Was ist asynchrone Kommunikation?
Asynchrone Kommunikation ist die intermittierende Übertragung von Daten, die keine sofortige Antwort erfordert.
Mitarbeiter können über asynchrone Kommunikation kommunizieren, ohne dass sie physisch anwesend sein müssen. Das folgende Szenario wäre ein Beispiel für asynchrone Kommunikation: Sie senden eine E-Mail; der Empfänger dieser E-Mail sieht sich die Nachricht an und antwortet zu einem späteren Zeitpunkt.
Asynchrone Kommunikation spielt bei der Remote-Arbeit eine große Rolle - Experten bezeichnen sie sogar als die Zukunft der erfolgreichen Remote-Arbeit. Aufgrund ihrer flexiblen Natur hilft diese Art der Kommunikation den Mitarbeitern, produktiv zu bleiben und gleichzeitig eine gute Work-Life-Balance zu bewahren. Wenn Ihre Arbeit nicht erfordert, dass Sie ständig online sind, haben Sie mehr Kontrolle über Ihre Zeit.
Diese Art der Kommunikation ist besonders hilfreich für Remote-Mitarbeiter und verteilte Teams, denn sie können ihre Arbeitsaufgaben mit ihren häuslichen Pflichten in Einklang bringen, anstatt sich an starre Bürozeiten zu halten. Asynchrone Kommunikation gibt den Mitarbeitern die Möglichkeit, dann zu antworten, wenn sie dazu bereit und in der Lage sind, nachdem sie genügend Zeit hatten, über die Nachricht oder die Frage nachzudenken, um die es geht.
Beispiele für asynchrone Kommunikation
Das Internet hat die asynchrone Kommunikation revolutioniert und ihre Effektivität ermöglicht. Hier sind einige Beispiele für asynchrone Kommunikation:
- E-Mail-Adresse:
- Messenger-Apps
- Status-Updates (auf Projekt-, Team- oder Organisationsebene)
- Wöchentliche Ankündigungen (Vorstellung neuer Mitarbeiter, unternehmensweite Ankündigungen, usw.)
- Standups über Chat-Apps (Slack usw.), insbesondere für verteilte Softwareentwicklungs-Teams
- Intranets (Yammer, etc.)
Vorteile der asynchronen Kommunikation
Die asynchrone Kommunikation hat viele Vorteile. Sie verbessert die Produktivität, die Qualität der Kommunikation und der Dokumentation sowie die allgemeine Arbeitsmoral der Teammitglieder und ermöglicht außerdem eine flexiblere Zeitplanung.
Hier sind die vielen Vorteile der asynchronen Kommunikation:
- Erhöhte Flexibilität: Personen, die asynchrone Kommunikationsmethoden verwenden, müssen nicht sofort auf jede Nachricht, E-Mail oder jeden Chat reagieren, den sie erhalten.
- Mehr durchdachte Kommunikation: Wenn Sie mehr Zeit haben, über eine Antwort nachzudenken und alle möglichen Szenarien in Betracht zu ziehen, können Sie gründlicher, ehrlicher und aufschlussreicher kommunizieren.
- Bessere Dokumentation und Transparenz: Durch die automatische Archivierung Ihrer Kommunikation können Sie bei asynchronen Kommunikationsmethoden Kommentare, Nachrichten, E-Mails usw. speichern. Auf diese Weise können Sie zu jedem späteren Zeitpunkt auf Ihre Dokumentation zugreifen, wodurch Kommunikationsredundanzen vermieden und die Produktivität verbessert werden.
- Glücklichere Mitarbeiter: Wenn Mitarbeiter mehr Kontrolle über ihren Arbeitstag haben und ihre Arbeitszeiten selbst bestimmen können, sind sie im Allgemeinen zufriedener. Eine solche Autonomie gibt den Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre Zeit so zu gestalten, dass sie zu ihrem Lebensstil passt. Wenn Manager und Kollegen keine sofortige Antwort verlangen oder erwarten, können sich die Mitarbeiter auf ihre eigene Arbeit konzentrieren und nach eigenem Gutdünken reagieren. Außerdem haben zufriedenere Mitarbeiter weniger Stress und erfreuen sich folglich einer besseren geistigen und körperlichen Gesundheit.
- Steigern Sie die Produktivität: Da die Teammitglieder sich nicht so sehr auf die Beantwortung von E-Mails oder Chats konzentrieren müssen, haben sie mehr Zeit für komplexe, wertvollere Arbeiten. Ihre Teammitglieder können auch mehr Arbeit in kürzerer Zeit erledigen, so dass sie mehr Zeit für diese wichtigere Arbeit aufwenden können. Da sie sich auf die Arbeit konzentrieren, die wichtig ist - anstatt sich in ihren E-Mails zu vergraben - steigt die Produktivität.
- Bessere Planung: Mit weniger Stress und weniger Ablenkungen sind Mitarbeiter in der Lage, ihren Arbeitstag besser zu planen und sich mehr Zeit für die wichtigen Aufgaben zu nehmen.
- Weniger Zeitzonen-Probleme: Die asynchrone Kommunikation schafft gleiche Bedingungen für eine geografisch verteilte Gruppe von Mitarbeitern. Jetzt können Mitarbeiter Nachrichten senden, ansehen und beantworten, wann immer sie verfügbar sind, was es für Unternehmen einfacher macht, Mitarbeiter zu halten und neue Mitarbeiter einzustellen.
- Größere Autonomie und Handlungsfähigkeit: Wenn jemand in der Lage ist, seinen Zeitplan nach seinen Bedürfnissen zu gestalten, fühlt er sich selbstbestimmter und verantwortlicher. Und wenn sie mehr Kontrolle über ihr Leben haben, sind sie loyaler, bleiben länger im Unternehmen und leisten qualitativ bessere Arbeit.
Herausforderungen der asynchronen Kommunikation
Obwohl die Einführung asynchroner Kommunikationsmethoden zahlreiche Vorteile mit sich bringt, gibt es auch einige Herausforderungen. Dazu gehören längere Lösungszeiten, eine größere Anzahl von Missverständnissen und weniger Brainstorming-Sitzungen.
Wie Sie eine asynchrone Kultur aufbauen
Um eine asynchrone Kultur unter Ihren Teammitgliedern aufzubauen, befolgen Sie die folgenden wichtigen Schritte:
- Bewerten Sie die Bedürfnisse Ihres Unternehmens: Bevor Sie versuchen, eine Vielzahl neuer Tools und Techniken zu implementieren, sollten Sie sich die Zeit nehmen, die geschäftlichen Anforderungen zu analysieren, die Sie zu erfüllen versuchen.
Amira Hankin ist Senior Product Designer bei Stamen, einem strategischen Designunternehmen mit Expertise in Datenvisualisierung und Kartografie. „Beurteilen Sie die Bedürfnisse Ihres Unternehmens, um die Tools besser auswählen zu können, die Ihre größeren Ziele unterstützen“, sagt sie. Wenn Sie sich mit diesen Bedürfnissen auseinandersetzen, sollten Sie sich bewusst machen, „welche Tools Sie auswählen und warum.“ - Over-Communicate: Wenn Sie sich mit Teammitgliedern in Verbindung setzen, sollten Sie in jeder Nachricht so viele Details wie möglich angeben, z. B. Screenshots, Datenpunkte und Foliendateien. Seien Sie sich über Ihre Wünsche und die damit verbundenen Fristen absolut im Klaren.
- Geben Sie den Leuten Zeit zum Reagieren: Das Schöne an der asynchronen Kommunikation ist, dass Mitarbeiter in ihrem eigenen Tempo antworten können, nachdem sie sich ausreichend Gedanken über ihre Antwort gemacht haben. Angesichts dieser Flexibilität sollten Sie einige Stunden (oder sogar Tage) für die Antwort einplanen. Während Sie warten, sollten Sie Ihre Zeit produktiv nutzen und alles tun, was Sie können, während Sie auf eine Antwort warten.
- Sichern Sie sich den Zugang zu allen notwendigen Dokumenten: Das Warten auf Einsichts- oder Bearbeitungsgenehmigungen kann bei einer ohnehin schon langsamen Kommunikationsform zusätzliche, unnötige Antwortzeiten verursachen. Vergewissern Sie sich daher im Voraus, dass jeder die richtigen Rechte für alle Dokumente hat.
- Teilen Sie relevante Informationen im Voraus mit: Stellen Sie vor einer Besprechung oder einem Telefonat sicher, dass alle Beteiligten über alle notwendigen Informationen verfügen, damit sie sich aktiv an dem Gespräch beteiligen können.
- Dokumentieren Sie alle Diskussionsthemen: Stellen Sie sicher, dass Sie alle Diskussionsthemen und Aktionspunkte während der Besprechung notieren, damit jeder die Informationen später leicht wiederfinden und sein Gedächtnis auffrischen kann. Noch besser ist es, wenn Sie die Besprechung aufzeichnen (falls möglich), damit die Teilnehmer sie in Ruhe nachlesen können.
- Benachrichtigungen abschalten: Stellen Sie sicher, dass Sie während der Zeit, in der Sie sich auf die Arbeit konzentrieren, und nach Feierabend Ihre Benachrichtigungen von E-Mails, Chat-Apps und anderen Kommunikationsformen ausschalten. Nehmen Sie sich bestimmte Zeiten am Tag vor, um auf alle Benachrichtigungen zu reagieren, damit Sie Ihre Produktivität maximieren können.
- Werben Sie ständig für diese neue Art der Kommunikation: Wie bereits erwähnt, kann die Einführung einer völlig neuen Form der Kommunikation eine Herausforderung sein. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran und fördern Sie die asynchrone Kommunikation unter Ihren Teammitgliedern, um sicherzustellen, dass sich alle an diesem neuen Prozess orientieren.
Wie Führungskräfte die asynchrone Kommunikation in ihrem Team fördern können
Führungskräfte sind die treibende Kraft hinter Veränderungen in einem Unternehmen, insbesondere wenn diese Veränderungen die Art und Weise betreffen, wie Teammitglieder miteinander kommunizieren. Um eine voll funktionierende asynchrone Organisation zu schaffen, sollten Sie die folgenden Punkte berücksichtigen:
- Schaffen Sie die vorgeschriebenen Arbeitszeiten ab, insbesondere die im Büro.
- Betonen Sie das Vertrauen und die Verantwortlichkeit innerhalb Ihrer Organisation.
- Legen Sie teamweite Erwartungen hinsichtlich der Reaktionszeiten für Dinge wie E-Mail, Chat-Apps und mehr fest.
- Führen Sie ein DRI-Modell (direkt verantwortliche Person) des Managements ein.
- Legen Sie Wert auf Transparenz und verwenden Sie Kommunikationsmittel, die dies unterstützen.
- Verfügen Sie über spezifische Kommunikationswege, wenn ein dringender Bedarf entsteht.
- Geben Sie den Teammitgliedern Flexibilität und lassen Sie sie wissen, dass es in Ordnung ist, nicht immer erreichbar zu sein. Achten Sie darauf, dass Sie ihnen dieses Verhalten vorleben.
- Fördern Sie eine starke, effektive Kommunikation, die das Rückgrat der asynchronen Kommunikation ist.
- Beurteilen Sie Ihre Mitarbeiter nach ihrer Leistung und nicht nach der Anzahl der Stunden, die sie an ihrem Schreibtisch verbringen.
Asynchrone Kommunikation Best Practices
Um die asynchrone Kommunikation vollständig einzuführen und zu nutzen, sollten Sie die folgenden Best Practices befolgen:
- Erkennen Sie, dass die meisten Dinge nicht dringend sind: Einer der wichtigsten Aspekte bei der Einführung asynchroner Kommunikation ist die Einsicht, dass fast alles auf eine Antwort warten kann. Egal, ob jemand innerhalb von fünf Minuten oder fünf Stunden antwortet, er wird Ihre Produktivität höchstwahrscheinlich nicht beeinträchtigen. Wenn etwas wirklich dringend ist, sollten Sie Besprechungen ablehnen, asynchrone Kommunikationsmethoden vorschlagen und nur die Mitarbeiter direkt anschreiben, für die die Dringlichkeit gilt.
- Klare Abläufe: Helfen Sie Ihren Mitarbeitern zu unterscheiden, wann sie asynchrone E-Mails oder Chats senden und wann sie eine Besprechung ansetzen sollten. Auf diese Weise wird der Stress reduziert, den die Mitarbeiter empfinden, wenn es darum geht, auf Nachrichten zu reagieren und die richtige Art der Kommunikation zu verwenden. Legen Sie außerdem klare Prozesse fest, wann und wie Sie relevante Informationen dokumentieren, damit Sie keine Details übersehen.
- Die Zeit effektiv aufteilen: Während Sie auf die Antwort eines Teammitglieds warten, arbeiten Sie an einem anderen Projekt, damit Sie keine Leerlaufzeit haben. Auf diese Weise können Sie auch Projekte umgehen, die Sie möglicherweise blockieren, und iterative Verbesserungen an anderen Projekten vornehmen, während Sie warten.
- Verstehen Sie den nicht-linearen Arbeitstag: Mitarbeiter arbeiten heute mehr denn je zu unterschiedlichen Tageszeiten, insbesondere wenn sie in verschiedenen Zeitzonen leben. Berücksichtigen Sie diesen Faktor bei der Einführung der asynchronen Kommunikation und überlegen Sie, ob Sie Ihren Zeitplan nicht besser an Ihre eigenen Produktivitätszeiten anpassen sollten. Probieren Sie verschiedene Arbeitszeiten aus und seien Sie sich bewusst, dass eine asynchrone Organisation diese unterschiedlichen Zeitpläne voll und ganz unterstützen wird.
- Nutzen Sie hilfreiche Tools: Eine weitere Schlüsselkomponente einer effektiven asynchronen Kommunikation ist ein Tool, mit dem Sie alle Informationen an einem Ort dokumentieren und speichern können, an dem jeder auf die benötigten Informationen zugreifen und Aktualisierungen in Echtzeit erhalten kann. Finden Sie ein Tool, das diese einzige Quelle der Wahrheit schafft, so dass alle auf dem Laufenden bleiben können.
- Gesicherte Unterstützung durch alle Teammitglieder: Wenn Sie neue Tools in Ihre Prozesse integrieren, „kann es schwierig sein, [diese Tools] zu implementieren, wenn nicht alle Teammitglieder zustimmen“, sagt Hankin. Um dieses Problem zu entschärfen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie fortlaufende Gespräche über die Änderungen bei den Tools oder der Kommunikation führen, „sei es in Einzelgesprächen oder in Diskussionen mit dem Chef Ihres Chefs darüber, wie und warum Sie diese Tools einsetzen werden“, bemerkt Hankin.
- Zielen Sie auf Fortschritt, nicht auf Perfektion: Es wird einige Zeit dauern, bis man sich an die asynchrone Kommunikation gewöhnt hat. Geben Sie den Mitarbeitern Zeit und freuen Sie sich über die kleinen Erfolge, die diese neue Form der Kommunikation mit sich bringt, wie z. B. mehr produktive Stunden am Tag und flexiblere Arbeitszeiten für die Mitarbeiter.
Best Practices für asynchrone Kommunikation in Ihrem Team und an Ihrem Arbeitsplatz
Um die Vorteile der asynchronen Kommunikation in Ihrem Team - und sogar in Ihrem Unternehmen insgesamt - zu maximieren, sollten Sie einige Best Practices anwenden. Hier sind einige hilfreiche Tipps, die Sie beachten sollten:
- Stellen Sie alle wichtigen Informationen zur Verfügung und stellen Sie sie im Voraus bereit.
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Texte klar, präzise und durchdacht sind.
- Um Ihre Produktivität zu maximieren, planen Sie Ihren Tag so, dass Ihre Teammitglieder wissen, wann Sie verfügbar und wann Sie offline sind.
- Teilen Sie Ihre E-Mail- und Korrespondenzzeit in mehrere Sitzungen pro Tag ein und richten Sie einen Autoresponder für die Zeiten ein, in denen Sie nicht per E-Mail erreichbar sind.
- Teilen Sie Ihren Teammitgliedern Ihre Kommunikationszeiten und Vorlieben mit, damit sie wissen, wann Sie am besten erreichbar sind.
- Senden Sie alle Benachrichtigungen, Chats und E-Mails mit Kontext, damit die Teammitglieder genügend Informationen erhalten, um auf eine Nachricht zu reagieren.
- Vermeiden Sie unnötige @-Erwähnungen und direkte Chats.
- Arbeiten Sie daran, Ihre Abhängigkeit von synchronen Kommunikationsmitteln zu verringern. Versuchen Sie, diese Tools von Ihrem Telefon zu entfernen, damit Sie sich nicht unter Druck gesetzt fühlen, ständig auf Nachrichten zu reagieren.
Um zu erfahren, wie asynchrone Tools Ihrem Team helfen können, produktiver zu arbeiten, besuchen Sie unseren letzten Leitfaden für asynchrone Kommunikations- und Kollaborationstools.
Best Practices für asynchrone Besprechungen
Wenn Sie diese asynchronen Kommunikationsformen übernehmen und in die Praxis umsetzen, werden Sie auch beginnen, asynchrone Besprechungen abzuhalten. Um mit dieser neuen Art der Kommunikation die effektivsten Besprechungen zu gestalten, sollten Sie die folgenden Best Practices anwenden:
- Geben Sie im Vorfeld eine Agenda bekannt, damit die Besprechungsplattformen die Diskussionsthemen kennen und Notizen hinzufügen können.
- Verwenden Sie ein zentrales Portal und teilen Sie es mit den Teammitgliedern, damit jeder problemlos Notizen, Zeitpläne, Fortschrittsberichte und Referenzdokumente hochladen und gemeinsam bearbeiten kann.
- Implementieren Sie ein Projektmanagement-System, mit dem Sie Workflows erstellen können, so dass die Teammitglieder ihre Tagesaufgaben über mehrere Projekte hinweg verfolgen können.
- Nutzen Sie ein asynchrones Videotool, mit dem Sie Nachrichten mit so vielen Personen wie nötig teilen können. Auf diese Weise kann sich jeder ein Video ansehen oder eine Präsentation zu einem beliebigen Zeitpunkt erneut ansehen.
- Seien Sie ehrlich darüber, ob eine Besprechung schriftlich stattfinden kann oder nicht. Wenn Sie ein Treffen für notwendig halten, stellen Sie sicher, dass es eine konkrete Agenda mit Aktionspunkten gibt.
- Halten Sie eine Post-Mortem-Besprechung ab, um festzustellen, ob eine synchrone Besprechung erfolgreich war oder ob Sie sie auch asynchron hätten durchführen können.
- Ermutigen Sie jeden, sich in asynchronen Besprechungen zu Wort zu melden.
- Legen Sie Richtlinien für die Art des Feedbacks und der Beiträge fest, die während einer Besprechung erfolgen sollten, und halten Sie die Besprechung im Verlauf unter Kontrolle und auf Kurs.
Vorlagen für asynchrone Kommunikation
Vorlage für die Agenda einer asynchronen Besprechung
Vorlage für eine Agenda für asynchrone Besprechungen herunterladen
Verwenden Sie diese hilfreiche Vorlage, um eine Agenda für eine asynchrone Besprechung zu erstellen. Führen Sie alle wichtigen Informationen für Ihre Besprechung auf, einschließlich der Teilnehmer, der allgemeinen Ziele, eines minutengenauen Besprechungsplans und der Kontaktinformationen des Besprechungsleiters.
Mit dieser Vorlage stellen Sie sicher, dass Ihre asynchrone Besprechung eine effektive Nutzung der Zeit aller Beteiligten darstellt.
Vorlage für asynchrone Besprechungsprotokolle
Vorlage für asynchrone Besprechungsprotokolle herunterladen
Verwenden Sie diese hilfreiche Vorlage für ein Besprechungsprotokoll, um während Ihrer asynchronen Besprechung den Überblick zu behalten und alle Beteiligten auf dem gleichen Stand zu halten.
Mit dieser Vorlage, die speziell für die asynchrone Kommunikation entwickelt wurde, können Sie Besprechungsplattformen und die Agenda der Besprechung auflisten, Entscheidungen und Probleme festhalten und ein Brainstorming mit Aktionspunkten durchführen, so dass jeder über den aktuellen Stand des Plans informiert ist, während dieser voranschreitet.
Was ist synchrone Kommunikation?
Synchrone Kommunikation, die das Gegenteil von asynchroner Kommunikation ist, bezieht sich auf die Kommunikation in Echtzeit und rund um die Uhr, die Sie normalerweise von Angesicht zu Angesicht führen.
Bei der synchronen Kommunikation reagieren Mitarbeiter sofort und lernen neue Informationen im Handumdrehen. Beispiele für synchrone Kommunikation sind Besprechungen vor Ort, Chats in Echtzeit, Telefonate und vieles mehr.
Der Unterschied zwischen asynchroner und synchroner Teamkommunikation
Synchrone Kommunikation erfolgt in Echtzeit und erfordert sofortige Antworten, während asynchrone Kommunikation nicht sofort erfolgt und unterschiedliche Reaktionszeiten zulässt.
Viele Unternehmen haben sich für die asynchrone Kommunikation entschieden, weil die größere Flexibilität den Mitarbeitern mehr Kontrolle über ihre Zeitpläne gibt, so dass sie selbst bestimmen können, wann sie auf E-Mails, Chats oder andere Benachrichtigungen reagieren. Außerdem bietet diese Methode jedem Teammitglied mehr Autonomie, was den Stress reduziert, der damit verbunden ist, immer online sein zu müssen, und die Notwendigkeit minimiert, die Zeitpläne eines geografisch verstreuten Teams zu koordinieren.
Bei der synchronen Kommunikation hingegen stehen Fristen und schnelle Reaktionszeiten im Vordergrund, was zusätzlichen Stress verursachen und möglicherweise zu Burnout führen kann. Diese Methode birgt auch die ständige Gefahr von Unterbrechungen durch E-Mails, Chats oder andere Formen der Kommunikation. Die synchrone Kommunikation teilt per Definition die Aufmerksamkeit des Einzelnen, was es zunehmend schwieriger macht, tiefgründig und konzentriert zu arbeiten.
Außerdem mindert die Erwartung sofortiger Antworten in der synchronen Kommunikation die Qualität dieser Antworten und führt dazu, dass mehr Diskussionen notwendig sind und weniger Zeit bleibt, um optimale Lösungen zu finden. Die synchrone Kommunikation neigt dazu, der Verbundenheit Vorrang vor der Produktivität einzuräumen, was eine Umgebung schafft, die nicht immer die besten Lösungen für Ihr Unternehmen hervorbringt.
Ein Gleichgewicht zwischen asynchroner und synchroner Kommunikation finden
Obwohl die asynchrone Kommunikation immer beliebter wird, gibt es Fälle, in denen die synchrone Kommunikation sinnvoller ist.
Synchrone Kommunikation ist in folgenden Fällen besser geeignet:
- oberflächliche, weniger ernsthafte Arbeit (z. B., Beantwortung von E-Mails oder Chats, Organisation von Logistik oder Planung von Statusbesprechungen)
- Teambildung, zwangloses Beisammensein oder Kontakte über Teams und Organisationen hinweg
- Situationen, die dringend sind und eine sofortige Reaktion erfordern (z. B., wenn ein Server ausgefallen ist)
- Kollaboration oder Brainstorming-Sitzungen
- Teambesprechungen, Feiern oder Coworking-Situationen
- Fehlersuche
- Erstmalige Besprechungen mit externen Parteien oder Anbietern
- Alle Themen, die emotional heikel sind und ein persönliches Gespräch erfordern
Asynchrone Kommunikation ist in folgenden Fällen besser geeignet:
- Komplexe, intensive Arbeit, die mehr Zeit und Energie erfordert (z. B., Recherchieren einer Problemlösung, Schreiben eines Einführungsplans oder eines Briefings für eine Kampagne oder Erstellen einer Präsentationsvorlage)
- Diskussionen und Aktualisierungen im Unternehmen
- Allgemeines Feedback
- Vorstellung neuer Teammitglieder
- Detaillierte technische Gespräche
- Projekt-Diskussionen
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