Content Management 101: Entdecken Sie die besten Ansätze und Techniken

Heute konzentrieren sich Inhalte oft auf das digitale Umfeld und jedes Unternehmen, das eine Website hat, wird als Teil des Content-Geschäfts angesehen. Täglich, stündlich und minutenweise werden riesige Mengen an Inhalten erstellt. Diese kontinuierliche Erzeugung macht es erforderlich, einen Weg zu finden, um die Inhalte zu organisieren. Hier können Content Management und Content-Management-Systeme helfen – aber es ist nicht einfach, das richtige System für Sie oder Ihr Unternehmen zu finden. In diesem Artikel besprechen wir, was Sie über Content-Management-Systeme wissen müssen, und erläutern die Grundlagen des Content Managements, damit Sie die wichtigsten Schritte bei der Erstellung einer Content-Management-Strategie verstehen können.

 

Was ist die Definition von Content Management?

Beginnen wir mit den Grundlagen: Was genau ist Content? Die Antwort auf diese Frage ist nicht so einfach, wie es vielleicht scheint: Tatsächlich widmet der Experte Bob Boiko diesem Thema in seinem Buch The Content Management Bible mehrere Kapitel. Kurzum, Content oder Inhalte sind Informationen, die von einem menschlichen Editor erstellt werden, um veröffentlicht und von anderen konsumiert zu werden. Ein Artikel wie dieser zählt als Content, ein Strom von rohen Daten, also beispielsweise eine Liste von Käufen, die über eine E-Commerce-Website getätigt wurden, dagegen nicht. Inhalte sind nicht nur auf das Schreiben beschränkt – Videos, Bilder und Audiodateien wie Podcasts sind auch gängige Arten von Inhalten, ebenso wie Beiträge in den sozialen Medien. Stellen Sie sich vor, wie viel Content das typische Unternehmen generiert.

Unter Content Management versteht man die Prozesse, die Inhalte während des gesamten Erstellungs-, Veröffentlichungs- und Archivierungslebenszyklus verwalten. Das gibt es seit Jahrtausenden in verschiedenen Formen, angefangen mit alten Bibliotheken wie der Bibliothek von Alexandria, wo Bibliothekare Papyrusrollen für Gelehrte verwaltet und aufbewahrt haben. Neben Bibliotheken, die für die Öffentlichkeit gedacht waren, pflegten Unternehmen oft auch eigene Inhalte, wie z. B. Archivakten, die aus alten Zeitungsartikeln bestanden, auf die Reporter beim Schreiben ihrer Geschichten zurückgreifen konnten.

Wichtige Bestandteile des Content Managements: Glücklicherweise wurde das Content Management demokratisiert, sodass viele kostengünstige/Open-Source-Systeme mit überraschend leistungsstarken Fähigkeiten erhältlich sind. Ganz gleich, ob Sie ein Komplettsystem oder eine Kombination verschiedener Tools und Prozesse verwenden – es gibt sieben typische Komponenten für das Content Management:

 

Content Management Components

 

  1. Organisation: Die Erstellung von Kategorien und Taxonomien für Ihre Inhalte. Sie können beispielsweise nach Thema (z. B. Inhalte zu digitalen Trends), nach Art (z. B. Videos) oder nach beidem organisieren.  
  2. Klassifizierung: Sobald Sie diese Kategorien und Taxonomien erstellt haben, entscheiden Sie, wo die einzelnen Inhalte eingeordnet werden sollen.
  3. Speicher: Die Inhalte müssen dann je nach Verwendungszweck in einem bestimmten Format und an einem bestimmten Ort gespeichert werden. Ein Unternehmensserver kann für Bilder funktionieren, die für ein internes Team entwickelt wurden, aber eine Präsentation für ein landesweites Vertriebsteam müssen Sie möglicherweise in einem speziellen, kennwortgeschützten Online-System speichern.
  4. Workflow: Bei der Erstellung von Inhalten müssen alle Governance-Regeln eingehalten werden, die die Organisation festgelegt hat. Zum Beispiel kann ein Marketingfachmann in einem Unternehmen einen Blogbeitrag schreiben, ihn an einen Designer senden, der die Bilder erstellt, und ihn dann von einem Manager überprüfen lassen, bevor er auf der Unternehmenswebsite veröffentlicht wird.  
  5. Versionierung: Während des gesamten Workflows werden Inhalte oft bearbeitet, daher kann es mehrere Versionen geben. Diese müssen verwaltet und organisiert werden, wenn Sie auf einen vorherigen Entwurf zurückgreifen oder ihn für einen bestimmten Zweck verwenden müssen, z. B. Versionen einer Präsentation, die für verschiedene Kundentypen entwickelt wurden.  
  6. Veröffentlichung: In dieser Phase werden die Inhalte über die gewünschten Kanäle an die Benutzer geliefert, zu denen oft eine Website oder ein Blog, ein Intranet, eine E-Mail oder die Plattform eines Drittanbieters gehört (z. B. YouTube, Social-Media-Tools wie Instagram, Facebook oder Twitter). Und natürlich gibt es auch noch analoge Kanäle wie gedruckte Newsletter.
  7. Archivierung: Der Prozess des Verschiebens älterer Inhalte, die nicht mehr verwendet werden, in ein Archiv zur langfristigen Speicherung bzw. zum Löschen.

Um im Content Management erfolgreich zu sein, müssen Sie eine Content-Management-Strategie entwickeln: eine Reihe von Leitprinzipien und Zielen dafür, was Sie mit Content Management erreichen möchten. Im nächsten Abschnitt werden die grundlegenden Schritte erläutert, die bei der Erstellung einer Content-Management-Strategie zu befolgen sind.

Fünf Schritte zur Erstellung einer Content-Management-Strategie

Um eine Content-Management-Strategie zu erstellen, müssen Sie sich auf Ihre Bedürfnisse und Ressourcen konzentrieren. Es gibt fünf wichtige Bereiche zu erkunden:

 

Creating a Content Management Strategy
  1. Kennen Sie sich selbst: Beginnen Sie damit, die Beweggründe Ihres Unternehmens für das Content Management zu ermitteln und herauszufinden, was Sie sich davon versprechen. Vielleicht suchen Sie nach Möglichkeiten, den Veröffentlichungsprozess zu beschleunigen; vielleicht hatten Sie Probleme mit der Qualitätskontrolle und möchten einige zusätzliche Überprüfungen in den Bearbeitungsprozess einfügen. Oder vielleicht haben Sie eine Menge vorhandener Inhalte, die Sie besser nutzen könnten, wenn sie besser organisiert wären. Das ist alles machbar!  
  2. Legen Sie den Umfang fest: Die Erstellung einer Content-Management-Lösung kann eine wichtige Initiative sein, die viel Zeit und Geld erfordert, also stellen Sie sicher, dass Sie einen angemessenen Umfang basierend auf den wichtigsten Prioritäten festlegen. Wenn Ihr Hauptproblem zum Beispiel die Qualitätskontrolle ist, sollten Sie sich auf den Workflow konzentrieren; wenn Sie sich mehr darum sorgen, vorhandene Inhalte wiederzuverwenden, könnte ein besseres Archivierungssystem die Priorität sein. Sie können auch in Betracht ziehen, zunächst eine ganzheitliche Lösung für bestimmte Arten von Inhalten zu erstellen. Denken Sie zum Beispiel daran, sich im Vergleich zu anderen Arten von Inhalten, die Ihr Unternehmen generiert, auf Blogbeiträge zu konzentrieren.
  3. Rekrutieren Sie das Team: Damit Content Management erfolgreich ist, müssen Sie die wichtigsten Stakeholder von Anfang an einbeziehen. Erstens können sie Ihnen dabei helfen, potenzielle Fallstricke oder Herausforderungen zu erkennen und sicherzustellen, dass Ihre endgültige Lösung diese berücksichtigt. Zweitens werden es wahrscheinlich die Endbenutzer des Content-Management-Systems oder der Tools aus Ihrer Entwicklung sein und sie viel eher annehmen, wenn sie das Gefühl haben, einen Beitrag geleistet zu haben.
  4. Blick nach vorn: Man kann leicht in die Falle tappen, wenn man die Probleme von heute löst, ohne für die Zukunft zu planen. Stellen Sie also sicher, dass Ihre Content-Management-Strategie langfristig funktioniert. Wird die Menge an Inhalten, die Sie produzieren, im Laufe der Zeit zunehmen, wenn Ihr Unternehmen wächst? Werden Sie neue Teammitglieder hinzufügen? Vielleicht müssen Sie auch neue Kanäle unterstützen, zum Beispiel, wenn Sie Ihr primäres Kommunikationstool von einer Website auf eine mobile App umstellen.
  5. Werden Sie aktiv: Mit einem klaren Verständnis Ihrer Bedürfnisse, Ihres Umfangs, Ihrer Ressourcen und Ihres zukünftigen Wachstums können Sie eine Roadmap für Ihre geplante Lösung erstellen und damit beginnen, sie umzusetzen. Für viele Menschen wird die Auswahl und Implementierung eines Content-Management-Systems in diesem Prozess eine wichtige Rolle spielen.

Was ist ein Content-Management-System?

Ein Content-Management-System (oft als CMS abgekürzt) ist ein Softwaretool, mit dem Benutzer wichtige Content-Management-Funktionen wie das Verfassen und Bearbeiten von Inhalten ausführen können. Es gibt Tools, die den gesamten Content-Management-Prozess durchgängig unterstützen und sich in der Regel auf die Veröffentlichung digitaler Inhalte über das Tool konzentrieren.

Beachten Sie, dass sich ein Content-Management-System von einem Content-Management-Framework unterscheidet, auch wenn beide Systeme viele gleiche Funktionen bieten. Während ein Content-Management-System in der Regel eine gebrauchsfertige Lösung mit den wichtigsten Funktionen ist, die die meisten Benutzer benötigen, ist ein Framework eher eine zugrunde liegende Technologie, die sicherstellt, dass die verschiedenen Komponenten Ihrer Inhalte miteinander kompatibel sind und zur Automatisierung verschiedener Prozesse programmiert werden können. Ein Framework kann zwar viele der Funktionen eines Content-Management-Systems übernehmen, aber es erfordert einen erheblichen Programmieraufwand und eignet sich am besten für Unternehmen, die Zugriff auf Programmierressourcen haben, und für solche, die einen speziellen Bedarf haben, für die Standardlösungen nicht ausreichen.

Da Content-Management-Systeme eine gängige Wahl sind, konzentrieren wir uns darauf, diese besser zu verstehen. Es gibt eine Reihe verschiedener Arten von Content-Management-Lösungen, die wir nach der Art der zu verwalteten Inhalte ordnen:

Online Content: Viele Content-Management-Systeme wurden entwickelt, um die Erstellung von Inhalten für die Veröffentlichung auf einer Website zu erleichtern. Zu den spezifischen Arten von Online-Content-Management-Systemen gehören die folgenden:

  • Web Content Management: Verwenden Sie diese Systeme, um Seiten für eine Website zu erstellen, zu verwalten und zu veröffentlichen, ohne dass Autoren und Editoren in HTML kodieren müssen.
  • Digital Asset Management: Ermöglicht es Benutzern, digitale Ressourcen wie Fotos, Videos oder Audiodateien zu organisieren und zu speichern. Sie können es in Kombination mit einem Web-Content-Management-System oder einem anderen Content-Management-System verwenden.
  • Component Content Management: Diese Systeme, die auch XML Content Management genannt werden, ermöglichen im Wesentlichen die zentrale Speicherung einzelner Assets, die zur Erstellung einer Webseite verwendet werden können, sodass dieselbe Komponente an mehreren Stellen angezeigt werden kann, ohne kopiert zu werden. Sie können beispielsweise ein Firmenlogo auf verschiedenen Seiten platzieren, es aber an einem Ort speichern.

Neue Content-Formate: Spezialisierte Content-Management-Systeme unterstützen Unternehmen bei den folgenden beliebten neuen Content-Arten:

  • Mobile Content Management: Diese Systeme ermöglichen es Unternehmensbenutzern, sicher auf Content-Dateien von Geräten wie Telefonen und Tablets aus zuzugreifen und konzentrieren sich in der Regel eher auf Speicherfunktionen anstatt auf die Veröffentlichung.
  • Video Content Management: Video stellt aufgrund großer Dateigrößen besondere Herausforderungen dar, die bei einigen Content-Management-Systemen zu Problemen und zu einer langsamen Leistung führen kann. Ein Video-Content-Management-System ist für die Speicherung, Organisation und Bereitstellung dieser riesigen Dateien optimiert und kann praktische Funktionen wie die Möglichkeit zur Anzeige eines automatisch erstellten Storyboard oder eine Player-Software enthalten, die mit verschiedenen Geräten funktioniert.
  • Social Media Management: Diese Tools bieten eine praktische Möglichkeit, die Erstellung von Inhalten in sozialen Medien effizienter und organisierter zu gestalten. Während Social-Media-Plattformen offensichtlich ihre eigenen Funktionen für die Erstellung und Bereitstellung von Inhalten haben, kann ein Social-Media-Management-System Funktionen wie Workflow und Unterstützung für mehrere Autoren, Terminplanung und Wiederverwendung von Inhalten und mehr hinzufügen.

 

Hootsuit Report on your impact

Quelle: Hootsuite

Ältere Inhalte: Die Zahlen digitaler Inhalte sind zwar explodiert, aber das bedeutet nicht, dass ältere Dateien und Dokumenten verschwunden sind. Viele Unternehmen müssen auch Folgendes unterstützen:

  • Enterprise Content Management: Besonders große Unternehmen können von Enterprise-Content-Management-Systemen profitieren, die alles von Dokumenten über Präsentationen bis hin zu E-Mails umfassen. Zu den wichtigsten Prioritäten gehören Probleme wie die Aufrechterhaltung der Sicherheit und die automatische Archivierung von Dateien, um sicherzustellen, dass sie nicht verloren gehen, wenn der Laptop eines Mitarbeiters ausfällt.  
  • Schriftgutverwaltung oder Dokumentenmanagement: Selbst die guten alten Papierakten bleiben für viele Unternehmen eine Priorität. Anstelle von Softwaretools kann die richtige Lösung hier eine Beziehung zu einem Anbieter sein, der historische Dateien speichert und nach Bedarf bereitstellt oder beim Scannen und Erstellen eines digitalen Archivs hilft.

Es gibt auch spezielle Tools wie Digital-Asset-Management-Systeme, die sich auf einen Teil des Prozesses konzentrieren. Bei der Verwaltung von Markeninhalten geht es um mehr als nur um das Speichern von Assets. Eigentlich geht es darum, Effizienz bei der Erstellung und Sicherung des Zugangs zu digitalen Assets zu fördern und gleichzeitig deren Nutzung im gesamten Unternehmen zu maximieren. Genau dafür ist ein System für das Digital Asset Management (DAM) ausgelegt. Die Zusammenarbeit zwischen internen und externen Teams innerhalb einer einzigen Informationsquelle ist für die erfolgreiche Content-Management-Strategie von heute unerlässlich.

Es ist zwar wichtig, innerhalb des Unternehmens eine einzige Informationsquelle für digitale Inhalte zu haben, aber es ist ebenso wichtig, dass Sie diese Inhalte auch leicht mit den vielen externen Orten verbinden können, an denen sich die Inhalte befinden. Ganz gleich, ob es sich um Ihre Website, Werbekampagnen, Partnerkommunikation oder andere Bereiche handelt – die Möglichkeit, Berechtigungen zu erteilen und CDN-Links zu teilen, ist unerlässlich, um ein einheitliches Markenerlebnis zu erhalten. Dazu müssen die Inhalte, aus denen sie erstellt wurden, effizient verwaltet werden.

Caitlin Pinkerton, Regional Marketing Specialist bei Commscope, erklärt: „[Digital Asset Management] hat sich hervorragend für die Zusammenarbeit bewährt. Es ist eine großartige Möglichkeit, Inhalte und Ressourcen an einem zentralen Ort für unsere Partner und Teammitglieder freizugeben. Es macht die Abläufe sehr zugänglich und organisiert und hilft unseren Teams, unabhängiger zu werden, was im Gegenzug Zeit spart und uns insgesamt effizienter macht.“

Überlegungen zum Content-Management-System

Wie wir gesehen haben, gibt es eine Vielzahl von Content-Management-Systemen, aus denen man auswählen kann. Die folgenden Tipps sollten Ihnen helfen, herauszufinden, welches System Sie brauchen.  

  • Welche Art von Inhalten versuchen Sie zu verwalten? Wenn Sie viele Videos haben, sollten Sie vielleicht ein Video-Content-Management-Systeme in Betracht ziehen, während ein typisches Enterprise-Content-Management-System für jemanden geeignet ist, der in erster Linie Dokumente und Präsentationen hat.
  • Wie viel Content haben Sie? Je mehr Inhalte Sie haben, desto robuster ist das System, das Sie benötigen. Die Herausforderung, so viele Inhalte zu organisieren und zu speichern, kann auch Kopfschmerzen bereiten, weshalb starke Archivierungsfunktionen ein Muss sind.
  • Wie viele Personen sind beteiligt? Mehrere Stakeholder können starke Workflow-Fähigkeiten zu einem Muss machen und die Dinge können noch komplizierter sein, wenn ihre Teams auf der ganzen Welt verteilt sind. Ein einfaches, verbraucherfreundliches Tool wie Wordpress kann für eine Website, die von einem kleinen Team an einem einzigen Ort verwaltet wird, gut funktionieren, aber es ist keine gute Lösung für eine komplexe globale Website.
  • Wie wichtig sind Konsistenz und Rechenschaftspflicht? Wenn Sie sicherstellen möchten, dass mehrere Benutzer das gleiche Erscheinungsbild und die gleiche Benutzererfahrung haben, sollten Sie ein Tool mit umfassenden Vorlagen- und Governance-Funktionen wählen. Die Erstellung von Audit Trails (die aufzeichnen, welche Benutzer welche Änderungen vorgenommen haben) kann für einige Unternehmen hilfreich sein.  
  • Wie verfügbar sind Ihre IT-Ressourcen? Ein Unternehmen, das einen Programmierer vor Ort hat, der sich mit HTML auskennt, benötigt vielleicht kein durchgängiges Web-Content-Management-System. Aber dieser Ansatz funktioniert einfach nicht für eine Gruppe weniger technischen Marketingexperten, die eine eigene Website erstellen müssen und wissen möchten, dass die Echtzeitdarstellung WYSIWYG (What You See Is What You Get) funktioniert.
  • Nach welcher Art von Governance-System suche ich? Stellen Sie sich die Governance als Endpunkt der Aussage vor, dass „die Verantwortung hier liegt“. Sie muss ein integraler Bestandteil Ihres Content-Management-Ansatzes sein. Vielleicht wünschen Sie sich ein lokales Governance-System, bei dem die Möglichkeit, Inhalte zu genehmigen und zu veröffentlichen, so nah wie möglich an den einzelnen Erstellern liegt, oder vielleicht suchen Sie nach der Disziplin eines zentralisierten Governance-Systems, das sich hervorragend eignet, um die Einhaltung der Marke sicherzustellen und doppelte Arbeit zu vermeiden. Viele Content-Management-Systeme sind so eingerichtet, dass sie ein föderiertes Governance-System ermöglichen, das ein bisschen von beidem ist: Mehrere lokale Manager können Inhalte genehmigen und veröffentlichen, aber wichtige Vorgaben wie Standards und Stilrichtlinien werden zentral festgelegt.  

Wie funktionieren Content-Management-Systeme?

Nachdem Sie nun einen Überblick über die verschiedenen verfügbaren Arten von Content-Management-Systemen erhalten haben, werden wir nun genauer darauf eingehen, wie sie genau funktionieren. Viele dieser Systeme kombinieren die grundlegenden Komponenten des Content-Managements in einer einzigen Softwareplattform, was bedeutet, dass Sie Inhalte über den gesamten Lebenszyklus hinweg verwalten und speichern können, mehrere Mitarbeiter ihre verschiedenen Rollen spielen können, dass Redaktions-, Design- und Qualitätsstandards durch festgelegte Vorlagen und Überprüfungsebenen aufrechterhalten werden und eine Versionskontrolle bieten. All dies beinhaltet Folgendes:

  • Organisieren: Sie können Inhalte leicht finden, indem Sie sie durch Methoden wie ein Ordnersystem und/oder durchsuchbare Tags und Metadaten klassifizieren. Die meisten Systeme indizieren auch und ermöglichen es Ihnen, Inhalte nach gängigen Parametern wie Erstellungs- oder Veröffentlichungsdatum oder Autor abzurufen.
  • Erstellen: Dies erleichtert die Erstellung von Inhalten, möglicherweise innerhalb voreingestellter Standards und Stilrichtlinien. Ein Management-System für Webinhalte kann ihnen beispielsweise die direkte Eingabe eines Blogbeitrags ermöglichen, jedoch mit einer maximalen Zeichenanzahl für Überschriften und erforderliche Schriftarten.
  • Stakeholder-Management: Ermöglicht es Ihnen, unterschiedliche Benutzerrollen festzulegen. Ein Administrator kann beispielsweise Vorlagen und Stile überarbeiten, ein Mitwirkender kann Inhalte nur innerhalb bestimmter Bereiche erstellen und ein Bearbeiter kann Inhalte von mehreren Mitwirkenden sehen und für die Veröffentlichung genehmigen.
  • Bearbeiten: Ermöglicht es Benutzern, Inhalte zu überarbeiten, möglicherweise mit Funktionen wie Versionsmanagement und Audit Trails. Mit anderen Worten: Sie können sehen, wer welche Änderungen vorgenommen hat und bei Bedarf auf vorherige Versionen zurückkehren.
  • Veröffentlichen: Stellt den Benutzern Inhalte zur Verfügung. Heute geschieht dies oft über eine digitale Plattform wie eine Website, eine Plattform für soziale Medien oder eine E-Mail.
  • Kurzfristiger Speicher: Hält Inhalte zur Bearbeitung und Wiederverwendung zur Verfügung, wie zum Beispiel die Bereitstellung einer Datenbank mit Bildressourcen, die Sie für verschiedene Seiten der Website nutzen können.
  • Archivierung: Bietet eine langfristige Speicherung von Inhalten, die nicht mehr verwendet werden, sodass Sie zu Forschungs- oder historischen Zwecken darauf zugreifen können, vermeidet eine Überfrachtung Ihres kurzfristigen Speichers für mehr Effizienz und Benutzerfreundlichkeit.
  • Verwaltung und Wartung: Administratoren können alle erforderlichen Änderungen am System vornehmen, wie zum Beispiel das Aktualisieren von Vorlagen, die Verbesserung der Leistung oder das Beheben von Fehlern beim Veröffentlichungsprozess.  

Genauer betrachtet: Funktionen des Content-Management-Systems

Nachdem Sie nun ein allgemeines Verständnis dafür haben, wie Content-Management-Systeme funktionieren, werfen wir einen genaueren Blick auf die Funktionen und Fähigkeiten, die zur Unterstützung dieser wichtigen Komponenten unerlässlich sind.

Integriertes Dateimanagement: Diese Funktionen helfen Ihnen, Inhalte zu speichern und darauf zuzugreifen.

  • Relationale Datenbanken: Wenn Sie in Ihrem Unternehmen verschiedene Arten von Daten haben, benötigen Sie möglicherweise eine relationale Datenbank, um sie zu speichern und den Zugriff darauf zu erleichtern. Diese Datenbanken verwenden ein System miteinander verknüpfter Tabellen, auf die Sie über SQL-Abfragen zugreifen und sie ändern können.
  • Format-Management: Die Möglichkeit, Inhalte in Standarddateiformate zu konvertieren, ist in vielen Systemen hilfreich. So möchten Unternehmen beispielsweise in der Lage sein, eine Vielzahl von Bildern in bestimmten Dateiformaten zu speichern, die gut online funktionieren und vermeiden, zahlreiche verschiedene Formate speichern und verwenden zu müssen. Für Unternehmen mit vielen Papierdokumenten kann sich das Format-Management sogar auf die Verwendung eines Dienstes erstrecken, der ältere Dateien für die elektronische Verwendung einscannt und konvertiert.  
  • Indexieren, Suchen und Abrufen: Die Fähigkeit, Dateien nach einem Index zu klassifizieren, nach gewünschten Kriterien zu suchen und die gewünschten Dateien abzurufen, ist für jedes effektive Archivierungs- und Speichersystem entscheidend. Es kann viele Unterschiede darin geben, wie diese innerhalb verschiedener Systeme funktionieren. Bei einigen Systemen können Sie beispielsweise nur nach Tags oder Metadaten suchen, die an Ihren Inhalt angehängt sind, während andere vollständige Schlüsselwortsuchen durchführen können.  

Workflow-Funktionen: Diese Funktionen sind für das Stakeholder-Management und den Bearbeitungs- und Veröffentlichungsprozess von zentraler Bedeutung.

  • Benutzerzuweisungen und Berechtigungsverwaltung: Die meisten Content-Management-Systeme ermöglichen es Ihnen, eine Reihe von Benutzerrollen mit der Berechtigung zur Ausführung verschiedener Aufgaben festzulegen, die für die Unterstützung Ihrer Governance-Struktur von entscheidender Bedeutung sind. Systeme ermöglichen es Ihnen in der Regel auch, einem Benutzer eine Aufgabe zuzuweisen (wie zum Beispiel das Versenden eines fertig gestellten Inhalts zur Genehmigung) und widersprüchliche Änderungen zu vermeiden, indem ein bestimmter Benutzer einen Inhalt „auschecken“ kann, wenn er daran arbeitet.  
  • Prüfprotokolle: Diese Funktionen sind besonders wertvoll für größere Unternehmen, in denen viele Mitarbeiter an Inhalten arbeiten, und ermöglichen es Ihnen in der Regel, nachzuverfolgen, wie oft sich ein Inhalt geändert hat, wann er sich geändert hat, welche Änderungen es waren und wer ihn geändert hat, sowie weitere Datenpunkte. Erfahren Sie mehr über dieses Thema, indem Sie Audit Trails: Das Wer, Was und Wann von Geschäftstransaktionen.

     
    Sample Audit Trail Log

     
  • Verwaltung historischer Dateiversionen: Im Rahmen des Workflows speichern viele Systeme auch mehrere Versionen einer bestimmten Datei, sodass Sie diese bei Bedarf wiederherstellen können. Diese Funktion ist auch eine notwendige Komponente eines Audit Trails, da Sie damit die Versionen sehen können, die von bestimmten Mitwirkenden erstellt wurden.

Administrative Funktionen: Diese allgemeinen Funktionen sind in vielen verschiedenen Content-Management-Systemen integriert.

  • Hilfsfunktionen: Wie bei den meisten Softwaretools verfügen auch Content-Management-Systeme oft über Hilfe-Tools sowie Ressourcen wie Online-Foren oder Assistenten, die Sie durch gängige Aufgaben führt.  
  • Kalender: Kalender werden häufig verwendet und bieten die Möglichkeit, die Veröffentlichung von Inhalten im Voraus zu planen. Achten Sie darauf, dass Sie sehen, wann andere geplante Inhalte veröffentlicht werden, um Probleme zu vermeiden, wie z. B. das Versenden mehrerer Newsletter an die Kunden am selben Tag oder das Absetzen mehrerer Tweets zur selben Stunde und dann nichts anderes für diesen Tag.   
  • Lebenszyklusplanung und -management: Diese Funktionen können helfen, Regeln für Inhalte während des gesamten Lebenszyklus zu automatisieren; zum Beispiel, indem beworbene Nachrichtenartikel nach unten verschieben, nachdem sie einen Tag lang online waren, oder indem sie automatisch eine Seite entfernen und archivieren, die zur Anmeldung für eine Veranstaltung auffordert, die bereits vorbei ist.

Webfreundliche Funktionen:

  • Digitale Rechteverwaltung: Bei Websites, die entweder viele Inhalte von Drittanbietern verwenden oder andere zum Kauf oder zur Freigabe ihrer Inhalte ermutigen, helfen digitale Rechteverwaltungsfunktionen dabei, das Urheberrecht zu schützen und sicherzustellen, dass die Inhalte nur in Übereinstimmung mit den festgelegten Richtlinien verwendet werden.
  • SEO-Unterstützung: Web-Content-Management-Systeme helfen in der Regel dabei, die Platzierung von Webseiten durch Funktionen wie Felder für Metatitel und Beschreibungen in den Suchmaschinenergebnissen zu verbessern.
  • Anpassung der Weberfahrung: Einige fortschrittlichere Systeme können ein maßgeschneidertes Erlebnis bieten, das auf das Verhalten und die Vorlieben eines Website-Besuchers zugeschnitten ist – zum Beispiel durch die Anzeige von Produkten, die zuvor auf einer Einkaufswebsite gesucht wurden, und die Empfehlung ähnlicher Produkte.   

Vor- und Nachteile von Content-Management-Systemen

Jetzt, da klar ist, was Content-Management-Systeme sind und was sie können, stellt sich die Frage nach ihren Vor- und Nachteilen. Content-Management-Systeme haben viele Vorteile, aber wenn Sie sie nicht richtig implementieren oder das falsche System auswählen, können auch negative Aspekte auftauchen.

Die Vorteile:

  • Effizientes Teammanagement: Mit ihren Governance-Prozessen und rollenbasierter Unterstützung der Stakeholder können Content-Management-Systeme die Zusammenarbeit im Team fördern. Sie erleichtern es mehreren Personen erheblich, an einem bestimmten Inhalt zu arbeiten, ohne sich Gedanken über die Versionskontrolle zu machen oder darüber, ob alle auf dem neuesten Stand sind. Zudem können sie verhindern, dass einzelne Benutzer „unvorsichtig“ werden und Dinge ändern, die sie nicht ändern sollten.
  • Einheitliches Design: Die Stilrichtlinien und Vorlagen, die in den meisten Content-Management-Systemen integriert sind, sorgen für ein einheitliches Erscheinungsbild. Sie eignen sich hervorragend dafür, einer Website eine klare Markenidentität zu verleihen, auch wenn Dutzende von Menschen auf der ganzen Welt Inhalte beisteuern.
  • Systemische Versionskontrolle: Wir alle haben schon Zeit damit verschwendet, uns zu fragen, ob ein bestimmtes Dokument die neueste Version ist – ein besonderes Problem, wenn Benutzer Dateien per E-Mail senden und sie lokal speichern. Content-Management-Systeme beseitigen dieses Problem, indem sie eine einzige Version bereitstellen, die immer die aktuellste ist, und in einigen Fällen auch Audit Trails aktivieren, damit Sie sehen können, wer welche Änderungen vorgenommen hat.
  • Geringere IT-/Codierungskosten und -bedürfnisse: Digitale Content-Management-Systeme wurden entwickelt, um Geschäftsbenutzern zu ermöglichen, Inhalte zu erstellen, zu bearbeiten und zu veröffentlichen, ohne eine Zeile Code zu kennen. Obwohl Sie sicherlich IT-Unterstützung benötigen, um dieses System einzurichten und wichtige Änderungen vorzunehmen, kann ein CMS Unternehmen ohne viel IT-Personal oder Programmierer das Leben erleichtern.

Die Nachteile:

  • Weniger Flexibilität beim Design: Die Kehrseite einheitlicher Designstandards besteht darin, dass Sie Ihre eigenen Ideen nicht umsetzen können. Wenn Sie wirklich vielfältige und einzigartige Inhalte haben, kann ein Content-Management-System zu einschränkend sein, und Sie sollten sich überlegen, ein flexibleres Content-Management-Framework zu implementieren.
  • Unübersichtliche Software: Die allumfassende Natur des Content Managements kann schnell kompliziert werden und zu einem sperrigen System führen, das für die Benutzer zu komplex sein kann oder die Leistung beeinträchtigt. In einigen Fällen versuchen Unternehmen, mehrere Tools miteinander zu verknüpfen, um genau die Funktionen zu erhalten, die sie benötigen – aber am Ende herrscht Chaos.
  • Schwierige Trainingsprozesse: Geschäftsbenutzer müssen zwar nicht unbedingt programmieren lernen, aber sie müssen sicherlich lernen, wie sie das Content-Management-System verwenden, und dieser Prozess ist nicht immer einfach. Die Verwendung eines bekannten Systems kann den Prozess beschleunigen, aber je mehr Anpassungen Sie vornehmen, desto mehr Training benötigen Sie.  
  • Weniger IT-Effizienz als geplant: Wenn Ihr Content-Management-System fehlerhaft oder zu einschränkend ist, müssen Sie möglicherweise immer noch viele Programmierer beschäftigen, um Korrekturen vorzunehmen oder neue Vorlagen zu erstellen. Im schlimmsten Fall müssen Sie ständig eine Agentur oder einen Drittanbieter hinzuziehen, um unerwartete Schäden zu beheben, die nicht in Ihrem Budget liegen.  

Zu viel Fokus auf die Technologie: Die Technologie kann die Oberhand gewinnen; manche Leute werden feststellen, dass sie am Ende zwar eine gut aussehende Website haben, die perfekt im Rahmen der Markenstandards liegt, deren Inhalt aber absolut langweilig ist, da sich die Autoren nicht mehr befähigt fühlen, wirklich kreativ zu sein. Oder die Marketingteams hören auf, neue Ansätze zu entwickeln und konzentrieren sich stattdessen darauf, mehr Inhalte über die etablierten Kanäle zu verteilen, die das Content-Management-System ermöglicht. Es ist wichtig, eine Lösung auszuwählen, die für Sie funktioniert, und nicht eine Lösung, bei der Sie das Gefühl haben, dass sie eigentlich alles alleine regelt.

Verstehen von Content-Management-Systemtools

Um Ihnen den Einstieg in den Prozess der Bewertung von Content-Management-Systemen zu erleichtern und die richtige Lösung zu finden, erhalten Sie hier einen kurzen Überblick über einige der beliebtesten Optionen, geordnet nach idealen Einsatzszenarien.

Gut für kleine Websites: Diese kostenlosen und kostengünstigen Systeme sollten über alle Funktionen verfügen, die kleinere Unternehmen und Websites benötigen.

  • WordPress: WordPress ist die bevorzugte Wahl von Bloggern auf der ganzen Welt und hat sich seine große Anhängerschaft dadurch verdient, dass die Einrichtung einer gut aussehenden Website relativ einfach und schnell ist. Es basiert auf PHP und MySQL und Benutzer können es lokal auf einem Server installieren oder mit einem cloudbasierten Dienst eines Drittanbieters verwenden. Die breite Palette vorprogrammierter Module und Hilfsressourcen sowie die Kosten (es ist Open Source und kostenlos) tragen weiter zu seiner Popularität bei.
  • Joomla: Ebenfalls kostenlos und Open Source, basiert Joomla auf einem MC-Framework und ist auch in PHP geschrieben. Es ist nicht so beliebt wie WordPress, zum Teil, weil es etwas schwieriger zu verwenden ist, und das bedeutet auch, dass es weniger vorgefertigte Komponenten und Add-ons gibt. Das Tool ist jedoch auch flexibler als WordPress und kann eine gute Wahl für Unternehmen mit komplexeren Anforderungen wie der Unterstützung mehrerer Sprachen und Regionen sein.
  • BackDrop: BackDrop basiert auf Drupal, der drittgrößten Technologie im Bereich der offenen Content-Management-Systeme. Es ermöglicht wahrscheinlich das höchste Maß an Anpassung und Kontrolle, aber auf Kosten eines schwierigeren Setups. Es ist eine gute Wahl für Unternehmen mit anspruchsvolleren Anforderungen, die sich ein flexibleres, leistungsstärkeres System wünschen und keine Angst vor benutzerdefiniertem Code haben.

Gut für das Dokumentenmanagement: Für Unternehmen, die sich mehr auf die interne Zusammenarbeit als auf die Veröffentlichung von Inhalten im Internet konzentrieren, können diese Optionen eine Überlegung wert sein.

  • SharePoint: Wie von Microsoft nicht anders zu erwarten, ist SharePoint ganz auf das Geschäft ausgerichtet und macht es einfach, Dateien in Büroumgebungen zu speichern, freizugeben und zu verwalten. In diesem Artikel erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Sharepoint für die Dokumentenverwaltung verwenden können.
  • Smartsheet: Als cloudbasierte Plattform für das Arbeitsmanagement in Unternehmen ermöglicht Smartsheet Teams, fast jede Art von Datei an eine benutzerfreundliche Tabellenoberfläche anzuhängen – es ist eine schnelle und einfache Möglichkeit, Inhalte freizugeben und zu speichern. Sie können Benutzer auch ganz einfach über zugewiesene Aufgaben in Smartsheet benachrichtigen. Klicken Sie hier, um mehr über das Dokumentenmanagement in Smartsheet zu erfahren.

Gut für große Websites und Unternehmen: Große multinationale Unternehmen und große Websites haben Anforderungen, die ein Open-Source-CMS nicht erfüllen kann Hier sind einige Optionen.

  • OpenText ECM: Dieses Unternehmen hat im Laufe der Jahre eine Reihe konkurrierender Content- und Dokumentenmanagementsysteme übernommen, darunter Documentum und Interwoven. Ganz gleich, ob Sie eine große Menge an Content haben, Inhalte von mobilen Geräten aus verwalten möchten oder komplexe regulatorische Anforderungen einhalten müssen, OpenText kann alles. Die Lösung ist sowohl in der Cloud als auch lokal verfügbar.
  • Oracle WebCenter: Diese Lösungsreihe des Tech-Giganten Oracle kann auch alles. Sie kann Inhalte an einem zentralen Ort verwalten und über mehrere Anwendungen hinweg freigeben, was sie zu einer guten Wahl für Unternehmen mit einer starken zentralisierten Governance-Strategie macht. Oracle konzentriert sich auch auf die Bereitstellung maßgeschneiderter Web-Erlebnisse. Tatsächlich nennt das Unternehmen diese Tools gerne „Anwendungen zur Einbindung von Benutzern“ anstelle von Web-Content-Management-Systeme.

Gut für soziale Netzwerke: Einige Web-Content-Management-Tools behaupten zwar, dass sie Funktionen für soziale Netzwerke bieten, aber die Realität ist, dass die meisten Social-Media-Manager eine dedizierte Plattform verwenden möchten, die für soziale Medien entwickelt wurde.

  • Hootsuite: Neben seinem Eulen-Avatar ist Hootsuite für seine Dashboard-Ansicht bekannt, mit der Sie eine Reihe verschiedener Informationsfeeds gleichzeitig über mehrere Spalten auf Ihrem Display sehen können. Mit der Web-App können Sie verschiedene Benutzerrollen zuweisen, Inhalte planen und Zielseiten erstellen, sodass Sie mit dem Tool komplette soziale Kampagnen erstellen können. Hootsuite ist besonders stark bei Berichtsfunktionen und Interaktionen mit Drittanbietern wie LinkedIn.
  • Sprout Social: Diese Plattform bietet viele der gleichen Funktionen wie Hootsuite, mit ein paar Unterschieden: Sie kombiniert alle Ihre verschiedenen Konten in einem einzigen Feed anstatt in separaten Spalten und speichert alle verfügbaren Informationen über Personen, die mit Ihnen interagieren, in einem praktischen Datensatz für die erneute Kontaktierung. Sowohl Sprout als auch Hootsuite sind nur cloudbasiert.

Auswahl eines Content-Management-Softwareanbieters

Jetzt, da Sie einen Überblick über einige der gängigen Tools des Content-Management-Systeme bekommen haben, wie entscheiden Sie sich? Es gibt einige wichtige Faktoren zu berücksichtigen, wenn Sie Ihre Auswahlkriterien entwickeln und verschiedene Alternativen bewerten:

  • Wie groß und wie verteilt ist mein Unternehmen? Denken Sie darüber nach, wie viele Benutzer Sie unterstützen müssen und an welchen Standorten diese sich befinden. Benötigen Sie Globalisierungs- und Mehrsprachenfunktionen? Je größer und komplizierter die Dinge werden, desto robuster ist die Lösung, die Sie benötigen.
  • Wie viel IT-Unterstützung kann ich leisten? Wenn Sie nicht viele oder keine IT-Mitarbeiter an der Hand haben, sollten Sie sich für ein beliebtes Open-Source-System entscheiden, für das es viele Online-Hilfsressourcen und kostengünstige Auftragnehmer oder Agenturen gibt, die es unterstützen.
  • Was ist mein Budget? Dies ist ein offensichtlicher Faktor, aber glücklicherweise gibt es viele Möglichkeiten im gesamten Budgetspektrum. Open-Source-Lösungen können eine gute Wahl für Personen sein, die nicht viel Geld ausgeben wollen, sie sind aber möglicherweise nicht robust und zuverlässig genug für Personen mit Unternehmensbedarf und einem entsprechendem Budget.
  • Wie viele Inhalte habe ich? Für Personen mit großen Mengen an Inhalten ist eine Lösung mit umfangreichen Speicher- und Archivierungsfunktionen entscheidend. Gleichzeitig können dieselben Lösungen für Unternehmen, die nicht viel Content haben und nicht wirklich auf ältere Inhalte zugreifen müssen, umständlich und zu teuer sein.  
  • Möchte ich eine cloudbasierte Lösung? Die Wahl zwischen einer cloudbasierten und einer lokalen Lösung kann eine weitere wichtige Entscheidung sein. Kosten und Ressourcen können hier eine große Rolle spielen: Wenn Sie bereits Server haben, auf denen Ihr System gehostet werden kann, sowie IT-Ressourcen, um es einzurichten und zu warten, kann eine lokale Lösung die bessere Option sein, als jährliche Abonnementdienste für die Cloud bezahlen zu müssen. Mit einer Cloud-Lösung können Sie jedoch auch schneller loslegen und das Wachstum leichter verwalten.  
  • Hat meine Branche besondere Anforderungen? Unternehmen im Gesundheitswesen oder im Finanzsektor müssen möglicherweise viel mehr für die Wahrung der Privatsphäre und die Sicherheit ihrer Daten tun und auch bestimmte Arten von Berichten für Regierungsbehörden und andere Beteiligte erstellen. Es ist auf jeden Fall wichtig, diese Anforderungen bei der Evaluierung eines Content-Management-Systems zu berücksichtigen.
  • Gefällt mir die Benutzeroberfläche des Systems? Wie die Schönheit liegt auch die Benutzerfreundlichkeit im Auge des Betrachters. Ein System, das einem Benutzer intuitiv erscheint, kann einem anderen viel zu kompliziert oder zu einschränkend und vereinfachend erscheinen. Stellen Sie sicher, dass einige der Personen, die das System tatsächlich verwenden werden, es bewerten, bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen.

Tipps und bewährte Vorgehensweisen für die Implementierung eines Content-Management-Systems

Sie sollten jetzt über alle Informationen verfügen, die Sie benötigen, um eine Content-Management-Strategie zu erstellen und mit der Auswahl und Implementierung eines Content-Management-Systems zu beginnen. Aber wie können Sie sicherstellen, dass Ihre Initiative zum Erfolg führt? Diese Tipps und bewährten Vorgehensweisen können Ihnen dabei helfen.

Es kommt vor allem auf die Menschen an. Obwohl es einfach ist, sich nur auf alle technischen Details zu konzentrieren, funktioniert kein Content-Management-System ohne die Unterstützung der richtigen Mitarbeiter. Es gibt viele Beteiligte, die vielleicht nicht allzu begeistert von der Einführung eines neuen Systems sind: Menschen, die technisch nicht versiert sind und Angst haben, ein neues System zu erlernen; „Gatekeeper“, die Angst haben, die Kontrolle zu verlieren; und kreative Denker, die sich nicht an irgendwelche Standards oder Stilrichtlinien halten wollen.

Diese Leute frühzeitig ins Boot zu holen, ist entscheidend für Ihren Erfolg, ebenso wie sicherzustellen, dass diese Personen mit ihren Rollen innerhalb des neuen Systems vertraut sind. Zum Beispiel ist jemand, der routinemäßig neue Inhalte mit dem Kommentar „Gut zu wissen“ absegnet, vielleicht nicht allzu begeistert, wenn er erfährt, dass er ein erforderlicher Genehmiger ist, der Inhalte so schnell wie möglich überprüfen muss, um den Prozess nicht aufzuhalten. Sobald Ihr System eingerichtet ist, sind Trainings für eine reibungslose Einführung unerlässlich. Selbst Personen, die das System möglicherweise nicht direkt nutzen, können von einem Training profitieren, damit sie die neuen Prozesse verstehen, die ihr Team befolgen wird.

Gehen Sie Schritt für Schritt vor. Wenn Sie eine Content-Management-Strategie entwickeln, müssen Sie groß denken und alle aktuellen und zukünftigen Notwendigkeiten Ihres Unternehmens einkalkulieren. Aber dieser Ansatz funktioniert möglicherweise nicht so gut, wenn es um die Implementierung geht – vor allem, wenn Sie, wie die meisten Unternehmen, über begrenzte Ressourcen und enge Zeitpläne verfügen. Ein schrittweiser Ansatz mit stufenweisen Verbesserungen kann viel effektiver sein als ein „Big Bang“, da er es Ihrem Unternehmen ermöglicht, seine Investitionen im Laufe der Zeit auszuweiten und dem Team auch die Möglichkeit gibt, sich schrittweise auf einige wichtige Änderungen einzustellen.

Testen, testen und nochmals testen: Wenn Sie mit dem Zeitplan in Verzug sind, kann die Versuchung groß sein, das Testen zu vernachlässigen. Ein pünktlicher Start mit einem fehlerhaften und unzuverlässigen System ist jedoch kein gutes Ergebnis. Stellen Sie sicher, dass Sie von Anfang an genügend Zeit und Ressourcen für Tests einplanen und überprüfen Sie, ob Sie die Flexibilität haben, sich bei Bedarf noch mehr Zeit zu nehmen.

Vermeidbare Stolperfallen: Es ist großartig, bewährte Vorgehensweisen zu verstehen und manchmal sogar noch besser, die üblichen Fehler zu entdecken, die oft gemacht werden. Hier sind einige wichtige, die Sie beachten sollten:

  • „Den Rahmen sprengen.“ Wie bereits erwähnt, wird ein phasenweiser Prozess wahrscheinlich ein besseres Ergebnis liefern, als wenn man sich zu viel auf einmal vornimmt. Legen Sie einen klaren und realistischen Umfang fest und fallen Sie nicht der Überlastung zum Opfer.
  • Zu große Abstriche machen. Die Implementierung eines Content-Management-Systems kann eine erhebliche Investition sein und der Druck zu sparen ist oft groß. Es ist jedoch ratsam, Ihrem Lösungsanbieter und allen anderen Fachleuten, die bei Ihrer Initiative helfen, zuzuhören und den Umfang zu reduzieren, anstatt bei empfohlenen Elementen zu sparen – oder Aufgaben an interne Teams weiterzuschieben, die möglicherweise nicht qualifiziert sind oder überlastet sein könnten. Ein Punkt, der oft vernachlässigt wird, ist die Zeit, die es dauern kann, um ältere Inhalte in das neue System zu verschieben. Wenn man es mit großen Content-Mengen zu tun hat, können automatisierte Tools verwendet werden, um die Aufgabe zu minimieren, aber sonst kann dies ein extrem zeitaufwändiger manueller Prozess sein. Stellen Sie sicher, dass Sie in Ihrem Plan an alles gedacht und ein entsprechendes Budget eingeplant haben.
  • Zu denken, man könne es „einrichten und vergessen.“ Sie haben Ihr System also zum Laufen gebracht und fühlen sich nun berechtigt, nach einem langen Urlaub ein anderes Projekt anzugehen? Weit gefehlt! Selbst mit dem bestmöglichen Plan werden Sie in den ersten Monaten unweigerlich viel darüber lernen, wie Ihr System in der realen Welt funktioniert, und dann müssen Sie Anpassungen und Korrekturen vornehmen. Es wird einige Zeit dauern, bis das System optimal funktioniert, und es gibt selbst dann noch Arbeit, wenn sich Ihr Unternehmen verändert und sich Ihre Content-Bedürfnisse weiterentwickeln. Stellen Sie sicher, dass Sie Zeit und Ressourcen für laufende Bewertungen und System-Upgrades einplanen.      

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