Was ist der Unterschied zwischen Projektmanagement und IT-Projektmanagement?
Projektmanagement ist der Prozess der Konzeption, Organisation und Umsetzung von Projekten, während IT-Projektmanagement die Verwaltung von IT-spezifischen Projekten ist, einschließlich Softwareentwicklung, Technologie-Setups, Infrastrukturprojekten und Upgrades.
Projektmanagement ist eine universelle Fähigkeit, die branchen- und abteilungsübergreifend angewendet werden kann. „IT-Projektmanagement sollte sich nicht vom HR-, Kundenservice- oder Logistik-Projektmanagement unterscheiden“, so Mary Beth Imbarrato, Project Management Professional (PMP), Certified Scrum Master (CSM), Strategic Planning Professional (SPP) und Change Management Specialist (CMS) bei MBI Consulting. „Wenn sich eine Person als IT-Projektmanager*in identifiziert, bedeutet das, dass sie auf Technologieprojekte spezialisiert ist. Wichtig zu wissen ist: die Fähigkeiten ähneln sich insgesamt, [obwohl] die Personen in verschiedenen Bereichen besonders versiert sind.“
Aus diesen Gründen scheitern IT-Projekte
Expert*innen sind sich einig, dass das Fehlen klarer Ziele, schwaches Sponsoring und Planungsprobleme die Hauptgründe für das Scheitern von Projekten sind. Um Projekte in Zukunft zu verbessern und erfolgreich abzuschließen, sollte am besten darauf geachtet werden, warum Projekte scheitern.
Te Wu, CEO und CPO bei PMO Advisory, erläutert die Gründe für das Scheitern von IT-Projekten. „Abgesehen vom offensichtlichen Grund, nämlich mangelhaftem Projektmanagement, sind meiner Meinung nach die Hauptgründe für das Scheitern von IT-Projekten politische und konfliktreiche Herausforderungen bei komplexen Projekten, die den Fokus von den Projekten ablenken. Dazu zählt auch eine im Laufe der Zeit nachlassende Führungsstärke – zu Beginn ist sie stark, aber nach einer Weile lässt die Aufmerksamkeit der Führungskräfte nach, wird inkonsistent und ist häufig nur von kurzer Dauer.“
Da Technologieprojekte immer umfangreicher und komplexer werden, insbesondere für IT-Fachkräfte, scheitern sie auch immer häufiger. Eine McKinsey-Oxford-Studie schätzt, dass bei umfangreichen IT-Initiativen (mit einem Wert von mehr als 15 Millionen USD) das Budget um bis zu 45 Prozent überschritten wird. Diese Projekte dauern auch länger als geplant und bieten Stakeholder*innen bis zu 56 Prozent weniger Mehrwert. Dafür gibt es zahlreiche Gründe, u. a. unerwartete Probleme, die mit der erstmaligen Erfindung, Verwendung oder Bereitstellung zusammenhängen. Probleme wie Umfang und Komplexität, mangelnde Konzentration und unqualifizierte Teammitglieder tragen jedoch ebenfalls zu den gemeldeten Misserfolgsquoten bei.
Einer der am häufigsten genannten Faktoren für gescheiterte Projekte sind Projektteams, die sich zu sehr auf Prozesse und das Budget konzentrieren, anstatt Meilensteine zu erreichen und Fortschritte zu erzielen. Auch bei langfristigen Projekten treten Herausforderungen auf – durch häufige Änderungen an Hardware und die Einführung neuer Softwareversionen während der Projektlaufzeit.
Gescheiterte Projekte aufgrund fehlender Unterstützung
Elizabeth Harrin, eine erfahrene Projektmanagerin und ITPM-Autorin, berichtet detailliert über ein IT-Projekt, das aufgrund mangelnder Unterstützung durch die Führungsebene nicht an Dynamik gewann. „Es handelte sich um ein Projekt mit Fokus auf ein Compliance-Audit für IT-Softwarelizenzen mit einem IT-Sicherheitsmanager als wichtigsten Stakeholder. Leider wurde weder ich als Projektmanagerin noch der Stakeholder von der Führungsebene unterstützt, weil das Projekt zu diesem Zeitpunkt einfach nicht so interessant für sie war.“
Wie Harrin beschreibt, können Projekte ohne Unterstützung durch die Führungsetage schnell ins Stocken geraten. Aufgrund von konkurrierenden Projekten und Aktivitäten verschiedener Abteilungen ist es eine Herausforderung, Zustimmung und Unterstützung zu erhalten.
„Es gibt häufig viele Interessenskonflikte, die eine vollständige Unterstützung und ein umfassendes Engagement verhindern“, erklärt Alexis Nicole White, PMP, Scrum Master und Project Delivery Consultant bei North Highland. Sponsor*innen aus der Führungsebene sind nicht die einzigen Teammitglieder, die darunter leiden, sich nicht fokussieren zu können. Es ist offensichtlich, wie zahlreiche Ablenkungen das Projektmanagement beeinflussen. Imbarrato war bereits an IT-Projekten beteiligt, bei denen es für den Projekterfolg vorteilhaft gewesen wäre, den Projektmanager*innen mehrere Projektkoordinator*innen zu unterstellen. „Dies würde es IT-Projektmanager*innen ermöglichen, den Fokus auf die strategischen, projektbezogenen Anforderungen des Unternehmens zu legen, anstatt zu ermitteln, welche Aufgaben unvollständig oder überfällig sind.“
Kommunikation als Herausforderung für den Projekterfolg
Experte*innen sind sich außerdem einig, dass Kommunikation ein wesentlicher Bestandteil für den Projekterfolg ist. Ohne Kommunikationsfähigkeiten ist es unmöglich, Projektleistungen zu koordinieren und ein abgeschlossenes Projekt zu liefern.
Ben Timmerman, Professional Scrum Master und Director of Software Development bei The Brookfield Group, ist der Meinung, dass allen gescheiterten Projekten eine mangelhafte Kommunikation zugrunde liegt. „Der Knackpunkt bei jedem gescheiterten Projekt ist ein Mangel an Kommunikation zwischen Teams, Anbieter*innen oder Kund*innen. Bei den meisten Projekten treten unerwartete Herausforderungen auf. Egal, ob Scope Creep, Budget- oder technische Probleme – Kommunikation ist die Hauptursache.“
Krista Kaszycki, Director of Operations bei AlphaRidge, hat eine ähnliche Meinung zum Scheitern von Projekten. „In der Regel scheitern IT-Projekte an mangelnder Kommunikation oder daran, dass zu Beginn des Projekts keine Erwartungen und realistischen Abhängigkeiten festgelegt werden.“
So gewährleisten Sie erfolgreiche IT-Projekte
Risiken gehören zu Projekten dazu. IT-Projektmanager*innen beabsichtigen zwar, Projekte pünktlich zu liefern und das Budget einzuhalten, trotzdem können sie scheitern. Um Misserfolge zu vermeiden, müssen Projektmanager*innen die kontinuierliche Unterstützung der Führungsebene und eine ausgezeichnete Kommunikation gewährleisten.
„Stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Stakeholder*innen und Projektteammitglieder von Anfang an die volle Zustimmung und Unterstützung aller wichtigen Stakeholder*innen und Projektteammitglieder erhalten“, empfiehlt White. So können Sie verhindern, dass mehr Fokus auf Interessenkonflikte als auf Ressourcen gelegt wird. „Sie sollten unbedingt einen Eskalationsplan entwickelt haben, um Probleme schnell zu lösen und Verantwortlichkeiten für überschrittene Fristen zu schaffen.“ Kaszycki ermutigt Teams nicht nur, die Zustimmung von Stakeholder*innen zu gewinnen, sondern sich auch hierzu: „Nehmen Sie sich Zeit, um die Ziele aller Stakeholder*innen in einer frühen Projektphase zu verstehen. Indem Sie regelmäßig Updates liefern, gestalten Sie den Prozess deutlich entspannter.“
Timmerman bestärkt, wie wichtig Kommunikation ist: „Zu viel zu kommunizieren, ist nicht unbedingt etwas Schlechtes. Möglicherweise wiederholen Sie sich – aber für den Projekterfolg müssen Sie sicherstellen, dass Sie und das Projektteam denselben Ansatz verfolgen, um Ihre Ziele zu erreichen.“
Best Practices und Prinzipien für IT-Projektmanagement-Fachkräfte
Sogar bei präzise geplanten Projekten geht manchmal etwas schief. Auch wenn die Umsetzung von einem Projekt eine Herausforderung darstellt, können Projektteams ihre Arbeitsweise immer verbessern, beschleunigen und effizienter gestalten.
Aber keine Sorge – nicht jedes Projekt läuft aus dem Ruder. Projektmanager*innen können von anderen Expert*innen dazulernen, um zukünftige Informationsmanagement-Projekte besser zu verwalten. Imbarrato berichtet von einer persönlichen Erfahrung, bei der nur das IT-Team eine Agile-Projektmanagement-Methode verwendete, und das restliche Unternehmen nicht, was zu Verwirrung im Projektteam führte.
„Aufgrund des bevorstehenden Wandels müssen zu IT-Projektteams Fachkräfte aus verschiedenen Geschäftsbereichen zählen. Diese Fachkräfte sind dafür verantwortlich, Anforderungen festzulegen, die Bedürfnisse zu erläutern, Fragen des IT-Entwicklungsteams zu beantworten und in der Regel für Anwenderabnahmetests“, so Imbarrato.
Sie fährt fort: „Wenn für ein Projekt eine ungewohnte Methode ausschlaggebend ist, sollte das IT-Team das Projektteam (die jeweiligen Fachkräfte aus den Geschäftsbereichen) darin schulen, wie die Projektumsetzung abläuft, welche Methode befolgt wird, was diese auszeichnet und wie die Fachkräfte aus den Geschäftsbereichen sich sinnvoll einbringen können. Es braucht nicht viel, um eine solide Grundlage für Projektteammitglieder zu schaffen, damit sie verstehen, wie der Projektprozess ablaufen wird.“
Imbarrato schlussfolgert: „Ich empfehle, eine visuelle Darstellung der Projektumsetzung, ein Projektglossar mit Begriffen, das alle häufig bei IT-Projekten verwendeten Akronyme enthält, sowie ein Dokument mit Rollen und Verantwortlichkeiten aufzunehmen, sodass Aufgaben und die dafür verantwortlichen Personen klar definiert sind.“
Wissen und Kommunikation sind der Schlüssel zum Projekterfolg
Alle Projektmanagement-Expert*innen sind der Meinung, dass effektive Kommunikation Vorteile bietet. Wu ist davon überzeugt, dass Wissen Macht ist: „Nehmen Sie sich Zeit, um das ‚Warum‘ (strategische Ausrichtung), ‚Wer‘ (Stakeholder*innen, insbesondere Kund*innen), ‚Was‘ (Umfang), ‚Wann‘ (Zeitplan), ‚Wo‘ (ob der geografische Standort wichtig ist) und ‚Wie viel‘ zu klären. Wenn Projektmanager*innen die 6 Ws verstehen, können sie besser über den Ansatz entscheiden.“
White ist derselben Meinung wie Wu – bei der Vorbereitung ist es entscheidend, Informationen einzuholen. „Projektmanager*innen müssen viele Fragen stellen, auch wenn sie albern erscheinen. Oft werden diese ‚albernen‘ Fragen weggelassen, obwohl sie Katastrophen abwenden können.“
Projektmanager*innen verlassen sich auf eine klare Kommunikation zwischen Teammitgliedern und Kund*innen. Timmerman fordert Projektmanager*innen auf, sich auf die Zusammenarbeit zwischen allen Stakeholder*innen zu konzentrieren. „Letztendlich dreht sich bei IT-PMs alles um Menschen. Ganz gleich, ob Sie Switches für Kund*innen implementieren oder ein Minimal Viable Product entwickeln – Sie haben es stets mit Menschen zu tun. Das Verständnis der technischen Möglichkeiten und der Kommunikation zwischen Teammitgliedern während eines Projekts ermöglicht es PMs, Probleme zu mindern, bevor sie auftreten. Die Fähigkeit, zu erkennen, wann ein Risiko Realität wird, unterscheidet oft ein erfolgreiches Projekt von einem schlechten.“
Alles an einem zentralen Ort speichern
Bewahren Sie alle Projektinformationen, Dokumente, Aufgaben und Fortschrittsberichte an einem zentralen Ort auf, um Unklarheiten zu vermeiden. Wie Black sagt: „Technologie ist Ihr Freund. Der Einsatz von Automatisierung und Technologie, um sicherzustellen, dass das Projekt effizient abgeschlossen wird, ist ein entscheidender Faktor. Scheuen Sie sich nicht, etwas Neues oder einen anderen Ansatz auszuprobieren, um andere Ergebnisse zu erzielen.“
Kaszycki schließt sich dieser Meinung an und empfiehlt Projektteams: „Finden Sie ein Tool für die Zusammenarbeit, das flexibel genug für Ihre individuellen Anforderungen ist und die wichtigsten Datentransaktionen erleichtern kann. Müssen Sie zum Beispiel in der Lage sein, bestimmte Benachrichtigungen zu automatisieren oder große Datenblätter zu erfassen?“
Best Practices für eine effektive Governance im IT-Projektmanagement
Projekt-Governance bezieht sich auf die Elemente, die zum Projekterfolg beitragen. Die drei wichtigsten Säulen sind Struktur, Mitarbeitende und Informationen, aber zusätzliche Komponenten variieren je nach Unternehmen.
Laut Wu ist Projekt-Governance ein wesentliches Thema, bei dem es aber Missverständnisse gibt. Er zeigt drei Best Practices für die Governance im IT-Projektportfoliomanagement auf:
- Führen Sie Governance-Prozesse frühzeitig ein: Selbst wenn die Projekt-Governance von der organisatorischen Governance übernommen wird, profitieren die meisten Projektteams davon, wenn sie das Projekt-Governance-Framework frühzeitig verstehen.
- Richten Sie die Governance auf Geschäftsauswirkungen aus: Passen Sie die Projekt-Governance an Ihren Markt, Ihr Unternehmen und die von Ihnen verwendeten Technologie-Tools an. Für die Projekt-Governance gibt es kein Einheitsmodell. Stellen Sie sicher, dass das Governance-Framework repräsentativ für die prognostizierten Projektauswirkungen ist.
- Schulen Sie Teammitglieder: Führen Sie Schulungen zu den wichtigsten Governance-Prozessen (z. B. zum Abbauen wachsender Risiken) und Parametern (z. B. Budgetlimits) sowie zu Rollen und Verantwortlichkeiten durch.
Best Practices für IT-Supportprojekte
IT-Support-Projektmanagement ist der Prozess der Planung, Organisation und Durchführung von IT-Initiativen. Laut Projektexpert*innen lässt sich der Erfolg darauf zurückführen, dass die Rolle des IT-Supports klar ist. Sie ermutigen zu offenen Gesprächen und Feedback.
In der Vergangenheit arbeitete Wu als globaler Leiter für Projektservices bei einem großen Audit-, Steuer- und Beratungsunternehmen. Er erinnert sich: „Mein Kollege, der globale Leiter für IT-Support, und ich haben uns vor Projektabschluss immer über die Leistungen und die Qualität der Systeme gestritten. Während eines umfangreichen Projekts wurden unsere Meinungsverschiedenheiten dem CTO des Unternehmens zu viel. Darum bat er mich, die Leitung und den Support des Projekts zu übernehmen. Durch diese direkte Rolle im IT-Support hat sich mein Blick auf die Abteilung verändert. Mein Rat an IT-Support-Projektmanager*innen: Versetzen Sie sich in die Lage der Support-Manager*innen, dann erhalten Sie eine völlig andere Perspektive, was ihren Bereich angeht.“
White erinnert IT-Support-Projektmanager*innen: „Beziehen Sie Support-Teams während des Projekts häufig und regelmäßig mit ein.“
Dieser Ansatz findet auch Anklang bei Kaszycki. Er erklärt: „Ein effektives technisches Team ist Gold wert. Legen Sie großen Wert auf proaktives Feedback von jedem Teammitglied.“
Best Practices für die IT-Projektplanung
Während der Projektplanungsphase geben die Teams die Projektrichtung vor, um das Endziel zu erreichen. Während der IT-Projektplanungsphase gehören zu den Verantwortlichkeiten die Definition von Aufgaben, Zeitplänen und verfügbaren Ressourcen, die Kostenschätzung und die Bewertung potenzieller Risiken.
White glaubt, dass das Scheitern von Projekten oft auf einen Mangel an richtiger Planung zurückzuführen ist: „Einschränkungen werden oft vom Unternehmen auferlegt, was Ressourcen, Zeit und Kosten begrenzt. Daher können Projektmanager*innen nicht richtig planen, wie die Projektumsetzung ablaufen soll.“
Amy Black, CISSP, PMP und Beauftragte für Sicherheit, Datenschutz und Risiken bei RSM US LLP, stimmt zu, dass die Zeit- und Budgetanforderungen eines Projekts eine genaue Überwachung erfordern, um proaktiv auf Veränderungen reagieren zu können: „IT-Projekte scheitern oft an mangelnder Flexibilität und dem Versäumnis, Puffer in den Projektplan einzubauen. Stolpersteine sind in einem Projekt unvermeidlich, und Projektmanager*innen müssen sich proaktiv und angemessen auf Budget- und Zeitplanüberschreitungen vorbereiten.“
Black gibt auch einige Tipps für die IT-Projektplanung. „Planen Sie immer Zeit- und Ressourcenpuffer ein, um eine termingerechte Lieferung zu gewährleisten. Seien Sie realistisch in Bezug auf Ihre Zeit- und Kostenschätzungen. Minimieren Sie Scope Creep, indem Sie sich nur auf die Arbeit konzentrieren, die für das Endziel erforderlich ist. Kommunizieren Sie viel mit dem Team und den Stakeholder*innen. Prüfen Sie Bedenken hinsichtlich Fristen im Voraus und stellen Sie wöchentlich Status-Updates bereit, um Transparenz und Verantwortlichkeit zu gewährleisten“, erklärt sie.
Best Practices für die Schätzung von IT-Projekten
Erfolgreiche IT-Projekte erfordern genaue Kostenschätzungen, einschließlich der Ressourcen und anderer Ausgaben, die zu einem pünktlichen Projektabschluss beitragen. Die Kostenschätzung ist auch nützlich, um eine Genehmigung des Budgets einzuholen.
„Die Kostenschätzung sollte keine unangenehme Erfahrung sein“, sagt Kaszycki. „Beziehen Sie sich auf Ihre vergangenen Projekte und stellen Sie sicher, dass Sie vertraglich abgesichert sind und sich mit den technischen und betrieblichen Führungskräften absprechen, um die genauesten Einblicke für Ihre Schätzung zu erhalten.“
Black empfiehlt, Zeitpuffer einzuplanen, selbst wenn Sie sich bei Ihrer Schätzung aufgrund früherer Projekte sicher sind: „Folgendes passiert zu oft: Mitarbeitende arbeiten mit Fachkräften zusammen, um Schätzungen für wichtige Meilensteine und zu erbringende Leistungen zu erstellen. Dabei berücksichtigen sie die Zeit nicht, die für die ordnungsgemäße Verwaltung der Projekte erforderlich ist. Außerdem planen sie keine angemessenen Zeitpuffer ein. Seien Sie beim Schätzen der benötigten Zeit und dem Budget eher großzügig, um Verzögerungen im Zeitplan zu berücksichtigen. Auch die Zeit und Mühe, die Sie als Projektmanager*in für die Überwachung der Arbeit aufbringen müssen, sollten Sie einplanen.“
Wu ist ebenfalls der Meinung, dass Sie sich bei der Erstellung von IT-Projektschätzungen auf historische Präzedenzfälle beziehen sollten. Er empfiehlt IT-Projektteams Folgendes: „Bestimmen Sie die für den Projekterfolg erforderliche Gesamtarbeit, bevor Sie richtig mit der Schätzung beginnen. Bei zu vielen IT-Projekten werden organisatorische Veränderungen unterschätzt oder manchmal gar nicht berücksichtigt. In diesem Fall ist das ermittelte Budget von Anfang an falsch. Am besten ist es, die ‚gesamte Projektarbeit‘ zu bestimmen und sich dann an die Schätzung zu machen.“
Best Practices für die Dokumentation von IT-Projekten
Bei der IT-Projektdokumentation handelt es sich um eine Aufzeichnung von Aktivitäten. IT-Projektmanager*innen sollten bei Projekten von Anfang bis Ende eine Dokumentation gewährleisten. Zu den Datensätzen zählen die Aktivität, das Abschlussdatum und die Teammitglieder. Ein Projektauftrag, ein Projektplan und Besprechungsnotizen sind Beispiele für wichtige Dokumente.
Zu den Best Practices für die IT-Projektdokumentation gehören unter anderem folgende:
- Dokumentieren Sie jeden Meilenstein: „Bei uns muss jeder Meilenstein dokumentiert werden. Dies ermöglicht nicht nur genauere Benchmarks, sondern stellt auch sicher, dass Sie sich nicht auf Ihr Gedächtnis verlassen und dass Prozesse in jedem Fall eingehalten werden, z B. um Kund*innen über Änderungen zu informieren, ein Projektmanagement-Tool zu aktualisieren, das technische Team über die Auswirkungen auf dem Laufenden zu halten usw.", so Kaszycki.
- Gewährleisten Sie die Dokumentation für eine erfolgreiche Projektübergabe: Timmerman weiß, dass sich die Dokumentation kompliziert gestaltet. „Jeder möchte die Dokumentation sicherstellen, aber niemand will dafür verantwortlich sein. Es geht nie darum, alles zu dokumentieren. Erwägen Sie, die Elemente zu dokumentieren, die für eine erfolgreiche Projektübergabe hilfreich wären, sollte zu einem späteren Zeitpunkt eine andere Person die Leitung übernehmen.“
- Legen Sie Dokumentationsziele fest: „Teilen Sie den Teammitgliedern die Erwartung mit, die Dokumentationsziele vor Projektstart zu verstehen – so können Sie bestimmen, wie viel Dokumentation mindestens erforderlich ist“, erklärt Timmerman. „Sie können den Dokumentationsumfang jederzeit erweitern, aber eine klare Definition der Mindestanforderungen ist ein guter Anfang.“
Vorlagen für die Projektdokumentation finden Sie in dieser Zusammenfassung von Vorlagen für die Projektdokumentation.
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