Was ist Aufgabenpriorisierung?
Aufgabenpriorisierung ist der Prozess der Zuweisung einer Reihenfolge zu Aufgaben, basierend auf ihrer Dringlichkeit und Bedeutung. Das Ziel besteht darin, Ihr Zeitmanagement und Ihre Produktivität zu verbessern, indem Sie sich auf Ihre Aufgaben konzentrieren und diese organisieren.
Aufgaben zu priorisieren, kann oft bedeuten, eine Aufgabe, die Sie erledigen möchten, beiseitezulegen und sich stattdessen um eine schwierigere zu kümmern. Die Priorisierung von Aufgaben ist ein Prozess. Sie können mehrere Schritte, Techniken und Tipps verwenden, um Ihre Aufmerksamkeit den wichtigsten Aufgaben zu widmen und Ihre Zeit zu verwalten.
Allgemeine Schritte zur Priorisierung von Aufgaben
Sie können Aufgaben priorisieren, indem Sie eine Reihe von Faktoren bestimmen, die mit einer einzigen Aufgabe verbunden sind. Wenn Sie die Priorität jeder Aufgabe verstehen, können Sie eine Reihenfolge zuweisen, um festzulegen, wann und wie die einzelnen Aufgaben erledigt werden sollen.
- Liste erstellen: Dokumentieren Sie die aktuell ausstehenden Aufgaben. Notieren Sie sich alle Aufgaben oder Zuweisungen, die Ihnen in den Sinn kommen, damit Sie das Ausmaß der Arbeit visualisieren können, die auf Sie wartet.
- Fristen kennen: Fügen Sie der Liste Aufgabenfristen hinzu. Auf diese Weise können Sie Ihre dringenden Aufgaben effektiver von weniger zeitkritischen trennen.
- Zeit und Aufwand abschätzen: Indem Sie die Ressourcen verstehen, die für die Erledigung jeder Aufgabe erforderlich sind, können Sie die Priorität einer Aufgabe effektiver identifizieren und einen Ablauf für die Bewältigung Ihrer Liste planen.
- Aufgaben mit der höchsten Priorität bestimmen: Stützen Sie diese Bewertung auf die Fristen der Aufgaben und die geschätzte Bearbeitungszeit. Die Identifizierung der Aufgaben mit der höchsten Priorität, basierend auf Dringlichkeit und Bedeutung, verschafft Ihnen Klarheit darüber, was am meisten Aufmerksamkeit benötigt.
- Aufgaben mit der höchsten Priorität zuerst erledigen: Manchmal ist die schwierigste Aufgabe diejenige mit der höchsten Priorität. Indem Sie Ihre Aufgaben mit der höchsten Priorität vor den Aufgaben erledigen, die Ihnen eher zusagen, steigern Sie die Effizienz im Umgang mit Ihren Prioritäten und Ihrer Zeit.
- Flexibel bleiben: Die Anforderungen Ihrer Aufgaben können sich ändern, wenn Sie es am wenigsten erwarten – eine Frist kann verlängert oder verkürzt werden oder eine Aufgabe wird plötzlich überflüssig. Es ist wichtig, flexibel zu bleiben, damit Sie die Aufgabenprioritäten anpassen und Ihre To-do-Liste möglichst effektiv abarbeiten können.
- Aufgaben häufig überprüfen und neu bewerten: Behalten Sie den Überblick über Ihre Aufgaben und Fristen. Behalten Sie Ihre To-do-Liste im Blick. So können Sie Prioritäten setzen, sicherstellen, dass Sie wichtige Aufgaben nicht übersehen und Aufgaben entfernen, die nicht mehr dringend oder wichtig sind.
Priorisieren von Aufgaben bei der Arbeit
Um Aufgaben bei der Arbeit zu priorisieren, sollten Sie sich bewusst sein, was Sie tun müssen und wann Sie es tun müssen. Es kann schwierig sein, Aufgaben mit hoher Priorität auszuführen, wenn Sie es vorziehen, an anderen Aufgaben zu arbeiten.
Phoebe Gavin, Autorin und Produktivitätsexpertin, hilft Menschen, ihr Leben durch Karriere-, Life- und Produktivitäts-Coaching in Einklang zu bringen. Sie empfiehlt Folgendes:
- Legen Sie für jede Aufgabe Fristen fest: Legen Sie unabhängig vom Umfang der Aufgabe eine Frist fest. Wenn eine Aufgabe noch keine feste Frist hat, müssen Sie sich möglicherweise bei Ihren Kollegen informieren.
Ein Kollege könnte Ihnen beispielsweise eine E-Mail senden und Sie bitten, eine Präsentation zu überprüfen, wenn Sie gerade Zeit dafür haben. Da es keine bestimmte Frist gibt, müssen Sie möglicherweise mit Ihrem Kollegen zusammenarbeiten, um das Fälligkeitsdatum der Präsentation und alle anderen ausstehenden Aufgaben in Ihrer Liste zu berücksichtigen. - Fünf Minuten Willensstärke sind alles, was es braucht: Loszulegen, ist die größte Herausforderung, um produktiv und fokussiert zu bleiben. Mit einer anspruchsvollen (oder uninteressanten) Aufgabe zu beginnen, ist oft entmutigend und kann zu Prokrastination führen. Wenn Sie sich fünf Minuten nehmen, um sich auf die Aufgabe zu konzentrieren, werden Sie wahrscheinlich feststellen, dass aus fünf Minuten mehr werden. Sie werden Fortschritte machen und die Aufgabe vielleicht komplett erledigen.
Vielleicht haben Sie Angst vor einer langwierigen Aufgabe, deren Fälligkeitsdatum schnell näher rückt. Schauen Sie sich ein leeres Dokument an und entscheiden Sie: „Ich werde noch fünf Minuten daran arbeiten.“ Nachdem Sie sich fünf Minuten lang darauf konzentriert haben, werden Sie wahrscheinlich feststellen, dass Sie bereits einen Plan für Ihre Aufgabe erstellt haben und bereit sind, weiter daran zu arbeiten. - Konzentrieren Sie sich auf eine Aufgabe nach der anderen: Vermeiden Sie Multitasking, da es nicht so effektiv und produktiv ist, als sich auf eine einzelne Aufgabe zu konzentrieren. Multitasking mag auf den ersten Blick sehr effektiv erscheinen, doch letztendlich verschwenden Sie damit Zeit, wenn Sie mehrere Aufgaben schlecht ausführen.
Stellen Sie sich vor, Sie befinden sich in einem Meeting und erkennen eine Gelegenheit, ausstehende E-Mails zu beantworten. Während Sie Ihre E-Mails schreiben, bekommen Sie vom Inhalt des Meetings kaum mehr etwas mit. Sie bemerken die direkte Frage eines Kollegen nicht und müssen daran erinnert werden, zu antworten. Nach dem Meeting stellen Sie fest, dass eine der E-Mails, die Sie gesendet haben, an die falsche Person adressiert wurde und mehrere Fehler enthielt. Sie müssen die Fehler korrigieren und die E-Mail erneut senden. - Finden Sie Ihre Motivation: Um Ihre Aufgaben zu priorisieren, müssen Sie Ihre Motivation kennen. Geht es darum, einen bestimmten Job zu behalten, möchten Sie bestimmte Ziele erreichen oder geht es um persönliche Werte? Je besser Sie Ihre Motivation für die Aufgaben auf der Liste kennen und je besser sie zu Ihren Zielen und Ihrer Identität passen, desto einfacher werden Sie verstehen, welche Aufgaben auf Ihrer To-do-Liste ganz oben stehen sollten.
Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie haben eine neue Stelle angenommen und möchten unter Ihrem Chef und Ihren Mitarbeitern als fleißig und zuverlässig angesehen werden. Sie haben eine Reihe von Aufgaben zu erledigen, darunter eine, die Sie für einen Mitarbeiter übernommen haben. Sie entscheiden sich, diese Aufgabe zuerst zu erledigen, da dies Ihren persönlichen Werten entspricht, als fleißig und zuverlässig angesehen zu werden.
Techniken für die Aufgabenpriorisierung
Sie können viele Techniken verwenden, um Aufgaben zu priorisieren, die die Produktivität und Leistung verbessern, zum Beispiel eine To-do-Liste erstellen und Ablenkungen reduzieren. Die folgenden Techniken können Ihnen helfen, Ihre ausstehenden Aufgaben erfolgreich zu organisieren und zu erledigen.
Erstellen einer To-do-Liste
Erstellen Sie eine To-do-Liste, die alle Ihre ausstehenden Aufgaben identifiziert und einen Überblick darüber gibt. Dies hilft Ihnen, die Aufgaben, die Sie erledigen müssen, nachzuverfolgen und zu visualisieren. Die Erstellung einer täglichen To-do-Liste kann entscheidend sein, um konzentriert zu bleiben und Termine einzuhalten.
Beispiel: Sie haben eine scheinbar endlose Liste von Aufgaben in Ihrem Kopf. Diese Liste scheint unmöglich zu sein, und Sie müssen sich auf Ihr Gedächtnis stützen, um sich an die verschiedenen Anforderungen und Aufgaben zu erinnern. Sortieren Sie Ihre Gedanken und notieren Sie jede Aufgabe. Wenn Sie eine Liste erstellen, erkennen Sie, dass Ihre Aufgaben nicht endlos sind, und sie können den Fortschritt visualisieren.
Schauen Sie sich eine dieser kostenlosen Vorlagen für Aufgabenlisten an, um sich einen Vorsprung bei Ihrer To-do-Liste zu verschaffen.
Eisenhower-Prioritätsmatrix
Die Eisenhower-Prioritätsmatrix ist eine Methode, die Ihnen hilft, anhand der Dringlichkeit und Bedeutung auszuwählen, welche Aufgaben an erster Stelle stehen sollten. Die Matrix besteht aus vier Quadranten, die entwickelt wurden, um die Prioritätsebene einer Aufgabe in Relation zu setzen.
Beispiel: Sie haben eine lange Liste von Aufgaben, die Sie heute erledigen müssen, und fühlen sich überfordert. Sehen Sie sich jede Aufgabe mit der Eisenhower-Prioritätsmatrix im Hinterkopf an, um die wichtigsten und dringendsten Aufgaben zu identifizieren. Dabei erkennen Sie, welche Aufgaben Sie selbst angehen und planen und welche Sie jemand anderem zuweisen müssen. Möglicherweise stellen Sie auch fest, dass Sie einige Aufgaben streichen können.
Sehen Sie sich einige unserer Prioritätsmatrixvorlagen an.
ABCDE-Methode
Die ABCDE-Methode weist jeder Aufgabe einen Buchstabenwert zu: Eine A-Bewertung hat die höchste Priorität und muss zuerst erledigt werden. Eine E-Bewertung hat die niedrigste Priorität und kann später erledigt werden.
Beispiel: Es ist Montagmorgen und Sie haben eine Liste mit Aufgaben, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern. Eine dieser Aufgaben besteht darin, ein kurzes Dokument zu erstellen, das Sie ständig zugunsten anderer Aufgaben verschoben haben. Aber die Frist rückt näher, und Sie wurden aufgefordert, ein Meeting zu führen, das viel Vorbereitung in Anspruch nehmen wird. Das Meeting findet am Freitag statt, während das kurze Dokument am Dienstag fällig ist. Bei der Verwendung der ABCDE-Methode weisen Sie dem kurzen Dokument einen Wert von A und der Besprechung einen Wert von B zu, da sie später vorbereitet werden kann.
Chunking
Bei der Chunking-Technik optimieren Sie den Aufwand und die Produktivität, indem Sie die Gemeinsamkeiten bei den Aufgaben auf Ihrer To-do-Liste identifizieren. Indem Sie ähnliche Aufgaben zusammenfassen, können Sie schneller und effektiver arbeiten als dies mit Multitasking möglich wäre. Dieser Ansatz ist gezielter und kontrollierter für die Erledigung der Aufgaben auf Ihrer To-do-Liste.
Beispiel: Bei der Arbeit haben Sie eine Reihe von Aufgaben, die Sie erledigen müssen, und Sie erhalten zusätzliche Anfragen von Ihren Mitarbeitern und Vorgesetzten. Verwenden Sie die Chunking-Methode, um jede Anforderung und Aufgabe aufzuschreiben. Überprüfen Sie Ihre Liste und identifizieren Sie Gemeinsamkeiten zwischen Aufgaben (z. B. alle Aufgaben, die Kundenkommunikation umfassen, wie das Senden einer Nachricht an einen Kunden, der Anruf eines anderen Kunden und die Vereinbarung eines Meetings mit einem Kunden). Indem Sie diese Aufgaben zusammenfassen, können Sie sich besser konzentrieren und sich auf die Kommunikation mit Kunden einstellen. So schließen Sie die Aufgaben schneller und einfacher ab.
1-3-5-Methode
Verwenden Sie die 1-3-5-Methode, um Ihre tägliche To-do-Liste neu zu erstellen und Aufgaben klar und konzentriert zu erledigen. Beginnen Sie damit, neun Aufgaben für den Tag aufzuschreiben. Von diesen neun Aufgaben sollte eine Aufgabe eine große sein, drei sollten mittelgroße und fünf sollten klein sein. Indem Sie Ihre To-do-Liste mit der 1-3-5-Methode organisieren, können Sie Ihre Zeit bei der Arbeit effektiver managen und die Anforderungen Ihrer Aufgaben erfüllen.
Beispiel: In letzter Zeit fühlen Sie sich unorganisiert. Die Aufgaben, die Sie erledigen, scheinen unausgewogen zu sein, und Sie haben das Gefühl, an zu vielen größeren Projekten zu arbeiten, während Sie die kleineren, gleich wichtigen Aufgaben vernachlässigen. Verwenden Sie die 1-3-5-Methode, um Ihren Arbeitstag neu zu ordnen, indem Sie Ihre Zeit für die größeren Projekte einschränken, um sicherzustellen, dass Sie Aufgaben jeder Größe erledigen. Statt den ganzen Tag mit größeren Projekten zu verbringen, legen Sie einen Zeitplan für den Tag fest, der die Fertigstellung eines größeren Projekts, drei mittelgroßer Aufgaben und fünf kleinerer Aufgaben umfasst. Diese Methode hilft Ihnen, sich produktiver und weniger überfordert zu fühlen.
Getting Things Done (GTD)-Methode
Die Getting Things Done (GTD)-Methode, die von Produktivitätsberater David Allen entwickelt wurde, basiert auf den folgenden fünf Säulen: erfassen, klären, organisieren, reflektieren und ausführen. Beim Erfassen sortieren Sie die Aufgaben gedanklich, indem Sie sie auf einer To-do-Liste festhalten. Dann klären Sie Ihre Aufgaben, indem Sie größere Aufgaben aufschlüsseln und unwichtige Aufgaben verwerfen. Anschließend organisieren Sie die Aufgaben auf Ihrer Liste: Kategorisieren Sie Aufgaben und teilen Sie sie nach Gemeinsamkeiten und Dringlichkeit ein. Während der Arbeit sollten Sie regelmäßig reflektieren, um die Aufgaben auf den Listen zu aktualisieren und zu überarbeiten. Schließlich müssen Sie die Aufgaben ausführen, um sie abzuschließen.
Beispiel: Sie beginnen eine neue Rolle bei der Arbeit und sind durch die verschiedenen Aufgaben, die Sie abschließen müssen, gestresst. Sie möchten Onboarding-Aufgaben erledigen, alle Bereiche Ihrer neuen Abteilung kennenlernen und mehrere Personen treffen, um Fragen zu klären. Verwenden Sie die GTD-Methode, um bei Ihrer To-do-Liste voranzukommen. Beginnen Sie damit, jede Aufgabe aufzuschreiben und dann einige der größeren Aufgaben in kleinere, einfachere Aufgaben aufzuschlüsseln. Kategorisieren Sie anschließend die Aufgaben auf Ihrer Liste basierend auf Gemeinsamkeiten. Da Sie in Ihrer Rolle schnell arbeiten müssen und es viele Änderungen gibt, müssen Sie Ihre Liste häufig überarbeiten, um sicherzustellen, dass Ihre Aufgaben Ihren Anforderungen entsprechen. Mit einem klaren Plan für Ihre Arbeit können Sie sich besser auf Ihre Aufgaben konzentrieren und sie erledigen.
Die Kröte schlucken
Die Kröte schlucken bedeutet, die schwierigste und wichtigste Aufgabe vor allen anderen Arbeiten zu erledigen. Dies ist höchstwahrscheinlich die Aufgabe, die Sie am meisten fürchten und oft aufschieben. Wenn Sie die schwierigste Aufgabe mit der höchsten Priorität zuerst erledigen, werden Sie wahrscheinlich Ihre Produktivität verbessern.
Beispiel: Es ist der Anfang des Tages und Ihr Kollege schickt Ihnen eine Erinnerung, um einen Entwurf zu überprüfen. Sie haben keine Lust, den langwierigen Entwurf durchzulesen, und würden es vorziehen, Ihre kleineren Aufgaben zu erledigen. Aber Sie entscheiden sich, die Überprüfung des Entwurfs in Angriff zu nehmen. Nachdem Sie die Überprüfung abgeschlossen haben, sind Sie und Ihr Kollege erleichtert, und Sie können die kleineren Aufgaben während des restlichen Arbeitstags erledigen.
Ablenkungen erkennen
Es gibt zwei Arten von Ablenkungen, die Ihre Produktivität am meisten behindern. Ablenkungen in der Umgebung sind diejenigen, die wir mit so einfachen Maßnahmen wie dem Entfernen Ihres Telefons aus Ihrem Arbeitsbereich oder dem Entrümpeln Ihres Schreibtischs kontrollieren und überwinden können. Ablenkungen durch Prokrastination treten auf, wenn eine Ablenkung in der Umgebung stärker in den Vordergrund rückt und als ungesunder Bewältigungsmechanismus für den Umgang mit Stress dient. Prokrastination hindert uns daran, unsere Arbeit effektiv abzuschließen, und kann zu mehr Stress führen.
Indem Sie Ablenkungen in der Umgebung erkennen und einschränken, können Sie Prokrastination verhindern.
Beispiel: Sie versuchen, einen Bericht fertigzustellen, als Ihr Telefon anfängt zu vibrieren. Ihr Telefon befindet sich direkt neben Ihrem Computer und Sie können jede Benachrichtigung sehen. Sie hören auf, an Ihrem Bericht zu arbeiten, um eine Benachrichtigung zu lesen, und scrollen plötzlich über einen längeren Zeitraum durch Ihr Telefon. Selbst wenn Sie Ihr Telefon weglegen, lenkt es Sie von Ihrem Bericht ab und Sie können sich nicht konzentrieren. Statt weiter durch Beiträge zu scrollen, schalten Sie Ihr Telefon aus und legen Sie es außer Sichtweite. So können Sie sich ohne Ablenkungen auf Ihre Arbeit konzentrieren.
Zwei-Listen-Strategie von Warren Buffett
Die Zwei-Listen-Strategie von Warren Buffett besteht darin, 25 der wichtigsten Ziele, die Sie derzeit im Kopf haben, aufzuschreiben. Von den 25 Zielen kreisen Sie fünf Ziele ein, die Ihrer Meinung nach die wichtigsten in Ihrem Leben sind. Diese Ziele können sich auf Ihr Leben im Allgemeinen, Ihre Karriere oder andere Bereiche beziehen.
Erstellen Sie aus dieser Liste zwei Listen:
- Wichtigste Ziele: Hebt die Ziele hervor, die für Ihr Leben am wertvollsten sind
- Um jeden Preis vermeiden: Identifizieren Sie die Ziele, die Ihnen nicht helfen, Ihre langfristigen Prioritäten zu erreichen
Beispiel: Sie hatten immer eine lange Liste von Dingen, die Sie in Ihrem Leben erreichen möchten. Viele davon nehmen viele Jahre Arbeit in Anspruch. Sie möchten zurück zur Schule gehen, um Ihren MBA zu beenden, als Business-Professor arbeiten und bei Ihrer aktuellen Stelle zum Marketingleiter aufsteigen, haben aber auch über eine Karriere im medizinischen Bereich nachgedacht. Gleichzeitig möchten Sie neben vielen anderen persönlichen Zielen auch eine Familie gründen und sich so viel wie möglich in Ihre Familie einbringen. Mit der Zwei-Listen-Strategie von Warren Buffett schreiben Sie 25 Ihrer wichtigsten Lebensziele auf. Nachdem Sie 25 Ziele festgelegt haben, kreisen Sie die fünf Ziele ein, die am engsten mit Ihren größeren Zielen in Einklang stehen. Sie kreisen den Abschluss Ihres MBAs, den Aufstieg zum Marketingleiter, die Gründung einer Familie, das Sparen für eine gute Rente und die Vier-Tage-Woche ein, um mehr Zeit mit der Familie zu verbringen. So vermeiden Sie, dass Sie Zeit für Ziele verschwenden, die auf der Liste „Um jeden Preis vermeiden“ stehen. Dies gibt Ihnen Zeit, um Ihre fünf wichtigsten Ziele in Angriff zu nehmen.
Ivy Lee-Methode
Die Ivy Lee-Methode erfordert, dass Sie Ihren Tag priorisieren, indem Sie eine Reihe von Regeln befolgen, die vor mehr als 100 Jahren vom Produktivitätsberater Ivy Lee entwickelt wurden. Die Regeln der Ivy Lee-Methode lauten wie folgt:
- Beenden Sie jeden Arbeitstag, indem Sie die sechs wichtigsten Aufgaben aufschreiben, die Sie am nächsten Tag erledigen müssen.
- Sortieren Sie die sechs Aufgaben nach ihrer Bedeutung, um sicherzustellen, dass die Aufgaben mit der höchsten Priorität am Anfang Ihrer To-do-Liste für den nächsten Tag stehen.
- Führen Sie am nächsten Tag alle Aufgaben möglichst in dieser Reihenfolge aus.
- Konzentrieren Sie sich auf die einzelnen Aufgaben und vermeiden Sie, sich auf eine andere Aufgabe zu konzentrieren, bevor Sie die anstehenden Aufgaben beendet haben.
- Entwickeln Sie am Ende des Arbeitstages eine neue Liste mit sechs Aufgaben, die am nächsten Tag erledigt werden sollen. Wenn Sie eine Aufgabe nicht abschließen, fügen Sie diese unbedingt zur Liste für den nächsten Tag hinzu.
- Wiederholen Sie den Vorgang.
Beispiel: Sie fühlen sich überfordert von der Anzahl der Aufgaben bei der Arbeit. Sie müssen sobald wie möglich eine Präsentation abschließen, sich auf ein Meeting mit einem Kunden vorbereiten, das in wenigen Tagen stattfindet, Teilnehmer für eine bevorstehende Konferenz auswählen und kontaktieren und gleichzeitig mehrere Beschreibungen für neue Schulungsinhalte schreiben. Sie müssen Ihre Aufgaben neu bewerten und sicherstellen, dass Sie Ihre wichtigsten Prioritäten abschließen.
Sie probieren die Ivy Lee-Methode aus und schreiben sechs Aufgaben auf, die Ihrer Meinung nach am wichtigsten sind, und Sie planen, diese am nächsten Tag bei der Arbeit zu erledigen. Sie sortieren die Aufgaben nach ihrer Prioritätsstufe. Sie legen den Abschluss der Präsentation als oberste Priorität fest, das Recherchieren der Teilnehmer als Nummer zwei, das Kontaktieren der Teilnehmer als Nummer drei und die Vorbereitung auf das Meeting mit dem Kunden als Nummer vier. Für Nummer fünf und sechs planen Sie, zwei der Beschreibungen zu erstellen. Am nächsten Arbeitstag führen Sie eine Aufgabe nach der anderen aus und vermeiden dabei, Multitasking zu verwenden oder zwischen Aufgaben hin und her zu springen. Am Ende des Tages werden Sie feststellen, dass Sie fünf der sechs Aufgaben erledigt haben und sich viel besser fühlen als am Vortag. Sie erstellen eine neue Liste mit sechs Aufgaben für den nächsten Tag und stellen sicher, dass die Beschreibung enthalten ist, die Sie nicht abschließen konnten.
Expertentipps und -tricks zur Aufgabenpriorisierung
Sie können viele Tipps und Tricks verwenden, um Ihre Aufgaben zu priorisieren. Machen Sie das Beste aus Ihrer Zeit und erledigen Sie die Aufgaben auf Ihrer Liste, indem Sie einige der folgenden Tipps und Tricks von Phoebe Gavin umsetzen:
- Emotionales Bewusstsein fördern: Emotionen können den Dingen, die erledigt werden müssen, manchmal im Weg stehen. Erkennen Sie Ihre Emotionen – wie Sie sich allgemein fühlen und wie Sie sich gegenüber der anstehenden Aufgabe fühlen. So vermeiden Sie Bewältigungsmechanismen, die zu Prokrastination führen. Ein besseres emotionales Bewusstsein kann Ihnen helfen, stärkere und gesündere Bewältigungsmechanismen zu schaffen, die Ihnen helfen, sich auf Ihre Aufgaben zu konzentrieren, auch auf die schwierigsten.
- Große Aufgaben aufschlüsseln: Teilen Sie Aufgaben in kleinere, überschaubare Aufgaben auf, um sie einfacher zu machen. So sehen Sie auch die Fortschritte bei der größeren Aufgabe. Erfahren Sie mehr über das Management großer Arbeitslasten in unserem umfassenden Leitfaden.
- Ablenkungen in der Umgebung minimieren: Ablenkungen von außen können das Erledigen einer Aufgabe unmöglich machen. Vermeiden Sie Ablenkungen wie Ihr Telefon, offene Chat-Fenster, E-Mails und alles, was Sie sonst noch von der anstehenden Aufgabe ablenken könnte. Indem Sie Ablenkungen in der Umgebung beseitigen, können Sie sich besser auf Aufgaben mit hoher Priorität konzentrieren.
Weitere nützliche Tipps und Tricks von Experten:
- Verwenden Sie das Pareto-Prinzip: Das Pareto-Prinzip geht davon aus, dass 80 Prozent Ihrer Ergebnisse auf 20 Prozent Ihrer Bemühungen zurückzuführen sind. Wenn Sie dieses Prinzip berücksichtigen, können Sie Ihre Aufgaben effektiver priorisieren, um Ihre Ziele und Ergebnisse zu erreichen.
- Nutzen Sie ein Planungstool: Auf diese Weise behalten Sie den Überblick über Ihre Aufgaben und Fälligkeitstermine, um sicherzustellen, dass Sie keine dringenden oder wichtigen Aufgaben übersehen. Wenn Sie Ihre Aufgaben gut organisieren, bleiben Sie produktiv und können Ihre Zeit priorisieren.
- Aufgaben delegieren: Wenn Ihre To-do-Listen immer länger werden und sie daran hindern, Zeit für die wirklich wichtigen Dinge bei Ihrer Arbeit zu finden, versuchen Sie, Aufgaben zu delegieren, die jemand anderes erledigen kann. Dadurch bleibt Ihnen mehr Zeit für die Bearbeitung der Aufgaben, die für Ihre Rolle am wichtigsten sind.
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