Mit Smartsheet weiter in die Zukunft 2025, 1. Ausgabe: Für besseres Arbeiten entwickelt

Unsere Arbeitsweise hat sich verändert, doch die Herausforderungen von früher sind damit nicht aus der Welt – sie haben sich nur gewandelt. Teams verwalten immer komplexere Workflows mit mehr Aufgaben, Abhängigkeiten und Inhalten, die koordiniert werden müssen. Dennoch verwenden viele immer noch Tools, die nicht für die schnelle, verteilte Arbeit von heute ausgelegt sind.

Wie sieht das in der Praxis aus? Für diejenigen, die die Arbeit erledigen, bedeutet das die frustrierende Suche nach verstreuten Informationen, die sich in diversen Tools verlieren. Jene, die die Arbeit verwalten, stehen vor dem Problem, sich kein klares Bild vom Projektfortschritt machen zu können, ohne ständig nachfragen zu müssen. Den Führungskräften und der Unternehmensleitung fehlen genaue Echtzeiteinblicke, um die Mitarbeitenden, ihre Fähigkeiten, Prozesse und Technologien aufeinander abzustimmen und so effektive Strategie- oder Ressourcenentscheidungen treffen zu können.

Die Arbeitsdynamik verändert sich und damit auch die Anforderungen an die Teams. Sie brauchen Lösungen, die sich an verschiedene Arbeitsstile und Projektarten anpassen, sich in bestehende Systeme integrieren lassen, um Investitionen zu maximieren, und Sicherheit und Skalierbarkeit auf Enterprise-Niveau bieten. 

Deshalb entwickeln wir Smartsheet zu einer Plattform weiter, die nicht nur auf Bedürfnisse reagiert, sondern sie auch vorhersieht. Als führendes Unternehmen im Arbeitsmanagement machen wir es Teams möglich, schneller voranzukommen, auf Kurs zu bleiben und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Wir nutzen dafür eine intuitive Benutzeroberfläche, leistungsstarke Automatisierungen und die Flexibilität, verschiedene Arten von Aufgaben und Teams zu unterstützen – und dabei schützen wir Ihre wichtigsten Assets und Daten.

Entlastung des Arbeitsmanagements mithilfe von KI

Auch die KI transformiert die Arbeitswelt und fördert die Produktivität und Effizienz aller Teams. Unser Bericht zum Stand der Marketingpraxis aus dem Jahr 2025 ergab, dass Marketing- und Kreativteams KI einsetzen, um ihre Bemühungen auf vielfältige Weise zu unterstützen. Unter anderem nutzen sie KI für Analysen und Berichte (61 %), Automatisierung oder Prozessoptimierung (53 %), die Erstellung von Inhalten (50 %), die Optimierung von Inhalten (50 %) sowie für Strategie und Planung (41 %). 

Unsere Plattform ist bereits mit KI-Funktionen ausgestattet und hilft Ihnen, Ihre Daten zu visualisieren, komplexe Formeln einfach zu generieren, Zeit bei der Zusammenfassung und Textgenerierung zu sparen und direkt Antworten auf Ihre Fragen zu erhalten. Mit den neuen KI-gesteuerten Automatisierungen und Workflows für die Einrichtung Ihres Arbeitsbereichs, die wir dieses Jahr herausbringen, macht Smartsheet Ihr Team noch leistungsfähiger, sodass Sie jedes Arbeitsmanagement-Problem lösen können – ohne Expert*in sein zu müssen. Anstatt sich in monotonen, manuellen oder komplexen Aufgaben zu verlieren, können Sie Ihren Erfolg steigern und schnellere und präzisere Entscheidungen treffen. Von der mühelosen Anpassung eines Arbeitsbereichs an Ihre Bedürfnisse bis hin zur Automatisierung und Optimierung Ihrer Workflows – KI-Funktionen in Smartsheet wurden entwickelt, damit Sie effizienter und strategischer arbeiten können. 

Unsere KI-Tools ermöglichen Ihnen auch tiefere Einblicke in Ihre Daten, um die Datenanalyse zu demokratisieren und Trends und Anomalien proaktiv zu erkennen. Die Funktion zur Datenanalyse fasst automatisch wichtige Informationen zusammen und schlägt Visualisierungen vor, die Ihnen – oder anderen Stakeholder*innen – helfen, Ihre Daten besser zu verstehen. Die KI-gestützte Diagrammerstellung generiert und aktualisiert Dashboards in Echtzeit, sodass Stakeholder*innen stets auf dem aktuellen Stand der Dinge sind. Sie müssen Smartsheet lediglich auffordern, ein Diagramm zu erstellen. Es sind keine komplexen Workflows oder manuellen Aktualisierungen erforderlich. Dadurch wird die Datenvisualisierung klarer und schneller. Komplexe Daten werden in leicht verständliche Diagramme und Grafiken umgewandelt, während der gesamte Analyseprozess beschleunigt wird.

Um Daten noch leichter zugänglich zu machen, sind wir auch eine Partnerschaft mit Amazon Web Services (AWS) eingegangen. So profitieren Sie von noch mehr Business Intelligence. Mit dem neuen Connector zu Amazon Q Business, dem generativen, KI-gestützten Assistenten von AWS, können Sie Fragen stellen, um einen sofortigen Einblick in Ihre Smartsheet-Daten zu erhalten. Die Zugriffsberechtigungen der Benutzer*innen werden dabei respektiert. Ob es um die Nachverfolgung von Projektstatus, Aufgabenzuweisungen oder Fristen geht, diese Integration macht es einfacher, den Überblick über Ihre Arbeit zu behalten.

Zusammenarbeit im Kontext: Inhalte, Konversationen und Arbeit bleiben an einem Ort

Beim Arbeitsmanagement geht es nicht nur um die Nachverfolgung von Aufgaben. Es geht darum, Mitarbeitende, Teams und Aufgaben aufeinander abzustimmen, besonders wenn sich diese ändern. Wenn sich Dateien in E-Mail-Threads verlieren oder Feedback in endlosen Chats untergeht, kann es leicht passieren, dass man die neueste Version aus den Augen verliert, kritisches Feedback übersieht oder sich Genehmigungen verzögern, was sich letztendlich negativ auf die Produktivität auswirkt.

Mit Smartsheet werden Ihre Konversationen, Ihr Feedback und Ihre Entscheidungen im Kontext festgehalten und Dateien zentralisiert. So kommt Ihre Arbeit voran.

Die neue Dateibibliothek vereinfacht das Projektdateimanagement. So werden die Dateifreigabe und das Festlegen der richtigen Berechtigungen zum Kinderspiel. Versionskontrolle und Genehmigungen sind integriert, sodass Teams immer auf dem neuesten Stand sind. Und da Überprüfung und Feedback im Kontext stattfinden, bleiben alle Beteiligten auf dem gleichen Stand, ohne dass es ein Hin und Her gibt.

Um die Teamarbeit weiter zu optimieren, führen wir Sammlungen in Arbeitsbereichen und Konversationsfilter ein, die angepasst und sortiert werden können, sodass Teams Ressourcen priorisieren und wichtige Diskussionen schnell finden können. Und da die Plattform asynchrone Zusammenarbeit unterstützt, bleiben verteilte Teams in Verbindung und produktiv – unabhängig davon, wo und wann sie arbeiten.

Vernetzung auf Enterprise-Niveau: reibungslose Integrationen, intelligentere Insights

In der global vernetzten Arbeitswelt von heute bewältigen Unternehmen komplexe Großprojekte und sehen sich gleichzeitig mit zunehmenden Sicherheitsbedrohungen, Compliance-Vorgaben und betrieblichen Herausforderungen konfrontiert. Smartsheet wurde für die Anforderungen der Enterprise-Klasse entwickelt – sicher, zuverlässig und darauf ausgelegt, die Vorgaben anspruchsvoller Projekte ohne Leistungseinbußen zu erfüllen. Mit vertrauenswürdigen Partnerschaften und einer Architektur der Enterprise-Klasse können IT-Teams dafür sorgen, dass Systeme miteinander vernetzt werden, der Betrieb reibungslos abläuft und Daten geschützt sind, ohne dabei an Transparenz oder Kontrolle einzubüßen. Ganz gleich, ob Sie Millionen von Elementen, Tausende von Großprojekten in verschiedenen Portfolios verwalten oder Tausende von Teammitgliedern koordinieren – Smartsheet ist jeder Größenordnung gewachsen.

Eine Schlüsselkomponente für eine Lösung auf Enterprise-Niveau sind reibungslose Integrationen. Unzusammenhängende Systeme bremsen Teams aus und führen zu Ineffizienzen, weil Daten an die verschiedenen Plattformen gebunden sind – egal, ob es sich um ein CRM-, HR- oder Finanztool handelt. Teams verschwenden Stunden damit, Berichte manuell abzurufen, Tabellen zu aktualisieren und Informationen zu suchen. In unserem Bericht zum Stand der Marketingpraxis aus dem Jahr 2025 gaben 31 % der Befragten an, dass für die Datenerfassung langwierige manuelle Prozesse erforderlich sind, 30 % gaben an, dass die Daten in verschiedenen Systemen gespeichert sind, die schlecht integriert sind, und 28 % sagten, dass sie keinen Zugang zu Echtzeitdaten haben. Das behindert Echtzeiteinblicke und führt zu einer falschen Ausrichtung der Teams.

Bei Smartsheet verbinden die Integrationen nicht nur Systeme, sie verbessern die Arbeitsweise von Teams. Durch die Automatisierung von Workflows und das Aufbrechen von Datensilos hilft Smartsheet den Teams, weniger Zeit mit der Verwaltung von Daten zu verschwenden und mehr Zeit für fundierte Entscheidungen aufzuwenden. Unsere Plattform lässt sich in die Tools und Datenquellen integrieren, die Sie bereits verwenden, und ermöglicht es, isolierte Informationen aus CRM-, HCM-, ERP- und weiteren Tools zu nutzen. Diese Integrationen bieten wertvolle Transparenz und machen Smartsheet zu einer zentralen Anlaufstelle für all Ihre Vorgänge. Wenn Sie beispielsweise Smartsheet in Ihr CRM integrieren, können Sie die Projekterstellung auf der Grundlage abgeschlossener Geschäfte automatisieren. Das sorgt für reibungslose Übergänge und eine verbesserte Teamausrichtung.

Und weil Smartsheet die Verknüpfung von Daten weiter optimiert, machen wir es mit der kommenden Funktion für Datenverknüpfungen auch einfacher, Daten innerhalb von Smartsheet selbst miteinander zu verbinden. Mit diesem Update können Sie sheetübergreifend auf Informationen verweisen, ohne dass es zu Duplikaten kommt oder Sie komplexe Formeln erstellen müssen. Darüber hinaus erleichtern Spaltenverknüpfungen das Verknüpfen und Verweisen auf Spalten in Smartsheet, reduzieren Duplikate und erhöhen die Genauigkeit in Ihrer gesamten Lösung. Und bald profitieren Sie dank erweiterter Optionen für Spaltenverknüpfungen von noch mehr Kontrollmöglichkeiten. Z. B. können Sie synchronisierte Datensätze filtern und verknüpfte Datensätze löschen, die Ihren Filterkriterien nicht mehr entsprechen.

Und für diejenigen unter Ihnen, die mit Datenquellen außerhalb von Smartsheet arbeiten, führt unser neuer Integrationsbereich in der Tabellenansicht alles zusammen. Er optimiert die Verbindungen zu Tools von Drittanbietern über Data Shuttle, sodass Sie Importe und Exporte verwalten können, ohne Smartsheet zu verlassen.

Ihre Meinung ist uns wichtig

Die Arbeitsdynamik legt zu und unsere Arbeitsweise muss Schritt halten. Smartsheet ist mehr als nur ein Aufgaben-Tracker. Als führende Plattform für Arbeitsmanagement bringt Smartsheet Projekte, Mitarbeitende, Daten und Entscheidungen zusammen, um Teams zu schnellen, souveränen Fortschritten zu verhelfen. 

Wir arbeiten ständig an Innovationen, um Silos aufzubrechen, Integrationen für bestehende Tools zu entwickeln und die Zusammenarbeit zu vereinfachen. Aber Sie gestalten mit Ihrem Feedback die Zukunft mit. Geben Sie uns Ihr Feedback, schlagen Sie Funktionen vor oder stimmen Sie über Ideen anderer Benutzer*innen – wir haben ein offenes Ohr dafür.