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Warum IT-Projekte scheitern
Experten sind sich einig, dass das Fehlen klarer Ziele, mangelnde Unterstützung und Planungsprobleme die Hauptgründe für das Scheitern von Projekten sind. Die Beachtung der Gründe für das Scheitern von Projekten ist der beste Weg, um Projekte zu verbessern und in Zukunft erfolgreich durchzuführen.
Te Wu, CEO und CPO bei PMO Advisory, nennt Gründe für das Scheitern von IT-Projekten. „Abgesehen vom offensichtlichen Grund des schlechten Projektmanagements sind meiner Meinung nach die Hauptgründe für das Scheitern von IT-Projekten die politischen und konfliktreichen Themen, die bei komplexen Projekten auftreten und den Fokus vom Projekt ablenken, sowie die nachlassende Führungsstärke – die Führung ist zu Beginn stark, aber im Laufe der Zeit ist die Aufmerksamkeit der Führung inkonsistent und oft kurzfristig.“
Da Technologieprojekte immer größer und komplexer werden, insbesondere für IT-Experten, sind auch die Misserfolgsquoten gestiegen. Eine McKinsey-Oxford-Studie schätzt, dass bei großen IT-Initiativen (die 15 Millionen Dollar überschreiten) die Budgets um bis zu 45 Prozent überschritten werden. Diese Projekte überschreiten auch den Zeitplan und liefern den Beteiligten bis zu 56 Prozent weniger Wert. Dafür gibt es zahlreiche Gründe, darunter unerwartete Probleme, die mit der erstmaligen Erfindung oder Einführung einhergehen. Aber auch Probleme wie Umfang und Komplexität, mangelnde Konzentration und ungeschulte Teammitglieder tragen zu den gemeldeten Misserfolgsraten bei.
Einer der am häufigsten genannten Gründe für ein gescheitertes Projekt sind Projektteams, die sich zu sehr auf den Prozess und das Budget konzentrieren, anstatt Meilensteine zu erreichen und voranzukommen. Langfristige Projekte werden auch durch die Herausforderungen behindert, die sich aus dem schnellen Wechsel der Hardware und der Einführung neuer Softwareversionen während der Projektlaufzeit ergeben.
Scheitern des Projekts aufgrund mangelnden Sponsorings
Elizabeth Harrin, eine erfahrene Projektmanagerin und ITPM-Autorin, berichtet detailliert über ein IT-Projekt, das aufgrund mangelnder Unterstützung durch die Geschäftsleitung nicht zustande kam. „Es handelte sich um ein Projekt zur Überprüfung der Einhaltung von IT-Softwarelizenzen mit einem IT-Sicherheitsmanager als Hauptbeteiligten. Leider hatten weder ich als Projektmanager noch der Beteiligte die Unterstützung der Geschäftsleitung, da das Projekt für sie zu diesem Zeitpunkt einfach nicht interessant war.“
Wie Harrin beschreibt, können sich Projekte ohne die Unterstützung eines leitenden Angestellten schnell in Luft auflösen. Konkurrierende Projekte und Aktivitäten in verschiedenen Unternehmensabteilungen machen die Zustimmung und Unterstützung zu einer Herausforderung.
„Es gibt oft viele konkurrierende Interessen, die eine volle Unterstützung und Beteiligung verhindern“, sagt Alexis Nicole White, PMP, Scrum Master und Beraterin für Projektdurchführung bei North Highland. Senior Sponsoren sind nicht die einzigen Teammitglieder, die unter der Unfähigkeit leiden, sich zu konzentrieren. Die Auswirkungen der zahlreichen Ablenkungen sind auch im Projektmanagement zu spüren. Imbarrato hat an IT-Projekten gearbeitet, bei denen die Zuweisung mehrerer Projektkoordinatoren, die dem Projektmanager unterstellt sind, für den Projekterfolg von Vorteil gewesen sein könnte. „Dies würde es dem IT-Projektmanager ermöglichen, sich auf die strategischen Bedürfnisse des Unternehmens in Bezug auf das Projekt zu konzentrieren, anstatt unvollständige oder überfällige Aufgaben aufzuspüren.“
Kommunikation entscheidet über den Projekterfolg
Experten sind sich auch einig, dass Kommunikation ein wesentlicher Bestandteil des Projekterfolgs ist. Ohne Kommunikationsfähigkeiten ist es unmöglich, die Deliverables eines Projekts zu koordinieren und ein vollständiges Projekt abzuliefern.
Ben Timmerman, Professional Scrum Master und Leiter der Softwareentwicklung bei der Brookfield Group, ist der Meinung, dass es jedem scheiternden Projekt an guter Kommunikation mangelt. „Der Kern jedes scheiternden Projekts ist ein Mangel an Kommunikation zwischen den Teams, Anbietern oder Kunden. Bei den meisten Projekten gibt es eine Unbekannte, die hinter der nächsten Ecke lauert. Ob es sich dabei um Umfangsausweitung, das Budget oder technische Probleme handelt, die Kommunikation ist die Hauptursache.“
Krista Kaszycki, Director of Operations bei AlphaRidge, hat eine ähnliche Meinung zum Scheitern von Projekten. „Typischerweise scheitern IT-Projekte aufgrund mangelnder Kommunikation oder weil zu Beginn des Projekts keine Erwartungen und realistischen Abhängigkeiten festgelegt wurden.“
Wie Sie das Scheitern von IT-Projekten verhindern können
Alle Projekte sind mit Risiken verbunden. IT-Projektmanager sind bestrebt, Projekte pünktlich und im Rahmen des Budgets abzuliefern, aber ein Scheitern ist nicht auszuschließen. Um ein Scheitern zu vermeiden, müssen Projektmanager für eine kontinuierliche Unterstützung durch die oberste Führungsebene und eine hervorragende Kommunikation sorgen.
„Stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Beteiligten und Teammitglieder das Projekt von Anfang an unterstützen“, rät White. Dies hilft zu verhindern, dass konkurrierende Interessen die Ressourcen dominieren. „Stellen Sie sicher, dass Sie einen Eskalationsplan für die rasche Lösung von Problemen entwickelt haben, und schaffen Sie Verantwortlichkeit für verpasste Zieldaten.“ Kaszycki ermutigt die Teams, sich nicht nur die Zustimmung der Beteiligten zu sichern, sondern sich auch die Zeit zu nehmen, „die Ziele der einzelnen Beteiligten zu Beginn des Projekts zu verstehen, und sie konsequent auf dem Laufenden zu halten, denn das erspart Ihnen eine Menge Kopfschmerzen.“
Timmerman bekräftigt die Notwendigkeit der Kommunikation. „Übermäßige Kommunikation ist nicht unbedingt etwas Schlechtes. Sie kann sich zwar wiederholen, aber es ist eine Voraussetzung für ein erfolgreiches Projekt, dass Sie und das Projektteam denselben Weg zur Erreichung der Ziele einschlagen.“
Best Practices und Grundsätze für IT Projektmanagement-Experten
Manchmal gerät auch das perfekteste Projekt aus dem Ruder. Auch wenn die Durchführung von Projekten eine Herausforderung darstellt, können Projektteams immer noch besser, schneller und effizienter werden.
Aber nicht jedes Projekt ist ein Selbstläufer. Projektmanager können von anderen Experten lernen, um zukünftige Informationsmanagement-Projekte besser zu managen. Imbarrato berichtet von einem realen Szenario, in dem nur das IT-Team eine Agile-Projektmanagement-Methodik verwendete, der Rest des Unternehmens jedoch nicht, was zu Verwirrung im Projektteam führte.
„IT-Projektteams müssen aufgrund der bevorstehenden Veränderung Vertreter verschiedener Geschäftsbereiche einbeziehen. Diese Vertreter sind für die Bereitstellung der Anforderungen, die Klärung der Bedürfnisse, die Beantwortung von Fragen des IT-Entwicklungsteams und in der Regel auch für die Benutzerakzeptanztests verantwortlich“, sagt Imbarrato.
Sie fährt fort: „In einer Situation, in der eine unbekannte Methodik zum Einsatz kommt, sollte das IT-Team das Projektteam (die Vertreter der Geschäftsbereiche) darin schulen, wie das Projekt ablaufen wird, welche Methodik sie verwenden werden, welche Schlüsselelemente diese Methodik enthält und wie die Vertreter der Geschäftsbereiche einen sinnvollen Beitrag leisten können. Es braucht nicht viel, um den Teammitgliedern des Projektteams eine solide Grundlage zu verschaffen, damit sie verstehen, wie der Projektprozess ablaufen wird. “
Imbarrato kommt zu dem Schluss: „Ich würde vorschlagen, eine visuelle Darstellung des Projektablaufs, ein Projektglossar mit allen bei IT-Projekten üblichen Akronymen und ein Dokument mit Rollen und Verantwortlichkeiten beizufügen, um Klarheit über Aufgaben und Aufgabeninhaber zu schaffen.“
Wissen und Kommunikation sind der Schlüssel zum Projekterfolg
Alle Projektmanagement-Experten bestätigen die Vorteile einer effektiven Kommunikation. Wu glaubt, dass Wissen Macht bedeutet: „Nehmen Sie sich Zeit, um zu verstehen, warum (strategische Ausrichtung), wer (Beteiligte, insbesondere Kunden), was (Umfang), wann (Zeitplan), wo (wenn der geografische Standort wichtig ist) und wie viel. Wenn Projektmanager die 5Ws verstehen, können sie das „Wie“ besser bestimmen.“
White schließt sich Wus Meinung an, wenn es um die Vorbereitung mit Wissen geht. „Als Projektmanager muss man viele Fragen stellen, auch wenn sie dumm erscheinen. Oft werden diese „dummen“ Fragen ausgelassen und können eine Katastrophe verhindern.“
Projektmanager sind auf eine klare Kommunikation zwischen Teammitgliedern und Kunden angewiesen. Timmerman rät Projektmanagern dringend, sich auf die Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten zu konzentrieren. „Letztendlich geht es bei einem IT PM um Mitarbeiter. Ganz gleich, ob Sie eine Umstellung für einen Kunden implementieren oder ein Minimal Viable Product entwickeln, Sie haben ständig mit Mitarbeitern zu tun. Das Verständnis der technischen Fähigkeiten und der Kommunikation der Teammitglieder während eines Projekts ermöglicht es dem PM, Probleme zu entschärfen, bevor sie entstehen. Die Fähigkeit, zu erkennen, wann ein Risiko Realität wird, unterscheidet oft ein gutes von einem schlechten Projekt.“
Behalten Sie alles an einem zentralen Ort
Pflegen Sie alle Projektinformationen, Dokumente, Aufgaben und Fortschrittsberichte an einem zentralen Ort, um Verwirrung zu vermeiden. Wie Black sagt: „Technologie ist Ihr Freund. Der Einsatz von Automatisierung und Technologie zur Gewährleistung einer effizienten Projektabwicklung ist ein entscheidender Faktor. Scheuen Sie sich nicht, etwas Neues oder Anderes auszuprobieren, um andere Ergebnisse zu erzielen.“
Kaszycki schließt sich dieser Meinung an und empfiehlt Projektteams, „ein Tool für die Zusammenarbeit zu finden, das flexibel genug für ihre individuellen Bedürfnisse ist und die wichtigsten Datentransaktionen erleichtern kann. Müssen Sie beispielsweise in der Lage sein, bestimmte Benachrichtigungen zu automatisieren oder großformatige Datenblätter zu sammeln?“
Best Practices für eine gute IT-Projektmanagement-Governance
Projektsteuerung bezieht sich auf die Elemente, die zum Projekterfolg beitragen. Die drei wichtigsten Säulen sind Struktur, Mitarbeiter und Informationen, aber die zusätzlichen Komponenten variieren von Unternehmen zu Unternehmen.
Wu ist der Meinung, dass Projekt-Governance ein wichtiges, aber missverstandenes Thema ist. Er nennt drei Best Practices für die Steuerung des IT-Projektportfolio-Managements:
- Etablieren Sie frühzeitig Governance-Prozesse: Selbst wenn die Projekt-Governance von der Unternehmens-Governance übernommen wird, profitieren die meisten Projektteams davon, wenn sie den Rahmen für die Projekt-Governance schon früh im Projekt verstehen.
- Richten Sie die Governance auf die geschäftlichen Auswirkungen aus: Passen Sie die Projekt-Governance an Ihren Markt, Ihr Unternehmen und die von Ihnen verwendeten technologischen Tools an. Es gibt kein einheitliches Modell für die Projekt-Governance. Stellen Sie sicher, dass der Governance-Rahmen den geplanten Auswirkungen des Projekts entspricht.
- Schulung der Teammitglieder: Führen Sie Schulungen zu den wichtigsten Governance-Prozessen durch (z. B., wie man eskalierende Risiken löst) und Parameter (z. B., Budgetgrenzen), sowie Rollen und Verantwortlichkeiten.
Best Practices für IT-Supportprojekte
Projektmanagement Die IT-Unterstützung ist der Prozess der Planung, Organisation und Ausführung von IT-Initiativen. Projektexperten führen den Erfolg auf das Verständnis der Rolle des IT-Supports zurück. Sie ermutigen zu offenen Gesprächen und Feedback.
Zuvor war Wu globaler Direktor für Projektdienste bei einer großen Wirtschaftsprüfungs-, Steuer- und Beratungsgesellschaft. Er erzählt: „Mein Kollege, der globale Leiter des IT-Supports, und ich haben uns vor Projektabschluss immer über die Deliverables und die Qualität der Systeme gestritten. Während eines umfangreichen Projekts wurde der CTO des Unternehmens unserer Meinungsverschiedenheiten überdrüssig und bat mich, sowohl das Projekt als auch den Support für das Projekt zu leiten. Durch diese direkte Rolle im IT-Support änderte sich meine Sicht auf die Abteilung. Mein Rat für IT-Support-Projektmanager: Versetzen Sie sich in die Lage des Supportmanagers, und Sie werden dessen Welt ganz anders sehen.“
White erinnert die Projektmanager des IT-Supports daran, „die Supportteams während des Projekts oft und häufig einzubeziehen.“
Dieser Ansatz stimmt auch mit Kaszycki überein, der sagt, dass „ein gutes technisches Team Gold wert ist. Legen Sie Wert auf proaktives Feedback von jedem Teammitglied.“
Best Practices für die IT-Projektplanung
In der Projektplanungsphase legen die Teams die Projektrichtung fest, um das Endziel zu erreichen. Zu den Aufgaben in der IT-Projektplanungsphase gehören die Festlegung von Aufgaben, Zeitplänen und verfügbaren Ressourcen; die Kostenschätzung; und die Bewertung potenzieller Risiken.
White ist der Meinung, dass das Scheitern von Projekten oft auf eine unzureichende Planung zurückzuführen ist: „Einschränkungen werden oft durch das Unternehmen auferlegt und begrenzen Ressourcen, Zeit und Kosten. Daher kann der Projektmanager nicht richtig planen, wie er das Projekt umsetzen soll.“
Amy Black, CISSP, PMP und Director of Security, Privacy, and Risk bei RSM US LLP, stimmt zu, dass die Zeit- und Budgetanforderungen eines Projekts eine genaue Überwachung erfordern, um proaktiv auf Veränderungen reagieren zu können: „IT-Projekte scheitern oft an mangelnder Flexibilität und dem Versäumnis, Puffer in den Projektplan einzubauen. Geschwindigkeitsschwankungen sind in einem Projekt unvermeidlich, und der Projektmanager muss proaktiv und angemessen für Budget- und Terminüberschreitungen planen.“
Black gibt auch einige Tipps für die IT-Projektplanung. „Planen Sie immer Zeit- und Ressourcenpuffer ein, um eine termingerechte Lieferung zu gewährleisten, seien Sie realistisch in Bezug auf Ihre Zeit- und Kostenschätzungen, minimieren Sie Umfangsausweitung, indem Sie sich nur auf die Arbeit konzentrieren, die zur Erreichung des Endziels erforderlich ist, kommunizieren Sie zu viel mit dem Team und den Beteiligten, klären Sie Bedenken bezüglich des Zeitplans im Voraus und stellen Sie wöchentliche Status-Updates bereit, um Transparenz und Verantwortlichkeit zu gewährleisten“, sagt sie.
Best Practices für die Schätzung von IT-Projekten
Erfolgreiche IT-Projekte erfordern genaue Kostenschätzungen, einschließlich der Ressourcen und anderer Ausgaben, die zur termingerechten Fertigstellung des Projekts beitragen. Die Kostenschätzung ist auch nützlich, wenn es darum geht, die Genehmigung des Budgets einzuholen.
„Die Kostenschätzung sollte keine beängstigende Erfahrung sein“, sagt Kaszycki. „Nutzen Sie Ihre vergangenen Projekte als Leitfaden und stellen Sie sicher, dass Sie vertraglich abgesichert sind und mit der technischen und operativen Leitung zusammenarbeiten, um möglichst genaue Erkenntnisse für Ihre Schätzung zu erhalten.“
Black schlägt vor, eine Pufferzeit einzuplanen, selbst wenn Sie aufgrund früherer Projekte von Ihrer Schätzung überzeugt sind: „Zu oft arbeiten Mitarbeiter mit Fachexperten zusammen, um Schätzungen für wichtige Meilensteine und Deliverables zu erstellen, und übersehen dabei die Zeit, die für ein ordnungsgemäßes Projektmanagement und eine angemessene Pufferzeit benötigt wird. Stellen Sie sicher, dass Sie die Stunden und das Budget überschätzen, um Abweichungen vom Zeitplan zu berücksichtigen, und berechnen Sie nicht die Zeit und den Aufwand, den Sie als Projektmanager für die Überwachung des Projekts benötigen.“
Wu bekräftigt die Idee, dass Sie historische Präzedenzfälle nutzen sollten, um Ihre IT-Projektschätzungen zu erstellen. Er schlägt vor, dass IT-Projektteams „den für den Projekterfolg erforderlichen Gesamtaufwand ermitteln, bevor sie sich in die Schätzung vertiefen. Bei zu vielen IT-Projekten wird die organisatorische Veränderung unterschätzt – und manchmal sogar ganz vergessen. Dann ist das daraus resultierende Budget von Anfang an falsch. Es ist am besten, die „gesamte Projektarbeit“ zu bestimmen und dann mit der Schätzung zu beginnen.“
Best Practices für die Dokumentation von IT-Projekten
Die IT-Projektdokumentation ist eine Aufzeichnung der Aktivitäten. IT-Projektmanager sollten während eines Projekts eine Dokumentation erstellen. Die Aufzeichnungen enthalten die Aktivität, das Abschlussdatum und die Teammitglieder. So sind beispielsweise eine Projektcharta, ein Projektplan und Notizen zu Besprechungen wichtige Dokumente.
Zu den Best Practices für die Dokumentation von IT-Projekten gehören die folgenden:
- Dokumentation bei jedem Meilenstein: „Wir schreiben die Dokumentation bei jedem Meilenstein vor. Dies ermöglicht nicht nur ein genaueres Benchmarking, sondern stellt auch sicher, dass Sie sich nicht auf Ihr Gedächtnis verlassen, und erzwingt die Einhaltung von Prozessen, wie z. B. die Information eines Kunden über Änderungen, die Aktualisierung eines Projektmanagement Tools, die Information des technischen Teams über eine Wirkungsanalyse usw.“, sagt Kaszycki.
- Dokumentieren Sie, um eine erfolgreiche Projektübergabe zu gewährleisten: Timmerman weiß, dass Dokumentation kompliziert ist. „Jeder will es, aber niemand will es tun. Es geht nie darum, alles zu dokumentieren. Denken Sie daran, die Dinge zu dokumentieren, die bei einer erfolgreichen Projektübergabe helfen, falls jemand anderes das Projekt übernimmt.“
- Setzen Sie Ziele für die Dokumentation: „Legen Sie gemeinsam mit dem Team die Dokumentationsziele fest, bevor das Projekt beginnt, um den geringsten Dokumentationsaufwand für ein Projekt zu bestimmen“, sagt Timmerman. „Sie können jederzeit weitere Dokumentationen hinzufügen, aber eine klare Definition der Mindestanforderungen ist ein guter Anfang.“
Vorlagen für die Projektdokumentation finden Sie in dieser Übersicht Projektdokumentationsvorlagen.
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