Was ist kreatives Workflow-Management?
Die Verwaltung des kreativen Arbeitsablaufs bezieht sich auf die Art und Weise, wie ein Team oder eine Organisation den Prozess der Entwicklung kreativer Ressourcen überwacht, von der Ideenfindung über die Genehmigung des Designs bis hin zum Projektstart. Die besten kreativen Arbeitsabläufe sind eine geordnete, wiederholbare Abfolge von Aufgaben.
Das Management kreativer Arbeitsabläufe ist Teil der gesamten kreativen Abläufe, die sich auf die Art und Weise bezieht, wie ein Unternehmen den internen kreativen Prozess verwaltet. Kreative Agenturen müssen über starke Arbeitsabläufe und Prozesse verfügen, um die Erwartungen ihrer Kunden hinsichtlich Qualität, Budget und Zeitrahmen zu erfüllen. Das gilt auch für interne kreative Teams, die kreative Ressourcen für ihre eigene Organisation produzieren. Erfahren Sie mehr in diesem schrittweisen Leitfaden für kreative Abläufe.
Jede der folgenden Disziplinen erfordert ein kreatives Arbeitsablaufsmanagement, das sich in wesentlichen Punkten unterscheidet:
- Kreative Agenturarbeitsabläufe: Dies bezieht sich auf die spezifischen Prozesse, die eine kreative Agentur befolgt, um ihre Arbeit abzuschließen. In diesem Kontext sind Arbeitsabläufe wiederholbare Methoden, die Teammitglieder verwenden, um ihre Rollen auszuführen, wobei der Fokus auf allgemeinen Abläufen und nicht auf spezifischen Projekten oder Ergebnissen liegt. Diese Methoden beeinflussen jedoch die Entwicklung individueller kreativer Ressourcen, einschließlich Werbung, Designelementen und anderen kreativen Materialien. Erfahren Sie mehr in diesem Beitrag über die Arbeitsabläufe kreativer Agenturen.
- Kreative Team-Workflows: Dies beschreibt die Prozesse, die kreative Teams verwenden, um ihre End-to-End-Betrieb innerhalb ihrer Abteilung und über Projekte hinweg zu verwalten. Jedes Teammitglied – einschließlich Texter, Designer, Video-Produzenten, Redakteuren, Strategen und Kreativdirektoren – bringt einzigartige Fähigkeiten ein. Die Effizienz des Workflows des kreativen Teams hängt davon ab, dass jedes Mitglied seine Rollen und Verantwortlichkeiten klar versteht, die von Projekt zu Projekt leicht variieren können. Verbessern Sie Ihre Managementfähigkeiten mit diesem Leitfaden zur Verwaltung kreativer Teams.
- Kreatives Projektmanagement: Kreatives Projektmanagement umfasst die Überwachung der erfolgreichen Lieferung kreativer Assets und umfasst alle typischen Phasen des Projektmanagement-Lebenszyklus: Projektinitiierung, Planung, Ausführung, Überwachung und Kontrolle sowie Projektabschluss. Stellen Sie sicher, dass Ihr nächstes Projekt ein Erfolg wird, indem Sie diesen Artikel über effektives kreatives Projektmanagement überprüfen.
Sie hören möglicherweise auch die Begriffe kreativer Produktionsworkflow, kreativer Serienworkflow oder kreative Studio-Workflow-Prozesse. Diese Begriffe beziehen sich alle auf die wiederholbaren Prozesse, die Sie verwenden, um ein kreatives Projekt oder Asset von Anfang bis Ende zu verwalten.
Erfahren Sie, wie Sie Ihre kreativen Projekte durch den Projektlebenszyklus in diesem Artikel über Umgestaltung Ihrer kreativen Workflows bewegen, sowie in diesem umfassenden Leitfaden für digitale Asset-Management (DAM)-Workflows.
Die Phasen des kreativen Workflows
Es gibt vier Phasen in allen kreativen Workflows: Ziele definieren, Ideen generieren und entwickeln, Überprüfung und Genehmigung einholen sowie Projekte starten und den Erfolg überwachen. Die Etablierung eines wiederholbaren Workflows wird Ihren Prozess optimieren und die Notwendigkeit beseitigen, jedes Mal das Rad neu zu erfinden.
Unten finden Sie Details zu jeder Phase sowie eine kreative Workflow-Vorlage, die Sie zur Verwaltung Ihrer kreativen Projekte verwenden können.
Phase Eins: Ziele und Rollen definieren
In der ersten Phase definieren Sie die Ziele des Projekts. Verwenden Sie eine dieser Vorlagen für kreative Briefings, um sicherzustellen, dass Sie alle notwendigen Informationen erfassen, einschließlich Stakeholder, Budget, Zeitplan, Ziele, Vorgaben und mehr. Stellen Sie bei der Definition von Zielen sicher, dass sie spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden (SMART) sind. Versuchen Sie, eine dieser SMART-Zielarbeitsblätter und Beispiele zu verwenden, um zu beginnen.
Von dort aus halten Sie ein Kickoff-Meeting mit allen relevanten Stakeholdern (einschließlich des Kunden bei externen Projekten). In diesem Meeting stellen Sie die Teammitglieder vor, überprüfen die Informationen im kreativen Briefing, diskutieren, wie der Erfolg des Projekts gemessen wird, und erklären die Berichtstruktur des Teams. Das Ziel des Kickoff-Meetings ist es, alle Stakeholder auf die Projektziele und -beschränkungen abzustimmen.
Beginnen Sie als Nächstes mit der Entwicklung von Projektmeilensteinen, indem Sie das Projekt in verwandte Aufgaben gruppieren. Zum Beispiel das Finalisieren eines Coverbildes oder das Produzieren aller Animationselemente für ein Video. In dieser Phase könnten Sie auch diese Meilensteine auf einem vorläufigen Zeitplan platzieren.
Dann weisen Sie Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Kreativteams zu. Zu den häufigen Rollen gehören Projektinhaber, Stratege, Projektmanager, Designer, Texter und Entwickler, obwohl je nach Projekt zusätzliche Rollen erforderlich sein können. Skizzieren Sie die Teamhierarchie und klären Sie, wer welche Aspekte der Entwicklung, Genehmigung und Fertigstellung des Projekts übernimmt. Definieren Sie den Genehmigungsprozess und geben Sie an, wann, wie und von wem jede Genehmigungsrunde erfolgt. Identifizieren Sie klar, wer jede Projektphase überprüft und Feedback gibt, und legen Sie Fristen für diese Eingaben und Genehmigungen fest. Zielen Sie darauf ab, die Anzahl der Prüfer und Überprüfungsrunden zu begrenzen. Legen Sie eine Namenskonvention für Überarbeitungen fest, um sicherzustellen, dass jeder weiß, welcher Entwurf der aktuellste ist.
Phase Zwei: Ideen generieren und entwickeln
Phase zwei ist der Ort, an dem alle kreativen Ideenfindungen stattfinden. Beginnen Sie mit Brainstorming. Sie können traditionelles Brainstorming durchführen, indem Sie sich als Gruppe versammeln und alle Ideen auf ein Whiteboard schreiben. Eine weitere Möglichkeit ist, moderne Variationen wie Mind Mapping (bei dem das Team zusammenarbeitet, um visuell eine Herausforderung zu lösen) oder umgekehrtes Brainstorming (bei dem Sie mit dem Endprodukt beginnen und rückwärts arbeiten) auszuprobieren.
Hillary Kelbick, Präsidentin und CEO von MKP Communications, sagt, dass das ursprüngliche Brainstorming-Meeting entscheidend ist. Es ist auch wichtig, den Ton des Meetings strikt auf Brainstorming zu halten. „An diesem Punkt gibt es keine schlechten Ideen“, rät sie. „Die Regel ist, dass wir alles aufschreiben – auch wenn es dumm klingt. Je mehr Ideen Sie haben, umso besser. Zu diesem Zeitpunkt ist nichts dumm, denn Sie wissen nicht, wie die kreative Energie zustande kommen wird. Nehmen Sie alles an.“
Sie können mehr über Brainstorming-Techniken erfahren, indem Sie unseren Leitfaden zu motivierenden Brainstorming-Ansätzen lesen.
Sobald Sie als Gruppe eine Reihe von Ideen generiert haben, überprüfen Sie diese gemeinsam und geben Sie Feedback. Ermutigen Sie alle Teammitglieder, ihre Gedanken zu teilen, um eine Umgebung zu schaffen, in der sich jeder wohlfühlt, seinen Beitrag zu leisten. Dies ermöglicht es dem Team, die bahnbrechende Idee zu identifizieren.
Nachdem die besten Ideen ausgewählt wurden, beginnen Sie mit deren Entwicklung. Viele kreative Projekte erfordern verschiedene Arten von Inhalten, einschließlich Videos, statischen Bildern, schriftlichen Artikeln, Podcasts, Social-Media-Beiträgen und Memes. Wenn Sie für einen Kunden in einer Kreativagentur arbeiten, stellen Sie sicher, dass Sie regelmäßige Check-in-Meetings abhalten, um deren Zustimmung zur Richtung zu erhalten. Diese intermittierenden Genehmigungssitzungen helfen, Unzufriedenheit bei der endgültigen Lieferung zu vermeiden.
Kat Yowell, eine Senior Designerin bei Lucid Agency, einer Digital-Marketing-Agentur mit Büros in Phoenix und Chicago, sagt, dass ihr Team in den frühen Phasen möglicherweise einige schriftliche Inhalte oder eine Designidee mit dem Kunden teilt. Beim Erstellen einer Website zum Beispiel wird das Team wahrscheinlich Wireframes einer potenziellen Website oder Internetseite freigeben – ein Design, das zeigt, welche Elemente und Oberflächenelemente auf wichtigen Seiten existieren werden. Das Team kann auch eine bereits vollständig entwickelte Seite freigeben, um dem Kunden „eine Vorstellung davon zu geben, wie es aussehen wird, bevor wir mit dem Rest beginnen.“
Es geht nur darum, beim Kunden nachzufragen, um „sicherzustellen, dass wir auf dem richtigen Weg sind“, fügt Yowell hinzu.
Je nach Art des Projekts oder der Kampagne, an der Sie arbeiten, sollten Sie in Betracht ziehen, denselben Inhalt über verschiedene Medientypen hinweg zu verwenden – zum Beispiel, dieselbe Lektion in einem Video, einem schriftlichen How-to-Artikel und einem Instagram-Slide-Post zu präsentieren.
Halten Sie sich während des Entwicklungsprozesses an den Zeitplan, der beim Projektstart festgelegt wurde. Kommunizieren Sie umgehend, wenn Probleme auftreten, und teilen Sie Statusberichte sowohl intern als auch extern, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Berücksichtigen Sie auch die Verwendung von Online-Projektmanagement- oder Workflow-Tools, um diesen Prozess zu erleichtern.
Wenn Sie mit einem Kunden arbeiten, neigen Sie dazu, übermäßig zu kommunizieren.
Dritte Phase: Überprüfung und Genehmigung
In dieser Phase benötigen Sie sowohl intern als auch extern die Genehmigung für die kreativen Assets, die Sie entwickelt haben. Es wird wahrscheinlich mehrere Überprüfungsrunden geben. Die Optimierung dieser Runden ist entscheidend, um effizient auf den Start hinzuarbeiten.
Beginnen Sie mit der internen Genehmigung. Beziehen Sie das gesamte Kreativteam, Ihr direktes Management und alle anderen internen Stakeholder ein. Sammeln Sie Feedback zu den ersten Entwürfen und Konstruktionen und verfeinern Sie diese, bis ein Konsens erreicht ist.
Wenn Sie für einen externen Kunden arbeiten, können Sie jetzt Überprüfungsrunden mit ihm einleiten. Teilen Sie Inhalte remote mit Ihrem Kunden, indem Sie ihm die kreativen Dateien senden und diese gemeinsam über einen Videoanruf oder persönlich, wenn möglich, überprüfen.
Es ist wichtig, Ihre Überprüfungszyklen im Voraus zu strukturieren, um sicherzustellen, dass sie effizient sind und Sie klar sind, welche Art von Feedback Sie suchen. Erstellen Sie eine Agenda für die Meetings und setzen Sie eine Grenze für die Anzahl der im aktuellen Vertrag erlaubten Überprüfungsrunden. (Der Branchenstandard sind drei.) Im Starter-Kit unten finden Sie eine kostenlose Vorlage für die Agenda von Überprüfungsrunden, die Sie verwenden können, um drei Runden von Überprüfungen durchzuführen und die endgültige Genehmigung zu erhalten.
Sie können auch Feedback mit einer Live-Notizsoftware oder Design-Review-Software erfassen, die es ermöglicht, Kommentare direkt zu den Designs zu hinterlassen. Stellen Sie sicher, dass jeder Zugriff auf die gleichen Versionen hat, um Redundanz und Probleme mit der Versionskontrolle zu vermeiden. Dieser Ansatz hilft auch, alle Rückmeldungen zu zentralisieren, was Zeit spart, wenn Updates in den folgenden Runden vorgenommen werden.
Sobald Sie die Genehmigung Ihres Kunden erhalten haben (ob von einem internen Team oder einem Vorgesetzten), formalizieren Sie diese. Holen Sie alle erforderlichen Genehmigungsunterschriften ein und bereiten Sie den Inhalt für die Veröffentlichung vor.
Phase Vier: Produkteinführung und Erfolgskontrolle
Die letzte und spannendste Phase ist die Produkteinführung, die in der Regel die Verteilung von Druckmaterialien, die Veröffentlichung eines Videos oder die Bereitstellung digitaler Materialien im Internet bedeutet. Nach der Einführung müssen Sie jedoch noch einige Schritte abschließen.
Beginnen Sie nach der Einführung mit der Verfolgung von Kennzahlen, um den Erfolg des Inhalts zu messen. Sie sollten während der ersten Phase KPIs definiert haben, also beginnen Sie mit diesen. Dokumentieren Sie außerdem Kennzahlen darüber, wie das Projekt verlaufen ist, wie die Anzahl der erstellten Assets, die Anzahl der durchgeführten Versionen und Überprüfungsrunden, die benötigte Zeit für die Genehmigungen und die Gesamtdauer des Projektlebenszyklus.
Überwachen Sie diese KPIs weiterhin für die Dauer und Häufigkeit, die in Ihrem kreativen Brief festgelegt sind. Stellen Sie sicher, dass Sie diese Kennzahlen auch mit Ihrem Kunden teilen. Wenn die Ergebnisse nicht zufriedenstellend sind, sollten Sie in Betracht ziehen, die Ressourcen weiter zu verfeinern, insbesondere für langfristige Kampagnen.
Nach dem Start müssen Sie auch die endgültige Rechnung an Ihren Kunden senden und eine Projekt-Nachbesprechung durchführen. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um ihr Feedback zur Gesamtumsetzung des Projekts und zu Verbesserungsmöglichkeiten zu sammeln. Diese Diskussionen sind entscheidend für die Pflege und Stärkung Ihrer Kundenbeziehung und für die Sicherstellung einer fortgesetzten Zusammenarbeit.
Vorlage für einen kreativen Workflow
Laden Sie eine kreative Workflow-Vorlage für
Microsoft Excel
|
Microsoft Word
| Google Sheets herunter.
Verwenden Sie diese kreative Workflow-Vorlage, um den Fortschritt Ihres kreativen Projekts von Anfang bis Ende zu verfolgen. Die Vorlage organisiert das Projekt in vier Phasen, komplett mit Unteraufgaben, und bietet eine robuste, wiederholbare Struktur, der Sie folgen können. Obwohl Sie die Vorlage an Ihre Bedürfnisse anpassen können, ist sie bereits mit Abschnitten für die Auflistung des Aufgabeninhabers, des Fälligkeitsdatums, des Status und zusätzlicher Notizen vorgefertigt.
Bewährte Vorgehensweisen zur Einrichtung eines effektiven kreativen Workflow-Prozesses
Um einen effektiven kreativen Workflow einzurichten, empfehlen Experten, den Umfang zu klären, den Workflow grafisch darzustellen, Workflow-Software zu verwenden, regelmäßige Kontrollmeetings abzuhalten und die Effektivität des Workflows zu messen. Stellen Sie außerdem sicher, dass die Teammitglieder Ihrem Workflow tatsächlich folgen können.
Im Folgenden finden Sie einige wichtige allgemeine Workflow-Prozessschritte, die Sie berücksichtigen sollten:
Klärung von Umfang, Ziel(en) und Strategie mit dem Kunden
Zu Beginn eines jeden Projekts sollten die Projektziele und der grundlegende Plan zur Erreichung dieser Ziele formell geklärt werden – vorzugsweise durch ein schriftliches Dokument, das von allen genehmigt wird.
„Wenn wir einen Auftrag erhalten, muss der Projektmanager mit dem Kunden genau klären, was kommuniziert werden muss – und die wichtigen Ziele dieser Kommunikation“, erklärt Kelbick.
Kelbick sagt, dass ihre Firma eine Strategieerklärung für das Projekt vorbereitet, die laut ihrer Aussage „dem Kunden präsentiert und von ihm überprüft wird – sodass alle sich darüber einig sind, was wir kommunizieren wollen.“
Erstellen Sie ein Workflow-Diagramm
Für jedes spezifische Projekt ist es hilfreich, ein Diagramm oder eine Grafik zu erstellen, das die Phasen des Prozesses sowie die erforderlichen Genehmigungen, Beiträge und andere Aktionen zeigt. Achten Sie auf das sich gegenseitig ausschließende und insgesamt erschöpfende (MECE) -Prinzip , das von der Unternehmensberatung McKinsey & Company entwickelt wurde. Im Wesentlichen sollten Sie Informationskategorien so gruppieren, dass sie sich nicht überschneiden und Ihre Bewertung alle möglichen Kategorien umfasst. Im Kontext des kreativen Workflows bedeutet MECE, dass es keine Verwirrung über die Anforderungen und wer in jeder Phase dafür verantwortlich ist, geben sollte, und der Workflow alle Aspekte des Projekts von Anfang bis Ende abdeckt.
Ed Burgoyne, Gründer und leitender Berater von Makr Consulting, hilft Organisationen, eine umfassendere Bewertung darüber vorzunehmen, wie ihr Workflow-Prozess im Allgemeinen funktioniert – unabhängig von einem bestimmten Projekt.
„Manchmal ist der Prozess, sich einfach zusammenzusetzen und zu betrachten, wie die Dinge derzeit funktionieren, für die Menschen aufschlussreich“, teilt er mit. Er sagt, der Prozess hilft Organisationen, sich selbst zu fragen: „Wie machen wir das, was wir tun? Warum machen wir das so? Ergibt das Sinn? Wie beschreiben wir, was wir tun?“
Vereinbarung des Teams über den Workflow-Prozess
Es ist wichtig, dass jeder von Anfang an die Struktur und die Details Ihres Workflow-Prozesses versteht und damit einverstanden ist. Wenn Burgoyne mit Organisationen arbeitet, um ihnen zu helfen, ihre Arbeitsprozesse zu verstehen und zu verbessern, betont er die Bedeutung einer gemeinsamen Zustimmung. „Wir können den ganzen Tag Prozesskarten erstellen“, sagt er, „aber das Verhalten ist super, super wichtig. Wie handeln wir? Wir müssen Veränderungsprozesse unter Berücksichtigung des Verhaltens steuern. Ich kann den ganzen Tag lang Prozesse empfehlen und an die Wand hängen, aber solange die Leute sich nicht daran halten, werden sie nicht die gewünschten Ergebnisse erzielen.”
Deshalb schlägt Burgoyne vor, dass Organisationen mit ihrem gesamten Team zusammenarbeiten, um zu besprechen, wie sie ihre Arbeitsprozesse strukturieren können – dies ermöglicht von Anfang an die Zustimmung aller.
Verwenden Sie kreative Workflow-/Projektmanagement-Software
Während einige Organisationen einen kreativen Workflow-Prozess ohne Software implementieren und befolgen können, glauben viele Experten, dass die Software äußerst hilfreich sein kann, um die Prozesse zu verfolgen und Verwirrung zu vermeiden.
Eine Organisation kann Software verwenden, um alle schriftlichen Kommunikationen innerhalb der Software zu integrieren, Kalenderpunkte und Erinnerungen zu integrieren und es viel einfacher und effizienter zu machen, Aufgaben für das Projekt zu überwachen und zu genehmigen und die Arbeit zu überprüfen.
Halten Sie Kontrollmeetings ab
Auch wenn Sie Software und andere digitale Kommunikationsmittel verwenden, ist es hilfreich, regelmäßige Meetings mit dem Team abzuhalten, um sicherzustellen, dass das Projekt vorankommt und im Zeitplan bleibt.
Kreativer Workflow in den Projektphasen
Ihr Team sollte auch die folgenden wichtigen Punkte in den verschiedenen Phasen des Projekts berücksichtigen.
Projektbeginn
Verwenden Sie einen formellen Projektantragsprozess und stellen Sie sicher, dass Ihr internes Team ihn befolgt.
„Eine der größten Säulen ist dieser anfängliche Antragsprozess“, sagt Brian Bosche, Senior Product Manager bei Smartsheet und Gründer sowie ehemaliger CEO von Slope, einem Unternehmen, das Software zur Unterstützung kreativer Workflows entwickelt hat und jetzt Teil von Smartsheet ist. „Es ist wirklich wichtig, dass die Leute wissen, wohin sie sich wenden müssen, um eine Anfrage zu stellen. Es ist wirklich wichtig, den Aufnahmeprozess zu haben.”
Der Aufnahmeprozess stellt sicher, dass jeder alle Projekte versteht, die beginnen sollen, und gibt allen zu Beginn die erforderlichen Informationen, so Bosche weiter.
Projektentwicklung
Verfolgen Sie den Arbeitsaufwand für verschiedene Aufgaben innerhalb des Projekts, balancieren Sie die Arbeitslast, wenn möglich, und stellen Sie sicher, dass der Zeitplan bestimmte Teammitglieder mit hohen Arbeitslasten berücksichtigt.
Yowell von Lucid Agency sagt, dass ihre Organisation wöchentliche Meetings hat, um zu bewerten, woran jeder Designer oder andere Teammitglieder arbeiten. Die Agentur verwendet Software, um jeder Aufgabe zwischen einem und drei Punkten zuzuweisen, basierend darauf, wie lange die Aufgabe voraussichtlich dauern wird. „[Das zu tun] gibt uns einen Überblick über die Aufgaben; mit diesem Nummernsystem können wir herausfinden, wie wir Aufgaben bei Bedarf umsortieren können“, erklärt sie.
Kundenüberprüfung und -genehmigung
Kommunizieren Sie den Kunden, wie der Überprüfungsprozess am besten funktioniert (einschließlich der Fristen), und seien Sie sich der vom Kunden verursachten Verzögerungen bewusst.
So verwalten Sie einen kreativen Workflow
Die Verwaltung eines kreativen Workflows erfordert ein solides Workflow-System in Ihrer Organisation, Teammitglieder, die die Bedeutung der Einhaltung effizienter Prozesse verstehen, und Manager, die in der Lage sind, die Arbeit zu beaufsichtigen und nachzuverfolgen. SaaS-Tools können auch nützlich sein, um den kreativen Workflow-Prozess nachzuverfolgen und zu verwalten.
Laden Sie das Creative Workflow Starter Kit herunter
Wenn Sie noch nie standardisierte Prozesse zur Verwaltung Ihrer kreativen Teams erstellt haben, kann das entmutigend sein. Dieses kostenlose Starter-Kit bietet alle Ressourcen, die Sie benötigen, um zu beginnen. Es hilft Ihnen, sich zu organisieren, Ihre Arbeitsabläufe zu dokumentieren, alle kreativen Ressourcen zu klären, die Sie erstellen müssen, und Genehmigungsrunden zu verwalten, egal ob Sie für einen externen Kunden oder Ihre eigene Organisation arbeiten.
Laden Sie das Creative Workflow Starter Kit herunter
In diesem Kit finden Sie Folgendes:
- Eine kreative Workflow-Vorlage für Excel und Microsoft Word , die alle gängigen Phasen und Unteraufgaben des End-to-End-Workflows umfasst.
- Eine Vorlage für das kreative Briefing des Kunden für Excel , um Anforderungen für alle kreativen Ressourcen zu erfassen, die Sie für einen externen Kunden erstellen.
- Eine einfache kreative Briefing-Vorlage für Microsoft Word , um die Spezifikationen für ein einfaches internes kreatives Projekt zu dokumentieren.
- Eine wöchentliche Vorlage für den Status kreativer Projekte für Excel und Microsoft Word , um Check-in-Meetings zu optimieren und zu vereinfachen.
- Eine Vorlage für kreative Überprüfungsrunden für Microsoft Word , um Ihre internen oder externen kreativen Asset-Überprüfungssitzungen zu strukturieren, mit Platz für drei Runden von Überprüfungssitzungen und Unterschriftszeilen für endgültige Genehmigungen.
- Eine Cheat Sheet für kreative Workflows für Microsoft Word , mit den besten Tipps von Experten, wie Sie Ihren kreativen Workflow so effizient wie möglich gestalten können.
Die größten Fehler bei der Verwaltung kreativer Workflows
Experten innerhalb und außerhalb von Agenturen sagen, dass Unternehmen häufig Fehler bei der Strukturierung oder Verwaltung kreativer Workflows machen. Hier sind einige der häufigsten Fehler:
- Vernachlässigung des potenziellen Beitrags des Kunden zu den Designarbeiten. „Zu Beginn meiner Karriere war mein größter Fehler, zu denken, dass der Kunde nichts weiß“, sagt Yowell. Sie fügt hinzu, dass sie dachte: „‚Wie können Sie es wagen, mit Veränderungen zurückzukommen – Sie wissen gar nicht, wovon Sie sprechen.‘ Das ist aber falsch.“ Der Kunde versteht die Persönlichkeit seines Unternehmens und den Tenor der Branche, in der er tätig ist, sagt sie. Er versteht zum Beispiel, dass ein ausgefallenes Website-Design für ein Maschinenbauunternehmen möglicherweise nicht funktioniert.
- Keine regelmäßigen Berührungspunkte mit dem Original und keine Entwicklung der Gesamtrichtung des Designs. „Mit einer Reihe von (Web-)Seiten aufzutauchen, noch bevor der Kunde auch nur ein einziges Design gesehen hat, kann sehr nach hinten losgehen“, sagt Yowell.
- Einen kreativen Workflow-Prozess nur aus der Perspektive einiger Akteure aufzubauen und nicht die Sichtweisen aller einzubeziehen. Burgoyne erklärt, dass Projektmanager oder andere Agenturleiter einen Workflow-Prozess strukturieren können, der für sie sinnvoll ist, aber möglicherweise wichtige Überlegungen von anderen, die die Arbeit jeden Tag erledigen, nicht einbezieht. „Wenn man sich einen Prozess ansieht und einen Prozess entwickelt, müssen wir wirklich mit den Personen zusammenarbeiten, die am Prozess selbst beteiligt sind, um einen Prozess zu schaffen, der tatsächlich funktioniert“, sagt er. „Es ist wirklich wichtig, den Prozess aus einer Systemperspektive zu betrachten und zu sehen, wie die verschiedenen Teile zusammenkommen.“
Diese Einbindung ist auch dann von entscheidender Bedeutung, wenn die neue Prozessstruktur erhebliche Änderungen in der Art und Weise bedeutet, wie das Unternehmen seine Arbeit leistet. „Menschen können sehr abgeneigt gegenüber Veränderungen sein, an denen sie nicht beteiligt sind“, rät Burgoyne.
Wie man seine kreativen Arbeitsabläufe verfeinert
Die meisten kreativen Workflows sind nach den oben beschriebenen Phasen organisiert. Es gibt jedoch eine Reihe von Möglichkeiten, Ihre Prozesse weiter zu verfeinern, einschließlich der folgenden:
- Zentralisieren Sie Design-Assets: Verwalten Sie Ihre Design-Assets und Dateien auf eine zentralisierte, organisierte Weise. Erwägen Sie die Verwendung eines Online-Tools, das es Ihnen ermöglicht, kreative Dateien in der Cloud zu speichern, damit alle Teammitglieder einfachen Zugriff haben.
- Benennungskonventionen annehmen: Befolgen Sie eine strenge Benennungskonvention für alle Dateien.
- Struktur des Arbeitsplatzes: Erstellen Sie eine Arbeitsplatzstruktur, die den Mitarbeitern hilft, ihre Arbeit zu priorisieren. Dies kann das Blockieren von Zeit für ungestörte Arbeit, das Planen regelmäßiger Check-ins und das Online-Sein zu bestimmten Zeiten umfassen, damit alle zur Zusammenarbeit verfügbar sind.
- Fristen einhalten: Stellen Sie sicher, dass die Teammitglieder alle Fristen während der Entwicklung des Projekts einhalten. Wenn eine Frist versäumt wird, kann dies einen Dominoeffekt verursachen, der das gesamte Projekt beeinträchtigt. Bauen Sie Flexibilität in den Zeitplan in der Planungsphase ein, um diesem Problem zuvorzukommen.
- Kontinuierlich kommunizieren: Kommunizieren Sie weiterhin mit Ihrem Kunden und geben Sie regelmäßige Status-Updates.
- Teamzeit verfolgen: Verfolgen Sie die Zeit, die alle Teammitglieder für das Projekt aufwenden, um die Arbeitsbelastung besser zu verstehen. Messen Sie den Zeitaufwand anhand des Gesamtbudget und verwenden Sie diese Daten, um Ihrem Kunden eine detaillierte Rechnung auszustellen.
Gianluca Ferruggia ist der Geschäftsführer von DesignRush, einem Marktplatz, der Organisationen mit den besten Kreativagenturen verbindet. Er betont die Bedeutung, in Ihren Arbeitsabläufen flexibel zu bleiben, um die Bedürfnisse Ihrer Kunden bestmöglich zu erfüllen: „Die Implementierung von Agile-Methoden hilft uns, zu iterieren, uns anzupassen und unsere Prozesse kontinuierlich zu verbessern.“ Zusätzlich sagt er: „Setzen Sie von Anfang an klare Erwartungen und Rollen und integrieren Sie regelmäßige Feedback-Sitzungen.“
Pavel Naydenov, der Marketingleiter bei Businessmap, einem Softwareunternehmen, das Organisationen bei der Implementierung von Agile-Methoden hilft, stimmt zu. „Die Feinabstimmung kreativer Arbeitsabläufe erfordert oft einen iterativen Prozess des Analysierens, Anpassens und Implementierens“, sagt er. „Praktiken wie regelmäßige Team-Retrospektiven und die Integration eines Kanban-basierten Ansatzes haben uns geholfen, unsere Arbeitsabläufe kontinuierlich zu verfeinern und Engpässe zu reduzieren.“
Beratung zum kreativen Workflow und zum Aufbau funktionsübergreifender Teams
Burgoyne von Makr Consulting sagt, Kreativagenturen und Unternehmen müssen erkennen, dass ihr Workflow-Prozess und ihr Management für die Identität ihres Unternehmens unerlässlich sind.
„Es geht darum, wie man tatsächlich Probleme löst und wie man die Welt betrachtet. Was hat Priorität und was nicht?“, erklärt er. Burgoyne schreibt auf seinem professionellen Blog Adsubculture über kreative Workflow-Prozesse. „Ihr Prozess ist ein großer Teil dessen, wer Sie sind. [Und] der Prozess bestimmt die Qualität unseres Produkts und die Qualität unserer Leistung.“
Verstehen, wie Projektmanagementmethoden wie der Wasserfallansatz oder die Agile-Methode beim kreativen Workflow helfen können. Er führt mehrere Bereiche an, die bei der Verbesserung des kreativen Workflows hilfreich sind. Dazu gehören:
- Verstehen traditioneller Frameworks für das Projektmanagement
- Verstehen des Aufbaus funktionsübergreifender Teams, in denen Mitglieder aus verschiedenen Abteilungen zusammenarbeiten
- Verstehen der Struktur und Organisation von Werbeagenturen
- Verstehen der verschiedenen Strukturen des Workflows für kreative Produktion und Dienstleistungen
- Erfahren Sie mehr über diese Methoden in diesem Leitfaden zu Agile Projektmanagement und diesem Artikel, wann die Wasserfallmethode zu verwenden ist.
So gehen Sie mit Kunden um, die Ihren kreativen Workflow-Prozess ändern wollen
Ein Kunde wird manchmal einige Aspekte eines Projekts ändern wollen, was Ihren Workflow-Prozess erheblich verändern kann. Da es sich um Ihren Kunden handelt, müssen Sie manchmal auf seine Anforderungen eingehen. Manchmal kann das Entgegenkommen bei vorgeschlagenen Änderungen jedoch den Prozess stören und das Endprodukt beeinträchtigen. In solchen Situationen müssen Sie möglicherweise ein wenig gegen den Wunsch des Kunden vorgehen – höflich und mit einer guten Erklärung natürlich.
Jim Hamilton ist ein Experte für Inhalte und Copywriting und Gründer von Persuasive Alchemy, einem Newsletter und einer Community für Berater. „Wenn ein Kunde Ihren bestehenden kreativen Arbeitsablauf ändern möchte, liegt das normalerweise daran, dass er unsicher ist, wie sich der Prozess entwickeln wird, oder weil ihm das Vertrauen in Ihre Fähigkeit zu liefern fehlt“, sagt er. „So oder so, der beste Weg, dies zu überwinden, besteht darin, sie zu Beginn des Projekts Schritt für Schritt durch Ihren Prozess zu führen. Machen Sie deutlich, wo und wann sie die Möglichkeit haben, sich während des gesamten Prozesses einzubringen. Aber betonen Sie, dass Ihr Prozess es Ihnen ermöglicht, den hohen Qualitätsstandard zu erfüllen, den alle Ihre Kunden von Ihnen erwarten.“
Hier sind einige weitere wichtige Tipps, wie Sie mit Kunden umgehen können, die Ihre Prozesse ändern möchten:
- Seien Sie höflich: Versuchen Sie immer, den Standpunkt des Kunden zu verstehen, bevor Sie zu schnell reagieren. Versuchen Sie, ruhig, verständnisvoll und höflich zu sein, wenn Sie die Bedeutung Ihres Prozessaufbaus erklären.
- Wanken Sie nicht: Geben Sie nicht so leicht auf, wenn Ihr Kunde auf Änderungen besteht, von denen Sie wissen, dass sie dem Projekt schaden. Erklären Sie die Struktur Ihres Prozesses und wie dies dem Endprodukt zugutekommt.
- Bieten Sie Alternativen an: Versuchen Sie, ein Gefühl für die zugrunde liegenden Bedenken des Kunden bei der Änderungsanfrage zu bekommen. Dann bieten Sie Alternativen an, die diese Bedenken zerstreuen könnten, ohne Ihren Workflow-Prozess zu ändern.
- Erklären Sie Ihre Prozesse: Ferruggia von DesignRush sagt: „Es hilft, [Ihre Kunden] über Ihren Prozess und wie er dem Projektergebnis zugutekommt, aufzuklären.“ Sie werden viel eher bereit sein, Ihre Arbeitsweise zu akzeptieren, wenn sie die Absicht und den erwarteten Nutzen verstehen.
- Bleiben Sie offen für ihre Ideen: Wie das alte Sprichwort sagt, der Kunde hat immer recht. Während Sie die Struktur beibehalten möchten, die es Ihnen ermöglicht, Ihre Arbeit zu erledigen, hilft es, flexibel zu bleiben. „Beginnen Sie damit, ihre spezifischen Bedürfnisse und Erwartungen zu verstehen, und entwickeln Sie dann eine Strategie, wie Sie ihr Feedback am besten einbeziehen können, ohne den Arbeitsablauf zu behindern“, sagt Naydenov. „Flexibilität ist der Schlüssel, aber die Beibehaltung des Kernprozesses, der für Ihr Team funktioniert, ist ebenso wichtig.“
Ferruggia stimmt dieser Idee zu. „Offen für wertvolle Beiträge zu sein, kann manchmal zu konstruktiven Anpassungen führen“, sagt er.
Allgemeiner betonen sowohl Ferruggia als auch Naydonev die Bedeutung, die Bedürfnisse Ihres Kunden zu verstehen und diese Beziehung absichtlich zu managen.
„Die Erwartungen der Kunden zu managen beginnt mit der Festlegung klarer, realistischer Zeitpläne im Voraus, der Aufrechterhaltung offener Kommunikationswege und der routinemäßigen Aktualisierung über den Fortschritt des Projekts“, sagt Ferruggia. „Es ist ebenso wichtig, die Vision des Kunden gründlich zu verstehen, um sicherzustellen, dass das Endprodukt seinen Erwartungen entspricht.“
„Meine besten Tipps für das Management der Erwartungen der Kunden in einem kreativen Projekt umfassen die Festlegung klarer Kommunikationsprotokolle und die Gewährleistung vollständiger Transparenz im Projektfortschritt“, sagt Naydonev. „Es ist entscheidend, regelmäßige Updates bereitzustellen, um sie informiert zu halten und ihre Erwartungen zu steuern.“
Automatisierung kreativer Workflows
Die Automatisierung kreativer Workflows bezieht sich auf die Software, die eine Organisation verwendet, um sich wiederholende Aufgaben innerhalb eines kreativen Prozesses zu optimieren. Automatisierung kann Ihnen Zeit sparen und manuelle oder mühsame Aufgaben reduzieren, sodass Sie mehr Zeit für die kreative Arbeit selbst aufwenden können.
Automatisierung ist ein weit gefasster Begriff, der eine Vielzahl spezifischer Funktionen umfassen kann. Viele kreative Teams nutzen Automatisierung, um Folgendes zu tun:
- Kreative Assets zentralisieren: Alle kreativen Assets in einer zentralen, cloudbasierten Lösung speichern, verfolgen und verwalten, sodass Teammitglieder von überall und jederzeit darauf zugreifen können.
- Direktes Feedback erleichtern: Geben Sie direktes Feedback zu Designs, um Bedenken hinsichtlich von Versionskontrollproblemen auszuräumen.
- Benachrichtigungen automatisieren: Richten Sie automatisierte Benachrichtigungen und Warnungen für Statusänderungen ein, um sicherzustellen, dass alle auf dem neuesten Stand sind.
- Zeitpläne und Budgets überwachen: Verfolgen Sie Zeitpläne und Budgets in Echtzeit, um die Kontrolle über den Fortschritt und die Finanzen des Projekts zu behalten.
- Projektvorlagen nutzen: Erstellen Sie Master-Projektplanvorlagen, um die Einrichtung zu optimieren und Redundanzen bei jedem neuen Projekt zu vermeiden.
- Wesentliche Dateien verteilen: Verteilen Sie Dateien an die entsprechenden Teammitglieder, um die Effizienz des Workflows aufrechtzuerhalten.
- Genehmigungen einholen: Leiten Sie Dateien durch die erforderlichen Kanäle zur Genehmigung, um Qualität und Compliance sicherzustellen.
„Für mich geht es bei der Automatisierung kreativer Workflows darum, digitale Lösungen zu nutzen, um die Produktivität zu steigern und manuelle Aufgaben zu minimieren, was zu einer effizienteren Ressourcenzuteilung und besseren Projektzeitplänen geführt hat“, sagt Naydonev von Businessmap. „Die Vorteile sind vielfältig, einschließlich erhöhter Verantwortlichkeit, verbesserter Aufgabenpriorisierung und insgesamt Zeitersparnis.“
Erfahren Sie mehr in diesem Leitfaden zu den Vorteilen der Workflow-Automatisierung.
Gründe für einen guten kreativen Workflow-Prozesses
Jedes Unternehmen, das kreative Arbeit leistet, hat Leistungen zu erbringen und Fristen einzuhalten. Diese Leistungen – die kreative Arbeit selbst – und ihre Fristen können ständig unterbrochen werden, wenn es keinen Prozess dafür gibt, um die Arbeit zu beginnen, zu entwickeln und zu genehmigen. Alle Beteiligten müssen die Einzelheiten des Projekts verstehen, was es benötigt, um voranzukommen, wer Input gegeben hat und wer nicht, und ob es im Zeitplan liegt, um pünktlich geliefert zu werden.
Ein kreativer Workflow-Prozess, der alle Arbeiten verfolgt und steuert, kann helfen, Verwirrung zu vermeiden und spart auch Zeit und Geld. Zu den Organisationen, die routinemäßig kreative Workflow-Prozesse umsetzen, gehören Grafikdesignfirmen, Werbeagenturen und digitale Kreativagenturen (manchmal auch einfach als digitale Agenturen bezeichnet). Aber auch viele andere Unternehmen setzen den Prozess ein, um effizienter zu werden. Einige Unternehmen haben einen eher altmodischen kreativen Workflow implementiert, der sich auf E-Mails, Tabellen, Meetings und kontinuierliche Kommunikation beschränkt. Andere verwenden Software oder Software-as-a-Service (SaaS)-Lösungen, um den Workflow zu verwalten
Erstellen Sie leistungsstarke kreative Workflows mit Echtzeit-Arbeitsmanagement in Smartsheet
Die besten Marketingteams wissen, wie wichtig effektives Kampagnenmanagement, einheitliche kreative Arbeitsabläufe und leistungsfähige Veranstaltungslogistik sind. Smartsheet hilft Ihnen bei allen drei, damit Sie effektiver sind und mehr erreichen können. Mit der Plattform von Smartsheet ist es einfach, Arbeiten von überall zu planen, zu erfassen, zu verwalten und darüber zu berichten. So helfen Sie Ihrem Team, effektiver zu sein und mehr zu schaffen. Sie können über die Schlüsselmetriken Bericht erstatten und erhalten Echtzeit-Einblicke in laufende Arbeiten durch Rollup-Berichte, Dashboards und automatisierte Workflows, mit denen Ihr Team stets miteinander verbunden und informiert ist. Es ist erstaunlich, wie viel mehr Teams in der gleichen Zeit erledigen können, wenn sie ein klares Bild von der geleisteten Arbeit haben. Testen Sie Smartsheet gleich heute kostenlos.
