Was ist eine Priorisierungsmatrix?
Eine Prioritätsmatrix, auch Priorisierungsmatrix genannt, ist ein anpassbares Tool, mit dem kritische Aufgaben oder Projekte identifiziert werden können. Eine Prioritätsmatrix kann ein einfaches Diagramm sein, das Dringlichkeit und Bedeutung vergleicht, oder ein komplexes Raster, das viele Kriterien analysiert.
Eine Prioritätsmatrix ist am hilfreichsten, wenn sie verwendet wird, um eine Liste potenzieller anstehender Projekte oder Aufgaben in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit zu ordnen. Indem Sie Ihre eigenen Kriterien festlegen, können Sie diese Matrizen erstellen und verwenden, um einen Projektauswahlprozess zu unterstützen, der den Bedürfnissen Ihres Unternehmens entspricht.
Wenn Sie eine Prioritätsmatrix verwenden, organisieren Sie die Aufgaben oder Projekte in Quadranten, die die folgenden Kategorien darstellen:
- Wichtig und dringend
- Wichtig, aber nicht dringend
- Dringend, aber nicht wichtig
- Nicht dringend und nicht wichtig
Auf diese Weise kann Ihr Team leicht erkennen, welche Aufgaben zuerst angegangen werden sollten.
Warum ist eine Priorisierungsmatrix sinnvoll?
Eine Priorisierungsmatrix ist ein nützliches Tool, mit dem Sie mehrere Projekt- oder Aufgabenoptionen eingrenzen können, damit Sie und Ihre Stakeholder die Ideen mit höchster Priorität identifizieren können. Prioritätsmatrizen erleichtern auch die Entscheidungsfindung, denn sie sind anpassbar, einfach zu bearbeiten und einfach zu lesen.
Wann sollte eine Prioritätsmatrix verwendet werden?
Verwenden Sie immer dann eine Prioritätsmatrix, wenn Sie eine Gruppe von Projekten oder Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit ordnen müssen. Eine Prioritätsmatrix gibt an, welche Aufgaben dringend sind, welche delegiert werden müssen und welche Sie in Ruhe erledigen können.
Was ist eine Prioritätsmatrix im Projektmanagement?
Prioritätsmatrizen werden hauptsächlich im Projektmanagement verwendet, um die Auswahl potenzieller Projekte zu erleichtern. Projektmanager können außerdem Matrizen verwenden, um Aufgaben an ihr Team zu delegieren, Projektpläne zu erstellen oder ihre täglichen Aufgaben abzubilden.
Prioritätsmatrizen schaffen auch einen freigabefähigen Papierpfad für Stakeholder, die möglicherweise nicht direkt am Entscheidungsprozess beteiligt sind. Der Zugriff auf diese Datensätze hilft, Unstimmigkeiten zu lösen, indem versteckte Agenden vermieden und der Konsens innerhalb einer Gruppe gefördert wird. Wenn Sie interessierten Parteien erlauben, die Auswahlkriterien der Entscheidungsfindung zu überprüfen, steigern Sie die Projekttransparenz und die Unterstützung für Projekte, was zu kohärenteren Teams und erfolgreicheren Unternehmungen führt.
So priorisieren Sie Projekte mit einer Prioritätsmatrix
Sie können vier Schritte unternehmen, um Projekte mit einer Prioritätsmatrix zu priorisieren. Erstellen Sie zunächst eine Liste mit Projekten. Wählen Sie als nächstes die wichtigsten Kriterien für den Vergleich aus. Geben Sie dann jedes Kriterium für jedes einzelne Projekt ein. Schließlich analysieren und vergleichen Sie die Ergebnisse.
- Erstellen Sie eine Liste potenzieller Projekte: Sammeln Sie Input von Stakeholdern, um eine Liste mit Projekten oder Aufgaben zu erstellen, die priorisiert werden müssen.
- Wählen Sie Ihre Kriterien aus und gewichten Sie sie: "Vermeiden Sie konkurrierende Prioritäten, um sicherzustellen, dass Sie wichtige Aufgaben auf höchstem Niveau ausführen", schlägt Harriet Chan, Mitbegründer von CocoFinder, vor. Um sicherzustellen, dass Ihre Matrix einfach zu verwenden und zu lesen ist, beschränken Sie Ihre Priorisierungskriterien auf fünf Elemente. Gewichten Sie Ihre Kriterien anhand ihrer relativen Bedeutung, so wie sie von den Mitgliedern Ihres Auswahlteams beurteilt werden.
- Weisen Sie jedem Kriterium Punkte zu: Weisen Sie jedem Kriterium für jedes Element in der Liste einen numerischen Wert zu. Diese Zahlen geben an, wie wichtig jedes Kriterium ist. Zählen Sie sie zusammen, um jedem Projekt eine Punktzahl zuzuweisen.
- Ergebnisse analysieren und vergleichen: Vergleichen Sie die Ergebnisse Ihrer Projekte miteinander, um die Priorität zu bestimmen. In der Regel zeigt ein Projekt mit einer höheren Punktzahl ein wichtigeres Projekt an, aber führen Sie unbedingt eine genaue Prüfung durch, um sicherzustellen, dass nichts vergessen wird. Wenn Ihre Ergebnisse nicht korrekt erscheinen, sollten Sie Ihre Kriterien und Ihre Gewichtung erneut evaluieren und es erneut versuchen.
Prioritätsstufen für Projekte
Auf der grundlegendsten Ebene können Sie Projekte nach großer Bedeutung und geringer Bedeutung unterteilen. Viele finden es hilfreich, Projekte weiter in sehr große, sehr geringe und moderate Bedeutung zu kategorisieren. Vielleicht finden Sie, dass der weitere Vergleich von Projekten nach Dringlichkeit ein klareres Bild zeigt.
- Hohe Priorität: Diese Projekte sind für das Unternehmen von entscheidender Bedeutung.
- Tun: Projekte mit großer Bedeutung und hoher Dringlichkeit sollten baldmöglichst abgeschlossen werden.
- Mittlere Priorität: Diese Projekte sind in der Regel notwendig, aber derzeit nicht die wichtigsten.
- Delegieren: Delegieren Sie Aufgaben, die von geringer Bedeutung, aber hoher Dringlichkeit sind, damit sie innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens erledigt werden.
- Planen: Planen Sie Aufgaben, die von hoher Bedeutung, aber geringer Dringlichkeit sind, um sie dann auszuführen, wenn Sie dazu in der Lage sind.
- Niedrige Priorität: Diese Projekte sind derzeit nicht sehr wichtig.
- Löschen: Lassen Sie Projekte außer Acht, die von geringer Bedeutung und geringer Dringlichkeit sind. Sie können entscheiden, sie später erneut zu überprüfen und zu beurteilen, ob sich der Status im Laufe der Zeit geändert hat.
So verwenden Sie eine Prioritätsmatrix
Unternehmen nutzen Prioritätsmatrizen aus einer Vielzahl von Gründen, z. B. zur Delegierung von Aufgaben, zur Erstellung einer Rangfolge potenzieller Projekte nach Bedeutung oder sogar zur Gewährleistung der Projekttransparenz, indem sie den Auswahlprozess dokumentieren.
“Wir folgen bestimmten Schritten, um das volle Potenzial der Prioritätsmatrix zu nutzen. Zuerst erstellen wir eine Liste mit Elementen, die Priorität haben müssen, indem wir Ihr Produkt-Backlog aktualisieren. Als nächstes ordnen wir jedes Element nach seinen Auswirkungen auf das Unternehmen und verwenden die gleiche Skala, um jedes Element in der Liste nach dem erforderlichen Aufwand zu bewerten. Nachdem wir die zu Elemente und zu ergreifenden Schritte festgelegt haben, planen wir unsere Aktivitäten strategisch in den entsprechenden Quadranten der Matrix und priorisieren, delegieren oder depriorisieren entsprechend", so Chan.
Die folgenden Schritte beschreiben die Methode für die Verwendung einer Prioritätsmatrix zur Zuweisung von Projektprioritäten:
- Projekte auswählen: Prioritätsmatrizen sind äußerst nützlich, um eine Liste potenzieller Projekte zu erstellen. Indem Sie die Auswahlkriterien sorgfältig gewichten, können Sie sicherstellen, dass Ihre mithilfe einer Vorlage generierte Liste den wahren Wert jedes Elements für Ihr Unternehmen widerspiegelt.
- Die nächsten Aufgaben auswählen: Prioritätsmatrizen können helfen, den Zeitplan eines Projekts zu organisieren. Indem Sie die wichtigsten Aufgaben in Ihrer Liste priorisieren, stellen Sie sicher, dass Ihre Geschäftsplanung so logisch wie möglich ist.
- Elemente in einer Liste priorisieren: Verwenden Sie eine Prioritätsmatrix, um Elemente in einer Liste zu organisieren, z. B. mögliche Auswahlkriterien oder eine Liste potenzieller Stellen. Indem Sie Ihre Auswahlkriterien oder die Komplexität Ihrer Matrix anpassen, können Sie leicht beliebige Elemente priorisieren.
- Stellen Sie eine überprüfbare Ressource für alle Stakeholder zur Verfügung: Verwenden und speichern Sie Prioritätsmatrizen als spätere Referenz, um einen Papierpfad Ihres Auswahlprozesses für Interessierte bereitzustellen. Sie können auch beschließen, abgeschlossene Matrizen in Berichte aufzunehmen, die im Rahmen Ihres Kommunikationsplans an die Stakeholder gesendet werden.
Wie erstellen Sie eine Projektprioritätsmatrix?
Um eine Projektprioritätsmatrix zu erstellen, müssen Sie zunächst eine Liste potenzieller Projekte erstellen. Legen Sie als nächstes Ihre Auswahlkriterien und ihre Gewichtungen fest und geben Sie dann die Punkte für jedes Element ein. Vergleichen Sie schließlich die Ergebnisse, um über Ihr nächstes Projekt zu entscheiden.
Verwenden Sie die Matrix, die am besten für die Aufgabe geeignet ist. "Eine gute Prioritätsmatrix sollte einfach zu verwenden und schnell zu implementieren sein, daher sollte sie so einfach wie möglich sein", empfiehlt Faisal Nasim, Director of Exam Papers Plus.
- Ihre Ziele festlegen: Entscheiden Sie, was Sie mit der Matrix erreichen möchten. Wählen Sie ein neues Projekt oder die nächste Aufgabe innerhalb eines Projekts aus? Erstellen Sie eine Liste mit Elementen nach Dringlichkeit oder Bedeutung? Dies hilft Ihnen, die Art von Matrix zu bestimmen, die Sie verwenden sollten.
- Eine Liste erstellen: Wenden Sie sich an die Stakeholder und erstellen Sie gemeinsam eine umfassende Liste mit Optionen.
- Kriterien und Gewichtungen bestimmen: "Die besten Kriterien für die Messung sind Input vs. Output. Der Input kann ein Maß für den Zeitaufwand, die Ressourcen oder den Aufwand sein, die für die Durchführung einer Aufgabe erforderlich sind. Der Output ist im Wesentlichen das, was ein abgeschlossenes Projekt für Ihr Unternehmen bringt. Wenn Sie den Input gegenüber dem Output einer Aufgabe messen, erhalten Sie die Position in der Prioritätsmatrix", sagt Nasim. Eine einfache Prioritätsmatrix misst Optionen von niedriger bis hoher Bedeutung und niedriger bis hoher Dringlichkeit, aber eine komplexere Matrix kann alle Kriterien unterschiedlich gewichten.
- Die Position jeder Option in der Matrix ermitteln: Verwenden Sie den Schnittpunkt jeder Zeile und Spalte, um zu bestimmen, wohin jedes Element gehört. Elemente, die sehr dringend und wichtig sind, befinden sich oben rechts im Prioritätsdiagramm, während Elemente mit der niedrigsten Dringlichkeit und Bedeutung unten links liegen.
- Die Ergebnisse analysieren: Die Elemente im rechten oberen Quadranten sollten die wichtigsten in der Liste sein. Wenn etwas nicht richtig erscheint, sollten Sie eine komplexere Matrix verwenden, um Ihre Auswahlmöglichkeiten weiter einzugrenzen.
- Ihr nächstes Projekt oder Ihre nächste Aufgabe auswählen: Sehen Sie sich Ihre wichtigsten Aufgaben an und delegieren oder führen Sie sie wie erforderlich aus.
Beispiel für eine Priorisierungsmatrix
Beispiel für eine Priorisierungsmatrix herunterladen
Diese Vorlage enthält Beispielmatrixdaten für die tägliche Aufgabenliste eines Projektmanagers. Sie können sie leicht anpassen, um Ihre eigenen Projekt- oder Aufgabenpriorisierungsanforderungen zu unterstützen.
Für komplexere herunterladbare Vorlagen lesen Sie nach unter "Kostenlose Prioritätsmatrix- und Projektpriorisierungsvorlagen".
Vorteile der Verwendung einer Prioritätsmatrix
Unternehmen wählen Priorisierungsmatrizen aufgrund ihrer Benutzerfreundlichkeit, ihres Anpassungspotenzials und der Möglichkeit, eine große Anzahl verschiedener Aufgaben in eine Rangfolge zu bringen. Im Folgenden haben wir eine Liste mit den wichtigsten Vorteilen der Verwendung einer Prioritätsmatrix zusammengestellt:
- Die Möglichkeit, eine große Anzahl wichtiger Aufgaben zu organisieren: Viele Teams haben Schwierigkeiten, eine große Anzahl von Aufgaben zu priorisieren, ohne ein Priorisierungstool zu verwenden. Es kann schwierig sein, Elemente in einer wichtigen Aufgabenliste als "wichtiger" und "weniger wichtig" zu ordnen.” Prioritätsmatrizen können verwendet werden, um eine Liste wichtiger Aufgaben weiter zu priorisieren, so dass Sie sie effizienter angehen können.
- Kann leicht aktualisiert und geändert werden: Sie können Kriterien, Gewichtungen und Projekte in einer Matrix leicht aktualisieren. Auf diese Weise lässt sich leicht erkennen, wie sich die Priorität eines Elements im Laufe der Zeit ändern kann.
- Anpassbar: Prioritätsmatrizen können sehr einfach oder so komplex sein, wie sie sein sollen. Sie können theoretisch eine unbegrenzte Anzahl von Optionen und Kriterien mit einer ausreichend großen Matrix vergleichen; jedoch ist die beste Matrix diejenige, die ganz einfach auf die Anforderungen der Aufgabe eingeht.
- Benutzerfreundlichkeit: Selbst Vorlagen für komplexe Prioritätsmatrizen sind einfach zu verwenden. Geben Sie einfach Ihre Liste ein, wählen Sie Ihre Kriterien aus und geben Sie Ihre Punktezahlen ein; die Matrix zeigt die Ergebnisse an.
- Viele verschiedene Anwendungsfälle:
- David Attard, Digital Consultant und WebDesigner bei CollectiveRay, verwendet Prioritätsmatrizen, um Tageszeitpläne zu erstellen. “Jeder Tag endet mit der Organisation und dem Schreiben meiner Prioritätenmatrizen, so dass ich bereit bin, am nächsten Morgen wieder loszulegen. Ich beginne damit, sie zu sortieren, indem ich Antworten auf Fragen eingebe, wie z. B.: "Welche Aufgabe ist die dringendste? Welche sind zielorientiert und haben den größten Einfluss?" Und so weiter. Auf diese Weise entgeht mir nicht, was wirklich wichtig ist, indem ich mental damit kämpfe, eine Rangfolge zu erstellen.”
- Projektmanagementhilfe: "Prioritätsmatrizen helfen Teamleitern und Managern, schnell und effektiv zu entscheiden, wie Arbeiten delegiert werden. Sie helfen, die Leistung eines Teams zu maximieren, indem seine Anstrengungen auf die gewinnbringendsten Aufgaben konzentriert werden", sagt Nasim.
- Eliminiert Voreingenommenheit: Eine gut gestaltete Matrix kann helfen, persönliche Voreingenommenheit aus dem Auswahlprozess zu eliminieren. "Die Priorisierungsmatrix bricht komplexe Probleme auf und kann ohne emotionalen Ballast objektiv funktionieren", sagt Chan.
- Einfach zu verstehen: Prioritätsmatrizen sind auf einen Blick sehr leicht zu verstehen. Ihr intuitives Design macht es leicht zu erkennen, welche Optionen mehr oder weniger wichtig sind, je nach Position im Diagramm oder Endpunktzahl.
Schwächen einer Prioritätsmatrix
Prioritätsmatrizen weisen einige potenzielle Schwächen auf. Möglicherweise bemerken Sie Voreingenommenheit in Ihren Ergebnissen oder sehr unterschiedliche Projekte mit gleichen Punktzahlen. Stellen Sie stets sicher, dass die Ergebnisse Ihrer Matrix für die Ziele Ihres Unternehmens oder Projekts intuitiv sinnvoll sind.
- Selbstauswahl möglich: Das Ergebnis Ihrer Matrix hängt ganz von der Selbsteinschätzung von Kriterien und Gewichtung ab. Wenn Sie eine Matrix erstellen, ohne auf Objektivität zu achten, kann sich die Voreingenommenheit des Erstellers zeigen.
- Gleiche Punktzahlen: Ganz unterschiedliche Projekte können manchmal die gleichen Punkte erzielen, auch wenn Sie Ihre Kriterien sorgfältig auswählen und gewichten. In dieser Situation ist es am besten, eine neue Matrix mit neuen Kriterien zu erstellen, die für die beiden gleichrangigen Optionen spezifisch sind, und es erneut zu versuchen.
- Starrheit: Für einige Organisationen können Prioritätsmatrizen zu starr sein. Wenn Ihr gesamtes Team sehr klein und eng miteinander verbunden ist, ist es möglicherweise nicht notwendig, Zeit damit zu verbringen, Matrizen zu erstellen, um Aufgaben zu priorisieren und zuzuweisen.
- Lernkurve: Neue Methoden erfordern Schulungen. Stellen Sie sicher, dass neue Benutzer wissen, welche Aufgaben in welchem Quadranten liegen, indem Sie sie bezüglich der Mission Ihres Unternehmens schulen. Es kann auch hilfreich sein, die Logik hinter Ihren Priorisierungskriterien zu erläutern, damit jedes Teammitglied auf die gleiche Weise an sie herangeht.
- Kann zu kritischen Projektverzögerungen führen: "Die Verwendung von Prioritätsmatrizen kann manchmal dazu führen, dass wichtige Aufgaben bis zur letzten Minute aufgeschoben werden. Wenn sie verschiedene Projekte in ihren jeweiligen ROI aufschlüsseln, tendieren Führungskräfte natürlich zu den profitabelsten Projekten. Unter schlechtem Management können notwendige, aber nicht lohnende Aufgabengelegentlich vergessen werden, wenn sie mit den einfachsten, aber am schönsten aussehenden Projekten vorankommen", warnt Nasim. In dieser Zusammenfassung finden Sie ROI-Vorlagen.
Arten von Prioritätsmatrizen
Prioritätsmatrizen können so komplex sein, wie Sie sein sollen. Welche Art von Matrix und Prozess Sie auswählen, hängt von Ihrem Anwendungsfall, der Komplexität der von Ihnen verglichenen Elemente und Ihrer Vertrautheit mit ihnen ab.
| Eisenhower-Matrix | Verwenden Sie sie, wenn Sie einfache Aufgaben ausschließlich aufgrund ihrer Bedeutung und Dringlichkeit priorisieren möchten. |
|---|---|
| Kanban | Verwenden Sie sie, wenn Sie sich mit der Projekttransparenz und der visuellen Zuordnung eines gesamten Projekts befassen. |
| Paarweiser Vergleich | Verwenden Sie diesen, wenn Sie zahlreiche Aufgaben mit ähnlicher Bedeutung schnell auflisten müssen. |
| Punktemodell | Verwenden Sie dieses, wenn Sie eine Rangfolge für eine große Anzahl verschiedener Aufgaben oder Projekte mit zahlreichen Auswahlkriterien erstellen müssen. |
| Six Sigma | Verwenden Sie diese Methode, wenn Sie sicherstellen müssen, dass Entscheidungen anhand der bewährten Vorgehensweisen des Unternehmens und dem Konsens der gesamten Gruppe logisch getroffen werden. |
Eisenhower-Matrix vs. Prioritätsmatrix
Eine Eisenhower-Matrix ist eine der einfachsten Prioritätsmatrizen. Ein Quadrat mit zwei Mal zwei Feldern unterteilt Projekte in hohe Bedeutung, geringe Bedeutung, hohe Priorität und niedrige Priorität. Sie können eine Eisenhower-Matrix verwenden, um schnell eine Rangfolge von Listen zu erstellen, aber es fehlt die Nuance komplexerer Matrizen.
Die Eisenhower-Matrix bietet einen definierten Prozess zur Priorisierung einer Liste von Elementen nach Dringlichkeit und Bedeutung. Sie eignet sich am besten für kleinere Aufgaben und weniger gut für das Ranking komplexer Projekte. Mit nur zwei Variablen kann es schwierig werden, die Bedeutung komplexerer Elemente innerhalb der vier Kategorien zu differenzieren.
Weitere Informationen zur Priorisierung von Aufgaben finden Sie im Leitfaden zur Aufgabenpriorisierung.
Prioritätsmatrix vs. Punktemodell
Ein Punktemodell ist eine Prioritätsmatrix, die mehreren Listenelementen eine numerische Punktzahl zuordnet, wobei die vom Benutzer festgelegten und gewichteten Kriterien verwendet werden. Entscheidungsträger wählen aus einer Liste von Projekten, die verschiedene Finanz-, Strategie- und Risikobewertungskriterien verwenden.
Dies ist eine der komplexesten Formen der Priorisierungsmatrix und wird am besten verwendet, um komplizierte Konzepte wie ganze Projekte und nicht Aufgaben innerhalb von Projekten zu vergleichen.
Prioritätsmatrix und Kanban
Die Kanban-Methode zielt darauf ab, die Projekttransparenz zu gewährleisten, indem sie jeden Schritt der Projektplanung und des Projektprozesses visualisiert. Prioritätsmatrizen sind wichtige Tools, um die Kanban-Methode zu optimieren, da sie den gesamten Prozess der Aufgaben- und Projektpriorisierung abbilden.
Kanban betont die Visualisierung von Aufgaben innerhalb eines Projekts und Prioritätsmatrizen können helfen, Aufgaben mit hoher Priorität den besten verfügbaren Ressourcen zuzuweisen. Wenn zusätzliche Arbeiten vorgestellt oder abgeschlossen werden, können neue Aufgaben zugewiesen und anhand der Priorität visualisiert werden.
Weitere Informationen zum Kanban-Prozess finden Sie in unserem Leitfaden zur Kanban-Methode.
Prioritätsmatrix und Six Sigma
Six Sigma ist eine Methode, die entwickelt wurde, um Geschäftsprozesse zu optimieren und sicherzustellen, dass bewährte Vorgehensweisen stets eingehalten werden. Prioritätsmatrizen sind ein analytisches Tool, das innerhalb von Six Sigma verwendet wird, um sicherzustellen, dass Entscheidungen logisch und mit dem Gruppenkonsens getroffen werden.
In Treasure Chest of Six Sigma Growth Methods, Tools und Best Practices erläutert Autorin Lynne Hambleton drei Arten von Anwendungsfällen für Prioritätsmatrizen:
- Vollständige analytische Kriterien: Dies ist die komplexeste Matrix in der Six Sigma-Toolbox. Wählen Sie bis zu zehn Kriterien aus und gewichten Sie sie, um eine Punktzahl zu generieren, die hilft, eine Rangfolge für eine Liste komplexer Variablen wie Projekte zu erstellen.
- Konsenskriterien: Diese Matrix verwendet die Eingaben mehrerer Teammitglieder, um für jede ausgewählte Variable einen durchschnittlichen numerischen Wert zu generieren. Dies kann helfen, jede Variable zu gewichten, da höherwertige Elemente für mehr Gruppenmitglieder wichtiger sind.
- Kombinationsmatrix: Diese Matrix funktioniert ähnlich wie ein paarweiser Vergleich, misst aber auch die Wirkung jeder Variablen auf eine andere. Da die Matrix Symbole und Pfeile enthält, um die Wirkungs- und Richtungsstärke anzuzeigen, können erfahrene Benutzer ein Diagramm von Ursache und Wirkung erstellen und Aktionen priorisieren.
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