5 technische Anforderungen zur Ermöglichung von Innovationen durch Mitarbeiter

Die Pandemie hat den Arbeitsplatz und die Art und Weise, wie Mitarbeiter ihre Arbeit erledigen, verändert. Laut einer Umfrage der Harvard Business Review Analytic Services sind sich 93 % der Unternehmensleiter einig, dass es erforderlich ist, Teams alle notwendigen Tools und die Software zur Verfügung zu stellen, damit diese erfolgreich arbeiten können. 

Ein Großteil der Technologien, die Mitarbeiter vor der Pandemie nutzten, ist nicht ausreichend für die neuen Wege der Arbeit. Verteilte Teams benötigen reibungsfreie Plattformen für die Zusammenarbeit und ein verstärkter Fokus auf Mitarbeiterinnovationen erfordert Tools, die Kreativität, Agilität und Autonomie fördern. 

Die HBR-Studie kam zu dem Schluss, dass gerade mal die Hälfte der Unternehmensleiter das Gefühl haben, dass ihr Technologie-Stack auch die derzeitigen Anforderungen der Mitarbeiter erfüllt. Um Teams die Tools in die Hand zu geben, die Sie benötigen, um innovativ zu sein und ihre Arbeit zu erledigen, sollten Unternehmen Technologien einführen, die fünf grundlegende Anforderungen erfüllen.

1. Bewährte Sicherheit

Verteilte Teams können eine Herausforderung für IT-Abteilungen darstellen, da die Remote-Arbeit Unternehmen einem größeren Cyber-Risiko aussetzt. In einer kürzlich durchgeführten Umfrage von Tessian gaben 43 % der Teilnehmer zu, in der Arbeit einen Fehler gemacht zu haben, der sich auf die Sicherheit auswirkte, und 47 % sagten, dass sie in der Arbeit auf eine Phishing-E-Mail geklickt haben. 

Es ist nicht überraschend, dass eine Studie von 451 Research berichtet, dass 35 % der IT-Entscheidungsträger sich Sorgen um das zunehmende Risiko von Sicherheitsbedrohungen machen. Auch wenn diese Messzahl von den im Mai 2020 verzeichneten 48 % gesunken ist, ist dies dennoch eine beträchtliche Anzahl von Unternehmen, die sich Sorgen um die Sicherheit ihrer Technologien machen. 

Technologieplattformen müssen strenge Sicherheitsprotokolle erfüllen, damit Teams vertrauensvoll kreativ arbeiten können. Die Technologie sollte der IT auch eine Möglichkeit bieten, die Compliance, Governance und Sicherheit mühelos zu überwachen, ohne den Workflow zu behindern. Smartsheet bietet beispielsweise Sicherheit auf mehreren Ebenen mit Überwachung rund um die Uhr, physischer Sicherheit, Datenverschlüsselung und Benutzerauthentifizierung.

2. Codefreier Lösungsaufbau

Unternehmen müssen Mitarbeitern auch eine nahtlose Erfahrung am Arbeitsplatz bieten, die die tagtägliche Reibung verhindert, welche zu Frust und mangelnder Motivation führen kann. Codefreie Tools mit einfach zu verstehenden Drag-and-Drop-Komponenten können Mitarbeiterinnovationen fördern. 

Intuitive Plattformen fördern Innovationen. Statt sich auf IT-Teams zu verlassen, können Mitarbeiter schnell die erforderlichen Lösungen erstellen, ohne technische Fähigkeiten zu benötigen. Smartsheet bietet beispielsweise vordefinierte Funktionen, die Workflows automatisieren und es den Mitarbeitern ermöglichen, Probleme kreativ zu lösen.

„Wir können Projekte mit nur wenigen Klicks einrichten“, indem wir das Smartsheet Control Center verwenden, sagt Andrew Bourne, Senior Manager of Operational Excellence beim Elektronikkomponentenanbieter Digi-Key Electronics. „Wir müssen einfach nur ein Aufnahmeformular nehmen, den richtigen Projektpfad auswählen und können schon loslegen innerhalb weniger Minuten – das macht uns extrem effektiv.“

3. Anpassbarkeit

Technologie muss sich auch ständig an sich verändernde Bedingungen anpassen und an die Anforderungen eines spezifischen Projekts oder einer Initiative skaliert werden können. Echtzeiteinblicke in Daten können bei der Entscheidungsfindung helfen. Wenn Personen dann auf die benötigten Informationen zugreifen können, wenn sie sie brauchen, können Innovationen voranschreiten.

Der Anbieter von Sicherheitssystemen Convergint nutzt beispielsweise Smartsheet als einziges Speichersystem für Kundeninformationen. Vor der Einführung der Plattform verließ sich das Unternehmen auf manuelle Prozesse, wie Tabellen, und hatte keine zentrale Quelle für Kundenaktivitäten. Der zentralisierte Hub und die einfach zu benutzenden Vorlagen von Smartsheet ermöglichen es Convergint-Teams, Kundeninformationen hochzuladen und zu teilen, sodass Teams vertrauensvoll auf Kundenprioritäten eingehen können.

„Meine Ziele sind Geschwindigkeit, Genauigkeit und Vereinfachung,“ sagt Luke Rowan, Global Program Manager bei Convergint. „Wie schnell kann ich dies mit Smartsheet erreichen? Wie viel genauer kann ich jetzt arbeiten, da ich nicht mehr verschiedene Dateneingabepunkte benötige? Wie viel einfacher kann ich die Arbeit jeden Tag für meine Kollegen und meine Kunden machen? Denn je einfacher es für sie ist, desto genauer wird es sein und desto schneller wird alles vorangehen. Eine Verbesserung führt dabei zur nächsten.“

4. Zusammenarbeit

Innovationen gehen häufig aus der Zusammenarbeit hervor. Technologie sollte es internen und externen Teams ermöglichen, zusammenzuarbeiten – unabhängig von den Standorten der einzelnen. Anstatt isolierte Formen der Kommunikation und begrenzten Zugriff auf Informationen und Einblicke zu haben, können Tools, die Teams auf einer einzelnen Plattform zusammenführen, einen Mehrwert freisetzen, der ansonsten innerhalb von Abteilungen eingeschlossen ist. 

Die unternehmensweite Freigabe von Daten eröffnet den Zugriff auf Informationen, die zu Innovationen führen können. Convergint verlässt sich beispielsweise für die Zusammenarbeit auf Smartsheet. Scott Gandolfe, Director of Program Management, sagt, er und sein Team genießen eine bessere teamübergreifende globale Kommunikation. Dank klarerer Einblicke in die Anforderungen und den Status der Kunden, kann das Unternehmen einen kürzeren Turnaround für Anforderungen mit einem höheren Maß an Professionalität bieten.

„Soweit unsere Innovationen betroffen sind, ist Smartsheet der Ort, an dem alle unsere Projekte leben“, so Pete Danos, Senior Innovation Program Leader bei Digi-Key. „Wir nutzen es für das tagtägliche Aufgabenmanagement, die Planung, Aktualisierung und Verbindung aller Projekte mit unserem Abteilungs-Dashboard, was unsere Abteilung im gesamten Unternehmen besser dastehen lässt.“

5. Skalierbarkeit

Technologien müssen auch mit Innovationen skaliert werden. Zusätzlich zur Anpassbarkeit sollten sie robust genug sein, um die Anforderungen des dynamischen Wachstums zu erfüllen, insbesondere wenn Projekte sich von kleinen Teams zu einer unternehmensweiten Initiative entwickeln.

Digi-Key verwendet Smartsheet zur Schaffung besserer Prozesse und zur Automatisierung von Workflows, wodurch die Arbeitsweise des ganzen Unternehmens neu definiert wird. Das Unternehmen ging von der Verwendung von Tools wie Microsoft Excel und Notebooks zu Smartsheet Control Center über, das es Unternehmen ermöglicht, ihre Bemühungen um das Projekt- und Portfoliomanagement zu skalieren. 

Danos teilte den Erfolg seiner Abteilung mit Smartsheet mit der IT-Abteilung von Digi-Key. „Wenn Sie sieben Monate zurückgehen, kämpfte man mit mehreren Projektmanagern, die großartige Arbeit leisteten“, so Danos weiter. „Jeder Mitarbeiter verwaltete seine Projekte etwas anders als der nächste, und es stellte eine Herausforderung dar, all diese Informationen zusammenzubringen.“

„Wir haben ihnen gezeigt, dass man mit etwas Vorarbeit und Festlegung der Vorlagen sowie der Art, wie Projekte verwaltet werden sollen, erreichen kann, dass alle an einem Strang ziehen.“

Innovationen fördern

Im Bericht 2021 State of the CIO von IDG sagen die IT-Leiter, dass zwei ihrer obersten Prioritäten das Sicherheitsmanagement und die Förderung geschäftlicher Innovationen sind. Ein Gleichgewicht zu finden, erfordert die Auswahl von Tools, die agil genug sind, um beide Initiativen zu unterstützen. Erfahren Sie, wie Smartsheet Ihren Teams die Technologien zur Verfügung stellen kann, die sie benötigen, um Ihre Ziele zu erreichen und Ihr Unternehmen voranzubringen.