Was ist Digital Asset Management?
Digital Asset Management (DAM) stellt ein Bestreben dar, Inhalte unternehmensweit effizienter zu implementieren. Während es für einige eine einfache Tabelle oder ein Cloud-Speichertool ist, ist es für andere eine umfassendere Plattform.
Für eine wachsende Anzahl von Unternehmen ermöglicht ein echtes DAM-Tool den Teams, alle Markeninhalte aus einer einzigen Datenquelle zu speichern, freizugeben, zu bearbeiten und zu analysieren. Aber was sind die direkten Auswirkungen? Im gesamten Unternehmen, von der Kreativabteilung bis zum Marketing und für interne und externe Teams, gibt es eine Vielzahl von Lösungen, die mit der Implementierung eines umfassenden Digital-Asset-Management-Systems verbunden sind.
Zu den häufigsten Problemen, bei denen ein DAM-System ansetzt, gehören:
- Zeitverschwendung bei der Suche nach Assets.
- Fehlplatzierung von Assets.
- Erstellung von doppelten Assets.
- Missbrauch oder ungewollte Freigabe nicht genehmigter Assets.
- Aufrechterhaltung der Versionskontrolle und Markenkonsistenz.
- Reduzierung kreativer Dateianforderungen.
- Fehlende Einblicke in die Nutzung und Leistung von Assets.
- Verschwendung und unzureichende Nutzung von Assets.
Jim Hanifen, Produktleiter bei Brandfolder, sagt: „Die Beschleunigung von Kampagnenstarts bei gleichzeitiger Wahrung der Markenkonsistenz erfordert ein DAM, das alle Stakeholder nutzen können. Aus diesem Grund ist die Benutzerfreundlichkeit Ihrer gewählten Lösung entscheidend, um die hohe Akzeptanz zu gewährleisten, die die meisten Unternehmen nicht erreichen können.“
Die Grundlagen von Digital Asset Management
Ein digitales Asset ist eine Binärdatei wie Videomaterial, Fotografie, Audiodateien, Grafiken, Animationen oder andere Medien. Diese in Serversystemen gespeicherten und in der Druck-, Rundfunk- und Digitalproduktion eingesetzten Assets durchlaufen einen etablierten Lebenszyklus für digitale Assets, von der Erstellung bis zur Archivierung:
Digital Asset Management hat viele verwandte Kategorien. Media Asset Management (MAM) ist ein Zweig von DAM, der sich auf die Verwaltung von Mediendateitypen wie Audio, Video und Bilder konzentriert. Video Asset Management (VAM) und Video Digital Asset Management (VDAM) befassen sich mit der Verwaltung von Film- oder Video-Assets in analogen und digitalen Formaten. Darüber hinaus müssen viele Unternehmen Rich Media speichern, d. h. jede Art von Streaming- oder interaktiven Medien, einschließlich Streaming-Videos, herunterladbarer Apps oder dynamischer Online-Anzeigen.
Viele Unternehmen verwenden Content-Management-Systeme (CMS) bei der Entwicklung digitaler Inhalte; ein DAM-System ist sogar eine Art CMS. Ein CMS wird am häufigsten in Szenarien verwendet, in denen es mehrere Benutzer mit unterschiedlichen Berechtigungen für die Verwaltung von Inhalten für Websites oder Intranets gibt.
Metadaten beschreiben und definieren digitale Assets. Metadaten können den Inhalt des Assets, den Dateityp, die Zugriffsrechte, den Eigentümer, das Erstellungsdatum und andere wichtige Merkmale beschreiben. Während es bei Metadaten um detaillierte Informationen zu einem bestimmten Asset geht, bietet Big Data eine Gesamtanalyse von Datentrends. Big Data besteht aus Datensätzen, die extrem groß, komplex und schwer mit herkömmlichen Mitteln zu analysieren sind.
Andere Marketingfunktionen im Zusammenhang mit DAM umfassen das Marketing Operations Management (MOM), das sich mit der Optimierung von Marketingaktivitäten befasst, von der strategischen Planung und dem Content Management bis hin zur Ausführung und Analyse. Im Markenmanagement analysiert, plant und verwaltet ein Unternehmen, wie Kunden und der Markt ihre Marke wahrnehmen – Teams können Digital Asset Management nutzen, um die Markenkonsistenz zu gewährleisten.
Wenn von der Überschneidung zwischen IT und Marketing die Rede ist, sprechen Branchenprofis oft von Marketingtechnologie oder Martech. Dieser Bereich bringt IT und Marketing zusammen, um traditionelle Marketingprozesse zu optimieren und zu automatisieren – mit Lösungen für Zusammenarbeit, Bearbeitung, Korrektur und Genehmigungen, Workflows, Content Management und medienübergreifendes Publishing.
Die Vorteile von Digital Asset Management
Viele, die DAM anwenden, fragen sich oft, wie sie jemals vor der Einführung ihres Systems zurechtgekommen sind. Eine automatisierte Möglichkeit zur Verwaltung digitaler Assets kann die Arbeitsweise eines Kreativteams dramatisch verändern. Ein DAM-System kann zum Beispiel Folgendes bieten:
- Optimierte Dateierstellung und Wiederverwendung: Dies bietet die Möglichkeit, ein Asset einmal zu erstellen oder ein bestehendes Asset zu bearbeiten und es schnell über mehrere Kanäle zu verteilen.
- Effizientere Workflows: Automatisierte Workflows bringen Projekte voran und warnen die Stakeholder, damit sie die Fristen für Überprüfungen und Genehmigungen einhalten können.
- Gewährleistung der Markenkonsistenz: Dadurch wird die Qualität der veröffentlichten Assets verbessert, indem die versehentliche Verwendung von Assets, die veraltet sind oder nicht der Marke entsprechen, verhindert wird.
- Zeitersparnis bei der Dateisuche: Mit Metatags können Benutzer schneller finden, was sie brauchen, und müssen solche Assets nicht erneut erstellen.
Wer nutzt Digital Asset Management und wie?
Digital Asset Management bietet Anwendungsfälle in einer Vielzahl von Branchen, von Marketing und Werbung bis hin zum Einzelhandel und Behörden.
- Marketing und Werbung: Durch die Automatisierung von Produktionsaufgaben mit DAM können Agenturen kreative Assets erstellen und sicher für ihre Kunden freigeben.
- Bildung: Institutionen können Digital Asset Management nutzen, um auf einfache Weise zielgerichtete, maßgeschneiderte Kommunikationsmittel für Studenten und Alumni/Spender zu erstellen.
- Veröffentlichung: Verlage nutzen die Möglichkeiten von DAM, um Korrekturen und Genehmigungen zu beschleunigen und Assets schnell in mehrere Formate umzuwandeln.
- Sport, Unterhaltung und Medien: Durch den Einsatz von Digital Asset Management können diese Branchen die Markenkontrolle behalten und die globale Markenkonsistenz gewährleisten.
- Behörden: DAM bietet einfachere Möglichkeiten für die Wiederverwendung von Assets und ermöglicht es Behörden, Bürgern kreative Materialien auf schnelle Weise in ihrer Muttersprache bereitzustellen.
- Einzelhandel: Einzelhändler, die ihre Kundenbindung verbessern müssen, nutzen Digital Asset Management, um gezieltere, personalisierte Kommunikation zu schaffen, die Beziehungen und Loyalität fördert.
Benötigen Sie Digital Asset Management oder sollten Sie es vermeiden?
Obwohl es wie ein unschätzbares Werkzeug für jedes kreative Unternehmen erscheint, ist Digital Asset Management nicht für jedes Unternehmen geeignet – unabhängig davon, was Ihnen viele Softwareanbieter erzählen mögen. Eine DAM-Beschaffungsinitiative zu starten, ohne wirklich zu verstehen, wie sich dies auf Ihr Geschäftsmodell auswirken würde, ist riskant. Daher sollten Sie zunächst ermitteln, ob Ihr Unternehmen von einem Digital-Asset-Management-System profitieren könnte. Laden Sie diese Vorlage herunter, um festzustellen, ob dies die richtige Strategie für Sie ist.
Arbeitsblattvorlage „Brauche ich ein DAM-System“ herunterladen
Digital-Asset-Management-Systeme: Welche Optionen gibt es?
Digital-Asset-Management-Systeme lassen sich in drei primäre Konfigurationen unterteilen: Cloud, lokale Lösungen und Hybridlösungen, die Cloud und lokale Lösungen kombinieren. Es gibt auch Optionen hinsichtlich des Einsatzes von kostenpflichtigen oder Open-Source-Lösungen zu beachten. Stellen Sie also sicher, dass Sie Ihre Geschäftsanforderungen mit den Vor- und Nachteilen jeder Option abwägen, wenn Sie Lösungen in Betracht ziehen.
Cloud-DAM
Cloudbasierte Systeme gehören zu den Vorreitern in der DAM-Technologie. Viele Unternehmen entscheiden sich für Cloud-Systeme, da sie kostengünstig, leicht skalierbar sind und keine spezielle IT-Wartung erfordern:
- Das System wird im Web gehostet, sodass die Bereitstellung sowohl schnell als auch einfach ist.
- Der Systemanbieter verwaltet alle Upgrades, Wartungen und Systemsicherungen.
- Die webbasierte Benutzeroberfläche macht es dem Personal leicht, das System zu erlernen und zu nutzen.
- Das Hinzufügen (oder Entfernen) von Benutzern ist einfach und erfordert kein Eingreifen des internen IT-Personals und der Zugriff durch Partner und Anbieter ist unkompliziert.
- Da keine Hardware erforderlich ist, sind Cloud-Systeme in der Regel die kostengünstigste Option für das Digital Asset Management und arbeiten nach einem Abonnementmodell.
Lokales DAM
Für Unternehmen, die umfangreiche Funktionen eines DAM-Systems benötigen, ist eine lokale Option oft der beste Weg. Es gibt jedoch einige Kompromisse:
- Lokale Systeme sind nicht vollständig vom Internetzugang abhängig, was das Risiko von Ausfallzeiten im Falle eines Stromausfalls verringert.
- Unternehmensinternes IT-Management und -Wartung sind erforderlich, einschließlich Systemsicherung und Sicherheitsupdates.
- Lokale Systeme bieten Unterstützung für benutzerdefinierte Funktionen, allerdings zu einem gewissen Preis.
Hybrid-DAM
Für Unternehmen, die die Kosteneffizienz der Cloud in Kombination mit der Verfügbarkeit einer lokalen Lösung suchen, gibt es hybride Systeme:
- Der Systemanbieter verwaltet alle Upgrades, Wartungen und Systemsicherungen.
- Mit einem Fuß in der Cloud haben Hybridsysteme einen geringeren Budgetbedarf.
- Der Zugriff für Partner und Anbieter ist einfach.
- Keine vollständige Abhängigkeit vom Internetzugang, sodass im Falle eines Stromausfalls keine Ausfallzeiten drohen.
Open-Source vs. kostenpflichtig: Vor- und Nachteile
Bei der ersten Überlegung zum DAM denken viele Unternehmen darüber nach, ob eine kostenlose oder Open-Source-Lösung ein guter erster Schritt sein könnte. Auch wenn diese Systeme zweifelsohne das Budget schonen, gibt es dennoch einige Vorbehalte. Es ist zu prüfen, ob eine kostenlose Plattform Ihren Geschäftsanforderungen entspricht oder unnötige Schwierigkeiten mit sich bringt:
- Eine kostenlose Lösung kann nur selten alle Funktionen abdecken, sodass eine zusammengewürfelte Lösung aus unterschiedlichen Systemen erforderlich ist.
- Dienste wie Dropbox, Google Drive oder Box können nicht die Art von effizienter Suche bieten, die viele Unternehmen benötigen, und es entsteht ein doppelter Aufwand, indem sie Assets neu erstellen, die nicht gefunden werden können.
- Wenn Sie einen kostenlosen Dienst verwenden, ist die Versionskontrolle nur so gut wie die Benutzer, die die Dateien benennen und speichern, was einen großen Spielraum für menschliche Fehler hinterlässt.
DAM-Merkmale und -Funktionen
Es gibt eine Digital-Asset-Management-Lösung, die so gut wie jeden Bedarf innerhalb eines kreativen Unternehmens erfüllt. Jede dieser Lösungen verfügt über eine Vielzahl von Funktionen – die robusteren Systeme bieten umfangreiche Anpassungsoptionen für Benutzer in Unternehmen. Oft können die Systemkosten ein Indikator für die angebotene Funktionalität und Anpassung sein. In diesem Abschnitt werden einige der häufigsten Aspekte von DAM-Systemen betrachtet.
Mit der Dateiverwaltung können Benutzer digitale Assets von einem zentralen Ort aus speichern, freigeben, verteilen und bearbeiten. Eine der wertvollsten Bestandteile des DAM-Dateimanagements ist die Suchfunktion. Dadurch, dass Benutzer die Assets schnell suchen und auffinden können, erzielen Unternehmen erhebliche Einsparungen, da sie fehlende Assets nicht neu erstellen müssen.
Workflow-Automatisierung ersetzt manuelle Prozesse und optimiert die Erstellung und Produktion von Assets. Gleichzeitig bietet sie eine Projektverfolgung, um sicherzustellen, dass alle Produktionsschritte abgeschlossen sind und keine Korrektur- oder Genehmigungszyklen übersehen werden.
Remote-Korrekturen und -Genehmigungen ermöglichen Mitarbeitern, Assets und kreative Inhalte unabhängig von ihrem Standort zu bearbeiten, zu prüfen und zu genehmigen. Dadurch entfällt die manuelle Freigabe und Genehmigung von Entwürfen, was wertvolle Zeit spart.
Sicherheit, Benutzerzugriff und -authentifizierung bieten einen Schutz vor Verstößen innerhalb des DAM-Systems. Administratoren können Zugriffsberechtigungen für Benutzer basierend auf der Rolle, dem Standort (cloudbasierte Systeme), der Abteilung oder anderen Kriterien einrichten.
Die Zusammenarbeit ermöglicht es Benutzergruppen oder Organisationsteams, gemeinsam an der Entwicklung von Assets oder kreativen Projekten zu arbeiten – oft in Echtzeit.
Markenmanagement ist ein Nebenprodukt von DAM, das Unternehmen hilft, die Kontrolle über ihre Markenintegrität zu behalten. Indem sie sicherstellen, dass die Stimme, die Botschaft und der Ton der Marken-Assets in allen Sprachen und über alle Bereitstellungsplattformen hinweg konsistent bleiben, erhalten Unternehmen den größten Wert für ihre Marketing- und Kommunikationsinvestitionen.
Digitales Publishing wird durch DAM erleichtert, mit dem Kreativteams Assets nutzen können, um Inhalte in verschiedenen Formaten zu erstellen und zu produzieren und über eine Vielzahl von Plattformen und Geräten bereitzustellen.
Die Metadatenbearbeitung in DAM macht die Suche effizienter und erleichtert die Arbeit mit älteren Metadatenschemata. Die Möglichkeit, Asset-Metadaten zu bearbeiten und anzupassen, ermöglicht es Unternehmen, Suchanfragen „zu verfeinern“ und sicherzustellen, dass die Benutzer die zielgerichtetsten Ergebnisse erhalten.
Digital Asset Management – Benutzerberichte
Digital-Asset-Management-Systeme werden derzeit eingesetzt, um Kreativunternehmen in verschiedenen Bereichen auf der ganzen Welt zu mehr Effizienz zu verhelfen. Hier einige Beispiele für DAM in der Praxis:
Das Cleveland Museum of Art: Atemberaubende Displays dank digitaler Strategie
Jane Alexander, Chief Information Officer des Cleveland Museum of Art (CMA), wollte eine digitale Strategie entwickeln, die die Kunst – und nicht die Technologie – für die Museumsbesucher in den Mittelpunkt stellt. Vor allem musste sie sicherstellen, dass die Inhalte über alle Bereitstellungsplattformen hinweg nahtlos aktualisiert werden, wenn Kuratoren und Pädagogen Änderungen vornehmen.
Die von einem DAM-System betriebene Galerie One des CMA wurde im Januar 2013 mit interaktiven Touchscreen-Videowänden eröffnet, die unter anderem digitale Bilder aus der Sammlung des Museums zeigen. „Ein Digital-Asset-Management-System hat Metadaten aus unserem Sammlungsmanagementsystem gezogen und machte die Daten damit live, aktuell und auf die Arbeitsweise des Museums bezogen“, sagt Alexander. „Wir wollten die Besucher mit den Werkzeugen ausstatten, mit denen Sie sich die Kunstwerke im gesamten Museum näher ansehen können. Wir mussten innovative Angebote nutzen, um ein jüngeres Publikum ins Museum zu bringen.“ Weitere Informationen.
BBDO New York: Abschaffung der „Indiana Jones“-Dateisuche
Jd Michaels, SVP Director of Creative Engineering and Production bei BBDO New York, brauchte eine visuelle Möglichkeit, Assets zu organisieren und zu verwalten. „Die Art und Weise, wie wir früher nach einer Datei gesucht haben, ähnelte einer ‚Akte X/Indiana Jones‘-Szene“, sagt er. „Erinnern Sie sich an den Raum am Ende von ‚Raiders‘? Das war unser DAM-System.“
Die Organisation der Ergebnisse eines länderübergreifenden Fotoshootings mit über 5.000 digitalen Bildern wurde durch die Installation eines neuen DAM-Systems erheblich erleichtert. „Als unsere Kreativen kamen, um ihre Fotos zu überprüfen, sagten wir: ‚Klicken Sie hier. Das sind alles Ihre Bilder‘“, erklärt Michaels. „Als der Kunde hereinkam, erwarteten er stapelweise Papierfotos, die an die Wand geklebt wurden … dann haben wir ihm eine Internetadresse gegeben, damit er sie zu Hause ansehen konnte, wenn er wollte.“ Weitere Informationen.
Cornell University: Eliminierung der Verteilung von E-Mail-Assets
Vor der Implementierung eines DAM-Systems waren die großen Mengen digitaler Assets der Cornell University über mehrere Standorte verteilt, ohne dass es eine einfache Möglichkeit gab, sie zu kennzeichnen, freizugeben oder nachzuverfolgen. Wenn ein Kunde ein Bild angefordert hat, musste er die Anfrage einreichen und dann warten, bis das Bild manuell per E-Mail an ihn gesendet wurde.
Heute kann die Fotoabteilung von Cornell mit einem DAM die Bilder schnell finden und an die Kunden verteilen. „Die Nachrichten- und Marketingabteilungen finden Bilder für die Cornell-Website, für Veröffentlichungen auf dem Campus und die Cornell Chronicle“, sagt Corey Chimko, Digital Resources Coordinator. „Wir verwenden das DAM-System auch, um Fotos an unsere Kunden zu liefern.“Weitere Informationen.
Bewährte Vorgehensweisen für DAM von einem Experten für Digital Asset Management
Jillian Talvensaari, Chief Marketing Technologist at Moxie Marketing, is an expert in digital asset management best practices. She recommends that organizations beginning the process of deploying DAM first gain an internal advocate from senior management.
„Diese Art von Projekt muss unbedingt von oben nach unten gefördert werden“, sagt sie. „Wenn Sie Ihren CIO oder CTO von Anfang an mit an Bord haben, hilft es nicht nur, das Budget für ein DAM-System zu erhalten, es macht auch die Akzeptanz bei den Benutzer viel einfacher.“
Die Wahl des Partners, erklärt Talvensaari, ist ebenfalls entscheidend. „Wählen Sie einen Partner aus, der Ihnen die beste Technologie von heute bietet. Die Kategorie DAM hat in den letzten Jahren große Innovationsschritte gemacht, also stellen Sie sicher, dass Sie das Beste für Ihr Geld bekommen.“
Talvensaari empfiehlt, im Findungsprozess mit Ihrem IT-Partner Aufgaben zu identifizieren, die sich wiederholen. „Prozesse wie manuelle Korrekturworkflows, Genehmigungen durch Kunden und das Management von Videokampagnen können mit DAM oft die größten Verbesserung erreichen“, sagt sie.
Bei der Einführung eines DAM-Systems im gesamten Unternehmen schlägt Talvensaari vor, dass die gemeinsame Nutzung kleiner Erfolge den Weg ebnen kann. „Beginnen Sie klein mit einer Pilotgruppe, die Digital Asset Management am dringendsten benötigt“, sagt sie. „Bringen Sie es ihnen nahe, binden Sie sie ein und wenn sie Vorteile sehen, teilen Sie diesen Erfolg und sorgen Sie für eine Ausbreitung im gesamten Unternehmen.“
Talvensaari stellt fest, dass es wichtig ist, zu verstehen, dass es bei DAM darum geht, den Unternehmenswert zu steigern, nicht darum, den Personalbestand zu reduzieren. „Bei DAM geht es nicht um Personalabbau“, sagt sie. „Es geht darum, fortschrittliche Technologie zu nutzen, um den Kreativteams mehr Zeit für das zu geben, was sie lieben und am besten können.“
Welches System ist das richtige für Sie?
Die Entscheidung für eine DAM-Software und ein DAM-System kann ein schwieriger Prozess sein. Hier sind einige Leitlinien, was Sie im Voraus tun können, um eine fundierte Entscheidung zu treffen:
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Führen Sie ein Inhaltsaudit durch: Verschaffen Sie sich ein klares Bild von den vorhandene Inhalten, finden Sie Möglichkeiten, wertvolle Inhalte wiederzuverwenden und vermeiden Sie leistungsschwache oder irrelevante Assets.
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Ermitteln Sie die Systemanforderungen: Legen Sie fest, welche Art von Digital-Asset-Management-System zu Ihrem Geschäftsmodell, Ihrer Infrastruktur und Ihren Benutzern passt.
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Stellen Sie Geschäftsanforderungen zusammen: Identifizieren Sie die Herausforderungen, die Sie mit DAM lösen möchten.
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Entscheiden Sie sich für Cloud, Hybrid oder ein lokales System: Legen Sie die Skalierbarkeit und das Budget fest und wählen Sie das Lösungsbereitstellungsmodell entsprechend aus.
Einen detaillierteren Überblick über Auswahl eines DAM-Systems finden Sie in unserem Artikel Expertentipps zur Auswahl des richtigen Digital-Asset-Management-Systems für Ihr Unternehmen.
Berechnung des ROI für Digital Asset Management
Die Ermittlung des Return on Investment (ROI) für ein DAM-System hilft bei der strategischen Planung und bei der Validierung des Kaufs durch die Führungsebene. Bestimmen Sie zunächst, was das Asset-Management derzeit ohne DAM kostet, indem Sie Folgendes bewerten:
- Kosten für die Asset-Wiederherstellung
- Kosten für die Asset-Suche
- Kosten für die Asset-Verteilung
Identifizieren Sie dann Umsatzgewinne, die Sie mit DAM erzielen können:
- Mehr Umsatz durch Ressourcenverfügbarkeit
- Neue Einnahmequellen
Finden Sie schließlich heraus, wie lange es dauert, bis sich die Digital-Asset-Management-Lösung Ihrer Wahl amortisiert hat
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