch die Implementierung von zeiterfassenden Stempeluhren und Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware zur Verbesserung dieser Workflows würde das Unternehmen Tausende Arbeitsstunden und Kosten einsparen, die normalerweise für die Verarbeitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung aufgewendet würden. - Bürogestaltung: Selbst der Aufbau und die Ausrüstung Ihres Büros können zu Zeit- und Geldverschwendung führen. Erwägen Sie ein Büro für Dutzende von Mitarbeitern mit Zugriff auf eine zentrale Druckstation. Workflows, in denen Dokumente gedruckt werden müssen, brauchen mehr Zeit, wenn Mitarbeiter in Räumen oder Stockwerken sitzen, die weiter von den Druckern entfernt sind. Je mehr Mitarbeiter einen Drucker verwenden, desto länger die Wartezeiten und höher die Kosten für die Druckerwartung. Ebenso kann ein kostengünstiger Tintenstrahldrucker, der gekauft wurde, als das Unternehmen noch klein war, nicht die gleiche Effizienz erbringen wie ein Lasermodell, das mit Blick auf eine häufigere Nutzung gekauft wird.
Lösung: Eine Möglichkeit, die Effizienz Ihrer Workflows zu maximieren, besteht darin, die Effizienz der physischen Bewegung Ihrer Mitarbeiter im Büro zu verbessern. Stellen Sie sicher, dass Büromaterial und Druckstationen so zentral wie möglich liegen, oder verteilen Sie im Idealfall mehrere Stationen und Bestände im Büro. Stellen Sie sicher, dass die Ausrüstung gewartet und auf dem neuesten Stand ist. Wenn Sie in Wartung und Upgrades investieren, sparen Sie langfristig Kosten für Notfallreparaturen. Sie werden auch feststellen, dass Ihre Workflows um einiges effizienter werden, wenn Sie Berichte in einem Dashboard anzeigen oder in einem zugänglichen Cloud-Laufwerk speichern, anstatt unzählige Dokumente zu drucken. - Nicht wesentliches Reporting: Bei der Einführung neuer Workflow-Prozesse neigen viele Unternehmen dazu, auch neue Reporting-Methoden zu entwerfen. Stellen Sie sich ein Einzelhandelsunternehmen vor, das einen zweiten Standort eröffnet. Da hochrangige Manager nicht an zwei Orten gleichzeitig sein können, implementieren sie für Mitarbeiter einen Workflow für tägliche Statusberichte, damit sie über wichtige Ereignisse in den Läden auf dem Laufenden bleiben.
Im Laufe der Zeit, wenn das Unternehmen mehr und mehr Standorte eröffnet, stellen Manager fest, dass die meisten Tage routinemäßig ablaufen und ereignislos sind. Manager lesen Berichte nicht mehr täglich, da es viel Zeit kostet, sie durchzulesen und sie nur wenige nützliche Informationen enthalten. Je mehr Standorte öffnen, desto mehr Mitarbeiter verbringen Zeit damit, tägliche Berichte zu schreiben, die selten gelesen werden. Wenn es zu einem Vorfall kommt, müssen Manager möglicherweise sogar Zeit damit verschwenden, Ordner mit Berichten zu durchsuchen, um herauszufinden, was genau passiert ist.
Lösung: Verbessern Sie diese Workflows, indem Sie sie mit steigendem Wachstum des Unternehmens überprüfen. Mit jedem neuen Standort sollte das Unternehmen überlegen, welche Art von Daten tatsächlich nützlich sind. Berichte können in Umfang oder Häufigkeit reduziert oder ganz umstrukturiert werden, sodass es keine irrelevanten Abschnitte gibt. Sie können auch in Betracht ziehen, ein System einzurichten, bei dem nur Sonderfälle gemeldet werden, damit Berichte leichter zu identifizieren sind und mehr Wirkung haben.
So nutzen Sie die Workflow-Analyse, um Ihre Effizienz zu verbessern
Die Workflow-Analyse gibt Einblicke in den Betrieb Ihres Unternehmens, die Ihnen helfen können, Kosten zu sparen, die Moral der Mitarbeiter zu steigern und effizienter zu arbeiten. Die regelmäßige Analyse Ihrer Workflows ist der beste Weg, um die täglichen Prozesse zu verbessern und sicherzustellen, dass sie reibungslos ablaufen.
Bowman erklärt, wie die Implementierung der Workflow-Analyse dazu beigetragen hat, seinem Unternehmen Zeit zu sparen: „Die Workflow-Analyse war entscheidend, um effizienter zu arbeiten, da sie uns zeigte, wo Engpässe vorlagen und wie sehr unsere Workflows hinterherhinkten. Wir haben unsere Workflows entwickelt, um Ausnahmen zu erfassen. Jeder Schritt war im Wesentlichen eine Disqualifikation, um zu wissen, wenn etwas nicht perfekt lief. Nur acht Prozent unserer Vorgänge verursachten ein Problem, aber wir haben sie jedes Mal durch unseren Problemlösungs-Workflow geschickt. Durch die Analyse unseres Workflows haben wir festgestellt, dass diese Methode viele Ressourcen verschwendet. Wir haben dann einen Workflow erstellt, in dem Fälle als erfolgreich galten, bis sie auf ein Hindernis trafen, und sind entsprechend damit umgegangen. Viel weniger Fälle haben viel weniger Aufwand benötigt, was unsere Effizienz erheblich gesteigert hat.“
Regelmäßige Workflow-Analysen sind entscheidend, um kleine Ineffizienzen zu erkennen, bevor sie größer und komplizierter werden. Workflow-Probleme können sich im Laufe der Zeit entwickeln und Sie einholen, bevor Sie es bemerken, wenn Sie sich nicht die Zeit nehmen, proaktiv zu sein. Angriff ist die beste Verteidigung – identifizieren und beheben Sie Workflow-Probleme so früh wie möglich.
Besondere Überlegungen bei der Anwendung von Workflows auf Remote-Arbeitsumgebungen
Workflow-Analysen sind für alle Geschäftsbereiche von entscheidender Bedeutung, aber bei der Umstellung auf Remote-Arbeit gibt es besondere Überlegungen. Wir haben einige der besten Expertentipps zusammengetragen: von der Anwendung neuer Kommunikationsstile bis hin zur Änderung Ihres Ansatzes für die Erstellung von Workflows.
- Ändern Sie Ihre Denkweise: Die Workflow-Analyse für eine Remote-Umgebung sollte keine Notlösung bis zur Rückkehr ins Büro sein. Denken Sie über Effizienz im Allgemeinen nach und integrieren Sie Workflows, die für beide Umgebungen sinnvoll sind.
„Die Workflow-Analyse war für unseren Übergang zur Remote-Arbeit unerlässlich“, sagt Fata. „Viele unserer Prozesse wurden aus der Büroumgebung übernommen, ohne wirklich darüber nachzudenken. Die Workflow-Analyse hat uns geholfen, uns von einem Unternehmen, das Remote-Arbeit leistet, zu einem auf Remote-Arbeit orientierten Unternehmen zu wandeln.“ - Fördern Sie asynchrone Kommunikation: Remote-Arbeit bietet Flexibilität in der Kommunikation, insbesondere bei der Zusammenarbeit mit Menschen aus verschiedenen Zeitzonen. Fördern Sie asynchrone Kommunikation und ziehen Sie in Betracht, Fristen und Erinnerungen basierend auf Daten anstatt der Tageszeit festzulegen.
„Die Kommunikation wurde viel einfacher, als wir auf Remote-Arbeit umgestellt haben. Wir haben auf asynchrone Kommunikation umgestellt, was dazu beigetragen hat, mehr Zeit an unseren Arbeitstagen einzusparen. Mitarbeiter müssen nicht darauf warten, dass ihre Vorgesetzten ein Meeting verlassen, und können einfach eine Notiz mit einer wichtigen Nachricht hinterlassen“, erklärt Christiaan Huynen, Gründer von DesignBro. - Wenden Sie Prozesse auf größere Gruppen an: Der Onboarding-Prozess ist in einer Remote-Umgebung für viele Unternehmen viel einfacher. Onboarding-Gruppen können viel größer und abteilungsübergreifend sein. Ein einziger Personalabteilungsmitarbeiter kann ein Video-Meeting mit Dutzend neuen Mitarbeitern leiten. Neue Mitarbeiter können in ihrem eigenen Tempo die Schulung navigieren und erforderliche Formulare ausfüllen. Diese Dokumente können dann im Handumdrehen eingereicht und genehmigt werden, was den neuen Mitarbeitern und der Personalabteilung Zeit erspart.
„Das Onboarding und die Schulung neuer Mitarbeiter ist durch ein Remote-Arbeitsmodell viel einfacher geworden. Der Prozess wurde automatisiert, was es der Personalabteilung ermöglicht, sich mehr auf strategische Aufgaben zu konzentrieren. Der konventionelle Prozess ist durch den Einsatz verschiedener Onboarding-Tools zusammengebrochen“, sagt Anevski. „Ich denke nicht, dass wir jemals dazu zurückkehren werden.“ - Berücksichtigen Sie das Verantwortungsbewusstsein: Einige Dinge werden in einer Remote-Umgebung schwieriger, wie zum Beispiel sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die Arbeitsstunden auch wirklich leisten. Möglicherweise müssen Sie neue Prozesse erstellen, um Verantwortungsbewusstsein bei der Zeiterfassung aufrechtzuerhalten. „Die Arbeitszeiten der Mitarbeiter waren ein Problem, das für unsere Organisation schwierig zu bewältigen war“, so Anevski. „Wir haben gemerkt, dass Mitarbeiter auf dem Papier oft Überstunden geleistet haben, aber keinen wirklichen Fortschritt beim jeweiligen Projekt gemacht haben. Sie gaben vor, spät an Projekten zu arbeiten, um morgens ein paar zusätzliche Stunden Schlaf zu bekommen.“
- Verwenden Sie Software: Viele Aufgaben, die früher schnelle mündliche Überprüfungen waren, können in schnelle Optionstastenprüfungen umgewandelt werden. Paul Sherman, Chief Marketing Officer von Olive, erklärt, wie das Unternehmen einen einfachen Übergang bewerkstelligt hat. „Früher haben wir Aufträge und Projekte mündlich bestätigt, als wir im Büro waren – ein schnelles Telefonat mit einem Kollegen oder einfach in ihrem Büro, um die verbale Bestätigung zu erhalten. Das machen wir nicht mehr. Wenn wir in einem Projekt einen Meilenstein erreichen, dokumentieren wir diesen einfach in unserer Projektmanagement-Software und die relevanten Parteien erhalten eine Benachrichtigung darüber. Es ist eine subtile, aber nützliche Veränderung.“
- Berücksichtigen Sie das technische Geschick: Bei der Erstellung neuer Workflows in einer Remote-Umgebung ist es besonders wichtig, das technische Geschick Ihrer Mitarbeiter zu berücksichtigen. Investieren Sie Zeit in die Schulung der Software, die Sie verwenden, und denken Sie daran, dass Ihre weniger technisch versierten Mitarbeiter etwas länger brauchen können.
„Sie müssen berücksichtigen, wie technisch versiert Ihre Mitarbeiter sind, wenn Sie Workflows für die Remote-Arbeit ändern. Remote-Workflows enthalten von Natur aus mehr Softwareprogramme als im Büro, was bedeutet, dass sich alle einig sein müssen, wie sie verwendet werden sollen. Planen Sie einen halben oder sogar einen ganzen Tag ein, um Ihr Team im Umgang mit diesen Tools zu schulen“, empfiehlt Sherman. „Glauben Sie mir, es wird Ihnen so viel Zeit und Energie einsparen.“ - Bleiben Sie flexibel: Lassen Sie Ihre Mitarbeiter bei ihren individuellen Workflows mitentscheiden und vertrauen Sie darauf, dass sie einen Zeitplan erstellen, der sowohl ihnen als auch dem Unternehmen zugute kommt.
Teresha Aird, Mitbegründerin von Offices.net, beschreibt, wie ihr Unternehmen und ihre Mitarbeiter einen Remote-Übergang angegangen sind: „Es war von Anfang an klar, dass die Option für Remote-Arbeit dazu führen würde, dass einige Mitarbeiter zunächst Schwierigkeiten haben würden, Arbeitsverpflichtungen mit Familie oder anderen Ablenkungen zu Hause in Einklang zu bringen. Wir waren jedoch der Meinung, dass diese frühen Probleme schnell gelöst werden würden, sobald Mitarbeiter und Teams ihre idealen Remote-Workflows erarbeitet und neue Gewohnheiten entwickelt hätten, um die Produktivität zu erhalten. Dies erwies sich als wahr, da viele Mitarbeiter berichteten, dass sie mit ihren Workflows experimentieren mussten, um die beste Reihenfolge für die Ausführung ihrer Aufgaben in einer Remote-Umgebung zu bestimmen. Viele Mitarbeiter änderten für die Remote-Arbeit auch leicht ihre Zeitpläne ab, indem sie früher oder später eine Mittagspause einlegten und etwas früher anfingen, weil sie nicht pendeln mussten.“
Vorteile der Workflow-Analyse
Workflow-Analysen haben sowohl kurz- als auch langfristige Vorteile. Von gesteigerter Produktivität über Kosteneinsparungen bis hin zur Bindung von Mitarbeitern, im Folgenden beschreiben wir die größten Vorteile:
- Effizienterer Arbeitsplatz: Regelmäßige Workflow-Analysen können dazu beitragen, eine Kultur der Effizienz zu etablieren. Indem sie Workflows regelmäßig überprüfen und überarbeiten, gewöhnen sich Mitarbeiter daran, neue Praktiken anzuwenden, die der Organisation zugute kommen.
- Optimierte Workflows bei Weiterentwicklung der Prozesse: Wenn ein Unternehmen wächst, gilt das auch für die Prozesse. Sie müssen Workflows nicht aufschlüsseln, um sich dadurch zu verbessern – oft erfordern kleine Änderungen an Technologie oder beim Personal auch Anpassungen an den Workflows.
- Gesteigerte Produktivität: Die Optimierung von Workflows führt zu weniger Zeitverschwendung. Je effizienter Ihre Workflows sind, desto mehr Zeit haben Ihre Mitarbeiter, um produktiv sein.
- Kosteneinsparung: Je weniger Zeit Sie damit verbringen, Ihre Mitarbeiter für redundante oder ineffiziente Workflows zu entlohnen, desto mehr Geld sparen Sie. Sie können oft auch langfristig Kosten sparen, indem Sie Software und Ausrüstung aktualisieren, die für tägliche Workflows verwendet wird.
- Erhöhte Mitarbeiterbindung: Mitarbeiter, die das Gefühl haben, dass ihre Beiträge wichtig sind, sind zufriedener und glauben eher, dass das Unternehmen ihre Zeit schätzt. Mitarbeiter bleiben in der Regel länger bei einem Unternehmen, mit dem sie zufrieden sind, als in einem Unternehmen, in dem die Moral niedrig ist.
Workflow-Analyse vs. Projektmanagement
Im Projektmanagement geht es darum, ein Projekt zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen. Die Workflow-Analyse unterstützt diesen Prozess, indem sichergestellt wird, dass das Team bei jedem Schritt auf dem Weg zum Projektabschluss so effizient wie möglich bleibt.
Ein erfolgreicher Projektmanager kann helfen, ineffiziente Workflows zu identifizieren, Vorschläge zu machen und Änderungen umzusetzen. Ineffiziente Workflows können für Mitarbeiter, die sich nicht jeden Tag mit ihnen auseinandersetzen, schwierig zu erkennen sein. Deshalb müssen Projektmanager auf Prozesse achten, die verbessert werden können. Dieser aktive Ansatz für die Workflow-Analyse kann der gesamten Organisation helfen, Schritt für Schritt positive Änderungen umzusetzen.
So wählen Sie das richtige Workflow-Analyse-Tool für Ihre Organisation aus
Bei der Auswahl des richtigen Software-Tools für Ihr Unternehmen müssen Sie die Anforderungen gegen die verfügbaren Angebote abwägen. Wir haben Experten nach ihrer Meinung zu einigen wichtigen Überlegungen gefragt, von der Integration in bestehende Systeme bis hin zur Automatisierung üblicher Aufgaben.
„Unsere Geschäftsphilosophie ist Mitarbeiter, Prozesse und Technologie – in dieser Reihenfolge“, erklärt Bowman. „Workflows, die im Wesentlichen Ihre Prozesse sind, sind kritische Bestandteile. Doch selbst wenn Sie über die besten Mitarbeiter und die aktuellste Technologie verfügen, kann Ihr Unternehmen dennoch durch einen fehlerhaften Prozess oder Workflow scheitern. Mit den richtigen Mitarbeitern und den richtigen, reibungslosen Workflows kann der Einsatz der richtigen Technologie Ihren Arbeitstag erheblich vereinfachen. Mit den richtigen Mitarbeitern und Workflows kann Technologie Ihr Unternehmen skalieren.“
- Benutzerfreundlichkeit: Wählen Sie ein Tool für die Workflow-Analyse, das leicht anzuwenden ist. Stellen Sie sicher, dass das von Ihnen gewählte Tool auch guten Zugriff auf den technischen Support bietet.
„Da Workflows ein kritischer Bestandteil Ihrer Geschäftsprozesse sind, muss die Software, die sie verwaltet, einfach zu verwenden sein. Dazu gehören die Benutzeroberfläche (UI/UX), die Unterstützung für mehrere Plattformen (Windows/Mac), Geräte (Desktop vs. Mobilgeräte) und nicht zu vergessen der einfache Zugriff auf den Support, denn wir alle benötigen hin und wieder Software-Support“, so Bowman. - Wenig vs. Kein Programmieraufwand: Berücksichtigen Sie das technische Geschick Ihres Teams und dessen Fähigkeit, eigene Workflows zu programmieren. Viele moderne Lösungen umfassen Technologie ohne Programmieraufwand, die Workflows mit integrierten Vorlagen erstellt, die für den durchschnittlichen Benutzer viel zugänglicher sind.
„Nicht jeder in Ihrem Team hat das technische Know-how, um einen komplizierten Workflow zu verwalten“, sagt Anevski. „Analyse-Tools sollten benutzerfreundlich sein, damit jeder in Ihrem Team Teil des Prozesses sein kann. Es sollte so einfach sein wie das ABC.“ - Änderungsverlauf: Erwägen Sie ein Produkt, mit dem Sie Ihre Nutzungsverlaufsdaten speichern und nachverfolgen können. Vergleichen Sie Ihre aktuellen und vorherigen Workflows, um zu sehen, wie weit Sie gekommen sind.
„Ich suche immer nach einer Funktion zur Nachverfolgung des Leistungsverlaufs, insbesondere wenn man ihn Monat für Monat oder nach Wochentag oder Tageszeit aufschlüsseln kann. Dies kann Ihnen helfen, Ihre Verbesserungen mit Ihren früheren Leistungen zu vergleichen und Effizienzzyklen zu identifizieren, also wie sich Ihr Workflow im Laufe des Jahres oder im Laufe einer Woche ändert“, so Fata. - Kosten: Wählen Sie das beste Workflow-Analysesystem aus, das Sie sich leisten können. Vergessen Sie nicht, die Kosteneinsparungen abzuwägen, die sich durch eine erhöhte Effizienz ergeben können.
- Erweiterbarkeit: Wählen Sie ein System aus, das parallel zu Ihrem Unternehmen wachsen und sich ändern kann. Es sollte auch dynamisch und anpassbar sein, um sicherzustellen, dass Sie es in vielerlei Situationen verwenden können.
„Der Erweiterbarkeitsfaktor ermöglicht es Ihnen, sich anzupassen, zu ändern und zu wachsen, ohne Softwarepakete oder Plattformen wechseln zu müssen“, erklärt Bowman. - Automatisierung: Wenn Sie Ihre Workflows automatisieren, sparen Sie auf lange Sicht Zeit und Geld, also erwägen Sie eine Plattform, die dies unterstützt. „Workflow-Automatisierung kann Ihnen helfen, maximale Produktivität zu erreichen. Ihr Reporting-System sollte es Ihnen ermöglichen, jeden Schritt bis zum Abschluss des Prozesses zu verwalten“, sagt Anevski.
- App-Integration: Ihr Workflow-Analyse-Tool sollte sich gut in die Programme integrieren, die Sie bereits verwenden. Viele Workflow-Engines bieten Unterstützung für beliebte Gruppenchat- und Cloud-Speicherprogramme. Breuer erklärt, dass Integration früher nur eine „nice to have“-Funktion war, die meisten Unternehmen sie heute jedoch als eine Voraussetzung betrachten. Workflows funktionieren nicht unabhängig voneinander, weshalb es wichtig ist, dass alles nahtlos ineinander übergeht.
- Rollenbasierter Zugriff: Viele Workflow-Tools ermöglichen den Zugriff auf die Anzeige oder Bearbeitung von Workflows basierend auf der Rolle eines Benutzers. Erwägen Sie, diese Systeme zu verwenden, um Ihren Managern zu ermöglichen, eigene Workflows für ihre Teams zu erstellen und zu verwalten sowie festzulegen, wer sie anzeigen und ändern kann. Breuer empfiehlt Teams, abgestuften Zugriff in ihrem Workflow-Management-System zu verwenden, um zu kontrollieren, was jeder Benutzer sieht, damit die Sicherheit sensibler Informationen erhalten bleibt.
Wie Smartsheet bei der Arbeitsanalyse und Verbesserung von Workflows hilft
Befähigen Sie Ihr Team, über sich selbst hinauszuwachsen – mit einer flexiblen Plattform, die auf seine Bedürfnisse zugeschnitten ist und sich anpasst, wenn sich die Bedürfnisse ändern. Mit der Plattform von Smartsheet ist es einfach, Arbeiten von überall zu planen, zu erfassen, zu verwalten und darüber zu berichten. So helfen Sie Ihrem Team, effektiver zu sein und mehr zu schaffen. Sie können über die Schlüsselmetriken Bericht erstatten und erhalten Echtzeit-Einblicke in laufende Arbeiten durch Rollup-Berichte, Dashboards und automatisierte Workflows, mit denen Ihr Team stets miteinander verbunden und informiert ist. Es ist erstaunlich, wie viel mehr Teams in der gleichen Zeit erledigen können, wenn sie ein klares Bild von der geleisteten Arbeit haben. Testen Sie Smartsheet gleich heute kostenlos.